Notulen. Algemene Ledenvergadering Dinsdag 5 februari 2013 Aanvang uur. 1. Opening. 2. Ingekomen stukken. 3. Notulen ledenvergadering.

Transcriptie

1 Notulen Algemene Ledenvergadering 2013 Dinsdag 5 februari 2013 Aanvang uur Aanwezig: Zie bijlage. Afwezig met kennisgeving: Zie bijlage 1. Opening. De voorzitter Gerard Bouwmann opent de vergadering om uur. Gerard stelt vast dat het vereiste ledental voor het nemen van besluiten niet aanwezig is. Hij benadrukt dat er een fout is gemaakt in de herkiesbaarheid van de voorzitter. Er had minimaal 3 maanden van te voren een bericht uitgedaan moeten worden naar alle leden om een nieuwe voorzitter te (her)kiezen en dit is niet gebeurd. De voorzitter sluit de vergadering. Om wordt de vergadering weer geopend door de voorzitter. Hij geeft aan dat we terug kunnen kijken op een sportief jaar met vele toernooien en dit mede dankzij een goede organisatie. Hij bedankt alle vrijwilligers die de vereniging een warm hart toe dragen. Afgelopen jaar heeft het groot onderhoud van de banen plaatsgevonden. Gezien het intensieve gebruik van de banen was dit ook hard nodig. Het ontwerp om de kantine te vernieuwen is van tafel geschoven. Het bestuur heeft er voor gekozen om de kantine een opknapbeurt te geven. Zoals jullie kunnen zien is dit grotendeels uitgevoerd. 2. Ingekomen stukken. Geen ingekomen stukken voor de ledenvergadering. 3. Notulen ledenvergadering. De notulen zijn ook dit jaar gezamenlijk met de agenda en commissie verslagen in een boekwerk opgenomen. Dit boekwerk is onder iedere aanwezige verspreid en was van tevoren in te zien op de website van de tennisvereniging. Er zijn geen op- en/of aanmerkingen over de notulen. Deze worden dan ook vastgesteld. 4. Financieel verslag van de penningmeester. Norbert Leus licht inhoudelijk de cijfers over het afgelopen boekjaar toe. De exploitatie rekening laat een positief saldo zien van 794 euro. Ten opzichte van de begroting en vorige jaar licht hij vervolgens de belangrijkste verschillen toe. Zo zijn de contributie inkomsten hoger dan vooraf begroot.

2 De bijdrage van de kantine in de totale exploitatie is iets teruggezakt. Dit komt enerzijds omdat de omzet lager was (in 2011 was door de activiteiten ivm 40-jarig jubileum extra hoog) en anderzijds omdat de marge is verslechterd. Dit is o.a. toe te schrijven aan de stijging inkoopprijzen en de BTW stijging. De accommodatiekosten zijn hoger dan begroot, mede door het groot onderhoud van de banen dat is uitgevoerd. De energiekosten daarentegen zijn lager uitgevallen. De oorzaak hiervan licht enerzijds door minder branduren van de verlichting (uitval door (winter)weer en door onderhoud banen), maar ook een verlaging van de tarieven. Als er naar de tendens van de onderhoudskosten gekeken wordt zien we dat deze kosten per jaar hoger worden. Dit kan o.a. worden verklaard doordat alles ouder wordt.. Bijna alle activiteiten hebben hun kosten kunnen dragen, alleen het Klungeltoernooi heeft meer kosten gemaakt dan vooraf begroot. Aangezien het om een 25-jarig jubileum gaat, maken we hier geen probleem van. De vereniging heeft een nieuw clubrecord behaald met het aantal leden per Een totaal aantal leden van 881, waarvan 197 junioren en 684 senioren. Het aantal junioren leden is gestegen t.o.v. vorig jaar. Gerard bedankt Norbert voor de wijze waarop hij de financiële cijfers presenteert. 5. Verslag kascontrolecommissie. De kascommissie bestaat uit Maarten Kistemaker en Rob Blokhuis. Maarten is niet bij de vergadering aanwezig. Rob attendeert dat TVD een financieel gezonde vereniging is. Het complete verslag ziet er zeer professioneel uit, voldoet aan de gestelde eisen en heeft voldoende onderbouwing. Ze keuren de verantwoording van de penningmeester dan ook goed en stellen de ledenvergadering voor het bestuur en de penningmeester decharge te verlenen voor het gevoerde (financiële) beleid. De ledenvergadering neemt dit advies over. 6. Aanstellen nieuw kascommissielid. Maarten Kistemaker treedt uit de kascommissie. De nieuwe kascommissie zal worden gevormd door Rob Blokhuis en Ronald Steenbeeke. 7. Verslagen van de commissies. De commissieverslagen zijn gepubliceerd op de website. Leo Peters vraagt zich af waarom er al jaren geen verslag van de sponsorstichting is zodat de leden op de hoogte zijn van wat er met het sponsorgeld gedaan wordt. Norbert geeft aan dat er formeel geen verslag hoeft te komen. Gerard geeft aan dat we later in de vergadering hier op terug zullen komen. 8. Huldiging jubilarissen. Er worden in totaal 13 leden gehuldigd.

