Privacyreglement Libereaux BV

Transcriptie

1 Privacyreglement Libereaux BV versie

2 Inhud 1. Inleiding Begripsbepalingen Melding verwerking persnsgegevens Testemming verwerking persnsgegevens Omgaan met persnsgegevens Del van de verwerking Beveiliging van persnsgegevens Aansprakelijkheid Transparantie Infrmatie Tegang tt persnsgegevens Verstrekking van persnsgegevens aan derden Opname persnsgegevens in het EVC-register Rechten van de betrkkene Inzage van pgenmen gegevens Recht p dataprtabiliteit Verbetering, afscherming, aanvulling en/f verwijdering van gegevens Bewaartermijnen en recht p vergetelheid Klachten en het recht van bezwaar Overgangs- en sltbepalingen Bedrijfsbeëindiging en verdracht verantwrdelijkheden EVC traject Wijziging Inwerkingtreding

3 1. Inleiding Libereaux is een netwerkpartner en adviesbureau p het gebied van talentntwikkeling, prtflitrajecten, nderwijsvraagstukken en prcesmanagement. Libereaux is specialist p het gebied van persnlijke prtflitrajecten waarbij de basis ligt in het waarderen en erkennen van aanwezige vakkennis, vaardigheden en vakmanschap. Hiervr wrden verschillende instrumenten (EVP en EVC) ingezet. Libereaux is erkend dr Stichting Examenkamer / het Natinaal Kenniscentrum EVC en vlgt de EVC Kwaliteitscde 2.0. Vr de persnlijke prtflitrajecten en de klachtenprcedure van Libereaux wrden persnsgegevens verwerkt. Op deze verwerking van persnsgegevens is de Algemene Verrdening Gegevensbescherming (AVG) van tepassing. Dit reglement begt het juiste gebruik van alle persnsgegevens waarver Libereaux de beschikking heeft, nader te regelen. Transparantie en duidelijkheid staat hierbij vrp, maar k het besef van een gedeelde verantwrdelijkheid ver het gebruik van de persnsgegevens. Om persnsgegevens te mgen verwerken stelt de AVG de eis dat de verwerking gebaseerd dient te zijn p een van de 6 vastgestelde grndslagen. Vr Libereaux gelden de vlgende twee grndslagen waarp de persnsgegevens verwerkt wrden: 1. Testemming van de betrkken persn. 2. De gegevensverwerking is ndzakelijk vr de uitvering van een vereenkmst. 1.1 Begripsbepalingen In dit reglement wrdt verstaan nder: a. Leverancier: Libereaux BV, k handelend nder de naam Libereaux Werkt, gevestigd aan de Ostermaat 1, 7623 CS te Brne, KVK-nummer: ; b. Betrkkene: degene van wie persnsgegevens wrden verwerkt; c. Derde: ieder, niet zijnde de betrkkene, de Leverancier, f enig persn die nder rechtstreeks gezag van de Leverancier gemachtigd is m persnsgegevens te verwerken; d. Opdrachtgever: de pdrachtgever van de in te huren diensten van Libereaux B.V.; e. Ontvanger: degene aan wie de persnsgegevens wrden verstrekt. Dit kan bijvrbeeld de begeleider en/f assessr in een prtflitraject zijn, een directeur f een medewerker van Libereaux, f een teamleider van de pdrachtgever; f. Persnsgegeven: een gegeven dat herleidbaar is tt een individuele natuurlijke persn; g. Bijzndere persnsgegevens: persnsgegevens ver iemands gdsdienst f levensvertuiging, ras, plitieke gezindheid, gezndheid, seksuele geaardheid, genetische gegevens, bimetrische gegevens met het g p de unieke identificatie van een persn, het lidmaatschap van een vakvereniging, strafrechtelijke persnsgegevens en persnsgegevens ver hinderlijk en nrechtmatig gedrag in verband met een pgelegd verbd; h. Verwerking van persnsgegevens: elke handeling f elk geheel van handelingen met betrekking tt persnsgegevens, waarnder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, rdenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, pvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken dr middel van drzending, verspreiding f enige andere vrm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen f vernietigen van gegevens; 3

