De staat van de rijkscollectie Rijksmuseum van Oudheden

Transcriptie

1 De staat van de rijkscollectie Rijksmuseum van Oudheden

2 Pagina 2 van 27

3 Inhoud 1 Samenvatting 5 2 Inleiding Context van het onderzoek Kader Leeswijzer 7 3 Organisatie Profiel RMO Sturing en beleid Financiële en facilitaire middelen Personele organisatie Kwaliteitszorg 10 4 Registratie 13 5 Beheer en behoud 15 6 Veiligheid 17 7 Zichtbaarheid 19 8 Administratieve organisatie 21 9 Bijlagen Werkwijze inspecties Inspectie RMO 24 Pagina 3 van 27

4 Pagina 4 van 27

5 1 Samenvatting Context en kader inspectie In oktober 2014 heeft de Erfgoedinspectie een inspectie uitgevoerd bij het Rijksmuseum van Oudheden (RMO). Deze inspectie is onderdeel van de uitvoering van een meerjarig onderzoeksprogramma naar het beheer en behoud van de rijkscollectie. Het kader voor de inspectie is de Regeling materieelbeheer museale voorwerpen 2013 en de beheersovereenkomsten met de verzelfstandigde rijksmusea. Op basis van dit kader richt het toezicht zich op de taken registratie, beheer en behoud, veiligheid en zichtbaarheid van de rijkscollectie en de administratieve organisatie. Bij de inspectie wordt ook gekeken naar de randvoorwaarden voor een goed beheer van de rijkscollectie, zoals organisatie en beleid, kwaliteitszorg en beschikbare middelen. Deze samenvatting gaat eerst in op deze randvoorwaardelijke onderwerpen en sluit af met de inhoudelijke beheertaken. Organisatie Sturing en beleid Het museum beschikt over een actueel strategisch en collectiebeleid. De uitvoering van het beleid vindt plaats in projectstructuren. Beschikbare middelen In de monitor geeft het museum aan in beperkte mate te beschikken over voldoende financiële en facilitaire middelen voor de uitvoering van het behoud en beheer van de collectie. Tijdens de inspectie is toegelicht dat door een korting op de subsidie het museum de keuze heeft gemaakt om het contract van één van de collectiebeheerders niet te verlengen. Verder is toegelicht dat zich op termijn een tekort aan depotruimte gaat voordoen. De Erfgoedinspectie heeft vastgesteld dat dit probleem zich op dit moment al manifesteert. In 2015 wordt het museum gesloten voor een grote verbouwingsoperatie met onder andere asbestsanering. Kwaliteitszorg De Erfgoedinspectie heeft vastgesteld dat het museum geen systematisch kwaliteitszorgsysteem toepast ter borging van de kwaliteit van de uitvoering van beheertaken. Uitvoering beheer en behoud rijkscollectie De geautomatiseerde collectieregistratie is op orde. Wel is vastgesteld dat delen van de collectie nog moeten worden geregistreerd (museale boeken en opgravingsmateriaal). Ook is vastgesteld dat geregistreerde dozen met opgravingsmateriaal voor een deel in bulk is geregistreerd. Hierbij ontbreken in de registratie nadere gegevens over de omvang en de samenstelling van de als bulk geregistreerde dozen. De Erfgoedinspectie heeft vastgesteld dat het RMO in voldoende mate de klimaaten lichtbeheersing op orde heeft. In depotruimte die niet is geklimatiseerd worden geen klimaatgevoelige voorwerpen bewaard. Pagina 5 van 27

