secretariaat FOLO: Postbus 19924, 2500 CX Den Haag, tel

Transcriptie

1 ( mr.r.f.a.geldof) versiedatum: 9 oktober

2 INHOUDSOPGAVE 1. Algemeen Doel handleiding FOLO -ME Gebruikers FOLO -ME Direct aan de slag Inloggen Registreren FOLO PE nummer opvragen Wachtwoord vergeten De cursist Algemeen Raadpleging behaalde FOLO -PE punten Muteren van Mijn gegevens Cursist Het opleidingsinstituut Algemeen Wijzigen contactgegevens Instituut Wijzigen Mijn gegevens van een medewerker Instituut Toevoegen van opleidingen Het wijzigen van opleidingen FOLO -PE punten toewijzen Koppelen medewerker door Key-user De werkgever Algemeen Raadplegen gegevens cursisten Werkgever Wijzigen bedrijfsgegevens werkgever Mijn gegevens medewerker werkgever wijzigen Koppelen medewerker door Key-user Versiebeheer: Datum Aangepast door: Omschrijving Versie Rob Geldof Eerste opzet Rob Geldof Tweede opzet Paul Goud Tekstueel aangepast Rob Geldof Definitief Rob Geldof Tekstueel aangepast

3 1. Algemeen 1.1. Doel handleiding Het doel van deze handleiding is de gebruikers van FOLO -ME bekend te maken met de mogelijkheden van dit systeem. Het beschrijft de functionaliteiten van de gebruikers, die via zogenaamde rollen zijn toegekend. De handleiding is een eerste opzet van gebruikersdocumentatie en heeft het karakter van een groeidocument. Heeft U tips voor deze handleiding? Geef ze door aan de secretaris van de FOLOcommissie, mr. R.F.A. Geldof (tel ), dan worden ze verwerkt in de volgende versie van deze handleiding. De handleiding zal ook digitaal (in pdf) ter beschikking worden gesteld via een menu keuze in het FOLO -ME systeem FOLO -ME FOLO -ME is een online en webbased FOLO -PE register, waarin de centrale registratie en raadpleging plaatsvindt van gevolgde FOLO PE cursussen en behaalde FOLO -PE punten van diegenen die werkzaam zijn op het gebied van heffing en invordering van lokale belastingen en de uitvoering van de wet WOZ. In dit systeem worden fiscale cursussen geregistreerd van niet meer dan vijf dagdelen (15 contacturen), die worden gegeven door FOLO -erkende opleidingsinstituten. Het systeem is in opdracht van de vereniging BOGG (BelastingOverleg Grote Gemeenten) ontwikkeld en is mede gesponsord door de Waarderingskamer, de stuurgroep WOZ van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG), de Unie van Waterschappen en de Nederlandse Vereniging voor Gemeente-belastingen (NVvGB). Het idee is ontstaan nadat bleek dat de registratie van FOLO -PE punten en de uitgifte van certificaten en getuigschriften nogal wat administratieve rompslomp met zich mee brengen. Het BOGG heeft via convenanten met haar leden, met de Unie van Waterschappen en met de NVvGB afgesproken dat de aangesloten werkgevers hun fiscale medewerkers verplichten om over een periode van drie jaar negen FOLO -PE punten te behalen via een FOLO -geaccrediteerd instituut. Teneinde zowel registratie als raadpleging te vergemakkelijken is er gezocht naar een gebruiksvriendelijke en relatief goedkope mogelijkheid om via Internet interactief gegevens vast te leggen en te raadplegen. De accreditatie van opleidingsinstituten en de certificering van fiscale opleidingen worden uitgevoerd door bureau CPION te Rotterdam, tevens belast met de functie van Admin van het FOLO -ME systeem Gebruikers FOLO -ME Het FOLO -ME systeem is een gesloten, via internet te benaderen applicatie bestemd voor een viertal gebruikers: a. cursisten b. werkgevers lokale overheden c. erkende opleiders / aanbieders FOLO -PE cursus d. kwaliteitsbewaker CPION als Admin NB. Vanwege het specifieke karakter van de Admin zal deze rol in deze gebruikershandleiding niet aan de orde komen. De gebruikers kunnen door middel van een toegekende gebruikersnaam en wachtwoord aanloggen op de site van CPION ( onderdeel FOLO en daarmee beschikken o.a. over de volgende functies: Cursisten: raadplegen van de over hun persoon ingevoerde basisgegevens, zoals naam/adres/woonplaats(naw)gegevens, gevolgde cursussen en behaalde FOLO -PE punten) en daarnaast invoeren en indien nodig wijzigen van eigen contactgegevens. Verder kan online een verzamelcertificaat geprint worden. 3

