De staat van de rijkscollectie Het Scheepvaartmuseum

Transcriptie

1 De staat van de rijkscollectie Het Scheepvaartmuseum

2 Pagina 2 van 24

3 Inhoud 1 Samenvatting 5 2 Inleiding Context van het onderzoek Kader Leeswijzer 7 3 Organisatie Profiel HSM Sturing en beleid Financiële en facilitaire middelen Personele organisatie Kwaliteitszorg 10 4 Registratie 11 5 Beheer en behoud 13 6 Veiligheid 15 7 Zichtbaarheid 17 8 Administratieve organisatie 19 9 Bijlagen Werkwijze inspecties Inspectie HSM 22 Pagina 3 van 24

4 Pagina 4 van 24

5 1 Samenvatting Context en kader inspectie Begin juni 2014 heeft de Erfgoedinspectie een inspectie uitgevoerd bij het Scheepvaartmuseum. Deze inspectie is onderdeel van de uitvoering van een meerjarig onderzoeksprogramma naar het beheer en behoud van de rijkscollectie. Het kader voor de inspectie is de Regeling materieelbeheer museale voorwerpen 2013 en de beheersovereenkomsten met de verzelfstandigde rijksmusea. Op basis van dit kader richt het toezicht zich op de taken registratie, beheer en behoud, veiligheid en zichtbaarheid van de rijkscollectie en de administratieve organisatie. Bij de inspectie wordt ook gekeken naar de randvoorwaarden voor een goed beheer van de rijkscollectie, zoals organisatie en beleid, kwaliteitszorg en beschikbare middelen. Deze samenvatting gaat eerst in op deze randvoorwaardelijke onderwerpen en sluit af met de inhoudelijke beheertaken. Organisatie Sturing en beleid Met de opening in oktober 2011 heeft het museum een nieuwe strategie ontwikkeld met als thema Zeewaarts. Het museum wilde onder andere meer aandacht voor het gastheerschap en opener zijn voor het publiek en de stad. Ook de organisatiestructuur is veranderd. Het museum heeft een actueel en vastgesteld beleid, vastgelegd in het beleids- en activiteitenplan het scheepvaartmuseum inspireert de samenleving. Beschikbare middelen In de monitor is gemeld dat er in redelijke mate voldoende financiële middelen beschikbaar zijn voor het beheer van de rijkscollectie. Tijdens de inspectie is niet vastgesteld dat het beheer van de rijkscollectie tekortschiet door ontoereikende middelen. Kwaliteitszorg Het museum geeft voldoende blijk van kwaliteitsbewustzijn bij het uitvoeren van het collectiebeheer. De toepassing van systematische kwaliteitszorg gebeurt onder andere door de visitaties van de VRM en de audits van de Auditcommissie Collecties van de VNSH. Echter, het handboek collectiebeheer moet geactualiseerd worden. Uitvoering beheer en behoud rijkscollectie Het museum doet wat noodzakelijk is voor een goed beheer van de rijkscollectie. Er zijn geen belangrijke tekortkomingen vastgesteld in de uitvoering van beheertaken die hebben geleid tot vermissing of aantasting van de conditie van voorwerpen. De collectie is voldoende toegankelijk via web voor het publiek. Wel zijn enkele risico s vastgesteld, waarvan de belangrijkste betrekking hebben op de administratieve organisatie en de registratie. Door de compacte organisatie en de ervaring van het vaste personeel worden veel taken op basis van routine uitgevoerd. Mogelijk is hierdoor niet steeds de noodzaak gevoeld om beheertaken in procedures te beschrijven. Dit kan risico s voor de Pagina 5 van 24

6 continuïteit van de uitvoering van beheertaken met zich meebrengen bij bijvoorbeeld personele wisselingen. Een andere tekortkoming die is vastgesteld betreft de registratie van museale voorwerpen. Er is sprake van een achterstand in de registratie. Dit geeft het risico dat bij niet geregistreerde voorwerpen of onjuiste vermelding, de voorwerpen niet traceerbaar zijn en vermist kunnen raken. De Erfgoedinspectie doet de volgende aanbevelingen: Actualisering van het integraal veiligheidsplan: CHV-plan voor het museum, inclusief een voor het depot. Aanpak van de registratieachterstand. Verbetering van de administratieve organisatie: procedures actualiseren en naleven. Optimalisering van de controles en analyse hierop. Pagina 6 van 24

