Dag van de Mobiliteit. Draaiboek

Transcriptie

1 Dag van de Mobiliteit Draaiboek

2

3 1

4 Inhoudsopgave Inleiding... 3 Wat is de Dag van de Mobiliteit?... 4 Stap 1: Organisaties werven... 6 Stap 2: Organisaties informeren... 7 Stap 3: Deelnemersgroep vaststellen... 8 Stap 4: De planning... 9 Stap 5: Aanleveren van de werkplekken Stap 6: Het werkplekkenboek Stap 7: Deelnemers/kandidaten Stap 8: PR binnen en buiten de organisatie Stap 9: Voorbereiding afsluiting Stap 10: De matching Stap 11: Communiceren van de matching Stap 12: Fase na de matching Stap 13: Uitnodiging afsluiting Stap 14: Versturen evaluatieformulier Stap 15: De Dag van de Mobiliteit Stap 16: Evaluatie Samenvatting 16 stappen Bijlage 1 Informatiefolder Dag van de Mobiliteit Bijlage 2 Agenda informatiebijeenkomst Bijlage 3 Flyer werkplek Bijlage 4 Flyer Kandidaten Bijlage 5 Tijdsbalk en voorbeeld Planning Bijlage 6 Werkplekformulier Bijlage 7 Geheimhoudingsverklaring Bijlage 8 Kandidaatformulier Bijlage 9 Matchingsoverzicht Bijlage 10 Mail matchingsoverzicht Bijlage 11 Uitnodiging afsluiting Bijlage 12 Evaluatieformulier Bijlage 13 Evaluatieverslag kandidaten Bijlage 14 Agenda evaluatie bijeenkomst Bijlage 15 Persbericht Bijlage 16 Interview Personeelsblad Bijlage 17 Kranten artikelen

5 Inleiding Waarom dit handboek? Diverse organisaties en netwerken willen zelf een evenement als de Dag van de Mobiliteit organiseren. Dit handboek is een handvat om zelf aan de slag te gaan. Voor wie? Dit handboek is bedoeld voor iedereen (samenwerkende organisaties, bestaande netwerken, werkgeversverenigingen, enz.) die de Dag van de Mobiliteit wil organiseren. Hoe werkt het? Dit handboek begint met informatie over de Dag van de Mobiliteit: Wat houdt het in, voor wie is het bestemd en wat zijn redenen om een zo n dag te organiseren? Daarna volgen 16 stappen die aan bod komen bij het organiseren van de Dag van de Mobiliteit. Iedere stap wordt uitgelegd en eindigt met de acties voor de organisator en/of de contactpersonen van de organisaties in de desbetreffend fase van het traject/project. In de tekst wordt steeds verwezen naar bijlagen. Het hoofdstuk Samenvatting 16 stappen bevat een verkort overzicht van de 16 stappen, als ook diverse bijlagen (formulieren, voorbeelden etc.). Dag van de Mobiliteit intern of met de buren Het is ook mogelijk de Dag van de Mobiliteit intern te organiseren. Het uitgangspunt van dit handboek is echter de uitvoering van de Dag van de Mobiliteit in een regio met meerdere deelnemende organisaties. Voor de organisatie van een interne Dag van de Mobiliteit, kun je het woord organisaties vervangen door afdelingen. Ook is het mogelijk om de Dag van de Mobiliteit te organiseren met een een enkele of meerdere buurorganisaties of organisaties in dezelfde branche. Welke vorm je ook kiest, de 16 stappen om tot een geslaagde dag te komen blijven hetzelfde. 3

6 Wat is de Dag van de Mobiliteit? Wat is de Dag van de Mobiliteit De Dag van de Mobiliteit is een kort samenwerkingsverband dat op projectmatige werkwijze wordt gerealiseerd. Diverse organisaties openen één dag hun deuren voor elkaars werknemers. Medewerkers krijgen de mogelijkheid om één dag bij een andere organisatie aan de slag te gaan. Hierdoor wordt het onderwerp mobiliteit tastbaar. Hoe? Elke deelnemende organisatie stelt voor één dag werkplekken beschikbaar. Elke deelnemende organisatie geeft eigen medewerkers de gelegenheid deel te nemen aan de Dag van de Mobiliteit. De deelnemende medewerkers gaan één dag bij een andere organisatie (andere werkplek) aan de slag. De dag wordt afgesloten met een gezamenlijke bijeenkomst/borrel. Organisatie De regie ligt bij voorkeur in handen van één trekker/projectleider. Hij/zij is de organisator gedurende de looptijd van het gehele traject/project. Iedere deelnemende organisatie is verantwoordelijk voor voldoende draagvlak binnen de eigen organisatie. De rol van de organisator : - is verantwoordelijk voor het succesvol managen van de Dag van de Mobiliteit; - bewaakt en coördineert de overall planning en uitvoering; - deelt het resultaat van de Dag van de Mobiliteit met deelnemende organisaties en verzorgt de evaluatie. Waarom deze Dag van de Mobiliteit? Beweging De Dag van de Mobiliteit brengt medewerkers in beweging. Een beweging die bijdraagt aan de ontwikkeling van medewerkers. Het is een prachtige mogelijkheid om eens een kijkje in de keuken van een andere organisatie te nemen en kennis te maken met een andere werkplek. Het haalt koudwatervrees weg om buiten de eigen (veilige) organisatie te kijken, prikkelt, roept vragen op, verrast, helpt keuzes te maken, ideeën op te doen, etc. Kortom; een dag meelopen op een andere werkplek levert meer op dan een gesprek alleen. Verbinding De Dag van de Mobiliteit verbindt deelnemende organisaties. De contactpersonen en medewerkers/kandidaten van verschillende organisaties ontmoeten elkaar en leren elkaar en de organisaties beter kennen. Zij werken samen om de Dag van de Mobiliteit tot een succes te maken. 4

7 De organisaties weten elkaar hierdoor beter te vinden. Samenwerken, uitwisselen, en gebruik maken van elkaars ervaring, kennis en mogelijkheden wordt hierdoor een stuk makkelijker. PR De Dag van de Mobiliteit zet mobiliteit op de kaart. Zowel binnen de organisatie als daarbuiten. Door medewerkers voor één dag buiten de grenzen van de eigen organisatie te laten kijken, wordt het onderwerp mobiliteit niet alleen zichtbaar, maar ook tastbaar. Ook draagt interne PR bij aan het neerzetten van een sfeer en cultuur waarbinnen beweging van medewerkers een middel is om te (blijven) ontwikkelen. De externe PR (dagbladen/streekbladen) zorgt ervoor dat de deelnemende organisaties hun visie op mobiliteit (regionaal en landelijk) kunnen uitdragen. Doelgroep De Dag van de Mobiliteit is voor medewerkers die een andere baan moeten/willen zoeken; gewoon eens een dagje ergens anders willen kijken; willen uitzoeken of een opleiding in een bepaalde richting iets voor hen is; gewoon nieuwsgierig zijn naar een andere organisatie of functie; graag inspiratie opdoen voor hun eigen of maar ook andere, mogelijk toekomstige werkzaamheden; willen onderzoeken of het gras echt groener is aan de overkant. Kortom: De Dag van de Mobiliteit is voor iedereen die in het kader van zijn/haar ontwikkeling een stap naar buiten moet/wil maken in beweging moet/wil komen. De Dag van de Mobiliteit is geschikt voor alle niveaus en functies. 5

