Samen sterk voor jeugd in de Oosterschelderegio

Transcriptie

1 Samen sterk voor jeugd in de Oosterschelderegio Projectverslag CJG Oosterschelderegio Gemeenten Borsele, Goes, Kapelle, Noord - Beveland, Reimerswaal, Schouwen-Duiveland en Tholen. Maart Vastgesteld 25 april Inleiding. 1

2 Het ministerie van Jeugd en Gezin heeft alle gemeenten in Nederland de opdracht gegeven voor eind 2011 een Centrum voor Jeugd en Gezin te realiseren. Eén toegang tot de zorg voor opvoed- en opgroeivragen voor jeugdigen tot 23 jaar en hun ouders en opvoeders. In 2009 hebben de 7 gemeenten in de Oosterschelderegio het initiatief genomen om hier gezamenlijk in op te trekken en, met name, het CJG-netwerk regionaal op te zetten. De uitgangssituatie was verschillend. Op dat moment beschikte alleen Schouwen-Duivenland over een CJG als Zeeuwse pilotgemeente. Daarnaast waren Goes en Noord-Beveland al gezamenlijk gestart met het opzetten van het lokale loket. De overige 4 gemeenten waren nog niet gestart. Desondanks zijn de 7 gemeenten gezamenlijk in een project gestapt om de regionale samenwerking van de 7 CJG's in Oosterschelderegio te realiseren. Het project is begeleid door adviesbureau ZenC en financieel ondersteund door de Provincie Zeeland. Per 31 maart 2012 wordt het project officieel afgerond. Dit verslag is de verantwoording van het proces en een presentatie van de eerste resultaten aan de 7 gemeenten in de Oosterschelderegio. Daarnaast dient dit verslag als subsidieverantwoording aan de Provincie Zeeland. In dit verslag beschrijven we kort het proces, de realisatie van de CJG's, de opgeleverde producten en de behaalde resultaten. Dat hebben we, als 7 gemeenten, niet alleen voor elkaar gekregen. Daar hebben ook de partners, zoals zorgaanbieders, onderwijs, kinderopvang e.a. hun schouders onder gezet. Ter voorbereiding van het schrijven van dit projectverslag hebben we de partners en de CJGcoördinatoren gevraagd hun eerste ervaringen aan te geven aan de hand van de onderwerpen van het laatste plan van aanpak. Dit is terug te vinden bij hoofdstuk 3 Realisatie onder de kopjes Ervaringen. Naast de verantwoording geven we ook aan wat er nog ontwikkeld moet worden. De basis is gelegd, maar de Centra voor Jeugd en Gezin goed laten functioneren kost tijd en inzet. Daar zijn we met de partners volop mee bezig. Projectgroep CJG Oosterschelderegio 2

3 Inhoudsopgave Bestuursopdrachten Centrum Jeugd en Gezin 4 Beschrijving van het traject (proces) 5 Realisatie 6 Strategie Besturing en structuur Personeel Samenwerken en verantwoordelijkheden (Interne samenwerking) Dienstverlening Koppeling met netwerken (externe samenwerking Communicatie Aanmeldingen in de regio Financiën Doorontwikkeling Centrum voor Jeugd en Gezin Oosterschelderegio Overzicht ontwikkelpunten Nieuwe ontwikkelingen Conclusie Overzicht projectdocumenten 3

4 Bestuursopdrachten Centrum Jeugd en Gezin. In de jaren voorafgaand aan de start van dit project is de opzet van het Centrum voor Jeugd en Gezin al provinciaal opgepakt. Onder regie van de Task Force Jeugd Zeeland zijn er in elke regio pilots gestart om een Zeeuws model voor het CJG in Zeeland te ontwikkelen. Voor het regionale project hebben we gebruik gemaakt van hetgeen daar al was ontwikkeld. Het regionale samenwerkingstraject is gestart in september 2009 met het instellen van een regionale projectgroep CJG bestaande uit de lokale projectleiders van de 7 gemeenten. De aansturing van het gehele project lag bij het management en bestuur van het Samenwerkingsverband Welzijnszorg Oosterschelderegio. Met behulp van de middelen die door de Provincie beschikbaar zijn gesteld was het mogelijk om deskundige ondersteuning in te zetten voor de projectleiders. Adviesbureau ZenC uit Den Haag heeft de projectgroep begeleidt tot juni Naast het