Inhoud. Overzicht wijzigingen die ingaan in het We-dossier begin Koen Mendonck WERKGROEP BEHEER WE-DOSSIER

Transcriptie

1 Overzicht wijzigingen die ingaan in het We-dossier begin 2017 Koen Mendonck WERKGROEP BEHEER WE-DOSSIER Inhoud Inleiding drie werven en een olietanker...2 De drie werven...2 en de olietanker...2 Wijzigingen die ingaan op 1 januari Wijzigingen in meerkeuzelijsten Wijzigingen in vragen op formulieren Reductie van aantal verplichte variabelen OP IPF Variabelen op autonoom element worden verplicht bij opslaan Meerkeuzelijsten werken op andere manier TSA financieel (niet specialisten) : Registratie van de financiële in de gewone casus Dossier : start met fiche financieel overzicht TSA residentieel Map opnames wordt 1 map Opnames in de root van de casus Rapporten vanuit TSA residentieel Nieuwe optionele fiche ivm IJH opvolging genogram tel fax info@caw.be 1

2 INLEIDING DRIE WERVEN EN EEN OLIETANKER De drie werven Na enkele jaren gebruik van het elektronisch dossier, zijn er aan de hand van evaluaties en feedbackmomenten (taakgroepen systeem-analyse, interne feedback, ) een aantal verbetervoorstellen naar boven gekomen die mbt het We-dossier. Wij zijn er ons van bewust dat het systeem nog beter (minder gericht op registratie, meer op dossier, gebruikersvriendelijker) en sneller moet draaien. In de loop van 2017 wordt er dan ook op drie verschillende fronten een verbetertraject opgezet met het oog op een sterk gewijzigd We-dossier in Er wordt dus gewerkt op drie verschillende werven : 1. Evaluatie Resultaatsgerichte indicatoren Samen met de Administratie zijn we aan het bekijken hoe een aantal vragen die louter op het gebied van registratie zitten en er arbeidsintenstief zijn (bv. follow-up van doorverwijzingen, scholingsgraad registeren ifv kwetsbaarheid, ), kunnen verdwijnen en vervangen worden door een tijdelijke steekproef. 2. Verbetervoorstellen mbt de opbouw en inhoud van de casusdefinities Samen met de sector zullen we een aantal stevige wijzigingen doorvoeren in de casusdefinities (bv. alle registratie-zaken op één formulier ipv verspreid over de casus,..) die de casussen meer gebruiksvriendelijk moeten maken. Tegen september 2017 zullen deze vernieuwde casussen getest kunnen worden in een aparte test-applicatie ifv een opstart begin Verbetertraject met Regas in de achterliggende database. Samen met de programmeurs van Regas plannen we een verbetertraject voor die zaken die een aantal wijzigingen in de achterliggende tabellenstructuur vereisen. Zo willen we bv. een gemakkelijker manier om (onderdelen van) een casus door te kunnen geven aan een ander team, willen we het systeem van Mijn Gegevens (om locaties en subteams te registreren) makkelijker maken, enz.. Op het derde punt is echter moeilijk een timing te plakken, want Regas is een uniform product dat door alle klanten (in België en Nederland) generiek gebruikt wordt. En dit heeft zo z n gevolgen : en de olietanker Het feit dat alle klanten dezelfde applicatie gebruiken, heeft zowel voor- als nadelen : voordeel is dat nieuwe functionaliteiten die ontwikkeld worden voor één klant, ineens beschikbaar zijn voor andere klanten. Nadeel is dat men niet snel wijzigingen kan doorvoeren die door een bepaalde klant gevraagd worden. Regas is te vergelijken met een olietanker : een robuust systeem dat werkt met zekerheid, maar dat echter niet makkelijk van koers kan wijzigen. Het is niet erg wendbaar op korte termijn. In 2017 zitten wij daarom samen met de mensen van Regas in de stuurcabine om één en ander te bekijken om die tanker van koers te doen wijzigen. We rekenen erop dat deze 3 verbetertrajecten samen zullen resulteren in een sterk gewijzigd we-dossier voor het jaar tel fax info@caw.be We-dossier wijzigingen

