Bestuurssamenvatting. Kadernota RID

Transcriptie

1 Kadernota

2 Bestuurssamenvatting Deze kadernota geeft de achtergronden en kaders voor de invulling van de begroting voor de RID. In deze samenvatting komen de korte historie, de huidige stand van zaken en de toekomst aan de orde. De RID is op orde en is stabiel In 2012 is de RID opgericht met als doelstelling om zorg te dragen voor een betere (adequate) ICTdienstverlening en om één infrastructuur voor de deelnemende organisaties te realiseren. Doel hiervan is om de organisaties minder kwetsbaar te maken, de continuïteit beter te borgen en om de kwaliteit van ICTdienstverlening te verhogen. Bij de oprichting van de RID was in een aantal zaken niet helemaal voorzien. De samenvoeging van 7 organisaties, medewerkers en techniek kostte meer tijd en energie dan verwacht. In vergelijking tot andere Gemeenschappelijke Regelingen of Shared Service centra voor ICT is de RID echter geen uitzondering. In 2016 hebben de gemeenteraden van de deelnemers geïnvesteerd om de opgelopen achterstand in organisatie, processen en techniek met behulp van een verbeterplan in te halen. Alle hardware en software van de deelnemers zijn overgebracht in een gemeenschappelijk datacenter (backend migratie), de RID heeft geïnvesteerd in kwaliteit van de medewerkers door opleidingen en trainingen en in het aannemen van nieuwe medewerkers. Ook is er meer helderheid verkregen over de te leveren dienstverlening van de RID aan de deelnemers. Eind 2017 is dit verbeterplan afgerond en is de RID nu in basis op orde. De bij de oprichting van de RID gestelde doelstellingen zijn daarmee behaald. Kwaliteit verbeteren (één infrastructuur, informatiebeveiliging) Kwetsbaarheid verkleinen (continuïteit, opleidingen, trainingen) Kosten verminderen (minder meerkosten door samenwerking) Klanttevredenheid verhogen (dienstverleningsovereenkomst, dienstenportfolio) Bouwen aan de digitale overheid Het Algemeen Bestuur van de RID gaf medio 2017 opdracht om de visie voor de RID voor de komende vijf jaar te formuleren. De eisen die gesteld worden aan de veranderende overheid en daarmee aan onze gemeenten, hebben ook impact op de dienstverlening en de ondersteunende systemen van de RID. De samenleving digitaliseert en daarmee is digitalisering van de overheid belangrijk en urgent. De digitale overheid borgt de vitale infrastructuur en organiseert de dienstverlening aan burgers, bedrijven en bestuur. Het biedt kansen voor betere dienstverlening, meer economische groei en een open, transparante overheid. Er ontstaan echter grote risico s voor het functioneren van de overheid bij verwaarlozing van de vitale digitale infrastructuur. Kernbegrippen voor de RID zijn wendbaarheid, flexibiliteit, schaalbaarheid en voorspelbaarheid. Er zijn zwaardere eisen aan informatiebeveiliging en privacy. De digitalisering en flexibilisering van de werkomgevingen spelen tegenwoordig een belangrijke rol. Dit noodzaakt de RID om te blijven ontwikkelen door continu aangesloten te blijven op de behoeften van de gemeenten en de (technologische) ontwikkelingen. Nu er stabiliteit in de organisatie en in de systemen is bereikt, kan de RID voortbouwen naar een dienstverlener die meegroeit en inspeelt op de wensen van de deelnemende gemeenten. Bouwen aan een toekomstbestendige RID Niet de ICT infrastructuur is meer leidend, maar regie op de gehele informatie keten. Zo zorgen Cloud-ontwikkelingen ervoor dat de RID en haar deelnemers minder in eigen beheer gaan uitvoeren. Essentieel bij het afnemen van cloud- en SaaS-oplossingen van verschillende leveranciers is dat dit regievoering op leveranciers des te belangrijker maakt om de continuïteit van dienstverlening voor primaire processen te garanderen. Daarom heeft het Algemeen Bestuur gekozen dat de RID zich gaat door ontwikkelen naar een flexibele en servicegerichte leverancier van informatiseringsoplossingen voor de deelnemers in plaats van een operationele beheerorganisatie. Pagina 2

