De staat van de rijkscollectie, Zuiderzeemuseum

Transcriptie

1

2 Erfgoedinspectie Pagina 2 van 27

3 Inhoud Samenvatting 5 1 Inleiding Context van het onderzoek Kader Leeswijzer 9 2 Organisatie Profiel Zuiderzeemuseum Sturing en beleid Financiële en facilitaire middelen Personele organisatie Kwaliteitszorg 12 3 Registratie 13 4 Beheer en behoud 15 5 Veiligheid 17 6 Zichtbaarheid 19 7 Administratieve organisatie 21 8 Bijlage Werkwijze inspecties Inspectie Zuiderzeemuseum 24 Colofon 25 Erfgoedinspectie Pagina 3 van 27

4 Erfgoedinspectie Pagina 4 van 27

5 Samenvatting Context en kader inspectie In juni 2014 heeft de Erfgoedinspectie een inspectie uitgevoerd bij het Zuiderzeemuseum. Deze inspectie is onderdeel van de uitvoering van een meerjarig onderzoeksprogramma naar het beheer en behoud van de rijkscollectie. Het kader voor de inspectie is de Regeling materieelbeheer museale voorwerpen 2013 en de beheersovereenkomsten met de verzelfstandigde rijksmusea. Op basis van dit kader richt het toezicht zich op de taken registratie, beheer en behoud, veiligheid en zichtbaarheid van de rijkscollectie en de administratieve organisatie. Bij de inspectie wordt ook gekeken naar de randvoorwaarden voor een goed beheer van de rijkscollectie, zoals organisatie en beleid, kwaliteitszorg en beschikbare middelen. Deze samenvatting gaat eerst in op deze randvoorwaardelijke onderwerpen en sluit af met de inhoudelijke beheertaken. Organisatie Sturing en beleid Het beleid is geformuleerd in het Beleidsplan , dat in de zomer van 2013 een mid term review heeft ondergaan. De realisatie van het beleid vindt onder meer plaats op basis van het Activiteitenplan , dat tevens ten grondslag ligt aan de subsidieaanvraag voor die periode. Voor het fysieke en administratieve beheer van de collectie is verder het Collectiebeleidsplan van bijzonder belang, evenals het Informatiebeleidsplan en het Digitaliseringsplan Het museum werkt aan een licht- en klimaatplan. Beschikbare middelen Door bezuinigen, strikt budgetteren en goede publieksresultaten in 2013 en 2014 is de financiële situatie weer verstevigd na een periode waarin de financiële reserves waren teruggelopen. Inzet van financiële, materiële en organisatorische middelen voor het collectiebeheer worden gereguleerd door meerjarenonderhoudsplannen. Personele organisatie In de Monitor Erfgoedinspectie heeft het museum aangegeven dat er onvoldoende personeel beschikbaar is voor het beheren van de rijkscollectie. In aanvulling op de beschikbare capaciteit van ongeveer 10 fte s worden externe behoudsmedewerkers, restauratoren en restauratiebedrijven ingeschakeld. Het museum anticipeert op het pensioen van een aanzienlijk aantal medewerkers de komende jaren door het opstellen van een Personeelsplan Collecties & Presentatie In 2015 volgt een personeelsplan Onderhoud & Facilitaire Dienst. Kwaliteitszorg Naast externe instrumenten (visitatie, museumregister) is er geen vastgelegd intern kwaliteitszorgsysteem. Beheersactiviteiten worden uitgevoerd op basis van het collectiebeleidsplan en meerjarenonderhoudsprogramma s, en deels op basis van vastgelegde procedures conform het procedurehandboek SPECTRUM. Erfgoedinspectie Pagina 5 van 27

