De staat van de rijkscollectie Museum Catharijneconvent

Transcriptie

1 De staat van de rijkscollectie Museum Catharijneconvent

2 Pagina 2 van 24

3 Inhoud 1 Samenvatting 5 2 Inleiding Context van het onderzoek Kader Leeswijzer 7 3 Organisatie Profiel MCC Sturing en beleid Financiële en facilitaire middelen Personele organisatie Kwaliteitszorg 10 4 Registratie 11 5 Beheer en behoud 13 6 Veiligheid 15 7 Zichtbaarheid 17 8 Administratieve organisatie 19 9 Bijlagen Werkwijze inspecties Inspectie MCC 22 Pagina 3 van 24

4 Pagina 4 van 24

5 1 Samenvatting Context en kader inspectie In september 2014 heeft de Erfgoedinspectie een inspectie uitgevoerd bij Museum Catharijneconvent (MCC). Deze inspectie is onderdeel van de uitvoering van een meerjarig onderzoeksprogramma naar het beheer en behoud van de rijkscollectie. Het kader voor de inspectie is de Regeling materieelbeheer museale voorwerpen 2013 en de beheersovereenkomsten met de verzelfstandigde rijksmusea. Op basis van dit kader richt het toezicht zich op de taken registratie, beheer en behoud, veiligheid en zichtbaarheid van de rijkscollectie en de administratieve organisatie. Bij de inspectie wordt ook gekeken naar de randvoorwaarden voor een goed beheer van de rijkscollectie, zoals organisatie en beleid, kwaliteitszorg en beschikbare middelen. Deze samenvatting gaat eerst in op deze randvoorwaardelijke onderwerpen en sluit af met de inhoudelijke beheertaken. Organisatie Sturing en beleid Het museum beschikt over een actueel strategisch en collectiebeleid. De uitvoering van het beleid vindt onder andere plaats via projecten. Het collectiebeheer maakt deel uit van de lijntaken van het museum en is geborgd in de afdeling Collectiebeheer. Beschikbare middelen In de monitor geeft het museum aan in beperkte mate te beschikken over voldoende financiële en facilitaire middelen voor de uitvoering van het behoud en beheer van de collectie. Tijdens de inspectie is toegelicht dat voor bruikleenverkeer en afstoting niet voldoende personeel bekostigd kan worden. Op facilitairgebied is er de afgelopen jaren onenigheid tussen het RVB en het museum op het gebied van het onderhoud van de klimaatinstallatie geweest. Het RVB heeft het achterstallig onderhoud van installaties en gebouw in kaart gebracht en heeft voor een deel het onderhoud uitgevoerd. Kwaliteitszorg De Erfgoedinspectie heeft vastgesteld dat het museum geen systematisch kwaliteitszorgsysteem toepast ter borging van de kwaliteit van de uitvoering van beheertaken. Uitvoering beheer en behoud rijkscollectie De geautomatiseerde collectieregistratie is op orde. Ook is vastgesteld dat de geregistreerde dozen met 19 de eeuwse bidprenten voor een deel in bulk is geregistreerd. Hierbij ontbreken in de registratie nadere gegevens over de omvang van de als bulk geregistreerde dozen. De Erfgoedinspectie heeft vastgesteld dat het MCC in voldoende mate de klimaaten lichtbeheersing op orde heeft. Echter, het onderhoud van de klimaatinstallatie van het kloostergebouw moet nog gebeuren. Wat betreft de beveiliging en veiligheid heeft het museum de zaken redelijk op orde. De Erfgoedinspectie heeft vastgesteld dat het CHV-plan geactualiseerd moet worden en dat de organisatie van de beveiliging aandacht blijft vragen. Pagina 5 van 24

6 De Erfgoedinspectie concludeert dat het MCC zich voldoende inspant om de collectie fysiek en digitaal zichtbaar te maken. Het museum schiet tekort in de beschikbaarheid van vastgestelde procedures voor de uitvoering van beheertaken. De Erfgoedinspectie doet de volgende aanbevelingen: Draag zorg voor een toereikende borging van de kwaliteit van de uitvoering van het collectiebeheer, door het actualiseren van beheerprocedures en een periodieke evaluatie van de toepassing van deze procedures. Uitvoeren van het achterstallig onderhoud van de klimaatinstallatie door het RVB. Actualiseer het CHV-plan en voer regelmatig calamiteitenoefeningen uit. Pagina 6 van 24

