Inspectierapport Nederlands Fotomuseum

Transcriptie

1

2 Erfgoedinspectie Pagina 2 van 25

3 Samenvatting De Erfgoedinspectie bespreekt in dit rapport de kwaliteit van het beheer en behoud van de collectie van het Nederlands Fotomuseum. De collectie is voor een groot deel eigendom van het museum. Het museum is op grond van de Erfgoedwet belast met het beheer van de collectie en ontvangt hiervoor subsidie van het ministerie van OCW. Hieruit volgt dat het museum dient te voldoen aan de wettelijke beheernormen. In dit rapport wordt verslag gedaan van de inspectie naar het planmatig beleid, de registratie, het behoud, de veiligheidszorg en de administratieve organisatie met betrekking tot de collectie. Ook is verslag gedaan van de zichtbaarheid van de collectie. De Erfgoedinspectie komt tot de volgende conclusies: - Het museum heeft beleid voor het collectiebeheer opgesteld, gebaseerd op een waarderingskader voor de collectie en voor de conservering en daaraan gekoppeld een prioritering van de registratie, conservering en ontsluiting van de collectie. Het ontbreekt echter aan een lange termijn planning voor de uitvoering. - De collectieregistratie voldoet aan de normen van de Erfgoedwet wat betreft de vindbaarheid, juridische status en fysieke staat maar is op onderdelen nog onvoldoende door het ontbreken van toereikende beschrijvingen en inventarislijsten in de aanwinstendatabase. - De risicoanalyse is niet meer actueel. Op grond van deze conclusies doet de Erfgoedinspectie de volgende aanbevelingen: - Voorzie het collectiebeheer van een lange termijnplanning. - Verbeter de ontsluiting van de collectie en zorg waar nodig voor verfijning van de collectieregistratie. - Actualiseer de risicoanalyse en bezie of de huidige maatregelen nog voldoen. Erfgoedinspectie Pagina 3 van 25

4 Inhoud Samenvatting 3 1 Inleiding Aanleiding Onderwerp en vraag Inspectiemethode Opzet van het rapport 6 2 Overzicht van conclusies en aanbevelingen Planmatig beleid Registratie Behoud Veiligheidszorg Zichtbaarheid Administratieve organisatie 8 3 Planmatig beleid Inleiding Bevindingen Conclusie Aanbevelingen 10 4 Registratie Inleiding Bevindingen Conclusies Aanbevelingen 13 5 Behoud Inleiding Bevindingen Conclusies Aanbevelingen 15 6 Veiligheidszorg Inleiding Bevindingen Conclusies Aanbevelingen 18 7 Toegankelijkheid Inleiding Bevindingen Conclusies Aanbevelingen 20 8 Administratieve organisatie Inleiding Bevindingen Conclusies Aanbevelingen 21 Erfgoedinspectie Pagina 4 van 25

5 Bronnen 22 Lijst van gesprekspartners 22 Lijst van geraadpleegde documenten 22 Profiel Nederlands Fotomuseum 23 Colofon 24 Erfgoedinspectie Pagina 5 van 25

6 1 Inleiding 1.1 Aanleiding Per 1 juli 2016 is de Erfgoedwet van kracht. In deze wet zijn de normen vastgelegd voor het beheer van de rijkscollectie. Een aantal normen is uitgewerkt in de Regeling beheer rijkscollectie en subsidiëring museale instellingen. Ook museale instellingen met een andere collectie en waarvan het beheer door de overheid is gesubsidieerd, vallen onder de reikwijdte van de Erfgoedwet. Het gaat om zeven museale instellingen die hierdoor voor het eerst onder het toezicht van de Erfgoedinspectie vallen. Het Nederlands Fotomuseum is één van deze instellingen. Voor de Erfgoedinspectie geeft dit aanleiding om de instellingen in 2017 en 2018 te inspecteren. De inspecties zijn te beschouwen als nulmeting. 1.2 Onderwerp en vraag De wettelijke beheernormen richten zich op het voeren van een planmatig beleid, de registratie, het behoud, de veiligheidszorg en de administratieve organisatie met betrekking tot de collectie. Ook moet de toegankelijkheid van de collectie voor het publiek worden bevorderd. Om te beoordelen of het Nederlands Fotomuseum voldoet aan de wettelijke beheernormen is op 12 en 13 december 2017 een inspectie uitgevoerd. 1.3 Inspectiemethode Een inspectie bestaat uit een documentenanalyse en een locatiebezoek. De documentenanalyse richt zich bijvoorbeeld op beleidsdocumenten, uitvoeringsplannen, protocollen en controleverslagen. Waar beschikbaar is gebruik gemaakt van actuele rapportages van het Museumregister. Een belangrijke bron is de Monitor Erfgoedinspectie (monitor). Dit is een tweejaarlijkse digitale vragenlijst gericht aan de museale beheerders van de rijkscollectie. De monitor is een instrument voor zelfevaluatie en voor het toezicht van de Erfgoedinspectie. In het kader van deze inspecties is de museale instellingen verzocht deze vragenlijst in te vullen. Het locatiebezoek bestaat uit het voeren van gesprekken en een praktijktoets. Gesprekken worden gevoerd met de directeur en de direct verantwoordelijke(n) voor het collectiebeheer. Onderdeel van de praktijktoets is een indicatieve steekproef op de collectieregistratie. Verder toetst de Erfgoedinspectie tijdens een rondgang door de tentoonstellings- en depotruimten een aantal feitelijke beheeraspecten, zoals de bewaaromstandigheden en veiligheidsmaatregelen. De conceptrapportage is ter verificatie van de bevindingen voorgelegd aan de geïnspecteerde instelling, waarna de opmerkingen zijn verwerkt in het eindrapport. 1.4 Opzet van het rapport Hoofdstuk 2 geeft een overzicht van de conclusies en aanbevelingen. De hoofdstukken 3 t/m 8 hebben betrekking op de inhoudelijke onderwerpen. Ieder hoofdstuk begint met een introductie van het betreffende onderwerp, gevolgd door de bevindingen, conclusies en aanbevelingen. Ten slotte bevat het rapport een bronnenoverzichten en een profiel van het museum. Erfgoedinspectie Pagina 6 van 25