6 Uitvoering beheer en behoud rijkscollectie Registratie In de Monitor geeft het Zuiderzeemuseum aan dat de volledige collectie is geregistreerd. Eerdere registratieachterstanden met betrekking tot de recente verwervingen en de rekwisietencollectie zijn weggewerkt. Wel geïnventariseerd maar nog niet geregistreerd zijn voorwerpen waarvan nog moet worden bepaald of het de status van rekwisiet krijgt of wordt afgestoten. Het komt voor dat een of meer aspecten van de juridische status niet in de registratie zijn opgenomen, hoewel deze gegevens in de regel wel bij het museum bekend zijn. Ook komt het voor dat verwervingsgegevens wel in de registratie zijn opgenomen, maar in andere dan de daartoe bestemde registratievelden. In aanvulling op de registratieparagraaf in het Collectieplan beschikt het museum over een Informatie- en een Digitaliseringsplan met betrekking tot de strategie en activiteiten op het gebied van onder meer de duurzame toegankelijkheid en de ondersteuning van het collectiebeheer. Beheer en behoud In 2012 zijn meerjarenonderhoudsplannen voor de collectie opgesteld. Daarin zijn niet alleen de benodigde beheersactiviteiten voor de periode in kaart gebracht, maar ook de daarvoor te reserveren financiële middelen. Het gebruik van de zolders van de panden in het buitenmuseum als opslagruimte wordt aanzienlijk beperkt. Voorheen werden er de namaakcadeaus opgeslagen die gebruikt worden ter aankleding van het jaarlijkse nationale pietendorp, maar die worden nu extern opgeslagen. Voor de roerende collectie van het Zuiderzeemuseum lopen de bewaaromstandigheden uiteen van strak geregeld depotklimaat tot niet of nauwelijks te reguleren omstandigheden in het buitenmuseum. Wel zijn alle panden in het buitenmuseum die roerende collectie bevatten, voorzien van UV-werende folie. Voorwerpen die gevoeliger zijn voor klimaatschommelingen worden gedurende de seizoenssluiting uit de panden verwijderd. Op basis van een afweging tussen de inhoudelijke waardering en de materiële behoefte van het object en de voorhanden zijnde technische voorzieningen besluit het museum regelmatig een voorwerp permanent uit het buitenmuseum weg te halen en er een rekwisiet voor in de plaats te stellen. Veiligheidszorg Het integrale veiligheidsplan uit 2012 omvat maatregelen ter bestrijding van risico s als inbraak, diefstal, vandalisme en brand(-stichting). Voor het buitenmuseum geldt wateroverlast als bijzonder risico. Mede vanwege de benaderbaarheid van objecten op verschillende plaatsen in het buiten- en het binnenmuseum maakt het museum niet alleen gebruik van technische middelen [...] maar spreken medewerkers het publiek regelmatig ook rechtstreeks aan op het gedrag. Taken en bevoegdheden zijn nader uitgewerkt in het calamiteiten- en alarmplan. De laatste calamiteitenoefening vond plaats in Een actueel collectiehulpverleningsplan (CHV-plan) maakt deel uit van het calamiteitenplan. Incidenten worden bijgehouden in een logboek en, indien betrekking hebbend op de collectie, gemeld aan het incidentenregister DICE. Zichtbaarheid Het Zuiderzeemuseum beschikt over een in verschillende documenten uitgewerkte visie en doelstellingen met betrekking tot de zichtbaarheid en het publieksbereik. Het museum hanteert verschillende presentatievormen, zowel binnen als buiten de Erfgoedinspectie Pagina 6 van 27

7 muren van de instelling. In 2013 vormde de tentoonstelling met en in het Staatshistorisch Museum in Moskou een belangrijke internationale activiteit. Online activiteiten omvatten een Google Maps-applicatie, gekoppeld aan een digitale historische kaart van het Zuiderzeegebied, de Zuiderzeemuseum-app en de community-site mijnzuiderzee.nl. Administratieve organisatie Het Zuiderzeemuseum hanteert enkele vastgestelde procedures en instructies met betrekking tot het beheer van de collectie, die echter volgens het museum aan actualisatie en verbetering toe zijn. Als eerste stap is het uitwerken van de werkprocessen rond het collectiemanagementsysteem als strategisch project in het concept-digitaliseringsplan opgenomen. Ook met betrekking tot de fysieke omgang met vooral de onroerende en de maritieme collectie dienen, in aanvulling op de vastgestelde meerjarenonderhoudsplannen, nog procedures op schrift gesteld te worden. Aanbevelingen De Erfgoedinspectie doet de volgende aanbevelingen: Rond de selectie van in de collectie op te nemen materiaal af en registreer de betreffende voorwerpen overeenkomstig de toegekende status. Leg de juridische status van elk voorwerp op gestructureerde wijze vast in de registratie. Herneem het uitvoeren van calamiteitenoefeningen om de werking van beveiligingsmaatregelen te toetsen. Inventariseer de op te stellen procedures en werk deze uit. Erfgoedinspectie Pagina 7 van 27