3 Het gebruik van cloud- en SaaS-oplossingen biedt als voordeel dat naast flexibiliteit en stabiliteit de software altijd up-to-date is, dat de organisatie door software-abonnementen schaalbaar en flexibel is. Hiermee kan de RID steeds meer voldoen aan het gewenste uitgangspunten de gebruiker betaalt. Daarnaast is het eenvoudiger en dat medewerkers eenvoudiger kunnen samenwerken. Medewerkers van gemeenten werken steeds meer tijd- en plaatsonafhankelijk en de samenwerking met diverse verbonden partijen neemt toe. Het is belangrijk om vertrouwelijke gegevens veilig te delen en om veilig gebruik te maken van mobiele apparaten. De benodigde technische infrastructuur is met cloudoplossingen ook sneller beschikbaar. Dit betekent weer dat we meer kunnen standaardiseren en automatiseren. Hiermee neemt de kans op verstoringen in de dienstverlening van de deelnemers af. De RID ontwikkelt zich tot een meer flexibele en servicegerichte leverancier van informatiseringsoplossingen voor de RID- deelnemers. Hierdoor is de RID meer toekomstbestendig, faciliteert de RID dat de RID-deelnemers meer samen delen en samen ontwikkelen, kan de RID het principe van de gebruiker betaalt toepassen, en maakt de RID het mogelijk om de continuïteit, kwaliteit en de ontzorging van de individuele deelnemers te waarborgen. Deze ontwikkelingen vereisen naast een technische aanpassingen aan de infrastructuur ook een organisatorische verandering. De RID kan zo in de toekomst de regiefunctie voor de deelnemende organisaties vervullen en een stabiele dienstverlening ondersteunen. Tevens blijkt dat er meer voordeel van de samenwerking is te behalen tussen RID-deelnemers op het gebied van applicaties en processen. Dit alles samen vraagt een andere kijk op de ICT en op de RID. De digitale dienstverlening en informatievoorziening brengt een investering met zich mee. In de Kadernota staat een uitgebreide toelichting van de ontwikkeling van de kosten in de verschillende jaren. Pagina 3

4 Inhoud 1 Inleiding Uitgangspunten en kaderstelling voor meerjarenbegroting Financieel effect Wijzigingen voortvloeiend vanuit onvermijdbare kosten Nieuw beleid / Nieuwe visie Investeringen Begrotingssaldo kadernota Risico s en ontwikkelingen Vaststellingsbesluit Pagina 4

5 1 Inleiding Voor u ligt de kadernota Met het vaststellen van de kadernota wordt het kader voor de begroting meegegeven. Daarmee is de kadernota een voorloper op de begroting. De kadernota richt zich op het schetsen van de financiële ontwikkelingen in relatie tot de toekomstige ontwikkelingen. Deze ontwikkelingen leiden, bij het niet ophogen van de deelnemersbijdrage, tot een financieel tekort in de periode Visie ontwikkeling In 2017 heeft een evaluatie plaatsgevonden van de RID. Daaruit zijn 3 aanbevelingen gedaan: 1. Rond de RID af zoals is afgesproken bij oprichting. Deze afronding is in 2017 ook gerealiseerd. Hiermee is een operationele ICT-dienst neergezet. 2. Versterk de RID zodat zij klaar is voor de toekomst. Hiervoor zijn extra middelen gevraagd voor 2018 waarbij de versterking in 2018 wordt uitgevoerd. 3. Bepaal samen met de RID-deelnemers een visie voor de RID. De visie is opgesteld. Hierin wordt door middel van een stip op de horizon beschreven waar de RID naartoe gaat bewegen. In deze kadernota worden de gevolgen van de nieuwe visie uitgewerkt. Eind 2017 is door de RID de nieuwe visie voorgelegd aan het Algemeen Bestuur. Hiermee is de nieuwe stip op de horizon uitgezet. Hierdoor kan de RID zich ontwikkelen tot een flexibele en servicegerichte leverancier van informatiseringsoplossingen voor de deelnemers. Hiermee volgt de RID ook de landelijke ontwikkelingen. 1.2 Landelijke ontwikkelingen Technologie speelt in de maatschappij een steeds belangrijkere rol. Organisaties dienen hierop te anticiperen. Dit geldt ook voor de gemeentelijke overheid. Door innovatie, het inzetten en gebruiken van nieuwe technologieën kan slimmere en efficiëntere dienstverlening worden verleend, die nog beter aansluit bij de (aan)vragen van de inwoners en organisaties. De eisen die in het kader van een goede dienstverlening worden gesteld aan (het beheer van) data en technologie vragen om investeringen in een flexibele ICT-infrastructuur met bijbehorende beheersprocessen. Genoemde ontwikkelingen vragen de RID keuzes te maken door prioriteiten te stellen. Als de dagelijkse operatie minder drukt op de RID, kan de RID meer tijd besteden aan het helpen van de RID-deelnemers om de gevraagde vernieuwing in hun primaire proces te realiseren. Net als veel andere organisaties maken de RID-deelnemers steeds meer gebruik van Cloud diensten, waarmee op abonnementsbasis gebruik gemaakt kan worden van diensten van aanbieders van vooral software. Door software als Service (Software-as-a-Service, afgekort SaaS) af te nemen, ben je zelf geen eigenaar van de software en hoef je geen investeringen in (het beheer van ) de ICT-infrastructuur te doen om deze software te kunnen gebruiken. Dit betekent echter wel dat de infrastructuur en beheersprocessen van de RID moeten veranderen om het veilig gebruik van deze Saas diensten te ondersteunen. 1.3 Doorontwikkelen van de RID De landelijke ontwikkelingen maken het nodig dat de RID zich doorontwikkelt. Er zal een overgang plaatsvinden van beheren naar regisseren. Het beheer van de ICT-infrastructuur gebeurt daarom zoveel mogelijk vanuit regie, waarbij regiefuncties intern worden belegd en noodzakelijke kennis en kunde binnen deze functies worden geborgd. Het uiteindelijke doel is om de eigen ICT-infrastructuur te verminderen. De kadernota is opgesteld op basis van deze visie. Voor de deelnemers geldt dat het professionaliseren van hun rol als opdrachtgever van groot belang is voor het slagen van de doorontwikkeling van de RID. Denk hierbij aan zaken als onderlinge samenwerking op het gebied van informatiemanagement, professionaliseren van functioneel beheer, het gemeenschappelijk definiëren van wensen en het op elkaar afstemmen van normenkaders en beheersmaatregelen. 5

