De staat van de rijkscollectie: Naturalis Biodiversity Center

Transcriptie

1

2 Erfgoedinspectie Pagina 2 van 27

3 Inhoud Samenvatting 5 1 Inleiding Context van het onderzoek Kader Leeswijzer 9 2 Organisatie Profiel Naturalis Biodiversity Center Sturing en beleid Financiële en facilitaire middelen Personele organisatie Kwaliteitszorg 12 3 Registratie 13 4 Beheer en behoud Veiligheid Zichtbaarheid 19 7 Administratieve organisatie 21 8 Bijlage Werkwijze inspecties Inspectie Naturalis Biodiversity Center 24 Colofon 25 Erfgoedinspectie Pagina 3 van 27

5 Samenvatting Context en kader inspectie In oktober 2014 heeft de Erfgoedinspectie een inspectie uitgevoerd bij Naturalis Biodiversity Center. Deze inspectie is onderdeel van de uitvoering van een meerjarig onderzoeksprogramma naar het beheer en behoud van de rijkscollectie. Het kader voor de inspectie is de Regeling materieelbeheer museale voorwerpen 2013 en de beheersovereenkomsten met de verzelfstandigde rijksmusea. Op basis van dit kader richt het toezicht zich op de taken registratie, beheer en behoud, veiligheid en zichtbaarheid van de rijkscollectie en de administratieve organisatie. Bij de inspectie wordt ook gekeken naar de randvoorwaarden voor een goed beheer van de rijkscollectie, zoals organisatie en beleid, kwaliteitszorg en beschikbare middelen. Deze samenvatting gaat eerst in op deze randvoorwaardelijke onderwerpen en sluit af met de inhoudelijke beheertaken. Organisatie Sturing en beleid Het beleid van Naturalis is geformuleerd in het Beleidsplan en, voor de omgang met de collectie, in het Collectieplan Naturalis Biodiversity Center Dit plan omschrijft de uitgangspunten van collectievorming en -waardering en gaat in op het fysieke en administratieve collectiebeheer en veiligheidszorg. Ook komt het gebruik van de collectie in onderzoek, educatie en presentatie aan de orde. Het collectieplan kent een uitwerking van het collectiebeleid in meer operationele actiepunten en mijlpalen. Beschikbare middelen In aanvulling op het structurele budget voor collectiebeheer van ongeveer 4 miljoen per jaar heeft Naturalis ten behoeve van de collectie incidenteel 20 miljoen toegekend gekregen uit het Fonds Economische Structuurversterking (FES): 13 miljoen voor het digitaliseringsproject dat tot medio 2015 wordt uitgevoerd en 7 miljoen voor collectie-integratie en behoudsmaatregelen. Naturalis heeft in de Monitor Erfgoedinspectie aangegeven dat de facilitaire middelen in beperkte mate voldoende zijn. Collectieonderdelen zijn momenteel op verschillende locaties ondergebracht. Volgens opgave in de Monitor Erfgoedinspectie is er voldoende personele capaciteit beschikbaar voor de collectietaken. Naast de medewerkers van de sector Collectie voert in deze periode een groot aantal projectmedewerkers de FESprojecten uit. Kwaliteitszorg Naturalis heeft geen kwaliteitszorgsysteem ingevoerd. Wel is met betrekking tot het collectiebeleid in 2011 een Collectie Advies Raad ingesteld, samengesteld uit in- en externe deskundigen, die tot taak heeft de adjunct-directeur Collectie gevaagd en ongevraagd te adviseren en het beleid te toetsen. Ook is de praktische omgang met de collectie beschreven in het digitale Handboek Collectie. Erfgoedinspectie Pagina 5 van 27

