De staat van de rijkscollectie Mauritshuis

Transcriptie

1 De staat van de rijkscollectie Mauritshuis

2 Erfgoedinspectie Pagina 2 van 25

3 Inhoud Samenvatting 5 1 Inleiding Context van het onderzoek Kader Leeswijzer 7 2 Organisatie Profiel Mauritshuis Sturing en beleid Financiële en facilitaire middelen Personele organisatie Kwaliteitszorg 10 3 Registratie 11 4 Beheer en behoud 13 5 Veiligheid 15 6 Zichtbaarheid 17 7 Administratieve organisatie 19 8 Bijlage Werkwijze inspecties Inspectie Mauritshuis 22 Colofon 23 Erfgoedinspectie Pagina 3 van 25

4 Erfgoedinspectie Pagina 4 van 25

5 Samenvatting Context en kader inspectie In november 2014 heeft de Erfgoedinspectie een inspectie uitgevoerd bij het Mauritshuis. Deze inspectie is onderdeel van de uitvoering van een meerjarig onderzoeksprogramma naar het beheer en behoud van de rijkscollectie. Het kader voor de inspectie is de Regeling materieelbeheer museale voorwerpen 2013 en de beheersovereenkomsten met de verzelfstandigde rijksmusea. Op basis van dit kader richt het toezicht zich op de taken registratie, beheer en behoud, veiligheid en zichtbaarheid van de rijkscollectie en de administratieve organisatie. Bij de inspectie wordt ook gekeken naar de randvoorwaarden voor een goed beheer van de rijkscollectie, zoals organisatie en beleid, kwaliteitszorg en beschikbare middelen. Deze samenvatting gaat eerst in op deze randvoorwaardelijke onderwerpen en sluit af met de inhoudelijke beheertaken. Organisatie Sturing en beleid Het museum beschikt over een actueel strategisch beleid en collectiebeleid. Tijdens de verbouwing van twee jaar heeft het museum hard gewerkt. Het collectieplan moet echter nog aangepast worden en is nu voorzien van een addendum. Het addendum van het collectieplan geeft een stand van zaken weer van de verbeterpunten die tijdens de verbouwing zijn aangepakt. Het addendum van het beleidsplan is een aanvulling op de ontwikkelingen tijdens het verbouwingstraject en veranderingen in de museale sector sinds Beschikbare middelen In de Monitor Erfgoedinspectie geeft het museum aan in redelijke mate te beschikken over voldoende financiële en facilitaire middelen voor de uitvoering van het behoud en beheer van de collectie. Kwaliteitszorg De Erfgoedinspectie heeft vastgesteld dat het museum een eigen kwaliteitszorgsysteem toepast ter borging van de kwaliteit van de uitvoering van beheertaken. Het kwaliteitszorgsysteem is gekoppeld aan de AO van de verschillende afdelingen waarbij projecten en processen schriftelijk worden gerapporteerd en geëvalueerd. Uitvoering beheer en behoud rijkscollectie De geautomatiseerde collectieregistratie is op orde. De Erfgoedinspectie heeft vastgesteld dat het Mauritshuis in voldoende mate de klimaat- en lichtbeheersing op orde heeft. Wat betreft de beveiliging en veiligheid heeft het museum de zaken op orde. De Erfgoedinspectie heeft vastgesteld dat het BHV-plan en het CHV-plan geactualiseerd zijn. De Erfgoedinspectie concludeert dat het Mauritshuis zich voldoende inspant om de collectie fysiek en digitaal zichtbaar te maken. Erfgoedinspectie Pagina 5 van 25

6 Het museum schiet tekort in de volledige beschikbaarheid van vastgestelde procedures voor de uitvoering van beheertaken; nog niet alle procedures voor het collectiebeheer zijn uitwerkt. De Erfgoedinspectie doet de volgende aanbevelingen: Actualiseer het collectieplan. Draag zorg voor een toereikende borging van de kwaliteit van de uitvoering van het collectiebeheer, door het beschrijven van beheerprocedures en een periodieke evaluatie van de toepassing van deze procedures. Erfgoedinspectie Pagina 6 van 25

