Implementatie SaNS Stand van zaken Hans Janssen Productmanager SaNS Expertisecentrum SisLink conferentie 18/19 juni 2009

Transcriptie

1 Implementatie SaNS Stand van zaken 2009 Hans Janssen Productmanager SaNS Expertisecentrum SisLink conferentie 18/19 juni 2009

2 Introductie SaNS: Samenwerking Nieuw Studenteninformatiesysteem Samenwerking van 5 HO-instellingen Universiteit van Amsterdam Hogeschool van Amsterdam Universiteit van Leiden Universiteit van Tilburg Radboud Universiteit Nijmegen Samen ruim studenten Alleen voor StudentenInformatieSysteem oel: Gezamenlijke aanschaf, implementatie en beheer van het studenteninformatiesysteem Hans: SISLink conferentie 18/19 juni

3 Inhoud Korte historie oelstelling SaNS Hindernissen onderweg Fases in het SaNS-programma Huidige situatie Functionaliteit PeopleSoft Campus Solutions Uitbreiding met maatwerk Standaardisatie en architectuur Implementaties bij de HvA en de UvT Expertisecentrum Route de komende tijd SISLink conferentie 18/19 juni

4 oelstellingen SaNS Modern pakket realiseren dat alle onderwijsprocessen ondersteunt, van een robuuste leverancier en met een toekomstbestendige interne architectuur Geschikt voor alle typen studenten/onderwijsvragenden Voor alle soorten onderwijs Voor vastlegging alle informatie rond onderwijs Studieplanning door studenten centraal Zoveel mogelijke gelijke applicatie invoeren Gezamenlijk beheer SISLink conferentie 18/19 juni

5 Gezamenlijke procesmodel en scope X ontwikkelen onderhouden onderwijs bewaken studie voortgang Plannen kaders Besturing Rapportage verzorgen X management informatie X evalueren opleiding X evalueren onderwijs delen X evalueren docenten Resultaat input intake studenten opstellen studieplan uitvoeren onderwijs afstuderen diplomeren uitschrijven studie Resultaat output (Geïnteresseerde) studenten X werven/ beheren relaties X financiën X faciliteren Mensen Ondersteuning Middelen X roosteren begeleiden studie Alumni, Studiestakers/ onderbrekers SISLink conferentie 18/19 juni

6 Projectplan 2006 Oracle is leverancier van software en implementatie Atos Origin is onderaannemer voor de implementatie Basispakket: Peoplesoft Campus Solutions met maatwerk Gezamenlijk 80% Template ontwikkelen: CS met maatwerk voor Inschrijf en voor Volg; 80% gelijk, 20% verschillend Afzonderlijke implementaties, starten in 2007 Eerst Inschrijf, dan Volg Studielink als afzonderlijk deelproject Gemeenschappelijke beheerorganisatie: Expertisecentrum SISLink conferentie 18/19 juni

7 Korte historie van het SaNS-project Besluit Samenwerking Start Europese aanbesteding Keuze pakket en implementatiepartner Oplevering project initiatie document Start realisatie Template (maatwerk) Geplande oplevering 80% Template Oplevering Template Inschrijf: 100% Oplevering Template Volg: 100% live gang HvA en UvT, alleen Inschrijf live gang Volg en Studielink live gang laatste instelling (RU) en Volg bij HvA en UvA SISLink conferentie 18/19 juni

8 Hindernissen onderweg Kennisniveau implementatiepartner laat te wensen over Pakket PeopleSoft CS biedt heel brede functionaliteit maar minder toegesneden op de NL onderwijssituatie Moeilijk voldoende projectleden bij de instellingen te vinden Onbekendheid met het pakket remt voortgang Koppelen met andere systemen lastige klus 3 deelprojecten met 5 instellingen uit fase levert heel veel combinaties Opzetten gemeenschappelijke beheerorganisatie kost tijd Expertisecentrum als kennisdeler is nog in opbouwfase Tussen de 30 en 50 omgevingen met CS er op te beheren Veel infrastructuur problematiek SISLink conferentie 18/19 juni

9 Implementaties standaardmethode Gezamenlijk Template realiseren Eisen en wensen analyseren en formuleren Maatwerk bouwen Testen Inrichting standaard tabellen Generieke interface Lokaal de template implementeren Lokale inrichting Lokale inregeling interfaces Conversie Nadruk op het verwijderen van rommel en schone import In productie name 2 tot 3 weken overstap van oud naar nieuw: productiestop SISLink conferentie 18/19 juni

10 Functionaliteit Inschrijf standaard CS CBAP module Studielink Bulkbewerkingen Groepenselectie Checklists voor controletaken Communicatie met groepen studenten Selfservice voor herinschrijven en aanvullen gegevens Collegegeld berekenen, voor groepen en individuen Broker voor standaard koppelingen en webservices Importeren inrichtingstabellen met business-logica controle SISLink conferentie 18/19 juni