6 Uitvoering beheer en behoud rijkscollectie Registratie Er zijn vanouds verschillende analoge en digitale systemen naast elkaar in gebruik, van databases, kaartsystemen en inventarisboeken tot labels bij individuele specimina. Hoewel voorwerpen goed worden geïdentificeerd en gelokaliseerd, mede dankzij de systematisch geordende plaatsing van de collectie in de depots, houdt dit belemmeringen in voor het collectiebeheer, bijvoorbeeld waar het gaat om aanwezigheidscontroles en de ontsluiting van informatie. De juridische status moet veelal worden afgeleid uit de vondstgegevens en is in de regel niet expliciet in de registratie vastgelegd. Sinds 2011 is het project FES collectiedigitalisering in uitvoering dat tot doel heeft de inrichting van een centraal, digitaal collectieregistratiesysteem (CRS). Een systeem van vast toegekende standplaatsen vervangt dan de systematische ordening. Omdat het digitaliseringsproject ten tijde van het inspectiebezoek nog in staat van uitvoering was, voert de Erfgoedinspectie na afronding van het project per medio 2015 een vervolginspectie uit op de collectieregistratie. Behoud De zoölogische collecties die Naturalis beheert, zijn voor het overgrote deel ondergebracht in de depottoren aan de Darwinweg waar een strikt gereguleerd binnenklimaat wordt gehandhaafd. Er zijn echter ook collectieonderdelen ondergebracht op andere locaties waar het binnenklimaat minder goed te reguleren is. Er worden verschillende maatregelen genomen om betere bewaaromstandigheden te realiseren, zoals het uitvoeren van metingen van het binnenklimaat, het tegengaan van biologische aantasting en het vervangen van ondeugdelijke opbergmaterialen (potten, laden, ladekastjes) door emissievrije producten in gestandaardiseerde afmetingen. Veiligheid Naturalis beschikt over een recent (2014) vastgesteld integraal veiligheidsplan waarin maatregelen zijn opgenomen ter bestrijding van risico s als inbraak, diefstal vandalisme en brand(stichting). Aspecten van veiligheidszorg zijn tevens beschreven in het digitale Handboek Collectiebeheer. Met het oog op de veiligheid van uitgaande bruiklenen is het bruikleenbeleid aangescherpt. De depots aan de Darwinweg en de Raamsteeg zijn vrij recent, respectievelijk in 2010 en 2011, voorzien van een nieuwe brand- en inbraakmeldinstallatie. Ook is het toegangsbeheer tot de depots aangescherpt. Naturalis voert niet regelmatig calamiteitenoefeningen uit. Zichtbaarheid Naturalis heeft zijn visie en doelstellingen met betrekking tot de zichtbaarheid en het publieksbereik uitgewerkt in het Beleidsplan en het Activiteitenplan, maar besteedt hieraan ook aandacht in het Collectieplan. Naturalis zet verschillende presentatiemiddelen in, zoals vaste en tijdelijke tentoonstellingen, live demonstraties en programma s voor het basis- en voortgezet onderwijs. Voor dat doel beschikt de afdeling Educatie over een eigen educatieve collectie. Daarnaast onderhoudt Naturalis gespecialiseerde websites en vindt samenwerking plaats met onderzoekspartners in binnen- en buitenland. Erfgoedinspectie Pagina 6 van 27

7 Administratieve organisatie De wijze van beheer van de collectie is beschreven in het Vademecum Collectie. Enkele jaren geleden is het vademecum omgezet van een papieren handboek naar een digitale versie. Het museum heeft aangegeven dat ook de digitale versie inmiddels aan actualisering toe is. Aanbevelingen De Erfgoedinspectie doet in dit rapport de volgende aanbevelingen: Draag zorg voor een eenduidige vermelding van de juridische status van de voorwerpen in de registratie. Onderzoek de mogelijkheden voor een alternatief voor het grootschalig preventief ontsmetten van depots. Voer regelmatig een calamiteitenoefening uit om de effectiviteit van de veiligheidsmaatregelen te toetsen. Inventariseer op welke punten het Vademecum Collectie geactualiseerd dient te worden en geef daaraan uitvoering. Erfgoedinspectie Pagina 7 van 27

9 1 Inleiding 1.1 Context van het onderzoek De Erfgoedinspectie voert een meerjarig onderzoeksprogramma uit naar het beheer en behoud van de rijkscollectie door museale en niet-museale instellingen. Twee deelonderzoeken bij de niet-museale instellingen hebben geleid tot publicaties in 2011 en Vanaf 2013 vindt een onderzoek plaats naar de museale instellingen die rijkscollectie beheren. Publicatie van het rapport is voorzien in Ook publiceert de Erfgoedinspectie in het kader van het werkprogramma een eindrapport over de staat van het beheer en behoud van de rijkscollectie, gebaseerd op de gepubliceerde deelonderzoeken. 1.2 Kader Het kader voor de inspectie is de Regeling materieelbeheer museale voorwerpen De grondslag voor deze regeling is de Comptabiliteitswet In de regeling stelt de minister van OCW regels voor het beheer van museale voorwerpen die aan het Rijk toebehoren of zijn toevertrouwd. Dit betreft regels voor registratie, beheer en behoud, veiligheid en zichtbaarheid van de collectie en de administratieve organisatie. Ook de beheersovereenkomsten met verzelfstandigde rijksmusea zijn een kader voor de inspecties. Daarnaast wordt bij de inspectie gekeken naar de randvoorwaarden voor een goed beheer van de rijkscollectie, zoals aansturing en beleid, beschikbare middelen en kwaliteitszorg. 1.3 Leeswijzer De bevindingen van de inspectie zijn te vinden in de hoofdstukken 3 t/m 8. Hoofdstuk 3, Organisatie, gaat in op de randvoorwaardelijke aspecten voor het collectiebeheer. In de daaropvolgende hoofdstukken komen achtereenvolgens registratie, beheer en behoud, veiligheid, zichtbaarheid en administratieve organisatie aan bod. In de bijlage is de werkwijze van de inspectie toegelicht en zijn gehanteerde bronnen vermeld. 1 De staat van de rijkscollectie deel 1: Rijkscollectie bij departementen en colleges (2011). De staat van de rijkscollectie deel 2: Rijkscollectie bij buitenlandse posten en buitendiensten (2012) 2 Staatscourant nr december 2012 Erfgoedinspectie Pagina 9 van 27

