REGAS 2015 TER INFO. Werkgroep Beheer We-dossier

Transcriptie

1 Document : REGAS 2015 TER INFO 13 maart 2015 Auteur: Werkgroep Beheer We-dossier REGAS 2015 TER INFO Begin 2015 zijn er een aantal aanpassingen geweest in de meerkeuzelijsten en vragen op formulieren. Deze wijzigingen zijn gecommuniceerd in We-dossiermail WE-dossier-mail2015/10 van 27/1/2015. Daarnaast zijn er in loop van de eerste maanden van 2015 nog een aantal functionaliteiten in het Regas programma (en in het afsprakenkader) gewijzigd of zullen ze op korte termijn wijzigen. Voorliggend document brengt je op de hoogte van de volgende zaken : 1. Gemeentelijst en zoekfunctie 2. Gebruikersgroep wordt automatisch ingevuld 3. Vinkje op onthaalformulier vr éénmalige schuldbemiddeling 4. Participanten verplicht op typemodule-formulier 5. Niet dubbelklikken in Regas 6. Casus afsluiten mag 7. Map info voor administratieve opvolging 8. Doorgeven van een casus 9. Niet gebruikte organisaties 10. Memo veld krijgt opmaak mogelijkheden 11. Autonummer veldje op autonome elementen 12. Betrokkenen intern tel fax info@caw.be 1

2 1. GEMEENTELIJST De gemeentelijst op het IPF (individuele persoonsfiche) zal vanaf 20 maart 2015 opnieuw uitgerust worden met de eerder beloofde (en al even in werking-geweest-zijnde) zoekfunctie : je kan een deel van de naam van een gemeente of stad, of een deel van de postcode in het vak intypen en de lijst zal zich automatisch updaten afhankelijk van je zoekterm. Er worden nu ook minder gemeentes getoond als je op de lijst klikt. Klik daarna in de lijst op het betreffende lijst-item om de gemeente te selecteren. 2. GEBRUIKERSGROEP WORDT AUTOMATISCH INGEVULD Sinds begin 2015 wordt op de tab Eigenschappen van de casus de gebruikersgroep automatisch ingevuld. Enkele bemerkingen hierbij : 1. het duurt even voor die wordt ingevuld 2. dit is nog NIET het geval voor de autonome elementen 2.1. Waarom moet de gebruikersgroep ingevuld op de tab Eigenschappen? De belangrijkste reden dat de Gebruikersgroep ingevuld wordt op de tab Eigenschappen is omdat de casus op die manier volledig beheerd kan worden door alle leden van de gebruikersgroep. In concreto wordt dan de tab toegang zichtbaar voor iedereen. Zolang de gebruikersgroep niet is ingevuld, is de tab toegang alleen zichtbaar voor degene die casus aangemaakt heeft. 1 1 In casussen is er wel altijd toegang tot de casus voor alle leden van de gebruikersgroep, maar toegang alleen is niet gelijk aan volledig beheer. tel fax info@caw.be 2

3 2.2. Invullen gebruikersgroep gebeurt niet direct maar duurt even Als je een nieuwe casus opstart, zal je zien dat op het tab eigenschappen je eigen naam direct wordt ingevuld bij beheerder. De gebruikersgroep is leeg. Vanaf maart 2015 zal het programma de gebruikersgroep automatisch invullen, maar dan kan variëren van enkele seconden tot enkele minuten. Je hoeft de gebruikersgroep dus NIET zelf in te vullen. Het feit dat dit niet direct gebeurt maar desgevallend slechts na enkele minuten heeft te maken met database-belasting; het is een routine die iedere 5 minuten loopt. Onderstaand voorbeeld toont dat de gebruikersgroep dan ingevuld wordt na enige tijd : Naast het feit dat deze gebruikersgroep automatisch ingevuld wordt op niveau van de casus, wordt deze doorgevoerd naar alle onderliggende mappen en formulieren (dus op tab Eigenschappen wordt ook daar de gebruikersgroep overal ingevuld). Ook dit gebeurt niet direct ; ook deze routine loopt op regelmaat van enkele minuten. tel fax info@caw.be 3