11 Functionaliteit Inschrijf maatwerk iverse extra manieren om bulkprocessen te automatiseren Controle bij inschrijving op bindend studieadvies Inlezen plaatsingsbewijzen en afvinken checklists CRI-module voor aanleveren SM-records Automatische controle op bekostigingsstatus Examenopstaptabel Controle op vereisten voor definitieve inschrijving Interface naar financieel systeem, IdM en oude Volgsystemen Inzage in financiële gegevens SISLink conferentie 18/19 juni

12 Functionaliteit Volg Standaard CS Vastleggen en opvragen vakbeschrijvingen Inschrijven voor studieonderdelen Vastleggen resultaten, ook door docenten Vastleggen programma-eisen Vastleggen studieplanningen door studenten Studieadviezen en voortgangsrapporten Bepalen of iemand aan diploma-eisen voldoet Communicatie middels mail/brieven Workflow Selfservice voor studenten en docenten SISLink conferentie 18/19 juni

13 Functionaliteit Volg maatwerk Complete vastlegging en onderhoud studiegidsgegevens: Informatie over program/plan en course vastleggen in richtext iplomering: vraag- en aanbodgestuurd, -supplement Controle op vereisten Hiërarchie van onderwijsonderdelen Harde en zachte toelatingseisen, indelen in werkgroepen, wachtlijsten TAN code: transactie autorisatie voor docenten Studieplan: verzoekschriften, bezwaarschriften Studievoortgangscontrole: diverse soorten studieadvies SISLink conferentie 18/19 juni

14 Standaardisatie: generieke interface Broker to broker technologie Instelbaar voor diverse soorten berichten Op basis van webservices Generieke aan de CS-kant Instellingen regelen intern de rest Applicaties Instelling Middleware/Broker Expertisecentrum SISLink conferentie 18/19 juni

15 Samenwerking: gemeenschappelijkheid interfaces Lokale transacties Lokale inrichting SaNS project Templ-inrichting Template-maatwerk Applicatie atabases Infrastructuur Beheer SISLink conferentie 18/19 juni

16 Planning toen en nu Bouwen template Template inschrijf Template Volg SISLink conferentie 18/19 juni

17 Implementaties 2009 In april 2009 is de HvA live gegaan met Inschrijf In mei 2009 is de UvT gevolgd Voorbereiding: iverse testrondes: aanvulling inrichting; wijziging processen Koppeling met SAP, IdM en oude Volgsystemen Training gebruikers Conversietesten Complete ketentesten met kleine en grote geconverteerde groepen Testplannen met scripts Processchema s met stappen en controlemomenten Zeer gedetailleerd Go-Live plan, met elke actie uitgeschreven SISLink conferentie 18/19 juni

18 Verschillen in aanpak HvA: project met heel veel projectleden UvT: klein projectteam HvA: studenten UvT: studenten HvA: 60 administratieve gebruikers inschrijfmodule UvT: 6 administratieve gebruikers inschrijfmodule HvA: veel testers die alle schermen testen UvT: weinig testers die alle processen nalopen HvA: taken verdeeld over groepen UvT: taken vaak bij 1 persoon SISLink conferentie 18/19 juni

19 Ervaringen implementaties UvT en HvA Belangrijkste 3 regels: testen, testen, testen Test vanaf het begin complete processen, niet schermen Start heel vroeg met je conversieproject: er zit veel rommel in de oude systemen Zorg dat je projectleden er nagenoeg fulltime aan kunnen werken Zorg voor projectleden met veel kennis van de eigen systemen en processen Benoem alle problemen en wijs een eigenaar aan urf eerder genomen keuzes ter discussie te stellen Maar zorg ook dat er knopen worden doorgehakt Let als het spannend wordt op de functioneel beheerder en minder op de projectleider SISLink conferentie 18/19 juni

20 Marsroute: alle combinaties komen voor HvA UvT ULei UvA RU Inschrijf Studielink Volg SISLink conferentie 18/19 juni

21 Implementaties 2010 Maart 2010 Inschrijf/Volg wordt in Leiden in gebruik genomen HvA gaat Studielink gebruiken UvA gaat Inschrijf met Studielink in gebruik nemen November 2010 Beschikbaar komen Studielink 3 Koppeling met Blackboard en SyllabusPlus SISLink conferentie 18/19 juni