7 2 Overzicht van conclusies en aanbevelingen Hieronder treft u een samenvatting aan van de conclusies en aanbevelingen in de navolgende hoofdstukken van het rapport. 2.1 Planmatig beleid Conclusies Het museum heeft in voldoende mate het museum- en collectiebeleid beschreven. Het ontbreekt aan een planmatige uitwerking van het collectiebeleid met doelen en beschikbare middelen, zoals voor de verbetering van de toegankelijkheid en de ontsluiting van de kerncollectie. Aanbeveling Voorzie in meerjarenplanning voor de planmatige uitvoering van de doelstellingen voor het collectiebeheer. 2.2 Registratie Conclusies Het hanteren van twee niet gekoppelde digitale collectieregistratiesystemen is inefficiënt, kwetsbaar en kan leiden tot fouten. Naast de digitale registratie hanteert het museum ook analoge registers en lijsten met objectinformatie. De collectieregistratie voldoet aan de normen van de Erfgoedwet wat betreft de vindbaarheid, juridische status en fysieke staat, maar is op onderdelen nog onvoldoende toegankelijk door het ontbreken van toereikende beschrijvingen en inventarislijsten. De doorgevoerde systematiek van waarderingscodes voor collectie en conservering is een goede basis voor het stellen van prioriteiten bij het doorvoeren van verbeteringen in de registratie, conservering en ontsluiting van de collectie. Aanbevelingen Zorg voor de inrichting van een efficiënt, digitaal collectieregistratiesysteem. Verbeter de digitale toegankelijkheid van de analoge registraties. Maak op basis van een analyse van de collectieregistratie een plan van aanpak voor het verbeteren van de ontsluiting van de collectie (met name uit de aanwinstenregistratie) en zorg waar nodig voor verbetering/verfijning/wegwerken van de achterstanden en werkvoorraad van de collectieregistratie. 2.3 Behoud Conclusies De bewaaromstandigheden van de collectie voldoen aan de richtlijnen. De klimaatinstallatie is onvoldoende betrouwbaar. Het museum hanteert een waarderingscode voor de collectie en voor de conservering om de werkvoorraad te prioriteren. Voor het collectiebeheer en - behoud is dit een werkbare systematiek gezien de grote omvang van de collectie. Het museum zet vooral preventieve maatregelen in voor het collectiebehoud. Een actieve aanpak voor de depotcollectie is beperkt of ontbreekt, zoals actuele conditiecontrole, collectieschoonmaak of ompakken in juiste verpakkingsmaterialen. Aanbevelingen Zorg voor een transparant onderhoudscontract. Tref maatregelen ter verbetering van de klimaatinstallatie. Stel op basis van de conserveringscodes vast of onderdelen van de depotcollectie in aanmerking komen voor aanvullende conserveringsmaatregelen. Erfgoedinspectie Pagina 7 van 25

8 2.4 Veiligheidszorg Conclusies De Erfgoedinspectie stelt vast dat het museum in toereikende mate aandacht besteedt aan de veiligheidszorg van de collectie. De risicoanalyse is niet meer actueel. Zes jaar geleden is de risicoanalyse opgesteld en maatregelen geformuleerd. Het museum zou opnieuw moeten bezien of de genomen maatregelen de risico s in voldoende mate tegengaan, zoals bij waterschade. De prioriteitenlijst heeft onvoldoende specificerende kenmerken voor een snelle evacuatie van de collectie in het geval van een calamiteit. Aanbevelingen Actualiseer de risicoanalyse en bezie of de huidige maatregelen nog voldoen, zoals waterdetectie om waterschade tijdig tegen te gaan. Voorzie de prioriteitenlijst van voldoende specificerende kenmerken. 2.5 Zichtbaarheid Conclusies Het museum bevordert op actieve wijze de fysieke en digitale toegankelijkheid van de collectie. Gezien de enorme omvang van de collectie neemt de ontsluiting van met name de kerncollectie geruime tijd in beslag. Aanbeveling Geen. 2.6 Administratieve organisatie Conclusies De administratieve organisatie van het collectiebeheer van het Nederlands Fotomuseum is op orde. Het museum beschikt voor een groot deel over een actuele en volledige set vastgestelde procedures voor de uitvoering van de beheertaken. De implementatie is een punt van aandacht. Aanbeveling Actualiseer het resterende deel van de administratieve organisatie voor de beheertaken en implementeer de procedures binnen de organisatie. Erfgoedinspectie Pagina 8 van 25

