De staat van de rijkscollectie Van Gogh Museum

Transcriptie

1 De staat van de rijkscollectie Van Gogh Museum

2 Pagina 2 van 26

3 Inhoud 1 Samenvatting 5 2 Inleiding Context van het onderzoek Kader Leeswijzer 7 3 Organisatie Profiel VGM Sturing en beleid Financiële en facilitaire middelen Personele organisatie Kwaliteitszorg 10 4 Registratie 13 5 Beheer en behoud 15 6 Veiligheid 17 7 Zichtbaarheid 19 8 Administratieve organisatie 21 9 Bijlagen Werkwijze inspecties Inspectie VGM 24 Colofon 25 Pagina 3 van 26

4 Pagina 4 van 26

5 1 Samenvatting Context en kader inspectie In juli 2014 heeft de Erfgoedinspectie een inspectie uitgevoerd bij het Van Gogh Museum (VGM) en De Mesdag Collectie (DMC). Deze inspectie is onderdeel van de uitvoering van een meerjarig onderzoeksprogramma naar het beheer en behoud van de rijkscollectie. Het kader voor de inspectie is de Regeling materieelbeheer museale voorwerpen 2013 en de beheersovereenkomsten met de verzelfstandigde rijksmusea. Op basis van dit kader richt het toezicht zich op de taken registratie, beheer en behoud, veiligheid en zichtbaarheid van de rijkscollectie en de administratieve organisatie. Bij de inspectie wordt ook gekeken naar de randvoorwaarden voor een goed beheer van de rijkscollectie, zoals organisatie en beleid, kwaliteitszorg en beschikbare middelen. Deze samenvatting gaat eerst in op deze randvoorwaardelijke onderwerpen en sluit af met de inhoudelijke beheertaken. Organisatie Sturing en beleid Het museum heeft een actueel en vastgesteld beleid, vastgelegd in het strategisch plan en in een activiteitenplan Na de verbouwing van het Rietveldgebouw wordt nu gewerkt aan het nieuwe entreegebouw aan het Museumplein. Beschikbare middelen In de Monitor Erfgoedinspectie is door het museum gemeld dat er ruim voldoende financiële en materiele middelen beschikbaar zijn voor het beheer van de rijkscollectie. Tijdens de inspectie is niet vastgesteld dat het beheer tekortschiet door ontoereikende middelen. Kwaliteitszorg Het museum geeft voldoende blijk van kwaliteitsbewustzijn bij het uitvoeren van het collectiebeheer. De toepassing van systematische kwaliteitszorg gebeurt onder andere door de visitaties van de VRM. Echter, het handboek collectiebeheer of het collectiebeheersplan moet geactualiseerd worden. Uitvoering beheer en behoud rijkscollectie Het museum doet wat noodzakelijk is voor een goed beheer van de rijkscollectie. Er zijn geen belangrijke tekortkomingen vastgesteld in de uitvoering van beheertaken die hebben geleid tot vermissing of aantasting van de conditie van voorwerpen. De collectie is voldoende toegankelijk via het internet voor het publiek. Wel zijn enkele risico s vastgesteld, waarvan de belangrijkste betrekking hebben op de administratieve organisatie. Door de ervaring van het vaste personeel worden veel taken op basis van routine uitgevoerd. Mogelijk is hierdoor niet steeds de noodzaak gevoeld om beheertaken in procedures te beschrijven. Dit kan risico s voor de continuïteit van de uitvoering van beheertaken met zich meebrengen bij bijvoorbeeld personele wisselingen. Pagina 5 van 26

6 De Erfgoedinspectie doet de volgende aanbevelingen: Actualisering van het collectiebeheersplan. Verbetering van de administratieve organisatie: procedures actualiseren en naleven. Optimalisering van de controles en analyse hierop. Pagina 6 van 26

