Routekaart naar Monaco Standaard voor Implementatie, Projectmanagement en Uitvoering

Transcriptie

1 Routekaart naar Monaco Standaard voor Implementatie, Projectmanagement en Uitvoering Inleiding: In dit Management Handout wordt in het kort het projectmanagement en uitvoering weergegeven van een standaard implementatie-traject van Monaco. Voor de implementatie van de Monaco software zal Monaco bv gebruik maken van de door Monaco bv ontwikkelde implementatiemethodiek (Routekaart naar Monaco; RnM), welke door verschillende specifieke implementatietools wordt ondersteund. De RnM is gebaseerd op zowel theoretische als praktische toepassingen en wordt in meer dan 95% van de Monaco-implementaties succesvol gebruikt. Aanpak: De implementatie van Monaco binnen de organisatie wordt in de vorm van een project aangegaan en uitgevoerd. Hierin wordt een projectteam aangesteld, verantwoordelijk voor de uiteindelijke realisatie van de implementatie. Doelstelling: De doelstelling van het implementatie-project is: Installatie, implementatie en ingebruikname van het Modulaire dienstrooster planning (DRP) systeem Monaco binnen de overeengekomen functionele onderdelen van de organisatie. Aan deze doelstelling dient als volgt te worden voldaan: Het installeren, inrichten en implementeren van een integraal systeem; Monaco en Modules, wat de overeengekomen functionaliteit, benodigd voor ondersteuning van de bedrijfsprocessen en met name de dienstroosterplanning en uurregistratie en indien van toepassing, zoals beschreven in de definitiestudie naar aanleiding van uitgevoerde analyses en/of quick scans, levert. Instructie en training van geselecteerde medewerkers in het gebruik van Monaco. Begeleiden van- en mede zorgdragen voor- de volledige ingebruikname van het dienstrooster planning en urenregistratie systeem Monaco, in de vorm van projectmatige activiteiten. Implementatie-onderdelen: Binnen de scope van het project vallen de volgende zaken: Het maken van een gefaseerd implementatie project plan. Het inventariseren en analyseren van de voorbereidende inrichtingsgegevens. De installatie van de multi-user applicatie, omgeving en database. PL_Management Handout_Routekaart_STD.doc Pagina 1 van 5

2 De inrichting van het standaard systeem, op basis van de resultaten van de voorbereidende inrichtings-activiteiten. Het eventueel selecteren, specificeren en uitvoeren van maatwerk obv de wijzigingsverzoeken. Effectueren van de koppeling met overige administraties, conform afspraken. Het verzorgen van de opleiding en training van het (applicatie)beheer en/of (eind)gebruikers. Ondersteuning van processen en procedures aangaande DRP binnen de organisatie. Het in bedrijf stellen en bedrijfsklaar opleveren van het totale systeem. De nazorg en het beheer verzorgen volgens de afspraken in het SLA Het zorgdragen voor acceptatie van het project binnen de gehele organisatie. Project Componenten Monaco bv onderscheidt verschillende componenten binnen een implementatie-project. De verschillende projectcomponenten geven aan uit welke onderdelen een implementatie bestaat. De projectcomponenten geven de activiteiten, de impact, duur en verantwoordelijkheden aan, die de gehele implementatie beslaan. De projectcomponenten geven echter niet de fasering aan, met andere woorden, de componenten worden niet sequentieel gevolgd zoals zij in de tabel zijn opgenomen. Hiervoor worden de componenten (of gekozen onderdelen hiervan) in het tijdspad <PL_Projectplan Planning_ORG (xls)> opgenomen Tabel:Totaal overzicht project componenten Componenten Groep Beschrijving Comp. Code Component AS Analyse Scan AS.1 Analyse Scan vragenlijst SWI IBG Software Installatie Inrichting Basis Gegevens SWI.1 SWI.2 SWI.3 SWI.4 SWI.5 SWI.6 IBG.1 IBG.2 IBG.3 IBG.4 IBG.5 IBG.6 IBG.7 IBG.8 CUR Cursus CUR.1 CUR.2 Installatie applicatie systeemsoftware Installatie DBMS systeemsoftware Installatie Monaco software Systeeminrichting productie omgeving Systeeminrichting test omgeving Systeeminrichting DEMO omgeving Conversie Personeelsgegevens Analyse&Inrichting Centrale dienstcodering Analyse&Inrichting Organisatie-structuur Analyse&Inrichting CAO gegevens Analyse&Inrichting Parameterisering Analyse&Inrichting Autorisatie Geautomatiseerde Inrichting Monaco Controle basis gegevens Introductie Monaco Inrichting Applicatiebeheer PL_Management Handout_Routekaart_STD.doc Pagina 2 van 5

3 CUR.3 CUR.4 IRG Inrichting IRG.1 Rooster IRG.2 Gegevens INT Koppelingen INT.1 INT.2 INT.3 INT.4 INT.5 INT.6 TST Schaduw TST.1 produktie TST.2 TST.3 TST.4 PL Projectleiding PL.1 PL.2 PL.3 PL.4 PL.5 PL.6 PL.7 PL.8 PL.9 PL.10 PL.11 PL.12 PRC Procedures PRC. 1 PRC. 2 PRC. 3 PRC. 4 UTR Uitrol UTR.1 UTR.2 UTR.3 UTR.4 UTR.5 UTR.6 CON Consultancy CON.1 CON.2 CON.3 CON.4 CON.5 Hoofd gebruikers Terugkomdag Analyse&Inrichting pilotroosters Controle pilotroosters Inrichting Personeelskoppeling Inrichting Salariskoppeling Personeelskoppeling testrun Salaris testrun en beheer Overige interfaces (inrichting) Overige interfaces (Testrun) Schaduwrun personeelsimput Schaduwrun roosterproces Schaduwrun salaris export Controle schaduwproduktierun Project initialisatie Kick off (risico analyse) Implementatiebegeleiding Projectvergaderingen Stuurgroep begeleiding Problem management Change management Maatwerk Management Interne project communicatie & vastlegging Go-live Evaluatie en Afsluiting Procedures voor Personeels mutaties Procedures voor Realisatie en Afsluiting Procedures voorapplicatiebeheer/support/backup Procedures voor Roosterbeleid en Dienstcodering Selectie en Voorbereiding Uitrol Conversie Personeelsgegevens Uitrol Geautom. Inrichting Monaco Uitrol Cursus Uitrol Schaduwproductie Uitrol Go Live Uitrol Applicatiebeheer Interne Organisatie DRP methodieken, Gezonder roosteren Consultancy uitrol Informatie analyse en Quick Scan PL_Management Handout_Routekaart_STD.doc Pagina 3 van 5