9 3 Planmatig beleid 3.1 Inleiding De uitvoering van de beheertaken in het kader van de Erfgoedwet dient te zijn geborgd in vastgesteld planmatig beleid. Dit zorgt er voor dat het beheer niet ad hoc plaatsvindt, maar op basis van in het beleid vastgelegde doelstellingen die zijn gebaseerd op een actuele analyse van de beheersituatie. Realisatie van de doelstellingen vindt plaats door een planmatige uitwerking. Dit betekent dat de doelen zijn geoperationaliseerd in bijvoorbeeld een (meerjaren)planning of in projectplannen. Hierin zijn de realisatietermijnen aangegeven en de benodigde middelen, zoals de personele capaciteit. 3.2 Bevindingen Beleid Het museumbeleid is beschreven in het activiteitenplan Hierin zijn onder meer de missie, de visie, de strategische doelen/activiteiten, de doelgroep en de publieksactiviteiten beschreven. Medio 2017 is een ombuigingsplan op het activiteitenplan opgesteld met maatregelen om tot een gezonde financiële situatie te komen. De maatregelen hebben onder andere betrekking op de organisatieomvang, de openingstijden en het aantal tentoonstellingen en hebben geen directe gevolgen voor het fysieke collectiebeheer. Dit betekent ook dat er geen extra investeringen worden gedaan ter verbetering van het collectiebeheer; wel vinden accentverschuivingen in het beheer plaats. Het collectiebeleid is beschreven in het collectieplan Het collectieplan beschrijft onder andere de positionering van het museum op nationaal en internationaal niveau, de geschiedenis en samenstelling van de collectie, verwerving en afstoting, behoud en beheer, presentatie en onderzoek. De beschrijvingen geven een goed inzicht in de huidige situatie, de sterke en zwakke punten en de nagestreefde verbeteringen voor het collectiebeheer. Naast het collectieplan zijn er deelplannen zoals het acquisitiebeleid, het registratieplan en het conserveringsplan voor de analoge collectie. Op het gebied van veiligheidszorg stelt de Erfgoedinspectie vast dat het museum beschikt over beleid voor veiligheidszorg en een actueel calamiteitenplan (CHV-plan). Planmatige uitvoering De Erfgoedinspectie stelt vast dat er concrete beleidsdoelen voor het collectiebeheer en behoud zijn. De projectplannen of jaarplannen geven richting om op korte termijn de uitvoering van beheertaken te operationaliseren en eventuele achterstanden in te lopen. Bij voorbeeld werkt het museum aan projecten zoals het ontsluiten van het dia-archief van Ed van der Elsken of het inventariseren van de aanwinsten in het voordepot. Het ontbreekt aan meerjarenplannen op het gebied van collectiebeheer en behoud en de ontsluiting van de collectie. In de Monitor Erfgoedinspectie geeft het museum aan dat het ontbreekt in een uitwerking van de benodigde financiële middelen en personele capaciteiten en dat deze te kort schieten en niet in verhouding staan tot de omvang van de collectie (circa 5,6 miljoen objecten) en de arbeidsintensiviteit van het collectiebeheer. De Erfgoedinspectie constateert dat gegeven de beschikbare middelen het museum bij het doorvoeren van verbeteringen prioriteiten moet stellen. Erfgoedinspectie Pagina 9 van 25

10 Conclusies Het museum heeft in voldoende mate het museum- en collectiebeleid beschreven. Het ontbreekt aan een planmatige uitwerking van het collectiebeleid met doelen en beschikbare middelen, zoals voor de verbetering van de toegankelijkheid en de ontsluiting van de kerncollectie. Aanbeveling Voorzie in meerjarenplanning voor de planmatige uitvoering van de doelstellingen voor het collectiebeheer. Erfgoedinspectie Pagina 10 van 25