8 Erfgoedinspectie Pagina 8 van 27

9 1 Inleiding 1.1 Context van het onderzoek De Erfgoedinspectie voert een meerjarig onderzoeksprogramma uit naar het beheer en behoud van de rijkscollectie door museale en niet-museale instellingen. Twee deelonderzoeken bij de niet-museale instellingen hebben geleid tot publicaties in 2011 en Vanaf 2013 vindt een onderzoek plaats naar de museale instellingen die rijkscollectie beheren. Publicatie van het rapport is voorzien in Ook publiceert de Erfgoedinspectie in het kader van het werkprogramma een eindrapport over de staat van het beheer en behoud van de rijkscollectie, gebaseerd op de gepubliceerde deelonderzoeken. 1.2 Kader Het kader voor de inspectie is de Regeling materieelbeheer museale voorwerpen De grondslag voor deze regeling is de Comptabiliteitswet In de regeling stelt de minister van OCW regels voor het beheer van museale voorwerpen die aan het Rijk toebehoren of zijn toevertrouwd. Dit betreft regels voor registratie, beheer en behoud, veiligheid en zichtbaarheid van de collectie en de administratieve organisatie. Ook de beheersovereenkomsten met verzelfstandigde rijksmusea zijn een kader voor de inspecties. Daarnaast wordt bij de inspectie gekeken naar de randvoorwaarden voor een goed beheer van de rijkscollectie, zoals aansturing en beleid, beschikbare middelen en kwaliteitszorg. 1.3 Leeswijzer De bevindingen van de inspectie zijn te vinden in de hoofdstukken 3 t/m 8. Hoofdstuk 3, Organisatie, gaat in op de randvoorwaardelijke aspecten voor het collectiebeheer. In de daaropvolgende hoofdstukken komen achtereenvolgens registratie, beheer en behoud, veiligheid, zichtbaarheid en administratieve organisatie aan bod. In de bijlage is de werkwijze van de inspectie toegelicht en zijn gehanteerde bronnen vermeld. 1 De staat van de rijkscollectie deel 1: Rijkscollectie bij departementen en colleges (2011). De staat van de rijkscollectie deel 2: Rijkscollectie bij buitenlandse posten en buitendiensten (2012) 2 Staatscourant nr december 2012 Erfgoedinspectie Pagina 9 van 27

10 Erfgoedinspectie Pagina 10 van 27

11 2 Organisatie 2.1 Profiel Zuiderzeemuseum Het Zuiderzeemuseum is in 1948 opgericht om de verdwijnende visserijcultuur van het Zuiderzeegebied vast te leggen. Sinds 1983 beschikt het museum naast het binnenmuseum over een buitenmuseum waar gebouwen, infrastructurele objecten en een museumhaven met vaartuigen een beeld geven van de Zuiderzeeregio. Na een scherpe koerswijziging in 2006 legt het museum het accent tegenwoordig niet alleen op de historische maar ook op de actuele betekenis van de regio en de collectie. Het museum legt verbanden tussen de voorwerpen in de collectie en hedendaagse vormgeving en toegepaste kunst en werkt actief samen met verschillende gemeenschappen in de Zuiderzeeregio. De nieuwe koers bracht verfrissing, maar vroeg ook veel van de organisatie en van de collectie. Zo werd in de eerste periode de collectie nog wel eens dermate actief gebruikt, van openstelling van het depot voor publiek tot het gebruik van voorwerpen door kunstenaars, dat dit risico s en soms daadwerkelijke schade met zich meebracht. Vanaf 2009 heeft het museum een meer gebalanceerd collectiebeleid gevoerd. Het Zuiderzeemuseum heeft een laagdrempelig profiel; het publiek wordt gekenmerkt door een relatief groot aantal minder ervaren museumbezoekers. 2.2 Sturing en beleid Het beleid is geformuleerd in het Beleidsplan , dat in juli 2013 een mid term review heeft ondergaan. De strategische doelstellingen zijn gericht op de relevantie als erfgoedinstelling voor de Zuiderzeeregio, publieksbereik en financiële en organisatorische efficiëntie en effectiviteit. Voor het collectiebeheer relevante kritische prestatie-indicatoren zijn onder meer de registratie- en digitaliseringsgraad. De realisatie van het de strategische doelstellingen vindt onder meer plaats op basis van het Activiteitenplan , dat tevens ten grondslag ligt aan de subsidieaanvraag voor die periode. Voor het beheer van de collectie is het Collectiebeleidsplan van bijzonder belang. In dit plan zijn voor de roerende, de onroerende en de maritieme collectie de collectieprofielen en de uitgangpunten van collectievorming beschreven, en is het beleid met betrekking tot het fysieke en administratieve collectiebeheer nader uitgewerkt. De gestelde doelen zijn in jaarplannen verwerkt. Naast de zorg voor de collectie gaat het Collectiebeleidsplan in op het gebruik ervan in onderzoek, educatie en presentatie. Het Informatiebeleidsplan bevat een opzet voor de in te richten informatiearchitectuur en een aantal informatiestrategieën, waaronder het toepassen van datastandaarden, het realiseren van duurzame digitale toegankelijkheid en het aansluiten op en bijdragen aan een landelijke digitale infrastructuur. Activiteiten en projecten die hieruit voortvloeien, zijn opgenomen in het Digitaliseringsplan Een licht- en klimaatplan is in ontwikkeling. Afronding daarvan zal een belangrijke taak zijn voor het in het voorjaar 2015 nieuw aan te stellen hoofd Collectie- & Informatiebeheer. Erfgoedinspectie Pagina 11 van 27