7 2 Inleiding 2.1 Context van het onderzoek De Erfgoedinspectie voert een meerjarig onderzoeksprogramma uit naar het beheer en behoud van de rijkscollectie door museale en niet-museale instellingen. Twee deelonderzoeken bij de niet-museale instellingen hebben geleid tot publicaties in 2011 en Vanaf 2013 vindt een onderzoek plaats naar de museale instellingen die rijkscollectie beheren. Publicatie van het rapport is voorzien in Ook publiceert de Erfgoedinspectie in het kader van het werkprogramma een eindrapport over de staat van het beheer en behoud van de rijkscollectie, gebaseerd op de gepubliceerde deelonderzoeken. 2.2 Kader Het kader voor de inspectie is de Regeling materieelbeheer museale voorwerpen De grondslag voor deze regeling is de Comptabiliteitswet In de regeling stelt de minister van OCW regels voor het beheer van museale voorwerpen die aan het Rijk toebehoren of zijn toevertrouwd. Dit betreft regels voor registratie, beheer en behoud, veiligheid en zichtbaarheid van de collectie en de administratieve organisatie. Ook de beheersovereenkomsten met verzelfstandigde rijksmusea zijn een kader voor de inspecties. Daarnaast wordt bij de inspectie gekeken naar de randvoorwaarden voor een goed beheer van de rijkscollectie, zoals aansturing en beleid, beschikbare middelen en kwaliteitszorg. 2.3 Leeswijzer Hoofdstuk 3, Organisatie, gaat in op de randvoorwaardelijke aspecten voor het collectiebeheer. In de daaropvolgende hoofdstukken komen achtereenvolgens registratie, beheer en behoud, veiligheid, zichtbaarheid en administratieve organisatie aan bod. In de bijlage is de werkwijze van de inspectie toegelicht en zijn gehanteerde bronnen vermeld. 1 De staat van de rijkscollectie deel 1: Rijkscollectie bij departementen en colleges (2011). De staat van de rijkscollectie deel 2: Rijkscollectie bij buitenlandse posten en buitendiensten (2012) 2 Staatscourant nr december 2012 Pagina 7 van 24

8 Pagina 8 van 24

9 3 Organisatie 3.1 Profiel MCC Het Museum Catharijneconvent (MCC) valt onder verantwoordelijkheid van de minister van OCW. De Staat der Nederlanden heeft een beheersovereenkomst met de stichting Museum Catharijneconvent, die de rijkscollectie beheert. Het MCC beheert ongeveer voorwerpen met betrekking tot de christelijke kunst, cultuur en geschiedenis in Nederland. Het merendeel van de rijkscollectie is een langdurig bruikleen van verschillende stichtingen, bestuurd door vertegenwoordigers van kerkgemeenschappen. Deze complexe stichtingsstructuur gebruikt het museum onder andere als maatschappelijke verankering. De meeste objecten zijn van de Stichting Aartsbisschoppelijk Museum en het Bisschoppelijk Museum Haarlem. Het museum vertelt het verhaal van het christendom in Nederland vertellen en is het kenniscentrum voor christelijk erfgoed. Het museum is gehuisvest in een middeleeuws klooster, genoemd naar de heilige Catharina van Alexandrië. Na vele herbestemmingen is het rijksmuseum het Catharijneconvent in 1979 geopend. Het complex is sindsdien gerestaureerd en het museum is in 1995 verzelfstandigd. Het museum beschikt over 900 m2 inpandige depotruimte en een extern depot bij een transportbedrijf voor grotere voorwerpen. Sinds januari 2013 heeft het museum een nieuw afdeling Erfgoed in kerken en kloosters erbij, die onder andere de oude taken van de Stichting Kerkelijke Kunst Nederland (SKKN) uitvoert. Hieronder vallen het waarderen, selecteren en inventariseren van christelijke collecties en het adviseren over herbestemmen van erfgoed in kerken. Daarnaast beheert het MCC de voormalige SKKN-database en de langdurige beheergegevens. Eigenaar van de gegevens is de Stichting Kerkelijke Afgevaardigden Museum Catharijneconvent. 3.2 Sturing en beleid Het museum heeft een actueel en vastgesteld beleid, vastgelegd in het beleids- en activiteitenplan Verder beschikt het museum over een actueel en vastgesteld collectieplan In het collectieplan zijn collectiegeschiedenis en collectievorming, selectie en afstoting, beheer en behoud, presentatie, onderzoek en educatie beschreven. De uitvoering van het beleid is vormgegeven in projecten zoals het pilotproject ontzamelen (kerk)meubilair, groot varia en schilderijen. De uitvoering van het beleid vindt onder andere plaats in via projecten. Het collectiebeheer maakt deel uit van de lijntaken van het museum en is geborgd in de afdeling Collectiebeheer. Het interne toezicht op het bestuur wordt uitgeoefend door een Raad van Toezicht van zeven leden, onder wie socioloog prof. Dr. Paul Schnabel als lid van de raad. De raad werkt volgens de Code of Cultural Governance. 3.3 Financiële en facilitaire middelen In de monitor geeft het museum aan in beperkte mate te beschikken over voldoende financiële en facilitaire middelen voor de uitvoering van het behoud en beheer van de collectie. Het museum geeft aan dat er sprake is van achterstallig onderhoud van gebouw en installaties en heeft dit aanhangig gemaakt bij het Rijksvastgoedbedrijf (RVB), dat eigenaar van de gebouwen is (zie hoofdstuk 4). Pagina 9 van 24