22 Implementatie Volg HvA SaNS 1e Oplevering Volg Oplevering Bundels ACPT Ontwerpen 2e Oplevering Volg ACPT Nalevering Opleidingssmateriaal Volg Realisatie Studiegids Uitrol Nazorg en afbouw systemen Nazorg SIS HvA Inrichting Volg ecentrale Implementaties Basisinrichting Prototype Basisopleiding P2 & Kernteam Processen AO/IC Impactanalyse Processen HvA inrichting Prototype (voorlopig) Verkenning template En processen Autorisatieplan/ +matrix Optie: BR F s Maatwerk Inrichtings document (HvA keuzes) Opgebouwde omein Implementatie Teams HvA inrichting Prototype (def) Configuratie ocument Testplan Opgeleide omein experts HvA Prototype Klaar voor realisatie Implementatieteam per domein gevormd Technisch Live Beheer Live Na Studieplan basis Inschrijven minoren Resultaten Training eindgebruikers Rooster Classes blok1/ semester1 Resultaten en studieplan Live Totaal Monitoren gebruik Monitoren afbouw Opleidingen Communicatie Beheer Processen Rapportages Techniek Opleidingsplan Communicatieplan Impactanalyse HvA Systemen Conversie Strategie Ontwerp Beheer Organisatie Communicatie Kalender Conversie Prototype Bepalen Mgt info Interfaceplan Conversie Analyse P3 Uitwerken Mgt info Ontwerp interface & Integratie Realisa tie-fase nog nader in te vullen Conversie uitvoering en controle Live Totaal Opschoning Strategie Archivering Strategie (HSA/ Volg+) Switch-over Strategie LAP SISLink conferentie 18/19 juni

23 Expertisecentrum: Taken Applicatiebeheer Ontwikkeling maatwerk Uitrol naar de instellingssystemen Interfaces Aansturing technisch beheer Beheer hardwarecontracten SLA met hostingpartner Ondersteuning functioneel beheer instellingen Wijzigingsbeheer Beheer van de procesbeschrijvingen Beheer van de enterprise-architectuur Kennisborging SISLink conferentie 18/19 juni

24 Expertisecentrum: Omvang Aantal medewerkers: ca. 10 fte eigen + 5 fte inhuur Budget jaarlijks: 2,9 miljoen euro Kosten personeel: 2,0 miljoen euro Kosten hosting: 0,4 miljoen euro Kosten hardware: 0,2 miljoen euro Randvoorwaarden Geen (grote) verschillen in Template Instellingen stemmen onderling veel af Gelijk opgaan in extra functionaliteit In fase blijven lopen bij releases SISLink conferentie 18/19 juni

25 Omgevingen EXPC EV Productiestraat UvT HvA EXPC 2EV UvT Ontwikkelstraat Voorzien van volg2 + bundels UvA ULei RU EXPC TST S010 EV S020 EV EXPC 2ACC S010 2EV S030 EV S040 EV VLG S050 EV EXPC ACC S010 ACC S020 ACC EXPC 2ACC S010 2INR S030 ACC S040 ACC S050 ACC EXPC TMAS Geen WV s Alleen bug fixes Uitzonderingen S010 PR S010 INR S020 PR S020 INR EXPC 2MAS + BUN STU LTST WV s S020 2TST + HvA S030 INR Studielinkstraat S020 2TST + UvA S030 2TST + S040 INR Studielink aan Studielink uit Studielink aan S050 INR SISLink conferentie 18/19 juni

26 Voordelen PeopleSoft Campus Solutions Toekomstvaste architectuur en techniek Webapplicatie: draait overal Zeer goed doordacht ontwikkelplatform Enorm brede functionaliteit Standaard koppelmogelijkheden via webservices Volledig meertalig Geschikt voor niet-reguliere studenten Grote gebruikersgroep (>1000 instellingen wereldwijd) SISLink conferentie 18/19 juni

27 Lessons learned Koppel pakketaanschaf en -implementatie niet aan elkaar Begin bij het begin: de voorbereiding Zorg eerst voor een groep zeer goed opgeleide interne projectleden Vergewis je ervan dat je ervaren consultants hebt Standaardiseer je processen en inrichting Laat deelnemers aan elkaar en de samenwerking wennen Eerst nadenken, dan doen Live-gangen niet uitstellen, desnoods minder functionaliteit Maak veel gebruik van elkaars specialisten en kennis Samenwerken kost tijd, maar levert een beter product: Best practices Voldoende middelen voor aanpassingen SISLink conferentie 18/19 juni

28 Conclusie Project heeft lang geduurd, te lang Zouden we nu zeker anders aanpakken Maar we zouden wel weer hetzelfde pakket kiezen: Want we hebben nu de complete functionaliteit, Voldoende body voor beheer en doorontwikkeling, Een zeer goed doordacht en robuust ontwikkelplatform Interne architectuur die toekomstvast is Leverancier met voldoende mogelijkheden voor doorontwikkeling We hebben nu beschikbaar: CS-SaNS dat compleet is en nu snel te implementeren valt EC met voldoende capaciteit om het te beheren en te verbeteren SISLink conferentie 18/19 juni