4 Projectplan en Tijdspad: Om vorderingen, samenhang, referenties en controle tijdens de implementatie te kunnen uitvoeren wordt in samenspraak met de klant een specifiek projectplan (obv de projectaanpak) en tijdspad opgesteld. Het projectplan is de volledige uitschrijving van het implementatietraject en bevat alle in dit document genoemde onderdelen of verwijzingen hiernaar. Daarnaast wordt in het projectplan aandacht besteed aan risico s, knelpunten, mogelijke restricties en kritische succesfactoren. Waarbij mogelijke oplossingen aangedragen worden. Naast onderkenning hiervan dient de projectgroep deze tijdig te signalerenen en mogelijke acties tijdens het traject te ondernemen. In het tijdspad worden de verschillende componenten (zie hierboven) van het implementatietraject in tijdsvolgorde, duur en begrenzing nader uiteengezet. Naast de gegevens over deze duur en begrenzing, worden in het tijdspad ook mogelijke interventies en afhankelijkheden met daarbij samenhangende restricties van de fasering aangegeven. Tevens wordt tijdens de implementatie een actie- of issue-lijst <PL_Actielijst_ORG (xls)> gehanteerd, waarin alle activiteiten staan, met inhoud, opvolging en actiehouder. Tenslotte wordt dmv reguliere projectrapportage <PL_Project Rapportage_ORG (doc)> de deelnemers en stuurgroep op overzichteljke wijze (dashboard) geïnformeerd over de vorderingen en voortgang van het project. Bovengenoemde documenten maken alle deel uit van het Projectdossier: Ondersteunende (stuur)documenten alias het Projectdossier: Projectdocumenten: <PL_Projectplan_ORG (doc)> <PL_Projectaanpak_ORG (doc)> Voortgangs/ beheersdocumenten: <PL_Projectplan Planning_ORG (xls)> <PL_Projectplan Status_ORG (xls)> <PL_Actielijst_ORG (xls)> <PL_Project Rapportage_ORG (doc)> Uitvoering en Projectteam: Om zorg te dragen voor een adequate implementatie wordt een organisatievorm gekozen, die verantwoordelijkheid draagt voor de gehele implementatie van Monaco. In deze organisatievorm zijn verschillende functionarissen betrokken, zowel van de klant als van Monaco bv. Monaco bv hanteert een vaste werkvorm en organisatievorm die de implementatie begeleidt, stuurt en controleert: Stuurgroep: De ingestelde stuurgroep is eindverantwoordelijk voor het gehele project en verantwoordelijk voor alle strategische beslissingen. Zij heeft m.n. een algemeen sturend en controlerend karakter en is op strategisch/management niveau actief. PL_Management Handout_Routekaart_STD.doc Pagina 4 van 5

5 Projectgroep: De projectgroep bestaat uit de projectmanager(s) van de eigen organisatie en uit de projectmanager van Monaco. Zij geven sturing aan de groep van projectleden die op functioneel danwel technisch niveau betrokken zijn bij het project. De projectgroep kent vaste medewerkers die het gehele implementatietraject betrokken zijn en blijven. Zij dragen verantwoordelijkheid voor alle operationele en dagelijkse activiteiten en beslissingen tijdens de implementatie. Werkgroep: Afhankelijk van de wenselijkheid bestaat de mogelijkheid om via het installeren van een werkgroep, tijdelijke medewerkers betrokken te laten zijn bij het implementatie project. Specifiek voor bepaalde, nader te bepalen, fasen kunnen deze werkgroepen actief worden. Voor een succesvol gebruik, installatie, inrichting en implementatie van Monaco zijn bepaalde factoren cruciaal voor het uiteindelijke succes van het gehele traject van implementatie. Deze succesfactoren bepalen het welslagen van een eventuele ingebruikname van Monaco en vereisen de nodige inspanning van de organisatie zelf. De inzet, betrokkenheid en motivatie zijn belangrijke aspecten voor de goede afloop van de implementatie voor de gehele organisatie. Daarnaast committeert de projectgroep zich om door middel van het regelmatig informeren van de medewerkers en betrokkenen deze motivatie en inzet op peil te houden. Tevens is hierbij een gedegen interne organisatie noodzakelijk. In de vorm van opgestelde procedures en processen wordt deze optimale ondersteuning mogelijk gemaakt. Budget en Tijd Gedurende het project wordt door middel van het projectdossier, in casu het PL_Projectplan Status_ORG (xls) en PL_Projectplan Planning_ORG (xls), een nauwkeurige registratie van de kosten en tijd gealloceerd en bijgehouden. Eventuele discrepanties worden door de projectgroep voortijdig gesignaleerd, gecommuniceerd en kunnen desgewenst aangepast worden, zodoende een optimaal inzicht te behouden aangaande het budget en tijd. PL_Management Handout_Routekaart_STD.doc Pagina 5 van 5