11 2 Organisatie 2.1 Profiel Naturalis Biodiversity Center Naturalis Biodiversity Center (Naturalis) ontstond in 2010 uit een fusie van het Zoölogisch Museum Amsterdam, het Nationaal Herbarium Nederland (NHN) en Naturalis, dat sinds 1998 op de locatie aan de Darwinweg in Leiden is gevestigd. Het instituut beheert momenteel een collectie van in totaal ongeveer 37 miljoen planten, insecten, ongewervelde en gewervelde dieren, fossielen, gesteenten, mineralen en edelstenen. Naast museum is Naturalis ook een onderzoeksinstelling op het gebied van taxonomie en biodiversiteit. In het onderzoek is een steeds grotere rol weggelegd voor een multidisciplinaire aanpak, in relatie tot overige aard- en levenswetenschappen. Ook de toepasbaarheid van het verrichte onderzoek voor andere disciplines ( enabling science ) komt nadrukkelijker dan vroeger aan bod. Naturalis richt zich sterk op (internationale) samenwerking met verschillende universiteiten en andere partners, via platforms als het Consortium of European Taxonomic Facilities (CETAF) en de Global Biodiversity Information Facility (GBIF). De collectie omspant alle continenten en is van internationaal belang. Met vergelijkbare instituten in onder meer Parijs en Londen positioneert Naturalis zich in de wereldwijde top-5 van natuurhistorische onderzoeksinstellingen. 2.2 Sturing en beleid Het beleid van Naturalis is geformuleerd in het Beleidsplan De in het beleidsplan opgenomen strategische prioriteiten richten zich op het (digitaal) ontsluiten van de collectie, wetenschappelijk en toegepast onderzoek, educatie en publieksbereik, de netwerkfunctie van Naturalis als kennisinstituut en het ondernemerschap van de organisatie. Voor het beheer van de collectie is het Collectieplan Naturalis Biodiversity Center van belang. Dit plan omschrijft het collectieprofiel en het organogram van de sector Collectie, en gaat in op de uitgangpunten van verwerving, waardering, selectie en afstoting. Ook bevat het plan een uitwerking van het beleid voor het fysieke en administratieve collectiebeheer en veiligheidszorg. Naast de zorg voor de collectie gaat het collectieplan in op het gebruik ervan in onderzoek, educatie en presentatie. In het collectieplan is een uitwerking van het collectiebeleid in meer operationele actiepunten en mijlpalen opgenomen. 2.3 Financiële en facilitaire middelen Volgens opgave in de Monitor Erfgoedinspectie is van het beschikbare totale budget van ongeveer 35 miljoen ruim tien procent, ongeveer 4 miljoen, gereserveerd voor beheer en behoud van de collectie. In de Monitor Erfgoedinspectie is aangegeven dat dit in redelijke mate voldoende is. Uit het Fonds Economische Structuurversterking (FES) heeft Naturalis incidenteel 20 miljoen toegekend gekregen: 13 miljoen voor het grootschalige digitaliseringsproject dat tot medio 2015 wordt uitgevoerd en 7 miljoen voor collectie-integratie en behoudsmaatregelen. Naturalis heeft in de Monitor Erfgoedinspectie aangegeven dat de facilitaire middelen in beperkte mate voldoende zijn. Hoewel door een herinrichting van de depottoren van het pand aan de Darwinweg vrijwel de gehele collectie van het Zoölogisch Museum Amsterdam in bestaande depotruimte kon worden ondergebracht, moesten ook collectieonderdelen op andere locaties worden ondergebracht. In het bijzonder geldt dat voor de collectie van het Nationaal Herbarium Nederland, die in zijn geheel elders moest worden gehuisvest. Ook het oude pand Erfgoedinspectie Pagina 11 van 27