8 Stap 1: Organisaties werven Welke organisaties in de regio nemen deel Voor een gevarieerd aanbod van werkplekken, is het van belang dat verschillende organisaties uit verschillende branches meedoen. Hierdoor zijn de werkplekken gevarieerd en is er voor iedere medewerker/kandidaat die een dagje mee wil lopen op een andere werkplek wat wils. Aantal werkplekken Het is belangrijk om het aantal werkplekken per organisatie vooraf af te stemmen (bij voorkeur tenminste 3) zodat iedereen weet wat de bedoeling is en hij/zij weet wat van hem wordt verwacht. Werven deelnemende organisaties Organisaties kunnen op verschillende manieren geworven worden: Direct benaderen van organisaties. Indirect door benadering via het netwerk van deelnemende organisaties Regionale brainstormsessie voor organisaties Etc. Aantal deelnemende organisaties Om te zorgen voor voldoende aanbod, keuze en uitwisseling zou een aantal van (tenminste) 8-10 organisaties moeten aansluiten. Aandachtspunt tijdsbestek De ervaring leert dat organisaties ongeveer vijf weken de tijd nodig hebben om deelname aan dit traject/project in de organisatie te bespreken incl. de besluitvorming tot daadwerkelijke deelname. Hoe de organisaties te informeren? De voorkeur gaat er naar uit om organisaties uit te nodigen voor een informatieve bijeenkomst. Voorafgaand aan deze bijeenkomst ontvangen zij informatie over de Dag van de Mobiliteit (zie bijlage 1, 2, 5 en 17). Dit wordt digitaal toegestuurd. De duur van de bijeenkomst is ca.1½ uur. Bijlage 1: Bijlage 2: Bijlage 5: Bijlage 17: Informatiefolder Dag van de Mobiliteit. Agenda van de informatiebijeenkomst. Tijdsbalk en voorbeeld stappenplanning. Krantenartikelen. Deze actie kan worden verzorgd door een voorlopige trekker/organisator. In de informatiebijeenkomst kan definitieve vaststelling/bevestiging van de trekker/organisator plaatsvinden. 6

9 Stap 2: Organisaties informeren Tijdens de informatiebijeenkomst maken de geïnteresseerde organisaties kennis met elkaar en worden zij geïnformeerd over De Dag van de Mobiliteit en de gang van zaken rond deze dag. Wanneer de organisaties naar huis gaan: Zijn zij geïnformeerd over de Dag van de Mobiliteit. Hebben zij hun wensen/verwachtingen over de Dag van de Mobiliteit kenbaar gemaakt. Is een datum voor het evenement vastgesteld. Zijn er afspraken gemaakt over het verloop van het traject/project. Is geïnventariseerd welke andere organisaties/netwerken benaderd kunnen worden voor deelname aan de Dag van de Mobiliteit. Is de over-all organisatie belegd en zij de taken benoemd en verdeeld; de organisator is bekend en contactpersonen van de deelnemende organisaties zijn geïnventariseerd. De volgende punten staan op de agenda (zie bijlage 2): Voorstelrondje aanwezige deelnemers. De werkplekken. De deelnemende medewerkers (medewerkers/kandidaten). Matching. De Dag van de Mobiliteit. PR, intern en extern. Afsluiting Dag van de Mobiliteit. Evaluatie Dag van de Mobiliteit. Acties voor de (voorlopige) organisator Maken van een agenda. Organisaties uitnodigen. Bijeenkomst voorbereiden. 7

10 Stap 3: Deelnemersgroep vaststellen Zodra duidelijk is dat er (tenminste) 8-10 organisaties deelnemen, wordt de deelnemersgroep door de organisator geïnformeerd dat de Dag van de Mobiliteit definitief doorgaat en welke organisaties deelnemen. Ook is wordt vastgesteld wie de contactpersoon/contactpersonen binnen de deelnemende organisaties zijn, via wie vanaf dat moment alle communicatie over de Dag van de Mobiliteit zal lopen. Acties voor de organisator Informeren van de deelnemersgroep dat de Dag van de Mobiliteit doorgaat. Informeren van de deelnemersgroep welke organisaties deelnemen. Afspreken met iedere organisatie wie de definitieve contactpersoon is via wie alle communicatie loopt. Maken van een verzendlijst van alle contactpersonen. Acties contactpersonen binnen de deelnemende organisaties Informeren van hun organisatie dat zij meedoen aan de Dag van de Mobiliteit. Aanleveren van de naam en contactgegevens van de contactpersoon aan de organisator. 8

11 Stap 4: De planning Een organisaties heeft gemiddeld vijf weken nodig om tot een beslissing te komen of zij meedoen aan de Dag van de Mobiliteit. De looptijd van het project m.b.t. de organisatie en de uitvoering is tussen de drie en de vier maanden, afhankelijk of er een vakantieperiode tussen zit. Wat wordt er gepland? (zie bijlage 5 Planning) 1. Het aanleveren van de werkplekken door de deelnemende organisaties 2. Verspreiden werkplekkenboek naar deelnemende organisaties 3. Aanleveren van de medewerkers/kandidaten 4. Matchen van de medewerkers/kandidaten 5. Versturen van het matchingsoverzicht naar iedere organisatie 6. Medewerkers/kandidaten informeren op welke werkplek ze geplaatst zijn 7. De dag zelf met de afsluitende bijeenkomst 8. Evaluatie 9. PR Aandachtspunten De tijdsduur tussen het aanleveren van medewerkers/kandidaten door de deelnemende organisaties en de Dag van de Mobiliteit mag bij voorkeur niet langer bedragen dan een maand. Is de tijd daar tussen groter dan bestaat de kans dat er in de situatie van deelnemende kandidaten zaken wijzigen die er aan bijdragen dat deelname aan de Dag van de Mobiliteit niet meer mogelijk is (andere baan, ontslag, verlies van motivatie). De tijdsduur tussen het versturen van het matchingsoverzicht en de Dag van de Mobiliteit mag niet langer zijn dan drie weken om dezelfde reden als hierboven genoemd. Uiterlijk twee weken voor de Dag van de Mobiliteit moeten alle deelnemende kandidaten geïnformeerd zijn. Houd rekening in de planning met vakanties, en vrije dagen. De maand mei is bijvoorbeeld een maand met vakanties en veel vrije dagen. Ook in een periode net voor en na een zomervakantie kan de aandacht vooral gaan naar lopende zaken en niet naar nieuwe activiteiten/projecten. Acties voor de organisator Maken van een planning. Versturen van de planning aan de deelnemende organisaties. De contactpersonen gedurende het gehele project per mail op de hoogte houden van: in welke fase van het project zij zich bevinden; welke actie wordt verlangd en welke termijn daarbij hoort; 9

12 Stap 5: Aanleveren van de werkplekken De werkplekken Iedere organisatie levert (tenminste 3) werkplekken inclusief begeleiding aan. De voorkeur gaat er naar uit dat deze werkplekken verschillen qua functieniveau en -inhoud. Op deze manier is sprake van een gevarieerd aanbod. dit draagt bij aan het matchen van zoveel mogelijk deelnemers/kandidaten met een werkplek. Het vinden van werkplekken De contactpersonen zorgen er voor dat er in hun organisatie werkplekken worden gecreëerd. Het advies is om werkplekken te vinden via de warme contacten binnen de organisatie; een collega aan te spreken die het prima vindt dat er één dag iemand meeloopt, een leidinggevende van een afdeling te benaderen waar een goed contact mee is, enz. De contactpersonen kunnen de flyer over de werkplekken (bijlage 3 - flyer werkplekken) gebruiken om de medewerkers/afdelingen binnen hun organisatie te informeren. Begeleiding op de werkplekken Tijdens de Dag van de Mobiliteit loopt de deelnemende kandidaat mee met een begeleider op de werkplek. Dit betekent dan ook dat de begeleiding op een werkplek vooraf goed geregeld moet zijn. De begeleider en leidinggevende moeten weten dat er op de Dag van de Mobiliteit een deelnemende kandidaat met deze begeleider mee zal lopen. Zo nodig kan de planning van de werkzaamheden hierop aangepast worden. Het aanleveren van werkplekken De contactpersonen ontvangen een mail waarin staat dat de werkplekken voor een bepaalde datum bij de organisator aangeleverd moeten worden. Ook ontvangen zij het werkplekkenformulier (bijlage 6 - werkplekformulier). Hiermee wordt de informatie over de werkplekken aangeleverd. Acties voor de organisator Verzoek versturen aan alle contactpersonen om werkplekken aan te leveren voor een bepaalde datum (zie bijlage 5 planning). Nabellen contactpersonen die nog geen werkplekken aangeleverd hebben. Acties voor de contactpersonen binnen de deelnemende organisaties Vinden van werkplekken in hun organisatie. Aanleveren werkplekken middels het werkplekkenformulier aan de organisator. 10

