Draaiboek 12 november 2015

Transcriptie

1 Draaiboek 12 november 2015

2 Inhoudsopgave Inhoudsopgave Voorwoord Wat is de dag van de mobiliteit? Planning Stappenplan Stap 1: Aanleveren van de werkplekken Stap 2: Werknemers werven Stap 3: Het matchen Stap 4: Communiceren van de gemaakte match Stap 5: PR intern en extern Stap 6: Feestelijke afsluiting Stap 7: De evaluatie Samenvatting 7 stappen... 19

3 Voorwoord Alweer 7 jaar werken wij met jullie aan duurzame inzetbaarheid van personeel. We matchen meestal in onze kringbijeenkomsten, dus waarom dan nu alles op 1 dag? We willen laten zien dat het ACE netwerk mensen in beweging brengt. En we willen dat er over gepraat wordt: intern, bij jouw organisatie, maar ook extern, in de regio. Mobiliteit brengt beweging, groei, ontwikkeling en verbinding van mensen en organisaties. Dat is waar ACE voor staat! Waarom dit handboek? Iedere stap en fase van het project wordt kort en duidelijk beschreven, evenals de acties die daarbij horen. Dit om de dag zo goed mogelijk te laten verlopen en samen het maximale resultaat te behalen. Voor wie? Dit draaiboek is bedoeld voor alle contactpersonen van de deelnemende organisatie die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van dit project. Hoe werkt het? Dit draaiboek begint met informatie over de Dag van de Mobiliteit. Wat houdt dit project in, voor wie is het bestemd en wat zijn redenen om zo n dag te organiseren? Daarna wordt verteld welke stappen moeten worden gemaakt om de Dag van de Mobiliteit te organiseren. Iedere stap wordt uitgelegd en eindigt met de acties voor contactpersonen van de deelnemende organisatie. Het hoofdstuk Samenvatting stappen bevat een overzicht van de stappen, de acties en de bijlagen. Auteursrechten en copywrite Dit handboek is eigendom van de Stichting ACE. De auteursrechten die uit dit draaiboek of onderdelen daarvan voortvloeien komen toe aan de Stichting ACE en de Stichting ACE behoudt zich die rechten uitdrukkelijk voor. De informatie uit dit draaiboek is bestemd voor intern gebruik. Zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de Stichting ACE is het niet toegestaan dit draaiboek te verveelvoudigen, door te zenden of beschikbaar te stellen aan derden. Etten-Leur, 25 juni 2015 Stichting ACE Markt CB ETTEN-LEUR

4 Wat is de dag van de mobiliteit? Diverse organisaties en bedrijven openen op de Dag van de Mobiliteit één dag hun deuren. Medewerkers krijgen de mogelijkheid om één dag bij een andere organisatie aan de slag te gaan. Hoe? Elke deelnemende organisatie stelt voor één dag een x-aantal werkplekken beschikbaar. Elke deelnemende organisatie geeft evenzoveel medewerkers de gelegenheid deel te nemen aan de Dag van de Mobiliteit. Deze werknemers kijken 1 dag mee op een andere werkplek in een andere organisatie. De dag wordt afgesloten met een gezamenlijke borrel. Voor wie? De Dag van de Mobiliteit is voor werknemers die een andere baan moeten/willen zoeken en tevens voor werknemers die gewoon eens een dagje ergens anders willen kijken. De Dag van de Mobiliteit is er ook voor mensen die willen uitzoeken of een opleiding in een bepaalde richting iets voor hen is en voor medewerkers die gewoon nieuwsgierig zijn naar een andere organisatie of functie. Voor mensen die graag inspiratie opdoen voor hun eigen werkzaamheden en voor mensen die willen onderzoeken of het gras echt groener is aan de overkant. Kortom: De Dag van de Mobiliteit is voor iedereen die in het kader van zijn/haar ontwikkeling een stap naar buiten moet/wil maken in beweging moet/wil komen. De Dag van de Mobiliteit is geschikt voor alle niveaus en functies. Beweging De Dag van de Mobiliteit brengt mensen in beweging en beweging draagt bij aan ontwikkeling van mensen. Het is een prachtige mogelijkheid om eens een kijkje in de keuken van een andere organisatie te nemen en kennis te maken met een andere werkplek. Het haalt koudwatervrees weg om buiten de eigen (veilige) organisatie te kijken, prikkelt, roept vragen op, verrast, helpt keuzes te maken en ideeën op te doen. Kortom; een dag meelopen op een andere werkplek levert meer op dan alleen een gesprek. Verbinding De Dag van de Mobiliteit verbindt de deelnemende organisaties. De contactpersonen en werknemers van verschillende organisaties ontmoeten elkaar en leren elkaar en de organisaties beter kennen. Zij werken samen om de Dag van de Mobiliteit tot een succes te maken. De organisaties weten elkaar hierdoor beter te vinden en het netwerk van de werknemer wordt vergroot. Samenwerken, uitwisselen en gebruik maken van elkaars ervaring, kennis en mogelijkheden wordt hierdoor een stuk makkelijker.