7 2 Inleiding 2.1 Context van het onderzoek De Erfgoedinspectie voert een meerjarig onderzoeksprogramma uit naar het beheer en behoud van de rijkscollectie door museale en niet-museale instellingen. Twee deelonderzoeken bij de niet-museale instellingen hebben geleid tot publicaties in 2011 en Vanaf 2013 vindt een onderzoek plaats naar de museale instellingen die rijkscollectie beheren. Publicatie van het rapport is voorzien in Ook publiceert de Erfgoedinspectie in het kader van het werkprogramma een eindrapport over de staat van het beheer en behoud van de rijkscollectie, gebaseerd op de gepubliceerde deelonderzoeken. 2.2 Kader Het kader voor de inspectie is de Regeling materieelbeheer museale voorwerpen De grondslag voor deze regeling is de Comptabiliteitswet In de regeling stelt de minister van OCW regels voor het beheer van museale voorwerpen die aan het Rijk toebehoren of zijn toevertrouwd. Dit betreft regels voor registratie, beheer en behoud, veiligheid en zichtbaarheid van de collectie en de administratieve organisatie. Ook de beheersovereenkomsten met verzelfstandigde rijksmusea zijn een kader voor de inspecties. Daarnaast wordt bij de inspectie gekeken naar de randvoorwaarden voor een goed beheer van de rijkscollectie, zoals aansturing en beleid, beschikbare middelen en kwaliteitszorg. 2.3 Leeswijzer De bevindingen van de inspectie zijn te vinden in de hoofdstukken 3 t/m 8. Hoofdstuk 3, Organisatie, gaat in op de randvoorwaardelijke aspecten voor het collectiebeheer. In de daaropvolgende hoofdstukken komen achtereenvolgens registratie, beheer en behoud, veiligheid, zichtbaarheid en administratieve organisatie aan bod. In de bijlage is de werkwijze van de inspectie toegelicht en zijn gehanteerde bronnen vermeld. 1 De staat van de rijkscollectie deel 1: Rijkscollectie bij departementen en colleges (2011). De staat van de rijkscollectie deel 2: Rijkscollectie bij buitenlandse posten en buitendiensten (2012) 2 Staatscourant nr december 2012 Pagina 7 van 26

8 Pagina 8 van 26

9 3 Organisatie 3.1 Profiel VGM Het Van Gogh Museum (VGM) kenmerkt zich als een museum van nationale en internationale faam. Het streeft naar hoge kwaliteit en klantvriendelijkheid. Het museum ontvang circa 1,5 miljoen bezoekers per jaar waarvan 14% uit Nederland. Het Van Gogh Museum valt onder verantwoordelijkheid van de minister van OCW. Het museum beheert ongeveer voorwerpen met betrekking tot westerse kunst uit de periode en de erfenis Vincent van Gogh met onder andere schilderijen, correspondentie, tekeningen, prenten en sculpturen. Het is een betrekkelijk kleine collectie waarvan elk object als topstuk wordt gezien en behandeld. Het grootste deel van de collectie is eigendom van de stichting Vincent van Gogh. In 1962 heeft de stichting de collectie aan de Staat der Nederlanden voor onbepaalde tijd in bruikleen gegeven. Het rijk heeft de collectie in beheer gegeven aan het Van Gogh Museum sinds Daarnaast beheert het Van Gogh Museum ook De Mesdag Collectie (DMC) in Den Haag met voorwerpen. In 1903 schonk Mesdag zijn museum en de collectie aan de Nederlandse Staat. Sinds 1991 is DMC een onderdeel van de stichting Van Gogh Museum. In 2014 zal de raad van toezicht van het Van Gogh Museum het onderdeel DMC evalueren en een beslissing nemen over de verdere koers van de vestiging in Den Haag als onderdeel van het Van Gogh Museum. 3.2 Sturing en beleid Naast de stichting Van Gogh Museum is er Van Gogh Museum Enterprise voor commerciële activiteiten. PP10 is een Joint venture met het Rijksmuseum en het Stedelijk Museum Amsterdam met betrekking tot beveiliging. Het museum heeft een actueel en vastgesteld beleid, vastgelegd in het strategisch plan en het activiteitenplan Het strategisch plan geeft de richting van het museum aan voor de komende vier jaar. Hierin is de kernopdracht van het museum geformuleerd als de continue taken van de drie sectoren (museale zaken, publiekszaken en bedrijfsvoering) en geven de strategische pijlers (toegankelijkheid, bereik en inkomsten) richting en focus in wat het museum wil bereiken. Activiteiten uit de sectoren worden getoetst aan de strategische pijlers. In het collectieplan komen collectievorming en samenstelling, gebruik, registratie, behoud en beheer en positionering van de collectie aan bod. Deelplannen zoals het collectiebeheersplan moeten nog geactualiseerd worden. 3.3 Financiële en facilitaire middelen In de monitor geeft het museum aan in ruime mate financiële en facilitaire middelen voor de uitvoering van het behoud en beheer van de collectie te hebben. Behoudens enkele kleinere tekortkomingen is uit de inspectie niet gebleken dat zich tekorten voordoen in de middelen met risico s voor de rijkscollectie. Het museum spant zich de komende jaren in om de ruime mate van middelen voor adequaat behoud en beheer van de collectie te blijven handhaven. In het jaarverslag 2013 is aangegeven dat het exploitatieresultaat in het tweede jaar op rij negatief was door onder andere de verbouwing van de Rietveldvleugel en de lagere bezoekersinkomsten in de Hermitage aan de Amstel. Noodzakelijk financieel herstel in 2014 wil men bereiken door de omvang van de organisatie te reduceren, het budget voor tentoonstellingen te verminderen en het protocol voor Pagina 9 van 26