4 2.3. OPLETTEN : - Uitzondering op deze regel is de casus financiële begeleiding, waar je zelf manueel je eigen gebruikersgroep uit de lijst moet kiezen. Dit systeem blijft zoals voorheen zonder wijziging. - we zijn bezig om dit systeem ook voor de autonome elementen toe te passen maar dat is momenteel nog niet in orde. Het is nl. zo dat bij autonome elementen geen automatische toegang verleend kan worden aan alle gebruikers van de gebruikersgroep (in tegenstelling tot casussen waar dat toegangsbeheer tav de gebruikersgroep wél automatisch gebeurt). - de gebruikersgroep die automatisch ingevuld wordt op de casussen, wordt dus nu post factum ingevuld. Dit is een tijdelijke workaround, want op termijn gaan we een systeem hebben waar de gebruikersgroep direct wordt ingevuld op het moment van aanmaken van de casus (net zoals nu je naam als beheerder wordt weggeschreven). Dat is nog niet op korte termijn gepland. 3. VINKJE OP ONTHAAL/BEGELEIDINGSFORMULIER VOOR ÉÉNMALIGE SCHULDBEMIDDELING Vanaf 20 maart 2015 zal op het onthaalformulier en het begeleidingsformulier een extra variabele zichtbaar worden, nl. éénmalige schuldbemiddeling : Dit wordt toegevoegd om toe te laten dat men deze éénmalige schuldbemiddelingen kan registreren zonder dat men de financiële casus moet opstarten, louter voor de registratie. DEFINITIE VAN EENMALIGE SCHULDBEMIDDELING : Men spreekt van schuldbemiddeling zodra je vanuit de dienst contact neemt met een schuldeiser om uitstel of herschikking van betaling te vragen. Deze activiteit gebeurt vaak door hulpverleners op onthaal / begeleiding zonder dat zij een verdere financiële begeleiding (budgetbegeleiding, - beheer, (module) schuldbemiddeling) aanbieden. Deze eerder occasionele schuldbemiddelingen willen we terug in kaart brengen door ze toe te voegen als registratievraag op het onthaal- en begeleidingsformulier. Zodra deze activiteit kadert in een financiële begeleiding registreert men dit in de financiële casus tel fax info@caw.be 4

5 4. PARTICIPANTEN VERPLICHT OP TYPEMODULEFORMULIER Sinds begin 2015 is de participant verplicht gemaakt op alle typemodule-formulieren (in de begeleidingsmap map begeleidingsinformatie ). Je zal het dan ook niet meer kunnen verlaten zonder aanvinken van een participant. Illustratie bij één voorbeeld van typemodule : Hier wordt hetzelfde systeem toegepast als bij de contactenfiches : indien er één cliënt in de casus gekend is, wordt die automatisch aangevinkt als participant-cliënt. Bij meerdere cliënten moet je zelf aanvinken in de lijst van cliënten die gekend zijn binnen de casus. 5. NOOIT DUBBELKLIKKEN IN REGAS In Regas mag je NOOIT DUBBELKLIKKEN. Het volgende gebeurt namelijk : stel dat je dubbelklikt op bureaugesprek, dan gebeurt er ogenschijnlijk niks, hoewel je verwacht dat je in de bewerk-modus komt van een nieuw bureaugesprek. Regas toont de boomstructuur van de casus. Maar als je de casus verlaat (even naar andere casus gaan) en daarna heropent, zal je zien dat er een (ongewijzigd) bureaugesprek toegevoegd is. Onderstaande screenshots illustreren wat er gebeurt bij dubbelklikken : tel fax info@caw.be 5

6 Dubbelklik op bureaugesprek Er gebeurt ogenschijnlijk niks, je blijft de casusboom zien : Maar als je uit deze casus gaat, en daarna opnieuw opent, zal je zien dat er een bureaugesprek toegevoegd is (in oranje kleur, dwz nieuw toegevoegd maar er is nog niks op gewijzigd) : Dat kan verklaren waarom je in sommige casussen contactformulieren zijn met oranje kleur (geplaatst maar niet bewerkt) zonder dag je die verwacht had. tel fax info@caw.be 6

7 6. CASUS AFSLUITEN MAG Als je op de eigenschappen van een casus de Einddatum invult, wordt een casus afgesloten. Vorig jaar is gecommuniceerd dat we deze functionaliteit niet gebruiken, maar vanaf 2015 mag je dat wel doen Hoe een casus afsluiten? Klik op de casus op de tab Eigenschappen, kies voor Bewerken, vink Einddatum aan en vul een datum in. Gevolg van het invullen van de einddatum : alle mappen en formulieren worden met een grijze kleur aangeduid (ze zijn allemaal afgesloten : de Einddatum die je ingevuld hebt op de tab Eigenschappen van de casus, zal overal ingevuld worden op alle mappen en formulieren); tel fax info@caw.be 7