10 3.4 Personele organisatie Sinds medio 2013, na een doorgevoerde reorganisatie, heeft het museum een nieuwe organisatiestructuur: een eenhoofdige directie en de afdeling bedrijfsvoering met de onderdelen secretariaat, financiën en facilitaire zaken en de entree. De herstructurering resulteerde in totaal 1 Fte minder. De organisatie telt 45 FTE in vaste dienst per januari 2013 waarvan 3,8 FTE belast is met het behoud en beheer van de collectie, en een vrijwilliger en externe restauratoren. In de monitor geeft het museum aan dat er onvoldoende personeel beschikbaar is voor de uitvoering van het behoud en beheer van de collectie. Tijdens de inspectie is toegelicht dat deze tekorten zich voordoen bij de uitvoering van de taken voor het ontzamelen en het behandelen van bruiklenen, die veel tijd vergen. 3.5 Kwaliteitszorg Zoals is aangegeven in de monitor beschikt het museum niet over een systematisch kwaliteitszorgsysteem voor de uitvoering van de beheertaken. Het laatste visitatierapport is beschikbaar en de visitatiecommissie spreekt zich over het algemeen positief over het museum uit. De geconstateerde tekortkomingen zijn opgepakt. Deze betroffen verbeterpunten in het maken van een kostenbatenanalyse voor projecten en de aandacht voor objectfotografie in de depots. Conclusies Er zijn geen tekorten in de uitvoering van de beheertaken vastgesteld die een grondslag vinden in een gebrek aan sturing, beleid en middelen. Het ontbreken van interne kwaliteitszorg, in samenhang met het niet actueel zijn van beschreven procedures voor het collectiebeheer (zie ook hoofdstuk 8), brengt het risico met zich mee dat de kwaliteit van de uitvoering van beheertaken onvoldoende is geborgd. Aanbeveling Ontwikkelen van een systeem van structurele kwaliteitszorg. In samenhang met het op orde brengen van de administratieve procedures kan dit bijdragen aan de continuïteit van de uitvoering van beheertaken. Pagina 10 van 24