10 contractbeheer en inkoop aan te scherpen. Om de financiële positie te verstevigen geeft het museum in het strategisch plan aan additionele inkomsten te willen genereren door middel van de ontwikkeling van nieuwe business modellen en door verdere professionalisering van de fondsenwerving. De Rietveldvleugel van het Van Gogh Museum is tussen september 2012 en april 2013 verbouwd. Hierbij zijn aanpassingen aan de brandveiligheid, klimaatinstallatie, ventilatie en de duurzaamheid gedaan. In die periode was de topstukkencollectie in de Hermitage aan de Amstel te zien. Eind november van dit jaar zal de nieuwe vaste presentatie met een nieuwe multimedia mix gepresenteerd worden. Het museum heeft op 30 juni 2014 de Building Research Establishment Environmental Assessment Method (BREEAM)-certificering ontvangen als eerste duurzame museum ter wereld. De bouw van het nieuwe entreegebouw aan het Museumplein is in april 2014 begonnen en zal 800 m2 meer serviceruimte geven om de grote publieke toestroom te ontvangen. Naar planning is de nieuwe entree medio 2015 gereed. Tijdens beide bouwactiviteiten is de depotcollectie in het Collectiecentrum Noord tijdelijk ondergebracht, de bijzondere boeken in het Stedelijk Museum en het restauratieatelier in het Rijksmuseum. 3.4 Personele organisatie De organisatie telt 202,28 FTE in vaste dienst per januari 2013 waarvan 10 FTE belast is met het behoud en beheer van de collectie. Het museum huurt externe expertise in zoals voor papierrestauratie en heeft geen vrijwilligers werkzaam op het gebied van behoud en beheer van de collectie. In de monitor geeft het museum aan dat er voldoende personeel beschikbaar is voor de uitvoering van het behoud en beheer van de collectie. In het jaarverslag 2013, met name in het bestuursverslag, geeft de raad van toezicht aan in het kader van noodzakelijk financieel herstel, kritisch naar de omvang van de organisatie gekeken te hebben en het personeelsbestand te willen verlagen met 18 FTE en de formatie uit te werken in een vaste kern van medewerkers en een flexibele schil van medewerkers voor specifieke expertise en projecten. Tijdens de inspectie was niet duidelijk of deze verandering ook betrekking heeft op het behoud en beheer van de collectie. 3.5 Kwaliteitszorg Het laatste visitatierapport 2012 van de VRM is beschikbaar en vastgestelde tekortkomingen zijn opgepakt. Deze betroffen beperkingen op het gebied van doelgroepenbeleid en sponsorbeleid. Het museum geeft voldoende blijk van kwaliteitsbewustzijn bij het uitvoeren van het collectiebeheer. Het museum hanteert SPECTRUM als uitgangspunt voor collectiebeheer en het INK-model. Echter, procedures collectiebeheer moeten geactualiseerd worden. Conclusies Het museum heeft een actueel en vastgesteld algemeen beleid en collectieplan. Echter, deelplannen moeten nog geactualiseerd worden. Er is sprake van kwaliteitsbewustzijn in de taakuitvoering maar geen doorgevoerde structurele en actuele kwaliteitszorg. Pagina 10 van 26