13 Stap 6: Het werkplekkenboek Maken van een digitaal werkplekkenboek De werkplekken worden door de organisator gebundeld in een digitaal werkplekkenboek. Naast de werkplekken zijn in dit boek opgenomen: Een lijst met de namen en contactgegevens van de contactpersonen. Geheimhoudingsformulier. Geheimhoudingsverklaring (zie bijlage 7) In sommige organisaties dienen deelnemende kandidaten (vooraf) een geheimhoudingsverklaring te ondertekenen in verband met de privacy gevoeligheid van de werkzaamheden. Vragen en overleg over de werkplekken Als de contactpersonen, na het ontvangen van het werkplekkenboek, vragen hebben over een bepaalde werkplek dan kunnen zij contact opnemen met de contactpersoon van de desbetreffende organisatie. Actie voor de organisator Bundelen van de werkplekken in het een werkplekkenboek. In dit boek is ook een lijst opgenomen met de contactgegevens van de contactpersonen en een voorbeeld van een geheimhoudingsformulier. 11

14 Stap 7: Deelnemers/kandidaten De Dag van de Mobiliteit is geschikt voor alle medewerkers die in beweging moeten/willen komen en voor iedereen die in het kader van zijn/haar ontwikkeling een stap naar buiten moet/wil maken. Maar de Dag van de Mobiliteit is ook voor medewerkers die gewoon eens een dagje ergens anders willen kijken, geïnspireerd terug willen komen op hun eigen werkplek of in het kader van eigen ontwikkeling willen (blijven) bewegen. De Dag van de Mobiliteit is geschikt voor alle niveaus en functies. Het vinden van deelnemers/kandidaten Omdat het (meestal) om een relatief klein aantal deelnemers/kandidaten gaat dat een dag op een andere werkplek meekijkt, is ons advies om de werving van deelnemers/kandidaten op kleine schaal in de organisatie uit te zetten. Vaak hebben de contactpersonen, collega s en leidinggevenden zicht op medewerkers, die wellicht geïnteresseerd zijn mee te doen aan de Dag van de Mobiliteit. Het verdient de voorkeur om deze deelnemers/kandidaten rechtstreeks en open te benaderen. Aanleveren van deelnemers/kandidaten Iedere organisatie levert naast werkplekken ook deelnemers/kandidaten aan. Een vooraf bepaald aantal deelnemers/kandidaten is sowieso verzekerd van een werkplek. Bijvoorbeeld bij het leveren van 5 werkplekken, worden sowieso 3 deelnemers/kandidaten geplaatst. Indien mogelijk worden er meer dan 3 deelnemers/kandidaten geplaatst. De organisaties kunnen van de voren laten weten welke deelnemers/kandidaten ze in ieder geval geplaatst willen zien en wat de reservedeelnemers/kandidaten zijn. Wat moeten deelnemende kandidaten weten? De Dag van de Mobiliteit is voor alle medewerkers die verder willen kijken dan zichzelf en/of hun eigen organisatie. De reden om mee te doen kan heel verschillend zijn: reorganisatie, boventalligheid, persoonlijke- of beroepsmatige ontwikkeling, inspiratie of gewoon nieuwsgierigheid. Belangrijk om te vertellen is dat: Werkplekken geen vacatures zijn. Voor nagenoeg alle werkplekken geldt dat het een dag meelopen en meekijken is. Er wordt niet verwacht dat deelnemers/kandidaten meewerken. Soms lukt het niet om alle kandidaten te plaatsen op een werkplek van hun keuze (Vraag / Aanbod). Voorkeuren voor een werkplek De deelnemende kandidaten die meedoen aan de Dag van de Mobiliteit kunnen via het werkplekkenboek een keuze maken voor een werkplek. Daarna vullen zij het kandidaatformulier in (bijlage 8). Op dit formulier vullen de deelnemende kandidaten hun contactgegevens in en hun drie voorkeuren voor een werkplek. 12

15 Aandachtspunten voor de contactpersoon van de organisaties zijn: Let op dat niet alle deelnemende kandidaten dezelfde voorkeuren invullen. De kans op een werkplek wordt hierdoor aanzienlijk kleiner. Overleg of de werkplek aansluit bij de motivatie van de deelnemende kandidaat om mee te doen. Aanleveren van deelnemers/kandidaten De contactpersonen binnen de deelnemende organisaties zijn verantwoordelijk voor het aanleveren van deelnemers/kandidaten met het kandidaatformulier bij de organisator. Dit formulier en de informatie over het aanleveren van de deelnemende kandidaten wordt samen met het werkplekkenoverzicht, geheimhoudingsformulier en de flyer kandidaten aan alle contactpersonen verstuurd. De organisator informeert de contactpersonen binnen de deelnemende organisaties in deze mail over de volgende zaken: Het werkplekkenboek. Het geheimhoudingsverklaring. Ingeval van vragen over de werkplekken met wie contact opgenomen kan worden binnen de desbetreffende organisatie (contactgegevens in het werkplekkenboek opgenomen). Het aanleveren van deelnemers/kandidaten voor een bepaalde datum middels het kandidaatformulier. Een bepaald aantal deelnemers/kandidaten wordt geplaatst. Het belang van het opgeven van meerdere voorkeuren. Laat niet alle deelnemers/kandidaten van een organisatie dezelfde voorkeuren opgeven. Acties voor de organisator Informeren van de contactpersonen over: Het werkplekkenboek. Het geheimhoudingsverklaring. Het benaderen van de contactpersonen van de andere organisaties bij vragen over werkplekken. Het aanleveren van de deelnemers/kandidaten voor een bepaalde datum (zie bijlage 5 planning) met het kandidaatformulier. Hoeveel deelnemers/kandidaten sowieso geplaatst worden. Gebruik van de flyer voor kandidaten. Duidelijk aangeven wie de reserve deelnemer/kandidaat is. Het belang van het opgeven van meerdere voorkeuren door de deelnemers/ kandidaten. Het belang van verschillende voorkeuren van deelnemers/kandidaten uit eenzelfde organisatie. Bijlagen om mee te sturen: Het werkplekkenboek Het geheimhoudingsverklaring (bijlage 7) Flyer voor deelnemende kandidaten (bijlage 4) Kandidaatformulier (bijlage 8) 13

16 Acties voor de contactpersonen binnen de deelnemende organisaties Verzamelen/selecteren van deelnemers/kandidaten. Informeren van de deelnemers/kandidaten (bijlage 4) Aanleveren deelnemers/kandidaten met het kandidaatformulier, evt. incl. geheimhoudingsverklaring (bijlage 6 en 7) 14

17 Stap 8: PR binnen en buiten de organisatie De Dag van de Mobiliteit is een prachtige aanleiding om beweging op de arbeidsmarkt op een positieve manier in de eigen organisatie en in de media onder de aandacht te brengen. Zodra de deelnemersgroep is vastgesteld en het werkplekkenboek klaar is kan deze informatie zowel intern als extern worden gedeeld. PR intern Er zijn verschillende manieren om de Dag van de Mobiliteit binnen de eigen organisatie onder de aandacht te brengen: Bericht op intranet. Bericht op prikborden. Bericht en interviews met deelnemende kandidaten in het personeelsblad (zie bijlage 16). PR extern De externe PR wordt vooraf afgestemd (agenda bijeenkomst) en wordt verzorgd door de organisator. De organisator: Verzorgt de perscontacten conform gemaakte afspraak. Overlegt met de pers over de inhoud van de artikelen. Selecteert contactpersonen voor interviews met de media. Selecteert in overleg met contactpersonen deelnemende kandidaten die voor interviews in aanmerking komen. Geeft interviews (evt. samen met contactpersonen). Om zorg te dragen voor de externe PR zijn er verschillende mogelijkheden: Vraag aan de contactpersonen van de deelnemende organisaties of zij perscontacten hebben die benaderd kunnen worden of misschien heb je zelf (via via) wel een ingang. Ga in gesprek met deze contactpersonen, regionale dagbladen, televisie, radio, streekomroep e.d. over de Dag van de Mobiliteit. Verstuur informatie over de Dag van de Mobiliteit (zie bijlage 15) Geef interviews. Vraag de contactpersonen of zij deelnemende kandidaten hebben die geïnterviewd mogen worden na de Dag van de Mobiliteit. Vraag specifiek bijvoorbeeld bestuurders van een organisatie die meedoen in de Dag van de Mobiliteit (burgemeester, wethouder, directeur, Raad van Bestuur). Selecteer een diverse groep deelnemende kandidaten (qua sekse, leeftijd, motivatie en organisatie) die voor een interview in aanmerking komt. Nodig de (lokale) pers uit voor de afsluitende bijeenkomst op de Dag van de Mobiliteit. Zie voor voorbeelden krantenartikelen (bijlage 17). 15