8 6.2. Voor en nadelen van het afsluiten van een casus VOORDELEN : - Afgesloten casussen verschijnen niet meer in de lijst van casusoverzicht (! Casus blijft wel zichtbaar bij Favorieten) : dit heeft het voordeel dat je de lijst van casusoverzicht kan beperken tot je actuele casussen. - Een ander voordeel is dat alle onderliggende mappen en formulieren grijs worden in één keer, maw dat ze niet meer gewijzigd kunnen worden. Dat impliceert dat anderen er niet per ongeluk iets in kunnen wijzigen en is dus een soort beveiliging. NADELEN - je krijgt deze casus niet meer te zien in een overzicht, dus je kan hem alleen nog opzoeken als je de casusnummer of persoon weet (dus enkel via menu Zoeken Casus, of Persoon). - als je toch nog in een afgesloten casus wil werken, moet je die terug actief zetten dmv het weghalen van de einddatum. Vroeger moest je dan iedere map individueel opnieuw activeren door de einddatum weg te halen, maar sinds enige tijd is het mogelijk om alle onderliggende mappen in één keer opnieuw te activeren. Bij het uitvinken van de einddatum, krijg je nl. onderstaande vraag : Klik op ja om alle onderliggende mappen te heropenen. - als je een casus te snel afsluit, en cliënt komt terug, zou het kunnen dat je veel werk hebt om de casus terug actief te maken. Bijvoorbeeld in de financiële zou het kunnen zijn dat een cliënt met schulden later terugkomt, en dan zou je heel wat formulieren (mbt info schulden) opnieuw moeten actief maken. tel fax info@caw.be 8

9 DATUMVELDEN OP EIGENSCHAPPEN Let op : De datums op Eigenschappen werken transitief : je moet dus alle bovenstaande mappen van een bepaald formulier actief maken vooraleer je het formulier zelf kan activeren 2. Als je enkel het bureaugesprek opnieuw actief wil maken (door de einddatum op eigenschappen leeg te maken) in een afgesloten casus, krijg je volgende foutboodschap : In feite is deze foutmelding misleidend, wordt er wordt hier bedoeld dat alle bovenliggende mappen ook actief moeten zijn. Je moet maw alle bovenstaande mappen en ook de casus de einddatum wegnemen (en daarbij moet je beginnen op het hoogste niveau) 6.3. AANDACHTPUNT / AFSPRAAK: - Het is geen verplichting om de casussen af te sluiten, je mag ze dus ook laten zoals ze zijn. - Doe dit alleen als je zeker weet dat alle verplichte velden ingevuld zijn. (op een later moment dit jaar zal er nog gecommuniceerd worden over de werking van verplichte velden) OPLETTEN : - Afsluiten is nog iets anders dan de functie archiveren. Deze functie (is één van de icoontjes rechtsonder op een formulier) gebruiken we (nog) niet, dus die hoef je niet te gebruiken. - Afgesloten casussen blijven meetellen in de rapporten en output : ze zijn onzichtbaar in Regas maar worden achterliggend wel in rapporten meegeteld. 2 Ps : dat geldt op dezelfde manier voor de startdatums op Eigenschappen : die moeten altijd gelijk of recenter zijn dan de datum van de bovenliggende map. tel fax info@caw.be 9

10 7. MAP INFO IPV ADM. OPVOLGING 7.1. Situatie 2014 administratieve opvolging In 2014 werd de map administratieve opvolging gebruikt om de administratieve opvolging te registreren. Als snel werd de wens kenbaar gemaakt om deze map in de root van de casus te zetten ipv in de begeleidingsmap. Er bestonden ook enkele varianten van deze map : in sommige casussen gebruikt men één formulier voor administratieve opvolging. Vanaf 20 maart zullen deze varianten van administratieve opvolging verlaten worden en vervangen door een nieuwe map info in de root. Alle bestaande mappen in lopende casussen blijven behouden en bewerkbaar, maar er kunnen geen nieuwe meer geplaatst worden. Ze gaan dus maw de komende weken en maanden uitdoven. tel fax info@caw.be 10

11 nieuwe map info De nieuwe map voor administratieve opvolging staat nu in de root van de casus, noemt INFO en zal automatisch verschijnen in alle casussen. Het bevat de volgende formulieren : - rapport contactgegevens participant - sociaal administratief Het rapport contactgegevens participant wordt automatisch geplaatst en bevat een rapport dat de contactgegevens van alle participanten van de casus in één overzicht samen zet 3. Als je op rapport contactgegevens participant klikt, wordt een tweede tabblad geopend en krijg je het volgende rapport te zien : 3 Het rapport gaat over alle participanten die op tab participanten staan, dus niet degenen die op een vraag op een formulier staan. Zie bv. tab mutualiteit contactpersoon ter illustratie. We zijn nog a h onderzoeken of we het rapport de komende maanden nog kunnen uitbreiden/verfijnen, maar voorlopig dus alleen participanten op tab Participant. tel fax info@caw.be 11