6 Ook wat betreft de beveiliging en veiligheid heeft het museum de zaken op orde. Het museum beschikt over actuele plannen en een analyse van de veiligheidsrisico s voor de collectie en heeft maatregelen genomen om de risico s te beheersen. Uitzondering hierop vormt het externe depot. De Erfgoedinspectie heeft vastgesteld dat de beveiligingssituatie van dit depot ontoereikend is. De Erfgoedinspectie concludeert dat het RMO zich voldoende inspant om de collectie fysiek en digitaal zichtbaar te maken. Het museum geeft prioriteit aan het organiseren van tijdelijke tentoonstellingen en de dynamiek hiervan is groot. Tijdens de inspectie zijn meerdere signalen ontvangen dat dit tot grote werkdruk leidt bij het collectiemanagement. Het museum schiet tekort in de beschikbaarheid van vastgestelde procedures voor de uitvoering van beheertaken. De Erfgoedinspectie doet de volgende aanbevelingen: Geef prioriteit aan het oplossen van de problematiek bij het externe depot (inclusief het veiligheidsaspect). Draag zorg voor een toereikende borging van de kwaliteit van de uitvoering van het collectiebeheer, door het beschrijven van beheerprocedures en een periodieke evaluatie van de toepassing van deze procedures. Draag zorg voor de registratie van de museale boeken en het opgravingsmateriaal. Pagina 6 van 27

7 2 Inleiding 2.1 Context van het onderzoek De Erfgoedinspectie voert een meerjarig onderzoeksprogramma uit naar het beheer en behoud van de rijkscollectie door museale en niet-museale instellingen. Twee deelonderzoeken bij de niet-museale instellingen hebben geleid tot publicaties in 2011 en Vanaf 2013 vindt een onderzoek plaats naar de museale instellingen die rijkscollectie beheren. Publicatie van het rapport is voorzien in Ook publiceert de Erfgoedinspectie in het kader van het werkprogramma een eindrapport over de staat van het beheer en behoud van de rijkscollectie, gebaseerd op de gepubliceerde deelonderzoeken. 2.2 Kader Het kader voor de inspectie is de Regeling materieelbeheer museale voorwerpen De grondslag voor deze regeling is de Comptabiliteitswet In de regeling stelt de minister van OCW regels voor het beheer van museale voorwerpen die aan het Rijk toebehoren of zijn toevertrouwd. Dit betreft regels voor registratie, beheer en behoud, veiligheid en zichtbaarheid van de collectie en de administratieve organisatie. Ook de beheersovereenkomsten met verzelfstandigde rijksmusea zijn een kader voor de inspecties. Daarnaast wordt bij de inspectie gekeken naar de randvoorwaarden voor een goed beheer van de rijkscollectie, zoals aansturing en beleid, beschikbare middelen en kwaliteitszorg. 2.3 Leeswijzer Hoofdstuk 3, Organisatie, gaat in op de randvoorwaardelijke aspecten voor het collectiebeheer. In de daaropvolgende hoofdstukken komen achtereenvolgens registratie, beheer en behoud, veiligheid, zichtbaarheid en administratieve organisatie aan bod. In de bijlage is de werkwijze van de inspectie toegelicht en zijn gehanteerde bronnen vermeld. 1 De staat van de rijkscollectie deel 1: Rijkscollectie bij departementen en colleges (2011). De staat van de rijkscollectie deel 2: Rijkscollectie bij buitenlandse posten en buitendiensten (2012) 2 Staatscourant nr december 2012 Pagina 7 van 27