11 4 Registratie 4.1 Inleiding De registratie van een aantal basisgegevens van de museale cultuurgoederen is voorwaarde voor goed collectiebeheer. In de registratie zijn ten minste opgenomen gegevens met betrekking tot de identificatie, de juridische status, de standplaats en de conditie van de cultuurgoederen. De beheerder hanteert een geautomatiseerd registratiesysteem dat aansluit op het systeem van de minister. In 2020 moet dit zijn gerealiseerd. 4.2 Bevindingen Collectiesamenstelling en -omvang In het collectieplan en in de Monitor geeft het Nederlands Fotomuseum aan dat de omvang van de collectie 5,6 miljoen is. De collectie bestaat onder andere uit negatieven, dia s, afdrukken, documenten, fotoalbums en fotografica vanaf De fotografische collectie bestaat uit 166 archieven van fotografen waarvan 30 archieven tot de kerncollectie gerekend worden. Ook behoren bepaalde thema s, zoals de mijnbouw in Nederland tot de kerncollectie. Het museum is eigenaar van een groot deel van de collectie. Sinds 2011 beheert het museum ook de etno-historische fotocollectie van het Wereldmuseum van de gemeente Rotterdam met een omvang van circa objecten. De bibliotheekcollectie (handbibliotheek) bestaat uit circa titels en is geregistreerd in Adlib. Dit is inclusief circa 400 bibliofiele boeken die nog in het magazijn van de bibliotheek staan en overgebracht moeten worden naar de museumcollectie en het documentendepot. Daarnaast zijn er circa museale fotoboeken uit de collectie van Jan Wingender in het documentendepot die nog niet in de collectieregistratie zijn opgenomen, maar wel via een Excelbestand toegankelijk zijn. Registratiesysteem In 2016 heeft de Erfgoedinspectie een rapport uitgebracht over de collectieregistratie van het Nederlands Fotomuseum. Hieruit blijkt dat gezien de collectiesamenstelling van het museum de registratie is ingericht volgens een in de archiefwereld gebruikelijke systematiek. Sindsdien is er niets aan deze systematiek veranderd. Er wordt gebruik gemaakt van twee softwarepakketten, Memorix Maior en Filemaker Pro. Memorix Maior is een archiefbeheersysteem voor beheer en ontsluiting van de collectie ( records/collectiebeheer, stand ). Filemaker Pro is een databaseapplicatie waarin het museum de bestanden heeft opgenomen die het meest relevant zijn voor het fysieke collectiebeheer. Registratie in dit systeem vindt plaats op het niveau van de bewaareenheid/verpakkingseenheid (doos). Filemaker Pro bestaat onder andere uit twee bestanden voor collectieregistratie: de aanwinstenregistratie en de depotregistratie ( records/depotdatabase, stand ). Het hanteren van meerdere digitale registratiesystemen wordt door het museum als arbeidsintensief ervaren. Bijvoorbeeld moet men steeds vanuit Memorix in Filemaker de standplaats/barcode opzoeken. Daarnaast is bij een dubbele invoer in beide systemen de kans om fouten te maken groter. Er is geen automatische koppeling gerealiseerd. Erfgoedinspectie Pagina 11 van 25

12 Naast de twee digitale databases zijn er ook analoge schriftjes (registers), kaartenbakken, Word-, Pdf- en Excelbestanden met objectinformatie. De Excelbestanden met registers van fotografen van hun eigen werk kunnen in Memorix geïmporteerd worden. Het museum geeft aan dat meerdere vrijwilligers bezig zijn deze informatie gestaag in te voeren. Naast de registers beheert het museum ook correspondentie met en documentatie over fotografen in de alfabetisch geordende documentatiehangmappen. Deze informatie wordt voorlopig niet gedigitaliseerd. Registratiekwaliteit In het rapport van de Erfgoedinspectie uit 2016 is een achterstand in de aanwinstenregistratie geconstateerd. De beschrijvingen in de aanwinstenregistratie zijn zodanig beknopt dat de registratie onvoldoende een waarborg vormt voor beheersbaarheid van de collectie. Dat houdt in het bijzonder een risico in voor de collectie in het voordepot, die uitsluitend in de aanwinstenregistratie is beschreven. In 2017 is daarom het aanwinstenproject uitgevoerd om van circa 1300 verpakkingseenheden, waaronder 150 verhuisdozen de inhoud grof te kwantificeren en een standplaats (barcode) toe te kennen. Er ontbreken echter nog toereikende beschrijvingen en inventarislijsten in de aanwinstendatabase om deze collectie beter toegankelijk te maken. Een analyse van de projectgegevens moet het museum nog doorvoeren. Om nieuwe aanwinsten en achterstanden te beperken heeft het museum de afgelopen tijd een streng acquisitiebeleid toegepast. In de Monitor geeft het museum aan dat van de gehele collectie circa 12% op objectniveau en de rest op verpakkingseenheid is beschreven. Het museum geeft aan voornamelijk op het niveau van verpakkingseenheid (standplaats, conditie, aantal en soort objecten zonder inhoudelijke beschrijving) te registreren en niet op objectniveau. In de Monitor geeft het museum ook aan dat 5% van de collectie niet geregistreerd is. Dat is een grove schatting volgens het museum en inmiddels voor een groot deel ingelopen door het aanwinstenproject. De Erfgoedinspectie heeft een indicatieve steekproef uitgevoerd om een beeld te krijgen van de kwaliteit van de registraties. Geconstateerd is dat de collectieregistratie geen risico s met zich meebrengt voor het beheer van de collectie. Dit komt door de combinatie van de beheersgegevens met de ordelijke inrichting van de depots. Op basis van de steekproef constateert de Erfgoedinspectie dat: -De vindbaarheid van de geregistreerde collectie in orde is. -Er voldoende identificerende gegevens geregistreerd zijn. -De juridische status uit de registratie te herleiden is. -De fysieke staat geregistreerd is door middel van de conserveringscode. Het museum heeft in Filemaker de waarderingscode voor collectie en voor conservering ingevoerd. Deze geven prioriteit aan het registreren, beschrijven en conserveren van objecten of deelcollecties. Algemeen blijkt een kwalitatieve en kwantitatieve analyse van de registratiegegevens tijdrovend met de twee registratiesystemen. Het Nederlands Fotomuseum wil zelf op de verschillende gebieden de registratie analyseren en desgewenst verbeteren/aanvullen. Het museum denkt aan een analyse van de waarderingscodes collectie en conservering, van de nog bij te voegen digitale afbeeldingen of van de om te pakken objecten/bewaareenheden e.d. Erfgoedinspectie Pagina 12 van 25

