De staat van de rijkscollectie Rijksmuseum Muiderslot

Transcriptie

1 De staat van de rijkscollectie Rijksmuseum Muiderslot

2 Pagina 2 van 24

3 Inhoud 1 Samenvatting 5 2 Inleiding Context van het onderzoek Kader Leeswijzer 7 3 Organisatie Profiel van het Muiderslot Sturing en beleid Financiële en facilitaire middelen Personele organisatie Kwaliteitszorg 10 4 Registratie 11 5 Beheer en behoud 13 6 Veiligheid 15 7 Zichtbaarheid 17 8 Administratieve organisatie 19 9 Bijlagen Werkwijze inspecties Inspectie van het Muiderslot 22 Colofon 23 Pagina 3 van 24

4 Pagina 4 van 24

5 1 Samenvatting Context en kader inspectie In februari 2014 heeft de Erfgoedinspectie een inspectie uitgevoerd bij het Rijksmuseum Muiderslot. Deze inspectie is onderdeel van de uitvoering van een meerjarig onderzoeksprogramma naar het beheer en behoud van de rijkscollectie. Het kader voor de inspectie is de Regeling materieelbeheer museale voorwerpen 2013 en de beheersovereenkomsten met de verzelfstandigde rijksmusea. Op basis van dit kader richt het toezicht zich op de taken registratie, beheer en behoud, veiligheid en zichtbaarheid van de rijkscollectie en de administratieve organisatie. Bij de inspectie wordt ook gekeken naar de randvoorwaarden voor een goed beheer van de rijkscollectie, zoals organisatie en beleid, kwaliteitszorg en beschikbare middelen. Deze samenvatting gaat eerst in op deze randvoorwaardelijke onderwerpen en sluit af met de inhoudelijke beheertaken. Organisatie Sturing en beleid De functie van directeur-bestuurder is ingevuld en de Raad van Toezicht is op sterkte. Het Muiderslot beschikt over een actueel museumbeleid en over een actueel collectiebeleid. Het onderwerp lichtbeheersing ontbreekt in het collectiebeleid. Beschikbare middelen In de monitor Erfgoedinspectie heeft het Muiderslot vermeld dat in respectievelijk beperkte en redelijke mate voldoende financiële en facilitaire middelen ter beschikking staan voor het beheer van de rijkscollectie. De inspectie heeft geen aanwijzingen dat er tekorten zijn in beschikbare middelen die een direct risico voor de rijkscollectie tot gevolg hebben. Kwaliteitszorg Het Muiderslot past geen systematische kwaliteitszorg toe, bijvoorbeeld in de vorm van audits. Wel voorziet de reguliere taakuitvoering in controles, bijvoorbeeld de controle op geregistreerde standplaatsen. Uitvoering beheer en behoud rijkscollectie Alle voorwerpen zijn geregistreerd en voorzien van een inventarisnummer. Het Muiderslot voert dit jaar een integrale controle uit op de actualiteit van de standplaatsregistratie. De registratie is volledig geautomatiseerd. De registratiekwaliteit is toereikend wat betreft identificatie en vaste standplaatsen van de voorwerpen. Verbetering is mogelijk door een consequente registratie van tijdelijke standplaatsen, de juridische status van voorwerpen in staatseigendom, de conditie van voorwerpen en door toevoeging van digitale afbeeldingen van de deelcollectie boeken. Door de restauratie van het Muiderslot in 2006 en het gebruik van een gebouwbeheersysteem is het binnenklimaat verbeterd. Hierbij wordt als uitgangspunt gehanteerd dat het binnenklimaat geschikt moet zijn voor het gebouw, de collectie en de bezoekers. Het Muiderslot heeft voor de tentoonstellingsruimten de klimaatcontroles, controle op pestdieren en conditiecontroles van de voorwerpen uitbesteed aan een gespecialiseerd bedrijf. Het bedrijf stelt hiervan rapportages op naar aanleiding waarvan in voorkomende gevallen maatregelen worden genomen. De conservator voert controles uit op de collectie in de externe depots. Pagina 5 van 24