12 van het voormalige s Rijks Museum van Natuurlijke Historie is nog in gedeeld gebruik, samen met enkele andere Leidse musea. Deze beide locaties, de grootste buitendepots, zijn tijdens het inspectiebezoek bezocht. Tijdens het inspectiebezoek presenteerde Naturalis het plan voor een verbouwing van het pand aan de Darwinweg in de periode Naast nieuwbouw van een publieksgedeelte voorzien deze plannen in een zodanige uitbreiding van het depotvolume dat Naturalis verwacht dat de gehele collectie aan de Darwinweg kan worden ondergebracht, waardoor verspreiding van de collectie over meerdere locaties en de beperkingen die dat met zich meebrengt, kunnen worden beëindigd. 2.4 Personele organisatie Volgens opgave in de Monitor Erfgoedinspectie is er voldoende personele capaciteit beschikbaar voor de collectietaken. De vaste formatie van de Sector Collecties bedraagt in totaal ongeveer 41,5 fte en is voor het grootste deel verdeeld over zes collectiebeherende afdelingen: Botanie (ca. 6,5 fte), Geologie/Paleontologie (ca. 4,5 fte) Entomologie (ca. 7 fte), Vertebraten (ca. 7 fte), Evertebraten (ca. 6 fte) en Bibliotheek (ca. 5 fte). Daarnaast maken de Adjunct-directeur Collectie en enkele staffuncties deel uit van de sector. De sector kende de afgelopen jaren twee afdelingen, Behoud en Beheer. Vanwege de grote omvang van die afdelingen en de aansluiting op de onderzoeksafdelingen, is in 2013 (weer) een indeling gemaakt op basis van de taxonomische indeling van de collectie. Naast de medewerkers van de sector Collectie is in deze periode een groot aantal projectmedewerkers bezig met het uitvoeren van het project FES collectiedigitalisering. Dit project is organisatorisch ondergebracht in de recent ingerichte sector ICT, waarmee de sector Collecties intensief samenwerkt. 2.5 Kwaliteitszorg Naturalis heeft geen kwaliteitszorgsysteem ingevoerd, zoals ook in de Monitor Erfgoedinspectie aangegeven. Het museum heeft de Code Cultural Governance geaccepteerd, die op de website is gepubliceerd. In de Raad van Toezicht zijn alle negen posities bezet; een van de leden beschikt over specifieke museale deskundigheid. Met betrekking tot het collectiebeleid is in 2011 een Collectie Advies Raad ingesteld, samengesteld uit in- en externe deskundigen, die tot taak heeft de adjunct-directeur Collectie gevraagd en ongevraagd te adviseren en het beleid te toetsen. De praktische omgang met de collectie is beschreven in het digitale Handboek Collectie. Conclusie Voor wat betreft de organisatie, het strategisch beleid en de beschikbare financiële en facilitaire middelen zijn geen risico s voor het collectiebeheer vastgesteld. Aanbevelingen Geen Erfgoedinspectie Pagina 12 van 27