13 Standplaatsregistratie Tijdens de inspectie heeft de Erfgoedinspectie vastgesteld dat het museum bij gebruik van de collectie geen standplaatswijzigingen doorvoert in het collectieregistratiesysteem Filemaker. Het museum geeft aan dat dit inherent is aan de standplaatsregistratie op bewaareenheid. Bij het uitlenen van een object voor bruikleen, studiezaal of restauratie worden in het depot op de betreffende plek een uitleenbon geplaatst. Dit betekent dat een controle of een object op zijn plek is, fysiek in het depot gedaan moet worden en niet opgezocht kan worden in Filemaker. Standplaatscontroles worden alleen bij gebruik van de collectie uitgevoerd. 4.3 Conclusies Het hanteren van twee niet gekoppelde digitale collectieregistratiesystemen is inefficiënt, kwetsbaar en kan leiden tot fouten. Naast de digitale registratie hanteert het museum ook analoge registers en lijsten met objectinformatie. De collectieregistratie voldoet aan de normen van de Erfgoedwet wat betreft de vindbaarheid, juridische status en fysieke staat, maar is op onderdelen nog onvoldoende toegankelijk door het ontbreken van toereikende beschrijvingen en inventarislijsten. De doorgevoerde systematiek van waarderingscodes voor collectie en conservering is een goede basis voor het stellen van prioriteiten bij het doorvoeren van verbeteringen in de registratie, conservering en ontsluiting van de collectie. 4.4 Aanbevelingen Zorg voor de inrichting van een efficiënt, digitaal collectieregistratiesysteem. Verbeter de digitale toegankelijkheid van de analoge registraties. Maak op basis van een analyse van de collectieregistratie een plan van aanpak voor het verbeteren van de toegankelijkheid van de collectie (met name uit de aanwinstenregistratie) en zorg waar nodig voor verbetering/verfijning/wegwerken van de achterstanden en werkvoorraad van de collectieregistratie. Erfgoedinspectie Pagina 13 van 25

14 5 Behoud 5.1 Inleiding Door er voor zorg te dragen dat de collectie in goede staat blijft wordt deze ook voor volgende generaties behouden. Passende bewaaromstandigheden voor de collectie zijn daarbij van belang. Wat passend is, is maatwerk. Dit hangt samen met de aard en het gebruik van de collectie en met het gebouw. Passende bewaaromstandigheden worden beïnvloed door de inrichting van ruimten waar cultuurgoederen zich bevinden, door klimaat- en lichtbeheersing en door het tegengaan van biologische en chemische aantasting en vervuiling. In voorkomende situaties dient verval te worden tegengegaan of te worden hersteld door conservering en restauratie van de museale cultuurgoederen. 5.2 Bevindingen De Erfgoedinspectie stelt vast dat de ruimtes waar de collectie is opgeslagen en gepresenteerd voldoen aan de normen. De bewaaromstandigheden van de collectie voldoen aan museale normen/ RCE richtlijnen voor collectiebeheer, hoewel er langdurige problemen met de klimaatinstallatie zijn. Gebouw en ruimtes De gemeente Rotterdam huurt het gebouw Las Palmas van L Etoile Properties. De gemeente verhuurt een aantal ruimtes onder in Las Palmas aan het Nederlands Fotomuseum. Bij het afsluiten van een nieuw huurcontract door de gemeente Rotterdam is voor het museum onduidelijk geworden welke services van onderhoud van het gebouw en de installaties afgesloten zijn. het museum vreest dat de reparaties niet langer zullen vallen onder het standaardonderhoud dat in de servicekosten is doorberekend. Rekeningen voor reparaties van bijvoorbeeld de klimaatinstallatie moeten nu rechtstreeks door het museum betaald worden. Klimaat- en lichtbeheersing Het Nederlands Fotomuseum hanteert optimale bewaarcondities in 10 depots met drie klimaatzones, ingericht per materiaal en met vastgelegde T en RH waarden. De streefwaarden voor het binnenklimaat in de depots en op zaal worden gemonitord door de depotbeheerder. Bij storingen treedt een opvolgingsprocedure in werking en wordt een logboek bijgehouden. Volgens het museum heeft de klimaatinstallatie gezien de leeftijd van 10 jaar, steeds meer storingen. Dit blijkt ook uit klimaatmetingen. Op het moment van inspectie is er een klimaatstoring in het zwart/wit- en documentendepot door een lekkage in het systeem. Er is in deze depots tijdelijk mobiele klimaatapparatuur bijgeplaatst door een extern bedrijf. In 2016 zijn grote reparaties aan de installatie geweest. Om de storingen op te lossen zal op korte termijn de noodkoeling van de klimaatinstallatie vervangen moeten worden. Ook moet in de toekomst het verouderd koelmiddel vervangen worden. In verband met de milieuwet wil het museum een milieu-neutrale installatie aanschaffen. Het museum hanteert strikte streefwaarden voor de lichtbeheersing voor fotografisch materiaal. Daarom mag een voorwerp maximaal drie maanden tentoongesteld worden. Bij het inrichten van een presentatie worden de lichtwaarden gemeten. Erfgoedinspectie Pagina 14 van 25

