2 Projectmatig werken

Transcriptie

1 2 Projectmatig werken 2.1 Inleiding Projecten zijn nauwelijks meer weg te denken uit onze maatschappij. Maar bij or s wordt deze manier van werken nauwelijks toegepast. Or s die we l voor deze werkwijze kiezen, merken duidelijke verschillen. Maar wat is projectmatig werken eigenlijk? En onder welke omstandigheden is het handig om deze manier van werken te gebruiken? Projectmatig werken is een containerbegrip geworden, er wordt van alles onder verstaan. Daarom is het essentieel het begrip in te kaderen. In dit hoofdstuk wordt een introductie gegeven in projectmatig werken en de begrippen die daarbij van belang zijn. In paragraaf 2.2 wordt een algemene inleiding gegeven op het gebied van projectmatig werken. Welke werkwijzen komen er in organisaties voor, maar vooral ook: wat is projectmatig werken? In paragraaf 2.3 wordt ingegaan op de verschillende fasen die in een project worden onderkend. In projecten is het essentieel op een goede wijze te benoemen wat het doel en het resultaat is. Dit wordt in paragraaf 2.4 beschreven. De wijze waarop projecten kunnen worden beheerst, komt in paragraaf 2.5 aan bod. Het hoofdstuk wordt afgesloten met een korte behandeling van de aandachtspunten bij de teamsamenstelling.

2 18 Or en projectmatig werken 2.2 Projecten: wat, waarom en wanneer Verschillende werkwijzen Projectmatig werken is een werkvorm die zich onderscheidt van aan de ene kant improvisatie en aan de andere kant routine. Improviseren heeft als duidelijke kenmerken exibiliteit en vernieuwing, terwijl routine als basiskenmerken zekerheid en beheersing heeft. Er zijn genoeg situaties waarin een van deze beide alternatieve werkvormen de voorkeur verdient boven de projectmatige aanpak. Of dat zo is hangt af van de waarde die men in een bepaalde situatie hecht aan de kenmerken van de verschillende werkvormen. Figuur 2. Verschillende werkwijzen Met de routinematige werkwijze worden de werkzaamheden zoveel mogelijk volgens een standaardwerkwijze verricht. Deze werkwijze ligt voor de hand wanneer men een bepaald resultaat herhaaldelijk dient te bereiken onder betrekkelijk gelijkblijvende omstandigheden en met gelijkblijvende middelen. Routinematig werken heeft als voordeel ef ciency. Men beweegt zich immers langs vooraf gede nieerde wegen (administratieve procedures, communicatiekanalen, besluitvormingsprocessen en dergelijke). Routi-

3 Projectmatig werken 19 nematige werkzaamheden zijn: herhalend, bekend, zeker, hoogstens verbeterend, ef cie«nt, worden volgens een bepaalde procedure opgepakt en zijn rustgevend. Daarnaast bestaat de improviserende werkwijze. Bij deze werkwijze worden gebaande paden verlaten en wordt gezocht naar nieuwe wegen. Deze methode heeft als voordeel exibiliteit. Indien zich plotseling nieuwe omstandigheden voordoen, kan men daarop snel inspelen, juist omdat men niet gebonden is aan vaste procedures en regels. Improviserend werken ligt het meest voor de hand indien iets volstrekt nieuw onder onbekende omstandigheden en met niet vertrouwde middelen, wordt aangepakt. Improviserende werkzaamheden zijn uniek, nieuw, onzeker, vernieuwend, exibel en enerverend. Box: Ik werk niet routinematig! Mensen met hooggekwali ceerd werk vinden dat de term routinematige werkzaamheden niet past bij het soort werk en de benodigde kennis. Of het uitgevoerde werk hooggekwali- ceerd is of niet, doet echter niet ter zake. Een chirurg, een advocaat of een psycholoog die feitelijk iedere dag of in een andere cyclus (week, maand, jaar) dezelfde werkzaamheden uitvoert (bijvoorbeeld een galblaasoperatie, een echtscheiding of een assessment) is bezig met routinematige handelingen. Het gaat bij deze werkzaamheden niet zo zeer om de inhoud van het werk, maar vooral om het cyclisch karakter van de werkzaamheden. Of dit hoogstaand met veel benodigde kennis is, of niet. De routinematige aanpak heeft als belangrijkste voordeel: zekerheid en maximale beheersbaar-