8 Pagina 8 van 27

9 3 Organisatie 3.1 Profiel RMO Het Rijksmuseum van Oudheden (RMO) valt onder verantwoordelijkheid van de minister van OCW. De collectie is eigendom van de Staat der Nederlanden. Deze heeft de collectie in 1995 in beheer gegeven aan de Stichting RMO. Het museum beheert ongeveer voorwerpen met betrekking tot de belangrijkste archeologische collecties en daarmee gerelateerde documentaire collecties van Nederland. De collecties zijn afkomstig uit Nederland, het Mediterrane gebied en het Nabije Oosten. In zijn missie geeft het museum aan een divers publiek op inspirerende, hoogwaardige en actieve wijze in contact te willen brengen met culturen van oudheid en hun relevantie voor onze tijd. Daarbij kent het museum een sterke onderzoekstraditie op nationaal en internationaal niveau. Het museum is in 1818 opgericht met als eerste directeur Caspar Reuvens. In 2018 viert het museum zijn 200 jarig bestaan. Vanaf medio 2015 is het museum gesloten voor een grote verbouwingsoperatie met onder andere asbestsanering en vernieuwing van enkele afdelingen op zaal. 3.2 Sturing en beleid Het museum heeft een actueel en vastgesteld beleid, vastgelegd in het beleids- en activiteitenplan Verder beschikt het museum over een actueel en vastgesteld informatiebeleidsplan 2014 en een collectieplan In het collectieplan zijn collectiegeschiedenis en collectievorming, administratief en fysiek beheer, onderzoek en publicaties beschreven. In het collectieplan is vermeld dat onder andere voor verwerving en afstoting een aparte beleidsnotitie wordt opgesteld. De uitvoering van het beleid is vormgegeven in projecten. Het interne toezicht op het bestuur wordt uitgeoefend door een Raad van Toezicht van vijf leden, onder wie de burgemeester van Wassenaar als voorzitter. Er is nog een vacature voor een zesde lid met bestuurlijke ervaring in de wereld van de media/journalistiek/ict. 3.3 Financiële en facilitaire middelen In de monitor geeft het museum aan in beperkte mate te beschikken over voldoende financiële en facilitaire middelen voor de uitvoering van het behoud en beheer van de collectie. Toegelicht is dat door de korting op de subsidie het noodzakelijk is geweest om het contract van één van de collectiebeheerders niet te verlengen. In het collectieplan is vermeld dat hierdoor de invoering van SPECTRUM is stopgezet. Het museum heeft een aantal depots in het gebouw aan de Papengracht en op een externe locatie. Het externe depot is een verzameldepotgebouw en wordt gedeeld met NCB Naturalis en museum Boerhaave. Het museum geeft in het collectieplan aan dat door collectiegroei op termijn een gebrek aan depotruimte zal ontstaan. Tijdens de inspectie is vastgesteld dat dit probleem zich feitelijk nu al voordoet. Een aanzienlijk aantal dozen is geplaatst in de looppaden in het depot en de pallets met dozen nog op te bergen opgravingsmateriaal staan in de gangpaden op de begane grond. Pagina 9 van 27

10 Tijdens de inspectie heeft het museum aangegeven de mogelijkheid te onderzoeken om extra depotruimte te huren die vrij komt door het vertrek van Naturalis begin Verder is toegelicht dat het museum over onvoldoende transitoruimte beschikt bij het organiseren van grote tentoonstellingen. Hierdoor worden transportkisten in de ontvangsthal van het museum geplaatst. In 2015 ondergaat het museum een complexe verbouwing in het kader van onder andere asbestverwijdering en brandveiligheidsmaatregelen. Dit betekent dat het museum gesloten zal zijn en ook dat een aantal afdelingen (Grieken, Egypte, Nederland en Romeinen) op zaal verbouwd worden. Ter voorbereiding zullen de afdelingen ontruimd worden en voorwerpen deels in bruikleen gegeven worden. 3.4 Personele organisatie De organisatie telt in totaal 44 FTE in vaste dienst per 1 januari 2013 waarvan 3,4 FTE belast is met het fysieke behoud en beheer van de collectie zoals collectiebeheerders en restauratoren. Er is één externe werknemer werkzaam op het gebied van behoud en beheer van de collectie. In de monitor geeft het museum aan dat er onvoldoende personeel beschikbaar is voor de uitvoering van het beheer en behoud. Onder 3.3 is hierop ingegaan. In het collectieplan is vermeld dat collectiemedewerkers de collectiebewegingen door bruiklenen en tentoonstellingen coördineren. Aangegeven is dat bij grote werkdruk externe collectiebeheerders en restauratoren worden ingehuurd. Uit meerdere inspectiegesprekken zijn inderdaad signalen ontvangen dat de medewerkers een (te) hoge werkdruk ervaren door onder andere de grote frequentie van tijdelijke tentoonstellingen waaraan prioriteit wordt gegeven. De reguliere taken van het collectiebeheer staan hierdoor onder druk. Het museum heeft aangegeven het collectiebeheer voor de periode van een jaar met twee tijdelijke projectmedewerkers te versterken. 3.5 Kwaliteitszorg Zoals is aangegeven in de monitor beschikt het museum niet over een systematisch kwaliteitszorgsysteem voor de uitvoering van de beheertaken (zie ook hoofdstuk 8). Het laatste visitatierapport is beschikbaar en de visitatiecommissie spreekt zich over het algemeen lovend over het museum uit. De geconstateerde zwaktes zoals een tekort aan menskracht voor collectiemanagement en aan depotruimte onderstreept het museum ook tijdens de inspectie. Conclusies Het museum beschikt over een actueel collectiebeleid, dat voldoende kader biedt voor de uitvoering van beheertaken op de korte en middellange termijn. De externe depotsituatie is ontoereikend en geeft risico s voor het behoud van de collectie. Het gebruik van de ontvangsthal voor het plaatsen van transportkisten voor tijdelijke tentoonstellingen is niet wenselijk, mede uit veiligheidsoogpunt. Er wordt geen kwaliteitszorgsysteem toegepast op het collectiebeheer, waardoor onvoldoende is geborgd dat dit beheer aan de museale kwaliteitsmaatstaven voldoet. Pagina 10 van 27