7 1 Inleiding 1.1 Context van het onderzoek De Erfgoedinspectie voert een meerjarig onderzoeksprogramma uit naar het beheer en behoud van de rijkscollectie door museale en niet-museale instellingen. Twee deelonderzoeken bij de niet-museale instellingen hebben geleid tot publicaties in 2011 en Vanaf 2013 vindt een onderzoek plaats naar de museale instellingen die rijkscollectie beheren. Publicatie van het rapport is voorzien in Ook publiceert de Erfgoedinspectie in het kader van het werkprogramma een eindrapport over de staat van het beheer en behoud van de rijkscollectie, gebaseerd op de gepubliceerde deelonderzoeken. 1.2 Kader Het kader voor de inspectie is de Regeling materieelbeheer museale voorwerpen De grondslag voor deze regeling is de Comptabiliteitswet In de regeling stelt de minister van OCW regels voor het beheer van museale voorwerpen die aan het Rijk toebehoren of zijn toevertrouwd. Dit betreft regels voor registratie, beheer en behoud, veiligheid en zichtbaarheid van de collectie en de administratieve organisatie. Ook de beheersovereenkomsten met verzelfstandigde rijksmusea zijn een kader voor de inspecties. Daarnaast wordt bij de inspectie gekeken naar de randvoorwaarden voor een goed beheer van de rijkscollectie, zoals aansturing en beleid, beschikbare middelen en kwaliteitszorg. 1.3 Leeswijzer Hoofdstuk 3, Organisatie, gaat in op de randvoorwaardelijke aspecten voor het collectiebeheer. In de daaropvolgende hoofdstukken komen achtereenvolgens registratie, beheer en behoud, veiligheid, zichtbaarheid en administratieve organisatie aan bod. In de bijlage is de werkwijze van de inspectie toegelicht en zijn gehanteerde bronnen vermeld. 1 De staat van de rijkscollectie deel 1: Rijkscollectie bij departementen en colleges (2011). De staat van de rijkscollectie deel 2: Rijkscollectie bij buitenlandse posten en buitendiensten (2012) 2 Staatscourant nr december 2012 Erfgoedinspectie Pagina 7 van 25

8 Erfgoedinspectie Pagina 8 van 25

9 2 Organisatie 2.1 Profiel Mauritshuis Het Mauritshuis valt onder verantwoordelijkheid van de minister van OCW. De collectie is eigendom van de Staat der Nederlanden. Deze heeft de collectie in 1995 in beheer gegeven aan de Stichting Koninklijk Kabinet van Schilderijen Mauritshuis (hierna: Mauritshuis). Het museum beheert een overzichtelijke, kleine collectie van ongeveer 850 voorwerpen (schilderijen, beeldhouwwerken, prenten en tekeningen) met een beperkt verzamelgebied. Zwaartepunt is de Nederlandse 17 de eeuwse schilderkunst, met als publiekslieveling onder andere het schilderij van Johannes Vermeer Het meisje met de parel. De collectie is gehuisvest in het voormalig stadspaleis (1644) dat sinds 1822 als museum fungeert. Een deel van de collectie, ongeveer 150 schilderijen van Hollandse en Vlaamse meesters, is in de nabij gelegen de Galerij Prins Willem V tentoongesteld. Het Mauritshuis heeft een inpandig depot en twee externe depots gehuurd voor de opslag van museale voorwerpen. De laatste twee jaar heeft het museum grootschalig uitbreiding en renovatie ondergaan en is in juni 2014 feestelijk heropend. Met de renovatie heeft het historische museumgebouw een nieuwe vleugel erbij gekregen (de Royal Dutch Shell Wing). Hierin zijn onder andere de tijdelijke tentoonstellingsruimte, het museumcafé en de bibliotheek ondergebracht. 2.2 Sturing en beleid Het museum heeft een actueel en vastgesteld beleid, vastgelegd in het beleids- en activiteitenplan , met een addendum Verder beschikt het museum over een collectieplan 2010 met addendum In het collectieplan zijn collectiebeschrijving en -vorming, behoud en beheer, collectie registratie en documentatie en gebruik en onderzoek van de collectie opgenomen, tevens zijn actie- en verbeterpunten benoemd. Het addendum van het collectieplan gaat in op de stand van zaken van de actie- en verbeterpunten, zoals bibliotheek, wetenschappelijk onderzoek en restauratieprojecten. De aanvulling van het beleidsplan gaat in op de ontwikkelingen tijdens het verbouwingstraject en veranderingen in de museale sector sinds Het interne toezicht op het bestuur wordt uitgeoefend door een Raad van Toezicht van vijf leden, die de code of cultural governance naleeft. 2.3 Financiële en facilitaire middelen In de monitor geeft het museum aan in redelijke mate te beschikken over voldoende financiële en facilitaire middelen voor de uitvoering van het behoud en beheer van de collectie. Tijdens de inspectie zijn geen tekortkomingen vastgesteld die te relateren zijn aan de tekorten van financiële en facilitaire middelen. 2.4 Personele organisatie De organisatie telt 47,7 FTE in vaste dienst per 1 januari 2013 waarvan 11 FTE belast is met het behoud en beheer van de collectie. In de monitor heeft het museum aangegeven dat er voldoende personeel voor sturing en uitvoering van deze taken is. Het museum heeft geen externen en geen vrijwilligers voor het behoud en beheer van de collectie aangetrokken. Erfgoedinspectie Pagina 9 van 25