7 2 Inleiding 2.1 Context van het onderzoek De Erfgoedinspectie voert een meerjarig onderzoeksprogramma uit naar het beheer en behoud van de rijkscollectie door museale en niet-museale instellingen. Twee deelonderzoeken bij de niet-museale instellingen hebben geleid tot publicaties in 2011 en Vanaf 2013 vindt een onderzoek plaats naar de museale instellingen die rijkscollectie beheren. Publicatie van het rapport is voorzien in Ook publiceert de Erfgoedinspectie in het kader van het werkprogramma een eindrapport over de staat van het beheer en behoud van de rijkscollectie, gebaseerd op de gepubliceerde deelonderzoeken. 2.2 Kader Het kader voor de inspectie is de Regeling materieelbeheer museale voorwerpen De grondslag voor deze regeling is de Comptabiliteitswet In de regeling stelt de minister van OCW regels voor het beheer van museale voorwerpen die aan het Rijk toebehoren of zijn toevertrouwd. Dit betreft regels voor registratie, beheer en behoud, veiligheid en zichtbaarheid van de collectie en de administratieve organisatie. Ook de beheersovereenkomsten met verzelfstandigde rijksmusea zijn een kader voor de inspecties. Daarnaast wordt bij de inspectie gekeken naar de randvoorwaarden voor een goed beheer van de rijkscollectie, zoals aansturing en beleid, beschikbare middelen en kwaliteitszorg. 2.3 Leeswijzer Hoofdstuk 3, Organisatie, gaat in op de randvoorwaardelijke aspecten voor het collectiebeheer. In de daaropvolgende hoofdstukken komen achtereenvolgens registratie, beheer en behoud, veiligheid, zichtbaarheid en administratieve organisatie aan bod. In de bijlage is de werkwijze van de inspectie toegelicht en zijn gehanteerde bronnen vermeld. 1 De staat van de rijkscollectie deel 1: Rijkscollectie bij departementen en colleges (2011). De staat van de rijkscollectie deel 2: Rijkscollectie bij buitenlandse posten en buitendiensten (2012) 2 Staatscourant nr december 2012 Pagina 7 van 24

8 Pagina 8 van 24

9 3 Organisatie 3.1 Profiel museum Het Scheepvaartmuseum valt onder de verantwoordelijkheid van de minister van OCW. Het museum beheert ongeveer voorwerpen met betrekking tot de maritieme geschiedenis van Nederland. Hieronder valt ook het museale deel van de bibliotheek, die daarnaast een gebruiksdeel (de publieksbibliotheek) omvat. Het grootste deel van de collectie is eigendom van de Vereeniging Nederlandsch Historisch Scheepvaart Museum (VNHS). Deze vereniging, die sinds 1916 bestaat, heeft de collectie aan de Staat der Nederlanden voor onbepaalde tijd in bruikleen gegeven in Het rijk heeft de collectie in beheer gegeven aan een beheersstichting, de Stichting Nederlands Scheepvaartmuseum. Sinds 1972 is het museum in het Zeemagazijn te Amsterdam gehuisvest. Het museumgebouw is gerenoveerd en tentoonstellingszalen zijn hernieuwd van Het depot Het Behouden Huys bevindt zich op het Koninklijke Marine terrein sinds De RGD is eigenaar van de gebouwen. Daarnaast is er nog een depot voor grotere objecten in Hoogwoud; het beheer van het depot wordt gedeeld met het Zuiderzeemuseum. 3.2 Sturing en beleid Naast de beheersstichting die de collectie beheert, is er een nieuwe stichting Het Scheepvaartmuseum Enterprise opgericht in 2011 voor zakelijke aspecten zoals catering, zaalverhuur en dergelijke. Met de opening in oktober 2011 heeft het museum ook een nieuwe weg ingeslagen met als thema Zeewaarts. Door de hele organisatie wordt het gastheerschap benadrukt. Ook de organisatiestructuur is veranderd waarbij naast de (interim)directeur ook de directeur Collecties en de afdelingshoofden deel van het MT uit maken. Het museum heeft een actueel en vastgesteld beleid, vastgelegd in het beleids- en activiteitenplan het scheepvaartmuseum inspireert de samenleving. De collectiestrategie en het handboek collectiebeheer worden geactualiseerd en zullen in 2015 gereed zijn. 3.3 Financiële en facilitaire middelen In de monitor geeft het museum aan in redelijke mate te beschikken over voldoende financiële middelen voor de uitvoering van het behoud en beheer van de collectie. Behoudens enkele kleinere tekortkomingen is uit de inspectie niet gebleken dat zich aantoonbaar (een risico op) tekortkomingen in het collectiebeheer voordoen door een tekort aan middelen. 3.4 Personele organisatie De organisatie telt 43,07 FTE in vaste dienst per januari 2013 waarvan 4,8 FTE belast is met het behoud en beheer van de collectie, alsmede twee externe medewerkers en twee vrijwilligers. In de monitor geeft het museum aan dat er voldoende personeel beschikbaar is voor de uitvoering van het behoud en beheer van de collectie. Vanaf 15 juli 2014 voert het museum een reorganisatie uit die op 1 oktober 2014 nog niet was afgerond. Doel van de reorganisatie is een flinke bezuiniging op de vaste personeelskosten. Pagina 9 van 24

