De staat van de rijkscollectie Slot Loevestein

Transcriptie

1 De staat van de rijkscollectie Slot Loevestein

2 Erfgoedinspectie Pagina 2 van 25

3 Inhoud Samenvatting 5 1 Inleiding Context van het onderzoek Kader Leeswijzer 7 2 Organisatie Profiel collectie Slot Loevestein Sturing en beleid Financiële en facilitaire middelen Personele organisatie Kwaliteitszorg 10 3 Registratie 11 4 Beheer en behoud 13 5 Veiligheid 15 6 Zichtbaarheid 17 7 Administratieve organisatie 19 8 Bijlage Werkwijze inspecties Inspectie Slot Loevestein 22 Colofon 23 Erfgoedinspectie Pagina 3 van 25

4 Erfgoedinspectie Pagina 4 van 25

5 Samenvatting Context en kader inspectie In april 2015 heeft de Erfgoedinspectie een inspectie uitgevoerd bij Slot Loevestein (het museum). Deze inspectie is onderdeel van de uitvoering van een meerjarig onderzoeksprogramma naar het beheer en behoud van de rijkscollectie. Het kader voor de inspectie is de Regeling materieelbeheer museale voorwerpen 2013 en de beheersovereenkomsten met de verzelfstandigde rijksmusea. Op basis van dit kader richt het toezicht zich op de taken registratie, beheer en behoud, veiligheid en zichtbaarheid van de rijkscollectie en de administratieve organisatie. Bij de inspectie wordt ook gekeken naar de randvoorwaarden voor een goed beheer van de rijkscollectie, zoals organisatie en beleid, kwaliteitszorg en beschikbare middelen. Deze samenvatting gaat eerst in op deze randvoorwaardelijke onderwerpen en sluit af met de inhoudelijke beheertaken. Organisatie Sturing en beleid Het activiteitenplan en het Collectieplan Museum Slot Loevestein vormen een actueel en toereikend beleidskader voor het collectiebeheer. Beschikbare middelen Tijdens de inspecties zijn geen directe risico s naar voren gekomen voor het collectiebeheer door een tekort aan financiële, materiële middelen of personele capaciteit. Wel onderschrijft de Erfgoedinspectie de wenselijkheid om in het kader van het Masterplan de depotsituatie op termijn te verbeteren. Het museum heeft opgemerkt dat de personele capaciteit voor het collectiebeheer beperkt is doordat de met deze taak belaste conservator ook op andere taken wordt ingezet. Kwaliteitszorg Het museum beschikt niet over een vorm van systematische kwaliteitszorg. Dit geeft geen risico s als het collectiebeheer door één vaste medewerker wordt uitgevoerd, maar mogelijk wel als taken ook door vrijwilligers worden uitgevoerd. Hierbij speelt mee dat nog niet voor alle beheertaken procedures zijn opgesteld. Uitvoering beheer en behoud rijkscollectie In de uitvoering van de beheertaken zijn geen grote tekortkomingen vastgesteld. Wel zijn er nog enkele verbeterpunten naar voren gekomen. Er is de afgelopen jaren een inhaalslag uitgevoerd op de registratie van de archeologische collectie, waarbij het museum nog nastreeft in de beleidsperiode de registratie verder te verbeteren. De opslag van de archeologische collectie is verbeterd, maar dit is nog niet afgerond. De klimaatbeheersing heeft voldoende de aandacht en is in het algemeen toereikend. In het collectieplan ontbreekt nog een beschrijving van de streefwaarden die het museum hanteert. De jaarlijkse controle op standplaatsen en op de conditie van de voorwerpen waarbij ook het schoonmaken van de collectie plaatsvindt, is toereikend. Erfgoedinspectie Pagina 5 van 25