4 i. Dssier: elektrnisch f papieren dssier waarin persnsgegevens zijn pgeslagen, dit kan k een prtfli betreffen; j. Prtfli: bestaat uit een fysieke map f het e-prtfli DITKANIK.NU en kent de structuur zals wrdt gehanteerd bij EVC. Een gestructureerde e-prtfli methdiek die het vr medewerkers en rganisatie mgelijk maakt m inzicht te krijgen in ervaringen van medewerkers en die daarnaast ntwikkelactiviteiten registreert. Het prtfli is eigendm van de betrkkene; k. EVC: 'Erkennen van Verwrven Cmpetenties' f het 'ErVaringsCertificaat'. EVC is een landelijk erkende methde waarbij (werk)ervaring afgezet wrdt tegen een erkende pleidingsstandaard p mb- f hb-niveau, een branchestandaard f BerepsOverstijgende Cmpetentiestandaard. De uitkmsten van het EVC-traject wrden vastgelegd in een EVCrapprtage en kan leiden tt een Vakbekwaamheidsbewijs f Cmpetentiebewijs; l. EVP: Het ErVaringsPrfiel is een zelfstandig instrument waarbij, evenals bij EVC, uitgegaan wrdt van pgedane (werk)ervaring. Bij EVP wrdt de richting van een reguliere pleidingsstandaard echter lsgelaten. In plaats daarvan wrdt gekeken naar de kerncmpetenties van de kandidaat. 1.2 Melding verwerking persnsgegevens a. Dit reglement is van tepassing p verwerkingen van persnsgegevens nder verantwrdelijkheid van Libereaux, b. Libereaux verwerkt persnsgegevens vr mbiliteits- cachings- en adviestrajecten, en vr haar eigen persneelsadministratie alsmede in verband met haar klachtenprcedure. c. De verwerkingen wrden uitgeverd cnfrm wettelijke vrschriften (nder meer de AVG), de EVC Kwaliteitscde 2.0, dit privacyreglement en de maatschappelijke aanvaardbare nrmen. 1.3 Testemming verwerking persnsgegevens Cnfrm Algemene Verrdening Gegevensbescherming is expliciete testemming ndig van betrkkene, vr de verwerking van diens persnsgegevens dr Libereaux B.V. ten beheve van de uitvering van een e-prtflidienstverlening. Dit is vrmgegeven middels een checkbx bij de eerste inlg in het e-prtfliaccunt nder duidelijke verwijzing naar dit privacyreglement en de gebruikersvrwaarden van Ditkanik.nu. De testemming wrdt hiermee specifiek verleend vr het del waarvr het dient. Persnsgegevens wrden niet verwerkt p een wijze die nverenigbaar is met de deleinden waarvr ze zijn verkregen. 2. Omgaan met persnsgegevens 2.1 Del van de verwerking a. Vr het ged skunnen uitveren van de vereenkmsten die de Leverancier sluit met verschillende pdrachtgevers alsmede het laten slagen van de verschillende mbiliteits-, advies- en cachingstrajecten die de Leverancier aanbiedt, is het ndzakelijk m diverse persnsgegevens van betrkkene te verwerken. In het bijznder de trajecten waarin medewerkers van de pdrachtgevers een prtfli kunnen pbuwen via de instrumenten van de Leverancier. 4