6 1.4 Financiële positie In deze kadernota worden alle relevante financiële ontwikkelingen meegenomen die, op het moment van schrijven, bekend zijn. We starten de kadernota met het saldo begroting Deze reeks is overgenomen uit de begroting Na het vaststellen van deze begroting heeft het Algemeen Bestuur aanvullende besluiten genomen die invloed hadden op de begroting (begrotingswijziging onvermijdbare kosten 2018). Bedragen x Totale lasten begroting Begrotingswijziging Onvermijdbare kosten 2018 (Lasten) Lasten vanuit kadernota Totale lasten Totale dekkingsmiddelen begroting Begrotingswijziging 2018 dekkingsmiddelen Totale dekkingsmiddelen Saldo Kadernota N 981 N 606 N 409 N Onttrekking bestemmingsreserve * Gerealiseerd resultaat kadernota N 971 N 606 N 409 N * Zoals besloten in de najaarsnota In de eerste globale inschatting van 27 november 2017 hebben we de volgende lasten gepresenteerd: totale lasten dalend tot in In deze kadernota schetsen we in hoofdstuk 5 hoe de RID zich gaat ontwikkelen naar een serviceprovider. Binnen de visie is ruimte om nieuwe gemeenschappelijke diensten aan te bieden. Denk aan inkoop van ICT, projectmanagement of contractbeheer. Het is echter nog niet duidelijk welke extra diensten de RID-deelnemers gaan vragen. Wanneer dit duidelijk is worden hiervoor aanvullende diensten afgesloten. Hierdoor groeit de RIDbegroting niet autonoom. En kan volledig worden meegewerkt aan de gebruiker betaalt. Daarnaast is kritisch gekeken naar de fasering van de investeringen. Hierdoor is optimaal gebruik gemaakt van de vrijval van de kapitaallasten. Wij hebben echter niet kunnen voorkomen dat er een piek in de kosten plaatsvindt in 2019 en Wij stellen voor om de deelnemersbijdragen te verhogen met het tekort, zoals gepresenteerd in bovenstaande tabellen. 2 Uitgangspunten en kaderstelling voor meerjarenbegroting Bij het opstellen van de kadernota zijn de volgende uitgangspunten gehanteerd: - Uitgangspunt is een structureel en reëel sluitende begroting; - Structurele lasten worden gedekt door structurele baten; - De begroting geeft duidelijk inzicht welke baten en lasten incidenteel van aard zijn; - De meerjarenraming is gebaseerd op constante lonen en prijzen; - Inflatiecorrectie op basis van procentuele mutatie van het Bruto Binnenlands Product uit de septembercirculaire van het gemeentefonds; - Rente langlopende leningen 0,7%; - Personeelskosten op basis van maximale salarisschalen; - Kostenverdeling op basis van nieuw (op 27 november 2017) vastgestelde systematiek. 6