10 3.5 Kwaliteitszorg Het laatste visitatierapport is beschikbaar en vastgestelde tekortkomingen zijn opgepakt. Deze betroffen knelpunten in het samenvoegen van registratiesystemen en het in kaart brengen van bedrijfsmatige risico s. De VNHS voert als eigenaar periodiek audits uit op het collectiebeheer. De inventariscommissie is vervangen door de meer structurele Auditcommissie Collecties, waarvan de leden een langere zittingstermijn hebben. Bij de eerste (nul-)meting die de auditcommissie uitvoerde, heeft zij de steekproefmethodiek van de Erfgoedinspectie toegepast waarbij zij zich professioneel heeft laten ondersteunen door een adviesbureau. Het museum geeft voldoende blijk van kwaliteitsbewustzijn bij het uitvoeren van het collectiebeheer. Echter, procedures collectiebeheer moeten geactualiseerd worden. Conclusies Er zijn geen tekorten in de uitvoering van de beheertaken vastgesteld die een grondslag vinden in een gebrek aan sturing, beleid en middelen. Er is sprake van kwaliteitsbewustzijn in de taakuitvoering, maar het Handboek Collectiebeheer moet geactualiseerd worden. Aanbeveling Uitbouw van het systeem van structurele kwaliteitszorg. In samenhang met het op orde brengen van de administratieve procedures kan dit bijdragen aan de continuïteit en de kwaliteit van de uitvoering van beheertaken. Pagina 10 van 24