13 3 Registratie Een volledige en geautomatiseerde registratie van museale voorwerpen en een periodieke controle op de aanwezigheid op de geregistreerde verblijfplaats moet voorkomen dat voorwerpen vermist raken. Registratie van verwerving, vermissing, verlies, beschadiging of vernietiging van museale voorwerpen is voorwaarde voor een actueel inzicht in de omvang van de rijkscollectie, de eigendomssituatie en bijzonderheden over de staat van de rijkscollectie. Bevindingen In de Monitor Erfgoedinspectie heeft Naturalis aangegeven dat de gehele collectie is geregistreerd, waarvan 12% op digitale wijze. Er zijn verschillende analoge en digitale systemen naast elkaar in gebruik, van databases, kaartsystemen en inventarisboeken tot labels bij individuele specimina. Het gebruik van verschillende, deels niet geautomatiseerde registratiesystemen bemoeilijkt het verkrijgen en behouden van een centraal overzicht. Standplaatsen zijn in deze systemen maar gedeeltelijk opgenomen; de systematisch geordende plaatsing van de collectie in de depots maakt een wezenlijk onderdeel uit van de ontsluiting. Voorwerpen kunnen daardoor in de regel goed kunnen worden geïdentificeerd en gelokaliseerd, zoals ook bleek uit de tijdens de inspectie uitgevoerde praktijktoets. Niettemin houdt dit belemmeringen in voor het collectiebeheer, bijvoorbeeld waar het gaat om aanwezigheidscontroles en de ontsluiting van informatie. De collectie wordt frequent geraadpleegd, maar het risico bestaat dat het verdwijnen van een of enkele exemplaren uit een la of doos niet direct wordt opgemerkt. De juridische status van de collectie is in veel gevallen niet expliciet in de registratie vastgelegd. De juridische status is in de meeste gevallen wel bij het museum bekend; veruit de meeste objecten werden door eigen expedities verzameld. De eigendomssituatie moet dan uit de geregistreerde vondstgegevens (datum, plaats, verzamelaar) worden afgeleid. Dergelijke vondstgegevens zijn, vanwege de wetenschappelijke waarde, vrijwel altijd vastgelegd. Van collecties die van derden werden verworven (aankoop, schenking, legaat) zijn de verwervingsgegevens, en daarmee de juridische status, consequent ook expliciet als zodanig geregistreerd. Met uitzondering van het geologische en paleontologische materiaal houdt de datum van verzamelen veelal ook de datering in. De fysieke toestand is slechts bij uitzondering in de registratie opgenomen. Om de beheersregistratie te verbeteren heeft Naturalis enkele jaren geleden gekozen voor het inrichten van een centraal, digitaal collectieregistratiesysteem (CRS), na zich gedurende langere tijd op verschillende systemen te hebben georiënteerd. Sinds 2011 is het project FES collectiedigitalisering in uitvoering. Dit project heeft onder meer tot doel 7 miljoen objecten individueel te digitaliseren en van de resterende 30 miljoen objecten de gegevens op het niveau van de bewaareenheid (pot, lade) vast te leggen in het CRS. Om dit te realiseren is een aantal digistraten ingericht waarin objecten worden gefotografeerd, geregistreerd en zo nodig omgepakt. Een systeem van vast toegekende standplaatsen vervangt met de invoering van het CRS de systematische ordening. Met het oog daarop worden Erfgoedinspectie Pagina 13 van 27

14 objecten en bewaareenheden voorzien van een QR-code. Het CRS maakt gebruikt van internationale metadatastandaarden Access to Biological Collection Databases Extended For Geosciences (ABCDEFG) en Darwin Core; van alle gedigitaliseerde specimina wordt een uittreksel uit de gegevens online gepubliceerd. Het digitaliseringsproject loopt tot medio 2015; interne projectrapportage wijst uit dat de digitalisering van de individuele specimina op schema ligt. De voortgang van de registratie op het niveau van bewaareenheden kon nog niet worden beoordeeld. Na afronding van het digitaliseringsproject voert de Erfgoedinspectie een vervolginspectie uit op de collectieregistratie. Conclusies Door het inrichten van een CRS en het uitvoeren van collectiedigitalisering werkt Naturalis aan het verbeteren van de gefragmenteerde en voor een groot deel analoge collectieregistratie. De eigendomssituatie is veelal uit de vondstgegevens af te leiden, maar is niet altijd expliciet in de registratie vastgelegd. Aanbeveling Draag zorg voor een eenduidige vermelding van de juridische status van de voorwerpen in de registratie. Erfgoedinspectie Pagina 14 van 27

15 4 Beheer en behoud Om ook toekomstige generaties te kunnen laten genieten van de rijkscollectie is het essentieel dat deze door goed beheer behouden blijft. Passende bewaaromstandigheden, controles en het nemen van maatregelen ter verbetering van bewaaromstandigheden en de conditie van de museale voorwerpen zijn hierbij van belang. Bevindingen De zoölogische collecties die Naturalis beheert, ook die afkomstig zijn uit het Zoölogisch Museum Amsterdam, zijn voor het overgrote deel ondergebracht in de depottoren aan de Darwinweg waar een strikt gereguleerd binnenklimaat wordt gehandhaafd van C bij 50-55% relatieve luchtvochtigheid. Naast de metingen die het gebouwbeheersysteem geautomatiseerd uitvoert, vinden ter controle onafhankelijke metingen plaats door de collectiebeheerders. Niet de hele collectie kon in het pand aan de Darwinweg worden ondergebracht. In het oude museumgebouw aan de Raamsteeg bevinden zich nog geologisch materiaal, alcoholcollecties en collecties insecten, skeletten en (grote) zoogdieren. De collectie van het Nationaal Herbarium Nederland is elders in Leiden ondergebracht. In het Raamsteeggebouw is het binnenklimaat minder goed te reguleren, hoewel de situatie is verbeterd sinds enige jaren geleden een klimaatinstallatie werd aangelegd. Om die reden is het grootste deel van de minder gevoelige geologische en paleontologische collecties hier ondergebracht. Ook in het pand waar de herbariumcollecties zijn ondergebracht, is het binnenklimaat minder precies te reguleren. In het bijzonder de relatieve luchtvochtigheid vertoont er schommelingen die soms aan de grote kant zijn, blijkt uit de metingen. De plannen voor de verbouwing van het pand aan de Darwinweg in voorzien in de realisatie van voldoende, geklimatiseerde depotruimte om naar verwachting van het museum de gehele collectie onder optimale omstandigheden in onder te brengen. Naturalis wil dan de buitenlocaties afstoten. Naast het beheersen van het binnenklimaat is het tegengaan van biologische aantasting (insectenvraat) een belangrijk aandachtspunt voor het behoud van natuurhistorische collecties. Nu in het kader van het digitaliseringsproject er intensiever verkeer plaatsvindt van en naar de depots, heeft het museum de quarantainezone uitgebreid om 'besmetting te voorkomen. In de depots wordt preventieve, periodieke insectenbestrijding toegepast. Als gevolg van veranderende (milieu-) regelgeving is dit in de toekomst niet meer op deze wijze mogelijk. Indien geen alternatief wordt gevonden, houdt dit een risico in voor de collectie. Conditiecontroles vinden doorlopend plaats bij werkzaamheden in de depots of bij het bewerken en/of onderzoeken van de collectie. Het uitvoeren van een conditiecontrole maakt ook deel uit van de werkzaamheden in het digitaliseringsproject. Zo nodig worden conserveringsmaatregelen getroffen. In de natte collecties zijn in een apart project bestaande conserveringsachterstanden in kaart gebracht die, in samenloop met het digitaliseringsproject, worden ingelopen door glaswerk en preparatievloeistof te vervangen. Erfgoedinspectie Pagina 15 van 27