5 Planning Datum Actie Wie Per direct Start aanmelding organisaties / invoeren werkplekken op Deelnemende organisatie Per direct Na aanmelding van organisatie kunnen werknemers een profiel aanmaken op Deelnemende organisatie 18 juli - 30 augustus Zomervakantie Regio Zuid 14 september Herinnering invoeren werkplekken ACE 5 oktober Vooraankondiging kiezen werkplek Werknemer 5 oktober Uitnodiging borrel versturen aan werkplekbegeleider, werknemers en bedrijfscoördinatoren 9 oktober Einde werkplekken invoeren + aanmaken werknemersprofielen 12 oktober De site wordt opengesteld voor de werknemers. De werkplekken zijn zichtbaar en er kan gematched worden. ACE ACE ACE 19 oktober Herinnering kiezen werkplek Werknemer 24 oktober 1 november Herfstvakantie regio Zuid 2 november Einde matchen, start eindfase ACE 12 november DAG VAN DE MOBILITEIT (aansluitend een borrel voor alle deelnemers in de Rabobank, Etten-Leur van uur) ALLEN

6 Stappenplan Stap 1: Aanleveren van de werkplekken De werkplekken Iedere organisatie levert een x-aantal werkplekken aan. De voorkeur gaat er naar uit dat deze werkplekken verschillen qua functie-inhoud en niveau. Op deze manier is er een gevarieerd aanbod en dit draagt bij aan het matchen van zoveel mogelijk werknemers met een werkplek. 1 werkplek voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt Graag willen we mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt (bijstandsgerechtigden, WW, Wajong) de kans geven om mee te doen met de Dag van de Mobiliteit. We willen je vragen om in je eigen organisatie 1 werkplek ter beschikking te stellen voor deze doelgroep. De matching van deze werkplekken zal niet via de site verlopen, dit zullen we middels een zorgvuldige selectie handmatig gaan doen. Wil je hieraan meewerken? Bied dan deze werkplek aan bij Annerique Roosegaarde Bisschop, of Annerique@ACEnetwerk.nl. Het vinden van werkplekken Creëer ambassadeurs in je organisatie! Collega s waarvan je weet dat ze het thema mobiliteit een warm hart toedragen en die het goede voorbeeld willen geven naar hun team/collega s, etc. Lees verder stap 5: PR intern en extern. Begeleiding op de werkplekken Tijdens de Dag van de Mobiliteit loopt de werknemer mee met een begeleider op de werkplek. Het is de bedoeling dat je de werknemer mee laat kijken op de werkplek. Neem van te voren contact op met de werknemer die een dagje komt meelopen om de verwachtingen over en weer helder te krijgen. Dit helpt jou om de begeleiding goed te regelen en de werknemer haalt alles uit zijn dag meelopen. Het aanleveren van werkplekken Op de site kun je, nadat je bent ingelogd, werkplekken opvoeren. Wees zo helder mogelijk hoe jouw werkplek eruit ziet en wat de werknemer kan verwachten. Is het noodzakelijk dat er een geheimhoudingsverklaring/verklaring omtrent goed gedrag/etc. moet worden getekend/overhandigd alvorens de werknemer kan beginnen? Dan kun je dit ook vermelden bij de informatie over de werkplek. Acties voor de contactpersoon bij de deelnemende organisatie: Werkplekken binnen de organisatie in beeld brengen Werkplekken opvoeren op Begeleiding op de werkplekken organiseren