10 Binnen de afdeling collectie werken conservatoren, restauratoren, de coördinator tentoonstellingstechniek (=depotbeheerder), de behoudsmedewerker en de registrar. 2.5 Kwaliteitszorg Zoals aangegeven in de monitor beschikt het museum over een systematisch kwaliteitszorgsysteem voor de uitvoering van de beheertaken. Het museum beschikt over een eigen kwaliteitszorgsysteem, gekoppeld aan de administratieve organisatie van de verschillende afdelingen waarbij projecten en processen schriftelijk worden gerapporteerd en geëvalueerd, zoals bij het bruikleenverkeer. Het laatste visitatierapport (2012) is van voor de renovatie en de visitatiecommissie spreekt zich over het algemeen lovend over het museum uit. De geconstateerde zwaktes zoals de marketing en de website zijn opgepakt en sterk verbeterd. Het museum heeft een zichtbare merk- en marketingstrategie en een nieuwe website, en is actief op social media. De visitatiecommissie heeft geen tekortkomingen op het gebied van collectiebeheer vastgesteld, behalve dat het gebruik van de documentatie en de bibliotheek belemmerd werd omdat de bronnen over verschillende ruimtes waren verspreid. Met de verbouwing van het museum is een handbibliotheek gecreëerd waar relevante literatuur op het collectiegebied verzameld staat. Conclusie Het museum beschikt over een actueel collectiebeleid, dat voldoende kader geeft voor de uitvoering van de beheertaken. Het collectieplan is voorzien van een addendum. De actuele stand van zaken in het addendum moeten nog geïntegreerd worden in het collectieplan. Aanbeveling Actualiseer het collectieplan. Erfgoedinspectie Pagina 10 van 25