11 Aanbevelingen Geef prioriteit aan het oplossen van de problematiek bij het externe depot en betrek het tekort aan transitoruimte bij de komende verbouwingsoperatie, voor zover dit nog mogelijk is. Draag zorg voor een toereikende borging van de kwaliteit van de uitvoering van het collectiebeheer door onder andere het beschrijven van beheerprocedures (zie hoofdstuk 8) en een periodieke evaluatie van de toepassing van deze procedures. Pagina 11 van 27

12 Pagina 12 van 27

13 4 Registratie Een volledige en geautomatiseerde registratie van museale voorwerpen en een periodieke controle op de aanwezigheid op de geregistreerde verblijfplaats moet voorkomen dat voorwerpen vermist raken. Registratie van verwerving, vermissing, verlies, beschadiging of vernietiging van museale voorwerpen is voorwaarde voor een actueel inzicht in de omvang van de rijkscollectie, de eigendomssituatie en bijzonderheden over de staat van de rijkscollectie. Bevindingen Het RMO heeft in de monitor aangegeven dat de gehele collectie van voorwerpen is geregistreerd in TMS. Dit collectieregistratiesysteem is sinds 1997 in gebruik bij het museum. Tijdens de inspectie is vastgesteld dat er op onderdelen een registratieachterstand is: Er zijn 708 museale boeken tot 1850 en een rest van museale boeken tot 1900 geïnventariseerd. Het museum moet deze twee lijsten nog samenvoegen, opschonen en in TMS zetten. In de werkvoorraad bevindt zich de steeds aanwassende collectie archeologische vondsten Dorestad. De laatste tranche van de collectie Dorestad (recente opgraving op het Veilingterrein) is twee jaar geleden op 15 pallets met elk 20 dozen (totaal van circa 300 dozen) in het externe depot binnengekomen. Deze collectie is nog niet geregistreerd in TMS en heeft nog geen definitieve standplaats in het depot. Het van de Universiteit overgedragen archeologisch materiaal van opgravingen in het Nabije Oosten zijn wel geregistreerd maar moet nog een definitieve standplaats krijgen. Tot de werkvoorraad behoort ook de overgedragen collectie gesneden stenen van het Geldmuseum. Het RMO heeft een subsidie van OCW ontvangen voor het verantwoord opbergen, het beschrijven en fotograferen van de collectie, het toegankelijk maken van de collectie via website en database en het voorbereiden van een tentoonstelling. Het RMO acht het haalbaar om dit project in 2015 af te ronden. De Erfgoedinspectie constateert dat het RMO bulkregistratie toepast op een deel van de dozen met archeologische vondsten. Elke doos heeft een standplaats in TMS. Er zijn circa dozen opgravingsmateriaal, waarvan alleen per doos zijn geregistreerd, waarbij het aantal scherven per doos niet geregistreerd is. In elke doos is wel een inventarislijst beschikbaar, maar meestal zijn de lijsten niet gekoppeld aan TMS. Uit de door de Erfgoedinspectie uitgevoerde steekproef blijkt het volgende: - Per object zijn voldoende identificerende gegevens geregistreerd. - Van 7 van de 30 voorwerpen zijn geen afmetingen bekend. - In de helft van de geselecteerde voorwerpen is een digitale foto beschikbaar. - De geregistreerde huidige standplaats is actueel; alle geselecteerde voorwerpen bleken vindbaar. Pagina 13 van 27

