Aanbieden van commercieel onderwijs met behulp van Program Enrollment & Events

Transcriptie

1 Aanbieden van commercieel onderwijs met behulp van Program Enrollment & Events Sprekers: Elmer Mackor Caja Sölvik 16 november 2016

2 Introduction Figures - Dutch roots, EMEA footprint, World outlook - Founded in Dedicated to PeopleSoft Campus Solutions - 10 employees, 5 associates, and growing - Over 200 projects in more than 11 countries

3

4 Wat is de academy? Na- en bijscholingsinstituut van Hogeschool Inholland voor de werkende professional Biedt opleidingen en maatwerk aan bedrijven, instellingen en individuele cursisten inschrijvingen per jaar 4

5 PeopleSoft CS project Het huidige administratieve pakket voldeed niet meer aan de eisen van deze tijd; nieuwe beloofde versie van de leverancier bleef uit. Omdat de hogeschool al PeopleSoft CS gebruikte werd dit al snel als optie gezien. Er moest wel aansluiting gevonden worden op het bedrijfsproces en de werking/structuur van het huidige administratieve pakket. Met hulp van CY2 kwam er een slimme oplossing door de combinatie van PE & Events. 5

6 Agenda 1 De basis architectuur 2 Andere aansluitende PeopleSoft CS onderdelen 3 Kijken door de ogen van de eindgebruikers

7 Aansluitend op bedrijfsproces 1. Definiëren cursusaanbod 11. Certificeren 2. Inrichten cursusaanbod 10. Voortgang registreren 3. Online inschrijven 9. Financiële mutaties verwerken 4. Online/achteraf betalen 8. Factureren 5. Bevestigen 7. Bevestigen start/annuleren 6. Toelaat baarheid vaststellen

8 Aanbieden van onderwijs Studiegids Vakken vastleggen Meerdere aanbiedingen mogelijk Program Enrollment Definieer opleidingen en attributen (prijs, niveau, online/achteraf betalen) Leg de vakken vast als academisch item type studiedeel Koppel de academische items type studiedeel aan opleidingen Campus Events Leg evenementen vast net zoals je dit met studieactiviteiten doet Koppel het evenement aan het academische item type studiedeel* Stel een start/eind datum in, locatie, periode* Publiceren De evenementen en PE data wordt via een Applicatie Engine proces verzameld (offer tabel)* De offertabel wordt gepubliceerd naar de website in XML formaat *maatwerk

9 Studiegids Vakken vastleggen Meerdere aanbiedingen mogelijk 1. Definiëren cursusaanbod

10 Studiegids Vakken vastleggen Meerdere aanbiedingen mogelijk 1. Definiëren cursusaanbod

11 Program Enrollment Definieer opleidingen en attributen (prijs, niveau, publiceren) Leg de vakken vast als academisch item type studiedeel Koppel de academische items type studiedeel aan opleidingen 1. Definiëren cursusaanbod

12 Program Enrollment Definieer opleidingen en attributen (prijs, niveau, publiceren) Leg de vakken vast als academisch item type studiedeel Koppel de academische items type studiedeel aan opleidingen 2. Inrichten cursusaanbod

13 Campus Events Leg evenementen vast net zoals je dit met studieactiviteiten doet Koppel het evenement aan het academische item type studiedeel* Stel een start/eind datum in, locatie, periode* 2. Inrichten cursusaanbod

14 Campus Events Leg evenementen vast net zoals je dit met studieactiviteiten doet Koppel het evenement aan het academische item type studiedeel* Stel een start/eind datum in, locatie, periode* 2. Inrichten cursusaanbod

15 Publiceren De evenementen en PE data wordt via een Applicatie Engine proces verzameld (offer tabel)* De offertabel wordt gepubliceerd naar de website in XML formaat 2. Inrichten cursusaanbod

16 Programma/plan setup NIET NODIG!

17 Website 3. Online inschrijven 4. Online/achteraf betalen

18 Website 3. Online inschrijven 4. Online/achteraf betalen

19 Website 3. Online inschrijven 4. Online/achteraf betalen

20 Website 3. Online inschrijven 4. Online/achteraf betalen

21 Inschrijven voor een opleiding Campus gemeenschap Fileparser proces registreert online inschrijvingen en student data vanuit de website Via search/match worden studentnummers aangemaakt of geüpdatet Transactie In een transactie ligt vast voor welk evenement de student staat ingeschreven plus aanvullende data (academisch item type vak/opleiding, betaald bedrag, datum, etc.)* Na het uitvoeren van de search/match wordt de transactie vastgelegd* Alle transacties liggen vast in een transactie tabel* Evenement inschrijving Dit is waar de daadwerkelijke inschrijving wordt vastgelegd Inschrijfstatus wordt hier ook vastgelegd* Nadat de transactie is vastgelegd vindt er automatisch een inschrijving op het evenement plaats* *maatwerk

