Weet wat je in huis hebt

Transcriptie

1 Weet wat je in huis hebt Hoe maak ik een goede inventaris? maart 2007

2 Nut en doel van registratie Wat is een museum? "Een museum is een permanente instelling ten dienste van de gemeenschap en haar ontwikkeling, toegankelijk voor het publiek, niet gericht op het maken van winst, die de materiële getuigenissen van de mens en zijn omgeving verzamelt, beheert, behoudt, wetenschappelijk onderzoekt, presenteert en hierover informeert voor doeleinden van studie, educatie en genoegen. Decreet houdende de erkenning en subsidiëring van een cultureel erfgoedbeleid 7 mei 2004

3 Wat is het belang van collectieregistratie? weten wat je hebt beheersbaar houden terugvindbaarheid diefstal calamiteiten beantwoorden vragen onderzoek tentoonstellingen bruikleenverkeer/collectiemobiliteit beleid bepalen subsidie-eis/erkenningscriteria

4 Waarom registreren? Nut en doel voor basisfuncties museum Verzamelen: weten wat je hebt Beheren: lacunes, aanvullingen, verwerving, afstoting Behoud: toestand van collectie, conservatie en restauratie Wetenschappelijk onderzoek: studies, publicaties, catalogi Presenteren: educatieve werking, tentoonstellingen, centrale catalogi Informeren: ontsluiting voor publiek

5 Vóór de registratie Registratieplan: is deel van het collectieplan Aard: kerncollectie en deelcollecties Omvang Waardering en toestand Oorsprong Eigendomsrechten en reproductierechten Gebruik en plannen Reeds vastgelegde gegevens en kwaliteit hiervan Registratiekost: R = (T x S) + M + F registrators, tijd, kosten Gemiddelde prijs / object:

6 Voorbeeld registratieplan Registratieplan

7 Vóór de registratie Afspraken maken Vooral belangrijk voor de verschillende medewerkers Dezelfde golflengte in het museum Collectie? Museumobjecten Documentatie Archief Bibliotheek Aanpak registratie Theorie: visie Praktijk: invulafspraken

8 Vóór de registratie Keuzes maken Handmatig/geautomatiseerd Welk programma Welke velden Hoe invullen Hoe nummeren

9 Belang van planmatig registreren Registratie is een moeizaam proces Een goede registratie is dé basis van een goede ontsluiting Registratie is samenwerking Registratie is een beleidsinstrument voor al de functies van het museum

10 Registratie: hulpmiddelen MovE Invulboek MovE Thesaurus

11 M o v E Musea Oost-Vlaanderen in Evolutie Verken de Oost-Vlaamse musea, Snuister in hun collecties, En ontdek de verborgen schatten uit hun depots. Surf snel naar

12 Doelstellingen van MovE 1. Stimulering, ondersteuning en professionalisering van collectieregistratie en -ontsluiting 2. Centrale catalogus van Oost-Vlaamse museumobjecten Eenvoudig raadpleegbaar via het internet 3. Portaalsite Oost-Vlaamse musea Informatie over de musea In samenwerking met Cultuurweb.be

13 Invulboek 2x2 daagse samenwerking 24 maart 2006

14 Invulboek 2x2 daagse samenwerking 24 maart 2006

15 Invulboek 2x2 daagse samenwerking 24 maart 2006

16 Invulboek 2x2 daagse samenwerking 24 maart 2006

17 Invulboek 2x2 daagse samenwerking 24 maart 2006

18 Invulboek

19 Registratie: hulpmiddelen MovE Invulboek Praktisch Digitaal en afdrukbaar (PDF) Kostenloos verkrijgbaar In pdf-formaat Toekomst: als helptekst geïntegreerd in Adlib en in Dice

20 Registratie: hulpmiddelen MovE Thesaurus Redenen: Algemene nood Centrale catalogus vereist uniformiteit MovE Thesaurus: gecontroleerde termenlijst met boomstructuur Stand van zaken: 2781 termen 2147 objectnamen 431 materialen 135 technieken Verkrijgbaar in pdf- en ADLiBformaat via de website

21 Registratie: minimale registratie basisregistratie uitgebreide registratie - uitgewerkt in het invulboek

22 Registratie: minimale registratie Instellingsnaam Objectnummer Objectnaam Titel Verwerving Datum Verwerving Methode Verwerving Van Standplaats

23 Registratie: basisregistratie Instellingsnaam Objectnummer Objectnaam Titel Beschrijving Vervaardiger Datering van Datering tot Materiaal Afmeting Toestand Verwerving Datum Verwerving Methode Verwerving Van Aankoopprijs Val. aankoopprijs Standplaats