12 2.3 Financiële en facilitaire middelen In de periode zijn financiële reserves, onder meer bestemd voor het uitvoeren van onderhoud aan de onroerende collectie, ingezet voor het bekostigen van de vernieuwingen in het museum. Door het realiseren van bezuinigingen, onder meer door verlieslatende evenementen te schrappen, kon vanaf 2012 de financiële situatie weer worden verstevigd. Met betrekking tot het collectiebeheer wordt de inzet van financiële, materiële en organisatorische middelen ook voor de langere termijn gereguleerd via de in 2013 opgestelde meerjarenonderhoudsplannen. In de Monitor Erfgoedinspectie heeft het Zuiderzeemuseum aangegeven dat de financiële en facilitaire middelen in beperkte mate voldoende zijn. 2.4 Personele organisatie In de Monitor Erfgoedinspectie heeft het museum aangegeven dat er onvoldoende personeel beschikbaar is voor het beheren van de rijkscollectie. Onder leiding van het Sectorhoofd Collecties & Presentaties houden zich twaalf medewerkers (in totaal ongeveer 10 fte) rechtstreeks bezig met collectiebeherende taken. Naast twee registratoren en twee conservatoren gaat het om een bibliothecaris, een medewerker collectiearchief, een collectie- en een depotbeheerder en, specifiek voor de maritieme collectie, een afdelingshoofd, een scheepstimmerman en twee medewerkers. Voor het beheer van het depot in Hoogwoud huurt het Zuiderzeemuseum sinds 2013 de depotbeheerder van het Scheepvaartmuseum in Amsterdam in, dat de andere helft van het depot in gebruik heeft. In aanvulling worden externe projectmedewerkers ingeschakeld. Het onderhoud van de onroerende collectie wordt uitgevoerd door de Sector Onderhoud & Facilitaire Dienst, die hiertoe nauw samenwerkt met Collecties & Presentaties. Het museum anticipeert op het pensioen van een aanzienlijk aantal medewerkers de komende jaren door het opstellen van een Personeelsplan Collecties en Presentatie Op basis van dit plan is een afdelingshoofd Collectie- en Informatiebeheer aangesteld. Verder voorziet het plan in tijdige aanstelling van de opvolgers van de vertrekkende medewerkers met het oog op kennisoverdracht, en in uitbreiding van het aantal conservatoren van twee naar vier. 2.5 Kwaliteitszorg Het Zuiderzeemuseum is in 2010 beoordeeld door de in opdracht van OCW samengestelde visitatiecommissie. Bij die gelegenheid heeft het museum de zelfevaluatie uitgevoerd die van de procedure deel uitmaakt. Het museum is als geregistreerd museum opgenomen in het museumregister. Er is geen vastgelegd kwaliteitszorgsysteem; wel worden beheersactiviteiten uitgevoerd op basis van het collectiebeleidsplan en meerjarenonderhoudsprogramma s, en deels op basis van vastgelegde procedures conform het procedurehandboek SPECTRUM. Conclusie Voor wat betreft de organisatie, het (collectie)beleid en de beschikbare middelen zijn geen risico s voor het collectiebeheer vastgesteld. Aanbeveling Geen Erfgoedinspectie Pagina 12 van 27