5 b. Libereaux verwerkt persnsgegevens van betrkkenen die in dienst zijn van pdrachtgever ten beheve van de ndersteuning van de dienstverlening van Libereaux f vr individuele ntwikkeltrajecten waarbij de betrkkene de pdrachtgever is. Deze persnsgegevens vrmen een nderdeel van het pbuwen van een prtfli met als del m betrkkene zich breder te laten presenteren vanuit vakmanschap, vakdeskundigheid, waarbij de aanleiding divers kan zijn. c. In het prtfli wrden - naast de NAW-gegevens van betrkkene - kennis en ervaring ten aanzien van de lpbaan van betrkkenen vastgelegd. Hieraan wrden cmpetenties, activiteiten, werkprcessen en/f dcumenten gekppeld. d. Er wrden k persnsgegevens verwerkt dr Libereaux bij de administratieve afhandeling rnd de diverse nder sub a en sub b genemde trajecten, waarnder rapprtage en verantwrding aan de pdrachtgever. e. Andere delen van verwerking van persnsgegevens dr Libereaux zijn: het veren van een zrgvuldige klachtenprcedure. f. Persnsgegevens wrden niet verwerkt p een wijze die nverenigbaar is met de deleinden waarvr ze zijn verkregen. g. Persnsgegevens wrden verwerkt indien de gegevensverwerking ndzakelijk is. Bijvrbeeld vr de uitvering van een vereenkmst waarbij de betrkkene partij is f m een wettelijke verplichting na te kmen waaraan de Leverancier nderwrpen is. h. Libereaux vraagt vr haar dienstverlening géén bijzndere persnsgegevens uit zals mschreven in artikel 9 lid 1 van de AVG. Betrkkene wrdt nadrukkelijk verzcht m geen cntent te plaatsen (upladen in het e-prtfli Ditkanik.nu) die valt bijzndere gegevens. 2.2 Beveiliging van persnsgegevens a. De Leverancier is aanspreekbaar vr het ged functineren van de verwerking van de persnsgegevens en vr de naleving van de bepalingen van dit reglement. Haar handelen, met betrekking tt de verwerking van de persnsgegevens en de verstrekking van gegevens wrdt bepaald dr dit reglement. b. De Leverancier treft daarte de vrzieningen die redelijkerwijs ndig zijn vr: Bevrdering van de juistheid en vlledigheid van de pgenmen gegevens; Beveiliging van in het dssier pgenmen persnsgegevens; Infrmeren van betrkkenen ver bendigde gegevensdeling (transparantiebeginsel); Bevrdering en bewustwrding van het zrgvuldig mgaan met persnsgegevens binnen haar rganisatie; c. De verantwrdelijkheid vr het beheer van de persnsgegevens is verdeeld tussen de Leverancier en de Server beheerder. Server beheerder (= Managed Hsting specialist Shckmedia B.V.) Applicatie beheerder ( = een medewerker van de Leverancier; Libereaux) d. De Leverancier heeft met de Server beheerder middels een uitgebreid Service Level Agreement (SLA) afgestemd welke maatregelen getrffen zijn mtrent de beveiliging en bescherming van de persnsgegevens p server-niveau. De Server Beheerder beschikt ver de ndige certificaten (ISO & NEN7510). Enkele belangrijke elementen uitgelicht; Het phalen en wegschrijven van infrmatie vindt versleuteld plaats (via het prtcl HTTPS); dit betekent dat het dataverkeer van en naar de server niet leesbaar is. 5

6 Betrkkenen, zals genemd in artikel 3.2 lid a, hebben tegang tt de applicatie via HTTPS en lggen hier in met een adres en wachtwrd. De applicatie en server wrden systematisch peridiek bijgewerkt met (beveiligings)- updates De server wrdt cnstant dr de Server beheerder gecntrleerd p veiligheidslekken De Server- & Applicatie- beheerder hebben tegang tt de server (waar de applicatie p draait) middels SSH e. De Leverancier heeft een aantal maatregelen getrffen m de beveiliging en bescherming van de persnsgegevens p applicatie-niveau te brgen. Enkele belangrijke elementen uitgelicht; Alle persnsgegevens wrden leesbaar pgeslagen in de database (m.u.v. het wachtwrd) Het wachtwrd wrdt versleuteld pgeslagen in de database en is vr niemand leesbaar Afhankelijk van de rl van een gebruiker heeft hij/zij tegang tt en rechten vr specifieke data; de Applicatie-beheerder geeft in de applicatie aan welke data dit betreft 2.3 Aansprakelijkheid a. Libereaux is aansprakelijk vr handelen dr f nder verantwrdelijkheid van Libereaux in strijd met van tepassing zijnde wettelijke vrschriften mtrent bescherming van persnsgegevens f handelen in strijd met dit reglement waar het persnsgegevens betreft. b. Indien er bij een beveiligingsincident persnsgegevens verlren zijn gegaan, f als een nrechtmatige verwerking van persnsgegevens niet kan wrden uitgeslten, is er sprake van een datalek. In dit geval vlgt de Leverancier het interne datalekprtcl, cnfrm wettelijke verplichtingen AVG. Het datalekprcl is pvraagbaar indien gewenst. 3. Transparantie 3.1 Infrmatie a. De betrkkene wrdt p de hgte gesteld van de inhud van dit privacyreglement, en welke persnsgegevens ndig zijn m het del te bewerkstellingen. b. Het reglement wrdt gepubliceerd p de website van de Leverancier. c. Het reglement wrdt als bijlage gevegd bij de aanmeldingsprcedure van het e-prtfli. d. Het reglement kan kstels dr betrkkene wrden pgevraagd bij de Leverancier. 3.2 Tegang tt persnsgegevens a. Tegang tt de persnsgegevens hebben die medewerkers die krachtens hun functie en taken direct dan wel indirect betrkken zijn f verantwrdelijk zijn bij de uitvering van de nder verantwrdelijkheid van Libereaux uit te veren cntractuele taken betreffende betrkkene. Dit zijn nder andere: Trajectbegeleiders Prjectcördinatren Bureaumanagement Backffice medewerkers 6