regionale traject was er, bij de gemeenten Borsele, Kapelle, Reimerswaal en Tholen, ook behoefte om ZenC in te zetten bij het realiseren van de lokale CJG-loketten Omdat het lastig bleek om het opzetten van de (lokale) loketten volledig los te zien van het regionale traject is dit regionaal opgenomen als deelopdrachten. Opdracht De opdracht is in het projectplan als volgt omschreven: De gemeenten in de Oosterschelderegio hebben ieder in 2011 één toegang tot alle hulp voor ouders en jeugd in de vorm van een lokaal werkend CJG, waarbinnen alle lokale en regionale zorgverleners een sluitend netwerk vormen en waarbij het onderwijs ook betrokken wordt voor snelle en vraaggerichte zorg op maat. D.m.v. dit project willen gemeenten in de Oosterschelderegio het volgende bereiken: Het voor iedere gemeente realiseren van een lokaal Centrum voor Jeugd en Gezin (CJG), waarbij (zoveel mogelijk) gebruik gemaakt wordt van bestaande voorzieningen, netwerken en samenwerkingsverbanden, die geïntegreerd kunnen worden in het CJG. Invulling geven aan de gemeentelijke regierol door de zorgcoördinatie binnen de totale jeugdketen te organiseren en hierbij de doorzettingsmacht op gemeentelijk niveau bestuurlijk te verankeren, zodat de aanpak één gezin, één plan daadwerkelijk gerealiseerd kan worden. Om regionaal werkende zorgaanbieders en het onderwijsveld tegemoet te komen, wordt in de Oosterschelderegio gestreefd naar regionale samenwerking in de BackOffice van de CJG. Deze samenwerking is gericht op de organisaties voor de jeugdgezondheidszorg, opvoed- en opgroeiondersteuning, de sluitende ketenaanpak en het onderwijs. Hiervoor wordt ook afgestemd met het lokale jeugd- welzijn- en zorgbeleid (Wmo-beleid). Adviesbureau ZenC heeft daarbij de opdracht gekregen het regionale proces te begeleiden om te komen tot een regionale samenwerking in de backoffice van de CJG's in de Oosterschelderegio. Daarnaast is het ook gevraagd het proces te ondersteunen bij de gemeente Borsele, Kapelle, Reimerswaal en Tholen om de lokale toegang te realiseren. 4

5 Beschrijving van het Traject (proces) In alle regionale documenten zijn zowel de lokale als regionale onderdelen beschreven omdat zij onlosmakelijk met elkaar verbonden zijn. Dat neemt niet weg dat met name m.b.t. de loketten er lokale keuzes zijn gemaakt en verschillen in opzet en inzet van personeel. Maar de uitgangspunten en basis van de werkwijzen komen regionaal overeen. Eerste fase In de eerste fase is de opdracht uitgewerkt tot een plan van aanpak 1. De eerste fase heeft zich gericht op de samenhang en afstemming tussen de 7 gemeenten. De verschillende ideeën zijn omgevormd tot één visie, uitgangspunten, algemene doelen en kaders voor de uitvoering en vastgelegd in de Groendruk. In juni 2010 hebben de 7 college's ingestemd met dit basisdocument (de gemeente Tholen onder voorbehoud van het verdere traject met de partners). Tweede fase Op basis van dit document was het mogelijk om met een éénduidig verhaal met de partners (zorgaanbieders, onderwijs en kinderopvang) rond de tafel te gaan zitten. De partners hebben ingestemd met de Groendruk als uitgangsdocument en samen met hen hebben we deze basis uitgewerkt tot een blauwdruk voor de CJG's in de Oosterschelderegio. Naast het algemene deel (visie, missie, doelen en kaders) zijn er in de Blauwdruk afspraken vastgelegd tussen de partijen. Als onderdeel van de Blauwdruk zijn er een overeenkomst, een convenant en een intentieverklaring opgesteld: De bestuursovereenkomst tussen de zeven gemeenten; Het convenant tussen de zeven gemeenten en zorgaanbieders; Een intentieverklaring tussen de zeven gemeenten en het onderwijs/kinderopvang. (Vanwege het grote aantal onderwijsbesturen in de regio was het niet mogelijk op dat moment al een convenant te realiseren en is