15 Collectiebeheer In de Monitor geeft het museum aan vooral in te zetten op preventieve maatregelen en dat er geen personele en financiële middelen zijn voor een actieve aanpak zoals insectenbestrijding of het verwijderen van oude verpakkingen. Het museum heeft periodieke schoonmaakroutines in de depots (stofzuigen) en plaatst zelf insectenvallen en voert een vangstlogboek. Daarnaast wordt jaarlijks de luchtkwaliteit gecontroleerd. Alle binnenkomend materiaal gaat eerst naar het quarantainedepot ter controle op besmetting. In het collectieplan is vermeld dat de gehele collectie bij de verhuizing van het museum in de periode met extra projectsubsidies is geïnventariseerd en gecontroleerd. Sindsdien is er geen structurele schoonmaak en conditiecontrole van de collectie met uitzondering van de aanwinsten - uitgevoerd. Dit gebeurt alleen bij het gebruik van de collectie zoals bij bruiklenen en aanwinsten. Sinds de verhuizing zijn met externe bijdragen enkele ompakprojecten uitgevoerd, zoals de archieven van Van Ojen, Rombouts, Sannes en de fotocollectie van het Wereldmuseum. Voor de nieuwe aanwinsten wordt doorgaans bulkverpakking toegepast. In het conserveringsplan geeft het museum aan te werken volgens een waarderingscode voor collectie en voor conservering als uitgangspunt bij de aanpak van de werkvoorraad. Bij een hoge collectiewaardering (kerncollectie) en conserveringswaarde krijgt deze collectie prioriteit ten opzichte van een laag gewaarde collectie. De conserveringswaarde is per verpakkingseenheid vastgesteld en is een combinatie van materiaalsoort en beschreven conditie. De collectiewaarde prevaleert boven de conserveringswaarde wat zou kunnen betekenen dat materiaalachteruitgang geaccepteerd wordt bij een lage collectie- en hoge conserveringswaarde. In het collectieregistratiesysteem, Filemaker/depotdatabase, zijn beide waarden ingevoerd (zie hoofdstuk Registratie). Het Nederlands Fotomuseum beschikt over uitstekende deskundigheid op het gebied van conservering en restauratie van fotografisch materiaal en heeft een eigen restauratieatelier voor fotografie. Dit zorgt niet alleen voor de museumcollectie, maar werkt ook aan externe opdrachten. Hierin kan een spanningsveld ontstaan en zou de uitvoering van interne projecten langer kunnen duren. 5.3 Conclusies De bewaaromstandigheden van de collectie voldoen aan de richtlijnen. De klimaatinstallatie is onvoldoende betrouwbaar. Het museum hanteert een waarderingscode voor de collectie en voor de conservering om de werkvoorraad te prioriteren. Voor het collectiebeheer en -behoud is dit een werkbare systematiek gezien de grote omvang van de collectie. Het museum zet vooral preventieve maatregelen in voor het collectiebehoud. Een actieve aanpak voor de depotcollectie is beperkt of ontbreekt, zoals actuele conditiecontrole, collectieschoonmaak of ompakken in juiste verpakkingsmaterialen. 5.4 Aanbevelingen Zorg voor een transparant onderhoudscontract. Tref maatregelen ter verbetering van de klimaatinstallatie. Erfgoedinspectie Pagina 15 van 25

16 Stel op basis van de conserveringscodes vast of onderdelen van de depotcollectie in aanmerking komen voor aanvullende conserveringsmaatregelen. Erfgoedinspectie Pagina 16 van 25

17 6 Veiligheidszorg 6.1 Inleiding Veiligheidsmaatregelen moeten de kans op schade of zelfs verlies van museale cultuurgoederen voorkomen en beperken. In het veiligheidsbeleid is voorzien in organisatorische, bouwkundige en technische maatregelen die ten minste betrekking hebben op de risico s van diefstal, vermissing, beschadiging en vernietiging van cultuurgoederen door bijvoorbeeld brand, wateroverlast of vandalisme. Maatregelen zijn gericht op preventie, detectie en bereddering. Een actuele analyse van de veiligheidsrisico s maakt inzichtelijk of in het beveiligingsbeleid extra maatregelen moeten worden genomen om de veiligheidszorg te verbeteren. Schade aan- en verlies van museale cultuurgoederen moeten worden gemeld aan de Erfgoedinspectie. 6.2 Bevindingen Het Nederlands Fotomuseum heeft een integraal veiligheidsplan (BHV en CHV) en een calamiteitenplan voor de collectiehulpverlening (CHV-plan). Het museum beschikt sinds 2012 over een analyse van de veiligheidsrisico s voor de collectie. Hierdoor is gedocumenteerd welke risicofactoren het museum voor de collectie onderkent. Inmiddels zijn organisatorische, bouwkundige en elektronische (preventieve) maatregelen genomen om de risico s te beperken. Onlangs zijn offertes aangevraagd om de camera s te vervangen. De inspectie merkt op dat er geen waterdetectie geplaatst is, hoewel waterschade als een risico geïdentificeerd is. In het CHV-plan zijn onder andere de CHV-organisatie en alarmprocedure, handelswijzen, ontruimingsinstructies en prioriteitenlijst opgenomen. De prioriteitenlijst voorziet nog onvoldoende in specifieke kenmerken van de te evacueren collectie tijdens een calamiteit. De interne werkgroep veiligheidszorg heeft de taak om het veiligheidsplan jaarlijks actueel te houden en organiseert jaarlijks calamiteitenoefeningen en scholing met betrekking tot de collectie. Van de oefeningen worden verslagen gemaakt met verbeterpunten. Daarnaast heeft het museum een eigen incidentenregister en registreert incidenten ook in DICE. In de Monitor geeft het museum aan dat zich de afgelopen twee jaar drie incidenten met de collectie hebben voorgedaan, namelijk vermissing, onopzettelijke beschadiging en mogelijke schade door ontoereikend binnenklimaat. 6.3 Conclusies De Erfgoedinspectie stelt vast dat het museum in toereikende mate aandacht besteedt aan de veiligheidszorg van de collectie. De risicoanalyse is niet meer actueel. Zes jaar geleden is de risicoanalyse opgesteld en maatregelen geformuleerd. Het museum zou opnieuw moeten bezien of de genomen maatregelen de risico s in voldoende mate tegengaan, zoals bij waterschade. De prioriteitenlijst heeft onvoldoende specificerende kenmerken voor een snelle evacuatie van de collectie in het geval van een calamiteit. Erfgoedinspectie Pagina 17 van 25

