Afstudeer workflow met Evaluation Management en Graduation tracking. Diemen DEUG november 2016

Transcriptie

1 Afstudeer workflow met Evaluation Management en Graduation tracking Diemen DEUG november

2 Over ons Niels Oost Functioneel applicatiebeheer PSSV Ioana Sabau Proces en Relatie Management CSA Hogeschool Inholland 2

3 1. Inholland introductie 2. Business case 3. Analyse 4. Ontwerp 5. Demo in Campus Solutions 3

4 Inholland Studenten: Bachelor: Master: 320 Medewerkers: 1794 FTE 1089 FTE OP 705 FTE OOP Oracle: PeopleSoft CS tools 8.54 Technisch applicatiebeheer 1 FTE Functioneel applicatiebeheer SA 2 FTE Functioneel applicatiebeheer studievolg 3 FTE Projectondersteuning door CY2 4

5 Inholland locaties Alkmaar Amsterdam Amstelveen Delft Den Haag Diemen Groningen Haarlem Rotterdam Dordrecht 5

6 Business Case 1/2 Verminderen Excel gebruik. Single source of truth. Bekostiging maximaliseren Minimaliseren privacy risico s. 6

7 Business Case 2/2 24/7 status info geven aan studenten en medewerkers. Verminderen complexiteit van het bedrijfsproces. Hyperion Interactive Reporting moest vervangen worden. Automatiseren van verschillende handmatige controles. 7

8 Vereisten Studenten hoeven geen aanvraag in te dienen tot afstuderen, voortgang van de student is de trigger. Samenwerking in commissies. Minimaal goedkeuring van 2 examencommissie leden Gebruiksvriendelijke schermen voor leden van de examencommissies. Geen Excel sheets meer. Track & Trace getuigschriften 8

9 Analyse Bedrijfsproces ondersteuning: Student Records Graduation tracking Checklists + comments Evaluation Management Service Requests Organisatorische veranderingen: nieuwe actieve gebruikers in CS Andere rol voor de service organisatie: van uitvoer naar monitoring 9

10 Technische analyse Printen Runcontrol pagina Query & BI publisher Automatisering workflow & controles 1. Rules Engine 2. Application Engine 10

11 Vorige Bedrijfsproces Interactive Reporting Campus Solutions Interactive Reporting Dutch Education Authority Dutch Education Authority 11

12 Nieuwe Procesontwerp 12

13 Procesoverzicht Query 240 ECTS Evaluation Management: Opleiding Evaluation Management: Studenten Administratie 1. Afstudeer commissie 2. Voorbereider Examencommissie 3. Examencommissie Goedkeuring examencommissie en studentenadministratie Aanmaken getuigschriften Graduation tracking: service organisatie Automatisch COMP registreren en graad naar DUO versturen 13

14 Procesoverzicht Query 240 ECTS Evaluation Management: Opleiding Evaluation Management: Studenten Administratie 1. Afstudeer commissie 2. Voorbereider Examencommissie 3. Examencommissie Goedkeuring examencommissie en studentenadministratie Aanmaken getuigschriften Graduation tracking: service organisatie Automatisch COMP registreren en graad naar DUO versturen 14

15 15

16 16

17 17

18 18

19 19

20 20

21 21

22 Procesoverzicht Query 240 ECTS Evaluation Management: Opleiding Evaluation Management: Studenten Administratie 1. Afstudeer commissie 2. Voorbereider Examencommissie 3. Examencommissie Goedkeuring examencommissie en studentenadministratie Aanmaken getuigschriften Graduation tracking: service organisatie Automatisch COMP registreren en graad naar DUO versturen 22

23 De voorbereider van de examencommissie logt in 23

24 24

25 25

26 Op getuigschrifte kan een predicaat komen: met genoegen of cum laude Het systeem berekent automatisch of een student hiervoor in aanmerking komt Hiertoe maken we gebruik van de rules engine 26

27 27

28 Procesoverzicht Query 240 ECTS Evaluation Management: Opleiding Evaluation Management: Studenten Administratie 1. Afstudeer commissie 2. Voorbereider Examencommissie 3. Examencommissie Goedkeuring examencommissie en studentenadministratie Aanmaken getuigschriften Graduation tracking: service organisatie Automatisch COMP registreren en graad naar DUO versturen 28

29 Nu loggen we in als lid van de examencommissie 29

30 30

31 Related actions: 31

32 (Step 3) 32

33 Tbv de accountantscontrole wordt een auditrecord gevuld met wie waarvoor wanneer akkoord heeft gegeven 33

34 Procesoverzicht Query 240 ECTS Evaluation Management: Opleiding Evaluation Management: Studenten Administratie 1. Afstudeer commissie 2. Voorbereider Examencommissie 3. Examencommissie Goedkeuring examencommissie en studentenadministratie Aanmaken getuigschriften Graduation tracking: service organisatie Automatisch COMP registreren en graad naar DUO versturen 34

35 35

36 Meeste controles worden uitgevoerd door Rules Engines. Herberekening elke nacht en bij accorderen door de examencommissie. CSA kijkt na of kopie prop in archief 36

37 37

38 38

39 39

40 40

41 41

42 Als de examencommissie al akkoord is Wordt hierbij gelijk het AutoCOMP proces gestart, anders start dit bij accorderen door examencommissie 42

43 Self Service studenten De student kan het proces volgen en controleren of zijn sciptietitel correct is 43

44 De examencommissies zijn door middel van CAF velden gekoppeld aan de studieprogramma s 44

45 45

46 Procesoverzicht Query 240 ECTS Evaluation Management: Opleiding Evaluation Management: Studenten Administratie 1. Afstudeer commissie 2. Voorbereider Examencommissie 3. Examencommissie Goedkeuring examencommissie en studentenadministratie Aanmaken getuigschriften Graduation tracking: service organisatie Automatisch COMP registreren en graad naar DUO versturen 46

47 Lijst van studenten waarvoor akkoord is voor het maken van de getuigschriften 47

48 Geautoriseerde gebruikers kunnen via het dashboard diplomeren de getuigschriften maken 48

49 Run control waar met behulp van population selection getuigschriften, cijferlijsten en diplomasupplementen gemaakt worden 49

50 50

51 Test 3. Supplement Test Test 1. Getuigschrift 2. Cijferlijst 51

52 Procesoverzicht Query 240 ECTS Evaluation Management: Opleiding Evaluation Management: Studenten Administratie 1. Afstudeer commissie 2. Voorbereider Examencommissie 3. Examencommissie Goedkeuring examencommissie en studentenadministratie Aanmaken getuigschriften Graduation tracking: service organisatie Automatisch COMP registreren en graad naar DUO versturen 52

53 Track & Trace getuigschriften 53

54 Graduation tracking 54

55 55

56 De volledige afstudeerworkflow is nu voltooid Query 240 ECTS Evaluation Management: Opleiding Evaluation Management: Studenten Administratie 1. Afstudeer commissie 2. Voorbereider Examencommissie 3. Examencommissie Goedkeuring examencommissie en studentenadministratie Aanmaken getuigschriften Graduation tracking: service organisatie Automatisch COMP registreren en graad naar DUO versturen 56

57 Vragen??? 57

58