er voor de tussenstap van een intentieverklaring gekozen.) Op 1 februari 2011 zijn de documenten door de 7 gemeenten en de partners ondertekend. Daarmee is de startsein gegeven voor de implementatie van de regionale samenwerking van de CJG's in de Oosterschelderegio. Derde fase Deze fase is gestart met het opzetten van een plan van aanpak 2 voor de implementatiefase. Op basis daarvan is er een prioritering aangebracht waarbij voorrang is gegeven aan communicatie en het zo snel mogelijk in werking stellen van de CJG's lokaal en regionaal. De beschrijving van processen, registratie en de plan en controlcyclus zijn een lage prioriteit toegekend door de stuurgroep (MO SWVO). De implementatie en ontwikkeling van de CJG's is opgepakt door de projectgroep in samenwerking met de CJG-coordinatoren en de partners. Afronding Eind 2011 heeft de projectgroep voorgesteld het project af te ronden en in te bedden in de reguliere structuur van het Samenwerkingsverband Welzijn in de Oosterschelderegio. Nog niet alle onderdelen van het plan van aanpak zijn gerealiseerd maar ook onder de reguliere structuur kan het CJG zich verder ontwikkelen. In het volgende hoofdstuk wordt per onderdeel van het implementatieplan aangegeven wat er al gerealiseerd is en wat er nog (verder) ontwikkeld moet worden. CJG-loketten Naast de regionale samenwerking is, in dezelfde periode, ook de lokale toegang in alle 7 gemeenten gerealiseerd. Schouwen-Duivenland had al een volledig werkend CJG maar heeft daarin wat aanpassing verricht (bijv. aansluiting bij het landelijk logo en de regionale website). En in maart 2010 hebben Goes en Noord-Beveland hun loket geopend. Borsele, Kapelle, Reimerswaal en Tholen hebben met ondersteuning van ZenC hun loket gerealiseerd. Dit resulteerde in het gezamenlijk aantrekken van CJG-coordinatoren en de start van alle 4 deze loketten op 2 februari Plan van aanpak 2010 Project CJG Oosterschelderegio, 2 Het Plan van aanpak 2010 Project CJG Oosterschelderegio, februari

6 Realisatie Voor de implementatiefase is er in februari 2011 een Plan van Aanpak opgesteld. Daarin is per onderdeel aangegeven welke activiteiten nog ingezet moeten worden om het project te realiseren. Deze structuur hebben we gebruikt om te verantwoorden wat we gerealiseerd hebben, wat de ervaringen zijn en wat we nog moeten realiseren. Strategie Activiteit: Het uitwerken van doelen in concrete prestatie-indicatoren en deze opnemen in de P&C cyclus. Gerealiseerd: nog niet gerealiseerd. De stuurgroep heeft de voorkeur uitgesproken de prioriteit te leggen bij het operationeel maken van de CJG s. Ervaringen: De convenanten worden gezien als een prima basis voor de samenwerking. De juiste afspraken zijn gemaakt. De opbouw van een netwerkorganisatie in de praktijk duurt echter enkele jaren. Blijven volgen en goede communicatie tussen de verschillende partijen is daarbij essentieel. Nog te realiseren: in 2012 worden de doelen uitgewerkt in concrete prestatie-indicatoren en en plan en controlcyclus opgezet. Besturing & Structuur Activiteit: 1. Inregelen regionale besturing. 2. Meerjarige begroting regionale samenwerking opstellen (zie Financiën). 3. Overdracht van de tijdelijke projectgroep CJG naar de permanente werkgroep Jeugd. 4. Wijze van samenwerking tussen de CJG-coördinatoren uitwerken. 