When you have to be right. Het is tijd voor... Kleos Services. Stem Kleos af op uw kantoor

Transcriptie

1 When you have to be right Het is tijd voor... Kleos Services Stem Kleos af op uw kantoor

2 2 3 Trainingen, zodat u daarna zelf aan de slag kan Groepstraining thematisch opgebouwd met theorie en praktijkoefeningen Webinars over actuele topics en nieuwe functionaliteiten Gepersonaliseerde training op maat, bij u op kantoor Optimaliseer het beheer van uw kantoor Configuratie optimale instellingen voor uw kantoor Documentmanagement modellen, s en Kleos Connect Financieel management registratie van activiteiten, facturatie en boekhouding Wilt u uw kantoor anders organiseren? Wij helpen u graag! Kleos past zich aan uw kantoor aan xtra gebruiker installatie, configuratie en rechtenbeheer xtra boekhouding configuratie rekeningstelsel, journaalposten, rappels en modellen xtra services van briefhoofd over extra velden tot export van uw dossiers Databasemanagement Samenvoegen van kantoren inclusief datamigratie (Merge) Splitsing van kantoor scheiding van dossiers en gegevens (xtractie) Verwijderen van gegevens set van dossiers (Filtering) Het Kleos Service team

3 4 5 Kasboekhouding 1. Trainingen Wilt u vlot met de journaalposten van aan- en verkoop leren werken? Deze opleiding brengt u alle ins en outs bij. Kleos werkt daarvoor met een stelsel van dubbele rekeningen. Modellen (basis) Tijdens deze opleiding leert u alle basistechnieken om Met een goede kennis van de mogelijkheden van Kleos haalt u er het maximum uit. Daarom werkten we een trainingsaanbod uit voor bestaande modellen of hoofdingen te personaliseren. U werkt daarvoor met de basiseditor in Kleos en een aantal Word-technieken. beginners en gevorderden. Groepstraining in Modellen (gevorderden) uw regio of webinar? We stemmen de keuze af op de moeilijkheidsgraad en diepgang van de training. Hebt u de basistechnieken onder de knie? Dan leert u tijdens deze training hoe u zelf nieuwe en interactieve modellen maakt met de geavanceerde editor. Ook mogelijk: een opleiding op maat van uw kantoor. 2. Webinar 3. Gepersonaliseerde training 1. Groepstraining asisopleiding Tijdens de basisopleiding overlopen we met u: de mogelijkheden van dossierbeheer Vennootschapsboekhouding Hebt u vragen over boekhouding, zoals: Hoe breng ik mijn uittreksels in? Onze specialisten lichten tijdens een webinar van ongeveer 45 minuten een specifieke topic toe. Zo behandelen ze recente boekhoudkundige of fiscale activiteiten en verplichtingen. Of wijden ze een sessie aan nieuwe Kleos-functionaliteiten. Al onze groepstrainingen en webinars kunnen ook individueel worden gegeven. Wegens de diepgang en specificiteit van de groepstrainingen worden ze meestal bij u op kantoor gegeven. Webinars zijn uiteraard remote. het begrip identiteiten de zoekmogelijkheden en resultatenlijst het documentbeheer de agenda, taken en activiteiten de berekeningen en de link met Jura Hoe punt ik mijn facturen af? Hoe stuur ik een rappel? Hoe maak ik snel een rapport in Kleos? Hoe werkt de btw-aangifte?... Tijdens de praktische opleiding vennootschapsboekhouding Ongeveer twee weken voor de webinar ontvangt iedere gebruiker een uitnodiging per mail om de sessie live te volgen. Kunt u er dan niet bij zijn? Vraag ons gerust om u de opname toe te sturen. Kleos ssential Kleos ro Kleos usiness de Outlook-plug-in de DA-module, Kleos Connect en Kleos Mobile krijgt u antwoorden op al uw vragen. r is geen specifieke boekhoudervaring vereist.

