De staat van de rijkscollectie Rijksmuseum

Transcriptie

1 De staat van de rijkscollectie Rijksmuseum

2 Erfgoedinspectie Pagina 2 van 29

3 Inhoud Samenvatting 5 1 Inleiding Context van het onderzoek Kader Leeswijzer 7 2 Organisatie Profiel Rijksmuseum Sturing en beleid Financiële en facilitaire middelen Personele organisatie Kwaliteitszorg 10 3 Registratie 13 4 Beheer en behoud Veiligheid Zichtbaarheid Administratieve organisatie Bijlage Werkwijze inspecties Inspectie Rijksmuseum 266 Colofon 277 Erfgoedinspectie Pagina 3 van 29

4 Erfgoedinspectie Pagina 4 van 29

5 Samenvatting Context en kader inspectie In januari 2015 heeft de Erfgoedinspectie een inspectie uitgevoerd bij het Rijksmuseum. Deze inspectie is onderdeel van de uitvoering van een meerjarig onderzoeksprogramma naar het beheer en behoud van de rijkscollectie. Het kader voor de inspectie is de Regeling materieelbeheer museale voorwerpen 2013 en de beheersovereenkomsten met de verzelfstandigde rijksmusea. Op basis van dit kader richt het toezicht zich op de taken registratie, beheer en behoud, veiligheid en zichtbaarheid van de rijkscollectie en de administratieve organisatie. Bij de inspectie wordt ook gekeken naar de randvoorwaarden voor een goed beheer van de rijkscollectie, zoals organisatie en beleid, kwaliteitszorg en beschikbare middelen. Deze samenvatting gaat eerst in op deze randvoorwaardelijke onderwerpen en sluit af met de inhoudelijke beheertaken. Organisatie Sturing en beleid Het museum beschikt over een actueel strategisch beleid en collectiebeleid. Tijdens de verbouwing van tien jaar heeft het museum gewerkt aan een nieuw concept van de nationale schatkamer. Eind maart 2015 zal het nieuwe visie en strategie tot 2020 document gereed zijn. Beschikbare middelen In de monitor geeft het museum aan in redelijke mate te beschikken over voldoende financiële en facilitaire middelen voor de uitvoering van het behoud en beheer van de collectie. Tijdens de inspectie zijn geen tekortkomingen vastgesteld die te relateren zijn aan de tekorten van financiële en facilitaire middelen. Wel zijn er nog nazorgpunten na de oplevering van het gebouw en zorgpunten in het depot in Lelystad. Daarnaast is de schaalvergroting, het intensieve gebruik en de consequenties voor de collectie en het gebouw nog niet in beeld gebracht. Kwaliteitszorg De Erfgoedinspectie heeft vastgesteld dat het museum geen integraal kwaliteitszorgsysteem toepast ter borging van de kwaliteit van de uitvoering van beheertaken. Uitvoering beheer en behoud rijkscollectie De geautomatiseerde collectieregistratie is niet op orde. Er is een registratieachterstand, vooral bij de collecties werken op papier van het prentenkabinet. Het museum wil door de uitvoering van het masterplan prentenkabinet online de achterstand binnen vijf tot zes jaar inhalen, mits de financiële middelen op orde zijn. De Erfgoedinspectie heeft vastgesteld dat het Rijksmuseum in voldoende mate de klimaat- en lichtbeheersing op orde heeft. Er zijn nog verbeterpunten op het gebied van de toegangsbevoegdheden van de depots met werken op papier en het gebruik en de functiescheiding van de tunnel onder het museum. Erfgoedinspectie Pagina 5 van 29

6 Wat betreft de beveiliging en veiligheidszorg heeft het museum de zaken in control. De Erfgoedinspectie heeft vastgesteld dat het BHV-plan en het CHV-plan geactualiseerd zijn. De Erfgoedinspectie concludeert dat het Rijksmuseum zich ruim voldoende inspant om de collectie fysiek en digitaal zichtbaar te maken. Het museum beschikt over een aantal vastgestelde procedures voor de uitvoering van beheertaken; voor collectieregistratie en depotbeheer zijn procedures uitgewerkt. De Erfgoedinspectie doet de volgende aanbevelingen: Breng de schaalvergroting, het intensieve gebruik en de consequenties voor de collectie en het gebouw in beeld. Neem dit op in de strategische visie. Uitvoering van de verbetering van de zorgpunten op het gebied van facilitaire zaken/gebouwen. Invoering van een integraal kwaliteitszorgsysteem voor de beheertaken. Vastleggen van toegangsbevoegdheden in de depots met werken op papier. Goede afstemming in taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden tussen de afdeling collectiebeheer en het prentenkabinet. Realiseren van een betere functiescheiding en gebruik tussen collectie en niet-collectie in de tunnel. Wegwerken laatste registratieachterstanden per deelcollectie. Uitwerking van alle werkprocessen op het gebied van behoud en beheer. Erfgoedinspectie Pagina 6 van 29