11 4 Registratie Een volledige en geautomatiseerde registratie van museale voorwerpen en een periodieke controle op de aanwezigheid op de geregistreerde verblijfplaats moet voorkomen dat voorwerpen vermist raken. Registratie van verwerving, vermissing, verlies, beschadiging of vernietiging van museale voorwerpen is voorwaarde voor een actueel inzicht in de omvang van de rijkscollectie, de eigendomssituatie en bijzonderheden over de staat van de rijkscollectie. Bevindingen Het Museum Catharijneconvent heeft in de Monitor Erfgoedinspectie aangegeven dat de registratiegraad 100% en geautomatiseerd is van een totaal van voorwerpen. Echter, tijdens de inspectie in het najaar 2014 zijn in Adlib totaal records, waarvan records van de objecten in beheer. De andere records zijn in retour gegeven bruiklenen of afgestoten objecten. Binnen het aantal objecten in beheer is de verzameling 19 e- eeuwse bidprenten niet op objectniveau maar als bulk geregistreerd, maar wel in groepen per onderwerp en doos en standplaats. Hierbij ontbreken in de registratie nadere gegevens over de omvang van de als bulk geregistreerde inhoud van de dozen. Tijdens de inspectie is vastgesteld dat er geen werkvoorraad op het gebied van registratie is. Ook zijn de namen van vervaardigers naar de RKD standaard gestroomlijnd en tot vervaardigersnamen teruggebracht. Op moment van inspectie is het afstotingsproject grote voorwerpen in volle gang. Het museum heeft voor dit project 0,3 FTE ter beschikking gesteld en past de LAMO toe. De eigenaren/stichtingen worden vooraf op de hoogte gebracht met een afstotingsvoorstel, opgesteld door eigen deskundigen en getoetst door externe adviseurs. Na goedkeuring voor afstoting, worden de voorwerpen aangeboden aan musea via de herplaatsingsdatabase van NMV/RCE. Indien na twee geen reactie via deze database komt, biedt het MCC de voorwerpen aan de kerk/herkomstplaats aan. Het afstotingsproject schilderijen is afgerond en het volgende project is textiel. 1/3 van het aangebodene is weggegeven aan musea. Uit de door de Erfgoedinspectie uitgevoerde steekproef blijkt het volgende: - Per object zijn meerdere identificerende gegevens geregistreerd. Van 5 van de 30 voorwerpen zijn geen afmetingen bekend. Dit betroffen de in bulk geregistreerde bidprenten. - In de helft van de geselecteerde voorwerpen is een digitale foto beschikbaar. - De geregistreerde huidige standplaats is actueel; alle geselecteerde voorwerpen bleken vindbaar. - Van alle in de steekproef geselecteerde voorwerpen zijn gegevens over de juridische status geregistreerd (verwervingsgegevens, huidige eigenaar). Van de boeken zijn de verwervingsgegevens bekend, maar nog niet in het juiste veld in Adlib gezet. Dit zal in de loop van 2015 verbeterd worden. - De conditie van de voorwerpen uit de steekproef en de laatst uitgevoerde conditiecontrole zijn niet geregistreerd. Uit de monitor blijkt dat in de registratie bij 32% van de voorwerpen is voorzien in digitaal beeldmateriaal. Het gaat hierbij om alle voorwerpen uit de kerncollectie. Op het moment van inspectie is het fotografieproject prenten van oud katholieke kerken gaande. Pagina 11 van 24

12 De Erfgoedinspectie constateert dat het museum representatieve steekproeven uit voert voor de periodieke standplaatscontroles. De resultaten van de steekproeven worden vastgelegd in het registratiesysteem. De medewerkers van de afdeling Collectiebeheer kunnen in Adlib de standplaats wijzigen. Conclusies De registratie is geheel geautomatiseerd en op orde. Binnen het aantal objecten in beheer is de verzameling 19e-eeuwse bidprenten niet op objectniveau maar als bulk geregistreerd. Hier ontbreken in de registratie nadere gegevens over de omvang van de als bulk geregistreerde inhoud van de dozen. Het percentage gefotografeerde collectie is redelijk laag, maar het museum werkt aan de verhoging van het aantal digitale objectafbeeldingen. Aanbeveling Geen Pagina 12 van 24