7 Stap 2: Werknemers werven Iedere organisatie levert even zoveel werknemers aan als dat er werkplekken beschikbaar gesteld worden. Mochten er minder werknemers zijn dan werkplekken in jouw organisatie dan is het verzoek om toch de extra werkplekken ter beschikking te stellen. Hiermee kunnen we garanderen dat elke werknemer die zich aanmeld een werkplek kan reserveren. De Dag van de Mobiliteit is geschikt voor alle werknemers die in beweging moeten/willen komen en voor iedereen die in het kader van zijn/haar ontwikkeling een stap naar buiten moet/wil maken. Maar de Dag van de Mobiliteit is ook voor werknemers die gewoon eens een dagje ergens anders willen kijken, die geïnspireerd terug willen komen op hun eigen werkplek, die in het kader van hun eigen ontwikkeling willen blijven bewegen. De Dag van de Mobiliteit is geschikt voor alle niveaus en functies. Wat moeten werknemers weten? De redenen om mee te doen kunnen heel verschillend zijn; reorganisatie, boventalligheid, persoonlijke- of beroepsmatige ontwikkeling, inspiratie of gewoon nieuwsgierigheid. Belangrijk om te vertellen is dat: Werkplekken geen vacatures zijn. Voor nagenoeg alle werkplekken het een dag meelopen en meekijken is. Er wordt niet verwacht dat werknemers mee werken. Een werkplek kiezen De werknemers die meedoen melden zich aan op en maken daar een profiel aan (het aanmelden kan pas nadat je je als organisatie hebt aangemeld). In oktober ontvangt elke werknemer een mail met daarin de datum dat de werkplekken gereserveerd kunnen worden. Zodra de werkplek is gereserveerd, is hij ook direct voor de werknemer. Het is dus wie het eerst komt, het eerst maalt. Acties voor de contactpersoon bij de deelnemende organisatie: Selecteren van de werknemers Informeren van de werknemers Werknemers melden zich aan op Werknemers kiezen een werkplek op Er is een grote kans dat de werkplekbegeleiders zichzelf ook als deelnemer moeten aanmelden op de website. Hierover wordt op dit moment overleg gevoerd met de bouwer van de site. Een mogelijke aanmelding van de werkplekbegeleiders dient om eventuele correspondentie na het maken van een match soepeler te laten verlopen. Zodra definitief word je hierover direct geïnformeerd.

8 Stap 3: Het matchen Zodra de site opengesteld wordt, begin oktober, kan het matchen beginnen. Werknemers kiezen zelf hun werkplek. Na een reservering van de werkplek is deze ook direct voor de werknemer. Uit ervaring weten we dat de meeste werknemers een werkplek kunnen vinden en reserveren. Toch blijven er werknemers over waarbij dit niet lukt. We zullen dan de volgende mogelijkheden inzetten: We vragen aan de desbetreffende organisatie of er twee werknemers mee mogen lopen op een werkplek. We vragen aan de desbetreffende organisatie of er een soortgelijke werkplek is waar een extra werknemer geplaatst mag worden. We kijken of er nog een vergelijkbare werkplek vrij is en vragen de contactpersoon met zijn/haar werknemer te overleggen of deze werkplek ook akkoord is. Als het niet lukt om een werknemer te plaatsen kan in het uiterste geval gevraagd worden aan de organisatie of een werknemer op een andere een dag mag meelopen. Het kan dus zijn dat we jouw organisatie voor een van bovenstaande voorstellen benaderen. Stap 4: Communiceren van de gemaakte match Als de werknemer zijn werkplek heeft gereserveerd ontvangen zowel de werknemer als de werkplekbegeleider een mail van de gemaakte match. In deze mail staat een link waar werkplekbegeleider resp. werknemer op kunnen klikken waarna ze de informatie ontvangen over de gekozen werkplek resp. informatie over de werknemer. Met deze gegevens kan de werkplekbegeleider van te voren contact opnemen met de werknemer om alvast kennis te maken en om de verwachtingen van de dag helder te maken. Dit helpt de werkplekbegeleider om zijn dag goed voor te bereiden. Acties voor de werkplekbegeleider bij de deelnemende organisatie: Contact opnemen met de werknemer die een dag komt meelopen om de verwachtingen helder te maken