7 1 Inleiding 1.1 Context van het onderzoek De Erfgoedinspectie voert een meerjarig onderzoeksprogramma uit naar het beheer en behoud van de rijkscollectie door museale en niet-museale instellingen. Twee deelonderzoeken bij de niet-museale instellingen hebben geleid tot publicaties in 2011 en Vanaf 2013 vindt een onderzoek plaats naar de museale instellingen die rijkscollectie beheren. Publicatie van het rapport is voorzien in Ook publiceert de Erfgoedinspectie in het kader van het werkprogramma een eindrapport over de staat van het beheer en behoud van de rijkscollectie, gebaseerd op de gepubliceerde deelonderzoeken. 1.2 Kader Het kader voor de inspectie is de Regeling materieelbeheer museale voorwerpen De grondslag voor deze regeling is de Comptabiliteitswet In de regeling stelt de minister van OCW regels voor het beheer van museale voorwerpen die aan het Rijk toebehoren of zijn toevertrouwd. Dit betreft regels voor registratie, beheer en behoud, veiligheid en zichtbaarheid van de collectie en de administratieve organisatie. Ook de beheersovereenkomsten met verzelfstandigde rijksmusea zijn een kader voor de inspecties. Daarnaast wordt bij de inspectie gekeken naar de randvoorwaarden voor een goed beheer van de rijkscollectie, zoals aansturing en beleid, beschikbare middelen en kwaliteitszorg. 1.3 Leeswijzer Hoofdstuk 3, Organisatie, gaat in op de randvoorwaardelijke aspecten voor het collectiebeheer. In de daaropvolgende hoofdstukken komen achtereenvolgens registratie, beheer en behoud, veiligheid, zichtbaarheid en administratieve organisatie aan bod. In de bijlage is de werkwijze van de inspectie toegelicht en zijn gehanteerde bronnen vermeld. 1 De staat van de rijkscollectie deel 1: Rijkscollectie bij departementen en colleges (2011). De staat van de rijkscollectie deel 2: Rijkscollectie bij buitenlandse posten en buitendiensten (2012) 2 Staatscourant nr december 2012 Erfgoedinspectie Pagina 7 van 29

8 Erfgoedinspectie Pagina 8 van 29

9 2 Organisatie 2.1 Profiel Rijksmuseum Het Rijksmuseum kenmerkt zich als een museum van nationale en internationale faam en is het grootste museumgebouw van Nederland. Het museum ontving in de eerste twee jaar na opening circa 2,4 miljoen bezoekers. Het museum is alle dagen van het jaar open van 9-17 uur en gratis toegankelijk tot en met 18 jaar. De collectie is eigendom van de Staat der Nederlanden. Deze heeft de collectie in 1995 in beheer gegeven aan de Stichting het Rijksmuseum. Het museum beheert circa 1 miljoen voorwerpen van Nederlandse kunst en voorwerpen van historisch belang vanaf de Middeleeuwen en belangrijke aspecten van Europese en Aziatische kunst. Het Rijksmuseum is gehuisvest in een aantal gebouwen en locaties voor collectie en medewerkers. In april 2013 is het museum geopend na een grootschalige en tienjarige renovatie. In die periode waren de topstukken uit de collectie in de Philipsvleugel tentoongesteld. De Philipsvleugel werd na opening van het hoofdgebouw gerenoveerd en in november 2014 geopend. De vaste opstelling is in het hoofdgebouw en de tijdelijke tentoonstellingen worden in de Philipsvleugel georganiseerd. Ook is de collectie van het Rijksmuseum te zien in de dependance op Schiphol. Op het moment van inspectie is de dependance tijdelijk ontmanteld omdat de E en F pier worden verbouwd. Na deze verbouwing zal de collectie van het Rijksmuseum op de begane grond op Schiphol te zien zijn, waar meer toeloop van de reizigers wordt verwacht. Het museum heeft een educatief centrum in de Teekenschool, een gerenoveerd gebouw in de tuin van het museum. Aan de overkant van het museum is het Ateliergebouw waar de restauratieateliers en enkele depots zijn. In het Ateliergebouw zijn ook de afdeling onderzoek van de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed en de restauratorenopleiding van de Universiteit van Amsterdam gehuisvest. Op het gebied van beveiliging heeft het museum een joint venture met het Van Gogh Museum, de gezamenlijke meldkamer aan de Paulus Potterstraat (PP10). In de kelder van het hoofdgebouw zijn de depots voor werken op papier en in Lelystad staat het externe depot waar de andere deelcollecties worden opgeslagen. 2.2 Sturing en beleid Het museum heeft een actueel en vastgesteld beleid, vastgelegd in het beleids- en activiteitenplan Het museum werkt aan een visie en strategie tot 2020, die naar verwachting in het voorjaar 2015 gereed zal zijn. Verder beschikt het museum over een collectieplan In het collectieplan zijn voor de onderdelen collectieopbouw, ontsluiting/toegankelijkheid, collectievorming/waardering, wetenschap, behoud en beheer, en publieksaspecten onder andere de beleidsvoornemens beschreven. Zo wil het museum de bibliotheek als informatieportal over de collectie en de Nederlandse kunst laten fungeren. Het Rijksmuseum zoekt samenwerking met andere instellingen op verschillende gebieden, zoals voor het publiek met zorginstellingen (Museumplein bus) en met scholen (Museumplus bus), met rondvaarten (Blue boat) en voor de collectie op het gebied van digitalisering en open data (Metamorfoze, British Museum, CWI), op het gebied van deelcollecties met verschillende musea en op het gebied van verlichting en conservering met bedrijven. Erfgoedinspectie Pagina 9 van 29

