Implementeren Progress.NET in 4 maanden

Transcriptie

1 Welkom 1 6/24/2009

2 Implementeren Progress.NET in 4 maanden Ritske Tjallingii Jan Batteram Stenden hogeschool UOCGMarket BV

3 3 6/24/2009

4 Begin met datgene te doen wat noodzakelijk is, vervolgens wat mogelijk is en plotseling doe je het onmogelijke (Franciscus van Assisi) 4 6/24/2009

5 De drie uitdagingen 1. Vervanging HIAS/HSA 2. Implementeren binnen vier maanden 3. Koppeling met de andere systemen

6 UOCGMarket BV Ondersteunt onderwijsinstellingen om de kwaliteit van het onderwijs en de ondersteuning op het onderwijs te verbeteren. Gelieerd aan de Rijksuniversiteit Groningen Uitvoer werkzaamheden door het instituut Universitair Onderwijscentrum Groningen (UOCG)

7 Opvolger van huidige Progress Geïntegreerde Inschrijf- en Volgfunctionaliteit Volledig opnieuw ontwikkeld Rechtstreeks gekoppeld aan Studielink Volledig webbased Meerlagen architectuur SOA ready Wordt gehost door het UOCG

8 Ervaring Inschrijf Noordelijke Hogeschool Leeuwarden Stenden hogeschool (voormalig Hogeschool Drenthe en Christelijke Hogeschool Nederland) Rijksuniversiteit Groningen Universiteit voor Humanistiek Volg en Planning 16 hoger onderwijs instellingen (HBO en Universitair) Nationaal en internationaal 20 jaar ervaring in het hoger onderwijs

9 Het traject Half april offerte aanvraag Half mei presentatie van de cases Juni besluit 26 augustus eerste projectoverleg December 2008 definitief over naar Progress.NET Vervanging van SIS wat al aangesloten was op Studielink

10 Waarom durfden we dit aan in 4 maanden Stenden: grondige kennis SIS, Studielink en (oude) adapter Reeds ervaring opgedaan bij fusiepartner HD Klein en flexibel kernteam Duidelijke scope van het project Goede ervaringen met Stenden

11 De drie uitdagingen 1. Vervanging HIAS/HSA 2. Implementeren binnen vier maanden 3. Koppeling met de andere systemen

12 Vervanging HIAS/HSA HSA is jarenlang naar tevredenheid gebruikt bij Stenden vh CHN, maar HSA is end-of life en Stenden wil meer Fusie tussen voormalige Christelijke Hogeschool Nederland en voormalige Hogeschool Drenthe Stenden wil één inschrijfsysteem en HD gebruikte reeds Progress.NET Modern systeem met naadloze aansluiting op Studielink (Progress.NET koppelt zonder adapter) Progress.NET wordt als SaaS oplossing aangeboden (SIS uit de muur)

13 Selectie nieuw SIS Snelle procedure Start maart 2008 beslissing juni 2008 Leverancier gekozen die: meedenkt en samen wil ontwikkelen snel en vaak ter plekke is direct ook aansluiting Studielink verzorgt flexibel en deskundig is Keuze gevallen op Progress.NET van UOCGMarket BV

14 Durven we dit aan in 4 maanden? Grondige kennis HSA, Studielink en de HSA adapter Goede aanlevering van de gegevens voor conversie Progress draaide bij fusiepartner HD en bij onze buren de NHL en de basisfunctionaliteit gaf veel vertrouwen Vertrouwen in leverancier: in 2005 binnen 3 maanden implementatie uitgevoerd van Progress Volgsysteem We waren gemotiveerd: We wilden van HSA af (steeds meer Studielink problemen) We wilden dubbele licentiekosten in 2009 voorkomen Een planning voor 8 maanden duurt doorgaans 8 maanden, een planning voor 4 maanden duurt doorgaans 4 maanden

15 Uitgangspunten Keiharde einddatum van 1 januari 2009 Duidelijke keuzes gemaakt: Financiële module doorgeschoven naar september 2009 Lopende studiejaar afhandelen via FMS Definitieve conversie na sluiting CRI op 1 december Bepaalde (extra) functionaliteit wordt doorgeschoven tot na de implementatie Verfijnde autorisatie tot op veldniveau Handmatig aanmaken SM Mutaties en verwerken van CRI terugmeldbestanden

16 Het traject Start september 2008 Definitieve conversie 15 december 2008 In de tussentijd: Implementatie afronden Diverse proefconversies draaien Gebruikers opleiden Heldere scope van het project: Registreren van reguliere studenten Koppeling Studielink overnemen van HSA Inrichten workflow voor de inschrijving