4 20 Or en projectmatig werken heid, maar als nadeel: minimale exibiliteit en het risico van verstarring. De improviserende aanpak heeft als belangrijkste voordeel: maximale vrijheid en exibiliteit, maar als nadeel: onduidelijkheid en minimale beheersbaarheid. De term project wordt maar al te vaak gebruikt voor werkzaamheden die anders dan routinematig worden aangepakt. Echte projecttijgers zullen zich afvragen of er alternatieven zijn? Het speci eke karakter van projectmatig werken wordt duidelijker wanneer deze benadering vergeleken wordt met de twee werkwijzen zoals hierboven beschreven. In dit boek wordt de term projectmatig werken gereserveerd voor daadwerkelijk projectmatig uitgevoerde activiteiten. De projectmatige aanpak bevindt zich tussen beide werkwijzen in en kan in die situaties uitkomst bieden waar een bepaalde mate van exibiliteit noodzakelijk is (bijvoorbeeld omdat het om een relatief nieuw resultaat gaat), maar ook waar de beheersbaarheid erg belangrijk is (bijvoorbeeld omdat de tijd en budgetten beperkt zijn). Ook binnen de projectaanpak blijft dit dilemma altijd aanwezig: exibiliteit/keuzevrijheid enerzijds en beheersbaarheid/voorspelbaarheid anderzijds. Projectmatig werken is een middenweg, het zoeken van een balans tussen zekerheid/beheersing en vrijheid/creativiteit. Bij deze afweging is het goed zich te realiseren dat een project dat 100 procent beheerst wordt, 0 procent vrijheid geeft. Geen enkel project kan daarom 100

5 Projectmatig werken 21 procent beheerst of 100 procent in vrijheid worden opgepakt. 100% beheersbaarheid 50% keuzevrijheid 0% tijd/projectweg Figuur 3. Flexibiliteit versus beheersbaarheid Naarmate de projectweg vordert neemt de keuzevrijheid ten aanzien van het te realiseren projectresultaat uiteraard af, maar de bekendheid ervan en daarmee de beheersbaarheid van het project evenredig toe. De projectmatige werkwijze combineert elementen van beide voorafgaande methoden met doelgericht en planmatig werken. Ten opzichte van de andere werkwijzen heeft zij het voordeel van een meer effectieve aanpak.

6 22 Or en projectmatig werken Elementen van projectmatig werken Projectmatig werken is een vorm van (samen)- werken die in een blijvend grote belangstelling staat bij bedrijven en organisaties. De reden daarvan is dat blijvend hoge eisen worden gesteld aan effectiviteit, ef cie«ntie, exibiliteit en commitment. Projectmatig werken kan, bij een juiste toepassing, een goede balans vinden tussen deze verschillende aspecten: ^ Effectiviteit: projectmatig werken is bij uitstek resultaatgericht (outputgericht, klantgericht). ^ Ef cie«ntie: projectmatig werken is sterk beheersgericht (sturing op beheersaspecten als geld, organisatie, tijd, informatie en kwaliteit (GOTIK)). ^ Flexibiliteit: projectmatig werken streeft naar maximale keuzevrijheid (gestructureerd en daarmee hanteerbaar gemaakt in duidelijk afgebakende beslismomenten (go/no-go)). ^ Commitment: projectmatig werken mikt op gedeelde verantwoordelijkheid en daarmee op hoge betrokkenheid en motivatie. Projectmatig werken kan een goede werkmethode zijn voor verschillende problemen, waarop andere methoden minder zijn ingericht. De projectmatige aanpak kenmerkt zich door drie principes: 1. eerst denken dan doen; 2. van voor naar achter en vice versa het project bekijken; 3. van grof (het abstracter niveau) naar jn (de details) werken.

7 Projectmatig werken 23 Deze principes moeten voorkomen dat te snel alle aandacht wordt gericht op een mogelijke oplossing, het zogenaamde jumping to conclusions. Naast deze drie principes spelen de volgende drie aspecten een centrale rol: 1. Faseren: door een duidelijke fasering kan de effectiviteit en ef ciency van een project toenemen. 2. Beheersen: het beheersen van een project is noodzakelijk om ervoor te zorgen dat datgene wat gepland wordt, ook daadwerkelijk behaald wordt. Het project dient in control te zijn. 3. Beslissen: voor het nemen van beslissingen wordt in normale projecten een duidelijke structuur neergezet. Zowel de fasering als het beheersen worden in een aparte paragraaf besproken. Het aspect beslissen wordt meegenomen in beide paragrafen. Uitgaande van deze aspecten is projectmatig werken op te vatten als: 1. Een methode van werken: de nadruk ligt in dat geval op de structurering van de werkzaamheden die in het kader van het project moeten worden uitgevoerd. Het gaat daarbij vooral om de structuur, de harde kant van projectmanagement. 2. Een vorm van organisatie, samenwerking en beinvloeding: de nadruk ligt dan op het vormgeven van de voor het project benodigde samenwerkingsverbanden en het effectief omgaan daarmee (sociale en communicatieve vaardigheden).