18 6.4 Aanbevelingen Actualiseer de risicoanalyse en bezie of de huidige maatregelen nog voldoen, zoals waterdetectie om waterschade tijdig tegen te gaan. Voorzie de prioriteitenlijst van voldoende specificerende kenmerken. Erfgoedinspectie Pagina 18 van 25

19 7 Toegankelijkheid 7.1 Inleiding Collecties moeten zo veel mogelijk toegankelijk worden gemaakt voor het publiek. De beheerder stelt de collectie en informatie over de collectie op fysieke en digitale wijze open voor onderscheiden doelgroepen. De beheerder bevordert collectiemobiliteit en bruikleenverkeer. Maatregelen ter bevordering van de toegankelijkheid kunnen zijn neergelegd in bijvoorbeeld een presentatie-, informatie- en/of onderzoeksplan, jaarplan of activiteitenplan. 7.2 Bevindingen De doelgroep en de doelstellingen voor de fysieke en digitale toegankelijkheid van de collectie zijn beschreven in het activiteitenplan met onder andere diverse educatieve projecten. Fysieke toegankelijkheid Het museum neemt diverse maatregelen om de fysieke toegankelijkheid te bevorderen. Dit gebeurt door de inrichting van tijdelijke tentoonstellingen en presentaties binnen en buiten het museum, het geven van bruiklenen en de toegang tot de collectie op afspraak. In 2016 heeft het museum 16 presentaties, waarvan 11 in eigen huis gemaakt. In de toekomst zal het aantal presentaties minder zijn met circa zeven tentoonstellingen in eigen huis en één reizende. De eigen collectie vormt hiervoor een bron van inspiratie en onderzoek. Het museum heeft de bezoekersaantallen de afgelopen jaren zien oplopen van in 2014 naar in In de Monitor geeft het museum aan op dat moment drie kortdurende bruikleencontracten te hebben met in totaal 94 uitgeleende voorwerpen. Ook geeft het museum aan dat de afgelopen vijf jaar het aantal kortdurende verstrekte bruiklenen sterk is toegenomen. De uitgaande bruiklenen worden in Excelsheets en Filemaker vastgelegd door de afdeling collecties. Het museum hanteert de standaardcontracten van de Museumvereniging, aangepast met specifieke eisen voor fotografie. In het handboek collecties staat de procedure bruiklenen beschreven: er is een inhoudelijke beoordeling of een werk wel of niet uitgeleend kan worden. Ook wordt de situatie bij de bruikleennemer door middel van zijn facility report beoordeeld. Van elke bruikleen wordt een conditierapport opgemaakt en bij grote of kostbare bruiklenen gaat een koerier (restaurator) mee. Digitale toegankelijkheid De digitale toegankelijkheid van de collectie bevordert het museum door de collectie via de eigen website (beeldbank), Europeana, het Geheugen van Nederland, Daguerrobase, RKD Artist en social media zichtbaar te maken. In de Monitor geeft het museum aan dat 12% van de collectie digitaal beschreven is waarvan 3% met een digitale afbeelding. Het museum geeft aan dat door auteursrechten niet alle afbeeldingen online toegankelijk gemaakt kunnen worden. Ook vindt het museum dat het gezien de grote omvang van de gehele collectie niet te doen is van de gehele collectie een digitale afbeelding beschikbaar te hebben. Tot scannen van de collectie wordt alleen overgegaan bij het gebruik ervan zoals bij bruiklenen, tentoonstellingen of bij ontsluitingsprojecten zoals het dia-archief van Ed van der Elsken. Het museum geeft prioriteit aan de ontsluiting van de kerncollectie, die thans voor 30% is ontsloten en gedigitaliseerd. De uitvoering van de Erfgoedinspectie Pagina 19 van 25

20 ontsluitingsprojecten kan echter gezien de omvang van de kerncollectie over een lange periode lopen (zie ook hoofdstuk Registratie). 7.3 Conclusies Het museum bevordert op actieve wijze de fysieke en digitale toegankelijkheid van de collectie. Gezien de enorme omvang van de collectie neemt de ontsluiting van met name de kerncollectie geruime tijd in beslag. 7.4 Aanbeveling Geen. Erfgoedinspectie Pagina 20 van 25