11 3 Registratie Een volledige en geautomatiseerde registratie van museale voorwerpen en een periodieke controle op de aanwezigheid op de geregistreerde verblijfplaats moet voorkomen dat voorwerpen vermist raken. Registratie van verwerving, vermissing, verlies, beschadiging of vernietiging van museale voorwerpen is voorwaarde voor een actueel inzicht in de omvang van de rijkscollectie, de eigendomssituatie en bijzonderheden over de staat van de rijkscollectie. Bevindingen Het Mauritshuis heeft in de Monitor Erfgoedinspectie aangegeven dat de gehele collectie van 845 voorwerpen is geregistreerd in Adlib Museum. Dat zijn de objecten in eigen beheer en de langdurige bruiklenen. Tijdens de inspectie is het aantal records in Adlib 1.126, inclusief bruiklenen, lijsten en andere objecten. De registratie moet nog aangevuld worden met literatuurverwijzing, tentoonstellingshistorie en bruikleenverkeer van de objecten. Vanaf 2015 wil het museum actief gebruik maken van de bruikleenmodule in Adlib. Alle langdurige bruiklenen zijn gecontroleerd en bijgewerkt. Het museum heeft het beleid geformuleerd om langdurige bruiklenen op locatie te laten. De Erfgoedinspectie stelt vast dat van alle voorwerpen de juridische status bekend is. Bij verwerving voert het museum herkomstonderzoek uit. Het museum heeft geen afstotingsbeleid en afstoting heeft in de afgelopen periode niet plaatsgevonden Uit de door de Erfgoedinspectie uitgevoerde steekproef uit 845 voorwerpen blijkt het volgende: - Per object zijn meerdere identificerende gegevens geregistreerd. - Van alle geselecteerde voorwerpen is een digitale foto beschikbaar. - De geregistreerde huidige standplaats is actueel; alle geselecteerde voorwerpen bleken vindbaar. - Van alle in de steekproef geselecteerde voorwerpen zijn gegevens over de juridische status geregistreerd (verwervingsgegevens, huidige eigenaar). - De conditie van de voorwerpen uit de steekproef en de laatst uitgevoerde conditiecontrole zijn 17 van 30 keer geregistreerd. Uit de monitor blijkt dat in de registratie bij 100% van de voorwerpen is voorzien in digitaal beeldmateriaal. De Erfgoedinspectie constateert dat het museum periodieke controles uit voert voor de standplaatscontroles. De resultaten van de controles worden vastgelegd in het registratiesysteem. Conclusies De registratie is geheel geautomatiseerd en voldoet aan de hieraan gestelde eisen. De tentoonstellingshistorie en de literatuurverwijzingen worden nog bijgewerkt. De bruikleenregistratie is nog niet in Adlib, maar het museum zal dit in 2015 invoeren. Erfgoedinspectie Pagina 11 van 25

12 Er is geen sprake van achterstand in de collectieregistratie. Het museum voert systematische standplaatscontroles uit. Aanbeveling Geen Erfgoedinspectie Pagina 12 van 25