11 4 Registratie Een volledige en geautomatiseerde registratie van museale voorwerpen en een periodieke controle op de aanwezigheid op de geregistreerde verblijfplaats moet voorkomen dat voorwerpen vermist raken. Registratie van verwerving, vermissing, verlies, beschadiging of vernietiging van museale voorwerpen is voorwaarde voor een actueel inzicht in de omvang van de rijkscollectie, de eigendomssituatie en bijzonderheden over de staat van de rijkscollectie. Bevindingen Het Scheepvaartmuseum heeft in de monitor aangegeven dat de registratiegraad 100% is van een totaal van voorwerpen. Echter, in Adlib Museum zijn records opgenomen. Het verschil ligt voor een belangrijk deel in bulkregistratie: in het verleden werden, soms omvangrijke, schenkingen vaak onder één beschrijving in de registratie opgenomen. Dit betreft vooral foto s en negatieven en technische tekeningen. Naar schatting gaat het in 2013 om objecten die niet uniek per record geregistreerd zijn. Met andere woorden zijn delen van de collectie niet op objectniveau maar groepsgewijs geregistreerd. Dit kan vooral adequaat zijn bij grote aantallen van eenvormige objecten die ook bijvoorbeeld qua standplaats en/of benodigde beheersmaatregelen als een geheel te zien zijn. Hierbij is de toegankelijkheid en raadpleegbaarheid van elk object van belang. Als die gewaarborgd zijn en als duidelijk is wat de totale omvang van de betreffende collectie is in termen van aantal objecten en beheersnoden, hoeft bulkregistratie geen bijzonder risico in te houden. Naast alle andere boeken, zijn de museale boeken niet in Adlib Museum opgenomen maar in Adlib Bibliotheek. Van de technische tekeningen, die in aantal een groot deel van de collectie uitmaken, zijn geen afzonderlijke standplaatsen in Adlib Museum opgenomen. Medewerkers moeten gebruik maken van andere gegevens zoals de naam van de werf en oude archiefnummers om de tekeningen te kunnen vinden. Zij kennen hun weg in de overigens goed geordende berging, maar het museum is daarmee afhankelijk van bijzondere kennis en ervaring. De foto- en negatievencollectie, die ook veelal per serie is geregistreerd, kent een vergelijkbare problematiek. Met betrekking tot de juridische status bestaat een registratieachterstand. De wijze van verwerving is niet altijd bekend en in de registratie is niet altijd duidelijk aangegeven of nog herkomstonderzoek moet plaatsvinden. Met de term onbekend is niet duidelijk of de herkomst nog moet worden onderzocht of definitief niet meer te achterhalen is. Ter illustratie is vooral bij technische tekeningen de herkomst onbekend ingevuld omdat de tekeningen opgenomen zijn zonder officiële overdrachtspapieren. Dit onbekend (in de betekenis van niet meer te achterhalen ) is geen probleem zolang de herkomst althans zo goed mogelijk is aangegeven, bijvoorbeeld met aangedragen door werf X of aangetroffen in depot. Op die manier is de registratie een getrouwe afspiegeling van de actuele kennis, ook al zal de herkomst vaak niet verder kunnen worden opgehelderd. Het gebruik van de term schenking waar dit niet een feit is maar een (zij het soms voor de hand liggende) aanname is af te raden. Genoemde achterstanden zijn ook aan het licht gekomen in het steekproefonderzoek dat de Auditcommissie Collectie van de VHNS in maart 2014 heef uitgevoerd. Daarnaast is er een werkvoorraad van recent binnengekomen voorwerpen, zoals zeekaarten. Pagina 11 van 24

12 De registratie is geautomatiseerd door gebruik van Adlib Museum en Adlib Bibliotheek. Van alle geregistreerde voorwerpen zijn de elementaire registratiegegevens vastgelegd. Soms voldoet de objectregistratie niet en moet deze inhoudelijk en tekstueel nagekeken worden. Hiervoor zal dit jaar een plan van aanpak Achterstanden collectieregistratie opgesteld worden. Uit de monitor blijkt dat in de registratie bij 30% van de voorwerpen is voorzien in digitaal beeldmateriaal. Het museum streeft ernaar om de digitale beelden van de collectie (exclusief de boeken) voor een groot publiek toe te voegen aan de collectiegegevens die via online staan. Er ontbreekt op dit moment een applicatiebeheerder voor Adlib, waardoor het maken van systeem-updates en koppelingen niet gemaakt kunnen worden. Het museum geeft aan uit te zoeken of met andere maritieme musea gezamenlijk een applicatiebeheerder aangesteld kan worden. Het museum voert niet met vaste regelmaat verblijfplaatscontroles uit, veelal worden de controles gekoppeld aan andere beheeractiviteiten, zoals bruiklenen en herinrichting van zalen en depots. Conclusies De registratie zelf is geheel geautomatiseerd, maar niet geheel op orde (inhoudelijk en tekstueel). Er is sprake van een registratieachterstand: - de standplaatsregistratie van bulk en de werkvoorraad. Dit brengt het risico met zich mee dat ongeregistreerde voorwerpen niet traceerbaar zijn en (ongemerkt) vermist kunnen raken. - de juridische status is onvoldoende specifiek geregistreerd. Aanbeveling Prioritering van het wegwerken van de achterstanden in de collectieregistratie. Werk onder andere de standplaatsregistratie (in elk geval aantal voorwerpen bij bulk) en de verwervingsgegevens bij zodat duidelijk is wanneer nog herkomstonderzoek moet plaatsvinden en wanneer de herkomst definitief niet meer te achterhalen is. Pagina 12 van 24