5. Planning en Control cyclus uitwerken en inbedden in de betrokken organisaties. Gerealiseerd: Besturing In de Blauwdruk van de CJG Oosterschelderegio hebben we beschreven hoe we de besturing en organisatie van de CJG s in de Oosterschelderegio vorm geven. Dit is verder uitgewerkt in de notitie Beschrijving besturing en organisatie CJG s in de Oosterschelderegio oktober De besturing van de regionale CJG s geven we vorm in zes organen die m.u.v. de regiegroep inmiddels operationeel zijn. Het Portefeuillehoudersoverleg Jeugd (Bestuur SWVO) Het Management Overleg (MO) Werkgroep Jeugd De Regiegroep (bestuurlijk overleg gemeenten en partners) Het Netwerkoverleg Jeugd en Gezin (NJGO, werkoverleg gemeenten en partners) Het Coördinatorenoverleg. Voor alle overlegvormen zijn de taken en de verantwoordelijkheden vastgelegd. Bij de besturing van de CJG s is zoveel mogelijk aangesloten bij de bestaande overlegstructuren. Het Portefeuillehouders overleg Jeugd is ingebed in het bestuur van het SWVO. Deze zelfde systematiek is van toepassing op het Management overleg Jeugd. Voor de Regiegroep wordt een reeds bestaand Regionaal overleg Jeugdzorg omgezet naar de nieuwe structuur. Het NJGO is het enige nieuwe overleg dat is georganiseerd voor de besturing van de CJG s. Met het inregelen van deze nieuwe structuur is ook de projectfase voor de CJG s beëindigd. De CJG-coördinatoren hebben structureel overleg met elkaar en sluiten met een vaste frequentie aan bij de ambtelijke Werkgroep Jeugd (voorheen projectgroep CJG). Daarnaast neemt ook een vertegenwoordiging van de CJG-coördinatoren deel aan het NJGO en incidenteel vindt er een provinciaal overleg CJG-coördinatoren plaats. Begroting: Elke gemeente stelt een eigen begroting op voor het CJG. Daarnaast hebben de zeven gemeenten middelen beschikbaar gesteld voor de regionale activiteiten en hiervoor een ontwikkelingsbegroting opgesteld. Naast de ontwikkelkosten zijn hierin ook de structurele kosten opgenomen. Er is besloten voorlopig geen meerjarige begroting vast te stellen gezien de te verwachten ontwikkelingen rondom de decentralisatie van de jeugdzorg. Jaarlijks wordt een regionale begroting CJG s opgesteld. De bedragen zijn gebaseerd op het percentage jeugdigen ( 0-23 jaar) per gemeente. Ervaringen: De ervaringen met de nieuwe structuur, vooral de regiegroep en het NJGO, zijn nog beperkt. Het lijkt op dit moment voldoende geborgd. De partners hebben aangegeven zich voldoende 6

7 betrokken te voelen. Gevraagd wordt alert te blijven dat overleggen ook zinvol zijn en eventueel overbodige overleggen te stoppen. Nog te realiseren: Met het ontwikkelen van een Plan en Control cyclus zal de begroting ook een vaste tijdstip in de jaarcyclus krijgen. Opstellen kengetallen aan de hand van doelstellingen en ter input PDCA / P&C-cyclus van iedere gemeente wordt in 2012 gerealiseerd. Personeel Activiteiten: Werkrelatie tussen CJG-coördinatoren en CJG-medewerkers (medewerkers zorgaanbieders) uitwerken. Opleiding, ontwikkeling van de professionals naar de nieuwe gewenste werkwijze van het CJGnetwerk. Gerealiseerd: In de Blauwdruk is uitgewerkt hoe de gemeenten de personele bezetting van de CJG s hebben vorm geven. Hiervoor is er ook gebruik gemaakt van de ervaringen die opgedaan zijn in de pilots van de TFJ. Alle gemeenten hebben een CJG-coördinator voor een aantal uur. In de Oosterschelderegio zijn 4 CJG-coördinatoren aangesteld. Drie daarvan voeren de regie over CJG s in 2 gemeenten (Goes- Noord-Beveland, Kapelle-Reimerswaal en Borsele-Tholen). Schouwen-Duiveland heeft naast een CJG-coördinator ook een zorgregisseur in dienst. Daarnaast beschikken alle gemeenten over baliemedewerkers aan het loket. Dit is echter verschillend geregeld afhankelijk van de lokale situatie. Vanaf februari 2011 zijn CJG-medewerkers door verschillende zorgaanbieders beschikbaar gesteld. Zij doen integrale intakegesprekken, beantwoorden specifieke vragen en brengen de hulpverlening op gang. Eind 2011 is besloten dat het niet noodzakelijk is dat deze medewerkers op alle locaties vaste dagdelen aanwezig zijn bij het CJG-loket omdat zij snel opgeroepen kunnen worden. In Schouwen- Duivenland is er een andere situatie op basis van afspraken uit de pilot-periode. Daar bemannen de CJG-medewerkers het loket. De