4 Kantooroptimalisatie 1. Audit Wilt u de efficiëntie op kantoor vergroten? Dan is het cruciaal om uw bestaande werkmethoden goed te vertalen naar de software. Kleos biedt u daarvoor verregaande configuratiemogelijkheden. Lopen een aantal procedures niet steeds vlot in uw kantoor? Wilt u de mogelijkheden van Kleos optimaal benutten en uw werkprocessen verder digitaliseren? Heeft u of een van uw medewerkers nood aan verdieping van een aantal functies? Dan komen onze experts graag bij Sta geregeld stil bij de manier waarop u Kleos inzet in uw kantoor. Zelfs een kleine aanpassing kan uw dagelijkse werking al bijzonder u ter plaatse voor het uitvoeren van een audit. Na de audit stellen we in samenspraak met u, een serviceprogramma op uw maat op. positief beïnvloeden. Ontdek samen met ons hoe u uw bestaande Kleos-processen sneller, eenvoudiger en veiliger maakt. 2. Algemene configuratie Dossierinrichting Opent u een nieuw dossier? espaar van meet af aan tijd: Gebruik verschillende dossiersoorten met vooraf gedefinieerde medewerkers of specifieke leesrechten. Werkt u vaak voor dezelfde cliënt? ewaar dan de specifieke instellingen, zoals tarieven of een afwijkende documentstructuur. xtra velden U kunt zowel op dossierniveau als in de individuele identiteitsfiches extra velden toevoegen. Ook wanneer u bijvoorbeeld graag extra gegevens bijhoudt voor één specifieke dossiersoort. Met andere woorden: zet de standaardinrichting van Kleos gerust naar uw hand. We bekijken graag hoe we de software-interface optimaliseren voor u en uw medewerkers. Rollen en Rechten Met Kleos bepaalt u zelf wie toegang heeft tot welke informatie. Maar: Zijn uw toegekende rechten nog actueel? Weet u zeker dat niemand de configuratie kan wijzigen? Wijst u al concrete rollen toe binnen uw dossiers, om vlotter documenten en mails te creëren? Wie heeft toegang tot de financiële data en kan ze Agenda en Taken ook bewerken? Gebruikt u alle agenda- en taakmogelijkheden optimaal? Lees: zó goed dat u nooit meer iets uit het oog verliest? Met een goed Samen met u onderzoeken we graag hoe u veiliger en efficiënter werkt met onze software. Kleos ssential opgebouwde deadlineconfiguratie krijgt u dat voor elkaar: Kleos ro evestig afspraken vanuit uw agenda met een specifieke Kleos usiness mailtemplate. Werk snel en overzichtelijk dankzij vooraf ingestelde afspraaktypes.

5 Documentmanagement Modellen Modellen en de automatische invulling van dossier- en identiteitsgegevens in uw communicatie stroomlijnen uw werk. Maar maakt u er al optimaal gebruik van? ekijk met ons welke modellen nog ontbreken in uw kantoor. We maken dan modellen die aansluiten op uw huisstijl en zorgen dat Kleos ze automatisch en correct invult. Vaarwel bandwerk, welkom tijdwinst! We beperken ons trouwens niet tot de creatie van extra modellen. We configureren ook graag uw Word-plug-in en optimaliseren uw documentmappen. -mails Onze consultant optimaliseert samen met u uw configuratie en installeert de Outlook-plug-in. Zo verwerkt u uw uitgaande én inkomende berichten vlot in Kleos of in Outlook. U krijgt ook een persoonlijke signatuur (met slotzin, logo, nuttige link). Tot slot creëren we specifieke modellen voor uw kantoor. Deel informatie met uw klanten via Kleos Connect Kleos Connect is een beveiligd klantenportaal. Geeft u uw cliënt toegang? Dan krijgt die laatste een melding zodra u nieuwe documenten toevoegt of bepaalde documenten wijzigt. Uw cliënt kan toelichting geven bij de documenten én nieuwe documenten uploaden. De geüploade documenten en commentaren verschijnen dan onmiddellijk in het Kleos-dossier. Onze consultant begeleidt u bij de activatie van de gebruikers en licht de werking van het platform toe in een korte onlinedemo. 4. Financieel management Activiteiten Rapportering Wie heeft wat uitgevoerd, en wanneer? De registratie van activiteiten is voor een advocatenkantoor cruciaal. Niet het minst omdat ze de basis vormt voor uw facturen. Onze consultant bekijkt met u welke configuratie het beste past bij uw kantoor. Gegevens filteren en groeperen, rapporten genereren op basis van diverse zoekparameters, data exporteren naar xcel, vaak gebruikte zoekopdrachten bewaren? Kleos reikt u er verschillende manieren voor aan. We lichten graag toe welke aanpak voor u het beste werkt. Facturatie Smart Reports en factuur of provisienota aanmaken? In Kleos doet u dat op verschillende manieren. en goede configuratie is daarbij essentieel. epaal samen met onze consultant de opmaak van uw facturen, de instellingen van het rekeningenstelsel en het rechtenbeheer van de facturatiemodule. Zo maakt u uw facturen vlotter en voldoet u aan alle wettelijke voorzieningen. Met Smart Reports beschikt u onmiddellijk over de 15 belangrijkste managementrapporten die u inzicht geven in uw kantoor, uw klanten en uw dossiers. Deze interactieve rapporten werden geselecteerd op basis van input van onze gebruikers en beantwoorden aan de noden van elk kantoor. Tabellen en grafieken helpen u om alles te visualiseren. Hebt u een gepersonaliseerd rapport nodig? Onze specialisten maken graag een rapport op maat. oekhouding Kleos laat u toe om per kantoor één of meerdere boekhoudingen te configureren. We bespreken de praktische uitwerking graag met uw accountant. We leren u bovendien hoe u eenvoudig aan- en verkoopfacturen, btw-aangiftes, bankuittreksels registreert. U behoudt zo niet alleen het financieel overzicht van het kantoor, maar ook de status van elk individueel dossier. Kleos ssential Kleos ro Kleos usiness