18 Aandachtspunten Vraag vooraf aan de contactpersonen of hun organisatie genoemd mag worden in de pers als deelnemer van de Dag van de Mobiliteit. Niet iedere organisatie gaat hiermee akkoord. Soms stellen organisaties bepaalde voorwaarden waaronder hun deelnemende kandidaten geïnterviewd mogen worden. Vraag van tevoren of je het krantenartikel mag lezen. Doorgaans is het zo dat alleen de feitelijke onjuistheden nog gecorrigeerd kunnen worden. Acties voor de organisator Contactpersonen benaderen met de vraag om perscontacten. Navragen aan contactpersonen of deelname organisatie in de pers genoemd mag worden. Informeren van de media over de Dag van de Mobiliteit. Interviews geven. Deelnemende kandidaten voor een interview selecteren. Afstemmen gebruik interview(s) met deelnemende organisatie. (lokale) Pers uitnodigen voor een afsluitende bijeenkomst. Acties voor contactpersonen binnen de deelnemende organisaties Perscontacten aanleveren/benaderen. Deelnemende kandidaten voor interview selecteren. 16

19 Stap 9: Voorbereiding afsluiting De Dag van de Mobiliteit wordt feestelijk afgesloten met een bijeenkomst/borrel. Gevraagd wordt of één deelnemende organisatie haar deuren open wil stellen voor deze afsluiting. Voor wie? Contactpersonen van de deelnemende organisaties (+ evt. bestuurders) Deelnemende kandidaten. Begeleiders op de werkplekken. Pers. Doel Deze bijeenkomst staat in het teken van delen, ontmoeten, verbinden en netwerken. De deelnemende kandidaten en begeleiders op de werkplek krijgen de mogelijkheid om hun ervaringen op een informele manier te delen. Met elkaar en met de contactpersonen van de organisaties. Door de afsluiting gezamenlijk te vieren ontstaat er verbinding tussen de deelnemende kandidaten, deelnemende organisaties en/of netwerk. De contactpersonen van de organisaties ontmoeten elkaar en kunnen hun ervaringen over de Dag van de Mobiliteit uitwisselen. Deze contacten leiden er toe dat de contactpersonen elkaar beter leren kennen en de weg naar elkaar in het vervolg makkelijker weten te vinden: netwerken! Deze afsluiting is een goede gelegenheid om de (lokale) pers uit te nodigen en deelgenoot te maken van het verloop van deze dag en de sfeer te proeven. Het is een mooi moment voor interviews met deelnemende kandidaten en contactpersonen. Aandachtspunten Centrale ligging van de locatie waar de slotbijeenkomst/borrel wordt houden. Het is belangrijk dat de contactpersonen aanwezig zijn tijdens deze bijeenkomst om hun deelnemende kandidaten op te vangen en in gesprek te gaan. Acties voor de organisator Organisaties benaderen voor een locatie voor afsluitende bijeenkomst/borrel. Contactpersonen informeren over de definitieve locatie. Bij contactpersonen het belang van hun aanwezigheid bij de afsluiting benadrukken. Overleg met ontvangende organisatie over agenda, taakverdeling, sprekers, mogelijk aantal gasten, faciliteiten, toegangsprocedure, catering, aanwezigheid pers, e.d. Eventuele activiteiten om deelnemers te ontmoeten en te verbinden. Zoals bijvoorbeeld Durftevragen ( 17

20 Stap 10: De matching De organisator controleert de aanlevering van de kandidaatformulieren en verstuurt zonodig een herinnering aan de contactpersonen van de organisaties die nog geen deelnemers/kandidaten hebben aangeleverd. Zodra alle kandidaatformulieren ontvangen zijn, start de matching. Hoe? Maak een (Excel) bestand met daarin alle werkplekken en alle deelnemers/ kandidaten. Markeer de reserve deelnemers/kandidaten. Voer de eerste, tweede en derde keuze in van alle deelnemers/kandidaten. De werkplek waarvoor slechts één deelnemer/kandidaat een eerste voorkeur heeft opgegeven kan definitief aan deze deelnemer/kandidaat toegewezen worden. Maak een eerlijke verdeling tussen de organisaties als het gaat om toewijzen van eerste, tweede en derde voorkeursplek van de deelnemers/kandidaten. En dan? Veel deelnemers/kandidaten zijn kunnen worden geplaatst op een werkplek. Toch blijven er ook deelnemers/kandidaten over die niet geplaatst kunnen worden op een van hun voorkeurswerkplekken. Er zijn nu een aantal mogelijkheden: Vraag aan organisaties of er bijvoorbeeld twee deelnemers/kandidaten mee mogen lopen op een werkplek waar je de overgebleven deelnemers/kandidaten wil plaatsen. Vraag aan organisaties of er een soortgelijke werkplek is waar een extra deelnemer/kandidaat geplaatst mag worden. Kijk in je overzicht of er een soortgelijke werk nog onbezet is en vraag de contactpersoon met zijn/haar deelnemer/kandidaat te overleggen of deze werkplek ook akkoord is. Als het niet lukt om een deelnemer/kandidaat te plaatsen kan in het uiterste geval gevraagd worden aan de organisatie of een deelnemer/kandidaat op een andere datum een dag mag meelopen. Acties voor de organisator Maak een (Excel) bestand met twee tabbladen. Tabblad 1: de werkplekken, Tabblad 2: de kandidaten en hun voorkeuren en Tabblad 3: contactgegevens deelnemers/kandidaten. Match de deelnemers/kandidaten met de werkplekken. 18

21 Stap 11: Communiceren van de matching Zodra de matching is afgerond, wordt per organisatie een matchingsoverzicht gemaakt (bijlage 9). De contactpersoon van iedere organisatie ontvangt een matchingsoverzicht met de volgende gegevens: 1. Op welke werkplek zijn de eigen deelnemende kandidaten geplaatst? Inclusief de gegevens van de begeleider. 2. Welke deelnemende kandidaten van de andere organisaties op de Dag van de Mobiliteit te gast in zijn hun organisatie? 3. Contactgegevens van zowel de eigen medewerkers/kandidaten als van hen die te gast zijn. Het is aan de contactpersonen om er voor zorg te dragen dat: De eigen deelnemende kandidaten geïnformeerd worden over de werkplek waar ze geplaatst zijn. De deelnemende kandidaten die te gast zijn in de organisatie uiterlijk twee weken van te voren uitgenodigd en geïnformeerd zijn over de praktische gang van zaken. Denk hierbij aan aanvangstijd, aanmelden, eindtijd, naam begeleider. Aandachtspunten De deelnemende kandidaten moeten geïnformeerd worden over de werkplek waar zij geplaatst zijn. De contactpersoon kan het informeren aan anderen overlaten (begeleiders op de werkplekken, leidinggevenden op de afdeling), maar blijft verantwoordelijk dat de deelnemende kandidaten tijdig geïnformeerd worden. De contactpersoon kan met zijn/haar organisatie overleggen hoe de deelnemende kandidaten die te gast zijn in hun organisatie ontvangen worden. Denk hierbij aan een gezamenlijke ontvangst of bijvoorbeeld een rondleiding. Acties voor de organisator Maken van een matchingsoverzicht per organisatie. Versturen van een matchingsoverzicht met opgave van de datum waarop de deelnemende kandidaten geïnformeerd moeten zijn (zie bijlage 9 en 10). Acties voor contactpersonen binnen de deelnemende organisaties Tijdig informeren van de deelnemende kandidaten uit de eigen organisatie over de werkplek bij de andere organisatie + gegevens begeleider. Tijdig informeren van de deelnemende kandidaten die te gast zijn in hun organisatie. 19

22 Stap 12: Fase na de matching De matchingsoverzichten zijn verstuurd en de medewerkers/kandidaten worden geïnformeerd over de werkplekken en de gang van zaken tijdens de Dag van de Mobiliteit. In deze fase bestaan de taken voornamelijk uit het beantwoorden van telefoons en mails van de deelnemende organisaties. Voorbeelden: Deelnemende kandidaten besluiten niet meer deel te nemen aan de Dag van de Mobiliteit doordat zij een andere baan gevonden hebben, door verandering van motivatie, door verplichtingen op de huidige werkplek. Deelnemers/kandidaten zijn niet geplaatst en de contactpersoon wil overleggen of er een mogelijkheid is om de deelnemers/kandidaat toch nog te plaatsen. Een werkplek blijkt niet meer beschikbaar op de geplande datum. Deelnemende kandidaten zijn niet uitgenodigd en/of geïnformeerd. Acties voor de organisator Beantwoorden van vragen van de contactpersonen. Zorgdragen dat wijzigingen en vragen met de desbetreffende organisaties gecommuniceerd worden. Waar mogelijk actief bijdragen aan een oplossing naar aanleiding van de vragen van de contactpersonen. 20