6 Een calamiteitenplan voor de collectie maakt deel uit van het bedrijfshulpverleningsplan. Het calamiteitenplan is actueel en voorziet in een risicoanalyse en een beschrijving van maatregelen om deze risico s tegen te gaan. Het plan beschrijft verder de taken van het calamiteitenteam en bevat een prioriteitenlijst in geval van evacuatie van de collectie bij een calamiteit. Er is voor gekozen om niet te oefenen met een collectie-evacuatie. In tegenstelling tot vermelde informatie in de monitor is vastgesteld dat het Muiderslot niet beschikt over eigen beschreven procedures voor het beheer van de rijkscollectie. In de beleidsplannen is aangegeven hoe het museum de collectie aan het publiek presenteert. Het grootste deel van de collectie is tentoongesteld in het Muiderslot, door een vaste presentatie en aan jaarlijkse thema s gekoppelde wisseltentoonstellingen. Ook is de gepresenteerde collectie digitaal toegankelijk gemaakt door een interactieve digitale museumtour en de MuiderslotApp. Het beleid voorziet er in om ook depotcollecties digitaal te ontsluiten. Dit is ten dele uitgevoerd. De Erfgoedinspectie doet de volgende aanbevelingen: Beschrijf de wijze van lichtbeheersing in het collectiebeleid. Verbeter de registratiekwaliteit, onder andere voor een adequaat inzicht in de conditie van de collectie. Toets de beschreven organisatie en procedures voor collectie-evacuatie in de praktijk. De Erfgoedinspectie deelt op dit punt de opvattingen van het Muiderslot niet. Stel procedures op voor de beheertaken die door het Muiderslot worden uitgevoerd, ter borging van de continuïteit in de uitvoering van deze taken. Pagina 6 van 24

7 2 Inleiding 2.1 Context van het onderzoek De Erfgoedinspectie voert een meerjarig onderzoeksprogramma uit naar het beheer en behoud van de rijkscollectie door museale en niet-museale instellingen. Twee deelonderzoeken bij de niet-museale instellingen hebben geleid tot publicaties in 2011 en Vanaf 2013 vindt een onderzoek plaats naar de museale instellingen die rijkscollectie beheren. Publicatie van het rapport is voorzien in Ook publiceert de Erfgoedinspectie in het kader van het werkprogramma een eindrapport over de staat van het beheer en behoud van de rijkscollectie, gebaseerd op de gepubliceerde deelonderzoeken. 2.2 Kader Het kader voor de inspectie is de Regeling materieelbeheer museale voorwerpen De grondslag voor deze regeling is de Comptabiliteitswet In de regeling stelt de minister van OCW regels voor het beheer van museale voorwerpen die aan het Rijk toebehoren of zijn toevertrouwd. Dit betreft regels voor registratie, beheer en behoud, veiligheid en zichtbaarheid van de collectie en de administratieve organisatie. Ook de beheersovereenkomsten met verzelfstandigde rijksmusea zijn een kader voor de inspecties. Daarnaast wordt bij de inspectie gekeken naar de randvoorwaarden voor een goed beheer van de rijkscollectie, zoals aansturing en beleid, beschikbare middelen en kwaliteitszorg. 2.3 Leeswijzer De bevindingen van de inspectie zijn te vinden in de hoofdstukken 3 t/m 8. Hoofdstuk 3, Organisatie, gaat in op de randvoorwaardelijke aspecten voor het collectiebeheer. In de daaropvolgende hoofdstukken komen achtereenvolgens registratie, beheer en behoud, veiligheid, zichtbaarheid en administratieve organisatie aan bod. In de bijlage is de werkwijze van de inspectie toegelicht en zijn gehanteerde bronnen vermeld. 1 De staat van de rijkscollectie deel 1: Rijkscollectie bij departementen en colleges (2011). De staat van de rijkscollectie deel 2: Rijkscollectie bij buitenlandse posten en buitendiensten (2012) 2 Staatscourant nr december 2012 Pagina 7 van 24