7 Accuntmanagers Cnsultants Medewerkers kwaliteitsbeheer Assessren Cntactpersn klantrganisatie Directeur van Libereaux; b. Persnen die dr de Libereaux zijn ingehuurd m werkzaamheden te verrichten, hebben tegang tt de verwerkingen van persnsgegevens vr zver dit ndzakelijk is vr hun taakuitefening. c. Libereaux behandelt alle infrmatie ver individuele deelnemers die Libereaux ten beheve van de uitvering van een met de pdrachtgever geslten cntract verkrijgt vertruwelijk en draagt er zrg vr dat deze infrmatie niet aan derden bekend wrdt. d. Eenieder die tegang heeft tt de registratie, heeft ter zake van de gegevens waarvan hij p grnd van die tegang heeft kennisgenmen, een geheimhudingsplicht. Deze geheimhudingsplicht geldt vr het interne persneel van Libereaux, alsmede vr persneel van eventueel bij de uitvering van de werkzaamheden ingeschakelde derde partijen, zals zzp-ers en is vastgelegd in de de arbeids- f pdrachtvereenkmst. e. Cnfrm AVG heeft Libereaux een verwerkersregister pgesteld, waarin gedetailleerd wrdt weergegeven welke rl (zals beschreven in lid a) bij welke gegevens kan en welke verwerkingen zij hierp tepassen. 3.3 Verstrekking van persnsgegevens aan derden a. Vr verstrekking van persnsgegevens aan derden is testemming van de betrkkene vereist, tenzij wet- f regelgeving anders vrschrijft. b. In elk geval wrden er geen persnsgegevens aan derden verstrekt, indien: De verstrekking van de persnsgegevens in strijd is met de wet, de penbare rde f de gede zeden; De verstrekking van de persnsgegevens niet ndzakelijk is m het begde del te behalen; Dr verstrekking de persnlijke levenssfeer van de geregistreerde nevenredig wrdt geschaad. 3.4 Opname persnsgegevens in het EVC-register a. De Leverancier vert haar trajecten uit cnfrm de EVC Kwaliteitscde 2.0 vanuit Stichting Examenkamer / het Natinaal Kenniscentrum EVC. Het Kenniscentrum EVC verplicht EVCaanbieders m afgegeven Ervaringscertificaten te registreren in het EVC-register ter vrkming van fraude. b. De vlgende gegevens wrden pgenmen in het EVC-register: De heer / Mevruw Vrnaam Tussenvegsel Achternaam Gebrtedatum Datum Ervaringscertificaat Categrie / Chrt 7