23 Stap 13: Uitnodiging afsluiting Twee weken voor de Dag van de Mobiliteit zijn alle deelnemende kandidaten geïnformeerd over de werkplek waar zij geplaatst zijn. Nu is het tijd om de deelnemende kandidaten en contactpersonen een uitnodiging voor de gezamenlijke afsluiting van de Dag van de Mobiliteit te sturen (zie bijlage 11). De contactpersonen wordt gevaagd de uitnodiging door te sturen aan de begeleiders op de werkplekken. Belangrijk is te vermelden dat de contactpersonen aanwezig zijn tijdens deze afsluiting zodat zij de medewerkers/kandidaten van hun eigen organisatie kunnen opvangen. Acties voor de organisator Vaststellen agenda in overleg met ontvangende organisaties. Maken van de uitnodiging. Versturen uitnodiging aan alle contactpersonen. Vragen aan de contactpersonen deze uitnodiging door te sturen aan de deelnemende kandidaten van hun eigen organisatie en aan de begeleiders op de werkplekken. Contactpersonen benaderen met verzoek om opgave van het aantal aanwezigen bij de afsluitende bijeenkomst en deze op de gastenlijst plaatsen. Gastenlijst doorsturen aan de ontvangende organisatie. Indien van toepassing: Uitnodigen pers voor de afsluiting, of afspraken met de pers maken voor interviews met medewerkers/kandidaten. Overleg met ontvangende organisatie over verdeling taken. Overleg met ontvangende organisatie over interne PR. Acties voor de contactpersonen van de organisaties Doorsturen van de uitnodiging aan de deelnemende kandidaten van hun eigen organisatie en aan de aan de begeleiders op de werkplekken binnen hun organisatie met verzoek om de komst ook te bevestigen. Dit kan mogelijk ook gelijktijdig met stap 11 communicatie van de matching. Inventariseren aantal aanwezigen en dit doorgeven aan de organisator. 21

24 Stap 14: Versturen evaluatieformulier Een week voordat de deelnemende kandidaten zullen meelopen op de andere werkplek, ontvangen zij het evaluatieformulier (zie bijlage 12) en een bericht om hen veel plezier en succes te wensen. Aan de deelnemende kandidaten wordt gevraagd om het formulier uiterlijk twee weken na de Dag van de Mobiliteit terug te sturen. Twee weken na de Dag van de Mobiliteit ontvangen de deelnemende kandidaten -waarvan nog geen formulier ontvangen is- een herinnering om het formulier alsnog te retourneren. Acties voor de organisator Maken van een evaluatieformulier. De deelnemende kandidaten plezier en succes wensen + versturen van het evaluatieformulier aan alle deelnemende kandidaten met de vraag dit uiterlijk twee weken na de Dag van de Mobiliteit te retourneren. Na 2 weken - versturen reminder naar alle deelnemende kandidaten om het evaluatieformulier te retourneren. Alternatieve verdeling Acties voor de organisator Maken van een evaluatieformulier en doorsturen naar de contactpersonen. Acties voor de contactpersonen binnen de deelnemende organisaties De deelnemende kandidaten plezier en succes wensen + versturen van het evaluatieformulier aan de deelnemende kandidaten van hun eigen organisatie met verzoek dit uiterlijk twee weken na de Dag van de Mobiliteit in te vullen en te retourneren. Na 2 weken - versturen reminder naar alle deelnemende kandidaten om het evaluatieformulier te retourneren. De ontvangen evaluatieformulieren gebundeld terugsturen aan de organisator. 22

25 Stap 15: De Dag van de Mobiliteit En dan is het zover. Deelnemende kandidaten van verschillende organisaties lopen één dag mee in een andere organisatie. Belangrijk op deze dag is dat de organisator en contactpersonen binnen de deelnemende organisaties goed bereiken zijn voor vragen, overleg en calamiteiten. Afsluiting De dag wordt gezamenlijk afgesloten bij een van de deelnemende organisaties. De organisator zal tijdig aanwezig moeten zijn om de deelnemende kandidaten, contactpersonen, begeleiders op de werkplekken (evt. bestuur) en de pers te ontvangen met een welkomstwoord. Acties voor de organisator Tijdig aanwezig zijn voor de afsluiting. Gasten welkom heten - welkomstwoord. Ontvangen deelnemende kandidaten, contactpersonen, begeleiders op de werkplekken. Acties zoals afgesproken tijdens het maken van de taakverdeling met ontvangende organisatie. Indien geregeld/pers aanwezig : Voorstellen deelnemende kandidaten voor een interview aan journalist. Interview journalist. 23

26 Stap 16: Evaluatie 1.) Evaluatie deelnemende kandidaten De door de deelnemende kandidaten ingevulde evaluatieformulieren zijn binnengekomen bij de organisator. Inden tenminste 50% van de formulieren procent binnen is wordt door de organisator een evaluatie verslag gemaakt en verstuurd naar alle deelnemende organisaties en alle kandidaten die deelgenomen hebben. Acties voor de organisator Verzamelen van de gegevens en hier een analyse maken. Maken van een evaluatieverslag (zie bijlage 13). Versturen evaluatieverslag naar alle deelnemende kandidaten en contactpersonen van de organisaties. 2.) Evaluatie met de deelnemende organisaties Zo snel mogelijk na de Dag van de Mobiliteit wordt een gezamenlijke bijeenkomst met de contactpersonen van de deelnemende organisaties belegd. De datum ligt na de ontvangst van het evaluatieverslag van de deelnemende kandidaten. Tijdens deze bijeenkomst wordt De Dag van de Mobiliteit geëvalueerd. Ongeveer twee weken voorafgaand aan de evaluatiebijeenkomst ontvangen alle contactpersonen een agenda voor deze evaluatie. De organisator zit de evaluatie bijeenkomst voor en zorgt voor een notulist. Het evaluatieverslag wordt nadien naar alle contactpersonen verstuurd. Aan de hand van deze evaluatie kunnen zaken voor een toekomstige Dag van de Mobiliteit worden bijgesteld, veranderd en verdiept. Acties voor de organisator Plannen van een bijeenkomst met de contactpersonen van de deelnemende organisaties. Contactpersonen informeren over de datum, locatie en tijdstip. Vooraf versturen van de agenda voor de evaluatie (zie bijlage 14). Notulist regelen. Evaluatie. Maken van een evaluatieverslag. Versturen evaluatieverslag naar alle contactpersonen. Acties voor contactpersonen Voorbereiden evaluatie aan de hand van de agenda. Bijwonen evaluatie 24

27 25 Samenvatting 16 stappen Stappen Beschrijving Bijlagen 1 Organisaties werven Om een gevarieerd aanbod van werkplekken te kunnen doen is het van belang dat er verschillende organisaties uit verschillende branches meedoen. Hierdoor zijn de werkplekken gevarieerd en is er voor iedere medewerker/kandidaat die een dagje mee wil lopen op een andere werkplek wat wils. 2 Organisaties informeren Tijdens de informatiebijeenkomst maken de geïnteresseerde organisaties kennis met elkaar en worden zij geïnformeerd over De Dag van de Mobiliteit en de gang van zaken. 3 Deelnemersgroep vaststellen Als duidelijk is dat er minimaal 10 organisaties deelnemen, wordt de deelnemersgroep geïnformeerd dat de Dag van de Mobiliteit definitief doorgaat en welke organisaties deelnemen. 4 De planning Een organisaties heeft gemiddeld vijf weken nodig om tot een beslissing te komen of zij meedoen aan de Dag van de Mobiliteit. De looptijd van het project m.b.t. de organisatie en de uitvoering is tussen de drie en de vier maanden, dit ligt er aan of er een vakantie tussen zit. 5 Aanleveren van de werkplekken Iedere organisatie levert werkplekken aan. De voorkeur gaat er naar uit dat deze werkplekken verschillen qua functieniveau en -inhoud. Op deze manier wordt er een gevarieerd aanbod gedaan en dit draagt bij aan het matchen van zoveel mogelijk deelnemers/kandidaten met een werkplek. 6 Het werkplekkenboek De werkplekken worden gebundeld in een digitaal werkplekkenboek. 7 7 Deelnemers/kandidaten Iedere organisatie levert deelnemers/kandidaten aan. Een bepaald aantal deelnemers/kandidaten is sowieso verzekerd van een werkplek. De Dag van de Mobiliteit is geschikt voor alle medewerkers die in beweging moeten/willen komen en voor iedereen die in het kader van zijn/haar ontwikkeling een stap naar buiten moet/wil maken. Maar de Dag van de Mobiliteit is ook voor medewerkers die gewoon eens een dagje ergens anders willen kijken, geïnspireerd terug willen komen op hun eigen werkplek of in het kader van hun eigen ontwikkeling willen 1,2,5 en en 6 4,7 en 8