9 Stap 5: PR intern en extern De Dag van de Mobiliteit is een prachtige aanleiding om Mobiliteit op een positieve manier onder de aandacht te brengen. De Dag van de Mobiliteit zet Mobiliteit op de kaart. Zowel binnen de organisaties als daarbuiten. Door medewerkers voor één dag buiten de grenzen van de organisatie te laten kijken wordt het onderwerp Mobiliteit zichtbaar. Ook de interne PR draagt bij aan het neerzetten van een sfeer waarin Mobiliteit een middel is om jezelf te (blijven) ontwikkelen. PR intern Er zijn verschillende manieren om de Dag van de Mobiliteit binnen de eigen organisatie onder de aandacht te brengen. Op vind je diverse communicatiemiddelen die je kunt gebruiken. PR extern Voor de externe PR zijn er verschillende mogelijkheden: landelijke- en regionale dagbladen, televisie, radio, streekomroep enz. ACE en PUUR.nu coördineren de externe PR. Gezamenlijk wordt afgestemd wie waar perscontacten heeft om hiervoor in te zetten. Ook zal de pers worden uitgenodigd bij de afsluitende borrel, dit is een goede gelegenheid om ze deelgenoot te maken van het verloop van deze dag en de sfeer te proeven. Het is een mooi moment voor interviews met werknemers en contactpersonen. Acties voor de contactpersoon bij de deelnemende organisatie: Informeren binnen de eigen organisatie of er perscontacten zijn voor gezamenlijke externe PR. Interne PR organiseren. Stap 6: Feestelijke afsluiting De Dag van de Mobiliteit wordt feestelijk afgesloten met een borrel bij de Rabobank in Etten- Leur van uur. Deze bijeenkomst staat in het teken van delen, ontmoeten en verbinden. Voor wie? Contactpersonen van de deelnemende organisaties Werknemers Begeleiders op de werkplekken Pers

10 Doel Het doel van deze bijeenkomst is: De werknemers en begeleiders op de werkplek krijgen de mogelijkheid om hun ervaringen op een informele manier te delen. Met elkaar en met de contactpersonen van de organisaties. Door de afsluiting gezamenlijk te vieren ontstaat er (nog) meer verbinding in het netwerk. De contactpersonen van de organisaties ontmoeten elkaar en wisselen hun ervaringen over de Dag van de Mobiliteit uit. Deze contacten leiden er toe dat de contactpersonen elkaar beter leren kennen en de weg naar elkaar in het vervolg makkelijker weten te vinden. Een aantal weken voor de Dag van de Mobiliteit ontvangen alle werknemers, werkplekbegeleiders en bedrijfscoördinatoren een uitnodiging voor de gezamenlijke afsluiting van de Dag van de Mobiliteit. Belangrijk is dat de contactpersoon van de deelnemende organisaties aanwezig zijn tijdens deze afsluiting zodat zij hun werknemers kunnen opvangen. Acties voor de coördinatoren binnen de organisatie: Communiceer met de werkplekbegeleiders dat ze met hun programma rekening houden met de borrel, zodat iedereen in de gelegenheid is om tijdig naar Etten-Leur af te reizen Aanwezig zijn op de afsluiting van de Dag van de Mobiliteit Stap 7: De evaluatie Na afloop van de Dag van de Mobiliteit zal er een evaluatie plaatsvinden bij de werknemers, de werkplekbegeleiders en de bedrijfscoördinatoren. De wijze waarop dit zal plaatsvinden is nog niet bekend. Je wordt hierover tijdig geïnformeerd. Acties voor de contactpersoon bij de deelnemende organisatie: Voorbereiden evaluatie aan de hand van aandachtspunten evaluatie. Evalueren van de Dag van de Mobiliteit.

11 Samenvatting 7 stappen Stappen Beschrijving Acties 1 Aanleveren van de werkplekken Iedere organisatie levert x-aantal werkplekken aan. De voorkeur gaat er naar uit dat de werkplekken verschillen qua functie-inhoud en niveau. Werkplekken binnen de organisatie in beeld brengen Werkplekken opvoeren op Begeleiding op de werkplekken organiseren 2 Werknemers werven Het informeren en selecteren van werknemers. Werknemers maken een profiel aan op 3 Het matchen Begin oktober stelt ACE alle ingevoerde werkplekken openbaar. Werknemers kiezen zelf hun werkplek. 4 Communiceren van de gemaakte match De werkplekbegeleider en de werknemer worden geïnformeerd over de gemaakte match. 5 PR intern en extern De Dag van de Mobiliteit is een prachtige aanleiding om Mobiliteit op een positieve manier onder de aandacht te brengen. De Dag van de Mobiliteit zet Mobiliteit op de kaart. 6 Feestelijke afsluiting De Dag van de Mobiliteit wordt feestelijk afgesloten met een hapje en een drankje. 7 De evaluatie Evaluatie met de werknemers, werkplekbegeleiders en bedrijfscoördinatoren. Werknemers kiezen zelf hun werkplek uit op De werkplekbegeleider neemt contact op met de werknemer om de verwachtingen helder te krijgen. Informeren binnen de eigen organisatie of er perscontacten zijn voor gezamenlijke externe PR. Interne PR organiseren. ACE zal uitnodiging sturen. ACE informeert in een later stadium de wijze waarop de evaluatie zal plaatsvinden.