13 3 Registratie Een volledige en geautomatiseerde registratie van museale voorwerpen en een periodieke controle op de aanwezigheid op de geregistreerde verblijfplaats moet voorkomen dat voorwerpen vermist raken. Registratie van verwerving, vermissing, verlies, beschadiging of vernietiging van museale voorwerpen is voorwaarde voor een actueel inzicht in de omvang van de rijkscollectie, de eigendomssituatie en bijzonderheden over de staat van de rijkscollectie. Bevindingen In de Monitor geeft het Zuiderzeemuseum aan dat de volledige collectie is geregistreerd. De overgang naar collectiemanagementsysteem (CMS) Adlib, die een applicatie in Lotus Notes vervangt, startte in 2008 en wordt in 2015 afgerond. In de afgelopen periode zijn eerdere registratieachterstanden met betrekking tot de recente verwervingen weggewerkt. Registratie van de (niet museale) rekwisietencollectie is in gang. In de interieurs in het buitenmuseum zijn alle voorwerpen geregistreerd. Daarbij zijn ze voorzien van een individueel inventarisnummer en standplaatscodes, in plaats van het eerder toegepaste, meer generieke pandnummer. Ook is van deze voorwerpen vastgelegd of ze rekwisiet zijn of tot de museale kerncollectie behoren. In de registratie zijn alle voorwerpen opgenomen waarvan duidelijk is dat ze tot de museale collectie behoren. Van een aantal voorwerpen zonder museale status moet nog nader worden bepaald of het de status van collectie of rekwisiet krijgt, dan wel wordt afgestoten. Deze te selecteren voorwerpen zijn voorzien van een inventarisnummer en geïnventariseerd op een lijst, maar zijn (nog) niet in het CMS opgenomen. Ook uit de betimmeringen en een verzameling drukkersmaterialen in het depot Hoogwoud en uit de tegelverzameling in depot Krabbersplaat moet nog worden geselecteerd wat definitief tot de museale collectie behoort en welke status het andere materiaal krijgt. Ook dit materiaal is nog niet volledig geregistreerd. Het komt voor dat een of meer aspecten van de juridische status niet in de registratie zijn opgenomen. Uit de praktijktoets die bij de inspectie op de kwaliteit van de registratie werd uitgevoerd, bleek dit bijvoorbeeld het geval te zijn bij de aan het museum gelegateerde collectie-ringeling. Omdat van verwervingen een dossier wordt bijgehouden met correspondentie en andere documentatie, zijn deze gegevens in de regel wel bij het museum bekend. Ook komt het voor dat verwervingsgegevens wel in de registratie zijn opgenomen, maar in andere dan de daartoe bestemde registratievelden. De rechtstitel die ten grondslag ligt aan het beheer door het Zuiderzeemuseum is daarmee niet altijd direct uit de registratie af te lezen. In aanvulling op de registratieparagraaf in het Collectieplan werkt het museum aan een Informatie- en een Digitaliseringsplan. Het Informatieplan gaat in op de strategische uitgangspunten op het gebied van onder meer de duurzame toegankelijkheid en de ondersteuning van het collectiebeheer. Het Digitaliseringsplan geeft een meer operationele uitwerking in een projectplanning per kwartaal. Erfgoedinspectie Pagina 13 van 27

14 Conclusies De voorwerpen waarvan vaststaat dat zij tot de collectie behoren, zijn geregistreerd. Er is echter nog een aantal clusters voorwerpen waarvan de collectie-status nog bepaald moet worden. Op basis van de in de registratie vastgelegde gegevens kunnen de voorwerpen in de collectie goed worden gelokaliseerd en geïdentificeerd. Doordat verwervingsgegevens niet altijd in de registratie zijn vastgelegd, of in andere dan de daartoe bestemde velden, is de juridische status niet altijd direct inzichtelijk. Aanbevelingen Rond de selectie van in de collectie op te nemen materiaal af en registreer de betreffende voorwerpen overeenkomstig de toegekende status. Leg de juridische status van elk voorwerp op gestructureerde wijze vast in de registratie. Erfgoedinspectie Pagina 14 van 27

15 4 Beheer en behoud Om ook toekomstige generaties te kunnen laten genieten van de rijkscollectie is het essentieel dat deze door goed beheer behouden blijft. Passende bewaaromstandigheden, controles en het nemen van maatregelen ter verbetering van bewaaromstandigheden en de conditie van de museale voorwerpen zijn hierbij van belang. Bevindingen Voor de drie grote clusters waarin de collectie van het Zuiderzeemuseum is ingedeeld, namelijk de collecties Onroerend (gebouwen en infrastructurele objecten), Maritiem (vaartuigen en scheepsonderdelen) en Roerend (gebruiksvoorwerpen, beeldende en toegepaste kunst en documentatie), is in 2012 een meerjarenonderhoudsplan (MOP) opgesteld. Daarin zijn niet alleen de benodigde beheersactiviteiten voor de periode in kaart gebracht, maar ook de daarvoor te reserveren financiële middelen. Bij het beheer van de onroerende en maritieme collectie neemt het tegengaan van slijtage en de bescherming tegen de weersinvloeden door bijvoorbeeld het uitvoeren van voeg- en schilderwerk een belangrijke plaats in. Ook het vervangen van onderdelen of tuigage komt regelmatig voor. De behandeling van de beide recente kunstwerken in de maritieme collectie, de Aeronef en het Vlot van Vespacianus, heeft plaatsgevonden in samenspraak met de kunstenaars. Voor de onroerende objecten, vaak voorzien van een ongeïsoleerd pannendak, is het bestrijden van vocht een belangrijk aandachtspunt. Enkele panden zijn inmiddels voorzien van een eenvoudige, reversibele isolatie die vocht en vuil weert zonder de nodige ventilatie te belemmeren. Het onderhoud wordt door of onder begeleiding van eigen medewerkers verricht, die beschikken over de benodigde kennis over de toegepaste materialen en technieken en over de onderhoudsbehoefte van het betreffende object. Waar in het verleden beslissingen nog wel eens tijdens de uitvoering van het werk werden genomen, wordt sinds een paar jaar gewerkt op basis van tevoren uitgewerkte restauratieplannen. Het komt niet of nauwelijks meer voor dat er zich collectieonderdelen op de zolders in het buitenmuseum bevinden. Wel waren ten tijde van de inspectie enkele van de zolders in gebruik als opslag voor ander materiaal, vooral voor de imitatie-sinterklaascadeaus die gebruikt worden ter aankleding van het jaarlijkse evenement van het nationale pietendorp. Dit gebruik bemoeilijkt het beheer van de betreffende panden omdat toegang tot en visuele inspectie van de zolders wordt belemmerd, en houdt met het oog op brand of de aanwezigheid van plaagdieren een extra risico in voor zowel het betreffende onroerende object als de daarin aanwezige roerende collectie. Om die reden worden de pakjes na afloop van het pietendorp voortaan extern opgeslagen. Voor de roerende collectie van het Zuiderzeemuseum lopen de bewaaromstandigheden uiteen van het strak geregelde binnenklimaat in het depot Krabbersplaat tot de omstandigheden in de hellingschuur uit Wervershoof in het buitenmuseum die gedurende het tentoonstellingsseizoen met een open zijde in verbinding staat met de buitenlucht. Erfgoedinspectie Pagina 15 van 27