10 Het bestuur van het Rijksmuseum bestaat uit drie leden: hoofddirecteur, zakelijk directeur en directeur collecties. De Raad van Toezicht omvat zeven leden. Het Rijksmuseum onderschrijft de Code of cultural governance. De leden van de directie en de raad worden benoemd aan de hand van profielschetsen. 2.3 Financiële en facilitaire middelen In de Monitor Erfgoedinspectie geeft het museum aan in redelijke mate te beschikken over voldoende financiële en facilitaire middelen voor de uitvoering van het behoud en beheer van de collectie. Op facilitair gebied zijn er volgens het museum op een aantal locaties knelpunten. Na de opening van het museum in 2013 zijn er nog enkele nazorgpunten. Bijvoorbeeld is in de niet geïsoleerde torens van het museumgebouw condens in het trappenhuis geconstateerd omdat de warme lucht uit het museum op de koude enkele beglazing neerslaat. Het Rijkvastgoedbedrijf (RVB) is op zoek naar een oplossing. De klimaatinstallatie kent hoge exploitatiekosten en is arbeidsintensief door het frequente bijstellen en bijregelen door de technische dienst. Op korte termijn is er geen verbetering in aan te brengen. In de depots voor werken op papier in de kelder is een lage zuurstof systeem (brandpreventie) aangelegd maar nog niet in gebruik omdat de ruimtes niet luchtdicht gemaakt kunnen worden doordat medewerkers de ruimten gebruiken. In het depot in Lelystad zijn er problemen met de stabiliteit van het dak en de compartimentering van de ruimtes. Het museum is van plan om het pand in 2018 op te geven. Het Rijksmuseum heeft een actieve rol in het onderzoek met het Nederlands Openlucht Museum en de RCE naar de mogelijkheden voor een gezamenlijk depot, het Collectie Centrum Nederland. Naar verwachting zal in het voorjaar 2015 een businessplan gereed zijn. 2.4 Personele organisatie De organisatie telt 392 FTE in vaste dienst per 1 januari 2013 waarvan 104 Fte bij de sector Collecties werkzaam is. In de monitor heeft het museum aangegeven dat er voldoende personeel voor de sturing en uitvoering van deze taken is. Het museum werkt met tijdelijke projectmedewerkers, zoals bij het wegwerken van de registratieachterstanden. Vrijwilligers worden niet actief geworven. De afdeling Collecties bestaat uit de volgende afdelingen: Bureau Collecties, Bibliotheek, Rijksprentenkabinet, Geschiedenis, Conservering en Restauratie en Beeldende Kunst. 2.5 Kwaliteitszorg Zoals aangegeven in de Monitor Erfgoedinspectie beschikt het museum niet over een systematisch kwaliteitszorgsysteem voor de uitvoering van de beheertaken. Conclusies Het museum beschikt over een actueel en vastgesteld beleidsplan en een actueel en vastgesteld collectieplan. Op het gebied van gebouwen zijn er zorgpunten, die indirect of direct in relatie staan met de collectie. Deze worden in samenwerking met het Rijksvastgoedbedrijf opgelost. Het depot Lelystad zal naar verwachting in 2018 opgeheven worden. Het museum is een partner in de uitwerking van het Collectie Centrum Nederland. Erfgoedinspectie Pagina 10 van 29

11 Het museum beschikt niet over een systematisch kwaliteitszorgsysteem voor de uitvoering van de beheertaken. Aanbevelingen Uitvoering van de verbetering van de zorgpunten op het gebied van facilitaire zaken/gebouwen. Invoering van een integraal kwaliteitszorgsysteem voor de beheertaken. Erfgoedinspectie Pagina 11 van 29