24 Registratie: objecten nummeren Doel: Identificatie object Link tussen object en beschrijving Plaats: Afspraken Op object zelf: logische, eenvoudige, niet slijtbare plaats Materialen: Overzicht syllabus Basiscursus documentatie en registratie Nummerset te koop in Oost-Vlaanderen

25 Registratie: objecten nummeren Opbouw nummering: Uniciteit: elk object eigen unieke nummer, nooit nummers hergebruiken Vorm: eenvoudig, geen codes, aanloopnullen alleen in geautomatiseerd bestand Reeds bestaand inventarisnummer: Behouden en verder gebruiken OF Nieuwe nummering: oud inventarisnummer opnemen in afzonderlijk veld bij de registratie

26 Welk ontsluitingssysteem classificatie indeling flora en fauna UDC- en SISO-systemen ICONCLASS woordsysteem vrij woordsysteem gecontroleerd woordsysteem authority file/authority list trefwoordsysteem thesaurus

27 Gebruik van de thesaurus Thesaurus? Gestandaardiseerde termen met relaties tussen de termen Eigen thesaurus Specifiek voor museum Kan aangevuld / gewijzigd worden MovE Thesaurus Gemeenschappelijk voor alle bij MovE aangesloten musea Kan rechtstreeks gebruikt worden bij invoer op de server Kan gekoppeld worden aan de eigen ADLiB applicatie

28 Ontluiting via ErfgoedLimburg.be

29 Kosten automatisering Aanschaf software Aanschaf hardware Aanschaf randapparatuur Cursussen Onderhoud Vervanging

30 Bijkomende aspecten Auteursrecht: vervaardiger: tot 70 jaar na overlijden m.b.t. foto s van tweedimensionale objecten: alleen auteursrecht vervaardiger m.b.t. foto s van driedimensionale objecten: auteursrecht vervaardiger object en auteursrecht vervaardiger foto!!! Portretrecht: afgebeelde persoon: tot 10 jaar na overlijden Reproductiefonds Vlaamse Musea Abrahamstraat 13, 9000 Gent Jan Vermassen, Timothy Naessens, Dries Beheyt info@reproductiefonds.be,

31 Handleidingen/procedures Procedures binnenkomst van een object Te registreren velden Nummering Standplaatsnamen Trefwoordenlijsten Probleemoplossingen Verslag van elke registratiefase

32 Conclusie Registratie is een arbeidsintensieve maar noodzakelijke aangelegenheid. Maak er daarom gebruik van voor de hele museumwerking: - voor educatieve werking - voor tentoonstellingen - voor depotbeheer - voor behoud en beheer - voor onderzoek - voor beleidsplanning -.

33 Meer informatie Cursusaanbod Syllabus Websites

34 Cursusaanbod Basiscursus registratie en documentatie Datum en locatie: 4 en 11 juni 2007, Gent Inschrijving: Museumconsulentschap Oost-Vlaanderen mieke.van.doorselaer@oost-vlaanderen.be Toepassen en gebruik van registratieprogramma ADLiB Museum Plus Data en locatie: 4 en 11 mei 2007, Gent 21 en 28 september 2007, Gent Inschrijving: MovE move@oost-vlaanderen.be

35 Syllabus bij de basiscursus registratie en documentatie Tilburg: Stichting Landelijk Contact van Museumconsulenten, 2002 ISBN , 128p. 25 euro te verkrijgen bij CBV [tijdelijk uitgeput] Dit is een technisch opgevatte publicatie die aangeeft wat een goede werkwijze is voor objectregistratie in een museum. Komen aan bod: collectiemanagement, registratieplanning, de eigenlijke beschrijving van een object, het beschrijven van documentaire collectie, trefwoorden, ontstluiting,

36 Website denkgroep archeologische collecties Praktische tips over museale registratie en conservatie (met nadruk op archeologische collecties) Oa. het registratieplan de interne standaard van een museum het collectieplan het conservatieplan problemen en oplossingen nuttige webadressen ties

37 Websites ivm trefwoorden RKD-Artist: (bij databases, start database) dictionnaire des peintres Belges: (Nederlands, ID-Doc)

38 Contacteer ons! Webstek of Medewerkers Anja Veirman: projectverantwoordelijke (inhoudelijk) Marc Cornelis: informaticus (technisch) Sandra Vanderstichelen: projectmedewerker (administratie) Contact Tel.: 09/

39 Informatie Mieke Van Doorselaer