6 Er is geen indicatie dat er risico s zijn in de beveiliging van de collectie. Het streven om in de beleidsperiode een sleutelplan op te stellen moet nog worden uitgevoerd. Ook blijkt het collectiehulpverleningsplan (CHV-plan) op enkele punten niet actueel te zijn. Pluspunt is dat het museum periodiek oefent met collectiehulpverlening en dit evalueert. Wat betreft de toegankelijkheid van de collectie is vastgesteld dat het museum zich voldoende inspant dit te realiseren. Ook de niet tentoongestelde collectie is voor een groot deel digitaal toegankelijk gemaakt en het museum streeft een volledige digitale toegankelijkheid na. De administratieve organisatie blijkt nog voor verbetering vatbaar. Het voornemen in het collectieplan om een aantal procedures voor de uitvoering van de beheertaken op te stellen is gedeeltelijk gerealiseerd. Zoals hiervoor vermeld kan dit een risico met zich meebrengen. De Erfgoedinspectie doet de volgende aanbevelingen: Verbeter op termijn de algehele depotsituatie en voorzie voor de korte termijn in een professionele opslag van de archeologische collectie in het zolderdepot. Draag zorg voor het vastleggen van streefwaarden voor het klimaat en voer het collectieplan uit wat betreft het opstellen van een sleutelplan en het completeren van de procedures voor beheertaken. Voorzie verder in een periodieke evaluatie van de toepassing van beschreven procedures. Erfgoedinspectie Pagina 6 van 25

7 1 Inleiding 1.1 Context van het onderzoek De Erfgoedinspectie voert een meerjarig onderzoeksprogramma uit naar het beheer en behoud van de rijkscollectie door museale en niet-museale instellingen. Twee deelonderzoeken bij de niet-museale instellingen hebben geleid tot publicaties in 2011 en Vanaf 2013 vindt een onderzoek plaats naar de museale instellingen die rijkscollectie beheren. Publicatie van het rapport is voorzien in Ook publiceert de Erfgoedinspectie in het kader van het werkprogramma een eindrapport over de staat van het beheer en behoud van de rijkscollectie, gebaseerd op de gepubliceerde deelonderzoeken. 1.2 Kader Het kader voor de inspectie is de Regeling materieelbeheer museale voorwerpen De grondslag voor deze regeling is de Comptabiliteitswet In de regeling stelt de minister van OCW regels voor het beheer van museale voorwerpen die aan het Rijk toebehoren of zijn toevertrouwd. Dit betreft regels voor registratie, beheer en behoud, veiligheid en zichtbaarheid van de collectie en de administratieve organisatie. Ook de beheersovereenkomsten met verzelfstandigde rijksmusea zijn een kader voor de inspecties. Daarnaast wordt bij de inspectie gekeken naar de randvoorwaarden voor een goed beheer van de rijkscollectie, zoals aansturing en beleid, beschikbare middelen en kwaliteitszorg. 1.3 Leeswijzer De bevindingen van de inspectie zijn te vinden in de hoofdstukken 3 t/m 8. Hoofdstuk 3, Organisatie, gaat in op de randvoorwaardelijke aspecten voor het collectiebeheer. In de daaropvolgende hoofdstukken komen achtereenvolgens registratie, beheer en behoud, veiligheid, zichtbaarheid en administratieve organisatie aan bod. In de bijlage is de werkwijze van de inspectie toegelicht en zijn gehanteerde bronnen vermeld. 1 De staat van de rijkscollectie deel 1: Rijkscollectie bij departementen en colleges (2011). De staat van de rijkscollectie deel 2: Rijkscollectie bij buitenlandse posten en buitendiensten (2012) 2 Staatscourant nr december 2012 Erfgoedinspectie Pagina 7 van 25