8 Pagina 8 van 24

9 3 Organisatie 3.1 Profiel van het Muiderslot De rijkscollectie in beheer bij het Muiderslot bestaat uit voorwerpen. Ruim de helft hiervan is tentoongesteld in het Muiderslot. De overige voorwerpen zijn voornamelijk opgeslagen in het depot van het Rijksmuseum Amsterdam in Lelystad en een klein gedeelte in een ander extern depot en in kastendepots in het slot zelf. Centraal in de vaste presentatie staan de middeleeuwse waterburcht van Floris V en de Gouden Eeuw met dichter en schrijver P.C. Hooft en de Muiderkring. Het interieurensemble is eind 19 e eeuw samengesteld door de Commissie voor de Inwendige Restauratie van het Muiderslot. Het interieurensemble bestaat overwegend uit 17 e eeuws meubilair, siervoorwerpen, schilderijen en gebruiksvoorwerpen. Tezamen met de omvangrijke deelcollectie wapentuig vormt dit de kerncollectie van het Muiderslot. De kerncollectie wordt permanent tentoongesteld in het Muiderslot. In depot staan de kwetsbaarder deelcollecties boeken, tekeningen en prenten en de deelcollectie textilia. Het Muiderslot voert geen actief verzamelbeleid. 3.2 Sturing en beleid Per 1 januari 2012 is een nieuwe directeur-bestuurder van de Stichting Rijksmuseum Muiderslot aangetreden. De Raad van Toezicht bestaat uit 6 personen. Alle portefeuilles zijn ingevuld. In 2013 is de raad vier maal bijeen geweest. Het Muiderslot beschikt over een actueel museumbeleid (Activiteitenplan ) en een actueel collectiebeleid (Collectieplan ). In het collectieplan is ingegaan op de onderwerpen collectievorming, registratie, behoud en beheer en het gebruik (waaronder digitale ontsluiting)van de collectie. In het collectiebeleid ontbreekt het onderwerp lichtbeheersing. 3.3 Financiële en facilitaire middelen In de monitor Erfgoedinspectie is vermeld dat het budget voor collectiebeheer in beperkte mate toereikend is. Tijdens de inspectie is toegelicht dat geen sprake is van een financieel tekort met gevolgen voor het collectiebeheer. De Erfgoedinspectie heeft hiervoor ook geen aanwijzingen. Op aangeven van de Raad van Toezicht is de financiële positie van het Muiderslot de laatste jaren verbeterd, onder andere door bezuinigingen op personeelskosten, toename van bezoekersaantallen en het organiseren van niet-museale activiteiten en locatieverhuur. In de monitor is ook vermeld dat het Muiderslot in redelijke mate beschikt over voldoende facilitaire middelen voor het collectiebeheer. Het Muiderslot heeft toegelicht behoefte te hebben aan een transitodepot voor tentoonstellingen. Onderzoek vindt plaats of en hoe dit in het Muiderslot realiseerbaar is. De depotruimte op de 2 e etage die hiervoor werd gebruikt is ontruimd nadat is vastgesteld dat de klimaatcondities in dit depot ontoereikend zijn. De voorwerpen zijn nu in een extern depot opgeslagen. De Erfgoedinspectie heeft geen aanwijzingen dat er onvoldoende facilitaire middelen beschikbaar zijn met risico s voor de rijkscollectie tot gevolg. Pagina 9 van 24