13 5 Beheer en behoud Om ook toekomstige generaties te kunnen laten genieten van de rijkscollectie is het essentieel dat deze door goed beheer behouden blijft. Passende bewaaromstandigheden, controles en het nemen van maatregelen ter verbetering van bewaaromstandigheden en de conditie van de museale voorwerpen zijn hierbij van belang. Bevindingen In het Handboek Collectiebeheer (mei 2010) zijn streefwaarden opgenomen voor de depots in het depotgebouw, Het Behouden Huys. Er is echter niet vastgelegd waar deze streefwaarden op zijn gebaseerd. Voor het depot in Hoogwoud, waar minder mogelijkheden zijn het klimaat te beïnvloeden (er kan verwarmd en ontvochtigd worden), zijn geen streefwaarden opgenomen. Het museum heeft aangegeven dat de streefwaarden voor het tentoonstellingsgebouw, het Zeemagazijn, nog moeten worden vastgelegd; dit maakt deel uit van de actualisering van het Handboek Collectiebeheer. Ook zijn in het Zeemagazijn, om bouwkundige redenen, de mogelijkheden om het binnenklimaat te regelen beperkt. De Schilderijenzaal en de Zaal voor tijdelijke exposities zijn volledig geklimatiseerd. Alle overige objecten staan in geklimatiseerde vitrines. Dit levert een enorme besparing op in de energiekosten. Aan de hand van de lichtlijnen (ICN) zijn voor licht streefwaarden bepaald volgens de gevoeligheid van verschillende groepen materialen in combinatie met het uitgangspunt van het museum dat een juist waarneembare verandering (jwv) per 10 jaar acceptabel is. Hierdoor is de tentoonstellingsduur van bijvoorbeeld Globes beperkt. De streefwaarden zijn opgenomen in het Handboek Collectiebeheer. Vastgesteld is dat in de tentoonstellingsruimten en in het depot in Amsterdam doorlopend klimaatmetingen plaatsvinden. Storingen in het klimaatsysteem worden gemeld aan de meldkamer. Daarnaast vindt verificatie van de metingen plaats met losse dataloggers. Lichtmetingen worden uitgevoerd bij de opbouw van tentoonstellingen. Het museum streeft naar een verantwoorde lichtbelasting door het wisselen van tentoongestelde voorwerpen en het aan de gevoeligheid van de voorwerpen aanpassen van lichtniveaus. In de tentoonstelling is LED-verlichting toegepast. Controles op aantasting door ongedierte in het depot worden door het museum zelf uitgevoerd. In het museumgebouw is controle en bestrijding uitbesteed aan GGD Amsterdam. Schoonmaken van voorwerpen wordt ook door het museum zelf uitgevoerd, hoewel niet op basis van een schoonmaakplan. Het museum voert niet met regelmaat conditiecontroles uit. Net als voor de verblijfplaatscontroles vinden conditiecontroles in de tentoonstellingsruimten en het depot veelal plaats in samenhang met andere beheeractiviteiten. Controles worden vastgelegd in Adlib, maar zijn verouderd. Na de renovatie van het Zeemagazijn zijn sinds 2011 enkele bouwkundige tekortkomingen geconstateerd en inmiddels verholpen; bijvoorbeeld is de akoestiek in het open plein verbeterd door andere vloerpanelen. Sinds 2013 is er een vochtprobleem aan de oostgevel door lekkage tussen dakkapel en overkapping. Hierdoor is zwam in de kozijnen ontstaan. Onderzoek naar de oorzaak en Pagina 13 van 24

14 aansprakelijkheid is in de eindfase en het herstelplan is op het moment van deze inspectie in uitvoering. Conclusies Het Handboek Collectiebeheer gaat vooral over depotsituatie en moet bijgewerkt worden. Er ontbreken procedures en regelmatige controles op conditie. Aanbevelingen Actualisering en verruiming van het collectiehandboek voor depot en tentoonstellingsruimtes. Planmatige uitvoering van controles en analyses uit op basis van beschreven procedures. Leg resultaten vast. Pagina 14 van 24