21 8 Administratieve organisatie 8.1 Inleiding De beschrijving van de administratieve organisatie van het collectiebeheer waarborgt de continuïteit en kwaliteit van het beheer. In de administratieve organisatie zijn de procedures voor het beheer vastgelegd. Het museum toetst of de beschreven procedures juist worden toegepast en voert periodiek een evaluatie van de procedures uit. 8.2 Bevindingen De interne werkgroep kwaliteitszorg werkt aan een doorlopende kwaliteitsverbetering van de procedures voor het museale werken, zoals het collectiebeheer. Tijdens de inspectie is gebleken dat de hoofdstukken registratie, conservering, depotbeheer en bruiklenen gereed zijn. In de komende tijd wordt een aantal hoofdstukken geactualiseerd zoals verkoop, passieve conservering en bruiklenen. Procedures voor het digitaal beheer en digitalisering worden verder uitgewerkt. De meeste procedures voorzien onder andere in controleschema s en logboeken. De handleiding voor collectiemanagement Spectrum is als model gebruikt voor de gehanteerde procedures. De procedures zijn onderdeel van het handboek collecties. Naast de procedures beschikt het museum over een workflow planning voor tentoonstellingen ter bevordering van een goede samenwerking tussen de afdeling presentaties en collecties. De implementatie van het handboek collecties en workflow moet nog uitvoering krijgen en is een punt van aandacht binnen het museum. 8.3 Conclusies De administratieve organisatie van het collectiebeheer van het Nederlands Fotomuseum is op orde. Het museum beschikt voor een groot deel over een actuele en volledige set vastgestelde procedures voor de uitvoering van de beheertaken. De implementatie is een punt van aandacht. 8.4 Aanbeveling Actualiseer het resterende deel van de administratieve organisatie voor de beheertaken en implementeer de procedures binnen de organisatie. Erfgoedinspectie Pagina 21 van 25

22 Bronnen De inspectie van het Nederlands Fotomuseum is uitgevoerd door twee senior inspecteurs bij de Erfgoedinspectie. Lijst van gesprekspartners Directeur Hoofd collecties Conservatoren Registratoren Depotbeheerder Lijst van geraadpleegde documenten Jaarverslag 2016 Bestuursverslag 2016 CHV plan nov 2017 Collectieplan januari 2016 Conserveringsplan analoge collectie 2015 Notitie acquisitie 2017 Notitie acquisitiebeleid 2013 Activiteitenplan met aanvulling Ombuigingsplan 2017 Inspectierapport collectieregistratie juli 2016 Monitor Erfgoedinspectie Registratieplan 2014 Erfgoedinspectie Pagina 22 van 25

23 Profiel Nederlands Fotomuseum In onderstaand profiel is een beknopte schets gegeven van de geschiedenis van het museum, de samenstelling van de collectie, de museale gebouwen en de organisatie van het collectiebeheer. Het is onder andere ontleend aan de geraadpleegde documenten en de website van het museum. In 2003 gingen Het Nederlands Foto Instituut, het Nederlands Fotoarchief en het Nationaal Fotorestauratie Atelier op in het Nederlands Fotomuseum en was gevestigd aan de Witte de Withstraat in Rotterdam. Vanaf 2007 is het museum in het gebouw Las Palmas aan de Wilhelminakade in Rotterdam gehuisvest. Het Nederlands Fotomuseum is het nationale museum voor fotografie met een collectie van meer dan 5,6 miljoen beelden. Het museum laat fotografie in documentaire en experimentele, hedendaagse en historische facetten zien. Het toont met regelmaat werk uit eigen collectie en daarnaast tentoonstellingen met grote namen uit de Nederlandse en internationale fotografiewereld. Het museum beheert 166 archieven van Nederlandse fotografen, een belangrijk deel van het visuele erfgoed van Nederland. Daaronder vallen werken van eigentijdse fotografen en fotografen uit de 19de en 20ste eeuw, waarvan het museum de complete archieven beheert. Door schenkingen, nalatenschappen en aankopen blijft de collectie zich ieder jaar verrijken. Een deel van de collectie kan digitaal worden geraadpleegd via de beeldbank op de website. Het museum beschikt als een van de weinige musea in Nederland over een restauratieatelier voor fotografie en heeft daarmee de expertise op het gebied van conservering en restauratie van fotografisch materiaal. Het atelier zorgt niet alleen voor de eigen museumcollectie, maar werkt ook aan de fotografische collecties in opdracht van externen. Er zijn drie afdelingen: bedrijfsvoering, presentaties en collecties. Binnen de afdeling collecties werken: conservator, restaurator, registrator, depotbeheerder en beheerder digitale collectie. Het museum heeft een adviescommissie met externe deskundigen voor aanwinsten van collecties. De raad van toezicht werkt volgens de code of cultural governance. Erfgoedinspectie Pagina 23 van 25

24 Colofon Erfgoedinspectie Rijnstraat 50 Postbus BL Den Haag Tel: E: Den Haag, maart 2018 Erfgoedinspectie Pagina 24 van 25

25