6 xtra gebruiker 3. Uitbreidingen Kleos Neemt u een nieuwe Kleos-licentie? Dan installeren we de software en de bijbehorende plug-ins op de pc van de gebruiker. Wij voegen de nieuwe medewerker toe aan uw contract en De sleutel naar torenhoge efficiëntie? Automatisatie en een gepersonaliseerde configuratie van Kleos. We gidsen u configureren ook het account, leggen een eventuele link met Jura Tot slot kennen we de juiste rechten toe en stellen we de voorkeuren in. Optie: Wij geven uw nieuwe medewerker graag een quick startbasisopleiding. 3. xtra services Op zoek naar een nog meer gepersonaliseerde dienstverlening? We maken daarvoor altijd een offerte op maat. Dit is een overzicht van veelgevraagde extra services: daarom graag doorheen de mogelijke uitbreidingen van de software. 2. xtra boekhouding Kleos voorziet een nieuwe boekhouding van een standaardrekeningstelsel (inclusief balans- en resultatenrekeningen), conform de boekhoudvereisten. Wilt u daarvan afwijken? Dan bezorgen we u een offerte op maat. Voor de extra boekhouding, maken we de journaalposten (verkoop, aankoop, bank) gebruiksklaar en zorgen voor de automatische nummering, koppeling van rekeningen... We configureren: een verkoopjournaal, inclusief voorzieningen voor creditnota s een aankoopjournaal, inclusief voorzieningen voor creditnota s Algemeen Specifieke tarieftabel configureren Zo hanteert u bijvoorbeeld bij diverse types dossiers of medewerkers verschillende tarieven voor prestaties en kosten. xtra velden toevoegen Zowel in dossiers en bij identiteiten als in uw facturatie. U kunt die nieuwe velden selecteren bij uw volgende zoekopdracht of rapport. Data en documenten exporteren naar uw harde schijf Kleos bewaart uw data veilig in de cloud. Wilt u tussentijds gegevens exporteren naar een harde schijf? Geen probleem! Modellen Stijl van en brieven aanpassen en specifieke nood voor de lay-out van uw brieven en s? Wij maken uw communicatie volledig op uw maat. Modellen opstellen We zorgen er in onze templates voor dat voorgedefinieerde velden automatisch worden ingevuld. Aan een bestaand model extra velden toevoegen? Of een nieuw model laten aanmaken? Aan u de keuze. riefhoofd opmaken Kleos laat u een of meerdere briefhoofden gebruiken. Wij stemmen ze af op uw een diversendagboek twee kantoorrekeningen oekhouding huisstijl en wensen. -mailhandtekening instellen ij een professionele een derdenrekening Specifiek rekeningstelsel configureren We implementeren hoort een verzorgde signatuur. Wij voegen een een kas een eigen of aangepast rekeningstelsel voor één baseline, logo, contactgegevens toe. U vindt in Kleos een rappelmodel in drie talen (Nederlands, Frans en ngels) en standaard voorzien we drie rappels van eenzelfde boekjaar. Fiche opmaken Klantenlisting aanmaken Facturatiemodel creëren Wilt u een eigen standaardfacturatiemodel? Dan rekent u op een template op maat van uw kantoor. Kleos ssential Kleos ro Kleos usiness factuur. Onze consultant stelt onder meer de intervaltijd tussen rappels in, het gebruik van periodebeheer, de btw-periodiciteit Kleos omvat ook vijf basismodellen voor de facturatie.