15 6 Veiligheid Maatregelen ter bevordering van de veiligheid en beveiliging van de rijkscollectie moeten er voor zorgen dat museale voorwerpen niet beschadigd raken of zelfs verloren gaan. Om passende maatregelen te nemen is het nodig een risicoinventarisatie op te stellen. Een calamiteiten- en collectiehulpverleningsplan waarvan de werking door oefeningen wordt getoetst zijn van belang voor het behoud van de collectie bij calamiteiten. Het geheel aan veiligheidszorg wordt samenhangend beschreven in een integraal veiligheidsplan. Voor een landelijke analyse van veiligheidsincidenten en kennisbevordering bij musea is het van belang dat incidenten worden gemeld in het landelijk incidentenregister DICE van de RCE. Bevindingen In de monitor is vermeld dat het museum beschikt over een integraal veiligheidsplan. Bij de inspectie is aangegeven dat dit het CHV-plan, BHV- en ontruimingsplan omvat. Werkprocessen zijn beschreven. Er is een medewerkersgids met veiligheidsinstructies. Het CHV-plan dateert uit 2012 en is nog niet aangepast aan de afgelopen expositiewisseling. De actualisatie zal in het najaar 2014 gereed zijn. Het CHV-plan betreft alleen het tentoonstellingsgebouw, niet het depot. Voor de tentoonstellingsruimten is per verdieping aangegeven welke museale voorwerpen in aanmerking komen voor evacuatie. Hierbij is voorzien in plattegronden van de ruimtes en afbeeldingen van de voorwerpen. Het museum heeft veiligheids- en beveiligingsmaatregelen getroffen van organisatorische, bouwkundige en elektronische aard; ook naar aanleiding van de verbouwing van de museumpanden in Hierbij zijn brandweer en politie betrokken. De maatregelen zijn gebaseerd op een veiligheidsbeleid of plan waarin ook de veiligheidsrisico s voor de collectie in opstelling zijn afgewogen. Meldingen gaan naar de eigen meldkamer. Brandmeldingen gaan rechtstreeks naar de brandweer. Op dit moment wordt de objectbeveiliging op zaal geoptimaliseerd. Het museum voert dagelijks beveiligingscontroles uit. Er zijn na de opening van het museum ontruimingsoefeningen gehouden. Het museum heeft een risicoanalyse voor het depot Het Behouden Huys (2014) gemaakt, die gebaseerd is op het digitale handboek collectierisicomanagement van de RCE. Hierbij zijn 10 schadefactoren in relatie met de collectie gebracht. Hoog scoort dissociatie/informatieverlies, mede omdat de objectregistratie onvolledig is. Daarna komen ongedierte, verontreiniging (stof), fysieke krachten (hanteren) en brand als risico uit de analyse. In de risicoanalyse zijn aanbevelingen gedaan, maar de te nemen maatregelen zijn nog niet uitgewerkt. Het museum hanteert een incidentenregister en registreert incidenten in DICE. Incidenten met schade aan de rijkscollectie worden gemeld aan de Erfgoedinspectie. Afgelopen twee jaar zijn er incidenten (stroomstoring, schietpartij, waterlekkage) geweest, maar zonder schade aan collectie. In 2015 zal de Koninklijke Marine van het terrein vertrekken en zal het terrein mogelijk openbaar worden. Dit heeft consequenties voor de beveiliging en toegankelijkheid van het depot Het Behouden Huys. Pagina 15 van 24

16 Conclusies Het museum beschikt niet over een actueel en vastgesteld CHV-plan met procedures voor de veiligheid van de collectie in tentoonstellingsruimten en depots. Het museum heeft veiligheids- en beveiligingsmaatregelen getroffen, voornamelijk voor het museumgebouw. Voor het depot is een risicoanalyse voor de collectie opgesteld. In de registratie van incidenten is voorzien. Aanbevelingen Actualisering en voltooiing van het CHV-plan voor museum en depot. Inventarisatie of de veiligheidsmaatregelen dekkend zijn voor de veiligheidsrisico s voor de collectie in depot. Onderzoek naar de consequenties en risico s voor Het Behouden Huys als het Koninklijke Marine terrein opgeleverd wordt in Pagina 16 van 24