12 Erfgoedinspectie Pagina 12 van 29

13 3 Registratie Een volledige en geautomatiseerde registratie van museale voorwerpen en een periodieke controle op de aanwezigheid op de geregistreerde verblijfplaats moet voorkomen dat voorwerpen vermist raken. Registratie van verwerving, vermissing, verlies, beschadiging of vernietiging van museale voorwerpen is voorwaarde voor een actueel inzicht in de omvang van de rijkscollectie, de eigendomssituatie en bijzonderheden over de staat van de rijkscollectie. Bevindingen Het Rijksmuseum heeft een omvangrijke collectie. Het museum heeft in de Monitor Erfgoedinspectie aangegeven dat de gehele collectie 1 miljoen voorwerpen telt waarvan 87% is geregistreerd en hiervan is 82% geregistreerd in Adlib Museum. Dit zijn de objecten in eigen beheer en de langdurige bruiklenen, exclusief het prentenkabinet. Inmiddels is de registratie 100% geautomatiseerd, waarvan 2,8 % niet voldoet aan de eisen van basisregistratie (tenminste één van de tien velden van de basisregistratie is niet ingevuld). Het aantal records in Adlib is Medio 2015 wil het museum ook actief gebruik maken van de bruikleenmodule voor kortlopende bruiklenen in Adlib. De Erfgoedinspectie constateert dat het museum een registratieachterstand bij voornamelijk het prentenkabinet heeft. Deze achterstand is bekend bij de Erfgoedinspectie en de beleidsdirectie van het ministerie van OCW. In 2014 heeft het museum een plan van aanpak masterplan prentenkabinet online opgesteld. In grote lijnen behelst het project dat werken op papier (prenten, tekeningen en foto s) per jaar ontsloten en gedigitaliseerd worden. In het najaar 2015 zal een versnelling plaats vinden met als doel werken op papier per jaar te gaan behandelen, zodat binnen vijf jaar de gehele collectie prentenkabinet van circa voorwerpen online is. De achterstand in registratie van de andere deelcollecties is gefaseerd aangepakt: in een periode van twee jaar is de basisregistratie en de standplaats van een deelcollectie gecontroleerd en aangevuld. In de afgelopen jaren is de registratie van de deelcollecties schilderijen, glas, ceramiek, accessoires en wapens uitgevoerd. De nog af te ronden deelcollecties tot eind 2016 zijn: textiel (kant, linnendamast in samenwerking met het Textielmuseum), militaria (juridische status in samenwerking met het Nationaal Militair museum) en munten en penningen (schoonmaak en digitalisering). Daarnaast werkt het Rijksmuseum sinds 2012 met een nieuwe verwervingsprocedure in Sharepoint waarmee nieuwe achterstanden worden voorkomen. Via een digitale workflow worden de verwervingsformulieren door de organisatie gestuurd en na accordering door de directie geregistreerd in Adlib. In de Monitor Erfgoedinspectie geeft het museum aan dat van 8,7% van de voorwerpen de juridische status niet bekend is en niet meer te achterhalen is. Dat zijn voorwerpen waarvan de herkomst tot nu toe onbekend is. Tijdens de inspectie blijkt dat van 16% van de tot dan ingevoerde objecten (inclusief prentenkabinet) in Adlib de verwerving, de verwervingsmethode "onbekend" of niet ingevuld is. Deze stijging zou te verklaren kunnen zijn door de invoer van het project prentenkabinet online en de inhaalslag basisregistratie vanaf Erfgoedinspectie Pagina 13 van 29

14 De komende jaren blijft het museum herkomstonderzoek van onder andere de deelcollecties kunstnijverheid, geschiedenis en tekeningen uitvoeren in het kader van het project Museale Verwervingen vanaf 1933 en publiceert de resultaten, na toetsing door de door de Commissie Museale Verwervingen, op zowel de website Museale Verwervingen als op de eigen site in de online catalogus. Bij iedere verwerving wordt herkomstonderzoek uitgevoerd. Het museum heeft geen afstotingsbeleid; afstoting heeft in de afgelopen periode niet plaatsgevonden. Wel heeft het museum het beleid geformuleerd om langdurige bruiklenen over te dragen. Het Rijksmuseum volgt de LAMO, maar stoot voorwerpen niet actief af. Uit de door de Erfgoedinspectie uitgevoerde steekproef blijkt het volgende: - Twee werken op papier konden niet gevonden worden. Hiervoor zijn reserves ingezet, zodat er 30 voorwerpen beoordeeld konden worden. - De geregistreerde huidige standplaats is actueel; alle voorwerpen bleken vindbaar. - Per object zijn meerdere identificerende gegevens geregistreerd. - Van 15 geselecteerde voorwerpen is een digitale foto beschikbaar. - Van alle in de steekproef geselecteerde voorwerpen zijn gegevens over de juridische status geregistreerd (verwervingsgegevens, huidige eigenaar). - De conditie van de voorwerpen uit de steekproef en de laatst uitgevoerde conditiecontrole zijn niet geregistreerd in Adlib. Restauratoren leggen conditiegegevens apart vast. Van de geregistreerde voorwerpen in Adlib beschikt 75% over een digitale afbeelding. De Erfgoedinspectie constateert dat het museum geen periodieke standplaatscontroles uitvoert, maar dat tijdens de reguliere werkzaamheden doet zoals bij bruiklenen of incidenteel controle per deelcollectie. De resultaten van de controles worden vastgelegd in het registratiesysteem. Op het moment van inspectie is een pilot gaande met geautomatiseerde standplaatsregistratie, waardoor met barcodes en RFID direct de standplaatsen in Adlib bijgehouden worden. Naar verwachting zal medio 2015 een beslissing over de toepassing van dit systeem genomen worden. In het beleidsplan geeft het museum aan te streven naar standaardisering en digitalisering van restauraties en materiaal technisch onderzoek van objecten om deze online te publiceren. De Erfgoedinspectie constateert dat de bibliotheek en de documentatie van de collectie voor een deel integraal, centraal en digitaal beschikbaar zijn. De analoge documentatie is gedeeltelijk gecentraliseerd. Enkele conservatoren (Aziatische Kunst en Beeldhouwkunst) en de meeste restauratieateliers (met uitzondering van het schilderijenrestauratieatelier) hebben eigen documentatiesystemen. De digitale collectie gerelateerde documentatie wordt niet op één centrale plaats opgeslagen. Er wordt nog gewerkt op eigen afdelingsschijven volgens eigen methodiek. Het museum werkt aan een digitale omgeving waarin alle object gerelateerde documentatie gearchiveerd en ontsloten wordt. Vooral bij de digitalisering van de collectieregistratie en -documentatie wordt volgens het museum de afhankelijkheid van de ICT ondersteuning duidelijk. Risico s van dataverlies moeten geminimaliseerd worden, daarom is er een uitgebreide Erfgoedinspectie Pagina 14 van 29