3 Zes leden worden gehuldigd i.v.m. hun 40-jaar lidmaatschap. Dit zijn: Willy Snijders Jan Vastert Roos Terlingen Gé Gortemaker Johan Grobbe Ton Büchner Er worden 7 leden gehuldigd i.v.m. hun 25-jaar lidmaatschap. Dit zijn: Hanko van Giessen Ivo Dierselhuis Arwin van Garderen Rob Heideman Annie Groener Betty Verburgt-te Lintelo Jolande Meinders-Brookhuis Zij worden door Gerard gehuldigd met een boeket bloemen en ontvangen een persoonlijke badhanddoek bedrukt met hun eigen voornaam en de tekst 25/40 jaar trouw lid TVD. Willy Snijders, Roos Terlingen, Ton Büchner, Rob Heideman, Annie Groener en Betty Verburgt-te Lintelo waren niet aanwezig en krijgen het boeket bloemen en de persoonlijke handdoek alsnog thuisbezorgd door een van de bestuursleden. 9. Bestuursverkiezingen. Volgens de agenda is bestuurslid Eric Meinders aftredend en herkiesbaar. Er hebben zich geen nieuwe kandidaten gemeld. Eric Meinders heeft zich verkiesbaar gesteld voor de functie van PR. De vergadering gaat akkoord met dit bestuursvoorstel en Eric Meinders zal in het bestuur blijven. Voorzitter Gerard Bouwman, heeft zijn 1e termijn erop zitten en geeft aan niet aftredend en herkiesbaar te zijn. Gerard vraagt om goedkeuring van de leden en de vergadering gaat akkoord met dit bestuursvoorstel. Gerard Bouwman zal de functie voorzitter blijven uitvoeren. 10. Bestuursvoorstellen / Bestuursmededelingen. Gerard geeft aan dat mede naar aanleiding van geluiden binnen de vereniging de gesprekken met de Gemeente over een 10 e baan weer nieuw leven zijn ingeblazen. Deze gesprekken verlopen positief en constructief en wij verwachten dat in de loop van 2013 dit meer bekend en concreet zal worden. Uitgangspunt is overigens dat wij voor de aanleg van de 10 e baan een substantieel deel zelf gaan investeren. In deze investering zal ook een opfrisbeurt van het hele park worden meegenomen, waarbij te denken valt aan meer verhoogde zitbanken, verlaging van hekwerk op een aantal plaatsen. De begroting van dit hele plaatje zal rond de Euro liggen. Gerard geeft aan dat voor de financiering van deze kosten voor een deel een beroep zal worden gedaan op de sponsorstichting. In een goed gesprek gaf de sponsorstichting aan bereid te zijn gedeeltelijk in de kosten bij te dragen, maar dat wij nog moeten uitzoeken in welke vorm en hoeveel. Gerard geeft aan dat wij erg blij zijn met dit gebaar.