14 - Van alle in de steekproef geselecteerde voorwerpen zijn gegevens over de juridische status geregistreerd (verwervingsgegevens, huidige eigenaar). - De conditie van de voorwerpen uit de steekproef en de laatst uitgevoerde conditiecontrole zijn niet geregistreerd. De registrator heeft de afgelopen jaren herkomstonderzoek van de geregistreerde voorwerpen gedaan en in TMS ingevuld. Alle aanwinsten na de verzelfstandiging van het museum worden als rijkscollectie geregistreerd. In 2004 is de registrator begonnen met het invoeren en beheren van de uitgaande bruikleenadministratie in TMS. Hierbij zijn oudere bruiklenen retrospectief tot 1992 ingevoerd. In de toekomst wil het museum alle bruiklenen tot circa 1900 retrospectief invoeren. Langdurig uitstaande bruiklenen worden elke vijf jaar (administratief) gecontroleerd. Waar het RMO risico s inschat gaat het museum bij de bruikleennemer langs, zoals bij Museum Dorestad, om de feitelijke situatie te beoordelen en te bezien of het bruikleencontract verlengd moet worden of niet. Inkomende bruiklenen worden bij de afdeling projecten/tentoonstellingen apart bij gehouden. In TMS wordt alleen een adresrecord van de bruikleengever aangemaakt. De Erfgoedinspectie heeft vastgesteld dat standplaatscontroles niet systematisch plaats vinden maar in samenhang met lopende projecten zoals bruiklenen, tentoonstellingen, onderzoek of depotwerkzaamheden worden uitgevoerd. Conclusies De registratie is geheel geautomatiseerd en voldoet aan de hieraan gestelde eisen. Er is sprake van een achterstand in de collectieregistratie, met name door de werkvoorraad Dorestad. In het collectieplan is niet voorzien in de aanpak hiervan. Het museum voert geen systematische standplaatscontroles uit. Hierdoor wordt van delen van de depotcollectie niet of lange tijd niet gecontroleerd of de voorwerpen zich op de geregistreerde standplaats bevinden en worden eventuele vermissingen niet tijdig waargenomen. Aanbevelingen Wegwerken van de achterstanden in de collectieregistratie. Uitvoeren van systematische standplaatscontroles. Pagina 14 van 27

15 5 Beheer en behoud Om ook toekomstige generaties te kunnen laten genieten van de rijkscollectie is het essentieel dat deze door goed beheer behouden blijft. Passende bewaaromstandigheden, controles en het nemen van maatregelen ter verbetering van bewaaromstandigheden en de conditie van de museale voorwerpen zijn hierbij van belang. Bevindingen De Erfgoedinspectie constateert dat het museum streefwaardes voor klimaat en licht (ICN normen) heeft vastgelegd in richtlijnen/conserveringsstandaards RMO (2005). De klimaatinstallatie bedient het museum en de depots, behalve het klassieke depot. In dit depot bevinden zich stenen en aardewerken voorwerpen. Op zaal en in het depot worden klimaatmetingen gedaan. Vitrines met kwetsbare voorwerpen hebben dataloggers. Storingen komen in de meldkamer binnen en worden door de medewerker gebouwenbeheer en de medewerker collectiebeheer opgepakt. Daarnaast vindt verificatie van de metingen plaats met handmeters. Lichtmetingen worden uitgevoerd bij de opbouw van tentoonstellingen. Naast ruimteverlichting is er vitrineverlichting. In de vitrines zal in de loop van tijd alle halogeen lampen door LED-verlichting vervangen worden, omdat deze energiezuinig en minder schadelijk voor de collectie is. Controles op aantasting door ongedierte in het depot en op zaal worden via de gebouwenbeheerder door een bestrijdingsfirma uitgevoerd. Het schoonmaken van voorwerpen wordt in eigen beheer gedaan. De Erfgoedinspectie constateert dat het museum geen systematische conditiecontroles uitvoert. Net als voor de verblijfplaatscontroles vinden conditiecontroles in de tentoonstellingsruimten en de depots veelal plaats in samenhang met andere beheeractiviteiten. Controles worden vastgelegd in TMS. De door de restauratoren opgemaakte conditierapporten worden met foto s in TMS gezet. Conclusie Er zijn geen tekortkomingen vastgesteld in de beheersing van klimaat en licht. Er vinden geen systematische conditiecontroles plaats. Dit kan er toe leiden dat delen van de depotcollectie niet of lange tijd niet op conditie worden gecontroleerd met het risico dat een achteruitgang in conditie niet tijdig wordt waargenomen. Aanbeveling Uitvoeren van systematische conditiecontroles. Pagina 15 van 27