13 5 Beheer en behoud Om ook toekomstige generaties te kunnen laten genieten van de rijkscollectie is het essentieel dat deze door goed beheer behouden blijft. Passende bewaaromstandigheden, controles en het nemen van maatregelen ter verbetering van bewaaromstandigheden en de conditie van de museale voorwerpen zijn hierbij van belang. Bevindingen Het museum heeft streefwaarden voor klimaat en licht (RCE normen) vastgesteld en de gehanteerde streefwaarden gelden zowel voor de museale ruimten als voor de depots. Vastgesteld is dat in de tentoonstellingsruimten en in het depot doorlopend klimaatmetingen plaatsvinden. Storingen in het klimaatsysteem worden gemeld op gsm en pc van het hoofd bedrijfsvoering en ook bij het RVB. De storingshistorie wordt ook bij het RVB vastgelegd. Eens in de zes weken is er een operationeel overleg tussen het MCC en het RVB. Daarnaast vindt verificatie van de metingen plaats met losse handmeters in de depots en op zaal door de medewerkers van de afdeling Collectiebeheer en door een extern bedrijf. Lichtmetingen worden uitgevoerd bij de opbouw van tentoonstellingen. Het museum streeft naar een verantwoorde lichtbelasting door het wisselen van tentoongestelde voorwerpen in de vaste opstelling en het aan de gevoeligheid van de voorwerpen aanpassen van de lichtniveaus. In de tijdelijke tentoonstelling is LED verlichting toegepast. In de vaste opstelling worden geleidelijk alle lampen door LED verlichting vervangen, omdat deze energiezuiniger en minder schadelijk voor de collectie zijn. Het MCC heeft sinds 2002 een onderhoudscontract met een extern bedrijf voor onder andere de uitvoering van een steekproef op de conditie van de collectie, de schoonmaak van de collectie en de ongediertedetectie en -bestrijding. Vier keer per jaar worden checks uitgevoerd. Maximaal twee keer per jaar worden clean up dagen per ruimte uitgevoerd met schoonmaak per deelcollectie in de depots en in de vaste opstelling. Daarnaast voert het externe bedrijf ook losse opdrachten uit zoals de schoonmaak van de collectie na de verbouwing van de onderdoorgang in de zomer De rapportages van bevindingen worden aan het museum overlegd. Indien noodzakelijk neemt het museum maatregelen. De bevindingen van de rapportages en de acties worden niet vastgelegd in Adlib. Conditiegegevens van voorwerpen worden alleen in Adlib gezet als er conditieverandering heeft plaatsgevonden. Alle transporten worden door erkende kunsttransport bedrijven uitgevoerd. Het museum vervoert zelf geen museale voorwerpen. De Erfgoedinspectie stelt vast dat het MCC op het gebied van restauratie met een pool van externe restauratoren en de opleiding restauratie van de UvA werkt. De restauratoren stellen onder andere restauratierapporten op, die in Adlib worden gezet. De deelcollecties nieuwe prenten en tekeningen, munten en penningen en de museale boeken zijn nog niet aan de beurt geweest. Voor nieuwe prenten en tekeningen worden uit praktische overwegingen geen conditierapporten gemaakt. Alle reeds behandelde prenten zijn gesorteerd en in herkenbare dozen opgeborgen. Pagina 13 van 24

14 Omdat het klimaat stabiel is, verandert de conditie van deze behandelde prenten niet. Het onbehandelde materiaal zit in aparte dozen, waarvan duidelijk is dat zij verdere behandeling nodig hebben indien zij worden gebruikt voor tentoonstellingen. Omdat risico op achteruitgang in de conditie van penningen en munten bijzonder klein is, heeft het museum er voor gekozen geen tijd en middelen te investeren in het registeren van de conditie. Op het moment van inspectie is een digitaliseringsproject van de oude papieren restauratierapporten gaande. De Erfgoedinspectie is de afgelopen jaren op de hoogte gebracht van het achterstallig onderhoud van het gebouw en de (klimaat)installaties door het RVB. Inmiddels is er een plan van aanpak opgesteld en moet voor een deel door het RVB nog worden opgepakt. In de zomer 2011 is de koelinstallatie van het grachtenpand vernieuwd, maar zijn er nog steeds ontwerpfouten. Zo moet de koelmachine handmatig via de pc bijgesteld worden. Het depotgebouw heeft inmiddels een nieuwe klimaatinstallatie omd at de oude installatie in de zomer 2013 was uitgevallen. Het MCC heeft in die periode adequaat maatregelen genomen door een extern bedrijf de situatie in het textieldepot te laten monitoren. Het RVB heeft tijdelijke mobiele ontvochtigers geplaatst en het museum heeft voor goede ventilatie gezorgd. Op het moment van inspectie moeten nog de oude luchtbehandelingskasten van het kloostergebouw vervangen worden. Conclusies Er zijn geen tekortkomingen vastgesteld in de beheersing van klimaat en licht. Echter, het achterstallig onderhoud moet met spoed door het RVB worden opgepakt. De uitvoering van taken op het gebied van collectiebeheer en behoud zijn voor een groot deel uitbesteed. Deze taken worden naar behoren uitgevoerd. De collectieregistratie biedt niet voor alle voorwerpen inzicht in de conditie van voorwerpen, zoals nieuwe prenten en tekeningen, munten en penningen. Aanbevelingen Oppakken van het achterstallig onderhoud door het RVB. Vastleggen van resultaten van de conditie- en standplaatscontroles voor alle voorwerpen in Adlib. Pagina 14 van 24