11 Aanbeveling Uitbouw van het systeem van structurele kwaliteitszorg. In samenhang met het op orde brengen van de administratieve procedures kan dit bijdragen aan de continuïteit en kwaliteit van de uitvoering van beheertaken. Pagina 11 van 26

12 Pagina 12 van 26

13 4 Registratie Een volledige en geautomatiseerde registratie van museale voorwerpen en een periodieke controle op de aanwezigheid op de geregistreerde verblijfplaats moet voorkomen dat voorwerpen vermist raken. Registratie van verwerving, vermissing, verlies, beschadiging of vernietiging van museale voorwerpen is voorwaarde voor een actueel inzicht in de omvang van de rijkscollectie, de eigendomssituatie en bijzonderheden over de staat van de rijkscollectie. Bevindingen Het Van Gogh Museum heeft in de monitor aangegeven dat de registratiegraad 100% is van een totaal van voorwerpen. De registratie is geautomatiseerd door gebruik van Adlib Museum Plus sinds medio In Adlib zijn records opgenomen. Dit zijn objecten in eigen beheer, van het Van Gogh Museum en De Mesdag Collectie. Tijdens de inspectie is gebleken dat van alle geregistreerde voorwerpen de elementaire registratiegegevens zijn vastgelegd, zoals titel, vervaardiger, afmeting, materiaal en dergelijke. Ook heeft elk voorwerp een standplaats. Echter, er is de registratie nog niet volledig op orde. Het verschil tussen het aantal objecten en het aantal records komt doordat enkele records leeg of dubbel zijn zoals bij brieven en doordat samengestelde voorwerpen met deelnummers geregistreerd zijn. Om de kwaliteit van de registratie te verhogen heeft het museum in het collectieplan drie trajecten benoemd. Het gaat om de collectieregistratie/thesaurus en de standplaatsregistratie en een doorlopend traject van dataverwerking en opschoning van ingevoerde data. Tijdens de inspectie is gebleken dat de trajecten nog in volle gang zijn. Dit jaar wordt Cumulus in gebruik genomen, een digital asset management systeem waarmee digitale (multimedia)bestanden beheerd en aan metadata in Adlib gekoppeld kunnen worden. Uit de monitor blijkt dat 85% van de collectie gefotografeerd is en 75% daarvan digitaal. Het museum zet het traject van de fotografie van de collectie voort, mede met het oog om deze digitaal toegankelijk te maken. Als gevolg van verschuiving in de organisatie/formatie en door de koppelingen van registratiesystemen moet het informatie/registratieplan met workflows, rollen en gebruikersrechten geactualiseerd worden. Dit zal naar verwachting in het najaar van dit jaar gereed zijn. Het museum geeft in de monitor aan standplaatscontroles uit te voeren. De laatste controle hebben depotmedewerkers in 2013 door middel van een representatieve steekproef uitgevoerd. Conclusies De registratie is geheel geautomatiseerd maar niet geheel op orde. Het museum werkt aan verbetering, zoals bijvoorbeeld het opschonen van lege records. Het informatie/registratieplan is niet actueel. De collectie is nog niet volledig (digitaal) gefotografeerd. Pagina 13 van 26

14 Aanbevelingen Voortzetting van de uitvoering van de trajecten om de collectieregistratie te verbeteren en van de digitale fotografie van de collectie. Actualisering en vaststelling van het informatie/registratieplan. Pagina 14 van 26