8 Erfgoedinspectie Pagina 8 van 25

9 2 Organisatie 2.1 Profiel collectie Slot Loevestein Aan het collectieplan is het volgende profiel ontleend: De collectie van Loevestein is divers en bestaat voornamelijk uit archeologica en bodemvondsten, grafiek, boeken, foto s en ansichtkaarten. De objecten worden getoond op de plaats en in de context waar zij thuishoren. De collectie geeft een goed beeld van het leven, wonen, werken, gevangen zijn en recreëren binnen de vesting Loevestein vanaf de bouw van het kasteel rond 1361 tot nu. De binding van de objecten met de oorspronkelijke locatie is de grote kracht van de collectie. Samen geeft het ensemble een inspirerend beeld van 650 jaar nationale geschiedenis: Loevestein als plaats van herinnering. Op 9 december 1994 kreeg Slot Loevestein een zelfstandige status onder de naam Stichting Museum Slot Loevestein. De collectie is in de loop van de 20 e eeuw tot stand gekomen door aankopen en vooral door opgravingen op het kasteelterrein. Het eigendom van de collectie berust bij respectievelijk de Staat, de Stichting Vrienden van het Museum Slot Loevestein en de Stichting Museum Slot Loevestein. 2.2 Sturing en beleid Het managementteam en de Raad van Toezicht zijn op sterkte. Dit blijkt onder meer uit het jaarverslag Het museumbeleid is beschreven in het Activiteitenplan Hierin zijn de missie, de visie en de strategische doelstellingen beschreven van onder andere activiteiten en het publieksbereik. Het collectiebeleid is beschreven in het collectieplan Museum Slot Loevestein Dit plan gaat uitvoerig in op de collectiegeschiedenis en de samenstelling van de collectie en op de verschillende beheertaken. Het plan geeft de bestaande situatie en de ambities van het museum weer, onder meer uitgewerkt in het actieplan zoldercollectie. 2.3 Financiële en facilitaire middelen In de Monitor Erfgoedinspectie (de monitor) heeft het museum vermeld in redelijke mate over voldoende financiële middelen voor het collectiebeheer te beschikken. Het museum licht toe dat de bezuiniging op de rijkssubsidie voor de periode tot onzekerheid leidt wat betreft investeringen op de langere termijn. Tijdens de inspectie is overigens niet gebleken dat er tekortkomingen in het collectiebeheer zijn als direct gevolg van eventuele financiële tekorten. Het museum heeft een Masterplan opgesteld dat bestaat uit 3 fasen. Fase 1 richt zich op het verbeteren van de dienstverlening en de presentaties. Deze fase is inmiddels afgerond. Fase 2 en 3 van het Masterplan zijn nog niet in uitvoering. Deze fasen richten zich respectievelijk op een verbetering van de toegankelijkheid van het museum en op het uitbreiden van de logiesfunctie. In het collectieplan is vermeld dat in het kader van het Masterplan ook de mogelijkheid van een nieuw depot wordt onderzocht. De Erfgoedinspectie onderschrijft de wenselijkheid hiervan (zie verder hoofdstuk 4). Erfgoedinspectie Pagina 9 van 25

10 2.4 Personele organisatie Voor het collectiebeheer is 0,8 FTE beschikbaar in de functie van de conservator. Vrijwilligers (Historische commissie/werkgroep Loevesteyn) zijn ingezet voor het registreren, conserveren en restaureren van de archeologische collectie. In de monitor heeft het museum vermeld dat er onvoldoende personeel is voor de uitvoering van beheertaken. Het museum heeft toegelicht dat personeelswisselingen die in 2014 hebben plaatsgevonden ook gevolgen hebben gehad voor de beschikbare capaciteit voor het collectiebeheer. De conservator is namelijk niet alleen belast met het collectiebeheer, maar stuurt ook de vrijwilligers aan en is betrokken bij de educatietaak. Daarnaast heeft de conservator het oprichten van een Waterliniemuseum begeleid. Deze activiteit is recent gestopt. De beperkt beschikbare capaciteit heeft volgens het museum niet geleid tot tekortkomingen in het collectiebeheer. Wel duurt het soms langer voordat verbeteringen volledig zijn doorgevoerd, zoals de afronding van de registratie van de archeologische bodemvondsten. 2.5 Kwaliteitszorg Zoals ook uit de monitor blijkt past het museum geen systematische kwaliteitszorg toe, bijvoorbeeld in de vorm van audits of de evaluatie van werkprocessen. Het museum heeft ten dele voorzien in instructies voor taken die vrijwilligers uitvoeren (zie ook hoofdstuk 7). Het museum is een bij het Museumregister geregistreerd museum. Voor het laatst heeft een herijking plaatsgevonden in De Visitatiecommissie heeft in 2012 een rapport gepubliceerd. Conclusies Het museum beschikt over een actueel en toereikend beleidskader. Er zijn geen risico s vastgesteld voor het collectiebeheer door tekorten in beschikbare middelen en personele capaciteit. Wel is het wenselijk om op termijn te voorzien in een verbetering van de depotsituatie. In samenhang met het nog niet beschikken over procedures voor alle beheertaken, kan het ontbreken van een systematische vorm van kwaliteitszorg leiden tot een risico in het collectiebeheer. Dit betreft vooral taken uitgevoerd door vrijwilligers. Aanbevelingen Verbeter op termijn de depotsituatie. Voorzie in een periodieke evaluatie van de toepassing van beschreven procedures. Erfgoedinspectie Pagina 10 van 25