12 Het formulier sociaal administratief bevat alle info voor sociaal-administratieve opvolging op verschillende tabbladen : In de volgende versie van het Definitie-en afsprakenboek zal een uitgebreide documentatie toegevoegd worden met definities van deze velden. Contacten met derden kunnen dan op deze tabbladen weggeschreven worden bij de vraag opvolging die beschikbaar is vele tabbladen. (deze contacten hoeven dus niet apart als contact met derde als apart formulier ingegeven te worden) : Het voordeel van dit formulier is dat je het makkelijk kan kopiëren van de ene naar de andere casus zonder dat je het origineel overschrijft. OPGELET! Het formulier sociaal administratief moet per cliënt aangemaakt worden omdat een aantal velden specifiek zijn per persoon. tel fax info@caw.be 12

13 8. DOORGEVEN VAN EEN CASUS Het doorgeven van een casus aan een andere gebruikersgroep gebeurt nog altijd zoals in de instructies van vorig jaar stond. In sommige gevallen wordt er slechts een deel van de casus gedeeld: een bepaalde map of een bepaald formulier. Hier zien we sinds oktober 2014 dat er (onbedoeld door een databasewijziging in Regas) verkeerdelijk te veel mappen en formulieren getoond worden : ze krijgt nl. alle mappen en formulieren binnen de casus te zien, hoewel je niet op het formulier zelf geraakt. In onderstaand voorbeeld is er geen toegang verleend tot de map info. Je krijg echter wel aan de rechterkant de Eigenschappen van de map info te zien. Als je naar zo n formulier wil springen waar je geen toegang is toe verleend, krijg je de melding onvoldoende rechten, dus dat is wel correct. Wij dringen er bij Regas op aan de oude situatie te herstellen omdat je nu een zicht hebt op het aantal geplaatste gesprekken en andere formulieren. Bovendien bevat ook het veld Aanvulling naam soms informatie over cliënt of dossier. 9. NIET GEBRUIKTE ORGANISATIES De lijst van organisaties is heel lang omdat we gestart zijn met alle gekende organisaties van de Sociale Kaart. Daardoor duurt het lang voordat de lijst tevoorschijn komt. We zullen alle organisaties die nooit gebruikt zijn in de loop van 2014 (concreet : niet als participant derde of participant organisatie gekoppeld geweest zijn) verwijderen. Dit zal de komende weken gebeuren. tel fax info@caw.be 13

14 10. MEMO VELDJE KRIJGT OPMAAK MOGELIJKHEDEN Op termijn (gepland eind maart, dit is momenteel nog in test) zullen alle vrije-tekst velden voorzien worden van de mogelijkheid om OPMAAK toe te voegen. De vrije-tekst velden zullen er dan ook helemaal anders uitzien, nl. met een menu erboven waaruit je opmaak kan selecteren. Het kader zal ook groter zijn dan de huidige kaders, waardoor de bladspiegel er helemaal anders uitziet in bewerk-modus. Deze opmaak-balk wordt alleen getoond in de bewerk-modus. In de lees-modus zie je nl. de opgemaakte tekst maar zonder de menu erboven : Het icoontje volledig scherm brengt je in een apart scherm met alleen de info van het tekstvlak waar je in aan het werken bent. Om terug te springen naar het vorige formulier, gebruik je hetzelfde icoontje (hoewel daar nog als tekst verkeerdelijk volledig scherm bij staat). De rapporten zullen de komende maanden nog aangepast worden zodat ook de output deze opmaak meeneemt. tel fax info@caw.be 14

15 11. AUTONUMMER VELDJE OP AUTONOME ELEMENTEN Sinds begin 2015 staat op alle autonome elementen (één onthaal contact, aanmelding, consult,..) een autonummer veld dat automatisch een nummer geeft aan het formulier. Dit autonummerveld vervangt het oude autonummer veld (in sommige formulieren gebruikt) waar je zelf op een knop moest klikken om het nummer met 1 te verhogen. Deze oude velden worden in de loop van de komende maanden onzichtbaar gemaakt. Het invullen van het autonummer gebeurt pas nadat je op opslaan of sluiten geklikt hebt. Na opslaan of sluiten geeft dat dan een nummer dat je niet kan wijzigen : 12. BETROKKENEN INTERN De betrokkenen intern op het tabblad participanten hoeven NOOIT ingevuld te worden. Indien je met meerdere mensen aan een casus werkt, zal degene die een gesprek toevoegt, ingevuld worden als Beheerder van het formulier. Op deze manier is zichtbaar wie wat doet in de casus. Het is dus niet nodig om hulpverleners als betrokkene intern toe te voegen. tel fax info@caw.be 15