7 3 Financieel effect De lasten vanuit de kadernota worden in onderstaande tabel weergegeven. Bedragen x Inflatiecorrectie en salarisontwikkelingen (3.1) Wijzigingen voortvloeiend vanuit onvermijdbare kosten 2018 (hoofdstuk 4) Wijzigingen als gevolg van nieuwe visie (hoofdstuk 5) Kapitaallasten (hoofdstuk 6) Totaal lasten kadernota Inflatiecorrectie en salarisontwikkelingen Voor het salarisniveau en de formatie wordt uitgegaan van de peildatum 1 januari 2018 en worden de lasten geraamd op de maximale hoogte van de salarisschalen. De loonkosten worden geïndexeerd op basis van de verwachte loonontwikkelingen in Door het vroege tijdstip dat deze kadernota wordt vastgesteld hebben wij voorlopig de loonindex op 0% gezet. Indien blijkt dat deze bedragen moeten worden bijgesteld, zal dit middels een begrotingswijziging worden aangevraagd. De prijsaanpassing volgt de algemene prijsontwikkeling en is gelijk aan de procentuele mutatie van het Bruto Binnenlands Product. Dit percentage is opgenomen in de circulaires van het Gemeentefonds, op basis van berekeningen van het Centraal Plan Bureau. Voor 2018 bedraagt de prijsaanpassing 1,6%. 4 Wijzigingen voortvloeiend vanuit onvermijdbare kosten Structurele effecten De begrotingswijziging voor 2018 stond in het teken van de versterking van de RID. Deze versterking is noodzakelijk om de huidige dienstverlening te verbeteren en om klaar te zijn voor de doorontwikkeling naar een serviceprovider. De volgende budgetten zijn aangevraagd en vastgesteld in de begrotingswijziging bij de memo onvermijdbare kosten 2018: Bedragen x Structurele effecten vanuit memo onvermijdbare kosten Incidentele effect als gevolg van versnelde afschrijving office Totaal effect memo onvermijdbare kosten Incidentele effecten Afgesproken is om de incidentele lasten (na 2018 en met uitzondering van versnelde afschrijving) van dit plan op te nemen in de kadernota. Dit betekent de volgende impact: Bedragen x Incidentele effecten Bovenstaand incidenteel effect wordt veroorzaakt doordat enkele procesverbeteringen jaaroverstijgend zijn. Voor een verdere detaillering van het waarom en wat wordt verwezen naar het memo onvermijdbare kosten Het betreffen de volgende procesverbeteringen: Bedragen x Problemmanagement 112 Werken onder architectuur 112 Coördinatie organisatorische veranderingen Totaal

8 5 Nieuw beleid / Nieuwe visie 5.1 Inleiding Eind 2017 is door het Algemeen Bestuur richting gegeven aan de stip op de horizon. De RID gaat zich ontwikkelen tot een flexibele en servicegerichte leverancier van informatiseringsoplossingen voor de deelnemers. Hiermee volgt de RID de landelijke ontwikkelingen. Deze richting is bepaald aan de hand van twee scenario s. De scenario s zijn een co-creatie van deelnemers en de RID. In dit hoofdstuk beschrijven we wat de gekozen richting inhoudt, wat de RID daarmee wil bereiken en wat het de deelnemers gaat opleveren. Daarna wordt aandacht besteed aan de manier waarop we van plan zijn deze plannen te verwezenlijken. Als laatste worden de kosten inzichtelijk gemaakt. 5.2 Wat willen we bereiken In deze paragraaf beschrijven we wat de RID met dit nieuwe beleid de komende jaren wil bereiken. Dit doen we aan de hand van een beschrijving van de gekozen richting. Daarin beschrijven we telkens het verband tussen de ontwikkeling van de RID en de resultaten voor de deelnemers. Zoals in de inleiding is geschreven, zal de RID zich, binnen dit nieuwe beleid, gaan doorontwikkelen naar een: flexibele en servicegerichte leverancier van informatiseringsoplossingen voor de deelnemers Wat betekent dit nu eigenlijk? Waarom zou je dat willen? Wat levert dat dan op? Allemaal goede vragen die we hieronder beantwoorden. Op dit moment levert de RID operationele ICT diensten. Dat betekent dat je bij de RID terecht kan voor werkplekken, servers, telefonie, printers en dergelijke. Uit een extern onderzoek naar de kwaliteit van de huidige infrastructuur is gebleken dat de RID dat best goed doet. Ook uit de benchmark van M&I blijkt dat de RID dit binnen de beschikbare middelen goed doet en kostentechnisch onder het landelijk gemiddelde voor ICT samenwerkingsverbanden zit. In de toekomst moet de RID de dienstverlening verder verbreden. Dit wordt gedreven door externe factoren als ENSIA, AVG, sourcing- en cloudontwikkelingen. Deze verbreding van de dienstverlening zal vaak in de vorm van contracten met externe partijen worden uitgevoerd. Dit wordt gedaan omdat er schaarste is op de arbeidsmarkt en omdat de techniek dermate snel verandert dat bijblijven haast niet mogelijk is voor de RID. Voor het beheren (regie voeren) van deze nieuwe en bestaande contracten zijn extra middelen nodig. Dit betekent dat de deelnemers eerder nieuwe techniek kunnen inzetten terwijl de RID meer zekerheid kan bieden ten aanzien van de continuïteit en kwaliteit van de dienstverlening. Naast de ICT diensten die de deelnemers momenteel bij de RID afnemen, kiezen ze individueel hun software en leveranciers. De RID helpt met het aan elkaar koppelen van hun software, landelijke voorzieningen en andere gegevensbronnen. Dit wordt met 7 deelnemers steeds complexer. Vanuit de deelnemers komt steeds vaker de vraag om meer te doen. Contacten met leveranciers onderhouden, proactief beheer op hun applicaties uitvoeren zijn hier voorbeelden van. Dit zijn diensten die de RID nu niet levert. Daarnaast hebben diverse onderzoeken in de afgelopen jaren laten zien dat er veel voordeel valt te halen voor de deelnemers als ze nauwer gaan samenwerken op applicatiegebied. In de ICT-wereld noemen we dat consolidatie (samen met dezelfde software werken) en rationalisatie (minder verschillende software gebruiken per deelnemer). In het beleid biedt de RID de deelnemers aan om het proces van centralisatie te ondersteunen met zaken als inkoop, contractbeheer, relatiebeheer en projectmanagement. In het nieuwe beleid is ruimte om deze rollen in de toekomst mogelijk in te gaan vullen. Dit valt en staat bij de snelheid waarmee de deelnemers dit proces willen vormgeven. Dit betekent dat de deelnemers taken die zij nu individueel uitvoeren, samen kunnen doen, waardoor de kwaliteit van hun dienstverlening verbetert. Naast software die de deelnemers aanschaffen en installeren op de hardware van de RID nemen ze steeds vaker Clouddiensten af. Deze Clouddiensten hebben wel verbindingen met de RID nodig om goed te kunnen werken. De infrastructuur van de RID is daar niet goed op ingericht en zal in de komende jaren hierop aangepast moeten worden. Hiervoor is een nieuwe doelarchitectuur opgesteld. Deze zal de beslissingen over vervangingsinvesteringen in de komende jaren gaan sturen. Een onderdeel van de doelarchitectuur en een cruciaal onderdeel van het flexibiliseren en standaardiseren van de RID-diensten is het invoeren en/of verbeteren van (nieuwe) beheersprocessen. Uit het onderzoek van PBLQ blijkt ook dat voor het voortbestaan van de RID deze processen van belang zijn. Voor de verbetering van de kwaliteit van de processen zijn extra middelen nodig. Dit betekent dat de dienstverlening naar een inhoudelijk hoger niveau gaat en dat de kwaliteit verbetert. 8