3 Wijzigingen die ingaan op 1 januari 2017 Naast deze drie werven, zullen in 2017 ook al een aantal kleinere wijzigingen doorgevoerd worden. Deze wijzigingen zijn in de loop van 2016 voorgesteld en besproken op WBW. Een aantal komen voort uit de taakgroepen systeem-analyse residentieel en financieel-niet specialisten, een aantal komt via de we-dossierverantwoordelijken van de CAW s. Voorliggend document omschrijft meer in detail de wijzigingen die van start gaan op 1/1/2017. tel fax info@caw.be We-dossier wijzigingen

4 1. WIJZIGINGEN IN MEERKEUZELIJSTEN Onderstaande wijzigingen in meerkeuzelijsten zullen vanaf 1/1/2017 zichtbaar zijn. Onthaal en begeleidings formulier Onthaal en begeleidings formulier Onthaal en begeleidings formulier Verwijzerslijst Verwijzerslijst schuldbemiddelaar [onder justitie, naast schuldeiser] en (voorlopige) bewindvoerder de categorie Administratieve sector : wijzigt in Andere sectoren Verwijzerslijst Onder Welzijnswerk andere : opvoedingslijn. want is ruimer dan administratieve sector. Cfr. in kader van radicalisering is deze opvoedingslijn gestart Onthaal en begeleidings formulier Onthaal / bgl formulier Verwijzerslijst Problematieken Onder geestelijke gezondheidszorg : toevoegen PET-team onder Klachten onvrede toevoegen : bewindvoering en schuldbemiddelaars IPF Verblijfplaats Opvangcentrum asielzoekers hernoemen naar Formulier Vraag Item Definitie Aanmeldingsformulier Type aanmeldingsvraag Derde vraagt naar contactname externe dienst vraagt contactname cliënt Aanmeldings misdrijf terroristische aanslagen formulier SH Onthaalformulier Verwijzerslijst In de categorie Administratieve sector : Toevoegen financiële hulpverlening voor zelfstandigen in moeilijkheden (Dyzo) Dyzo, gegroeid uit de fusie van 'Efrem' en 'Tussenstap', begeleidt zelfstandige ondernemers in moeilijkheden Begeleidingsformulier Lijst van Organisaties Typemodule Opvang asielzoekers De financiële typemodules worden toegevoegd (zie verder) Vertrouwenscentrum Kindermishandeling afkorten in VK bij de organisaties PET-team : psychiatrisch expertise team Bv. LOI (lokaal opvanginitiatief), categorie is breder dan alleen centra. tel fax info@caw.be We-dossier wijzigingen

5 2. WIJZIGINGEN IN VRAGEN OP FORMULIEREN Onderstaande wijzigingen in de vragen (variabelen) op formulieren zullen vanaf 1/1/2017 zichtbaar zijn. Casus Formulier Vraag Definitie Ambres en sh Aanmeldingform SH Info misdrijf (enkel zichtbaar indien men bij Geen misdrijf op Andere klikt) In geval van Misdrijf > Geen misdrijf > Andere (geen misdrijf), kunnen extra gegevens in een vrij tekstveld genoteerd worden Alle Onthaalformulier Vewezen door politiezone wordt zichtbaar Bij aanduiden Politionele diensten, wordt de lijst van politiezones zichtbaar. (ps : de extra filter dat problematiek = "ifg" moet zijn, vervalt) Alle Onthaalformulier Geboden hulp : Éénmalige schuldbemiddeling verdwijnt Onthaal én begeleidingsform Verwijzerslijst - intern en extern AE 1 Onthaal Contact Capaciteitstekort toevoegen Ambres Begeleidingsformuli er - Capaciteitstekort wordt toegevoegd - Extern verwezen Amb res Ambres Residentiële typemoduleformulieren (behalve int res bgl slachtoffers partnergeweld zie hieronder) Typemodule formulier int res bgl slachtoffers partnergeweld : door w toegevoegd Extra variabele : situatie na begeleiding Toevoegen Bestemming bij vertrek van het formulier Deze 2 lijsten zullen elkaar automatisch aanvullen vanaf moment dat men één invult. Situatie na begeleiding : - zelfstandig wonen - gaat bij familie wonen - gaat samenwonen met partner - andere "bestemming bij vertrek": (1) terug naar partner (2) andere opvang (3) alleen wonen privémarkt (4) alleen wonen (SVK/ SVK) (5) derden (familie, vrienden) (6) woning verkregen via vonnis. tel fax info@caw.be We-dossier wijzigingen