15 6 Veiligheid Maatregelen ter bevordering van de veiligheid en beveiliging van de rijkscollectie moeten er voor zorgen dat museale voorwerpen niet beschadigd raken of zelfs verloren gaan. Om passende maatregelen te nemen is het nodig een risicoinventarisatie op te stellen. Een calamiteiten- en collectiehulpverleningsplan waarvan de werking door oefeningen wordt getoetst zijn van belang voor het behoud van de collectie bij calamiteiten. Het geheel aan veiligheidszorg wordt samenhangend beschreven in een integraal veiligheidsplan. Voor een landelijke analyse van veiligheidsincidenten en kennisbevordering bij musea is het van belang dat incidenten worden gemeld in het landelijk incidentenregister DICE van de RCE. Bevindingen In de monitor heeft het MCC aangegeven te beschikken over een vastgesteld integraal veiligheidsplan uit De Erfgoedinspectie stelt vast dat dit plan het bedrijfsnoodplan, de BHV, omvat. De CHV dateert uit 2003 en moet nog geactualiseerd worden. De Erfgoedinspectie constateert dat het museum een risicoanalyse in 2013 op het gebied van veiligheid en beveiliging heeft uitgevoerd en vervolgens gedeeltelijk veiligheids- en beveiligingsmaatregelen heeft getroffen van bouwkundige, elektronische en organisatorische aard. Het museum werkt nog aan de uitvoering en implementatie van de organisatorische maatregelen. De Erfgoedinspectie stelt vast dat in 2013 het nieuwe beleidsplan beveiliging is vastgesteld. In dat jaar is ook een functionaliteitsonderzoek van de beveiliging uitgevoerd, met als gevolg dat de organisatie structuur van de beveiliging is aangepast en de functie van centralist is geïntroduceerd. De afdeling beveiliging organiseert jaarlijks ontruimingsoefening met de brandweer. Ook worden er meerder keren per jaar table top oefeningen gehouden. In het voorjaar 2014 is een calamiteitencursus met de afdeling collectiebeheer en de afdeling beveiliging gevolgd. Het MCC heeft een contract met een extern bedrijf voor de calamiteitenservice. Incidenten met of schade aan de collectie worden gemeld bij de afdeling beveiliging en bij het hoofd collectiebeheer. Alle meldingen die in de meldkamer binnenkomen worden in een logboek geregistreerd en ook in DICE. Brandmeldingen gaan rechtstreeks naar de brandweer. Incidenten met schade aan de rijkscollectie worden ook bij de Erfgoedinspectie gemeld. In 2013 is een melding gedaan bij de Erfgoedinspectie over de diefstal van een monstrans. Er zijn aansluitend maatregelen genomen, zoals de plaatsing van slagvaste vitrines, de borging van kleinere voorwerpen in de opstelling en de plaatsing van een beveiliger bij het entreegebied. Conclusies Het museum beschikt niet over een actueel en vastgesteld integraal veiligheidsplan omdat de CHV-plan nog geactualiseerd moet worden. Het MCC heeft in 2013 een risicoanalyse op de veiligheid en beveiliging laten uitvoeren en gedeeltelijk maatregelen genomen om de risico s te beheersen. Pagina 15 van 24

16 Organisatorische maatregelen met betrekking tot de beveiliging blijven aandacht vragen. In de registratie van incidenten is voldoende voorzien. Er is een start gemaakt met het volgen van de cursus calamiteiten met collectie. Vervolgens zou het museum eigen calamiteitenoefeningen met de collectie moeten houden. Aanbevelingen Actualiseer het CHV-plan en stel het vast. Organiseer regelmatig calamiteitenoefeningen met de collectie om de werking van het plan te toetsen. Pagina 16 van 24