11 3 Registratie Een volledige en geautomatiseerde registratie van museale voorwerpen en een periodieke controle op de aanwezigheid op de geregistreerde verblijfplaats moet voorkomen dat voorwerpen vermist raken. Registratie van verwerving, vermissing, verlies, beschadiging of vernietiging van museale voorwerpen is voorwaarde voor een actueel inzicht in de omvang van de rijkscollectie, de eigendomssituatie en bijzonderheden over de staat van de rijkscollectie. Bevindingen De gehele collectie van ca voorwerpen is geregistreerd in Adlib-museum. Dit geldt ook voor de deelcollectie archeologie en bodemvondsten, waarop de laatste jaren een inhaalslag is gepleegd. Jaarlijks ontvangt de Erfgoedinspectie een update van de registratie ter aanvulling van de beheersovereenkomst met het museum. De aanvulling betreft het vondstmateriaal dat tot 1 september 2007 is opgegraven. Nadien opgegraven vondstmateriaal is eigendom van de provincie, op grond van de per die datum gewijzigde Monumentenwet. In een aantal gevallen is het vondstmateriaal op doosniveau geregistreerd. Daarbij is in de registratie de inhoud van de doos beschreven met vermelding van aantallen per vondstcategorie. Het museum streeft in de beleidsperiode tot 2016 een verdere verbetering van de registratie van het vondstmateriaal na. Dit betreft bijvoorbeeld het toevoegen van digitale foto s (thans 86%), afmetingen en soms de registratie van materialen en datering. Uit een van het museum ontvangen analyse van de collectieregistratie en uit een indicatieve steekproef is gebleken dat de kwaliteit van de registratie naar behoren is: Per voorwerp zijn meerdere identificerende gegevens geregistreerd. Van de meeste voorwerpen is een digitale afbeelding toegevoegd aan de registratie. De geregistreerde standplaatsen zijn actueel en in het merendeel is de laatste standplaatscontrole geregistreerd. De verwervingsgegevens en de huidige eigenaar zijn geregistreerd. Vooral van de tentoongestelde en gerestaureerde voorwerpen is de conditie van de voorwerpen geregistreerd en de datum waarop dit is gecontroleerd. Eens per jaar voert het museum een integrale controle uit op de geregistreerde standplaatsen. Dit wordt gedaan in samenwerking met vrijwilligers van de Werkgroep Loevestein. Bij de laatste controle zijn volgens het museum geen tekortkomingen vastgesteld. Conclusies Het museum heeft geen achterstand in het registreren van de collectie. De registratiekwaliteit is voldoende en het museum streeft nog verbetering na van de registratie van de archeologische bodemvondsten. Het museum voert op adequate wijze standplaatscontroles uit. Aanbeveling Geen Erfgoedinspectie Pagina 11 van 25