15 5 Beheer en behoud Om ook toekomstige generaties te kunnen laten genieten van de rijkscollectie is het essentieel dat deze door goed beheer behouden blijft. Passende bewaaromstandigheden, controles en het nemen van maatregelen ter verbetering van bewaaromstandigheden en de conditie van de museale voorwerpen zijn hierbij van belang. Bevindingen Het Rietveldgebouw van het Van Gogh Museum heeft tussen 2012 en 2013 een verbouwing ondergaan en dit jaar is de bouw van het nieuwe entreegebouw van start gegaan. Dat betekent dat de collectie tijdelijk op ander locaties ondergebracht is. De depotcollectie is nog steeds gehuisvest in het Collectiecentrum in Amsterdam Noord. Bij de verhuizing van de collectie is van alle voorwerpen de conditie vastgesteld. De Mesdag Collectie in Den Haag is in 2011 open gegaan na renovatie. Het museum heeft een inpandig depot met kleine kunstnijverheid objecten. Omdat de bewaaromstandigheden niet optimaal te realiseren zijn (bijvoorbeeld waterleidingen in depot), heeft het museum voor adequate depotomstandigheden voor kwetsbare voorwerpen elders gezorgd. Zo zijn de schilderijen naar het Collectiecentrum in Amsterdam gebracht. Daarnaast is er externe depotruimte in Den Haag gehuurd voor meubels en kasten. Het transport/opslagbedrijf zal deze locatie op termijn verlaten. Op de nieuwe depotlocatie van het bedrijf staan inmiddels de transportkisten van het Van Gogh Museum. Op dit moment is er een discussie gaande tussen het museum en het transport/opslagbedrijf over de kosten van overbrenging naar de nieuwe depotlocatie. Het collectiebeheerplan is uit 2010 en zal dit jaar geactualiseerd worden op basis van SPECTRUM. Het museum heeft voor klimaat en licht streefwaarden vastgesteld voor depots en tentoonstellingsruimten. Op zaal en in de depots worden doorgaand klimaatmetingen gedaan. Over het algemeen wordt aan de streefwaarden voldaan. Storingen in het klimaatsysteem in Amsterdam en Den Haag worden aan de meldkamer gemeld. Het hoofd collectiebeheer ontvangt een keer per week een uitdraai van alle metingen. Bij afwijkingen zorgt de technische dienst voor snelle oplossing. In het Rietveldgebouw is de klimaatinstallatie vernieuwd bij de verbouwing. In DMC is er een structureel probleem met de klimaatinstallatie. Er treden regelmatig storingen op waarbij maatregelen als het resetten van de installatie door de installateur op de langere termijn onvoldoende zijn. Het onderhoud van het gebouw en de installaties wordt door het Rijksvastgoedbedrijf gedaan. Echter, zij zijn pas onlangs ingelicht over de problemen met de installatie. Het museum hanteert algemeen geldende streefwaarden voor licht. Sinds 2011 onderzoekt een team de invloed van licht op de voorwerpen (verkleuring van pigmenten) en welke verlichtingsapparatuur in de toekomst gebruikt moet worden. De uitkomsten van het onderzoek zullen in september 2014 aan het MT gepresenteerd worden. Tijdens het inspectiebezoek aan DMC bleek dat de hele dag de verlichting op zaal aan staat hoewel het museum vanaf 12 uur open is. Dit zorgt voor een overbodige lichtinvloed op de voorwerpen. Op de ramen is UV-filter geplakt. Pagina 15 van 26

16 In het collectieplan geeft het museum aan de conditie van de gehele collectie in kaart te brengen in het zogenaamde collectie survey project. Naar verwachting is dit project in 2016 afgerond. Aan de hand van de resultaten en prioritering wordt een meerjarenplanning gemaakt. Daarnaast werd ook in de afgelopen jaren materiaal-technisch onderzoek uitgevoerd zoals het Atelierpraktijkproject. Op dit moment loopt het lijstenproject, waarvan de vervanging van ophangsystemen van de schilderijen is afgerond. In DMC staan grote schilderijenlijsten al langdurig in luchtkussenfolie gepakt die op uitpakken en onderzoek staan te wachten. Ook wordt bij elk transport van de voorwerpen van het museum naar het Collectiecentrum en vice versa de conditie gecheckt. Transporten worden altijd door een gespecialiseerd kunsttransport bedrijf uitgevoerd. Conclusies Het handboek collectiebeheer is verouderd en moet geactualiseerd worden. Het museum zorgt voor goede bewaaromstandigheden van de collectie en voert conditiecontroles uit. De klimaatinstallatie in DMC blijkt niet naar behoren te functioneren. Aanbevelingen Actualisering en vaststelling van het collectiebeheersplan met procedures voor tentoonstellingsruimten en depots in Amsterdam en Den Haag. Oplossen van de problemen met de klimaatinstallatie in DMC. Pagina 16 van 26