17 7 Zichtbaarheid Het tonen van de museale voorwerpen aan een zo groot mogelijk publiek en het verstrekken van informatie over de voorwerpen is een kerntaak van musea. Tonen van de collectie kan fysiek plaatsvinden in vaste en in wisselende tentoonstellingen, door het in bruikleen geven van museale voorwerpen en door digitale ontsluiting via het internet. De wijze waarop musea hun collecties toegankelijk maken wordt beschreven in een presentatiebeleid. Bevindingen De Erfgoedinspectie stelt vast dat het MCC beschikt over een actueel tentoonstellingsbeleid. Ook beschikt het museum over een visie op het publieksbereik en een beschrijving van de doelstellingen, de doelgroepen en de educatieve programma s. Er zijn drie doelgroepen geformuleerd: de bezoekers met affiniteit met christelijke kunst, de bezoekers zonder voorkennis over christelijke kunst (scholen en kinderen) en de vakgemeenschap. Naast de museale collectie fungeert het museum als coördinatiepunt voor onderzoekers naar wetenschappelijke informatie over erfgoed in kerken. Verder streeft het MCC erna om de SKKN-database breder toegankelijk te maken. Het museum doet publieksonderzoek en evalueert alle tentoonstellingen die het maakt. In het jaarverslag 2013 geeft het museum aan bezoekers ontvangen te hebben. Om de collectie verder zichtbaar te maken, realiseert het museum tentoonstellingen op externe locaties in binnen en buitenland. Het MCC heeft in september 2014 een nieuwe multimedia tour gelanceerd. Vastgesteld is dat het museum zich inzet om de risico s van collectiemobiliteit te beheersen. Er hebben zich geen incidenten voorgedaan. Verder meldt het museum dat het de kaderovereenkomst rijksmusea naleeft en alleen het transport verzekerd bij bruiklenen, en niet voor het verblijf tijdens tentoonstellingen. Bij schade aan het object zijn de herstelkosten voor het museum. Daarnaast meldt het museum dat het berekenen van een handeling fee voor bruiklenen binnen Nederlandse musea de collectiemobiliteit in Nederland in de weg staat. In de Monitor Erfgoedinspectie heeft het MCC aangegeven dat 100% van de collectie digitaal toegankelijk is. Het museum geeft aan dat 32% van de collectie (digitaal) is gefotografeerd. Uit de vaste opstelling zijn alle voorwerpen gefotografeerd. In het depot worden de voorwerpen per deelcollectie gefotografeerd, zoals het project textiel en het project prenten. De Erfgoedinspectie stelt verder vast dat het museum de presentatie van de collectie ook bevorderd door bruiklenen aan binnen- en buitenlandse instellingen. In het jaarplan 2013 geeft het museum aan dat het bruikleenverkeer bestond uit 210 inkomende voorwerpen en 102 uitgeleende voorwerpen voor tentoonstellingen en manifestaties. Daarnaast is de collectie op diverse locaties te zien met een aantal langdurige bruiklenen van totaal 385 objecten. Ten slotte publiceert het MCC catalogi en maakt de collectie op internet zichtbaar via de eigen website en DiMCoN en de sociale media. Conclusies Het MCC spant zich in om de collectie van het museum voldoende fysiek en digitaal toegankelijk te maken. Pagina 17 van 24

18 Op het gebied van fotografie van de collectie is nog winst te boeken. Aanbeveling Voortgang met digitale objectfotografie. Pagina 18 van 24

19 8 Administratieve organisatie Een actuele administratieve organisatie met beschreven procedures voor het beheer van de rijkscollectie draagt bij aan duidelijkheid van verantwoordelijkheden en een zorgvuldige uitvoering van beheertaken. Zonder beschreven procedures is er een risico op een gebrek aan uniformiteit en continuïteit in de uitvoering van beheertaken. Actuele en dekkende procedures zijn voorwaarde bij de toepassing van kwaliteitszorg. Bevindingen De Erfgoedinspectie heeft vastgesteld dat het museum niet beschikt over een actueel handboek collectiebeheer. In 2002 is een handleiding depotinrichting en opslag gemaakt, maar sindsdien is deze niet mee bijgewerkt. Zo ontbreekt de inrichting van het nieuwe schilderijendepot en ontbreken er handleidingen over het hanteren van de collectie. Het procedurehandboek SPECTRUM werd in 2002 nog niet toegepast, maar wel als inspiratiebron bij het ontwikkelen van deelaspecten van collectiebeheer gebruikt. Op het gebied van registratie beschikt het museum over een handleiding basisregistratie met beschrijvingsregels in Adlib, waarvan een update van de invoerregels in 2015 gereed zal zijn. Ook zal er een handleiding voor de nieuwe multimediatour in Adlib geschreven worden. Door het gebrek aan procedures worden werkzaamheden op het gebied van collectiemanagement uitgevoerd op basis van kennis en ervaring of uitbesteed aan externen. Conclusie Het museum beschikt in onvoldoende mate over vastgestelde procedures voor beheertaken. Hierdoor ontstaat het risico dat taken niet volgens de museale standaards worden uitgevoerd. Aanbeveling Draag zorg voor het op orde brengen van de administratieve organisatie door de procedures voor de uitvoering van de beheertaken aan te vullen, te actualiseren en vast te stellen. Pagina 19 van 24