10 3.4 Personele organisatie In de monitor is aangegeven dat er voldoende personeel beschikbaar is voor het beheer van de rijkscollectie. Het Muiderslot heeft de laatste jaren bezuinigd op personeelskosten. Hierdoor werd een tekort in de personele capaciteit ervaren. Met het uitbesteden van behoud en beheertaken en het aantrekken van een deeltijd conservator is de balans tussen taken en personele capaciteit verbeterd. De vaste formatie bestaat nu uit 10,6 FTE, waarvoor 1 FTE voor collectiebeheer. De FTE voor collectiebeheer is ingevuld door 2 parttime medewerkers (functie hoofd Collectie en Presentatie en functie conservator). In tegenstelling tot de opgave in de monitor zijn inmiddels ook enkele vrijwilligers ingezet voor het collectiebeheer (depotbeheer, standplaatscontrole en inrichten van tentoonstellingen). De functies Slotbewaarder (gebouwbeheer, installaties en beveiliging) en Major Domus (interieur) maken deel uit van de vaste formatie. 3.5 Kwaliteitszorg In de monitor heeft het Muiderslot vermeld dat het beschikt over een kwaliteitssysteem voor het collectiebeheer. Daarbij is aangegeven dat dit de standplaatscontroles en controles op de bewaaromstandigheden en conditie van de collectie betreft. Tijdens de inspectie is dit bevestigd. Conclusies Er zijn geen tekorten vastgesteld in de sturing, het beleid, beschikbare middelen en personele capaciteit met betrekking tot het beheer van de rijkscollectie. Uitzondering hierop is het ontbreken van beleid voor lichtbeheersing. Beheertaken zijn deels uitbesteed en worden voor het overige door de conservator uitgevoerd. Er is geen aanvullende kwaliteitszorg nodig mits de beheeractiviteiten zijn verankerd in het collectiebeleid, procedures voor de uitvoering ervan zijn vastgesteld en de inzet van vrijwilligers beperkt is. Aanbeveling Beschrijf in het collectiebeleid hoe de collectie is beschermd tegen schade door licht. Pagina 10 van 24

11 4 Registratie Een volledige en geautomatiseerde registratie van museale voorwerpen en een periodieke controle op de aanwezigheid op de geregistreerde verblijfplaats moet voorkomen dat voorwerpen vermist raken. Registratie van verwerving, vermissing, verlies, beschadiging of vernietiging van museale voorwerpen is voorwaarde voor een actueel inzicht in de omvang van de rijkscollectie, de eigendomssituatie en bijzonderheden over de staat van de rijkscollectie. Bevindingen Alle museale voorwerpen zijn geautomatiseerd geregistreerd in Adlib Museum Standaard. De registratie bevat geen zogenoemde bulkregistraties, waarbij meerdere voorwerpen onder één inventarisnummer zijn geregistreerd. Op de voorwerpen zijn inventarisnummers aangebracht, die soms door slijtage niet (goed) leesbaar zijn. De collectieregistratie voldoet aan de eisen die aan de basisregistratie worden gesteld (identificerende gegevens, standplaats, juridische status). De conditie van voorwerpen is niet consequent geregistreerd. Hieraan draagt bij dat uitgevoerde conditiecontroles op voorwerpen niet worden geregistreerd. Van ongeveer 85% van de voorwerpen is een digitale afbeelding in de registratie beschikbaar. Digitale afbeeldingen van de boekencollectie ontbreken. Volgens het collectiebeleid wordt tweejaarlijks een standplaatscontrole uitgevoerd op de gehele collectie. De conservator is in 2014 gestart met een integrale controle op de actualiteit van de geregistreerde standplaatsen. Ten tijde van de inspectie heeft controle plaatsgevonden van van de objectrecords. Streven is de controles dit jaar af te ronden. Bij vrijwel alle controles is vastgesteld dat de standplaats actueel is. Het Muiderslot heroverweegt de noodzaak om tweejaarlijks een integrale standplaatscontrole uit te voeren. Bij de door Erfgoedinspectie uitgevoerde steekproef (30 voorwerpen) bleek 10% van de geregistreerde standplaatsen niet actueel te zijn. Daarbij is opgevallen dat de standplaats van voorwerpen die in tentoonstelling worden geplaatst niet consequent wordt aangepast. Ook is bij de steekproef opgevallen dat digitale afbeeldingen niet altijd het betreffende voorwerp betreffen maar soms een soortgelijk voorwerp (voorbeeld pronkharnas). Ten slotte blijkt dat bij voorwerpen die eigendom zijn van de Staat der Nederlanden in het veld huidige eigenaar ten onrechte de Stichting Beheer Muiderslot is vermeld. Incidenten met voorwerpen worden in voorkomende gevallen in het registratiesysteem vermeld. Conclusies De registratiegraad is op orde en de registratiekwaliteit kan op onderdelen worden verbeterd (conditie, tijdelijke standplaatsen, afbeeldingen en eigenaar). Op adequate wijze vindt controle plaats op de actualiteit van de geregistreerde standplaats. Pagina 11 van 24