16 Bij de ompakwerkzaamheden in het digitaliseringsproject worden ondeugdelijke opbergmaterialen (potten, laden, ladekastjes) zoveel mogelijk vervangen door emissievrije materialen in gestandaardiseerde afmetingen. Dit vermindert de risico s voor de collectie en bevordert een efficiënt gebruik van de beschikbare depotruimte. Een bijzonder probleem, ook voor de veiligheid van de medewerkers, vormt de emissie van kwik en andere toxische stoffen die in het verleden voor het prepareren werden gebruikt. In samenwerking met TNO voert Naturalis onderzoek uit naar een methode om vrijkomend kwik te binden. Conclusies Omdat het binnenklimaat niet op alle locaties even strikt te reguleren is, is waar mogelijk de aard van de opgeslagen collectie afgestemd op de klimaattechnische mogelijkheden. De renovatieplannen voor het pand aan de Darwinweg voorzien in de realisatie van voldoende geschikte depotvoorzieningen om de collectie in onder te brengen. De digitalisering van collecties wordt aangegrepen om conditiecontroles uit te voeren en de berging te verbeteren. Beëindiging van grootschalig preventief ontsmetten van depots kan een risico inhouden voor de collectie. Aanbeveling Onderzoek de mogelijkheden voor een alternatief voor het grootschalig preventief ontsmetten van depots. Erfgoedinspectie Pagina 16 van 27

17 5 Veiligheid Maatregelen ter bevordering van de veiligheid en beveiliging van de rijkscollectie moeten er voor zorgen dat museale voorwerpen niet beschadigd raken of zelfs verloren gaan. Om passende maatregelen te nemen is het nodig een risicoinventarisatie op te stellen. Een calamiteiten- en collectiehulpverleningsplan waarvan de werking door oefeningen wordt getoetst zijn van belang voor het behoud van de collectie bij calamiteiten. Het geheel aan veiligheidszorg wordt samenhangend beschreven in een integraal veiligheidsplan. Voor een landelijke analyse van veiligheidsincidenten en kennisbevordering bij musea is het van belang dat incidenten worden gemeld in het landelijk incidentenregister DICE van de RCE. Bevindingen Naturalis beschikt over een recent (2014) vastgesteld veiligheidsplan waarin maatregelen zijn opgenomen ter bestrijding van risico s als inbraak, diefstal, vandalisme en brand(stichting). Als bijzonder risico voor de collectie heeft Naturalis de diefstal van materiaal als neushoorn-hoorn gedetecteerd. Ook verduistering door eigen of externe medewerkers wordt als risico gezien. Voor de verschillende, recent in gebruik genomen buitenlocaties worden aparte plannen opgesteld. Aspecten van veiligheidszorg zijn tevens beschreven in het digitale Handboek Collectiebeheer, zoals een procedure voor het melden van collectiegerelateerde incidenten door middel van een digitaal meldingsformulier. Incidentmeldingen worden centraal geregistreerd. Mede uit veiligheidsoverwegingen is het bruikleenbeleid aangescherpt. (Wetenschappelijke) bruiklenen worden niet meer, zoals in het verleden wel gebeurde, naar individuele onderzoekers gestuurd maar alleen nog naar instellingen die het juiste beheer en toezicht kunnen bieden. De depots aan de Darwinweg en de Raamsteeg zijn vrij recent, respectievelijk in 2010 en 2011, voorzien van een nieuwe brand- en inbraakmeldinstallatie. Mede vanwege het intensieve verkeer van en naar de depots in het kader van het digitaliseringsproject is het toegangsbeheer tot de depots aangescherpt. Medewerkers hebben via een pas slechts toegang tot geselecteerde depotruimtes. Er zijn al enige tijd geen calamiteitenoefeningen gehouden; in de Monitor Erfgoedinspectie geeft Naturalis ook aan dit niet structureel te doen. Conclusie Met betrekking tot de veiligheidszorg werden geen bijzondere risico s vastgesteld; wel ontbreekt het aan periodieke toetsing van de maatregelen door middel van oefeningen. Aanbeveling Voer regelmatig een calamiteitenoefening uit om de effectiviteit van de veiligheidsmaatregelen te toetsen. Erfgoedinspectie Pagina 17 van 27