22 Fileparser proces registreert online inschrijvingen en student data vanuit de website Via search/match worden studentnummers aangemaakt of geüpdatet Campus Communi ty Campus gemeenschap 3. Online inschrijven Fileparser importeert website data Staging proces wordt gebruikt om data vast te leggen Search/match proces Data wordt verwerkt in de transactietabellen

23 Transactie In een transactie ligt vast voor welk evenement de student staat ingeschreven plus aanvullende data (academisch item type vak/opleiding, betaald bedrag, datum, etc.)* Na het uitvoeren van de search/match wordt de transactie vastgelegd* Alle transacties liggen vast in een transactie tabel* 3. Online inschrijven

24 Evenement inschrijving Dit is waar de daadwerkelijke inschrijving wordt vastgelegd Inschrijfstatus wordt hier ook vastgelegd* Nadat de transactie is vastgelegd vindt er automatisch een inschrijving op het evenement plaats* 3. Online inschrijven

25 CS aanmeld proces NIET NODIG!

26 Agenda 1 De basis architectuur 2 Andere aansluitende PeopleSoft CS onderdelen 3 Kijken door de ogen van de eindgebruikers

27 Aansluitend op bedrijfsproces 1. Definiëren cursusaanbod 11. Certificeren 2. Inrichten cursusaanbod 10. Voortgang registreren 3. Online inschrijven 9. Financiële mutaties verwerken 4. Online/achteraf betalen 8. Factureren 5. Bevestigen 7. Bevestigen start/annuleren 6. Toelaat baarheid vaststellen

28 3C 5. Bevestigen 6. Toelaat baarheid vaststellen 7. Bevestigen start/annuleren 3C onderdelen zijn gekoppeld via een bestaande administratieve functie; NLBP. Deze functie bestaat uit een EMPLID en transaction-id Checklists worden gebruikt om toelaatbaarheid vast te stellen; grotendeels automatisch. Communicaties worden gebruikt voor het versturen van s (bevestiging, annulering) op basis van de checklist status. Commentaren worden gebruikt voor memo doeleinden en voor het verwerken van de opmerkingen uit het inschrijfformulier

29 3C 5. Bevestigen 6. Toelaat baarheid vaststellen 7. Bevestigen start/annuleren Transactie-ID

30 Rules engine 6. Toelaat baarheid vaststellen De inschrijfstatus op een evenement wordt geüpdatet via een rule. Op basis van de checklist status wordt de corresponderende inschrijfstatus bepaald. Er is een wachtlijst functie op basis van de evenement capaciteit. De rule monitort de wachtlijst status en update de inschrijving als er een plek vrij is. Het blijft mogelijk om de inschrijfstatus handmatig te bepalen

31 Student financials 8. Factureren 9. Financiële mutaties verwerken Betalingen worden gekoppeld aan de student via een combinatie van transactie-id en transactie omschrijving Termijnbetalingen zijn mogelijk. Facturen met specificaties worden automatisch verstuurd naar de student. Het is mogelijk om werkgevers te laten betalen

32 Student progress (APT) 10. Voortgang registreren 11. Certificeren Een APT binnen PE maakt het mogelijk om voortgang van de student te bewaken op basis van de PE boomstructuur. Als de student de definitieve inschrijfstatus heeft bereikt wordt er automatisch een APT aangemaakt. De APT is zodanig aangepast dat er geen programma/plan koppeling nodig is. Alle items die in de PE boomstructuur zijn vastgelegd worden op basis van de transactie informatie toegevoegd aan de APT. Alle voortgang wordt in één APT bijgehouden. Als een student in de toekomst een nieuwe opleiding volgt wordt deze automatisch toegevoegd in dezelfde APT

33 Student progress (APT) 10. Voortgang registreren 11. Certificeren

34 Student progress (APT) 10. Voortgang registreren 11. Certificeren

35 Cijfers en certificering 10. Voortgang registreren 11. Certificeren Cijfers worden ingevoerd via het administrative roster wat deel uitmaakt van PE Simpele setup op basis van cijferschaal en resultaattype. Cijfers zijn zichtbaar in de APT van de student. Er is een specifieke voortgang rule die bepaald of een opleiding behaald is of niet. De certificaten (XML rapporten) worden handmatig door de administratie gegenereerd. Certificaten worden niet binnen CS vastgelegd maar in een externe applicatie

36 Administrative roster 10. Voortgang registreren 11. Certificeren

37 Agenda 1 De basis architectuur 2 Andere aansluitende PeopleSoft CS onderdelen 3 Kijken door de ogen van de eindgebruikers

38 Workcenters

39 Workcenters

40 Workcenters

41 Gerelateerde inhoud

42 Behaalde winsten t.o.v. oude software Monitoren via workflow Automatische communicatie Studievoortgang Minder afhankelijk van leverancier 42

43 Conclusie Program Enrollment Campus Events

44 Vragen? 44

45 Elmer Mackor Consultant Enjoy sharing knowledge