12 Aanbeveling Verbeter de registratiekwaliteit. Pagina 12 van 24

13 5 Beheer en behoud Om ook toekomstige generaties te kunnen laten genieten van de rijkscollectie is het essentieel dat deze door goed beheer behouden blijft. Passende bewaaromstandigheden, controles en het nemen van maatregelen ter verbetering van bewaaromstandigheden en de conditie van de museale voorwerpen zijn hierbij van belang. Bevindingen Als kader voor een haalbaar binnenklimaat hanteert het museum een door de TU Eindhoven opgesteld rapport uit Daarin is aangegeven dat een optimaal binnenklimaat niet haalbaar is zonder ingrijpende bouwkundige maatregelen aan het monumentale gebouw. Het Muiderslot heeft maatregelen genomen om de risico s voor de collectie tot een acceptabel niveau terug te brengen. In de collectienota is uitvoerig beschreven welke voorzieningen zijn getroffen voor de preventieve conservering van de collectie. Door de restauratie in 2006 van het Muiderslot en door gebruik van een gebouwbeheerssysteem (GBS) in de meeste vertrekken is het binnenklimaat verbeterd en worden grote schommelingen in het klimaat tegengegaan. De gehanteerde minimumeisen voor temperatuur en luchtvochtigheid zijn afgestemd op de gewenste klimaatomstandigheden voor het gebouw, de collectie en het publiek. Kwetsbare collectiedelen staan in depot of worden tentoongesteld in klimaatkasten of geklimatiseerde vitrines. Verder geldt dat bij tijdelijke tentoonstellingen bruikleengevers eisen stellen aan de klimaatomstandigheden en het museum voorzieningen treft om daar aan te voldoen. Door in schoorsteenkanalen aangebrachte meetapparatuur van het GBS kan het binnenklimaat continue worden gemonitord. Verder zijn controles in het Muiderslot sinds september 2012 uitbesteed aan een professioneel bedrijf. Dit betreft een dag per kwartaal. Uit beschikbaar gestelde documenten blijkt dat per inspectie de volgende controles worden uitgevoerd: Klimaatmonitoring door het uitlezen van dataloggers in 5 per controle geselecteerde ruimten en in de wapenkamer, die niet op het GBS is aangesloten. Luchtkiemgetalmetingen voor detectie van de kans op schimmelvorming in een kwart van de ruimtes per inspectie. Pestdieren monitoring op basis van richtlijnen van de RCE. Conditiecontroles van de collectie, waarbij het eerste jaar een nulmeting per ruimte is uitgevoerd en vervolgens een steekproef wordt genomen waarbij per jaar een vijfde van de collectie wordt gecontroleerd. Iedere inspectie resulteert in een rapport met bevindingen en aanbevelingen bij geconstateerde tekortkomingen. Het rapport wordt met de conservator besproken en zo nodig worden maatregelen genomen, bijvoorbeeld door een vervolgopdracht aan het bedrijf. Een voorbeeld hiervan is de ontruiming van het zolderdepot vanwege geconstateerde ontoereikende klimaatomstandigheden. Een externe specialist voert periodiek conditiecontroles en restauraties uit voor de meubelcollectie. Voor het depot in Lelystad gelden de door het Rijksmuseum Amsterdam (RMA) gehanteerde klimaateisen, die het Muiderslot toereikend vindt voor de daar Pagina 13 van 24

14 opgeslagen deelcollecties. Controles worden in voorkomende gevallen door de conservator uitgevoerd. Ter voorkoming van schade door licht is in de permanente tentoonstelling LEDverlichting aangebracht. Hierbij zijn de lichtwaarden volgens de richtlijnen van de RCE gehanteerd. Verder worden lichtmetingen uitgevoerd bij lichtgevoelige voorwerpen in tijdelijke tentoonstellingen. In tegenstelling tot de vermelding in de monitor, beschikt het Muiderslot niet over een lichtplan. Eens per jaar worden alle tentoonstellingsruimten grondig schoongemaakt. Dit is uitbesteed aan een freelancer. De dagelijkse schoonmaak van de tentoonstellingsruimten vindt plaats door medewerkers van het museum en het schoonmaken van de museale voorwerpen is een taak van de conservator. Conclusies Er zijn voldoende maatregelen genomen om -gegeven de bouwkundige omstandigheden- toereikende klimaat- en lichtcondities te scheppen. Door uitbesteding van conserverings- en conditiecontroles vinden deze met een vaste frequentie en op professionele wijze plaats. Aanbeveling Geen Pagina 14 van 24