28 (blijven) bewegen. De Dag van de Mobiliteit is geschikt voor alle niveaus en 8 PR binnen en buiten de organisatie De Dag van de Mobiliteit is een prachtige aanleiding om beweging op de arbeidsmarkt op een positieve manier in de media en in de eigen organisatie onder de aandacht te brengen. Nu de deelnemersgroep is vastgesteld en het werkplekkenboek klaar is kan deze informatie zowel intern als extern worden 10 De matching Zodra alle kandidaatformulieren ontvangen zijn start de matching Communiceren van de matching Zodra de matching afgerond is wordt per organisatie een matchingsoverzicht gemaakt. De contactpersoon van iedere organisatie ontvangt een overzicht. 13 Uitnodiging afsluiting Alle deelnemende kandidaten en contactpersonen ontvangen een uitnodiging voor de gezamenlijke afsluiting van de Dag van de Mobiliteit. Ook de begeleiders op de 16 Evaluatie Zodra tenminste 50% van de formulieren procent binnen is wordt een evaluatie verslag gemaakt en verstuurd naar alle deelnemende organisaties en alle kandidaten die deelgenomen hebben. Voorts inplannen van gezamenlijke evaluatiebijeenkomst met de contactpersonen van de deelnemende organisaties. 15,16 en 17-9 en en functies. Gevraagd wordt of een deelnemende organisatie haar deuren open wil stellen voor gedeeld. 9 Voorbereiding afsluiting De Dag van de Mobiliteit wordt feestelijk afgesloten met een bijeenkomst/borrel. deze afsluiting. 12 De matchingsoverzichten De matchingsoverzichten zijn verstuurd en de medewerkers/kandidaten worden geïnformeerd over de werkplekken en de gang van zaken tijdens de Dag van de Mobiliteit. In deze fase bestaat jouw taken voornamelijk uit het beantwoorden van telefoons en mails van de deelnemende organisaties. werkplekken worden uitgenodigd. 14 Versturen evaluatieformulier Alle medewerkers/kandidaten ontvangen een evaluatieformulier en een bericht om hen veel succes te wensen. 15 De Dag van de Mobiliteit Het is zover. Deelnemende kandidaten van verschillende organisaties lopen één dag mee in een andere organisatie. Belangrijk op deze dag is dat jij goed te bereiken bent voor vragen, overleg en calamiteiten.

29 Bijlage 1 Informatiefolder Dag van de Mobiliteit Voorbeeld informatie Dag van de Mobiliteit 2014 Tientallen medewerkers uit deze regio stapten in vorig voorjaar bij een ander bedrijf binnen. 1 dag in de keuken van een ander kijken. De een was gewoon nieuwsgierig en de ander was op zoek naar een nieuwe baan. Reacties van de deelnemers: Inspirerend, spannend en een unieke ervaring. Wat is de Dag van de Mobiliteit De Dag van de Mobiliteit is een kort samenwerkingsverband van een aantal organisaties in de regio. Organisaties openen één dag hun deuren voor elkaars werknemers. Medewerkers krijgen de mogelijkheid om één dag bij een andere organisatie aan de slag te gaan. Hierdoor wordt het onderwerp mobiliteit tastbaar. Hoe? - Elke deelnemende organisatie stelt (tenminste 3) werkplekken beschikbaar voor één dag. - Elke deelnemende organisatie geeft (afhankelijk van het aantal werkplekken) minimaal 3 en maximaal 5 medewerkers de gelegenheid deel te nemen aan de Dag van de Mobiliteit. - Deze kandidaten gaan één dag op een andere werkplek aan de slag. - De dag wordt afgesloten met een gezamenlijke bijeenkomst/borrel. - Deelname van minimaal 8-10 organisaties. Waarom deze Dag van de Mobiliteit? Aan de ene kant: - Is het een prachtige mogelijkheid om de mobiliteitskandidaten in beweging te brengen een eerste stap naar buiten. - Haalt koudwatervrees weg om buiten de eigen (veilige) organisatie te kijken. - Krijgen medewerkers de kans om een ander bedrijf te leren kennen, de sfeer op te snuiven en hun netwerk te vergroten. - Levert een dag meelopen lopen meer op dan een gesprek alleen. En aan de andere kant: - Is het voor de eigen medewerkers heel inspirerend en verfrissend om een collega uit een ander bedrijf op bezoek te krijgen. - Zet deze dag mobiliteit binnen uw organisatie op de kaart. - Wordt de verbinding in en met het netwerk vergroot. Doelgroep - Iedereen die in het kader van zijn/haar ontwikkeling een stap naar buiten moet/wil maken in beweging moet komen. - De Dag van de Mobiliteit is bedoeld voor alle niveaus en functies. 27

30 Bijlage 2 Agenda informatiebijeenkomst Agenda 1. Welkom Waarom deze bijeenkomst? Doel van Dag van de Mobiliteit. Huidige stand van zaken. Investering & opbrengsten. 2. Voorstellen deelnemers en vaststellen datum, taken en rolverdeling Voorstellen. Waarom doet jouw organisatie mee? Wat zijn de verwachtingen van jouw organisatie m.b.t. De Dag van de Mobiliteit in jouw organisatie? Reacties uit de organisatie/draagvlak/verwachtingen? Vaststelling datum van de Dag van de Mobiliteit, taken en rolverdeling. 3. De werkplekken Stand van zaken. Het (digitale) werkplekkenboek. 4. Volgende stap: het aanleveren van de kandidaten Voor welke kandidaten is de Dag van de Mobiliteit bedoeld? Hoe vind/selecteer je kandidaten. Wat vertel je de kandidaten? Hoe(veel) lever je kandidaten aan? 5. Matching Hoeveel kandidaten worden gematcht? Extra werkplekken. Het informeren van de kandidaten. 6. De Dag van de Mobiliteit Waaruit bestaat de begeleiding op de werkplekken? Hoe ontvang je de kandidaten die bij jou te gast zijn. Hoe geef je het programma vorm. 7. PR Intern Extern Hoe geef je dit vorm? Hoe geven we dit gezamenlijk vorm? Ideeën/wensen Ideeën/wensen Ervaringen Media/Contacten Tips, materialen Taakverdeling 8. Afsluiting Dag van de Mobiliteit Doel. Hoe? / Waar? Taakverdeling. 9. Evaluatie Wat willen we evalueren? Wie? / Hoe? 28

31 Bijlage 3 Flyer werkplek Dag van de Mobiliteit Op [datum] organiseren [aantal] organisaties gezamenlijk de De Dag van de Mobiliteit. Deze organisaties slaan de handen ineen en bieden drie medewerkers de mogelijkheid om één dag bij een andere organisatie aan de slag te gaan. Een mogelijkheid om een ander bedrijf te leren kennen, jezelf te ontwikkelen, inspiratie op te doen en het netwerk te vergroten. Allemaal goede redenen waarom ook onze organisatie meedoet aan de Dag van de Mobiliteit. Deelname is eenvoudig en vooral leuk en leerzaam! Het doel is om het onderwerp mobiliteit op de kaart te zetten en concreet te maken, door daadwerkelijk te doen! Waarom deze Dag van de Mobiliteit? Aan de ene kant: - Is het een prachtige mogelijkheid om werknemers in beweging te brengen een eerste stap naar buiten. - Doen medewerkers een gericht netwerkcontact en nieuwe inspiratie op. - Is de blik op gericht op kansen en mogelijkheden. En aan de andere kant: - Is het voor de eigen medewerkers heel inspirerend en verfrissend om een collega uit een ander bedrijf op bezoek te krijgen. - Nemen we met elkaar de koudwatervrees weg om echt te netwerken. - Is het een concrete stap om mobiliteit zichtbaar te maken in de organisatie. Meedoen of vragen? Wil jouw afdeling graag een werkplek voor 1 dag beschikbaar stellen, vul dan bijgaand formulier in. Voor meer informatie kun je contact opnemen met Telnr. 29