8 24 Or en projectmatig werken Ad 1. Bij de methode van werken spreken wij over de systeemkant van projectmatig werken. De belangrijkste thema s in dit kader zijn: ^ het afbakenen van het beoogde resultaat; ^ het vaststellen en faseren van de activiteiten die nodig zijn om dat resultaat te realiseren; ^ het beheersen of managen van de uitgezette projectweg door middel van het opstellen en uitvoeren van beheersplannen; ^ het structureren van de besluitvorming en het nemen van beslissingen met betrekking tot de uitvoering en beheersing van de projectactiviteiten. Ad 2. Bij de vorm van organisatie, samenwerking en be «nvloeding kan worden gesproken over de menskant van projectmatig werken. De belangrijkste thema s in dit kader zijn: ^ het afstemmen van de projectorganisatie met de organisatie van de omgeving van het project. Dit zal zowel de reguliere or zijn alsmede de staande organisatie; ^ het in kaart brengen van het totale relatienetwerk en het zicht krijgen op de in dit kader belangrijkste aandachtspunten (netwerkanalyse); ^ het leiding geven aan en samenwerking in een projectteam, inclusief het omgaan met de daarbij behorende spanningen en mogelijke con icten. Zeker in een or waar democratische principes en machtsgebruik belangrijke pijlers zijn, is dit een essentieel punt; ^ het aansturen c.q. be «nvloeden van externe partijen in onderhandelingssituaties, maar ook tijdens advies- en instemmingstrajecten.

9 Projectmatig werken 25 Goed projectmanagement geeft op een evenwichtige wijze aandacht aan zowel de systeemals de menskant van een project. Wat betreft dit evenwicht is de laatste jaren duidelijk een verschuiving gaande in de weging van het belang van beide aspecten. Werd vroeger projectmanagement vooral opgevat als een kwestie van goed plannen (systeemtechnisch), tegenwoordig wordt het vooral gezien als goed communiceren en samenwerken (commitment, menskant). In formulevorm: E = MC 2 (Effectiviteit = Methode x Communicatie x Commitment) Door deze extra aandacht aan de menskant zijn de ontwikkelingen verder gegaan. Inmiddels zijn deze aspecten (systeem- en menskant) verder uitgewerkt in een viertal aandachtsgebieden. Daarbij wordt zowel de methode als de stijl (de menskant) verder uitgewerkt en toegespitst op de situatie. Verschillende mensen hebben verschillende beelden van de wijze waarop je een project aanpakt. Deze stijlverschillen dienen voldoende aandacht te krijgen. Ieder project is anders en iedere projectleider moet zelf een keuze maken uit de verschillende benaderingen en hulpmiddelen. Omdat voor or s op dit moment vooral de methodische kant van belang is, wordt in dit boek een inleiding gegeven op de basismethodiek en wordt op de stijlverschillen niet verder ingegaan. Het boek van Hans Boer, Maatwerk in projectmatig werken, geeft meer inzicht in deze relatie tussen deze stijlverschillen.

10 26 Or en projectmatig werken Wat is projectmatig werken? Het onderscheid tussen verschillende werkwijzen geeft nog geen antwoord op de vraag wat nu eigenlijk een project is. Een project heeft onder meer de volgende kenmerken: ^ Voor het gehele project bestaat een gede nieerde tijdelijke doelstelling die: concreet en duidelijk moet zijn; tot een controleerbaar eindresultaat moet leiden en; voor opdrachtgevers en uitvoerders geen misverstanden mag bevatten. ^ Het bevat niet-routinematige werkzaamheden (bevat e e n of meer nieuwe elementen). ^ Het bevat gecompliceerde, samenhangende taken. ^ Het vertegenwoordigt een essentieel belang voor de opdrachtgever. ^ Er is een noodzakelijke samenwerking vanuit verschillende disciplines. ^ De resultaten dienen binnen een bepaalde tijdsperiode en met beperkte middelen te worden bereikt. De nities van begrippen rondom het verschijnsel projectmanagement zijn in eerste instantie, maar ook later nog, sterk be «nvloed door de wereld van de ict ers, architecten en ingenieurs. Zonder een uitvoerige theoretische behandeling, worden hierna de globale de nities weergegeven van de belangrijkste termen, zoals die door de meeste auteurs worden gehanteerd.