15 6 Veiligheid Maatregelen ter bevordering van de veiligheid en beveiliging van de rijkscollectie moeten er voor zorgen dat museale voorwerpen niet beschadigd raken of zelfs verloren gaan. Om passende maatregelen te nemen is het nodig een risicoinventarisatie op te stellen. Een calamiteiten- en collectiehulpverleningsplan waarvan de werking door oefeningen wordt getoetst zijn van belang voor het behoud van de collectie bij calamiteiten. Het geheel aan veiligheidszorg wordt samenhangend beschreven in een integraal veiligheidsplan. Voor een landelijke analyse van veiligheidsincidenten en kennisbevordering bij musea is het van belang dat incidenten worden gemeld in het landelijk incidentenregister DICE van de RCE. Bevindingen Het Muiderslot beschikt over een actueel bedrijfshulpverleningsplan (2013), waarvan een calamiteitenplan voor de collectie deel uitmaakt. In het calamiteitenplan is een risicoanalyse uitgewerkt die ingaat op de risico s van brand, water, weersomstandigheden en vandalisme. Ook zijn de specifieke risico s per vertrek beschreven. In de analyse zijn maatregelen vermeld om de risico s tegen te gaan. Ook in de notitie museaal veiligheidsplan (21 mei 2014) zijn maatregelen genoemd, zoals de plaatsing van voorwerpen, beveiliging van schilderijen en het impregneren van brandbare voorwerpen. Een aantal risico s, vooral wat betreft brandveiligheid, is niet (geheel) weg te nemen, omdat deze van bouwkundige aard zijn (bijvoorbeeld open verbindingen tussen ruimten). De brandweer is bekend met deze risico s en voert periodiek controles uit. In het calamiteitenplan zijn de samenstelling en de taken van het calamiteitenteam beschreven. Het plan bevat verder instructies hoe om te gaan met categorieën voorwerpen bij een calamiteit en hoe te handelen na waterschade. Bij de hiervoor genoemde notitie is een prioriteitenlijst gevoegd waarin per vertrek de bij een calamiteit te evacueren voorwerpen zijn beschreven. De lijst is voorzien van een aanduiding van het voorwerp, de plaats in de ruimte en een foto. Het Muiderslot oefent niet met de evacuatie van de collectie. Dit is aangegeven in de monitor en de notitie. Hiervoor zijn als argumenten aangevoerd dat de hulpdiensten de regie bij een calamiteit overnemen en dat collectie-evacuatie geen prioriteit heeft bij een calamiteit. Ook is naar voren gebracht dat ervaring is opgedaan met verplaatsing van voorwerpen bij het inrichten van tentoonstellingen en het organiseren van niet-museale activiteiten. Uit de aangeleverde monitorgegevens blijkt dat zich de afgelopen 2 jaar geen incidenten hebben voorgedaan. Conclusies In voldoende mate is voorzien in een veiligheidsplan, risicoanalyses en op basis daarvan genomen maatregelen ter bescherming van de collectie. De argumentatie om geen oefening te houden met een evacuatie van de collectie is niet overtuigend. Een oefening verschaft immers inzicht of de beschreven calamiteitenorganisatie en procedures in de praktijk goed functioneren en zo nodig bijgesteld moeten worden. Het besluit niet te oefenen geeft daardoor onvoorziene risico s voor de collectie bij een calamiteit. Pagina 15 van 24