16 Minder strikt dan in depot Krabbersplaat is het binnenklimaat in depot Hoogwoud te regelen, aangezien dat depot voorzien is van een eerder basale verwarmings- en ontvochtigingsinstallatie. Vanwege het ontbreken van volledige klimaatbeheersing staat het museum in dit depot grotere (seizoens-)schommelingen toe. Er wordt vooral gestuurd op het zo constant mogelijk houden van de relatieve luchtvochtigheid, vooral door s winters slechts beperkt bij te verwarmen. Afgezien van basisverwarming in enkele panden kan het klimaat in het buitenmuseum niet worden gereguleerd. Zonodig vindt tevens actieve ventilatie plaats ter voorkoming van aantasting door vocht of schimmel. Het museum gaat op verschillende manieren om met de vanzelfsprekende risico s voor de fysieke staat van de collectie die het gevolg zijn van een verminderd te reguleren binnenklimaat. Om belichtingsschade tegen te gaan zijn alle panden in het buitenmuseum die roerende collectie bevatten, voorzien van UV-werende folie die in 2013 is vernieuwd. Kwetsbaarder voorwerpen in het buitenmuseum worden gedurende de seizoenssluiting ingepakt of geheel uit de panden verwijderd. Een belangrijke rol is daarnaast weggelegd voor de conservatoren en de collectiebeheerder, die in voorkomend geval in overleg besluiten welke omstandigheden nog verantwoord zijn voor een bepaald voorwerp, gelet op de inhoudelijke waardering en de materiële behoefte. Regelmatig leidt die afweging ertoe dat een voorwerp permanent uit het buitenmuseum wordt weggehaald om er een rekwisiet of replica voor in de plaats te stellen. Conclusie Het Zuiderzeemuseum neemt voldoende maatregelen om de fysieke staat van de collectie te waarborgen. Aanbeveling Geen Erfgoedinspectie Pagina 16 van 27

17 5 Veiligheid Maatregelen ter bevordering van de veiligheid en beveiliging van de rijkscollectie moeten er voor zorgen dat museale voorwerpen niet beschadigd raken of zelfs verloren gaan. Om passende maatregelen te nemen is het nodig een risicoinventarisatie op te stellen. Een calamiteiten- en collectiehulpverleningsplan waarvan de werking door oefeningen wordt getoetst zijn van belang voor het behoud van de collectie bij calamiteiten. Het geheel aan veiligheidszorg wordt samenhangend beschreven in een integraal veiligheidsplan. Voor een landelijke analyse van veiligheidsincidenten en kennisbevordering bij musea is het van belang dat incidenten worden gemeld in het landelijk incidentenregister DICE van de RCE. Bevindingen Het Zuiderzeemuseum beschikt over een integraal veiligheidsplan dat in 2012 werd vastgesteld en dat maatregelen omvat ter bestrijding van risico s als inbraak, diefstal, vandalisme en brand(-stichting). Het museum ziet daarnaast wateroverlast als bijzonder risico voor het buitenmuseum. Een ander risico bestaat in de benaderbaarheid voor het publiek van veel objecten in zowel het buiten- als het binnenmuseum. Naast het gebruik van technische middelen [ ] wordt daarom het publiek regelmatig ook rechtstreeks door medewerkers aangesproken op het gedrag. [ ]. Taken en bevoegdheden zijn nader uitgewerkt in het calamiteitenplan en het verkorte alarmplan dat in geval van een calamiteit als eerste in werking treedt. De laatste calamiteitenoefening vond plaats in Naast het veiligheidsplan beschikt het museum over een collectiehulpverleningsplan (CHV-plan). Het museum werkt aan het actualiseren van zowel het veiligheidsplan als het CHVplan, nodig vanwege organisatorische en technische vernieuwingen. Onder meer worden prioriteitenlijsten ontwikkeld ten behoeve van ontruimingen van de collectie. De actualisatie wordt aangegrepen om de algemene veiligheidszorg en de zorg voor de collectie meer dan voorheen te integreren. Zo maakt een gezamenlijk opleidingstraject voor beveiligers en collectiemedewerkers deel uit van de implementatie. Incidenten worden bijgehouden in een logboek. Wanneer bij een incident collectieonderdelen zijn betrokken, wordt een melding gedaan aan het incidentenregister DICE. De collectiegerelateerde incidenten die zich de afgelopen twee jaar voordeden betroffen transportschade, onopzettelijke beschadiging en, in het buitenmuseum, opzettelijke beschadiging (vandalisme) en diefstal. Conclusies Het Zuiderzeemuseum beschikt over een integraal veiligheidsplan uit 2012 en werkt aan actualisering daarvan. Er zijn niet recent calamiteitenoefeningen gehouden. Aanbeveling Herneem het uitvoeren van calamiteitenoefeningen om de werking van beveiligingsmaatregelen te toetsen. Erfgoedinspectie Pagina 17 van 27