13 4 Beheer en behoud Om ook toekomstige generaties te kunnen laten genieten van de rijkscollectie is het essentieel dat deze door goed beheer behouden blijft. Passende bewaaromstandigheden, controles en het nemen van maatregelen ter verbetering van bewaaromstandigheden en de conditie van de museale voorwerpen zijn hierbij van belang. Bevindingen De Erfgoedinspectie constateert dat het Mauritshuis streefwaarden voor klimaat en licht (volgens de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed en internationale normen) heeft vastgelegd in het collectieplan/addendum. Door de verbouwing van het museum is de klimaatsituatie verbeterd: er is op bepaalde plekken extra isolatie in de buitenmuren aangebracht en de klimaatinstallatie is geheel vernieuwd. De klimaatinstallatie bedient het historisch pand en de nieuwe vleugel met verschillende regelkasten voor beide panden. De temperatuur en de relatieve vochtigheid zijn gelijk voor alle ruimtes, maar zijn per gebouwdeel en etage ook nog apart regelbaar. Op zaal, in het depot en het restauratieatelier worden klimaatmetingen gedaan door sensoren in de ruimtes. Handmetingen worden na opbouw van tentoonstellingen gedaan. De vastgestelde streefwaarden worden aangehouden. Storingen van het klimaatsysteem komen bij de coördinator tentoonstellingstechniek binnen en worden in overleg met de afdeling collecties aangepakt. Ook de verlichting is aangepast: de dubbel gelaagd UV werende ramen zijn voorzien van computergestuurde lichtwering en alle lampen zijn vervangen door LED verlichting. Lichtmetingen worden uitgevoerd bij de opbouw van tentoonstellingen, waarbij de vastgestelde streefwaarden worden aangehouden. Het museum heeft nu een klein nieuw inpandig depot voor schilderijen en werken op papier (pastels) en een voordepot voor conserverende werkzaamheden. Grotere voorwerpen, zoals grote formaten schilderijen en meubels zijn in twee externe depots ondergebracht. Binnen 1,5 jaar wil het museum op één externe locatie de depotcollectie onderbrengen. Het restauratieatelier is ook verbouwd en heeft nu een gescheiden werkruimte, fotoatelier en kantoorruimte. De Erfgoedinspectie constateert dat de restauratoren regelmatig conditiecontroles (gallery check) op zaal uitvoeren en in een logboek vastleggen. De controles op conditie worden nog niet in Adlib vastgelegd. Acties naar aanleiding van de gallery check worden door de behoudsmedewerker en de restauratoren uitgevoerd. De conditie van voorwerpen in de depots wordt door de restauratoren gecontroleerd, zoals bij verplaatsingen. Conditierapporten worden bij de restauratoren op papier (oude werkwijze) en digitaal (nieuwe werkwijze) bewaard, gesorteerd op inventarisnummer van het voorwerp. Er is nog geen plan om de papieren dossiers te digitaliseren. Erfgoedinspectie Pagina 13 van 25