16 Aanbeveling Toets de beschreven organisatie en procedures voor collectie-evacuatie in de praktijk. Pagina 16 van 24

17 7 Zichtbaarheid Het tonen van de museale voorwerpen aan een zo groot mogelijk publiek en het verstrekken van informatie over de voorwerpen is een kerntaak van musea. Tonen van de collectie kan fysiek plaatsvinden in vaste en in wisselende tentoonstellingen, door het in bruikleen geven van museale voorwerpen en door digitale ontsluiting via het internet. De wijze waarop musea hun collecties toegankelijk maken wordt beschreven in een presentatiebeleid. Bevindingen In het Activiteitenplan is uiteengezet hoe het Muiderslot de collectie aan het publiek presenteert. Het plan bevat een beschrijving van het aanbod naar doelgroep en geeft inzicht in gerealiseerde en verwachte bezoekersaantallen. Het museum streeft naar een toename van het aantal bezoekers tot ruim in 2016 (in 2013 ruim ). De vaste presentatie is vooral geënt op de thema s de middeleeuwse waterburcht en P.C. Hooft. Het museum wil zich met de collectie ook meer gaan richten op de middeleeuwen. Jaarlijks kiest het Muiderslot een thema waaraan verschillende activiteiten zijn gekoppeld en in relatie waarmee tijdelijke tentoonstellingen worden georganiseerd met eigen collectie en bruiklenen. Het museum heeft in 2013 het aantal tijdelijke tentoonstellingen teruggebracht tot één grotere tentoonstelling per jaar gedurende een langere periode. Inmiddels is besloten om vanaf 2015 twee tijdelijke tentoonstellingen per jaar te organiseren in de dalperioden, een kleinere in het voorjaar en een grotere in het naseizoen. Voor het aantrekken van nieuw publiek en het tentoonstellen van de collectie op andere locaties werkt het museum samen met verschillende instanties, waaronder andere musea en toeristische organisaties. Het museum heeft een beperkt aantal voorwerpen in langdurige bruikleen uitstaan. Reden hiervan is dat het Muiderslot een groot deel van de collectie zelf presenteert. Een groot deel van de collectie is in 2013 digitaal toegankelijk gemaakt door een interactieve digitale museumtour. Ook is een MuiderslotApp beschikbaar met digitale informatie over de gepresenteerde collectie. In het activiteitenplan is aangegeven dat ook de depotcollectie (documenten, textilia en boeken) digitaal ontsloten wordt. Dit is gebeurd voor ca. 150 voorwerpen in de deelcollectie gebruiksvoorwerpen in de kastendepots in het Muiderslot. Het Muiderslot organiseert tal van publieksactiviteiten die geen relatie hebben met het tentoonstellen van de collectie. Voorbeelden hiervan zijn podiumactiviteiten (concerten, toneel) en de verhuur van zalen. Het museum heeft maatregelen genomen om te voorkomen dat door deze activiteiten schade aan de collectie ontstaat. Pagina 17 van 24

18 Conclusies In voldoende mate wordt de collectie tentoongesteld aan het publiek. Het beleid om de collectie volledig digitaal te ontsluiten is nog niet geheel gerealiseerd. Aanbeveling Geen Pagina 18 van 24

19 8 Administratieve organisatie Een actuele administratieve organisatie met beschreven procedures voor het beheer van de rijkscollectie draagt bij aan duidelijkheid van verantwoordelijkheden en een zorgvuldige uitvoering van beheertaken. Zonder beschreven procedures is er een risico op een gebrek aan uniformiteit en continuïteit in de uitvoering van beheertaken. Actuele en dekkende procedures zijn voorwaarde bij de toepassing van kwaliteitszorg. Bevindingen In de monitor heeft het Muiderslot aangegeven te beschikken over schriftelijke procedures voor registratie, conservering en restauratie. Tijdens de inspectie is echter niet aangetoond dat dergelijke procedures zijn vastgesteld en worden toegepast. Het museum geeft als mogelijke verklaring hiervoor dat bij het vertrek van de medewerker collectiebeheer onvoldoende overdracht van werkzaamheden heeft plaatsgevonden. Conclusie Er zijn geen vastgestelde schriftelijke procedures voor de uitvoering van taken op het gebied van registratie, conservering en restauratie. Dit geeft een risico voor de continuïteit van de door het Muiderslot uitgevoerde taken. Aanbeveling Stel procedures vast voor de beheertaken die door het Muiderslot worden uitgevoerd. Pagina 19 van 24