16 Pagina 16 van 27

17 6 Veiligheid Maatregelen ter bevordering van de veiligheid en beveiliging van de rijkscollectie moeten er voor zorgen dat museale voorwerpen niet beschadigd raken of zelfs verloren gaan. Om passende maatregelen te nemen is het nodig een risicoinventarisatie op te stellen. Een calamiteiten- en collectiehulpverleningsplan waarvan de werking door oefeningen wordt getoetst zijn van belang voor het behoud van de collectie bij calamiteiten. Het geheel aan veiligheidszorg wordt samenhangend beschreven in een integraal veiligheidsplan. Voor een landelijke analyse van veiligheidsincidenten en kennisbevordering bij musea is het van belang dat incidenten worden gemeld in het landelijk incidentenregister DICE van de RCE. Bevindingen In de monitor heeft het museum aangegeven te beschikken over een integraal veiligheidsplan. De Erfgoedinspectie stelt vast dat dit het bedrijfsnoodplan, de BHV en de CHV omvat. Deze plannen zijn in 2013 geactualiseerd. In het CHV-plan zijn werkprocessen beschreven met onder andere veiligheidsinstructies en plattegronden van de ruimtes en de belangrijke voorwerpen. De Erfgoedinspectie constateert dat het museum een risicoanalyse op het gebied van veiligheid en beveiliging heeft uitgevoerd en vervolgens veiligheids- en beveiligingsmaatregelen heeft getroffen van bouwkundige, elektronische en organisatorische aard. In 2015 gaat het museum een nieuw software beveiligingsprogramma invoeren waarbij incidentenregistratie, instructiekaarten en aanmeldingen gestroomlijnd worden. Tijdens de inspectie is naar voren gekomen dat het externe depot niet voldoet aan de beveiligingseisen. [ ]. Er is een aantal inbraakincidenten de afgelopen jaren geweest, die vooralsnog geen invloed op de collectie van het RMO hadden. [ ] Bij de grote verbouwingsoperatie van het museum in 2015 zal naast asbestsanering ook de brandveiligheid verbeterd worden. De afdeling beveiliging organiseert jaarlijks calamiteitenoefeningen met dummies/collectie. Incidenten met of schade aan de collectie worden gemeld bij het hoofd collecties en onderzoek en bij de afdeling beveiliging. Alle meldingen die in de meldkamer binnenkomen worden in een logboek geregistreerd en ook in DICE. Brandmeldingen gaan rechtstreeks naar de brandweer. Incidenten met schade aan de rijkscollectie worden ook bij de Erfgoedinspectie gemeld. In 2013 is er melding bij de Erfgoedinspectie geweest over schade van een mummiekist door foutieve restauratie. Het RMO heeft deze kwestie naar behoren opgelost. Conclusies Het museum beschikt over een actueel en vastgesteld integraal veiligheidsplan. Het RMO heeft een risicoanalyse op de veiligheid en beveiliging uitgevoerd en heeft toereikende maatregelen genomen om de risico s te beheersen. Uitzondering hierop vormt het externe depot dat niet voldoet aan de beveiligingseisen. Dit geeft een risico op diefstal en vandalisme. Pagina 17 van 27

18 In de registratie van incidenten is voldoende voorzien. Het RMO toetst de praktische werking van het CHV-plan in voldoende mate door het houden van calamiteitenoefeningen. Aanbeveling Betrek bij het onderzoek naar de depotproblematiek ook het tekort aan beveiligingsmaatregelen in het externe depot. Pagina 18 van 27