14 Controles op aantasting door ongedierte in het depot en op zaal worden door de behoudsmedewerker uitgevoerd. Het schoonmaken van voorwerpen wordt in eigen beheer gedaan door de behoudsmedewerker en de restauratoren tijdens de gallery check. De depotbeheerder houdt het depot schoon tijdens reguliere werkzaamheden en indien dat nodig blijkt. Procedures voor het schoonmaken van het depot moeten nog opgesteld worden. De schoonmaak van de ruimtes wordt door een extern bedrijf gedaan dat door het museum getraind is in een cursus schoonmaken in het museum. Conclusies Er zijn geen tekortkomingen vastgesteld in de beheersing van klimaat en licht, ongedierte en schoonmaak. Het museum beschikt nog over twee externe depots en wil binnen 1,5 jaar op één externe locatie voorwerpen opslaan. Aanbeveling Geen Erfgoedinspectie Pagina 14 van 25

15 5 Veiligheid Maatregelen ter bevordering van de veiligheid en beveiliging van de rijkscollectie moeten er voor zorgen dat museale voorwerpen niet beschadigd raken of zelfs verloren gaan. Om passende maatregelen te nemen is het nodig een risicoinventarisatie op te stellen. Een calamiteiten- en collectiehulpverleningsplan waarvan de werking door oefeningen wordt getoetst zijn van belang voor het behoud van de collectie bij calamiteiten. Het geheel aan veiligheidszorg wordt samenhangend beschreven in een integraal veiligheidsplan. Voor een landelijke analyse van veiligheidsincidenten en kennisbevordering bij musea is het van belang dat incidenten worden gemeld in het landelijk incidentenregister DICE van de RCE. Bevindingen In de Monitor Erfgoedinspectie heeft het museum aangegeven te beschikken over een integraal veiligheidsplan. De Erfgoedinspectie stelt vast dat dit het bedrijfsnoodplan, de bedrijfshulpverlening (BHV) en de collectiehulpverlening (CHV) omvat. Deze plannen zijn in 2014 geactualiseerd. De Galerij Prins Willem V is opgenomen in het integraal veiligheidsplan van het museum. Voor de twee externe depotlocaties bestaan aparte veiligheidsplannen, opgesteld door de beheerders van de betreffende locaties. Met hen zijn afspraken gemaakt over het zo spoedig mogelijk melden van calamiteit aan het Mauritshuis. In het CHV-plan van het museum zijn werkprocessen beschreven met onder andere veiligheidsinstructies en plattegronden van de ruimtes en de belangrijke voorwerpen. Er is een prioriteitenlijst met 10 topstukken voor de brandweer. De Erfgoedinspectie constateert dat het museum een risicoanalyse op het gebied van veiligheid en beveiliging heeft uitgevoerd en vervolgens veiligheids- en beveiligingsmaatregelen heeft getroffen van bouwkundige, elektronische en organisatorische aard. Bij de verbouwing van het museum zijn de brandbeveiliging aangepast en de meldkamer gemoderniseerd. De alarmopvolging in de nachtsituatie gaat binnenkort via de alarmcentrale van een externe locatie. Bij brandmeldingen is er een directe doormelding naar de brandweer. [ ] Ook worden in het Mauritshuis op zaal bijna alle schilderijen op ooghoogte achter glas of in een klimaatdoos getoond. Uitzonderingen zijn de grote schilderijen, waar een meubelstuk ervoor geplaatst is om het tegen aanraking te beschermen. Ook zijn messing strips in de vloer van de grotere zalen aangebracht om het publiek op afstand te houden. Het museum constateert een nadeel van de beglazing: het glas moet vaker aan beide kanten schoongemaakt worden. Voor het schilderij Het meisje met de parel is ter beveiliging een selfie hekje geplaatst. Het schilderij is geliefd voor het maken van een selfies waarbij bezoekers de afstand tot het schilderij niet in de gaten houden. De restauratoren geven aan de afdeling beveiliging jaarlijks calamiteitenoefeningen (zuuraanval) met dummies/collectie. BHV trainingen worden bij een extern bedrijf geven. Daarnaast wordt intern eens in de drie maanden een table top oefening gehouden. Incidenten met of schade aan de collectie worden door de beveiliging direct gemeld bij het hoofd CHV (= hoofd collecties). Alle meldingen die in de meldkamer Erfgoedinspectie Pagina 15 van 25

16 binnenkomen worden in een logboek geregistreerd en ook in DICE. Incidenten met schade aan de rijkscollectie worden ook bij de Erfgoedinspectie gemeld. De afgelopen twee jaar hebben zich geen incidenten voorgedaan. Conclusies Het museum beschikt over een actueel en vastgesteld integraal veiligheidsplan. Het museum heeft een risicoanalyse op de veiligheid en beveiliging uitgevoerd en heeft naar aanleiding daarvan maatregelen genomen om de risico s te beheersen. In de registratie van incidenten is voldoende voorzien. Het museum toetst de praktische werking van het CHV-plan in voldoende mate door het houden van calamiteitenoefeningen. Aanbeveling Geen Erfgoedinspectie Pagina 16 van 25