18 Erfgoedinspectie Pagina 18 van 27

19 6 Zichtbaarheid Het tonen van de museale voorwerpen aan een zo groot mogelijk publiek en het verstrekken van informatie over de voorwerpen is een kerntaak van musea. Tonen van de collectie kan fysiek plaatsvinden in vaste en in wisselende tentoonstellingen, door het in bruikleen geven van museale voorwerpen en door digitale ontsluiting via het internet. De wijze waarop musea hun collecties toegankelijk maken wordt beschreven in een presentatiebeleid. Bevindingen Het Zuiderzeemuseum heeft zijn visie en doelstellingen met betrekking tot de zichtbaarheid en het publieksbereik uitgewerkt in het Beleidsplan , het Activiteitenplan en het Educatieplan Omdat het gebruik van en de zorg voor de collectie met elkaar in verband staan, zijn ook in het collectieplan hoofdstukken gewijd aan onderzoek, educatie en presentatie. Naast de opstellingen in het binnen- en buitenmuseum hanteert het museum ook presentatievormen als (ambachts-)demonstraties, rollenspel door historische personages en low tech activiteiten waarbij bezoekers zelf aan de slag kunnen (touwslaan, oudhollandse spellen). Buiten de muren van de instelling brengt het museum de collectie onder de aandacht met bijvoorbeeld de rondreizende Zuiderzee Automatiek. In 2013 vormde de tentoonstelling met het Staatshistorisch Museum in Moskou een belangrijke internationale activiteit, in 2014 had het museum een presentatie op de Salone del Mobile in Milaan. Vooral de onroerende collectie is digitaal toegankelijk via een Google Maps-applicatie, gekoppeld aan een digitale historische kaart van het Zuiderzeegebied, die via de website van het museum te benaderen is. Informatie over de panden is verder beschikbaar via de in 2013 gepresenteerde Zuiderzeemuseum-app. Van de roerende collectie is een klein deel digitaal toegankelijk via de internetsites van het Geheugen van Nederland, Europeana en Maritiem Digitaal. Het Zuiderzeemuseum profileert zich op internet via sociale media en de community-site mijnzuiderzee.nl. Conclusie Het museum bevordert de zichtbaarheid van de collectie. Aanbeveling Geen Erfgoedinspectie Pagina 19 van 27

20 Erfgoedinspectie Pagina 20 van 27

21 7 Administratieve organisatie Een actuele administratieve organisatie met beschreven procedures voor het beheer van de rijkscollectie draagt bij aan duidelijkheid van verantwoordelijkheden en een zorgvuldige uitvoering van beheertaken. Zonder beschreven procedures is er een risico op een gebrek aan uniformiteit en continuïteit in de uitvoering van beheertaken. Actuele en dekkende procedures zijn voorwaarde bij de toepassing van kwaliteitszorg. Bevindingen Het Zuiderzeemuseum hanteert vastgestelde procedures met betrekking tot de omgang met inkomende objecten en verwervingen, die zijn gebaseerd op het museale procedurehandboek SPECTRUM. Ook geldt er een procedure voor het uitvoeren van cultuurhistorische objectwaarderingen. Daarnaast worden invoerinstructies gehanteerd voor het opnemen van gegevens in het centrale collectiemanagementsysteem (CMS), die echter volgens het museum aan actualisatie en verbetering toe zijn. Dit zal een belangrijke taak worden voor het nieuw te werven afdelingshoofd Collectie- en Informatiebeheer. Het uitwerken van de werkprocessen rond het CMS is als strategisch project in het concept-digitaliseringsplan opgenomen. Ook met betrekking tot de fysieke omgang met vooral de onroerende en de maritieme collectie dienen, in aanvulling op de vastgestelde meerjarenonderhoudsplannen, nog procedures op schrift gesteld te worden. De vakkennis op basis waarvan de beheers- en onderhoudsactiviteiten worden uitgevoerd, is vaak nog persoonsgebonden. Conclusie Voor het verbeteren en ontwikkelen van procedures rond het CMS zijn voorbereidende maatregelen getroffen. Voor de fysieke omgang met vooral de onroerende en maritieme collectie zijn nog weinig procedures beschikbaar. Aanbeveling Inventariseer de op te stellen procedures en werk deze uit. Erfgoedinspectie Pagina 21 van 27