12 Erfgoedinspectie Pagina 12 van 25

13 4 Beheer en behoud Om ook toekomstige generaties te kunnen laten genieten van de rijkscollectie is het essentieel dat deze door goed beheer behouden blijft. Passende bewaaromstandigheden, controles en het nemen van maatregelen ter verbetering van bewaaromstandigheden en de conditie van de museale voorwerpen zijn hierbij van belang. Bevindingen Het objectendepot is geklimatiseerd door een klimaatinstallatie. De klimaatomstandigheden in de Schotse Kamer, die als vergaderkamer in gebruik is, wordt met be- en ontvochtigingsapparatuur gereguleerd. In de tentoonstellingsruimten zijn klimaatvitrines geplaatst, omdat de ruimten niet geconditioneerd kunnen worden. Volgens het museum raakt de apparatuur in de vitrines verouderd en wordt het bij gebreken vervangen. Het zolderdepot is niet geklimatiseerd. Hier is de deelcollectie archeologische bodemvondsten opgeslagen die nagenoeg geheel bestaat uit niet klimaatgevoelige materialen. Het museum heeft niet beschreven welke streefwaarden het hanteert. Volgens een toelichting van het museum wordt een relatieve vochtigheid van 42% en een temperatuur van 18 C aangehouden. Het museum meet het klimaat met dataloggers. De loggers worden maandelijks uitgelezen en de gemeten waarden worden opgeslagen op de computer. Volgens het museum zijn er weinig schommelingen in de klimaatwaarden, met uitzondering van de Schotse kamer. Hier vinden momenteel extra metingen plaats om de klimaatontwikkelingen te analyseren, met name gericht op ongewenste gevolgen voor de muurschilderingen in deze kamer. In het niet geklimatiseerde zolderdepot vinden metingen plaats met een thermohygrograaf om ook hier zicht te hebben op de klimaatomstandigheden. Tijdens de inspectie zijn in de diverse ruimten klimaatwaarden waargenomen die in lijn liggen met de gehanteerde streefwaarden. Het museum voert periodieke controles uit op aantasting door ongedierte op de delen van de collectie die hiervoor gevoelig zijn. Dit gebeurt in ieder geval bij de jaarlijkse integrale controle op standplaatsen en op conditie van de voorwerpen. Hierbij vindt ook de schoonmaak van de collectie plaats. Materiaalspecialisten hebben kwetsbare collectiedelen gecontroleerd en waar nodig restauraties uitgevoerd. Volgens het museum verkeert de collectie in goede conditie en tijdens de inspectie zijn ook geen tekortkomingen op dit punt waargenomen. Het museum heeft de inrichting van het zolderdepot en daarmee de vindbaarheid van voorwerpen verbeterd. Het depot is echter feitelijk te klein voor een adequate opslag van de collectie. Het voornemen in het collectieplan om de archeologische vondsten te herverpakken in geschikte dozen is nog niet gerealiseerd. Het objectendepot is vrij vol en oogt rommelig. Erfgoedinspectie Pagina 13 van 25

14 Conclusies In het collectieplan ontbreekt een beschrijving van de streefwaarden. Met uitzondering van de Schotse Kamer lijken zich geen risico s voor te doen wat betreft de klimaatbeheersing. Dit heeft de aandacht van het museum. Het museum geeft een adequate invulling aan het fysieke beheer van de collectie. De opslag van de archeologische collectie is echter nog niet toereikend en ook het objectendepot is niet optimaal ingericht. Aanbevelingen Beschrijf de streefwaarden voor het klimaat bij de eerstvolgende actualisering van het collectiebeleid. Voorzie voor de korte termijn in een professionele opslag van de archeologische collectie in het zolderdepot (zie verder aanbeveling hoofdstuk 2). Erfgoedinspectie Pagina 14 van 25

15 5 Veiligheid Maatregelen ter bevordering van de veiligheid en beveiliging van de rijkscollectie moeten er voor zorgen dat museale voorwerpen niet beschadigd raken of zelfs verloren gaan. Om passende maatregelen te nemen is het nodig een risicoinventarisatie op te stellen. Een calamiteiten- en collectiehulpverleningsplan waarvan de werking door oefeningen wordt getoetst zijn van belang voor het behoud van de collectie bij calamiteiten. Het geheel aan veiligheidszorg wordt samenhangend beschreven in een integraal veiligheidsplan. Voor een landelijke analyse van veiligheidsincidenten en kennisbevordering bij musea is het van belang dat incidenten worden gemeld in het landelijk incidentenregister DICE van de RCE. Bevindingen Er zijn meerdere bouwkundige, elektronische en organisatorische maatregelen genomen voor de veiligheid van personeel en bezoekers en de beveiliging van de collectie. [ ]. In het slot zelf gebruikt het museum rekwisieten. Het voornemen in het collectieplan om een sleutelplan op te stellen is nog niet gerealiseerd. De hulpverlening bij calamiteiten is in een aantal plannen en notities uitgewerkt. Ook beschikt het museum over een collectiehulpverleningsplan (CHV-plan). Dit plan voorziet in de beschrijving van de CHV-organisatie met verantwoordelijkheden en taken, ontruimingsinstructies, instructies bij voorkomende calamiteiten, plattegronden en een prioriteitenlijst (voorzien van locatieaanduiding, foto s, afmetingen). Het CHV-plan is voor het laatst herzien in 2010 en daarmee (mogelijk) niet actueel wat betreft verantwoordelijken en contactgegevens. Volgens het museum wordt jaarlijks een calamiteitenoefening met de brandweer gehouden. Om het jaar wordt hierbij ook met CHV geoefend. Het museum heeft inzage gegeven van een evaluatieverslag van een oefening met CHV in Incidenten met de collectie worden geregistreerd in de collectieregistratie en gemeld in de landelijke incidentendatabase DICE van de RCE. In de monitor heeft het museum vermeld dat de laatste twee jaar geen incidenten met de collectie hebben plaatsgevonden. Conclusies Er is geen indicatie dat het museum onvoldoende veiligheids- en beveiligingsmaatregelen heeft genomen. Het sleutelbeheer is echter nog niet uitwerkt in een sleutelplan. De calamiteitenplannen en het CHV-plan zijn toereikend, waarbij het CHVplan op enkele punten actualisatie behoeft. Het museum toetst in afdoende mate de werking van het CHV-plan door oefening en evaluatie. Erfgoedinspectie Pagina 15 van 25