19 6 Zichtbaarheid Het tonen van de museale voorwerpen aan een zo groot mogelijk publiek en het verstrekken van informatie over de voorwerpen is een kerntaak van musea. Tonen van de collectie kan fysiek plaatsvinden in vaste en in wisselende tentoonstellingen, door het in bruikleen geven van museale voorwerpen en door digitale ontsluiting via het internet. De wijze waarop musea hun collecties toegankelijk maken wordt beschreven in een presentatiebeleid. Bevindingen Naturalis heeft zijn visie en doelstellingen met betrekking tot de zichtbaarheid en het publieksbereik uitgewerkt in het Beleidsplan en het Activiteitenplan, maar besteedt hieraan ook enige aandacht in het Collectieplan. Naturalis zet verschillende presentatiemiddelen in. In aanvulling op de vaste presentatie organiseert Naturalis regelmatig tentoonstellingen en presentaties rond een specifiek thema of de actualiteit (zoals de stranding van bultrug Johanna). Ook andere presentatievormen worden ingezet, zoals live demonstraties in de experimentele museumzaal Live Science, of het organiseren van programma s voor het basis- en voortgezet onderwijs. Daarvoor beschikt de afdeling Educatie over een eigen educatieve collectie. Daarnaast is het museum via de sociale media actief, onder meer ten behoeve van de succesvolle crowd funding-actie Tientje voor T-Rex en onderhoudt het gespecialiseerde websites zoals het soortenregister: nederlandsesoorten.nl. Soortgegevens uit het digitaliseringsproject worden online gepubliceerd via (Global Biodiversity Information Facility). Omdat Naturalis naast museum ook onderzoeksinstelling is, betekent zichtbaarheid ook beschikbaarheid voor onderzoek. Naturalis heeft relaties met verschillende faculteiten aard- en levenswetenschappen, en aan een groot deel van het bruikleenverkeer liggen onderzoeksprojecten ten grondslag. Naturalis streeft daarbij, uit veiligheids- en economische overwegingen, naar het terugdringen van het aantal fysieke bruiklenen door bijvoorbeeld onderzoek vooral in Leiden te laten plaatsvinden of door gedigitaliseerd materiaal ter beschikking te stellen. Conclusie Naturalis bevordert actief de zichtbaarheid van de collectie. Aanbeveling Geen Erfgoedinspectie Pagina 19 van 27

21 7 Administratieve organisatie Een actuele administratieve organisatie met beschreven procedures voor het beheer van de rijkscollectie draagt bij aan duidelijkheid van verantwoordelijkheden en een zorgvuldige uitvoering van beheertaken. Zonder beschreven procedures is er een risico op een gebrek aan uniformiteit en continuïteit in de uitvoering van beheertaken. Actuele en dekkende procedures zijn voorwaarde bij de toepassing van kwaliteitszorg. Bevindingen De wijze van beheer van de collectie is beschreven in het Vademecum Collectie. Per deelcollectie zijn daarin procedures en werkinstructies opgenomen met betrekking tot de fysieke omgang met de collectie, de toegang tot de depots en dergelijke. Ook procedures en (invul-)instructies met betrekking tot de registratie, deels opgesteld in het kader van het digitaliseringproject, zijn in dit handboek opgenomen. Daarnaast bevat het algemene informatie met betrekking tot de (zorg voor) de verschillende deelcollecties en algemeen geldende procedures, bijvoorbeeld met betrekking tot het melden van collectiegerelateerde incidenten. Enkele jaren geleden is het vademecum omgezet van een papieren handboek naar een digitale versie. Het handboek is daarbij herzien, maar het museum heeft aangegeven dat ook de digitale versie inmiddels aan actualisering toe is. Conclusie Het museum beschikt over vastgelegde instructies voor het uitvoeren van beheertaken, maar deze zijn niet allemaal actueel. Aanbeveling Inventariseer op welke punten het Vademecum Collectie geactualiseerd dient te worden en geef daaraan uitvoering. Erfgoedinspectie Pagina 21 van 27

