Handleiding voor het lezen van processen

Transcriptie

1 Handleiding voor het lezen van processen Algemeen... 2 Gebruikte objecten in een processchema (EPC)... 2 arissen en Organisaties... 2 Trigger... 3 Processtappen... 3 Connectoren... 4 Einde Proces... 4 Voorbeeld van een proces... 5 Onderliggend model (FAD)... 6 Gebruikte objecten in een FAD... 6 Voorbeeld van een FAD... 7 Voorbeeld van een FAD in een proceshandboek... 7 Pagina 1 van 7

2 Algemeen Om de processen beter te volgen en te begrijpen is deze handleiding gemaakt. Een proces begint met een aanleiding (trigger) en wordt gevolgd met een systematische serie van acties die erop gericht is een bepaald doel te bereiken. Om een proces schematisch uit te beelden worden verschillende objecten gebruikt. Deze objecten worden gebruikt in twee verschillende modellen. Een processchema en een onderliggend model die een activiteit met uitgebreide informatie verrijkt. Het processchema heeft zwembanen, die per betrokkene de uit te voeren activiteiten weergeeft. De gebruikte objecten van beide modellen zullen worden toegelicht, gevolgd door een voorbeeld. De processen worden aangeleverd in een handboek en gepubliceerd in Aris Publisher (dit zal snel beschikbaar zijn). Gebruikte objecten in een processchema (EPC) arissen en Organisaties Boven in een model worden horizontaal de functies en organisaties weergegeven. De volgende objecten worden hiervoor gebruikt: Organizational unit Organizational unit Organisatie of een onderdeel hiervan (afdeling, domein) of een externe organisatie (drukkerij). Position Group Position Group Positie wordt toegewezen aan medewerkers. Manier om op het laagste niveau rechten en verantwoordelijkheden toe te wijzen. Bijvoorbeeld: een medewerker onderwijsadministratie. Staat voor een groep medewerkers die samenwerken. Bijvoorbeeld: een examencommissie. Pagina 2 van 7

3 Trigger Elk proces begint met één of meerdere triggers. Een trigger is een gebeurtenis die een proces in werking zet. Een trigger kan bijvoorbeeld het volgende zijn: - periodieke controle - ontvangen brief - ontvangen aanvraag - een ander proces - adreswijziging - etc. Een losse trigger wordt altijd aangegeven in een Event Een trigger kan ook uit een ander proces komen. Deze trigger wordt aangegeven met een Procesinterface en een Event. Een Event na een procesinterface beschrijft altijd de laatste gebeurtenis van de bovenliggende Proces interface. Probleem, verzoek, wens of vraag over SIS Vaststellen inrichting onderwijsaanbod Onderwijs aanbod is vastgesteld en worden Processtappen Per Position wordt een activiteit weergegeven in een. Als er meerdere activiteiten per Position worden uitgevoerd worden deze geclusterd in één totdat er overdracht plaatsvindt naar een andere Position. Hierop zijn een aantal uitzonderingen: - twee s kunnen elkaar volgen als er twee transacties uitgevoerd moeten worden in SIS. - Meerdere Fuctions kunnen achterelkaar zonder overdracht volgen als er een keuze gemaakt moet worden. Hier staan dan wel Events tussen geplaatst Geeft processen en activiteiten weer. Een function voegt waarde toe aan de organisatie, maar kost tijd en resources. Event Event Een event geeft de status van een proces weer. Een event triggert een function en geeft tevens het resultaat weer van een function. Pagina 3 van 7

4 Connectoren Een en een Event worden aan elkaar verbonden door lijnen. Als een verwijst naar meerdere Events of andersom wordt er een Operator gebruikt. Operator XOR operator. Geeft aan dat het proces opsplitst in twee of meer paden waarvan er slecht een gevolgd kan worden. Operator Operator AND operator. Geeft aan dat het proces opsplitst in twee of meer paden welke allemaal parallel gevolgd dienen te worden. OR operator. Geeft aan dat het proces opsplitst in twee of meer paden waarbij het mogelijk is om er een te volgen, maar ook om er meerdere te volgen. Einde Proces Een proces eindigt altijd met een Event en eventueel met een doorverwijzing naar een ander proces, Proces Interface. Deze Proces Interface met het laatste Event wordt altijd gebruikt in het proces waar naar verwezen wordt. Onderwijs aanbod is vastgesteld en worden Pagina 4 van 7