15 back-up procedure opgesteld. Er wordt dagelijks een incremental back-up en wekelijks een volledige back-up op tape gemaakt. De reservekopieën worden extern bewaard. Daarnaast is de server database gespiegeld, waarbij de ene reserveserver in werking treedt bij uitval van de andere. Conclusies De collectieregistratie is niet geheel geautomatiseerd. Met uitzondering van het prentenkabinet is de registratie voor 100% geautomatiseerd waarvan 2,8 % niet voldoet aan de eisen van basisregistratie. Achterstanden in collectieregistratie van deelcollecties en van het prentenkabinet worden planmatig ingehaald. Er worden geen periodieke en systematische standplaatscontroles uitgevoerd. Aanbevelingen Wegwerken laatste registratieachterstanden per deelcollectie. Uitvoeren van periodieke en systematische standplaatscontroles. Erfgoedinspectie Pagina 15 van 29

16 Erfgoedinspectie Pagina 16 van 29

17 4 Beheer en behoud Om ook toekomstige generaties te kunnen laten genieten van de rijkscollectie is het essentieel dat deze door goed beheer behouden blijft. Passende bewaaromstandigheden, controles en het nemen van maatregelen ter verbetering van bewaaromstandigheden en de conditie van de museale voorwerpen zijn hierbij van belang. Bevindingen De Erfgoedinspectie constateert dat het museum streefwaarden voor klimaat en licht (RCE normen) heeft vastgesteld en dat de gehanteerde streefwaarden gelden zowel voor de museale ruimten als voor de depots. Vastgesteld is dat in de tentoonstellingsruimten en in de depots doorlopend klimaatmetingen plaatsvinden. Daarnaast vindt incidenteel verificatie van de metingen plaats met losse handmeters. Storingen in het gebouwbeheersysteem (GBS) met 50 luchtbehandelingskasten worden gemeld aan de medewerker technische dienst en aan het hoofd papierrestauratie (tevens coördinator collectiehulpverlening). De regeling van het klimaatsysteem blijkt tijdintensief en vergt technische kennis van de medewerker. Uit klimaatmetingen blijkt dat de streefwaarden gehaald worden met in het hoofdgebouw toegestane fluctuaties in de winter en zomer. Bovendien is het museum alert om bij een hoog aantal bezoekers het zuurstofgehalte op zaal op peil te houden. Lichtmetingen worden uitgevoerd bij de opbouw van tentoonstellingen. Het museum streeft naar een verantwoorde lichtbelasting door het wisselen van tentoongestelde voorwerpen (textiel en papier) in de 12 kabinetten met wisselexposities en het aanpassen van de lichtniveaus aan de gevoeligheid van de voorwerpen. In de tentoonstelling is LED-verlichting toegepast waarbij elke lamp apart ingesteld kan worden middels een geautomatiseerd systeem. De Erfgoedinspectie constateert dat het museum geen systematische conditiecontroles uitvoert. Net als voor de standplaatscontroles vinden conditiecontroles in de tentoonstellingsruimten en de depots veelal plaats in samenhang met andere beheeractiviteiten. Controles worden nog niet vastgelegd in Adlib omdat het tabblad restauratie nog niet actief is. De door de restauratoren opgemaakte conditierapporten worden met foto s op een gemeenschappelijke schijf (conserveringsnetwerk) gezet. Controles op aantasting door ongedierte in het depot en op zaal worden in samenwerking met een preventie/bestrijdingsfirma uitgevoerd. Door de toename van evenementen en koffiehoeken in het gebouw is ongediertedetectie/bestrijding in het museum noodzakelijk gebleken. Catering kan immers muizen aantrekken, die een gevaar voor het gebouw, de installaties en de collectie vormen. Het schoonmaken van de voorwerpen, de vlonders en de sokkels wordt planmatig in eigen beheer gedaan. Vloeren en de buitenkant van vitrines worden door een extern bedrijf schoongemaakt. Erfgoedinspectie Pagina 17 van 29