17 6 Veiligheid Maatregelen ter bevordering van de veiligheid en beveiliging van de rijkscollectie moeten er voor zorgen dat museale voorwerpen niet beschadigd raken of zelfs verloren gaan. Om passende maatregelen te nemen is het nodig een risicoinventarisatie op te stellen. Een calamiteiten- en collectiehulpverleningsplan waarvan de werking door oefeningen wordt getoetst zijn van belang voor het behoud van de collectie bij calamiteiten. Het geheel aan veiligheidszorg wordt samenhangend beschreven in een integraal veiligheidsplan. Voor een landelijke analyse van veiligheidsincidenten en kennisbevordering bij musea is het van belang dat incidenten worden gemeld in het landelijk incidentenregister DICE van de RCE. Bevindingen In de monitor heeft het museum gemeld te beschikken over een integraal veiligheidsplan. Bij de inspectie is aangegeven dat dit het CHV-plan, BHV-plan en ontruimingsplan omvat. Het CHV-plan voor DMC in Den Haag wordt geactualiseerd. Het Van Gogh Museum heeft met het Rijksmuseum een joint venture (PP10) opgezet op het gebied van beveiliging. Later dit jaar zal het Stedelijk Museum Amsterdam aansluiten. In de joint venture zijn meldkamer en alarmopvolging ondergebracht en wordt bijvoorbeeld samen aan een opleidingstraject in profiling gewerkt. De afdeling beveiliging heeft het risicomanagement vernieuwd door onder andere een risicoanalyse op het gebied van veiligheid en beveiliging. Daarnaast heeft het museum ook een risicoanalyse op de collectie uitgevoerd. Naar aanleiding daarvan zijn organisatorische, bouwkundige en elektronische maatregelen genomen. Zo zijn bijvoorbeeld alle ophangsystemen vernieuwd en wordt het (beveiligings)personeel regelmatig getraind. Tijdens de verbouwing van het Rietveldgebouw werd de brandveiligheid geoptimaliseerd. In DMC zijn waterlekkage via het dak en brand het grootste risico. Men voorkomt waterschade door de dakgoten in de herfst schoon te houden. In het Van Gogh Museum worden jaarlijks calamiteitenoefeningen gehouden met hulpdiensten en bezoekers. Het CHV team oefent daarnaast jaarlijks (table top) en maandelijks met een praktijktoets op zaal. In De Mesdag Collectie en in het Collectiecentrum zijn nog geen calamiteitenoefeningen gehouden. Het museum heeft een incidentenregister in de vorm van een logboek. Afgelopen twee jaar zijn er drie incidenten geweest, namelijk schade tijdens transport, onopzettelijke beschadiging door een persoon en schade door ondeugdelijk ophangsysteem. Meldingen in DICE worden in principe ingevoerd door het hoofd collectiebeheer, maar dat is nog niet gedaan. Incidenten met schade aan de rijkscollectie moeten gemeld worden bij de Erfgoedinspectie. Dit is de afgelopen twee jaar niet gebeurd. Conclusies Er is een integraal veiligheidsplan voor het VGM en het CHV-plan voor DMC moet nog geactualiseerd worden. Calamiteitenoefeningen worden voornamelijk in het Van Gogh Museum gehouden. Pagina 17 van 26