9 Met de groei in onderlinge samenwerking tussen deelnemers onderling en met de RID, wordt ook de afstemming belangrijker. Om de juiste diensten te kunnen blijven leveren en nieuwe te ontwikkelen, moet het proces van afstemming verbeteren. Hiervoor is op strategisch en tactisch niveau afstemming nodig. De RID heeft afgelopen jaren een volwassenheidsniveau behaald waarin dat ook mogelijk is. Een nieuwe governance is hiervoor in de maak. Nieuwe diensten, aanpassingen aan bestaande afspraken, invloed van nieuwe wet- en regelgeving moeten verwerkt worden in de RID-dienstverlening. Daarnaast moeten deze ontwikkelingen vertaald worden in nieuw beleid en nieuwe beleidsstukken. Het afstemmen en schrijven van beleid voor de RID is in de laatste jaren een struikelblok, omdat de RID niet is toegerust om dat te kunnen doen. Ondersteuning vanuit de deelnemers leidt niet tot het gewenste resultaat omdat het ad hoc en sporadisch geleverd kan worden. Dit betekent dat de RID kwalitatief betere beleidsstukken gaat opleveren, aansluitend op het beleid van de deelnemers. Ook is gebleken dat er meer behoefte is aan afstemming op strategisch niveau. Met de toekomstige verdubbeling van het team BA&P naar ca. 12 personen exclusief inhuur is dit niet meer door de directeur aan te sturen. Zoals eerder vermeld heeft de RID een doelarchitectuur opgesteld. In deze architectuur is beschreven hoe de RID gaat meebewegen met de marktontwikkeling en daarmee een flexibele, wendbare en gestandaardiseerde omgeving kan aanbieden. Flexibiliteit wordt gehaald uit het voor een deel afnemen van rekenkracht uit de Cloud. Hiermee hoeft de RID niet meer alle hardware zelf aan te schaffen, maar kan pieken opvangen in de Cloud. Ook het afrekenmodel voor de diensten wordt steeds meer ingericht op het toerekenen van de werkelijke kosten aan de gebruiker. Hiermee krijgen de deelnemers ook beter inzicht in de kosten van hun dienstverlening. Wendbaarheid wordt behaald door het proces van continue afstemming. Hierdoor worden vroegtijdig ontwikkelingen geïdentificeerd en kunnen aanpassingen in diensten worden doorgevoerd. Standaardisatie is van belang voor het optimaliseren van de kwaliteit van de dienstverlening. Door standaardisatie kan de RID sneller reageren, kwaliteit en compliance verbeteren, en weten de deelnemers vooraf wat ze kunnen verwachten. De deelnemers in de RID willen naast een stabiele productieomgeving ook de mogelijkheid hebben om nieuwe ideeën uit te werken en de mogelijkheden van nieuwe technologie te onderzoeken. Zij verwachten van de RID dat wij ons deze technieken eigen kunnen maken en hierover advies kunnen geven. 5.3 Wat gaan we daar voor doen De verbeteringen op het gebied van processen, regie en beleid worden mogelijk gemaakt door extra middelen in de vorm van personeel. Het beheren van centrale inkoop, contracten en relaties kan in de toekomst door de RID worden gedaan. Dit zal in eerste instantie altijd als een extra dienst voor een of meerdere deelnemers worden uitgevoerd op basis van externe inhuur. Pas als dat structurele vormen aan gaat nemen, kan het onderdeel worden van de vaste kosten van de RID. Om de doelarchitectuur in te vullen zijn aanpassingen nodig die niet uit de vervangingsinvestering betaald kunnen worden. Het aansluiten op Cloudconcepten betekent dat er betaald wordt op basis van abonnementen en niet meer op basis van investeringen. Daarnaast worden diensten afgenomen als deze specialistische kennis vraagt die niet aanwezig is. De ICT-beveiliging moet worden aangepast om te voldoen aan de nieuwe eisen en wensen om: - Cloudapplicaties aan te sluiten; - Mobiel te kunnen werken; - Te kunnen uitwijken naar de Cloud en - Invulling te geven aan wensen en eisen uit wet- en regelgeving. Het beheerproces van de digitale werkplek is zeer arbeidsintensief. Om dit te verminderen worden drie trajecten gestart: - verminderen van het aantal deelnemerspecifieke omgevingen (per organisatie 4 omgevingen terug naar totaal maximaal 4) - Versimpelen van het virtualiseren van applicaties (doorlooptijd verminderen van 2-3 dagen naar 1 dag) - Inrichten van een selfservice portal voor deelnemers waarin geautoriseerde medewerkers zelf applicaties kunnen toewijzen aan andere gebruikers Hiervoor is een aanpassing in de licenties nodig. Het gevolg is dat de RID wendbaarder wordt en dat nieuwe versies sneller geleverd kunnen worden en nieuwe producten sneller beschikbaar zijn. Mocht dit leiden tot verlaging van de beheerdruk, dan wordt de keuze aan het Algemeen Bestuur voorgelegd om deze capaciteit in te zetten voor extra kwaliteit of vermindering van personeel. 9