8 Standaard Naam EVC-aanbieder Nummer Ervaringscertificaat c. Het register kan dr eenieder geraadpleegd wrden, waarbij achternaam en gebrtedatum als zektermen gelden d. De Leverancier heeft een verwerkersvereenkmst cnfrm AVG afgeslten met Stichting Examenkamer / het Natinaal Kenniscentrum EVC m de veiligheid van persnsgegevens te brgen. e. Cnfrm AVG heeft betrkkene ten alle tijdens het recht m persnsgegevens uit het EVCregister te laten verwijderen; een dergelijk verzek dient betrkkene in te dienen bij Stichting Examenkamer / het Natinaal Kenniscentrum EVC. 4. Rechten van de betrkkene 4.1 Inzage van pgenmen gegevens a. De betrkkene heeft recht p inzage in en kpie van de p zijn/haar persn betrekking hebbende gegevens. De betrkkene dient daarte een verzek in te dienen bij de Leverancier. Dit geldt eveneens vr de vraag f betreffende gegevens uit het dssier aan derden zijn verstrekt en z ja, welke. De kpie f het verzicht kan digitaal wrden verstrekt. b. Een kpie kan digitaal verleend wrden. Aan inzage en digitale kpieën zijn geen ksten verbnden. c. Aan een verzek als bedeld in het vrige lid wrdt dr de Leverancier binnen vier weken na ntvangst van het verzek vldaan. d. Het recht p inzage wrdt alleen tegestaan aan de betrkkene f diens gemachtigde, waarbij de betrkkene f diens gemachtigde zich dient te kunnen legitimeren. e. De Leverancier kan weigeren aan een verzek tt inzage te vlden vr zver dit ndzakelijk is in het belang van: De bescherming van betrkkene; De rechten en vrijheden van anderen; De vrkming, pspring en vervlging van strafbare feiten. 4.2 Recht p dataprtabiliteit a. Cnfrm artikel 20 van de AVG heeft betrkkene het recht m gegevens ver te dragen, f anders gezegd het recht p dataprtabilieit. Dit recht hudt in dat mensen het recht hebben m de persnsgegevens te ntvangen die een rganisatie van hen heeft. b. Libereaux heeft dit reeds ingericht middels de ptie m een uitdraai (exprt) van hun e- Prtfli Ditkanik.nu, in de vlgende frmats: Het maken van een PDF-bestand van het e-prtfli (alle mijlpalen & cmpetenties bij elkaar) Het maken van een XML-bestand (vlgens de NTA 2035 nrm) Het maken van een ZIP-bestand, met alle bestanden, PDF- & XML-bestand c. De werkwijze p basis van de NTA 2035 nrm maakt het mgelijk m het gegenereerde XMLbestand in te laden in andere e-prtflisystemen, die k aan deze nrm vlden. Het p eigen initiatief uitwisselen van gegevens in en srtgelijk prtflisysteem wrdt p deze wijze efficiënt en effectief en draagt bij aan het recht p dataprtabiliet. 8