18 In de registratie van incidenten met collectie is voorzien. Echter, incidenten met schade aan rijkscollectie worden niet bij de Erfgoedinspectie gemeld. Aanbevelingen Voltooiing van het CHV-plan voor DMC in Den Haag. Organisatie van calamiteitenoefeningen in het Collectiecentrum en DMC. Melding van incidenten met schade aan de rijkscollectie bij de Erfgoedinspectie. Pagina 18 van 26

19 7 Zichtbaarheid Het tonen van de museale voorwerpen aan een zo groot mogelijk publiek en het verstrekken van informatie over de voorwerpen is een kerntaak van musea. Tonen van de collectie kan fysiek plaatsvinden in vaste en in wisselende tentoonstellingen, door het in bruikleen geven van museale voorwerpen en door digitale ontsluiting via het internet. De wijze waarop musea hun collecties toegankelijk maken wordt beschreven in een presentatiebeleid. Bevindingen Het Van Gogh Museum heeft het collectiegebruik met presentatie, educatie en toegankelijkheid in het collectieplan en de toegankelijkheid en bereik als strategische pijlers in het strategisch plan opgenomen. In het najaar 2014 zal de nieuwe presentatie met nieuwe digitale middelen van de vaste collectie in het Rietveldgebouw te zien zijn. Naast de vaste presentatie zijn er thematentoonstellingen in Nederland en in het buitenland, bijzondere avondopenstellingen en worden specifieke doelgroepen naar het museum gebracht (Museumpleinbus en Museumplusbus). In het collectieplan geeft het museum aan het aantal bruiklenen tussen 2011 en 2016 terug te brengen in verband met de nieuwe vaste presentie en het optimaliseren van de lopende projecten. Bovendien heeft het museum vastgelegd welke criteria het hanteert voor het al dan niet toekennen van bruikleenaanvragen. In het jaarverslag 2013 vermeldt het museum dat 337 objecten in bruikleen gegeven zijn, voornamelijk naar tentoonstelling in Japan. Het museum is zich bewust van de risico s van collectiemobiliteit en maakt per keer een risicoanalyse van de nieuwe locatie en het uit te lenen object. De ontsluiting en toegankelijkheid van de collectie voor zoveel mogelijk mensen is een vastgestelde koers die het museum is ingeslagen. Na de zomer 2014 zal het museum een nieuwe website lanceren waarmee circa 800 voorwerpen voor publiek digitaal toegankelijk zijn. Al eerder is de gehele brieven editie van Van Gogh in samenwerking met het Huygens Instituut digitaal toegankelijk gemaakt. Sinds 2007 is het museum actief met sociale media zoals Twitter, Facebook en Google+ en heeft enkele apps ontwikkeld. Conclusie De collectie van het museum is voldoende fysiek en digitaal toegankelijk gemaakt. Aanbeveling Voortzetting van de ingeslagen weg. Pagina 19 van 26

20 Pagina 20 van 26

21 8 Administratieve organisatie Een actuele administratieve organisatie met beschreven procedures voor het beheer van de rijkscollectie draagt bij aan duidelijkheid van verantwoordelijkheden en een zorgvuldige uitvoering van beheertaken. Zonder beschreven procedures is er een risico op een gebrek aan uniformiteit en continuïteit in de uitvoering van beheertaken. Actuele en dekkende procedures zijn voorwaarde bij de toepassing van kwaliteitszorg. Bevindingen In de monitor geeft het museum aan over eigen procedures voor registratie, conservering en restauratie van museale voorwerpen te beschikken. Het museum geeft ook aan een kwaliteitssysteem ingevoerd te hebben dat zich richt op het collectiebeheermanagement. Tijdens de inspectie is vastgesteld dat het museum beschikt over een collectiebeheersplan, maar dat dit niet geactualiseerd is en dat enkele procedurebeschrijving ontbreken. De laatste jaren heeft de organisatie veranderingen in de structuur en de formatie gekend. Daardoor moeten nog enkele procedures aangepast worden, zoals op het gebied van registratie en bruiklenen. Bij de actualisatie van het handboek collectiebeheer in het najaar 2014 wordt SPECTRUM als naslagwerk gebruikt. Conclusie Het museum beschikt niet voor alle beheertaken over actuele en vastgestelde procedures. Dit is een risico voor de continuïteit en kwaliteit van de uitvoering met betrekking tot collectiebeheer. Aanbeveling Actualisering van procedures voor collectiebeheer en behoud. Stel deze vast op kort termijn. Pagina 21 van 26