19 7 Zichtbaarheid Het tonen van de museale voorwerpen aan een zo groot mogelijk publiek en het verstrekken van informatie over de voorwerpen is een kerntaak van musea. Tonen van de collectie kan fysiek plaatsvinden in vaste en in wisselende tentoonstellingen, door het in bruikleen geven van museale voorwerpen en door digitale ontsluiting via het internet. De wijze waarop musea hun collecties toegankelijk maken wordt beschreven in een presentatiebeleid. Bevindingen De Erfgoedinspectie stelt vast dat het RMO beschikt over een actueel tentoonstellingsbeleid. Ook beschikt het RMO over een visie op publieksbereik en een beschrijving van doelstellingen met doelgroepen en educatieve programma s. Het museum doet publieksonderzoek en evalueert alle tentoonstellingen die het maakt. In het voorjaar worden twee kleinere en in het najaar een grote tentoonstelling gerealiseerd. In 2013 was het aantal tentoonstellingen ruim boven de afgesproken prestatieafspraak met OCW. Per tentoonstelling wordt de marketing en een communicatieplan per doelgroep opgezet. Het museum heeft zich het target van bezoekers per jaar gesteld. In het jaarverslag 2013 geeft het museum aan bezoekers ontvangen te hebben. Om de collectie verder zichtbaar te maken, realiseert het museum tentoonstellingen op externe locaties in binnen en buitenland. Vastgesteld is dat het museum zich inzet om risico s van collectiemobiliteit te beheersen. Er hebben zich geen incidenten voorgedaan. In de monitor heeft het museum aangegeven dat 75% van de collectie gefotografeerd is waarvan 45% digitaal beschikbaar is. Het museum streeft ernaar om een groot deel van de collectie online toegankelijk te maken op de eigen website. De website krijgt wekelijks een update van de collectieregistratie. Het museum geeft aan dat meer digitale collectiefoto s op de website leidt tot meer bruikleenaanvragen. De Erfgoedinspectie stelt verder vast dat het museum de presentatie van de collectie ook bevordert door bruiklenen aan binnen- en buitenlandse instellingen. In het jaarplan 2013 geeft het museum aan dat het bruikleenverkeer bestond uit 596 uitgaande voorwerpen en 361 inkomende voorwerpen. Daarnaast is de collectie op diverse locaties in Nederland te zien met een aantal langdurige bruiklenen van totaal voorwerpen. Ten slotte publiceert het RMO catalogi en maakt de collectie op internet zichtbaar via de website, DiMcoN, Europeana en collectienederland.nl. In Google Art project zijn van het RMO 370 voorwerpen te zien. In 2017 wil het museum de website vernieuwen. Conclusie Het RMO spant zich voldoende in om de collectie van het museum voldoende fysiek en digitaal toegankelijk te maken. Aanbeveling Geen Pagina 19 van 27

20 Pagina 20 van 27

21 8 Administratieve organisatie Een actuele administratieve organisatie met beschreven procedures voor het beheer van de rijkscollectie draagt bij aan duidelijkheid van verantwoordelijkheden en een zorgvuldige uitvoering van beheertaken. Zonder beschreven procedures is er een risico op een gebrek aan uniformiteit en continuïteit in de uitvoering van beheertaken. Actuele en dekkende procedures zijn voorwaarde bij de toepassing van kwaliteitszorg. Bevindingen De Erfgoedinspectie heeft vastgesteld dat het museum niet beschikt over een volledig handboek collectiebeheer. Op basis van het procedurehandboek SPECTRUM, zijn in 2012 enkele hoofdstukken opgezet met procedures voor conservering en voor restauratie. Ook heeft het museum de procedure voor uitgaande bruiklenen uitvoerig beschreven. Zoals in hoofdstuk 3 is aangegeven is het RMO gestopt met opstellen van procedures na bezuinigingen. Door het gebrek aan procedures worden registratiewerkzaamheden, verblijfplaatsen conditiecontroles en activiteiten met betrekking tot bewaaromstandigheden uitgevoerd op basis van kennis en ervaring. Ook een schoonmaakplan ontbreekt. Conclusie Het museum beschikt in onvoldoende mate over vastgestelde procedures voor de beheertaken. Hierdoor ontstaat het risico dat taken niet volgens de museale standaards worden uitgevoerd. Aanbeveling Draag zorg voor het op orde brengen van de administratieve organisatie door de nog ontbrekende procedures voor de uitvoering van beheertaken vast te stellen. Pagina 21 van 27

