Reguliere depotwerking. Verhuis van een collectie

Transcriptie

1

2 Verhuis van een collectie Registratie Barcodes Software en scanner Verpakken Toekomstige standplaatsen Uitpakken op nieuwe locatie Reguliere depotwerking Standplaatswijzigingen Standplaatscontroles

3 1.1 Registratie Nazicht en aanvullen registratie Nieuwe registraties: Individueel Bulk Verhuisnummers Automatisch toekennen van een objectbarcode in Adlib:

4 1.2 Barcodes fysiek labelen : voorbereidend werk Aankoop printers (Zebra), labelsoftware (Bartender), stickers/etiketten (uit kunststof, firma Zetes) en inkt (balans hars-wax voor duurzaamheid, Zetes) fysiek labelen : het eigenlijke aanbrengen Zelf labels en stickers printen Labelen door studenten restauratie + museummedewerkers Gebruik maken van checklists tijdens hangen labels : nazicht registratie en garantie juiste label aan juiste object

5 Zebraprinter met objectlabels

6 Labelen van de objecten

7 Labels worden aan de objecten bevestigd met zuurvrij lint

8 Alle gelabelde objecten worden afgevinkt op de checklist

9 Checklist a.d.h.v. Adlib gesorteerd op standplaats en objectnummer

10 1.3 Software en scanner Samenwerking met Adlib: verhuismodule 3 types barcodes: objectbarcodes verpakkingsbarcodes standplaatsbarcodes Hiërarchie in verpakkingsdatabank Object te koppelen aan doos/bak, doos/bak aan pallet ed. Hoogste verpakkingseenheid volgen tijdens transport. Barcodescanner: Museumtracker Standaard online werken (draadloos internet) / offline werken De voor ons relevante info tonen op scanners gebruiksvriendelijk, snel, kleine foutenmarge

11 Museumtracker

12 Startscherm verhuismodule

13 1.4 Verpakken Permanente versus tijdelijke verpakking Verpakkingscode: Permanente verpakkingen krijgen verpakkingscode die bestaat uit initialen museum/collectie/type verpakking en volgnummer bv. NSM/nautische instrumenten/bak 15 Tijdelijke verpakkingsmaterialen krijgen code MNE of HVK/type verpakking en volgnummer bv. HVK/rakobak 01 Verpakkingscodes aanmaken in de verpakkingsdatabank Adlib kent automatisch een verpakkingsbarcode toe Objecten inpakken: objectbarcode scannen aan de verpakkingsbarcode

14 Adlib: verpakkingsdatabank

15 Verpakkingen voormalige Volkskundecollectie

16 Verpakkingsrecord

17 Zoomscherm verpakkingstype

18 Verpakkingsbarcode wordt gescand

19 Object wordt gekoppeld aan verpakking

20 Toestand kan op laatste moment nog aangepast worden (rechtstreeks via scanner)

21 Bevestiging van inpak

22 Verpakkingsgegevens in objectrecord

23 1.5 Toekomstige standplaats van object/verpakking Vooraf uitgewerkt welk object/verpakking waar komt; dit wanneer mogelijk tot op niveau van legbord, lade, gaaswand Op voorhand de legborden op juiste hoogte leggen, standplaatscodes invoeren in Adlib en barcodestickers hangen De toekomstige standplaats (standplaatscode) wordt getoond op barcodescanner bij inpakken, uitpakken, object- en verpakkingsinfo

24 1.6 Uitpakken op nieuwe locatie De verpakking of het object komt aan op de nieuwe locatie en wordt gescand aan de ontvangstruimte Permanente verpakking: De verpakking wordt opnieuw gescand en gekoppeld aan de exacte standplaats Niet permanente verpakking De verpakking wordt gescand en alle objecten worden virtueel uitgepakt. Vervolgens worden alle objecten gescand en gekoppeld aan de exacte standplaats

25 Verpakking wordt gescand en alle objecten worden virtueel uitgepakt

26 Voor elk object wordt a.d.h.v. de scanner afgelezen wat de exacte standplaats is

27 Objecten worden op de voorziene plaats gelegd en via de scanner gekoppeld aan de nieuwe standplaats

28 Adlib: tabblad standplaatshistorie

29 Adlib: tabblad verpakkingshistorie

30 1.7 evaluatie + Object is op elk moment te traceren + Standplaatswijzigingen dienen niet meer manueel door de registrator uitgevoerd te worden. Ook anderen kunnen de objecten aan de nieuwe standplaats koppelen zonder gevaar voor de databank Op kortere termijn veel meer objecten verhuizen + Andere voordelen Werkt snel en efficiënt (meerdere teams, ook verhuisfirma was zeer enthousiast) Problemen worden snel gedetecteerd Onmiddellijke detectie bestaande / nieuwe schade - Afhankelijk van draadloos netwerk (offline module stond nog niet op punt)

31 Standplaatswijziging Elke standplaatswijziging kan verwerkt worden door zowel de depotmedewerker als de registrator Bespaart de registrator zeer veel tijd Gebruiksvriendelijker voor depotmedewerker dan Adlib Geen foute standplaatsnotaties Geen vervuiling van standplaats- en verpakkingsdatabank Geen achterstand meer in de verwerking van de standplaatswijzigingen Standplaatscontroles Snel en efficiënt

32 1. Barcodes Elk object, elke standplaats, elke verpakking: eigen barcodenummer AE : O variabel qua lengte MAS/4de verd./tijdelijk depot/rek A/schap 7.2: S22625 EM/educatief materiaal/doos 02: V10627 Code-39: letters, cijfers, leestekens, beginnend en eindigend met *

33

34 Elk nummer verzamelt op een nieuw tabblad

35 Ook nieuw tabblad met alle gegevens met betrekking tot de verhuis

36 2. Thesaurus, Standplaats, Verpakking

37

38

39

40 3. Afprinten barcodelabels Exporteren uit Adlib via CSV. Plaatsen in een excelsjabloon Importeren in Bartender

41 3. Afprinten barcodelabels Exporteren uit Adlib via CSV. Plaatsen in een excelsjabloon Importeren in Bartender Afdrukken met ZEBRA-printer

42 3. Afprinten barcodelabels Exporteren uit Adlib via CSV. Plaatsen in een excelsjabloon Importeren in Bartender Afdrukken met ZEBRA-printer Rechtstreeks uit ADLIB vanaf versie 7

43 4. Verhuismodule versie 2.0

44 4. Verhuismodule versie 2.0 Geen aparte verpakkingsdatabase Verpakkingen en standplaatsen komen in dezelfde database: ofwel zit een object in een verpakking, ofwel bevindt het zich op een standplaats. Offline werken lukt probleemloos, zelf met meerdere scanners Snelheid sterk toegenomen MAAR: op de scanner is niet meer te zien hoeveel en welke objecten er in een verpakking zitten

45 Stel ze nu aan ons of in de toekomst aan andere Adlib-gebruikers:

46