16 Aanbevelingen Stel een sleutelplan op conform de in het beleidsplan beschreven doelstelling. Actualiseer op enkele punten het CHV-plan. Erfgoedinspectie Pagina 16 van 25

17 6 Zichtbaarheid Het tonen van de museale voorwerpen aan een zo groot mogelijk publiek en het verstrekken van informatie over de voorwerpen is een kerntaak van musea. Tonen van de collectie kan fysiek plaatsvinden in vaste en in wisselende tentoonstellingen, door het in bruikleen geven van museale voorwerpen en door digitale ontsluiting via het internet. De wijze waarop musea hun collecties toegankelijk maken wordt beschreven in een presentatiebeleid. Bevindingen Het grootste deel van de collectie bestaat uit de op en nabij het kasteelterrein opgegraven archeologische vondsten. Vooral dit deel van de collectie wordt dan ook tentoongesteld in een vaste presentatie over de middeleeuwen in de zogenaamde soldatenhuisjes. In het jaarverslag 2014 is aangegeven dat het museum deze vaste presentatie wil moderniseren. Naast de vaste collectiepresentatie verzorgt het museum nog een aantal presentaties in het slot zelf. Hierbij is echter niet of nauwelijks collectie betrokken. Omdat de collectie onlosmakelijk verbonden is met de geschiedenis van het slot is de vraag om voorwerpen in bruikleen te geven beperkt. Momenteel zijn 2 voorwerpen in langdurig bruikleen gegeven. De voorwerpen in depot en de tentoongestelde collectie is voor 86% digitaal en met afbeeldingen toegankelijk via de website collectiegelderland.nl en de eigen website. De collectie die nog niet digitaal toegankelijk is betreft recent geregistreerd vondstmateriaal waarvoor nog geen digitale foto beschikbaar is (zie ook hoofdstuk 3). De digitalisering van de collectie is tot stand gekomen door uitvoering van het informatieplan uit Conclusie Het museum spant zich voldoende in om de collectie fysiek en digitaal te tonen. Aanbeveling Geen Erfgoedinspectie Pagina 17 van 25

18 Erfgoedinspectie Pagina 18 van 25

19 7 Administratieve organisatie Een actuele administratieve organisatie met beschreven procedures voor het beheer van de rijkscollectie draagt bij aan duidelijkheid van verantwoordelijkheden en een zorgvuldige uitvoering van beheertaken. Zonder beschreven procedures is er een risico op een gebrek aan uniformiteit en continuïteit in de uitvoering van beheertaken. Actuele en dekkende procedures zijn voorwaarde bij de toepassing van kwaliteitszorg. Bevindingen In het collectieplan is vermeld dat een aantal protocollen wordt opgesteld. Dit is gedeeltelijk gerealiseerd. Een protocol voor schoonmaak van de collectie is inmiddels beschikbaar. Om vrijwilligers registratietaken te laten uitvoeren heeft het museum invoerinstructies opgesteld. De in het plan vermelde protocollen voor standplaatscontroles, beheer en behoud en restauratie moeten nog worden opgesteld. Conclusie Het collectieplan is nog niet volledig uitgevoerd wat betreft het vaststellen van procedures voor de uitvoering van beheertaken. Dit kan risico s met zich meebrengen voor de kwaliteit en continuïteit van de uitvoering van taken, vooral als vrijwilligers hierbij zijn betrokken. Aanbeveling Draag zorg voor het completeren van de procedures conform de doelstelling in het collectieplan. Erfgoedinspectie Pagina 19 van 25