11 Projectmatig werken 27 Project: een geheel van samenhangende activiteiten, uitgevoerd ten behoeve van e e n of meer projectdoelstellingen met een begin- en eindtijdstip, gebruikmakend van begrensde middelen en menskracht en meestal eenmalig van aard. Programma: een geheel van samenhangende projecten, zonder voorspelbaar einde (voorbeelden: kwaliteitsverbeteringsprogramma, vervoersprogramma). Projectdoelstelling: bestaat uit een probleem en een doel of doelstelling. Probleem is een bestaande of te verwachten situatie die als onwenselijk wordt ervaren. Doel of doelstelling is daarentegen een situatie die juist als begerenswaardig of wenselijk wordt gezien. Zijn er meer partijen met verschillende belangen bij het project betrokken, dan zijn de projectdoelstellingen doorgaans de uitkomst van een onderhandelingsproces. Opdrachtgever: degene die de opdrachtnemer heeft belast met het realiseren van de doelstellingen. Deze beslist over de toewijzing van alle middelen (eenhoofdig opdrachtgeverschap ^ eventueel gedelegeerd ^ heeft bij alle auteurs nadrukkelijk de voorkeur). In de medezeggenschap is het veelal het dagelijks bestuur in casu de voorzitter. Projectleider: degene die verantwoordelijk en bevoegd is voor alle activiteiten die nodig zijn voor het bereiken van de projectdoelstellingen. Hij treedt op als opdrachtnemer. Een projectmanager heeft de leiding over meerdere projecten. Projectmanagement: het hanteren van het gehele beheersinstrumentarium dat nodig is voor het realiseren van de projectdoelstellingen.

12 28 Or en projectmatig werken Projectresultaat: dat wat klaar is aan het einde van het project, dat wat het project concreet oplevert. Projectsucces: de mate waarin het projectresultaat de betrokken belanghebbenden tevreden stelt. Hoe meer belanghebbenden tevreden zijn en hoe centraler de positie is die tevreden belanghebbenden innemen met betrekking tot het project, des te succesvoller is het project. Positie is de mate waarin de betrokkene voor zijn eigen functioneren afhankelijk is van het resultaat. Or-leden, en met hen samenhangend de achterban, zijn daarmee de meest centrale betrokkenen, soms meer nog dan de opdrachtgever en vaak meer dan de projectleider. Voor het bereiken van succes is inzicht in de criteria die belanghebbenden hanteren voor hun tevredenheid dus in hoge mate van belang, zowel voor opdrachtgever als opdrachtnemer. Projectmatig werken voor or s Projectmatig werken kan ook voor de or een goede manier zijn om gestructureerd te werken aan een opdracht. Projectmatig werken dient dan echter te worden aangepast aan de speci eke situatie, de context waarin de or zich bevindt. Voor or s is het bijvoorbeeld essentieel rekening te houden met het verschil in het besluitvormingsproces. Het nemen van beslissingen is in normale projecten een duidelijke structuur die wordt neergezet. Voor or s is dit lastig. Dit heeft zijn oorsprong in de wijze van werken van or s en het niet-hie«rarchisch niveau van werken. Om aan deze speci eke situatie invulling te geven, wordt het normale projectmatig werken op sommige aspecten anders neergezet. Een voor-

13 Projectmatig werken 29 beeld is dat wel gewerkt wordt met mijlpalen, maar dat helder moet zijn dat de praktijk zeker kan afwijken van deze werkwijze. Een ander essentieel verschil is de relatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer (projectleider). Projectmatig werken ligt voor de hand als or-leden uit verschillende commissies of disciplines nodig zijn om het projectresultaat te bereiken. Deze or-leden komen veelal uit diverse geledingen van de organisatie. Aan de andere kant kan het ook nodig zijn diverse niet-or-leden in de projectgroep te zetten. Wellicht vanwege bepaalde kennis die in de or niet voorhanden is of omdat extra vaardigheden noodzakelijk zijn (bijvoorbeeld projectmanagement- of onderhandelingsvaardigheden). Teneinde tot een goede communicatie, prioriteitsstelling en coo«rdinatie van deze mensen te komen, is het vaak zinvol van de bestaande organisatievorm van de or af te wijken. De projectleden worden ingeschakeld in de projecten die, in meer of mindere mate, los functioneren van de bestaande or-organisatie. Projectmatig werken ligt voor een or dus voor de hand als: ^ het gewenste resultaat niet volstrekt nieuw is, maar wel veel nieuwe elementen bevat; ^ or-leden uit verschillende commissies of themagroepen het projectresultaat samen moeten bereiken; ^ er gewerkt dient te worden met expertise of competenties die niet primair binnen de or voorhanden zijn; ^ eenmalig bepaalde prestaties moeten worden opgeleverd;