20 Pagina 20 van 24

21 9 Bijlagen 9.1 Werkwijze inspecties Voorbereiding inspectie Ter voorbereiding van de inspectie zijn documenten van de instelling met informatie over het collectiebeheer geraadpleegd en geanalyseerd (zie ook onder 9.2). Waar beschikbaar is ook gebruik gemaakt van actuele rapportages van het Museumregister (niet verzelfstandigde musea) en rapportages van de Visitatiecommissie (verzelfstandigde musea). Samenhang monitor Erfgoedinspectie Eén van de bronnen voor de inspectie vormt de monitor Erfgoedinspectie Op basis van door de instellingen aangeleverde monitorgegevens is hen een zogenoemde kleurrapportage toegezonden. Hierin is inzichtelijk gemaakt hoe de instelling presteert op de verschillende onderwerpen, ook in vergelijking met andere instellingen. Op onderdelen kan het inspectierapport tot een andere conclusie komen dan de toegekende kwalificatie in de kleurrapportage. Inspectie op locatie De inspectie op locatie bestaat uit het voeren van een (introductie)gesprek met de directeur van het museum en met de direct verantwoordelijke(n) voor het collectiebeheer (zie ook onder 9.2). Tijdens de inspectie zijn zo nodig nog niet eerder geraadpleegde stukken ingezien. Onderdeel van de inspectie is een praktijktoets op de registratiegraad en kwaliteit. Hiervoor wordt het collectieregistratiesysteem ingezien en wordt een beperkte steekproef genomen ter verificatie van de vindbaarheid van geregistreerde voorwerpen. Voor de steekproef worden aselect 15 voorwerpen uit de registratie geselecteerd en 15 voorwerpen uit de tentoonstellingsruimten en depots. Tijdens de rondgang door deze ruimten voor het uitvoeren van de steekproef wordt tegelijkertijd ook andere beheeraspecten in de praktijk getoetst. Dit betreft bijvoorbeeld (het meten van) bewaaromstandigheden, de conditie van voorwerpen en veiligheidsmaatregelen. Rapportage De conceptrapportages zijn ter verificatie van de bevindingen voorgelegd aan de geïnspecteerde instelling, waarna de opmerkingen zijn verwerkt in het eindrapport. Pagina 21 van 24

22 9.2 Inspectie MCC Op 15 en 18 september 2014 is een inspectie uitgevoerd bij Museum Catharijneconvent. Voor de inspectie zijn de volgende bronnen geraadpleegd: Interviews met directeur hoofd bedrijfsvoering hoofd collectiebeheer registrator/applicatiebeheerder registrator tentoonstellingen Documenten Beleidsplan Collectieplan Jaarverslag 2013 IPM periodieke controle-rondes mei 2014 Zelfevaluatie visitatie 2012 Visitatierapport 2012 Inspectierapport 2009 Monitor Pagina 22 van 24

23 Colofon Erfgoedinspectie Rijnstraat 50 Postbus (IPC 3500) 2500 BL Den Haag Tel: Den Haag, januari 2015 Missie Met alert en proportioneel toezicht brengt de Erfgoedinspectie het behoud (en beheer) van cultureel erfgoed en overheidsinformatie naar het gewenste kwaliteitsniveau met het oog op de duurzame toegankelijkheid en beschikbaarheid. Visie De inspectie vindt dat een goed functionerende interne systematische kwaliteitszorg bijdraagt aan een betere naleving van wet- en regelgeving. Zij ziet daar een eigen verantwoordelijkheid voor organisaties en stimuleert een systematische kwaliteitszorg bij de organisaties. In haar optreden is de inspectie zacht waar het kan en hard waar het moet en treedt zij zo nodig op. Pagina 23 van 24

24 Pagina 24 van 24