17 6 Zichtbaarheid Het tonen van de museale voorwerpen aan een zo groot mogelijk publiek en het verstrekken van informatie over de voorwerpen is een kerntaak van musea. Tonen van de collectie kan fysiek plaatsvinden in vaste en in wisselende tentoonstellingen, door het in bruikleen geven van museale voorwerpen en door digitale ontsluiting via het internet. De wijze waarop musea hun collecties toegankelijk maken wordt beschreven in een presentatiebeleid. Bevindingen De Erfgoedinspectie stelt vast dat het Mauritshuis beschikt over een actueel en vastgesteld tentoonstellingsbeleid dat is opgenomen in het strategisch plan In het marketingplan beschrijft het museum de visie op de interne en externe communicatie, de doelstellingen en doelgroepen, de inzet en het gebruik van de collectie en de educatieve projecten. Er zijn twee doelgroepen geformuleerd: de bezoeker uit het binnenland die zich wil laten verrijken, imponeren en bezinnen en de buitenlandse bezoeker, die is beschreven als topstukken-kijker. Het museum doet publieksonderzoek en evalueert de tentoonstellingen die het maakt. Met de opening van het Mauritshuis zijn een nieuwe huisstijl en een nieuwe multimedia tour gelanceerd. Naast de vaste presentatie van de kerncollectie in het hoofdgebouw en de Galerij Prins Willem V worden jaarlijks gemiddeld drie tijdelijke tentoonstellingen georganiseerd in de nieuwe vleugel. In het Mauritshuis worden circa 250 objecten uit de vaste collectie tentoongesteld en in de Galerij circa 150 objecten. Daarnaast zijn er circa 150 objecten in langdurig bruikleen gegeven aan andere musea in het binnen- en buitenland. Dat betekent dat ongeveer twee derde van de gehele collectie openbaar te zien is. Het museum heeft een actief bruikleenbeleid en wil collectiemobiliteit vergroten. Om de collectie tijdens de verbouwingsperiode zichtbaar te maken, realiseerde het museum tentoonstellingen op externe locaties in binnen- en buitenland, zoals in het Gemeentemuseum Den Haag en op diverse locaties in Japan en de VS. Van een aantal bruiklenen in Nederland en in België is besloten om die in langdurig bruikleen te geven aan de betreffende musea. Vastgesteld is dat het museum zich inzet om de risico s van collectiemobiliteit te beheersen. Er hebben zich geen incidenten voorgedaan. Het museum heeft zich het doel van bezoekers in 2016 gesteld. In het eerste half jaar na de opening in juni 2014 trok het museum circa bezoekers. In de monitor heeft het Mauritshuis aangegeven dat 100% van de collectie digitaal toegankelijk is. Het museum geeft aan dat 100% van de collectie (digitaal) is gefotografeerd. In het kader van het project Beeldbank verbetert het museum de kwaliteit van de afbeeldingen. Afronding van het project zal eind 2015 zijn. Ten slotte publiceert het Mauritshuis catalogi en maakt de collectie op internet zichtbaar via de eigen vernieuwde website, DiMCoN en de sociale media. Erfgoedinspectie Pagina 17 van 25

18 Conclusie Het Mauritshuis spant zich voldoende in om de collectie van het museum voldoende fysiek en digitaal toegankelijk te maken. Aanbeveling Geen Erfgoedinspectie Pagina 18 van 25

19 7 Administratieve organisatie Een actuele administratieve organisatie met beschreven procedures voor het beheer van de rijkscollectie draagt bij aan duidelijkheid van verantwoordelijkheden en een zorgvuldige uitvoering van beheertaken. Zonder beschreven procedures is er een risico op een gebrek aan uniformiteit en continuïteit in de uitvoering van beheertaken. Actuele en dekkende procedures zijn voorwaarde bij de toepassing van kwaliteitszorg. Bevindingen De Erfgoedinspectie heeft vastgesteld dat het museum beschikt over een vastgesteld collectieplan uit 2010 met in de bijlage verschillende procedures en formulieren betreffende het collectiebeheer en behoud, zoals Integrated Pest Management, verwerven en afstoten, bruiklenen, intern transport, conditierapporten en een verbeterpuntenlijst om in de verbouwingsperiode uit te werken. Tijdens het verbouwingsproject is een groot aantal verbeterpunten aangepakt, die aanzet geven voor een geactualiseerd collectieplan in De Erfgoedinspectie heeft geconstateerd dat dit addendum bij het collectieplan de stand van zaken van de verbeterpunten weergeeft. Echter, procedures op het gebied van collectiebeheer, zoals klimaat monitoring en depotgebruik na de opening van het museum moeten nog aangepast worden. Het procedure/handboek collectiebeheer zal volgens het procedurehandboek SPECTRUM opgesteld worden en naar verwachting eind 2015 gereed zijn. De Erfgoedinspectie heeft ook geconstateerd dat het museum een actuele handleiding/procedure registratie heeft. Conclusie Het museum beschikt in onvoldoende mate over actuele en vastgestelde procedures voor de beheertaken. Hierdoor ontstaat het risico dat taken niet volgens de museale standaard worden uitgevoerd. Aanbeveling Draag zorg voor het op orde brengen van de administratieve organisatie door de nog ontbrekende procedures voor de uitvoering van de beheertaken op te stellen en bestaande procedures te actualiseren. Erfgoedinspectie Pagina 19 van 25