7 Databasemanagement 1. Samenvoeging Staat uw kantoor voor een overname, een fusie of een afsplitsing? en organisatiewijziging heeft onvermijdelijk impact op uw gegevensdatabase. We helpen u om uw data vlot te migreren We maken een onderscheid tussen: een samenvoeging: bestaande Kleos-databases samenvoegen een datamigratie + samenvoeging: gegevens vanuit in elk mogelijk scenario. Of het nu gaat om een Samenvoeging, een xtractie (of export) en/of een Filtering (verwijdering) van gegevens. een andere toepassing toevoegen aan een nieuwe of reeds bestaande Kleos-database Het kan gaan over een volledige set van gegevens of om een selectie (bijvoorbeeld van één specifieke partner). en typisch migratietraject ziet er als volgt uit First time right. Dat is ons streefdoel bij elk traject. Daarom trekken we bij aanvang voldoende tijd uit om het traject samen te overlopen en de krijtlijnen voor de migratie uit te zetten. We buigen ons dan over vragen als: nemen we afgesloten dossiers mee over? n wat met dubbele 2. xtractie Vertrekt een partner of medewerker? n wilt u zijn gegevens overzetten naar een nieuwe Kleos-database? Dan selecteren we de betreffende dossiers, inclusief de bijbehorende data, om te kopiëren. Standaard blijven alle gekopieerde gegevens Testfase* Acceptatie identiteiten? We maken ook goede afspraken over wat er kan en niet kan. beschikbaar voor het originele kantoor. In tweede instantie kunnen die definitief worden verwijderd, via Filtering. De nieuwe klant krijgt eigen logingegevens voor zijn Kwaliteit primeert. Daarom focussen we op de correctheid Kleos-database. van de gemigreerde data. Die garanderen we met Ophalen data Conversie data Controle data door klant & acceptatie roductie een doorgedreven controle. Zo vermijden we bijvoorbeeld dat er gegevens ontbreken. Ook dit is mogelijk: de export van gegevens uit een bestaande Kleos-database naar een harde schijf te ontvangen in een databaseformaat. Kopiëren van uw database en bijkomende documenten Mapping datavelden migratiesoftware & Kleos Steekproefgewijze controle van de data Alle actuele data worden opnieuw opgehaald en voor u klaargezet Hoe dan ook, we hebben voor een xtractie altijd de toestemming van de licentiehouder én van de vertrekkende partner of medewerker nodig. Kleos ssential Kleos ro Kleos usiness * Tijdens de testfase werkt u gewoon verder.

8 14 15 Welke Kleos past bij u? Kleos sluit aan bij uw behoefte Kleos ssential fficiënt en eenvoudig dossierbeheer Kleos ro Meer financiële controle Kleos usiness In-depth praktijk management Dossier- & Documentmanagement Organiseer dossiers, contacten, documenten, s, taken en agenda. Gebruik handige, voorgedefinieerde templates. Vlot werken dankzij de MS Office-integratie. Connectiviteit Mobiliteit, Kleos Connect, link met DA en Jura Rapportering Rapporten en analyses van uw prestaties, activiteiten en facturen Smart Reports-bibliotheek NW Gepersonaliseerde Smart Report (1/jaar) NW Financieel Management restaties Facturatie Geavanceerde facturatie oekhouding Service Onbeperkte data-opslag* in super beveiligde omgeving Geavanceerde configuratie (uurtarieven, dossiertypes ) 3. Filtering Wilt u na een xtractie bepaalde gegevens verwijderen uit de database van de vertrekkende of de achterblijvende partij? Dan spreken we van een Filtering. We rekenen die extra service aan in regie aan uurtarief. O rijs per maand (excl. btw)** 49/gebruiker 49/gebruiker 75/kantoor * eperkt tot 1 Tb ** rijzen geldig voor advocatenkantoren tot 9 gebruikers 49/gebruiker 150/kantoor Kleos ssential Kleos ro Kleos usiness

9 Wolters Kluwer elgium Ragheno usiness ark Motstraat Mechelen Tel V.U.: aul De Ridder Motstraat Mechelen When you have to be right