17 7 Zichtbaarheid Het tonen van de museale voorwerpen aan een zo groot mogelijk publiek en het verstrekken van informatie over de voorwerpen is een kerntaak van musea. Tonen van de collectie kan fysiek plaatsvinden in vaste en in wisselende tentoonstellingen, door het in bruikleen geven van museale voorwerpen en door digitale ontsluiting via het internet. De wijze waarop musea hun collecties toegankelijk maken wordt beschreven in een presentatiebeleid. Bevindingen Het Scheepvaartmuseum heeft positionering en publieksbereik in het beleidsplan opgenomen. De presentatiedoelen en doelgroepen zijn omschreven en educatie is uitgewerkt. Dat is ook te zien in de in 2011 vernieuwde en heringerichte tentoonstellingsruimten van het museum. Het museum doet aan open depotopstelling, avondopenstellingen en diverse arrangementen voor rondleidingen voor verschillende doelgroepen. Begin 2013 had het museum 230 objecten in langdurig bruiklenen uitstaan en 18 objecten in korte bruikleen gegeven. Voor de verbouwing trok het museum gemiddeld bezoekers per jaar, daarna zijn dat boven de In april 2014 is de miljoenste bezoeker sinds de heropening in oktober 2011 geteld. Naast het publiceren van catalogi is de gehele collectie digitaal toegankelijk gemaakt voor het publiek. Het museum heef een collectiedatabank via en is samen met Maritiem Museum Rotterdam eigenaar en beheerder van Maritiem Digitaal. De bibliotheek van het museum is op donderdagen toegankelijk voor bezoekers. Wetenschappelijke onderzoekers hebben op afspraak ruimere toegang tot de bibliotheek en de collectie in depot. Conclusie De collectie van het museum is voldoende fysiek en digitaal toegankelijk gemaakt. Aanbeveling Voortzetting van de ingeslagen weg. Pagina 17 van 24

18 Pagina 18 van 24

19 8 Administratieve organisatie Een actuele administratieve organisatie met beschreven procedures voor het beheer van de rijkscollectie draagt bij aan duidelijkheid van verantwoordelijkheden en een zorgvuldige uitvoering van beheertaken. Zonder beschreven procedures is er een risico op een gebrek aan uniformiteit en continuïteit in de uitvoering van beheertaken. Actuele en dekkende procedures zijn voorwaarde bij de toepassing van kwaliteitszorg. Bevindingen Tijdens de inspectie is vastgesteld dat het museum beschikt over een Handboek Collectiebeheer, gebaseerd op het procedurehandboek SPECTRUM. Het museum heeft aangegeven dat dit handboek, dat dateert uit 2010, eind 2014 geactualiseerd en vastgesteld zal zijn. Verblijfplaats- en conditiecontroles en activiteiten met betrekking tot bewaaromstandigheden, conservering en restauratie worden vooral uitgevoerd op basis van kennis en ervaring en niet altijd op basis van vastgestelde procedures. Er ontbreekt bijvoorbeeld een schoonmaakplan. Een uitzondering hierop vormt de preventieve bestrijding van aantasting door ongedierte in het museum. Deze taak is uitbesteed aan de GGD. Controles vinden plaats op basis van contractvoorwaarden en de procedures van dit bedrijf. Het museum heeft inzage geboden in de onderdelen van het integraal veiligheidsplan. Dit plan bestaat uit een gereed BHV plan. Naar planning zal de actualisatie van het CHV plan in het najaar 2014 gereed zijn. Het plan voorziet onder meer in procedurebeschrijvingen ter preventie van calamiteiten en instructies hoe te handelen bij calamiteiten in het museum. Een CHV-plan voor het depot ontbreekt. Conclusie Het museum beschikt niet voor alle beheertaken over vastgestelde procedures. Dit heeft door de geringe omvang van de organisatie geen directe gevolgen voor de dagelijkse uitvoering van deze taken. Wel geeft dit een risico voor de continuïteit bij veranderingen in de organisatie, zoals personeelswisselingen en nieuwe taken. Aanbeveling Actualisering van procedures voor collectiebeheer en -behoud. Stel deze vast op kort termijn. Pagina 19 van 24