5 Voorbeeld van een proces Elk proces heeft een begin (trigger) en een eind (resultaat), deze gebeurtenissen worden in ARIS vastgelegd met het object event. Tussen het begin en het einde worden met acties ( function ) de processtappen weergegeven. Voor het beschrijven van de processen wordt een EPC-column display (Event-driven Process Chain) gebruikt. Gebeurtenissen zetten activiteiten in werking en zijn daarnaast ook het resultaat van activiteiten. Tussentijds worden gebeurtenissen gebruikt om de status tijdens het proces te verduidelijken. De column display geeft aan dat het een EPC is met zwembanen. Voor elke betrokkene (position) wordt een afzonderlijke baan (lane) gecreëerd. In de eerste kolom staat geen uitvoerende functionaris vermeld omdat triggers vanuit een ander proces door verschillende functionarissen kan worden uitgevoerd. Horizontaal worden de uitvoerende functionarissen vermeld. Onderwijsmanager Examencommissie Specialist SIS 1 Technische controle goed Studie(advie s) vereisten technisch goed ingevoerd Aanmaken/ aanpassen Inschrijvingsvereist en Inschrijvingsver eisten zijn ingevoerd De triggers voor het ingang zetten van de eerste activiteit komen uit de processen invoeren/wijzigen, invoeren/ wijzigen vereisten en aanmaken/aanpassen inschrijvingsvereisten. De reden staat eronder vermeld in de event. Deze connector zorgt ervoor dat de activiteit door meerdere events (gebeurtenissen) in werking wordt gezet. Deze connector geeft een keuze aan. Één van de drie paden zal gekozen worden Beoordelen ingevoerde vereisten Hier begint de eerste activiteit. inhoudelijk niet goed ingevoerd inhoudelijk niet goed ingevoerd inschrijvingsver eisten niet goed ingevoerd goed ingevoerd Hier wordt aangegeven dat de activiteit is uitgevoerd. Het proces gaat door Aanmaken/ naar aanpassen een activiteit die Inschrijvingsvereist wordt uitgevoerd en door een volgende functionaris. Accorderen ingevoerde en paraferen lijst Bericht ontvangen over goede invoer vereisten Dit is een and operator. Het proces zal drie paden volgen. Studiedelen en definitief gemeld Niet accoord met ingevoerde Het definitief melden van de invoer van Geparafeerde en lijsten vereisten zetten het volgende ontvangen proces in werking. Roosteren studieactiviteiten Archiveren geparafeerde lijsten met Geparafeerde lijsten met gearchiveerd Pagina 5 van 7

6 Onderliggend model (FAD) Behalve de processtructuur is ook andere informatie belangrijk. Zo is het belangrijk om vast te leggen welke gegevens nodig zijn voor (of ontstaan tijdens) het uitvoeren van een activiteit. Ook is het belangrijk vast te leggen welke IT-systemen worden gebruikt. Om een EPC zo eenvoudig mogelijk te houden, wordt deze informatie buiten de EPC gehouden en per activiteit bijgehouden in een FAD ( Allocation Diagram). In een proceshandboek zie je een FAD niet in procesvorm, maar in een tabelvorm. Dit model kan gevonden worden door op een assignment gekoppeld aan een te klikken. Deze assignment is rechtsonder geplaatst. Aanmaken of aanpassen instellingsbrede groepen Wanneer een assignement onder een activiteit staat kan doorgeklikt worden naar een FAD. Gebruikte objecten in een FAD Geeft processen en activiteiten weer. Een function voegt waarde toe aan de organisatie maar kost tijd en resources. Information Carrier Information Carrier Application system type Screen File Document Application system type Screen Dit objecttype wordt gebruikt om documenten te modelleren. Dit zijn digitale documenten. Een file is een document dat gebruikt wordt als input/output tussen processtappen of IT-systemen. Het document is niet bestemd voor een eindgebruiker. Dit objecttype wordt gebruikt om documenten te modelleren. Dit kunnen digitale of fysieke documenten zijn. Het wordt gebruikt om documenten bedoeld voor eindgebruikers te modelleren. Een Applicatie Systeem Types is een groep afzonderlijke applicatiesystemen met dezelfde technische eigenschappen. Het representeert de applicatie op technisch/logisch-level. Een interface tussen de gebruiker en de Application System Type. Een screen representeert de visuele procedure voor de input en output van data die door een Application System Type wordt gebruikt. Pagina 6 van 7

7 Voorbeeld van een FAD Dit zijn documenten of s die binnenkomen en worden gebruikt voor het uitvoeren van deze activiteit. Goedgekeurd voorstel wijziging studentengroepen Verzoek aanmaak studentengroep en (ont)koppeling... Dit zijn documenten of e- mails die door het uitvoeren van deze activiteit voortvloeien en gebruikt worden voor een volgende activiteit. Het kan ook zijn dat het oorspronkelijke document wordt doorgegeven. Onderwijsaanbod worden op basis... Aanvraag gebruiker Onderwijsaanbod worden op basis... Handleiding inrichtingskeuze nieuw studiejaar Aanmaken / aanpassen / verwijderen studentengroep Lijst met studenten die gekoppeld moeten worden... Bij studentengroep adviesgroep in tabel Entiteitgroep aangemaakt Vereistengroep inschrijving aangemaakt SiS Groepen > Nieuwe groep Dit is een screen. Aan een screen is een SIS transactie gekoppeld. Deze code is te lezen in de Aris Publisher en zorgt ervoor dat je via een link in het juiste scherm komt en deze activiteit kunt uitvoeren. De link zal ook aan een function worden gekoppeld. Voorbeeld van een FAD in een proceshandboek Processtap Input Output Uitvoerend Applicatie / SIS scherm 4 Aanmaken / aanpassen / verwijderen studentengroep Goedgekeurd voorstel wijziging studentengroepen Verzoek aanmaak studentengroep en (ont)koppeling studenten Onderwijsaanbod kan ingevoerd worden op basis van concept OER Onderwijsaanbod kan ingevoerd worden op basis van definitieve OER Handleiding inrichtingskeuze nieuw studiejaar Entiteitgroep aangemaakt Vereistengroep inschrijving aangemaakt Aanvraag gebruiker Lijst met studenten die gekoppeld moeten worden aan een studentengroep Bij studentengroep adviesgroep in tabel Medewerker onderwijsadministrat ie Medewerker diplomeren Specialist SIS Medewerker cijferadministratie Applicatie SiS transactie Groepen > Nieuwe groep Pagina 7 van 7