20 Erfgoedinspectie Pagina 20 van 25

21 8 Bijlage 8.1 Werkwijze inspecties Voorbereiding inspectie Ter voorbereiding van de inspectie zijn documenten van de instelling met informatie over het collectiebeheer geraadpleegd en geanalyseerd (zie ook onder 8.2). Waar beschikbaar is ook gebruik gemaakt van actuele rapportages van het Museumregister (niet verzelfstandigde musea) en rapportages van de Visitatiecommissie (verzelfstandigde musea). Samenhang monitor Erfgoedinspectie Eén van de bronnen voor de inspectie vormt de monitor Erfgoedinspectie Op basis van door de instellingen aangeleverde monitorgegevens is hen een zogenoemde kleurrapportage toegezonden. Hierin is inzichtelijk gemaakt hoe de instelling presteert op de verschillende onderwerpen, ook in vergelijking met andere instellingen. Op onderdelen kan het inspectierapport tot een andere conclusie komen dan de toegekende kwalificatie in de kleurrapportage. Inspectie op locatie De inspectie op locatie bestaat uit het voeren van een (introductie)gesprek met de directeur van het museum en met de direct verantwoordelijke(n) voor het collectiebeheer (zie ook onder 8.2). Tijdens de inspectie zijn zo nodig nog niet eerder geraadpleegde stukken ingezien. Onderdeel van de inspectie is een praktijktoets op de registratiegraad en kwaliteit. Hiervoor wordt het collectieregistratiesysteem ingezien en wordt een beperkte steekproef genomen ter verificatie van de vindbaarheid van geregistreerde voorwerpen. Voor de steekproef worden aselect 15 voorwerpen uit de registratie geselecteerd en 15 voorwerpen uit de tentoonstellingsruimten en depots. Tijdens de rondgang door deze ruimten voor het uitvoeren van de steekproef wordt tegelijkertijd ook andere beheeraspecten in de praktijk getoetst. Dit betreft bijvoorbeeld (het meten van) bewaaromstandigheden, de conditie van voorwerpen en veiligheidsmaatregelen. Rapportage De conceptrapportages zijn ter verificatie van de bevindingen voorgelegd aan de geïnspecteerde instelling, waarna de opmerkingen zijn verwerkt in het eindrapport. Erfgoedinspectie Pagina 21 van 25

22 8.2 Inspectie Slot Loevestein Op 8 april 2015 is een inspectie uitgevoerd bij Slot Loevestein. Voor de inspectie zijn de volgende bronnen geraadpleegd: Interviewsmet directeur conservator Documenten Activiteitenplan Collectieplan Museum Slot Loevestein Jaarverslag 2014 Export Adlib ( ) Calamiteitenplan (2010, meerdere stukken) Collectiehulpverleningsplan (2010) Protocol schoonmaak Procedures huisregels, afsluiten, hanteren objecten Invoerinstructies boeken, archeologie en bodemvondsten Vrijwilligersbeleid Overeenkomst werkgroep Rapport visitatiecommissie (2012) Monitor Erfgoedinspectie Insectierapport Erfgoedinspectie (2008) Erfgoedinspectie Pagina 22 van 25

23 Colofon Erfgoedinspectie Rijnstraat 50 Postbus (IPC 3500) 2500 BL Den Haag Tel: E: Den Haag, juni 2015 Missie Met alert en proportioneel toezicht brengt de Erfgoedinspectie het behoud (en beheer) van cultureel erfgoed en overheidsinformatie naar het gewenste kwaliteitsniveau met het oog op de duurzame toegankelijkheid en beschikbaarheid. Visie De inspectie vindt dat een goed functionerende interne systematische kwaliteitszorg bijdraagt aan een betere naleving van wet- en regelgeving. Zij ziet daar een eigen verantwoordelijkheid voor organisaties en stimuleert een systematische kwaliteitszorg bij de organisaties. In haar optreden is de inspectie zacht waar het kan en hard waar het moet en treedt zij zo nodig op. Erfgoedinspectie Pagina 23 van 25

24

25