4 Naar aanleiding van een vraag van Jos van Herpt, mag het bestuur niet zelf bepalen waar het sponsorgeld naar toe gaat?, neemt penningmeester Leo Rondhuis het woord. De Stichting Sponsoring Tennisvereniging Denekamp is een aparte stichting die ten doel heeft sponsorgelden bijeen te brengen en deze te besteden ten behoeve van de tennisvereniging en haar sponsoren. Jaarlijks ontvangt de vereniging een vaste bijdrage die zij zelf mogen besteden. Een ander deel van de gelden wordt besteedt aan activiteiten en sponsorvoorzieningen (doeken/borden/e.d.). Wat er overblijft wordt en het restant wordt gespaard. Met dit spaargeld wil de Sponsorstichting iets blijvends/structureels voor de vereniging doen. Leo Rondhuis geeft aan dat de tiende baan een mooie invulling zou zijn voor het spaargeld. Gerard geeft aan dat de sponsorstichting veel werk verricht om sponsorgelden in te zamelen en dat ze een groot applaus verdienen. In het bestuur van de sponsorstichting zitten: Rene Snijders, Martin ter Elst, Robert Derkman, Leo Rondhuis en Arwin van Garderen. Daarnaast zit Gerard Bouwmann namens de Tennisvereniging in het bestuur. Henny Kattenpoel ondersteunt de stichting op vele gebieden. Robert Groeneveld geeft aan of er vanuit de provincie wellicht subsidie is voor dit soort doeleinden. Ook dit wordt meegenomen in de bestuursvergaderingen en actief bekeken. De kantine heeft een vernieuwde en frisse uitstraling gekregen. Het bestuur deelt mee dat de grote schoonmaak van het tennispark zal plaatsvinden op zaterdag 16 maart. Hoogstwaarschijnlijk zal een week later de kantine een schoonmaakbeurt krijgen. Hier komen we nog op terug. Ook is dit jaar weer een aanvraag gedaan worden (Oranjefonds) voor een bijdrage voor de NL-doet dag. Via de media zullen er diverse uitnodigingen verstuurd worden en dit levert onze vereniging een subsidie op van 450 euro. 11. Begroting 2013/ Contributie Alvorens Norbert de begroting presenteert wil hij vermelden dat de hulp van Nancy (boekhouding kantine) en Robert/Walter (ledenadministratie) geweldig is en bedankt hen voor hun medewerking en inzet. De begroting voor 2013 wordt door Norbert Leus gepresenteerd. In de toelichting geeft hij aan dat de begroting in lijn is met de exploitatie van Er worden de komende jaren geen grote uitgaven verwacht. Ook zal er het komende jaar flink gespaard worden om extra kosten voor de 10e baan uit eigen middelen te kunnen financieren. Er zal geen contributieverhoging én geen verhoging van de kantine prijzen doorgevoerd worden. De vergadering keurt de begroting goed. 12. Rondvraag. Leo Peters vraagt of er nog bestuursleden de district- en/of landelijke vergaderingen hebben bijgewoond. Gerard geeft aan dat niemand naar deze vergaderingen is geweest. Wel is er vanuit de jeugdcommissie veel contact met de KNLTB over diverse jeugdzaken. De ledenvergadering voor volgend jaar is vastgesteld op dinsdag 4 februari 2014.

5 13. Sluiting. De voorzitter sluit de vergadering om uur en dankt de aanwezigen voor hun komst.

6 Bijlage: Presentielijst Presentielijst ledenvergadering 2012 Nummer Naam 1 Gé Gortemaker 2 Hans Steffens 3 D. Geschiere 4 Leo Peters 5 Jan Vastert 6 Pauli Bult 7 Mariët Olde Dubbelink 8 Willy Blokhuis 9 Karin Hidding 10 Ivo Dierselhuis 11 Juul Nijmeijer 12 Johan Grobbe 13 Leo Rondhuis 14 Robert Groeneveld 15 Alfons Tijhuis 16 Herman Keizer 17 Arwin van Garderen 18 Martin ter Elst 19 Ronald Steenbeeke 20 Arjan Oolderink 21 Robert Derkman 22 Rene Helthuis 23 Ton Zuijdendorp 24 Jos van Herpt 25 Nancy Scherphof 26 Gera van Giessen 27 Rob Blokhuis 28 Norbert Leus 29 Eric Meinders 30 Henny Kattenpoel 31 Martijn Horstman 32 Gerard Bouwmann Nummer Afwezig met kennisgeving 1 Tonnie Dingeldein 2 Rob Heideman 3 Annie Groener 4 Betty Verburgt

7 5 Roos Terlingen 6 Jolande Meinders 7 Thijs Lammerink 8 Emiel Hesselink 9 Erik olde Rikkert 10 Martin ten Hoopen 11 Tineke Schröder 12 Floor Klein Rouweler 13 Henri Kooiker 14 Han Scherphof 15 Wendy Bartelink 16 Sophie Gortemaker 17 Henk Floot 18 Walter Vollenbroek 19 Evelien Klijndijk 20 Roos Borgman 21 Carlo Verrillo 22 Han Snoeijink 23 Rik Snoeijink 24 Marianne van der Laan-Geurken 25 Peter Sanders 26 Ton Büchner 27 Maarten Kistenmaker 28 Anne-Mary Leus-Oude Ophuis