18 Na de opening van het museum moet de organisatie weer aan zijn nieuwe omvang wennen. De Erfgoedinspectie ziet een potentieel risico in het gemengde gebruik van twee ruimtes. Ten eerste vormt de toegangsbevoegdheid tot de vier depots met werken op papier in het museum een risico. Het beheer van de collectie in de depots is een taak van de afdeling collectiebeheer en met name de depotbeheerders. Het hoofd prentenkabinet en de conservatoren hebben vrij toegang tot de collectie in de depots waardoor het werk van de depotbeheerders verstoord wordt en collectie zoek kan raken wanneer een voorwerp niet correct wordt teruggeplaatst. Ten tweede is het gebruik van de tunnel onder het museum een aandachtspunt. De tunnel wordt gebruikt voor het transport van de collectie (transitruimte) èn voor de opslag van het winkelmagazijn, de bibliotheekboeken en spullen voor de evenementen/catering. Een scheiding van functies en gebruik van de tunnel is wenselijk om de collectie veilig te kunnen hanteren en te deponeren. Het museum geeft aan dat de werkdruk bij de medewerkers van het Bureau Collecties hoog is. Het museum is zeven dagen per week open en organiseert evenementen buiten de reguliere openingsuren. Hierdoor moeten de werkzaamheden op zaal en aan de installaties in de late avond of vroege ochtend gebeuren. Het museum geeft aan dat een schil van flexibele medewerkers nodig is of een ploegendienst ingevoerd moeten worden. Conclusies Er zijn geen tekortkomingen vastgesteld in de beheersing van klimaat en licht, ongedierte en schoonmaak. Er worden geen periodieke en systematische conditiecontroles uitgevoerd. Conditiecontroles gebeuren in samenhang met andere beheeractiviteiten. Verschillende afdelingen hebben toegang tot de depots met werken op papier. Het collectie en niet-collectie gerelateerd gebruik van de tunnel onder het museum geeft spanningen met betrekking tot het behoud. Het museum is bijna altijd open en wordt intensief gebruikt. De werkdruk van het Bureau Collecties is groot. Aanbevelingen Vastleggen van toegangsbevoegdheden in de depots met werken op papier. Goede afstemming in taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden tussen de afdeling beheer en behoud en het prentenkabinet. Realiseren van een betere functiescheiding en gebruik tussen collectie en niet-collectie in de tunnel. Uitvoeren van periodieke en systematische conditiecontroles. Leg de resultaten vast in Adlib. Erfgoedinspectie Pagina 18 van 29

19 5 Veiligheid Maatregelen ter bevordering van de veiligheid en beveiliging van de rijkscollectie moeten er voor zorgen dat museale voorwerpen niet beschadigd raken of zelfs verloren gaan. Om passende maatregelen te nemen is het nodig een risicoinventarisatie op te stellen. Een calamiteiten- en collectiehulpverleningsplan waarvan de werking door oefeningen wordt getoetst zijn van belang voor het behoud van de collectie bij calamiteiten. Het geheel aan veiligheidszorg wordt samenhangend beschreven in een integraal veiligheidsplan. Voor een landelijke analyse van veiligheidsincidenten en kennisbevordering bij musea is het van belang dat incidenten worden gemeld in het landelijk incidentenregister DICE van de RCE. Bevindingen In de Monitor Erfgoedinspectie heeft het Rijksmuseum aangegeven te beschikken over een vastgesteld integraal veiligheidsplan uit De Erfgoedinspectie stelt vast dat dit plan het bedrijfshulpverlening (BHV) en het collectiehulpverleningsplan (CHV) omvat. De plannen zijn door verschillende afdelingen tot stand gekomen. De BHV ligt in handen van de afdeling veiligheidszaken en de CHV in die van de coördinator CHV/hoofd papierrestauratie. De beveiliging en de collectiehulp zijn goed op elkaar afgestemd. Twee keer per jaar worden BHV oefeningen in het hoofdgebouw gehouden en één keer per jaar met de brandweer. De coördinator CHV houdt samen met de afdeling beveiliging jaarlijks calamiteitenoefeningen (zuuraanval) met dummies/collectie. Daarnaast houden de teamleiders beveiliging regelmatig in het werkoverleg een table top oefening. De Erfgoedinspectie constateert dat het museum een actieve beveiligingsorganisatie heeft die gericht is op de preventie van incidenten. Het museum heeft een risicoanalyse op het gebied van veiligheid en beveiliging uitgevoerd. Vervolgens zijn veiligheids- en beveiligingsmaatregelen getroffen van bouwkundige, elektronische en organisatorische aard. Na de renovatie van het museumgebouw zijn nog enkele facilitaire aanpassingen gedaan, zoals het aanbrengen van trapleuningen of van antislipstrippen op de traptreden. Het museum heeft ook de vlonders met voorwerpen op zaal kleiner gemaakt of uit de looproute verplaatst omdat bezoekers zich aan de uitstekenede randen stootten. Er zijn protocollen opgesteld, zoals de richtlijnen en regels voor filmploegen, de voorwaarden en eisen aan de brandveiligheid tijdens evenementen, en de veiligheidsvoorschriften voor werkzaamheden externe partijen. Het Rijksmuseum heeft samen met het Van Gogh Museum een joint venture (PP10) opgezet op het gebied van beveiliging. In de joint venture zijn de centrale meldkamer en de alarmopvolging ondergebracht. Het Stedelijk Museum Amsterdam huurt deze diensten in. Het museum heeft tijdens de renovatie veel in de opleiding van de beveiligers geïnvesteerd en het opleidingstraject profiling (gedragsherkenning) geïntroduceerd. Tijdens de inspectie is gebleken dat de brandveiligheid in het depot in Lelystad problemen geeft. Naast de sprinklerinstallatie is een gasblusinstallatie (stikstof) aangelegd dat nog niet in gebruik is omdat de ruimtes niet gecompartimenteerd en Erfgoedinspectie Pagina 19 van 29