werkrelatie tussen de CJG-coördinatoren en de CJG-medewerkers krijgt in de praktijk vorm. Opleidingsplan: De CJG-coördinatoren en - medewerkers hebben in 2011 verschillende trainingen gevolgd. De Masterclass CJG was een landelijk georganiseerde training die in de provincie Zeeland is gehouden, waardoor alle CJG-coördinatoren van deze regio mee hebben kunnen doen en ook hebben kunnen uitwisselen met de collega s in de provincie en daarbuiten. Overige trainingen waren erop gericht de samenwerking tussen de diverse CJG-partners te optimaliseren en voor de jeugdige en het gezin in zijn context de juiste hulp te bieden. (één kind, één gezin, één plan, oplossingsgericht werken en het driekolommenmodel) Voor de 2012 ligt er een concept-opleidingsplan opgesteld door de coördinatoren in overleg met de zorgaanbieders. Ervaringen: Gezien de korte periode dat de regionale samenwerking loopt, wordt de samenwerking tussen de CJG-medewerkers en coördinatoren wordt positief ervaren. De werkwijze is echter nog in ontwikkeling. In de praktijk zijn er verschillen in de manier waarop het CJG wordt vorm gegeven, de werkwijze en de inzet op preventie. Nog te realiseren: Doorontwikkeling regionale werkwijze CJG waarbij cursussen ondersteuning bieden aan het vorm geven daaraan. In 2011 is er veel tijd besteed aan het opzetten van een multidisciplinair overleg (casusoverleg) en het regelen van de samenwerking. In 2012 moet de samenwerking ook echt vorm krijgen. Samenwerken en verantwoordelijkheden (Interne samenwerking) Activiteiten: Vaststellen werkprocessen Opnemen privacy en klachtregeling Afspraken zorgcoördinatie, outreachend werken, wachtlijsthulp Realiseren registratie en monitoring Interne communicatie Realiseren sociale kaart 7

8 Vormgeven aansluiting met geïndiceerde zorg Gerealiseerd: Werkprocessen: De projectleiders CJG hebben samen met de CJG- coördinatoren en de zorgregisseur de realisatie van de CJG s ontwikkeld op basis van het plan van aanpak De prioriteit lag bij het realiseren van de samenwerking en het operationeel maken van de CJG s. De werkprocessen zijn opgesteld door de CJG coördinatoren in overleg met de CJG medewerkers en de betrokken ketenpartners, maar zijn nog volop in ontwikkeling. Privacy en klachtregeling: Het privacy en klachtrecht is in februari 2012 vastgesteld door het bestuur van het SWVO. Het privacyprotocol en de klachtenregeling zijn vastgelegd door de gemeenten. Het privacyprotocol wordt in maart 2012 ondertekend door de ketenpartners in het netwerk van het CJG. Zorgcoördinatie, outreachend werken en wachtlijsthulp: In basis zijn hier afspraken over gemaakt in de convenanten. De afspraken met betrekking tot de crisisdienst van het CJG zijn vastgelegd. Er zijn afspraken gemaakt met de zorgaanbieders over het handelen bij wachtlijsten. Er wordt overbruggingszorg gegeven door de GGD en het SMWO. Realiseren registratie en monitoring Alle CJG s in de Oosterschelderegio registreren dezelfde items m.b.t. de klanten die bij het CJG-loket binnenkomen (fysiek, telefonisch, digitaal of via een verwijzer). Er is nog geen registratiesysteem voorhanden. De loketten noteren de eerste aanmeldinformatie maar houden geen dossiers bij. Dit is de taak van de zorgaanbieders. In afwachting van de provinciale en landelijke initiatieven op dit onderdeel is er i.v. m. de prioritering is de registratie van de CJG s nog niet opgepakt. Interne communicatie De coördinatoren voeren gezamenlijk de regie over het casusoverleg (MDO) met de zorgaanbieders. Daarnaast stemmen ze regionale communicatie, werkprocessen, activiteiten, opleiding e.d. af. Een keer per maand hebben ze coördinatorenoverleg, daarnaast schuiven zij 6 x per jaar aan bij de werkgroep Jeugd en maakt een vertegenwoordiging van de coördinatoren deel uit van het overleg met de