6 3. REDUCTIE VAN AANTAL VERPLICHTE VARIABELEN OP IPF Om de registratielast te verminderen, zal het aantal verplichte cliëntvariabelen wijzigen. Vanaf 2017 hanteren we de volgende sectorafspraak mbt minimale verplichte registratiegegevens op het IFP : ONTHAAL : - geslacht - leeftijd - domicilie BEGELEIDING : - gezinstype - verblijfplaats - bestaanszekerheid De niet verplichte variabelen zullen op de tab extra info gezet worden, waar ze ingevuld kunnen worden in functie van dossiervorming maar niet verplicht zijn. Opgelet : - Het kan zijn dat bepaalde CAW s intern afspreken om méér te registreren dan sectoraal verplicht. - Voor de periode dat we het rapport mbt de vluchtelingen moeten aanleveren, wordt verblijfsstatuut ook nog op de persoonsgegevens -fiche gehouden. De definities uit het huidige definitieboek blijven ongewijzigd gelden mbt deze 6 verplichte sectorale variabelen, zodat het overzicht van verplichte variabelen er als volgt uitziet : TAB GEGEVENS Verplicht bij onthaal : - Geslacht: het geslacht van de cliënt - Gemeente: Gemeente waar cliënt gedomicilieerd is. TAB PERSOONSGEGEVENS Verplicht bij onthaal : - Leeftijd: De leeftijd van de cliënt. Verplicht vanaf begeleiding : - Gezinstype: Het gezinstype omschrijft het type of soort gezin. Een gezin is een persoon of personen die op één adres wonen, in huiselijk verkeer met elkaar samenwonen en een gemeenschappelijke huishouding voeren, en (in sommige gevallen) verantwoordelijkheid dragen voor de verzorging en opvoeding van kinderen. - Bestaanszekerheid: Beschikbaar inkomen van het gezin. Dit is variabele op niveau van cliëntsysteem ipv individuele cliënt. Beschikbaar inkomen is het inkomen waar het gezin beroep op kan doen, dus na aftrek van eventuele schulden. - Verblijfplaats: Deze variabele definieert de woning (of plaats indien cliënt niet over een woning beschikt) waar de cliënt verblijft : in een woning, in een voorziening, of op straat. tel fax info@caw.be We-dossier wijzigingen

7 3.1. Variabelen op autonoom element worden verplicht bij opslaan De meeste velden van het autonoom element één onthaal contact zullen vanaf 2017 aangeduid worden met een sterretje, wat betekent dat men ze moet invullen vooraleer dat de fiche opgeslagen kan worden. Dit omdat een één onthaal contact anoniem is en je er nadien toch geen correcties of aanvullingen op kan maken. 4. MEERKEUZELIJSTEN WERKEN OP ANDERE MANIER Alle meerkeuzelijsten worden vanaf 2017 lijsten waar men sneller in kan zoeken door een zoekwaarde op te geven (momenteel werkt de gemeentelijst op het IPF ook al zo). Er staat aan de rechterkant géén pijltje meer. Klik met je cursor in het lege kader : Dan verschijnt de hele lijst tel fax info@caw.be We-dossier wijzigingen

8 Als je enkele letters intypt, wordt er gefilterd op de ingegeven waarde : Selecteer nu het item door erop te klikken. tel fax info@caw.be We-dossier wijzigingen