20 luchtdicht gemaakt kunnen worden. Eind maart 2015 zal hier een oplossing voor komen. Het museum heeft een procedure voor de melding van incidenten met betrekking tot de collectie en een centraal incidentenregister. In de monitor heeft het museum aangegeven dat in de afgelopen twee jaar er 22 incidenten zijn geweest, namelijk schade tijdens transport, onopzettelijke beschadiging door een persoon, vandalisme, schade tijdens fotograferen of restaureren. Incidenten met schade aan de rijkscollectie worden gemeld bij de Erfgoedinspectie. Conclusies Het museum beschikt over een actueel en vastgesteld integraal veiligheidsplan. Het museum heeft een risicoanalyse op de veiligheid en beveiliging uitgevoerd en heeft naar aanleiding daarvan maatregelen genomen om de risico s te beheersen. In de registratie van incidenten is voldoende voorzien. Het museum toetst de praktische werking van het CHV-plan in voldoende mate door het houden van calamiteitenoefeningen. Aanbeveling Geen Erfgoedinspectie Pagina 20 van 29

21 6 Zichtbaarheid Het tonen van de museale voorwerpen aan een zo groot mogelijk publiek en het verstrekken van informatie over de voorwerpen is een kerntaak van musea. Tonen van de collectie kan fysiek plaatsvinden in vaste en in wisselende tentoonstellingen, door het in bruikleen geven van museale voorwerpen en door digitale ontsluiting via het internet. De wijze waarop musea hun collecties toegankelijk maken wordt beschreven in een presentatiebeleid. Bevindingen De Erfgoedinspectie stelt vast dat het Rijksmuseum beschikt over een actueel en vastgesteld tentoonstellingsbeleid dat is opgenomen in het strategisch plan In het plan beschrijft het museum de doelstellingen, de inzet en het gebruik van de collectie en de educatieve projecten, gekoppeld aan de doelgroep. Het museum doet publieksonderzoek en evalueert de tentoonstellingen die het maakt. Met de opening van het Rijksmuseum is een nieuwe huisstijl en een nieuwe multimedia tour gelanceerd. Het Rijksmuseum streeft er naar om 1% van de collectie (circa voorwerpen) fysiek zichtbaar te laten zijn binnen en buiten het museum. Naast de vaste presentatie van de kerncollectie en kleine wisselpresentaties in het hoofdgebouw worden jaarlijks gemiddeld vier tijdelijke tentoonstellingen met voorwerpen uit de eigen collectie en (inter)nationale bruiklenen en vier exposities met werken op papier georganiseerd in de Philipsvleugel. Het museum heeft een actief bruikleenbeleid en wil collectiemobiliteit vergroten. Er zijn circa 3000 voorwerpen in langdurige uitstaande bruiklenen bij 200 instellingen. Vastgesteld is dat het museum zich inzet om de risico s van collectiemobiliteit te beheersen. Het museum heeft een handboek en de cursus koerieren voor medewerkers opgesteld. Het museum heeft in het strategisch plan de ambitie geformuleerd om 1,5 2 miljoen bezoekers per jaar te trekken. De Erfgoedinspectie stelt vast dat deze ambitie is uitgekomen want in het eerste jaar na de opening in april 2013 trok het museum circa 2,2 miljoen bezoekers en in 2014 ruim 2,4 bezoekers. Het museum heeft nog niet de mogelijke consequenties voor de collectie en het gebouw door de schaalvergroting en het stijgende aantal bezoekers in beeld gebracht. In de Monitor Erfgoedinspectie heeft het Rijksmuseum aangegeven dat 75% van de collectie digitaal toegankelijk is. Tijdens de inspectie gaf het museum aan dat dit inmiddels 82% is exclusief de collectie van het prentenkabinet. Het museum heeft circa objecten online, waarvan met een digitale afbeelding. Het museum geeft aan dat door de digitale toegankelijkheid van de collectie de bruikleenaanvragen toegenomen zijn en ook het gebruik van beeldmateriaal door externen toegenomen is. Ten slotte publiceert het Rijksmuseum catalogi en maakt de collectie op internet zichtbaar via de eigen website, Europeana en de sociale media. Erfgoedinspectie Pagina 21 van 29

22 Conclusies Het Rijksmuseum spant zich ruim voldoende in om de collectie van het museum fysiek en digitaal toegankelijk te maken. Het museum kent een intensief gebruik en groeiend aantal bezoekers, maar de impact op de collectie en het gebouw is nog niet in beeld gebracht. Aanbeveling Breng de schaalvergroting, het intensieve gebruik en diens consequenties voor de collectie en het gebouw in beeld. Neem dit op in de strategische visie. Erfgoedinspectie Pagina 22 van 29

23 7 Administratieve organisatie Een actuele administratieve organisatie met beschreven procedures voor het beheer van de rijkscollectie draagt bij aan duidelijkheid van verantwoordelijkheden en een zorgvuldige uitvoering van beheertaken. Zonder beschreven procedures is er een risico op een gebrek aan uniformiteit en continuïteit in de uitvoering van beheertaken. Actuele en dekkende procedures zijn voorwaarde bij de toepassing van kwaliteitszorg. Bevindingen In het collectieplan 2011 geeft het museum aan voornemens te zijn om werkprocessen op het gebied van behoud en beheer te uniformeren en te centraliseren. De Erfgoedinspectie heeft vastgesteld dat het museum beschikt over een aantal procedures, gebaseerd op SPECTRUM, op het gebied van collectiemanagement, zoals de handleidingen met betrekking tot de registratie in Adlib, het handboek collectiemanagement/verwervingen 2011 en het handboek depotbeheer 2012 voor Lelystad en Amsterdam. Het eerste uitgebreide handboek depotbeheer was alleen voor de locatie Lelystad, maar nu ligt er een compacter handboek voor alle depots van het museum. Ter voorbereiding van de realisatie van een nationaal duurzaam depot, het Collectie Centrum Nederland (CCN) wil het museum een uitgebreider handboek maken met als voorbeeld SPECTRUM. Naar verwachting zal dit handboek voor het Collectie Centrum in 2018 gereed zijn. Door het gebrek aan procedures worden standplaats- en conditiecontroles op basis van reguliere (bruikleen)werkzaamheden uitgevoerd. Conclusie Het museum beschikt voor een deel over actuele en vastgestelde procedures voor de beheertaken. Nog niet alle werkprocessen zijn geüniformeerd en gecentraliseerd, zoals de procedures op het gebied van periodieke controles ontbreken. Aanbeveling Uitwerking van alle werkprocessen op het gebied van behoud en beheer. Erfgoedinspectie Pagina 23 van 29