20 Pagina 20 van 24

21 9 Bijlagen 9.1 Werkwijze inspecties Voorbereiding inspectie Ter voorbereiding van de inspectie zijn documenten van de instelling met informatie over het collectiebeheer geraadpleegd en geanalyseerd (zie ook onder 9.2). Waar beschikbaar is ook gebruik gemaakt van actuele rapportages van het Museumregister (niet verzelfstandigde musea) en rapportages van de Visitatiecommissie (verzelfstandigde musea). Samenhang monitor Erfgoedinspectie Eén van de bronnen voor de inspectie vormt de monitor Erfgoedinspectie Op basis van door de instellingen aangeleverde monitorgegevens is hen een zogenoemde kleurrapportage toegezonden. Hierin is inzichtelijk gemaakt hoe de instelling presteert op de verschillende onderwerpen, ook in vergelijking met andere instellingen. Op onderdelen kan het inspectierapport tot een andere conclusie komen dan de toegekende kwalificatie in de kleurrapportage. Inspectie op locatie De inspectie op locatie bestaat uit het voeren van een (introductie)gesprek met de directeur van het museum en met de direct verantwoordelijke(n) voor het collectiebeheer (zie ook onder 9.2). Tijdens de inspectie zijn zo nodig nog niet eerder geraadpleegde stukken ingezien. Onderdeel van de inspectie is een praktijktoets op de registratiegraad en kwaliteit. Hiervoor wordt het collectieregistratiesysteem ingezien en wordt een beperkte steekproef genomen ter verificatie van de vindbaarheid van geregistreerde voorwerpen. Voor de steekproef worden aselect 15 voorwerpen uit de registratie geselecteerd en 15 voorwerpen uit de tentoonstellingsruimten en depots. Tijdens de rondgang door deze ruimten voor het uitvoeren van de steekproef wordt tegelijkertijd ook andere beheeraspecten in de praktijk getoetst. Dit betreft bijvoorbeeld (het meten van) bewaaromstandigheden, de conditie van voorwerpen en veiligheidsmaatregelen. Rapportage De conceptrapportages zijn ter verificatie van de bevindingen voorgelegd aan de geïnspecteerde instelling, waarna de opmerkingen zijn verwerkt in het eindrapport. Pagina 21 van 24

22 9.2 Inspectie HSM Op 2 en 4 juni 2014 is een inspectie uitgevoerd bij het Scheepvaartmuseum. Voor de inspectie zijn de volgende bronnen geraadpleegd: Interviews met directeur collecties hoofd collectiebeheerder hoofd facilitaire zaken Documenten Monitor Erfgoedinspectie Prestatieverantwoording KPMG 2013 Subsidiebeschikking OCW 2012 Jaarverslag VNSH 2012 Visitatierapport 2011 Zelfevaluatie visitatie 2010 Beleid en activiteiten het scheepvaartmuseum inspireert de samenleving Collectiestrategie 2009 Handboek collectiebeheer, mei 2010 Steekproefrapport collectie 2014 Adviesrapport de collectie doorzichtmateriaal (2014, Reinwardt academie) Projectdefinitie oprichting onderzoekscentrum HSM 2014 Verslag audit commissie collectiebeheer 2014 Risicoanalyse HSM depot Het Behouden Huys, maart 2014 Pagina 22 van 24

23 Colofon Erfgoedinspectie Rijnstraat 50 Postbus (IPC 3500) 2500 BL Den Haag Tel: Den Haag, oktober 2014 Missie Met alert en proportioneel toezicht brengt de Erfgoedinspectie het behoud (en beheer) van cultureel erfgoed en overheidsinformatie naar het gewenste kwaliteitsniveau met het oog op de duurzame toegankelijkheid en beschikbaarheid. Visie De inspectie vindt dat een goed functionerende interne systematische kwaliteitszorg bijdraagt aan een betere naleving van wet- en regelgeving. Zij ziet daar een eigen verantwoordelijkheid voor organisaties en stimuleert een systematische kwaliteitszorg bij de organisaties. In haar optreden is de inspectie zacht waar het kan en hard waar het moet en treedt zij zo nodig op. Pagina 23 van 24

24 Pagina 24 van 24