10 De inrichting van de RID datacenters gaat in de komende jaren ook veranderen. Nieuwe inzichten en ontwikkelingen in de markt maken dat de huidige situatie moet veranderen. Hiervoor gaat de RID de volgende acties ondernemen: - Consolideren van datacentra (van 2 naar 1) - Datacenter inrichten en beheren als een Community-Cloud - Koppelen van cloudcapaciteit voor flexibiliteit en opvangen pieken - Uitwijk realiseren naar de Cloud Om het datacenter van de RID te kunnen beheren als een community cloud, is software nodig dat dat ondersteunt. Hiermee kunnen automatisering en standaardisering van beheerstaken worden ingeregeld, beheerprocessen beter ingericht, gebruik per deelnemer gerapporteerd en uitwijk naar de cloud worden uitgevoerd. Om goed inzicht te krijgen in de status van processen en de ontwikkelingen in groei van data en rekenkracht, ontstaat behoefte aan meer gestructureerde rapportages. Hiervoor willen we standaard rapportages gaan inrichten en onderhouden. Hiermee kunnen we vroegtijdig limieten in capaciteit onderkennen, waardoor de RID voorspelbaarder wordt. Hiervoor zijn extra middelen in de vorm van personeel nodig. Bovenstaande veranderingen worden de komende jaren uitgevoerd. Beheerders zullen hier ook aan mee moeten werken. Om het verlies aan productiviteit op te vangen, zal voor deze periode vervanging geregeld moeten worden. Omdat dit telkens andere expertise zal zijn, willen we dit via een flexibele schil ten behoeve van vervanging inrichten. Met de komst van deze nieuwe technologie en manieren van werken ontstaat ook een behoefte aan nieuwe expertise en competenties. Hiervoor is extra ruimte nodig voor training en begeleiding. Als gevolg van de groei van de RID moet de huisvesting aangepast worden. Dit betekent onder andere de aanpassing van het huurcontract en meer facilitaire kosten (bureaus, werkplekken, etc). Om aan de innovatie behoefte van de deelnemers te voldoen wil de RID een innovatielab inrichten waar ruimte is om met nieuwe technologie te experimenteren. Hiervoor is budget nodig voor zowel middel als mensen. De deelnemers zullen hier gemeenschappelijk profijt van hebben omdat de uitkomsten met allen gedeeld worden. Omdat iedereen er profijt van heeft, is gekozen om het innovatielab op te nemen in de begroting. 5.4 Wat mag het kosten Bedragen x Personeelskosten ten behoeve van regierollen Extra opleidingen ten behoeve van realisatie visie (inclusief vervangingsbudget) Innovatie Software en abonnementen Totaal