22 Erfgoedinspectie Pagina 22 van 27

23 8 Bijlage 8.1 Werkwijze inspecties Voorbereiding inspectie Ter voorbereiding van de inspectie zijn documenten van de instelling met informatie over het collectiebeheer geraadpleegd en geanalyseerd (zie ook onder 8.2). Waar beschikbaar is ook gebruik gemaakt van actuele rapportages van het Museumregister (niet verzelfstandigde musea) en rapportages van de Visitatiecommissie (verzelfstandigde musea). Samenhang monitor Erfgoedinspectie Eén van de bronnen voor de inspectie vormt de monitor Erfgoedinspectie Op basis van door de instellingen aangeleverde monitorgegevens is hen een zogenoemde kleurrapportage toegezonden. Hierin is inzichtelijk gemaakt hoe de instelling presteert op de verschillende onderwerpen, ook in vergelijking met andere instellingen. Op onderdelen kan het inspectierapport tot een andere conclusie komen dan de toegekende kwalificatie in de kleurrapportage. Inspectie op locatie De inspectie op locatie bestaat uit het voeren van een (introductie)gesprek met de directeur van het museum en met de direct verantwoordelijke(n) voor het collectiebeheer (zie ook onder 8.2). Tijdens de inspectie zijn zo nodig nog niet eerder geraadpleegde stukken ingezien. Onderdeel van de inspectie is een praktijktoets op de registratiegraad en kwaliteit. Hiervoor wordt het collectieregistratiesysteem ingezien en wordt een beperkte steekproef genomen ter verificatie van de vindbaarheid van geregistreerde voorwerpen. Voor de steekproef worden aselect 15 voorwerpen uit de registratie geselecteerd en 15 voorwerpen uit de tentoonstellingsruimten en depots. Tijdens de rondgang door deze ruimten voor het uitvoeren van de steekproef wordt tegelijkertijd ook andere beheeraspecten in de praktijk getoetst. Dit betreft bijvoorbeeld (het meten van) bewaaromstandigheden, de conditie van voorwerpen en veiligheidsmaatregelen. Rapportage De conceptrapportages zijn ter verificatie van de bevindingen voorgelegd aan de geïnspecteerde instelling, waarna de opmerkingen zijn verwerkt in het eindrapport. Erfgoedinspectie Pagina 23 van 27

24 8.2 Inspectie Zuiderzeemuseum Op 23 en 25 juni 2014 is een inspectie uitgevoerd bij het Zuiderzeemuseum. Voor de inspectie zijn de volgende bronnen geraadpleegd: Interviews met hoofd Collecties en Presentaties algemeen directeur depotbeheerder Documenten Jaarverslag 2012 Jaarverslag 2013 Jaarrekening 2013 Beleidsplan Collectieplan Informatiebeleidsplan (concept 22 augustus 2014) Digitaliseringsplan (concept 22 augustus 2014) Erfgoedinspectie Pagina 24 van 27

25 Colofon Erfgoedinspectie Rijnstraat 50 Postbus (IPC 3500) 2500 BL Den Haag Tel: E: Den Haag, juni Missie Met alert en proportioneel toezicht brengt de Erfgoedinspectie het behoud (en beheer) van cultureel erfgoed en overheidsinformatie naar het gewenste kwaliteitsniveau met het oog op de duurzame toegankelijkheid en beschikbaarheid. Visie De inspectie vindt dat een goed functionerende interne systematische kwaliteitszorg bijdraagt aan een betere naleving van wet- en regelgeving. Zij ziet daar een eigen verantwoordelijkheid voor organisaties en stimuleert een systematische kwaliteitszorg bij de organisaties. In haar optreden is de inspectie zacht waar het kan en hard waar het moet en treedt zij zo nodig op. Erfgoedinspectie Pagina 25 van 27

26

27