32 Bijlage 4 Flyer Kandidaten Dag van de Mobiliteit [datum].. [regio / stad].. Heeft u altijd al willen weten hoe een functie bij een ander bedrijf eruit ziet? Denkt u ook wel eens: Daar zou ik best wel eens binnen willen gluren? Wilt u contact met een collega bij een ander bedrijf en zo uw netwerk uitbreiden en inspiratie opdoen? Op [datum] organiseren.. [aantal].. organisaties gezamenlijk de De Dag van de Mobiliteit... [ aantal].. organisaties slaan de handen ineen en bieden medewerkers de mogelijkheid om één dag bij een andere organisatie aan de slag te gaan. Een mogelijkheid om een ander bedrijf te leren kennen, de sfeer op te snuiven en het netwerk te vergroten. Allemaal goede redenen waarom ook onze organisatie meedoet aan de Dag van de Mobiliteit. Deelname is eenvoudig en vooral leuk en leerzaam! Deelnemers: Meedoen of vragen? Wil je graag deelnemen aan de Dag van de Mobiliteit, vul dan bijgaand formulier in of meld je aan bij... Het ingevulde formulier stuur je naar onderstaand mailadres. Voor meer informatie kan je contact opnemen met Telnr. 30

33 Uitwerken evaluaties Verzamelen van medewerker/kandi daatformu-lieren PR regelen Voorbereiden afsluiting Evaluatie met de deelnemers 31 Bijlage 5 Tijdsbalk en voorbeeld Planning Voorbeeld fasering planning Informatiefase Voorbereidingsfase Organisaties werven en informeren Verzamelen van werkplekken Samenstellen werkplekkenboek Verspreiden werkplekkenboek 5 weken 4 weken 2 weken 1 week 3 weken wk 1 wk 2 wk 3 wk 4 wk 5 wk 6 wk 7 wk 8 wk 9 wk 10 wk 11 wk 12 wk 13 wk 14 wk 15 Uitvoeringsfase Evaluatiefase Matchen van medewerker/ka ndidaat met werkplekken Verspreiden matchingsoverzichten Uitnodiging afsluiting en evaluatie versturen Dag van de Mobiliteit Verspreiden evaluaties Verzamelen evaluaties 1 week 2 weken 1 week 1 week 1 week 1 week 1 week 2 weken wk 16 wk 17 wk 18 wk 19 wk 20 wk 21 wk 22 wk 23 wk 24 wk 25

34 Datum Actie Wie januari - 22 februari Elke organisatie levert 5 beschikbare werkplekken aan Deelnemende organisaties 32 Voorbeeld van een planning Dag van de Mobiliteit 11 februari 17 februari organisaties Dubbele aanvragen bespreken met de desbetreffende organisatie. Kandidaten die te gast zijn in jouw organisatie informeren over de organisaties Carnavalsvakantie regio Zuid 21 februari Informatiebijeenkomst over de Dag van de Mobiliteit Organisator en deelnemende 23 februari t/m 3 maart Voorjaarsvakantie regio Zuid 25 februari 4 maart Samenstellen werkplekkenboek Organisator 4 maart Verspreiden werkplekken naar deelnemende organisaties Organisator 4 maart - 18 maart Elke organisatie levert 5 kandidaten aan, waarvan 2 reserve Deelnemende organisaties kandidaten (elke kandidaat heeft de voorkeur-top 3 ingevuld) 18 maart - 25 maart Matchen van de kandidaten met de beschikbare werkplekken. Organisator 25 maart Elke organisatie ontvangt een overzicht met: Organisator - Wie gaat naar welke werkplek - Wie is te gast binnen jouw organisatie 25 maart - 9 april Kandidaten uit eigen organisatie z.s.m. informeren op welke Deelnemende organisatie werkplek ze geplaatst zijn werkplek en alle praktische zaken. (Uiterlijk 2 weken voor de Dag van de Mobiliteit zijn alle kandidaten geïnformeerd) 23 april DAG VAN DE MOBILITEIT (aan het einde van de dag een ALLEN bijeenkomst/borrel voor alle deelnemers) 4 juni Evaluatie bijeenkomst Organisator en deelnemende

35 Bijlage 6 Werkplekformulier Dag van de Mobiliteit Werkplekformulier Contactgegevens voor de voorbereiding Naam organisatie Contactpersoon Telefoonnummer Werkplek 1. Functie 2. Kennis- / werkniveau LBO MBO HBO Universitair 3. Leg in eigen woorden uit (max. 15 regels) wat de functie/werkplek inhoudt Contact- en adresgegevens werkplek Wie begeleid de kandidaat op de Dag van de Mobiliteit? Waar en hoe laat kan de kandidaat zich melden? Naam Telefoonnummer Adres Postcode en plaats Aanvangstijd 33

36 Bijlage 7 Geheimhoudingsverklaring Logo organisatie Geheimhoudingsverklaring [Naam kandidaat] is zich bewust van de plicht tot geheimhouding met betrekking tot alle informatie die hij/zij tijdens de Dag van de Mobiliteit verkrijgt van en over [naam organisatie] en derden en waarvan hij/zij het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs kan vermoeden. Hij/zij zal deze informatie vertrouwelijk behandelen en er zorg voor dragen dat deze informatie niet ter kennis van derden wordt gebracht, ook niet na afloop van de dag. [Naam kandidaat] tekent daartoe deze verklaring. Naam: Datum: 34

37 Bijlage 8 Kandidaatformulier Dag van de Mobiliteit Kandidaat formulier Kandidaat Naam Organisatie adres Telefoonnummer Werkplek keuze In het werkplekkenboek wordt een overzicht gegeven van alle werkplekken. Geef hieronder uw 1 e, 2 e en 3 e voorkeur aan door de organisatie en de functienaam in te vullen. Organisatie Functienaam 1 e keuze 2 e keuze 3 e keuze 35

38 Actie Informeer je eigen kandidaten over de werkplek waar zij geplaatst zijn. Vertel de kandidaten dat zij een bericht kunnen verwachten van de organisatie waar zij geplaatst zijn. Zij worden door deze organisatie geïnformeerd over de praktische gang van zaken op de Dag van de Mobiliteit. Deze kandidaten zijn op [ datum DvM] te gast in jouw organisatie Naam Organisatie Functie Telefoonnr. Actie Informeer de kandidaten die bij jouw organisatie op bezoek komen over de werkplek waar zij geplaatst zijn. Je kunt hierbij denken aan: Aanvangstijd adresgegevens - toegangsprocedure (legitimatie indien nodig) parkeergelegenheid Bij wie melden: contactgegevens ( /telefoon) van de contactpersoon. Lunch - eventueel informatie over de organisatie/werkplek. Indien nodig geheimhoudingsverklaring (zie bijlage). Eindtijd. 36 Bijlage 9 Matchingsoverzicht Waar gaan jouw kandidaten naar toe op? Naam kandidaat Organisatie Functie

39 Bijlage 10 Mail matchingsoverzicht Voorbeeldmail over de matching en wanneer/hoe de kandidaten te informeren over de plaatsing. Beste, Hierbij stuur ik je het matchingsoverzicht voor de Dag van de Mobiliteit op [datum]. De matching De matching van de kandidaten en werkplekken voor de Dag van de Mobiliteit is rond. We hebben geprobeerd om zoveel mogelijk rekening te houden met de voorkeuren van de kandidaten en zoveel mogelijk kandidaten te plaatsen. In de bijlage vinden jullie een document met twee overzichten: 1. Overzicht plaatsing van jouw kandidaten & acties. 2. Overzicht kandidaten die geplaatst zijn op een werkplek binnen jouw organisatie & acties. Kort samengevat: Stap 1: informeer zo snel mogelijk de kandidaten uit de eigen organisatie over de werkplek waar zij op [datum DvM] geplaatst zijn. Stap 2: de kandidaten die te gast zijn in een andere organisatie worden vanaf [datum] en voor [datum] geïnformeerd door de organisatie die hen zal ontvangen op [datum DvM]. Informeren kandidaten De kandidaten die te gast zijn in jouw organisatie, mogen vanaf 10 oktober worden geïnformeerd. Dit kan je zelf doen, je kan het overlaten aan de begeleiders op de werkplekken of misschien heb je nog een ander idee wie de kandidaten informeert. In de bijlage vind je in ieder geval een lijstje met zaken waaraan je kunt denken als je deze kandidaten wilt informeren. Mocht je het informeren van de kandidaten overlaten aan anderen, check dan tijdig of dit ook gebeurd is. Actie Informeer de kandidaten die bij jouw organisatie op bezoek komen vanaf [datum] en voor [datum] over de werkplek waar zij geplaatst zijn. Je kunt hierbij denken aan: Aanvangstijd adresgegevens - toegangsprocedure (legitimatie indien nodig) parkeergelegenheid Bij wie melden: contactgegevens ( /telefoon) van de contactpersoon. Lunch - eventueel informatie over de organisatie/werkplek. Indien nodig geheimhoudingsverklaring (zie bijlage). Eindtijd. Met vriendelijke groet, 37