23 8 Bijlage 8.1 Werkwijze inspecties Voorbereiding inspectie Ter voorbereiding van de inspectie zijn documenten van de instelling met informatie over het collectiebeheer geraadpleegd en geanalyseerd. Waar beschikbaar is ook gebruik gemaakt van actuele rapportages van het Museumregister (niet verzelfstandigde musea) en rapportages van de Visitatiecommissie (verzelfstandigde musea). Samenhang monitor Erfgoedinspectie Eén van de bronnen voor de inspectie vormt de monitor Erfgoedinspectie Op basis van door de instellingen aangeleverde monitorgegevens is hen een zogenoemde kleurrapportage toegezonden. Hierin is inzichtelijk gemaakt hoe de instelling presteert op de verschillende onderwerpen, ook in vergelijking met andere instellingen. Op onderdelen kan het inspectierapport tot een andere conclusie komen dan de toegekende kwalificatie in de kleurrapportage. Inspectie op locatie De inspectie op locatie bestaat uit het voeren van een (introductie)gesprek met de directeur van het museum en met de direct verantwoordelijke(n) voor het collectiebeheer. Tijdens de inspectie zijn zo nodig nog niet eerder geraadpleegde stukken ingezien. Onderdeel van de inspectie is een praktijktoets op de registratiegraad en kwaliteit. Hiervoor wordt het collectieregistratiesysteem ingezien en wordt een beperkte steekproef genomen ter verificatie van de vindbaarheid van geregistreerde voorwerpen. Voor de steekproef worden aselect 15 voorwerpen uit de registratie geselecteerd en 15 voorwerpen uit de tentoonstellingsruimten en depots. Tijdens de rondgang door deze ruimten voor het uitvoeren van de steekproef wordt tegelijkertijd ook andere beheeraspecten in de praktijk getoetst. Dit betreft bijvoorbeeld (het meten van) bewaaromstandigheden, de conditie van voorwerpen en veiligheidsmaatregelen. Rapportage De conceptrapportages zijn ter verificatie van de bevindingen voorgelegd aan de geïnspecteerde instelling, waarna de opmerkingen zijn verwerkt in het eindrapport. Erfgoedinspectie Pagina 23 van 27

24 8.2 Inspectie Naturalis Biodiversity Center Op donderdag 9 en maandag 13 oktober 2014 is een inspectie uitgevoerd bij Naturalis Biodiversity Center. Voor de inspectie zijn de volgende bronnen geraadpleegd: Interviewsmet algemeen directeur adjunct-directeur Collectie hoofd Collectie Botanie hoofd Collectie Vertebraten/Invertebraten hoofd Collectie Entomologie informatiemanager Documenten Financieel en bestuursverslag 2012 en 2013 Monitor Erfgoedinspectie 2012 en 2014 Briefrapport Erfgoedinspectie 2013 m.b.t. de registratiegraad Visitatierapport 2010 Zelfevaluatie visitatie 2010 Beleidsplan Collectieplan rapportage museumregister Vademecum Collectiebeheer integraal veiligheidsplan Website: Erfgoedinspectie Pagina 24 van 27

25 Colofon Erfgoedinspectie Rijnstraat 50 Postbus (IPC 3500) 2500 BL Den Haag Tel: E: Den Haag, april Missie Met alert en proportioneel toezicht brengt de Erfgoedinspectie het behoud (en beheer) van cultureel erfgoed en overheidsinformatie naar het gewenste kwaliteitsniveau met het oog op de duurzame toegankelijkheid en beschikbaarheid. Visie De inspectie vindt dat een goed functionerende interne systematische kwaliteitszorg bijdraagt aan een betere naleving van wet- en regelgeving. Zij ziet daar een eigen verantwoordelijkheid voor organisaties en stimuleert een systematische kwaliteitszorg bij de organisaties. In haar optreden is de inspectie zacht waar het kan en hard waar het moet en treedt zij zo nodig op. Erfgoedinspectie Pagina 25 van 27

26

27