4 Werkgevers: raadplegen van de over hun medewerkers geregistreerde cursusgegevens, gevolgde cursussen, aantal behaalde FOLO -PE punten en zonodig online muteren van eigen contactgegevens; Opleidingsinstituten: invoeren van de door een cursist bij hun instituut gevolgde FOLO PE cursus(sen), met datum certificaat en behaalde FOLO -PE punt(en) en vastleggen en zonodig muteren van cursusgegevens en eigen contactgegevens; CPION: beheren applicatie van het FOLO -ME systeem (administrator en hosting) en met name de procesmonitoring van de invoer van cursistengegevens en het opvoeren en onderhouden van NAW-gegevens van FOLO -geaccrediteerde opleidingsinstituten en van werkgevers. 2. Direct aan de slag 2.1. Inloggen De allereerste keer dat u gebruik maakt van FOLO -ME dient u zich te registreren in het FOLO - ME systeem. Open hiervoor de Internet Explorer en ga naar de site van CPION ( Klik daarna op het icoon FOLO-ME, waarmee het aanlogscherm (fig.1) wordt geopend. fig. 1 Onderaan het aanlogscherm staan een drietal opties: 1. Registreren 2. FOLO -PE nummer opvragen 3. Wachtwoord vergeten Hierna zal per optie de werking hiervan worden besproken. 4

5 2.2. Registreren Bij de eerste keer aanmelden als cursist of als medewerker van een FOLO -geaccrediteerd opleidingsinstituut of als medewerker van een werkgever moet U eerst geregistreerd worden. Klik op registreren dan verschijnt het registratiescherm van FOLO -ME (fig. 2). fig. 2 Bij aanlognaam kunt u éénmalig een naam invoeren. Dit kan de achternaam zijn of een andere (verzonnen) naam. LET OP: Nadien wijzigen is niet meer mogelijk. De velden met een rood sterretje (*) zijn verplichte velden. Het adres is van belang bij het berichtenverkeer bijv. bij de registratie van gegevens of bij de functie wachtwoord vergeten etc. LET OP: alle berichten worden naar dit adres verzonden en moeten na ontvangst direct via bevestigd worden. Het veld werkgever is voor de cursist van belang in verband met de koppeling met en raadpleging door de werkgever van de behaalde FOLO -PE punten. Uitsluitend uw werkgever kan uw gevolgde cursussen en behaalde FOLO -PE punten raadplegen. Verder kunt u in dit scherm een wachtwoord opgeven. Dit wachtwoord kan alfa/numeriek zijn en is hoofdletter gevoelig. Klik op aanmelden om uw registratie te bevestigen. Hierna ontvangt u een bericht van de Admin (zie hieronder), waarin verzocht wordt om het bericht te bevestigen.na bevestiging verschijnt automatisch het aanlogscherm (fig.1) en vult u uw aanlognaam en wachtwoord in. Zie verder onder paragraaf 3. De cursist. Het bericht is bedoeld voor p.paaltjens@hotmail.com activeer door de volgende link : Uw Folo-PE nummer : Uw gebruikersnaam: Paaltjens Uw wachtwoord is: paaltjens01 5

6 2.3. FOLO PE nummer opvragen Als u ten behoeve van het opleidingsinstituut uw FOLO -PE nummer nodig heeft, dan kunt u dat o.a. via deze functie opvragen. Klik op FOLO -PE nummer opvragen. Er verschijnt dan een scherm Opvragen FOLO -PE nummer (fig. 3), waar u uw eerder opgegeven en geregistreerde e- mailadres moet intoetsen. Geef hierna bevestigen en uw FOLO -PE nummer wordt naar dat e- mailadres verstuurd. fig Wachtwoord vergeten Als u uw wachtwoord hebt vergeten klik dan op wachtwoord vergeten. Er verschijnt dan een scherm wachtwoord vergeten (fig. 4), waarin u uw FOLO -PE nummer moet intoetsen. Geef hierna bevestigen en het nieuwe wachtwoord wordt naar uw eerder opgegeven en geregistreerde adres gezonden. LET OP: de die u ontvangt moet binnen 12 uur bevestigd worden, anders vervalt het wachtwoord. fig