9 4.3 Verbetering, afscherming, aanvulling en/f verwijdering van gegevens a. De betrkkene kan een schriftelijk verzek indienen bij de Leverancier, waarin hij/zij verzekt m verbetering, aanvulling, verwijdering f afscherming van de gegevens, indien de pgenmen gegevens: a. Feitelijk njuist zijn; b. Onvlledig zijn m.b.t. Het del van de verwerking; c. Niet ter zake den ten aanzien van het del van de verwerking; d. In strijd zijn met een wettelijk vrschrift van de verwerking. b. De Leverancier beslist niet p het verzek van de betrkkene alvrens de ntvanger, die de gegevens heeft verzameld f diens pvlger f waarnemer, is gehrd. c. Binnen vier weken na ntvangst van het verzek bericht de Leverancier de verzeker schriftelijk f en in heverre aan het verzek zal wrden vldaan. Een weigering is met redenen mkleed. d. De verwijdering van persnsgegevens blijft achterwege vr zver bewaring p grnd van een wettelijk vrschrift vereist is. e. De Leverancier draagt zrg dat een beslissing tt aanvulling, verbetering, afscherming f verwijdering z spedig mgelijk wrdt uitgeverd. f. In geval van verwijdering van gegevens wrdt in de gegevens een verklaring pgenmen dat p verzek van betrkkenen de gegevens zijn verwijderd. 4.4 Bewaartermijnen en recht p vergetelheid a. Persnsgegevens wrden niet langer bewaard in een vrm, die het mgelijk maakt de betrkkene te identificeren, dan ndzakelijk is vr de verwerkelijking van de deleinden waarvr zij wrden verzameld en verwerkt. b. Libereaux bewaart het dssier van betrkkene zlang er sprake is van een lpende pdrachtvereenkmst met de pdrachtgever. Deze vereenkmst kan betrekking hebben p alle vrmen van dienstverlening van Libereaux. c. In geval van een vereenkmst vr een e-prtflitraject, bewaart Libereaux na aflp van deze vereenkmst het dssier ngmaals vijf jaar, p basis van de EVC Kwaliteitscde 2.0 d. Fiscaal relevante persnsgegevens wrden na aflp van een pdrachtvereenkmst zeven jaar bewaard, p basis van artikel 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen e. Cnfrm AVG zal Libereaux alle tt de betrkkene te herleiden gegevens, data en/f resultaten ter beschikking stellen van de pdrachtgever, zdra de in vrgaande artikelen genemde bewaartermijnen zijn verlpen. f. Indien de in lid b, c en d genemde termijnen zijn verlpen wrden de betreffende persnsgegevens uit de registratie vernietigd, zulks binnen een termijn van één jaar. g. Bvenstaande werkwijze is cnfrm het recht p vergetelheid zals mschreven in artikel 20 van de AVG. Betrkkene kan vrtijdig aan het verlpen van de bewaartermijn aanspraak maken p dit recht, nder meer wanneer sprake is van een van de vlgende situaties: Intrekken testemming Bezwaar Onrechtmatige verwerking 9

10 4.5 Klachten en het recht van bezwaar a. De betrkkene kan in een aantal gevallen bezwaar maken tegen een gegevensverwerking. De Algemene Verrdening Gegevensbescherming nemt dit het recht van bezwaar. b. Indien gegevens wrden verwerkt in verband met de ttstandbrenging f de instandhuding van een directe relatie tussen Libereaux f een derde en de betrkkenen met het g p werving vr cmmerciële f charitatieve delen, met de betrkkene uitdrukkelijke testemming hebben gegeven vr deze verwerking. De betrkkene kan tegen deze verwerking te allen tijde kstels bezwaar indienen bij de Leverancier van Libereaux. c. Binnen vier weken na ntvangst van het bericht van bezwaar beantwrdt de Leverancier de verzeker digitaal f schriftelijk in heverre het bezwaar gerechtvaardigd is. d. De Leverancier zal in het geval van een gerechtvaardigd bezwaar maatregelen treffen m deze vrm van verwerking terstnd te beëindigen. e. Indien de betrkkene van mening is dat de bepalingen van dit reglement niet wrden nageleefd f indien hij andere redenen heeft tt klagen, dient hij schriftelijk een klacht in te dienen cnfrm het geldende klachtenreglement bij Libereaux. f. Libereaux zal de klacht cnfrm het geldende klachtenreglement in behandeling nemen. 5. Overgangs- en sltbepalingen 5.1 Bedrijfsbeëindiging en verdracht verantwrdelijkheden EVC traject a. Cnfrm de EVC Kwaliteitscde 2.0 heeft de Leverancier de plicht m in geval zij haar bedrijfsactiviteiten beëindigt, de betrkkene de mgelijkheid te bieden het prtflitraject af te rnden. Overdracht naar een andere erkende EVC-aanbieder is dan mgelijk. b. In geval van verdracht van betrkkene naar een andere erkende EVC-aanbieder en hiermee gepaard gaande verwerking van persnsgegevens zal betrkkene hierver tijdig wrden geïnfrmeerd. c. Indien betrkkenen niet wenst mee te werken aan de verdracht kan betrkkene bezwaar indienen cnfrm artikel 4.5 van dit reglement. 5.2 Wijziging Libereaux kan dit privacyreglement aanpassen f intrekken. Wijzigingen zullen p de website van Libereaux wrden gepubliceerd. 5.3 Inwerkingtreding Dit reglement treedt in werking p 17 mei Namens de directie van Libereaux R. Steenkamp, Hengel 10