20 Pagina 20 van 24

21 9 Bijlagen 9.1 Werkwijze inspecties Voorbereiding inspectie Ter voorbereiding van de inspectie zijn documenten van de instelling met informatie over het collectiebeheer geraadpleegd en geanalyseerd (zie ook onder 9.2). Waar beschikbaar is ook gebruik gemaakt van actuele rapportages van het Museumregister (niet verzelfstandigde musea) en rapportages van de Visitatiecommissie (verzelfstandigde musea). Samenhang monitor Erfgoedinspectie Eén van de bronnen voor de inspectie vormt de monitor Erfgoedinspectie Op basis van door de instellingen aangeleverde monitorgegevens is hen een zogenoemde kleurrapportage toegezonden. Hierin is inzichtelijk gemaakt hoe de instelling presteert op de verschillende onderwerpen, ook in vergelijking met andere instellingen. Op onderdelen kan het inspectierapport tot een andere conclusie komen dan de toegekende kwalificatie in de kleurrapportage. Inspectie op locatie De inspectie op locatie bestaat uit het voeren van een (introductie)gesprek met de directeur van het museum en met de direct verantwoordelijke(n) voor het collectiebeheer (zie ook onder 9.2). Tijdens de inspectie zijn zo nodig nog niet eerder geraadpleegde stukken ingezien. Onderdeel van de inspectie is een praktijktoets op de registratiegraad en kwaliteit. Hiervoor wordt het collectieregistratiesysteem ingezien en wordt een beperkte steekproef genomen ter verificatie van de vindbaarheid van geregistreerde voorwerpen. Voor de steekproef worden aselect 15 voorwerpen uit de registratie geselecteerd en 15 voorwerpen uit de tentoonstellingsruimten en depots. Tijdens de rondgang door deze ruimten voor het uitvoeren van de steekproef wordt tegelijkertijd ook andere beheeraspecten in de praktijk getoetst. Dit betreft bijvoorbeeld (het meten van) bewaaromstandigheden, de conditie van voorwerpen en veiligheidsmaatregelen. Rapportage De conceptrapportages zijn ter verificatie van de bevindingen voorgelegd aan de geïnspecteerde instelling, waarna de opmerkingen zijn verwerkt in het eindrapport. Pagina 21 van 24

22 9.2 Inspectie van het Muiderslot Op 25 en 26 juni 2014 is een inspectie uitgevoerd bij het Muiderslot. Voor de inspectie zijn de volgende bronnen geraadpleegd: Interviewsmet directeur hoofd collectie, presentatie en educatie conservator gebouwbeheerder Documenten Monitor Erfgoedinspectie Activiteitenplan Collectienota Jaarverslagen 2012 en 2013 Visitatierapport (incl.zelfevaluatie) 2012 BHV-plan/calamiteitenplan collecties (2013) en notitie museaal veiligheidsplan (mei 2014) Publicatie Ir. Mirjam Peters m.b.t. binnenklimaat in Bouwfysica (2007) Offerte onderhoudscontract Helicon (2012) Kwartaalrapportages Helicon ( ) Pagina 22 van 24

23 Colofon Erfgoedinspectie Rijnstraat 50 Postbus (IPC 3500) 2500 BL Den Haag Tel: Den Haag, oktober 2014 Missie Met alert en proportioneel toezicht brengt de Erfgoedinspectie het behoud (en beheer) van cultureel erfgoed en overheidsinformatie naar het gewenste kwaliteitsniveau met het oog op de duurzame toegankelijkheid en beschikbaarheid. Visie De inspectie vindt dat een goed functionerende interne systematische kwaliteitszorg bijdraagt aan een betere naleving van wet- en regelgeving. Zij ziet daar een eigen verantwoordelijkheid voor organisaties en stimuleert een systematische kwaliteitszorg bij de organisaties. In haar optreden is de inspectie zacht waar het kan en hard waar het moet en treedt zij zo nodig op. Pagina 23 van 24

24 Pagina 24 van 24