20 Erfgoedinspectie Pagina 20 van 25

21 8 Bijlage 8.1 Werkwijze inspecties Voorbereiding inspectie Ter voorbereiding van de inspectie zijn documenten van de instelling met informatie over het collectiebeheer geraadpleegd en geanalyseerd (zie ook onder 8.2). Waar beschikbaar is ook gebruik gemaakt van actuele rapportages van het Museumregister (niet verzelfstandigde musea) en rapportages van de Visitatiecommissie (verzelfstandigde musea). Samenhang monitor Erfgoedinspectie Eén van de bronnen voor de inspectie vormt de monitor Erfgoedinspectie Op basis van door de instellingen aangeleverde monitorgegevens is hen een zogenoemde kleurrapportage toegezonden. Hierin is inzichtelijk gemaakt hoe de instelling presteert op de verschillende onderwerpen, ook in vergelijking met andere instellingen. Op onderdelen kan het inspectierapport tot een andere conclusie komen dan de toegekende kwalificatie in de kleurrapportage. Inspectie op locatie De inspectie op locatie bestaat uit het voeren van een (introductie)gesprek met de directeur van het museum en met de direct verantwoordelijke(n) voor het collectiebeheer (zie ook onder 8.2). Tijdens de inspectie zijn zo nodig nog niet eerder geraadpleegde stukken ingezien. Onderdeel van de inspectie is een praktijktoets op de registratiegraad en kwaliteit. Hiervoor wordt het collectieregistratiesysteem ingezien en wordt een beperkte steekproef genomen ter verificatie van de vindbaarheid van geregistreerde voorwerpen. Voor de steekproef worden aselect 15 voorwerpen uit de registratie geselecteerd en 15 voorwerpen uit de tentoonstellingsruimten en depots. Tijdens de rondgang door deze ruimten voor het uitvoeren van de steekproef wordt tegelijkertijd ook andere beheeraspecten in de praktijk getoetst. Dit betreft bijvoorbeeld (het meten van) bewaaromstandigheden, de conditie van voorwerpen en veiligheidsmaatregelen. Rapportage De conceptrapportages zijn ter verificatie van de bevindingen voorgelegd aan de geïnspecteerde instelling, waarna de opmerkingen zijn verwerkt in het eindrapport. Erfgoedinspectie Pagina 21 van 25

22 8.2 Inspectie Mauritshuis Op 11 en 13 november 2014 is een inspectie uitgevoerd bij het Mauritshuis. Voor de inspectie zijn de volgende bronnen geraadpleegd: Documenten Monitor Erfgoedinspectie Zelfevaluatie 2011 Visitatierapport 2012 Strategisch plan en addendum 2014 Jaarverslag 2013 Collectieplan 2010 en addendum 2014 Verschillende formulieren en procedures collectiebeheer Graadmeter Facility report Royal Dutch Shell Wing Marketingplan Interviews met directeur hoofd collectie coördinator veiligheid en beveiliging operationeel manager veiligheid en beveiliging registrar coördinator tentoonstellingstechniek restaurator Erfgoedinspectie Pagina 22 van 25

23 Colofon Erfgoedinspectie Rijnstraat 50 Postbus (IPC 3500) 2500 BL Den Haag Tel: E: Den Haag, februari 2015 Missie Met alert en proportioneel toezicht brengt de Erfgoedinspectie het behoud (en beheer) van cultureel erfgoed en overheidsinformatie naar het gewenste kwaliteitsniveau met het oog op de duurzame toegankelijkheid en beschikbaarheid. Visie De inspectie vindt dat een goed functionerende interne systematische kwaliteitszorg bijdraagt aan een betere naleving van wet- en regelgeving. Zij ziet daar een eigen verantwoordelijkheid voor organisaties en stimuleert een systematische kwaliteitszorg bij de organisaties. In haar optreden is de inspectie zacht waar het kan en hard waar het moet en treedt zij zo nodig op. Erfgoedinspectie Pagina 23 van 25

24

25