7 3. De cursist 3.1 Algemeen. Het FOLO -ME systeem bevat gebruikers (personen), te onderscheiden in cursisten en in medewerkers van zowel opleidingsinstituten als werkgevers. Iedere gebruiker dient zich vóóraf aan te melden bij FOLO -ME om gegevens te kunnen raadplegen danwel te muteren. Bij iedere aanmelding wordt door het systeem aan een gebruiker een uniek FOLO -PE nummer toegekend. Bij inschrijving op een PE-cursus moet door een cursist dit FOLO -PE nummer bij het opleidingsinstituut worden opgegeven, zodat opleidingsinstituten op basis hiervan de behaalde FOLO -PE punten kunnen toekennen. U wordt als cursist aangemerkt als u werkzaam bent bij een lokale overheid (gemeente of waterschap) en een FOLO PE cursus volgt van maximaal 15 contacturen bij een door FOLO geaccrediteerd instituut. Voor ieder dagdeel van drie uur of seminar kan één FOLO -PE punt worden behaald. 3.2 Raadpleging behaalde FOLO -PE punten. Na registratie als cursist (zie onder 2.1) komt u via het inlogscherm FOLO -ME rechtstreeks in het scherm met behaalde FOLO -PE punten. Dit scherm is als verzamelcertificaat via de functie printscreen in de Internet Explorer af te drukken (zie fig. 5). Op dit scherm is tevens het FOLO -PE nummer te vinden, welk nummmer ook bij het opleidingsinstituut bekend moet zijn. fig

8 De opleiding kan via aanklikken van de naam gedetailleerd weergegeven worden (zie fig.6). fig Muteren van Mijn gegevens Cursist. Via de optie Mijn gegevens (fig.7) kunt U uw contact- en/of persoonsgegevens of uw wachtwoord wijzigen. Nadat de gegevens ingevoerd zijn, kunt U via de knop wijzigen de mutaties definitief maken. fig

9 4. Het opleidingsinstituut 4.1. Algemeen. Het opleidingsinstituut betreft een FOLO -geaccrediteerd instituut, dat bevoegd is om FOLO -PE punten toe te kennen aan korte opleidingen met ten hoogste 15 contacturen. De Admin registreert op verzoek van het instituut een zogenaamde Key-user. Dit is een medewerker met bijzondere rechten. De Key-user heeft de bevoegdheid andere medewerkers / collega s van het instituut (mede) te machtigen de door een cursist bij hun instituut gevolgde FOLO -PE cursus(sen), met datum certificaat en behaalde FOLO -PE punt(en) vast te leggen en zonodig de cursusgegevens en de eigen contactgegevens te muteren. Een medewerker van een instituut dient zich vooraf aan te melden bij FOLO -ME om cursusgegevens te kunnen invoeren, te raadplegen dan wel te muteren. Aanmelding geschiedt via de registratieprocedure, zoals beschreven onder paragraaf 2.1. Eenmaal aangemeld kan de medewerker de contactgegevens wijzigen, cursussen opvoeren en FOLO -PE punten toekennen Wijzigen contactgegevens Instituut Direct na aanloggen als een medewerker van een instituut komt u in het scherm instituutgegevens (fig.7). In dit scherm kunnen uitsluitend de contactgegevens gewijzigd worden. LET OP! De NAW-gegevens van het instituut kunnen alleen gewijzigd worden door de Admin. Verder staan hier de naam en contactgegevens van de medewerkers van het instituut (vaak een opleidingscoördinator) vermeld. fig

10 4.3. Wijzigen Mijn gegevens van een medewerker Instituut Via het scherm Mijn gegevens (fig. 8) kunnen de persoonsgegevens van de medewerker van het instituut gewijzigd worden. Verder is het ook mogelijk om hier het wachtwoord te wijzigen. fig Toevoegen van opleidingen Via het menu Opleidingen kan een instituutsmedewerker FOLO -PE cursussen toevoegen van maximaal 15 contacturen en kunnen daaraan FOLO -PE punten worden toegekend (fig.9). Het toevoegen van een opleiding verloopt als volgt: Vermeld de cursusnaam in het veld opleiding. LET OP! De cursusnaam moet uniek zijn en moet gevolgd worden door een jaartal. Bijv. Opfriscursus Invordering In het veld Omschrijving kan een korte samenvatting gegeven worden van de cursus. Tenslotte kan het aantal FOLO -PE punten (maximaal 5 punten) worden ingevoerd. Als alle gegevens juist zijn ingevoerd, worden via de knop toevoegen de cursusgegevens in de database opgeslagen. fig