24 Erfgoedinspectie Pagina 24 van 29

25 8 Bijlage 8.1 Werkwijze inspecties Voorbereiding inspectie Ter voorbereiding van de inspectie zijn documenten van de instelling met informatie over het collectiebeheer geraadpleegd en geanalyseerd (zie ook onder 8.2). Waar beschikbaar is ook gebruik gemaakt van actuele rapportages van het Museumregister (niet verzelfstandigde musea) en rapportages van de Visitatiecommissie (verzelfstandigde musea). Samenhang monitor Erfgoedinspectie Eén van de bronnen voor de inspectie vormt de monitor Erfgoedinspectie Op basis van door de instellingen aangeleverde monitorgegevens is hen een zogenoemde kleurrapportage toegezonden. Hierin is inzichtelijk gemaakt hoe de instelling presteert op de verschillende onderwerpen, ook in vergelijking met andere instellingen. Op onderdelen kan het inspectierapport tot een andere conclusie komen dan de toegekende kwalificatie in de kleurrapportage. Inspectie op locatie De inspectie op locatie bestaat uit het voeren van een (introductie)gesprek met de directeur van het museum en met de direct verantwoordelijke(n) voor het collectiebeheer (zie ook onder 8.2). Tijdens de inspectie zijn zo nodig nog niet eerder geraadpleegde stukken ingezien. Onderdeel van de inspectie is een praktijktoets op de registratiegraad en kwaliteit. Hiervoor wordt het collectieregistratiesysteem ingezien en wordt een beperkte steekproef genomen ter verificatie van de vindbaarheid van geregistreerde voorwerpen. Voor de steekproef worden aselect 15 voorwerpen uit de registratie geselecteerd en 15 voorwerpen uit de tentoonstellingsruimten en depots. Tijdens de rondgang door deze ruimten voor het uitvoeren van de steekproef wordt tegelijkertijd ook andere beheeraspecten in de praktijk getoetst. Dit betreft bijvoorbeeld (het meten van) bewaaromstandigheden, de conditie van voorwerpen en veiligheidsmaatregelen. Rapportage De conceptrapportages zijn ter verificatie van de bevindingen voorgelegd aan de geïnspecteerde instelling, waarna de opmerkingen zijn verwerkt in het eindrapport. Erfgoedinspectie Pagina 25 van 29

26 8.2 Inspectie Rijksmuseum Op 21 en 22 januari 2015 is een inspectie uitgevoerd bij het Rijksmuseum te Amsterdam. Voor de inspectie zijn de volgende bronnen geraadpleegd: Documenten Monitor Erfgoedinspectie Activiteitenplan Collectieplan Visitatierapport 2010 en zelfevaluatie Inspectierapport klimaat Inspectierapport Jaarverslag en jaarrekening 2013 Masterplan prentenkabinet online Evenementen: Brandveiligheid en Filmprotocol Plannen Conservering en Restauratie 2015 Back up procedure collectie-informatie (mail) Collectiehulpverleningsplan Facilities report Rijksmuseum Philips Wing Collectiemanagement procedure handboek (2011) Handboek depotbeheer 2012 Procedurehandleiding Adlib munten Procedurehandleiding Adlib kant Invoerhandleiding Adlib objecten Interviewsmet directeur collecties hoofd bureau collecties hoofd beheer en behoud hoofd restauratieatelier papier facilitair manager adjunct-hoofd veiligheidszaken hoofd collectie-informatie a.i. projectleider PK online Erfgoedinspectie Pagina 26 van 29

27 Colofon Erfgoedinspectie Rijnstraat 50 Postbus (IPC 3500) 2500 BL Den Haag Tel: E: Den Haag, maart 2015 Missie Met alert en proportioneel toezicht brengt de Erfgoedinspectie het behoud (en beheer) van cultureel erfgoed en overheidsinformatie naar het gewenste kwaliteitsniveau met het oog op de duurzame toegankelijkheid en beschikbaarheid. Visie De inspectie vindt dat een goed functionerende interne systematische kwaliteitszorg bijdraagt aan een betere naleving van wet- en regelgeving. Zij ziet daar een eigen verantwoordelijkheid voor organisaties en stimuleert een systematische kwaliteitszorg bij de organisaties. In haar optreden is de inspectie zacht waar het kan en hard waar het moet en treedt zij zo nodig op. Erfgoedinspectie Pagina 27 van 29

28

29