17 Projectorganisatie Klein kernteam Korte lijnen Snel schakelen Flexibel kunnen inspelen op alles wat zich aandient Vooral echte inhoudsdeskundigen in de projectgroep

18 Belangrijkste Knelpunten Conversie: Zeer korte doorlooptijd voor een aantal proefconversies en voor correcties (effectief 3 maanden) Aansluiting afgeleide systemen (via Oracle): Netwerkaccounts, Blackboard accounts, Progress Volgsysteem, Data Warehouse voor kengetallen, Uitleensysteem mediatheek, Stageprogramma, etc. Aansluiten Studielink: Aansluiting overnemen van HSA adapter Conversie Studielinkgegevens

19 Koppeling andere systemen Om vele afzonderlijke koppelingen te voorkomen, is gekozen voor versnelde realisatie en invoering ODS De ODS (reporting database) is gekoppeld met het Oracle systeem van Stenden voor de achterliggende systemen

20 Heeft Franciscus van Assisi gelijk gekregen?

21 Wat zijn we tegen gekomen Zonder problemen en volgens tijdsplanning: Beschikbaar stellen Progress.NET Opleiden van gebruikers Inrichten workflow voor Stenden Communicatie met de Opleidingen Wel problemen tegengekomen bij: Conversie Inschrijfgegevens Aansluiten andere systemen binnen Stenden Overnemen koppeling Studielink van HSA

22 Datamodel HIAS/HSA In principe één record per student met daarop o.a.: Studentnummer Opleiding Aankomst Opleiding Voordelen: Propedeusedatum Examendatum Vertrekdatum Eenvoudig te bevragen (simpele SQL) Eenvoudige koppeling afgeleide systemen Nadelen: Bij omzwaaien of studieonderbreking ging historie verloren Zonder vertrekdatum is inschrijving onbegrensd

23 Koppeling Studielink Datamodel HSA uitgebreid met tabellen voor Adapteren Studielinkgegevens, maar: Niet zuiver te koppelen aan aanmeldingen en inschrijvingen ( onder water wel studiejaar): Studenten met foute variantcodes Veel foute fases in HSA of op Studielink Consequenties: Aansluiting op Studielink uitgesteld tot 5 januari en berichtenverkeer vastgehouden tot 12 januari Fors aantal fouten opgelost m.b.v. Studielink organisatie

24 Conversiestrategie Oorspronkelijk plan (reconstructie historie): Vraag complete CRI historie op (zelfde datamodel als Progress.NET) Zet deze inschrijvingen in Progress.NET Verrijk deze gegevens met datums uit HSA (CRI werkt in maanden) Problemen: Vervuiling CRI-HO met: Commerciële inschrijvingen (cursisten en uitwisselingsstudenten) Meegelifte inschrijvingen op andere CROHO code Veel ontbrekende Faseovergangen in het CRI (bug HSA) Lastige controle van de conversie t.o.v. HSA Problemen openbaarden zich in een heel laat stadium!!!

25 Aangepaste Conversiestrategie Gelukkig kon UOCG heel snel schakelen Nieuwe strategie: Converteer HSA gegevens ( opblazen naar CRI format) Verrijk deze met CRI gegevens bv. Voeg Examens toe die verloren zijn gegaan in HSA Verwijder tussenliggende jaren bij studieonderbrekers Controlestrategie Converteer geconverteerde data terug naar oorspronkelijk datamodel ( plat slaan naar HSA format) Steekproefcontrole in het systeem

26 Voordelen omgekeerde conversie Progress gegevens Uiterst eenvoudige controle van de conversie op volledigheid en correctheid Tabellen geschikt om andere systemen mee te koppelen, dus voorlopig geen ombouw nodig van koppelingen Mogelijkheid om de gegevens van onze fusiepartner de HD, die ook met Progress.NET werken, meteen te ontsluiten via deze zelfde interface Alle drie de genoemde problemen hiermee opgelost Controle door Deloitte op de gegevens van de definitieve conversie gaf exact dezelfde verschillen

27 Leerpunten Belangrijkste leerpunten: Bij de implementatie van een SIS heb je meer aan enkele creatieve geesten bij instelling en leverancier dan aan een groot opgetuigde en geldverslindende projectorganisatie Projectteams worden te veel bevolkt door managers en communicatiemedewerkers en onvoldoende door inhoudsdeskundigen en professionals Keuze voor en implementatie van een nieuw SIS worden te vaak bepaald door politieke beslissingen i.p.v. inhoudelijke argumenten en bewezen functionaliteit

28 Bedankt voor uw aandacht 28 6/24/2009