9 5. TSA FINANCIEEL (NIET SPECIALISTEN) : Deze aanpassingen zullen vanaf midden januari zichtbaar zijn Registratie van de financiële in de gewone casus Vanaf 1/1/2017 worden de typemodules van de financiële begeleiding geregistreerd op een analoge manier van registratie van de andere typemodules (aanduiden van betreffende typemodule op het begeleidingsformulier zorgt ervoor dat een typemodule-formulier geplaatst wordt in de casus), en niet meer adhv het aanmaken van een aparte financiële casus. Op het begeleidings formulier duidt je de participanten aan én een start- en einddatum van de typemodule. Op het typemoduleformulier financiële begeleiding kan je kiezen tussen de 3 modules budgetbeheer, budgetbegeleiding en schuldbemiddeling en kan je ook collectieve aanvinken. Afsprakenkader ivm de registratie van de financiële modules vanaf 1/1/2017 : OPTIE A. Indien je de financiële casus voorheen enkel ifv registratie aanmaakte. - nieuwe casussen vanaf 1/1/2017 : registratie van de typemodule financiële begeleiding verloopt via het begeleidingsformulier analoog met systeem van de andere typemodules. Als je de typemodule financiële begeleiding aanduidt, verschijnt het typemoduleformulier financiële begeleiding in de casus, waarop je de module aanduidt met start- en einddatum. Je hoeft dus géén aparte financiële casus meer op te starten enkel in functie van de registratie. De financiële casus kan nog altijd aangemaakt worden als werkinstrument voor opvolging van de financiële hulpverlening. Je kan in de fin casus op form keuze en methodieken het volgend aanduiden om de fin casus niet te laten meetellen in de typemodules : - Lopende casussen uit 2016 : de registratie mag verder aangevuld worden in de oude casussen, maar vergeet niet om deze overgedragen financiële casus af te sluiten wanneer de gewone casus afgesloten wordt (zoniet blijven ze meetellen in de registratie). OPTIE B. Indien je de financiële casus effectief gebruikt als werkinstrument en om de gesprekken in te noteren zonder dat er een tweede casus bestaat, blijft deze financiële casus gelden als registratie (cfr. huidig systeem dat werkt via formulier keuze en methodieken ) en controleer dat er géén dubbele registratie in een andere casus zit (er komt nog een controlerapport hiertoe). tel fax info@caw.be We-dossier wijzigingen

10 5.2. Dossier : start met fiche financieel overzicht Op de taakgroep systeemanalyse financieel niet specialisten (10/11/2016) is afgesproken om begin 2017 op te starten met fase 1. Voor meer info over de afgesproken fases, verwijzen we naar het verslag te vinden zal zijn onder de We-docs (zie hoofdschakelbord in Regas) :. Samengevat komt het neer op het volgende: Fase 1 = verkennend overzicht van inkomsten en schulden op één formulier (+ rapport) Fase 2 = een werkblad op basis van het verkennend overzicht (wordt in de loop van 2017 uitgewerkt) Fase 3 = link / koppeling maken met financiële casus (idem) We starten op 1/1/2017 dus met het formulier exploratief, dan bepaalde teams in de map INFO zullen kunnen opnemen. Het financieel overzicht bevat de inkomsten en uitgaven van de cliënt : tel fax info@caw.be We-dossier wijzigingen

11 De schulden kunnen op aparte tab geregistreerd worden : tel fax info@caw.be We-dossier wijzigingen

12 6. TSA RESIDENTIEEL De aanpassingen mbt de residentiële werkvormen zullen vanaf midden januari zichtbaar zijn Map opnames wordt 1 map Opnames in de root van de casus De map opnames staat nu zowel in onthaal als in begeleiding. Deze map zal op niveau van de root geplaatst worden want in sommige teams veroorzaakt het registreren in Onthaal en Begeleiding extra registratielast. De map opnames in de root is minder klikken en in alles zit samen in één overzicht. AFSPRAAK : In de lopende casussen, wordt de huidige manier van registratie aangehouden, en voor nieuwe casussen wordt de nieuwe map gebruikt Rapporten vanuit TSA residentieel Voor de residentiele teams staan volgende rapporten in de steigers. De vernieuwde handleiding van de rapporten (wordt begin januari verspreid) zal informatie bevatten over de volgende rapporten : - logboekrapport : rapport Whatsgebeurt? - rapport met overnachtingen : rapport overzicht overnachten (Komuitjebedde) - bezettingsgraad rapport op basis van een fiche met basisgegevens van de res capaciteit en de overnachtingsdatums geregistreerd in de casussen. - overzicht vrije plaatsen van de vluchthuizen : op basis van een fiche waarop de vrije plaatsen bijgehouden worden door de VH-teams. tel fax info@caw.be We-dossier wijzigingen

13 7. NIEUWE OPTIONELE FICHE IVM IJH OPVOLGING Er is een optioneel formulier voor de registratie van een aantal zaken ivm jongeren uit integrale jeugdhulp. Voor alle duidelijkheid : niet verplicht maar optioneel voor die teams die dat wensen. 8. GENOGRAM Vanaf 2017 zal ook het Genogram programma genopro in Regas beschikbaar zijn voor bepaalde teams (meer info bij je we-dossierverantwoordelijke hierover). tel fax info@caw.be We-dossier wijzigingen