11 4.5. Het wijzigen van opleidingen. Het wijzigen van opleidingsgegevens gaat als volgt. Selecteer een cursus onder het kopje opleiding. Er verschijnt dan een scherm wijzigen opleiding (zie fig.10). De opleiding, omschrijving en aantal PE-punten kunnen hierna gewijzigd worden. Via de knop wijzigen worden de gewijzigde gegevens in de database opgeslagen. fig FOLO -PE punten toewijzen Na afloop van de cursus en het behalen van het certificaat worden de FOLO -PE punten door een medewerker van het opleidingsinstituut via het menu FOLO PE-punten toewijzen in het systeem ingevoerd (zie fig.11). LET OP: De cursus moet zijn ingevoerd (zie 4.4. toevoegen / wijzigen opleidingen), anders kunnen er géén FOLO -PE punten worden toegekend. Een tweede voorwaarde is dat de cursist zich vooraf in het FOLO - ME systeem heeft aangemeld en beschikt over een FOLO -PE nummer. fig

12 Via het menu FOLO -PE punten toewijzen, kunnen in het (tussen)scherm Punten toewijzen (zie fig.11) FOLO -PE punten ingevoerd worden. Hiervoor moet eerst een cursus geselecteerd worden en moet een certificaatdatum (standaard de huidige datum) ingevoerd worden. Via de knop kies komt u op een nieuw invoerscherm Punten toewijzen (zie fig.12), waarna de FOLO - PE punten ingevoerd kunnen worden. fig. 12 Via dit scherm kunnen op basis van een FOLO -PE nummer de behaalde FOLO -PE punten ingevoerd worden. In principe hoeft alleen het FOLO -PE nummer (vijf posities) ingevoerd te worden. Het aantal PE-punten is al een gegeven. Na het geven van Akkoord verschijnt een tussenscherm (zie fig.13), waarop de behaalde FOLO -PE punten en de naam van de bijbehorende cursist ter controle zichtbaar zijn gemaakt. In geval van foutieve invoer kunnen de ingevoerde gegevens gewijzigd dan wel verwijderd worden. Indien alle gegevens zijn gevalideerd kan door de keuze definitief maken de invoer definitief gemaakt worden. De gegevens kunnen dan niet meer gewijzigd worden. Vanaf dit moment zijn de gegevens voor de cursist en de werkgever zichtbaar in het systeem. fig

13 4.7. Koppelen medewerker door Key-user Ieder opleidingsinstituut moet een zogenaamde Key-user aanwijzen. Dat is een instituutsmedewerker bijv. een opleidinscoördinator, die de bevoegdheid heeft om een collega te autoriseren (te koppelen) om opleidingen toe te voegen en FOLO -PE punten toe te kennen. Verder kan de Key-user uiteraard instituutsmedewerkers weer verwijderen. (zie 4.1) LET OP! De ADMIN brengt op verzoek de Key-user aan. Hoe gaat het koppelen van een instituutsmedewerker in zijn werk? Allereerst dient de beoogde medewerker zich via de gebruikelijke methode aan te melden bij FOLO -ME. Daarna kan via de bevestigings van de Admin (zie hieronder fig.14) het FOLO -PE nummer worden verkregen. Dit nummer is nodig voor registratie als medewerker van een opleidingsinstituut. Het bericht is bedoeld voor activeer door de volgende link : Uw Folo-PE nummer : Uw gebruikersnaam: Paaltjens Uw wachtwoord is: paaltjens01 (fig.14) Vervolgens meldt de Key-user zich aan en kiest deze de menuoptie koppelen medewerker. Hierna verschijnt het scherm koppelen medewerker (fig.15) en kan het FOLO PE nummer van de medewerker ingevoerd worden. Door de knop koppelen aan te klikken, wordt de medewerker aan het desbetreffende opleidingsinstituut gekoppeld en kan daardoor beheershandelingen verrichten. De Key-user kan door middel van verwijderen de opgevoerde medewerker weer eenvoudig ontkoppelen. fig