40 Bijlage 11 Uitnodiging afsluiting Voorbeeld van een uitnodiging voor de afsluiting. DAG VAN DE MOBILITEIT Feestje! Elkaar ontmoeten en ervaringen delen! Op [datum] vieren we een feestje! Borreltijd! Heel graag sluiten we De Dag van de Mobiliteit gezamenlijk af. Locatie Adres Tijdstip Parkeren Openbaar vervoer Je bent van harte welkom. We zijn heel benieuwd naar jouw ervaringen! Wil je ons laten weten of we op je komst kunnen rekenen? Je kunt dit doen door een mail te sturen naar: Met vriendelijke groet, 38

41 Bijlage 12 Evaluatieformulier Dag van de Mobiliteit [regio/plaats] [datum] Evaluatieformulier Organisatie Naam organisatie : Naam kandidaat : Evaluatieformulier 1. Wat waren jouw verwachtingen van deze dag? 2. Wat vertel je je collega s over je ervaringen van deze dag? 3. Zou je bij deze organisatie willen werken? Wat spreekt je aan binnen deze organisatie en wat niet? 4. Zou je een ander aanraden om mee te doen aan de Dag van de Mobiliteit? 5. Heb je nog tips voor een volgende keer? 6. Zou je de volgende keer weer mee doen? ja nee, omdat 7. Wat voor cijfer geef je aan deze dag? 39

42 Bijlage 13 Evaluatieverslag kandidaten Voorbeeld verslag van een evaluatie Evaluatie deelnemers Dag van de Mobiliteit [datum] Aantal deelnemende organisaties.. Aantal werkplekken.. Aantal deelnemers.. Aantal ingevulde evaluaties.. Hieronder een samenvatting van de reacties van.. deelnemers. Wat waren uw verwachtingen bij De Dag van de Mobiliteit? Kennis verbreden en delen Over een organisatie. Over een specifieke werkplek. Over een manier van werken. Arbeidsmarkt verkennen Hoe is de organisatiecultuur? Spreekt de werkplek en/of de werksfeer me aan? Zijn er kansen voor mij binnen deze organisatie? Netwerken. Overig Geen specifieke verwachtingen / blanco ingestapt. Voor de afwisseling meegedaan. Vorig jaar was leuk, dus verwachtte ik ook dit jaar weer een leuke dag. Hoe heb je deze dag ervaren/wat heeft deze dag opgeleverd? Leerzaam, prikkelend en inspirerend om eens in een andere organisatie rond te kijken en kennis te maken met de taken binnen een andere functie. Mogelijkheid om te toetsen of een andere organisatie/functie passend zou kunnen zijn. Het houdt je scherp bij het beoordelen van je eigen werk(gever). Het is zeer laagdrempelig. Zou je nog eens deel willen nemen? En zou je het anderen aanbevelen? Vrijwel iedereen (N = 69) zou volgend jaar nog eens deel willen nemen aan De Dag van de Mobiliteit. De redenen die genoemd zijn om niet meer deel te nemen, zijn onder meer: graag andere collega s de kans geven om deze ervaring op te doen. hopelijk volgend jaar een andere baan, zodat deelname niet meer nodig is. je kunt het zelf ook regelen, zodat je gerichter kan kiezen voor een werkplek. Nagenoeg iedereen (N = 72) zou De Dag van de Mobiliteit aan anderen aanbevelen. Tips voor een volgende keer Meer 40

43 Een aantal deelnemers heeft een halve dag meegelopen. De meeste van hen hebben ervaren dat een halve dag te kort is om een goed beeld te krijgen op een werkplek en organisatie. Wens voor verlenging van het programma naar één of zelfs meerdere dagen. Meer dagelijkse werkpraktijk in het programma opnemen en zo mogelijk de deelnemer ook echt mee laten werken. Vaker per jaar organiseren. Minder Vooraf kunnen afstemmen met de organisatie of een halve dag meelopen ook mogelijk is. Wat anders kan Minder tijd besteden aan kennismaking ontvangende organisatie: geen rondleiding, maar meedraaien in een functie. Betere communicatie naar deelnemers toe ten aanzien van wat je van de dag kan verwachten, waar je moet zijn, wie je bij verhindering kan bellen. Graag vooraf een keuze kunnen maken voor een werkplek in plaats van enkel de voorkeur voor een bedrijf kunnen aangeven (deelnemers van de Radboud Universiteit). Tips geven aan deelnemers ten aanzien van hoe je je voor kunt bereiden op deze dag en hoe je de ervaringen die je opdoet tijdens deze dag kunt gebruiken in eventuele vervolgstappen. Goede matching / afstemming tussen ontvangende organisatie en deelnemer: bijvoorbeeld op kennis- en opleidingsniveau, zelfde functie. Evaluatie / afsluitende borrel De informele borrel behouden: een fijne gelegenheid om ervaringen te delen, te netwerken en de dag goed af te sluiten. Naambordjes voor zowel deelnemers als contactpersonen, zodat je makkelijker met elkaar in gesprek kunt gaan. Gemiddeld cijfer De deelnemers geven een gemiddeld cijfer van een 8,0 (N=34). 41

44 Bijlage 14 Agenda evaluatie bijeenkomst Agenda Aan Datum Plaats Tijdstip : : : : Welkom 1. Evaluatie Dag van de Mobiliteit Voorbereiding: - Planning en communicatie. - Inventarisatie werkplekken. - Werkplekkenboek - Selectie van de kandidaten - Matching van de kandidaten. - Wat werkte wel, wat niet en wat zou je anders willen zien. Uitvoering: - Plaatsing van de kandidaten. - Informeren van de kandidaten. - Informeren van de begeleiders op de werkplekken. - Wat werkte wel, wat niet en wat zou je anders willen zien. Afsluiting - Afsluitende borrel - Tips/suggesties Evaluatie: - Wat zijn de reacties van de kandidaten, hoe hebben zij het ervaren? - Wat zijn de reacties van de begeleiders, hoe hebben zij het ervaren? - Wat werkte wel, wat niet en wat zou je anders willen zien. Algemeen: - Zouden jullie nog eens willen deelnemen aan deze dag? - Wat was nou echt de kracht van deze dag? - Verbeterpunten 2. Afspraken/acties 3. Afsluiting 42

45 Bijlage 15 Persbericht Voorbeeld van een persbericht Plaats, [datum] De Dag van de Mobiliteit Op [datum] vindt de De dag van de Mobiliteit plaats. Tijdens deze dag krijgen ca. medewerkers uit verschillende organisaties in [regio / steden] de kans om voor één dag bij een ander bedrijf aan de slag te gaan.. verschillende organisaties zetten voor één dag de deuren open voor elkaars medewerkers. Medewerkers krijgen tijdens deze dag de kans om een ander bedrijf te leren kennen, de sfeer op te snuiven en het netwerk te vergroten. Dit initiatief is een methode om medewerkers naar buiten te laten kijken en in beweging te brengen. Bedrijven die deelnemen aan de Dag van de Mobiliteit zijn o.a:... Noot voor de redactie: Voor meer informatie kunt u contact opnemen met: [Naam] [Contactgegevens] 43

46 Bijlage 16 Interview Personeelsblad Voorbeeld van een interview in een personeelsblad van CVZ 44

47 45

48 Bijlage 17 Kranten artikelen 46

49 47

50 48