22 Pagina 22 van 27

23 9 Bijlagen 9.1 Werkwijze inspecties Voorbereiding inspectie Ter voorbereiding van de inspectie zijn documenten van de instelling met informatie over het collectiebeheer geraadpleegd en geanalyseerd (zie ook onder 9.2). Waar beschikbaar is ook gebruik gemaakt van actuele rapportages van het Museumregister (niet verzelfstandigde musea) en rapportages van de Visitatiecommissie (verzelfstandigde musea). Samenhang monitor Erfgoedinspectie Eén van de bronnen voor de inspectie vormt de monitor Erfgoedinspectie Op basis van door de instellingen aangeleverde monitorgegevens is hen een zogenoemde kleurrapportage toegezonden. Hierin is inzichtelijk gemaakt hoe de instelling presteert op de verschillende onderwerpen, ook in vergelijking met andere instellingen. Op onderdelen kan het inspectierapport tot een andere conclusie komen dan de toegekende kwalificatie in de kleurrapportage. Inspectie op locatie De inspectie op locatie bestaat uit het voeren van een (introductie)gesprek met de directeur van het museum en met de direct verantwoordelijke(n) voor het collectiebeheer (zie ook onder 9.2). Tijdens de inspectie zijn zo nodig nog niet eerder geraadpleegde stukken ingezien. Onderdeel van de inspectie is een praktijktoets op de registratiegraad en kwaliteit. Hiervoor wordt het collectieregistratiesysteem ingezien en wordt een beperkte steekproef genomen ter verificatie van de vindbaarheid van geregistreerde voorwerpen. Voor de steekproef worden aselect 15 voorwerpen uit de registratie geselecteerd en 15 voorwerpen uit de tentoonstellingsruimten en depots. Tijdens de rondgang door deze ruimten voor het uitvoeren van de steekproef wordt tegelijkertijd ook andere beheeraspecten in de praktijk getoetst. Dit betreft bijvoorbeeld (het meten van) bewaaromstandigheden, de conditie van voorwerpen en veiligheidsmaatregelen. Rapportage De conceptrapportages zijn ter verificatie van de bevindingen voorgelegd aan de geïnspecteerde instelling, waarna de opmerkingen zijn verwerkt in het eindrapport. Pagina 23 van 27

24 9.2 Inspectie RMO Op 8 en 9 oktober 2014 is een inspectie uitgevoerd bij het Rijksmuseum van Oudheden. Voor de inspectie zijn de volgende bronnen geraadpleegd: Interviews met directeur hoofd Collecties en Onderzoek registrator collectiebeheerder hoofd beveiliging Documenten Inspectierapport Monitor Erfgoedinspectie Collectieplan Zelfevaluatie 2010 Visitatierapport 2011 Jaarverslag en jaarrekening 2013 Activiteitenplan en aangepaste versie Richtlijnen museum omgeving 2005 Informatiebeleidsplan 2014 Tentoonstellingsbeleid Brief aan OCW over asbestverwijdering e.a. okt 2013 Projectplan integratie gesneden stenen Overdracht gesneden stenen, inventarisatie Planningsschema tentoonstellingen Enkele procedures collectiebeheer Pagina 24 van 27

25 Colofon Erfgoedinspectie Rijnstraat 50 Postbus (IPC 3500) 2500 BL Den Haag Tel: Den Haag, december 2014 Missie Met alert en proportioneel toezicht brengt de Erfgoedinspectie het behoud (en beheer) van cultureel erfgoed en overheidsinformatie naar het gewenste kwaliteitsniveau met het oog op de duurzame toegankelijkheid en beschikbaarheid. Visie De inspectie vindt dat een goed functionerende interne systematische kwaliteitszorg bijdraagt aan een betere naleving van wet- en regelgeving. Zij ziet daar een eigen verantwoordelijkheid voor organisaties en stimuleert een systematische kwaliteitszorg bij de organisaties. In haar optreden is de inspectie zacht waar het kan en hard waar het moet en treedt zij zo nodig op. Pagina 25 van 27

26 Pagina 26 van 27

27 Pagina 27 van 27