22 Pagina 22 van 26

23 9 Bijlagen 9.1 Werkwijze inspecties Voorbereiding inspectie Ter voorbereiding van de inspectie zijn documenten van de instelling met informatie over het collectiebeheer geraadpleegd en geanalyseerd (zie ook onder 9.2). Waar beschikbaar is ook gebruik gemaakt van actuele rapportages van het Museumregister (niet verzelfstandigde musea) en rapportages van de Visitatiecommissie (verzelfstandigde musea). Samenhang monitor Erfgoedinspectie Eén van de bronnen voor de inspectie vormt de monitor Erfgoedinspectie Op basis van door de instellingen aangeleverde monitorgegevens is hen een zogenoemde kleurrapportage toegezonden. Hierin is inzichtelijk gemaakt hoe de instelling presteert op de verschillende onderwerpen, ook in vergelijking met andere instellingen. Op onderdelen kan het inspectierapport tot een andere conclusie komen dan de toegekende kwalificatie in de kleurrapportage. Inspectie op locatie De inspectie op locatie bestaat uit het voeren van een (introductie)gesprek met de directeur van het museum en met de direct verantwoordelijke(n) voor het collectiebeheer (zie ook onder 9.2). Tijdens de inspectie zijn zo nodig nog niet eerder geraadpleegde stukken ingezien. Onderdeel van de inspectie is een praktijktoets op de registratiegraad en kwaliteit. Hiervoor wordt het collectieregistratiesysteem ingezien en wordt een beperkte steekproef genomen ter verificatie van de vindbaarheid van geregistreerde voorwerpen. Voor de steekproef worden aselect 15 voorwerpen uit de registratie geselecteerd en 15 voorwerpen uit de tentoonstellingsruimten en depots. Tijdens de rondgang door deze ruimten voor het uitvoeren van de steekproef wordt tegelijkertijd ook andere beheeraspecten in de praktijk getoetst. Dit betreft bijvoorbeeld (het meten van) bewaaromstandigheden, de conditie van voorwerpen en veiligheidsmaatregelen. Rapportage De conceptrapportages zijn ter verificatie van de bevindingen voorgelegd aan de geïnspecteerde instelling, waarna de opmerkingen zijn verwerkt in het eindrapport. Pagina 23 van 26

24 9.2 Inspectie VGM Op 30 juni en 1 juli 2014 is een inspectie uitgevoerd bij het Van Gogh Museum en op 24 juli 2014 bij De Mesdag Collectie. Voor de inspectie zijn de volgende bronnen geraadpleegd: Interviews met directeur sectormanager museale zaken hoofd collectiebeheer adviseur beveiliging manager De Mesdag Collectie Documenten Monitor Erfgoedinspectie Collectieplan Strategisch plan Strategisch plan Jaarverslag 2013 Visitatierapport 2012 Zelfevaluatie 2011 Activiteitenplan Subsidiebesluit Verantwoording prestaties 2012 Collectiebeheerplan 2010 Pagina 24 van 26

25 Colofon Erfgoedinspectie Rijnstraat 50 Postbus (IPC 3500) 2500 BL Den Haag Tel: Den Haag, november 2014 Missie Met alert en proportioneel toezicht brengt de Erfgoedinspectie het behoud (en beheer) van cultureel erfgoed en overheidsinformatie naar het gewenste kwaliteitsniveau met het oog op de duurzame toegankelijkheid en beschikbaarheid. Visie De inspectie vindt dat een goed functionerende interne systematische kwaliteitszorg bijdraagt aan een betere naleving van wet- en regelgeving. Zij ziet daar een eigen verantwoordelijkheid voor organisaties en stimuleert een systematische kwaliteitszorg bij de organisaties. In haar optreden is de inspectie zacht waar het kan en hard waar het moet en treedt zij zo nodig op. Pagina 25 van 26

26 Pagina 26 van 26