14 5. De werkgever 5.1. Algemeen De werkgever betreft een lokale overheid (gemeente of waterschap), waarvan de fiscale medewerkers voor het behalen van FOLO -PE punten PE cursussen volgen bij een FOLO geaccrediteerd instituut. Via het FOLO -ME systeem is de werkgever in staat om van zijn fiscale medewerkers de gevolgde PE-cursussen en de behaalde FOLO -PE-punten te monitoren. Dat kan van belang zijn bij functionerings- / beoordelingsgesprekken of in het kader van loopbaanbeleid. Iedere werkgever heeft een zogenaamde Key-user. Doorgaans zal dat een leidinggevende van een belastingeenheid zijn of een medewerker van de personeelsafdeling. Deze heeft de bevoegdheid om één of meer collega s / medewerkers te autoriseren (te koppelen). Verder kan de Key-user uiteraard instituutsmedewerkers weer verwijderen. (zie 4.1) Een medewerker/collega van een werkgever dient zich vooraf aan te melden bij FOLO -ME om cursistengegevens te kunnen raadplegen een de contactgegevens te muteren. Aanmelding geschiedt via de registratieprocedure, zoals beschreven onder paragraaf 2.1. Eenmaal aangemeld dan kan de medewerker de contactgegevens wijzigen en de cursusgegevens van de eigen medewerkers raadplegen Raadplegen gegevens cursisten Werkgever Direct na aanloggen als een medewerker van een werkgever komt u in het scherm overzicht cursisten (fig.16). In dit scherm kunt U uitsluitend de cursusgegevens van de eigen fiscale medewerkers over het lopende jaar en de voorafgaande drie jaren raadplegen. Via het intoetsen van de naam van de cursist en het klikken op de knop naam kunt u naar een fiscale medewerker zoeken. Vervolgens is een verdere detaillering naar cursusinformatie mogelijk. fig

15 Door met de cursor op een naam van een cursist te gaan staan en na het geven van enter worden de cursusgegevens van de fiscale medewerker gedetailleerd weergegeven (zie fig.17). fig Wijzigen bedrijfsgegevens werkgever Bij keuze van de menuoptie Bedrijfsgegevens kunnen de contactgegevens van een werkgever gewijzigd worden. Na aanklikken van Bedrijfsgegevens komt u in het desbetreffende scherm (zie fig.18) terecht. In dit scherm kunnen uitsluitend de contactgegevens (telefoonnummer, en website) van de werkgever gewijzigd worden. LET OP! De naam en adresgegevens van de werkgever kunnen alleen gewijzigd worden door de Admin. Verder staan hier de namen van de medewerkers van de werkgever vermeld. fig

16 5.4. Mijn gegevens medewerker werkgever wijzigen Via het scherm Mijn gegevens (fig.19) kunnen de contactgegevens van de medewerker gewijzigd worden. Verder is het ook mogelijk om hier het wachtwoord te wijzigen. fig Koppelen medewerker door Key-user Iedere werkgever dient een zogenaamde Key-user aan te wijzen. Dat is een medewerker die de bevoegdheid heeft om een collega te autoriseren om opleidingen van eigen cursisten en behaalde FOLO -PE te raadplegen en contactgegevens te wijzigen. Verder kan de Key-user medewerkers verwijderen c.q. ontkoppelen. LET OP! De ADMIN brengt op verzoek de Key-user aan. Hoe gaat het koppelen van een medewerker in zijn werk? Allereerst dient de beoogde collega zich via de gebruikelijke methode aan te melden bij FOLO -ME. Daarna kan via de bevestigingsmail van de Admin (zie hieronder fig.20) het FOLO -PE nummer worden verkregen. Dit nummer is nodig voor registratie als medewerker van een werkgever. Het bericht is bedoeld voor activeer door de volgende link : Uw Folo-PE nummer : Uw gebruikersnaam: Paaltjens Uw wachtwoord is: paaltjens01 (fig.20) Vervolgens meldt de Key-user zich als medewerker aan en kiest deze de menuoptie koppelen medewerker. Hierna verschijnt het scherm koppelen medewerker (fig.21) en kan het FOLO PE nummer van de medewerker ingevoerd worden. Door de knop koppelen aan te klikken, wordt de medewerker aan de desbetreffende werkgever gekoppeld en kan daardoor beheershandelingen verrichten. De Key-user kan door middel van de knop verwijderen de opgevoerde medewerker weer eenvoudig ontkoppelen. 16

17 fig