11 6 Investeringen Voor deze kadernota zijn de staat van Investeringen en het Meerjarig Investerings Plan (MIP) herijkt als gevolg van uitwerking van de nieuwe doelarchitectuur die volgt op de nieuwe visie. Dit heeft budgettaire gevolgen. Uitgaven die worden gedaan in een object dat meerdere jaren meegaat, worden geactiveerd. Dat betekent dat het AB een krediet moet voteren ter hoogte van het te investeren bedrag. De investering wordt afgeschreven op basis van het verwachte aantal gebruiksjaren. Het jaar nadat een investering is gerealiseerd, wordt gestart met het afschrijven. Omdat investeringen met vreemd vermogen worden gefinancierd, rekenen we rentekosten toe aan de investering. Het jaarlijkse afschrijvingsbedrag en de jaarlijks toegerekende rente noemen we de kapitaallast. In het Meerjarig Investeringsplan (MIP) nemen we de nieuwe investeringen op. Staat van Investeringen en MIP Verschillen kapitaallasten begroting 2018 en kadernota 2019 (bedragen x 1.000) Oud Nieuw MIP Kapitaallasten MVA Kapitaallasten IMVA Staat van investeringen Kapitaallasten MVA Memo onvermijdbare kosten Kapitaallasten IMVA Totaal In bovenstaand overzicht wordt onder het kopje oud getoond van welke meerjarige kapitaallasten werd uitgegaan in de begroting Dit voor het MIP en staat van investeringen. In de kolom nieuw zien we wat de kapitaallasten zijn na de herijking. De verschillen die tussen de verschillende documenten zichtbaar zijn, zijn het gevolg van de genoemde herijking. Wat we zien is dat de kapitaallasten na de herijking in de periode lager zijn dan in de begroting nog gedacht en dit levert een oplopend voordeel op voor de begroting. (bedragen x 1.000) Verschillen Oud Nieuw Verschil

12 7 Begrotingssaldo kadernota Alle effecten bij elkaar genomen ontstaat het volgende meerjarenperspectief. Om de lasten vanuit de kadernota te kunnen dekken, wordt de deelnemersbijdrage verhoogd. Het financiële effect per RID-deelnemer wordt in de 2 e tabel gepresenteerd. Bedragen x Totale kosten kadernota Totale dekkingsmiddelen Verhoogde deelnemersbijdrage als gevolg van kadernota Saldo Kadernota Onttrekking bestemmingsreserve Gerealiseerd resultaat Van het totaalbedrag in 2019 is incidenteel en in 2020 is incidenteel. De hogere bijdrage van de deelnemende organisaties betekent het volgende (op basis van de nieuw vastgestelde verdeelsleutel): Deelnemende organisatie Bedragen x Baarn Bunnik De Bilt Soest RDWI Utrechtse Heuvelrug Wijk bij Duurstede Totaal Uit bovenstaande tabel blijkt dat de structurele hogere deelnemersbijdrage (2022) betreft. In de eerste 3 jaar zal een incidentele hogere bijdrage noodzakelijk zijn. In de splitsing per RID-deelnemer is dit ook weergegeven. Totaalbijdragen RID-deelnemers Deelnemende organisatie Bedragen x Baarn Bunnik De Bilt Soest RDWI Utrechtse Heuvelrug Wijk bij Duurstede Totaal In de volgende tabel wordt de opbouw van dit totaalbedrag toegelicht. 12

13 Voor een uitsplitsing per RID-deelnemer geldt het volgende: Baarn: Bedragen x Begroting , cf nieuwe verdeelsystematiek Onvermijdbare kosten Kadernota 2019 structurele verhoogde bijdrage Kadernota 2019 incidentele verhoogde bijdrage Totaal Bedrag vanuit begroting was: Bunnik: Bedragen x Begroting , cf nieuwe verdeelsystematiek Onvermijdbare kosten Kadernota 2019 structurele verhoogde bijdrage Kadernota 2019 incidentele verhoogde bijdrage Totaal Bedrag vanuit begroting was: De Bilt: Bedragen x Begroting , cf nieuwe verdeelsystematiek Onvermijdbare kosten Kadernota 2019 structurele verhoogde bijdrage Kadernota 2019 incidentele verhoogde bijdrage Totaal Bedrag vanuit begroting was: Soest: Bedragen x Begroting , cf nieuwe verdeelsystematiek Onvermijdbare kosten Kadernota 2019 structurele verhoogde bijdrage Kadernota 2019 incidentele verhoogde bijdrage Totaal Bedrag vanuit begroting was: RDWI: Bedragen x Begroting , cf nieuwe verdeelsystematiek Onvermijdbare kosten Kadernota 2019 structurele verhoogde bijdrage Kadernota 2019 incidentele verhoogde bijdrage Totaal Bedrag vanuit begroting was: Utrechtse Heuvelrug: Bedragen x Begroting , cf nieuwe verdeelsystematiek Onvermijdbare kosten Kadernota 2019 structurele verhoogde bijdrage Kadernota 2019 incidentele verhoogde bijdrage Totaal Bedrag vanuit begroting was: Wijk bij Duurstede: Bedragen x Begroting , cf nieuwe verdeelsystematiek Onvermijdbare kosten Kadernota 2019 structurele verhoogde bijdrage Kadernota 2019 incidentele verhoogde bijdrage Totaal Bedrag vanuit begroting was:

14 8 Risico s en ontwikkelingen 8.1 Personeelsrisico s De gekozen doorontwikkeling is een grote stap voor de RID en het personeel. In deze kadernota is daar reeds rekening mee gehouden door het ophogen van ontwikkelings- en opleidingsbudget. In de komende jaren zal moeten blijken of al het personeel de gewenste stappen kan maken. Eventuele kosten van WW en bovenwettelijke WW komen volledig ten laste van de RID als eigen risicodrager. Er is geen reserve aanwezig om de hieruit voortvloeiende financiële risico s af te dekken. Indien de RID in de toekomst voor dergelijke kosten komt te staan, zal dat worden voorgelegd aan het bestuur. Daarnaast is het in de huidige markt lastig om de vacatures in te vullen met geschikt personeel. Momenteel zijn we aan het onderzoeken of we de vacatures op een andere manier kunnen invullen. Bijvoorbeeld door inhuur. Dit is vaak wel een duurdere oplossing. 8.2 AVG De impact van de AVG kent 2 dimensies: De impact van de AVG op de RID is op dit moment niet duidelijk. Begin 2018 wordt een onderzoek uitgevoerd op de gevolgen van de invoering van de AVG op de RID. Daarmee wordt ook duidelijk welke acties de RID voor zichzelf moet ondernemen. De impact van de AVG op de RID-deelnemers is op dit moment bij de RID onbekend. Zodra duidelijk wordt welke nieuwe of aangepaste diensten van de RID in dit kader gevraagd worden, kan de impact op de RID bepaald worden. 8.3 Informatieveiligheid Uit onderzoek naar de normen voor de Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten (BIG) is gebleken dat er onvoldoende afstemming is tussen de RID en de deelnemende organisaties met betrekking tot deze normen. Dit heeft te maken met de onduidelijkheden in de afspraken qua verantwoordelijkheden en koppelvlakken ten aanzien van de uitvoering van de BIG normen. We willen daarom waarschuwen dat de maatregelen om te voldoen aan de normen van de BIG leiden tot extra (onvoorziene) kosten. De RID wil als verantwoordelijke voldoen aan de BIG normen voor wat betreft de technische ICT-infrastructuur. Voldoen aan deze norm kan alleen als de deelnemende organisaties aangeven wat hun kwaliteitsnormen zijn met betrekking tot de BIG normenkader. Door het ontbreken van deze concrete afspraken, ontstaan er verwachtingen die de RID niet waar kan maken. In de DienstverleningsOvereenkomst (DVO) en de Diensten Portfolio (DPF) moeten duidelijke afspraken gemaakt worden hoe en waar verantwoordelijkheden belegd zijn om te kunnen voldoen aan de BIG normen. Hiervoor moeten de deelnemende organisaties voor alle applicaties waarvan zij eigenaar zijn een risicoanalyse uitvoeren op de onderdelen beschikbaarheid, integriteit, vertrouwelijkheid en privacy. Op basis van deze risicoanalyse kunnen de organisaties samen met de RID bepalen welke dienstenniveaus ingericht moeten worden en wat de financiële impact is om de benodigde maatregelen te implementeren. Door het ontbreken van de afspraken kan de RID niet aangeven met welke kosten rekening gehouden moet worden. 8.4 Impact Digitale agenda 2020 Door de RID is niet in te schatten wat de consequenties zullen zijn van de digitale agenda Gevolgen voor de RID zullen worden opgenomen in nieuwe diensten, waar tevens een bijbehorend budget met de RIDdeelnemers wordt afgesproken. 8.5 Overige ontwikkelingen 1. Smart City: Invloed van sensors en Internet of Things op ICT 2. Virtual en Augmented Reality 3. Block-Chain: KING VNG hebben hier een taakgroep voor om na te denken wat dit kan gaan betekenen 14

15 4. Nieuwe omgevingswet: duidelijk dat die er gaat komen, wat het voor de deelnemers en de RID gaat betekenen, is niet bekend. Indien bovenstaande ontwikkelingen impact hebben op de RID, zal dit in een nieuwe dienst met bijbehorend budget worden afgesloten. 15

16 9 Vaststellingsbesluit Vaststellingsbesluit Aldus vastgesteld in de vergadering van het Algemeen Bestuur d.d. 1 februari 2018 Voorzitter, Secretaris, 16