partners (NJGO). Sociale kaart In samenwerking met de partners onderhouden de CJG s hun sociale kaart. Er wordt op dit moment geen gebruik gemaakt van een systeem. Partners zorgen dat de CJG-loketten beschikken over de meest actuele informatie. Ervaringen: De samenwerking wordt door de zorgaanbieders als prettig en constructief ervaren. Er zijn korte lijnen en een goede bereikbaarheid door de inzet van balie/loketmedewerkers. De samenwerking levert nu al betere contacten en een betere vindbaarheid van elkaar op. Proces en zorgcoördinatie zullen nog meer vorm moeten krijgen. De bereidheid tot samenwerking tussen de partners onderling en de CJG-coördinatoren is voldoende aanwezig maar in de praktijk moet dit nog meer vorm krijgen. De coördinatoren missen daarbij ook de ondersteuning van een registratiesysteem om het proces te kunnen volgen. Naarmate de CJG s langer functioneren wordt het gemis van dit systeem groter. Daarbij is het nu ook nauwelijks mogelijk informatie voor sturing en beleidsvorming uit te filteren. Bij vakantie en ziekte (kortdurend) nemen de coördinatoren voor elkaar waar. De verwachtingen van de CJG-coördinatoren vanuit de gemeenten en de partners zijn hoog. Naast het ontwikkelen van de lokale toegang, communicatie, het vormen van een netwerk, procesregie Verwijsindex, koppeling met andere netwerken en de regionale samenwerking zijn zij verantwoordelijk voor de procesregie en aanspreekpunt van alle zaken die een link hebben met het CJG. De coördinatoren hebben een aantal keren aangegeven dat zij praktische ondersteuning missen zoals bijv. administratieve ondersteuning bij overleggen en praktische ondersteuning m.b.t. het bijhouden/ vullen van de website. Ondersteuning voor de website is inmiddels geregeld. Nog te realiseren: Daar waar nodig worden de werkprocessen ook op in documenten vastgelegd. De zorgcoördinatie, outreachend werken en wachtlijsthulp moet nog verder uitgewerkt worden. In de eerste helft van 2012 wordt er een advies opgesteld voor Zeeland aan de Task Force Jeugd Zeeland (waaronder een programma van eisen m.b.t. een uniforme registratie) door de werkgroep uniforme informatievoorziening. 8

9 Dienstverlening Acitviteiten: Realiseren telefonische bereikbaarheid (haalbaarheid 1 telefoonnummer, openingstijden, doorschakelen). Realiseren beantwoording (mailadressen, verantwoordelijkheid beantwoording, e-loket) Realiseren regionale website (onderhouden website, chatfunctie) Folders en brochures (gezamenlijk communicatiemateriaal, informatie zorgaanbieders e.a.) Gerealiseerd: We hebben voor het CJG een zo laagdrempelig mogelijke toegang willen realiseren. Dat heeft er toe geleid dat er vele mogelijkheden zijn om het CJG te bereiken. Alle gemeenten hebben een lokale toegang (loket) waar men direct kan binnen lopen. De uitwerking hiervan is een lokale aangelegenheid. Soms is dit in het gemeentehuis zelf soms gecombineerd met een Wmo loket. De openingstijden verschillen per gemeente. De personele bezetting van de balie- of loketmedewerkers is per gemeente verschillende ingevuld. Bij de balie wordt er indien nodig direct contact gelegd met de CJG medewerker of een afspraak gemaakt. Telefonische bereikbaarheid: De telefonische bereikbaarheid is per CJG geregeld. Streven is geweest de telefonische bereikbaarheid breder te maken dan de openingstijden van het fysieke loket. Hieraan is lokaal verschillend vorm gegeven door bijvoorbeeld loketten te combineren (CJG/Wmo) maar ook door de telefoon door te schakelen naar andere CJG s. Er is onderzocht om regionaal één telefoonnummer voor de CJG s in de Oosterschelderegio op te zetten. Dit bleek echter lastig voor die CJG s die gekoppeld zijn aan het Wmo-loket in verband met de ontwikkeling van één gemeentelijk klantcontactnummer per gemeente. Buiten kantooruren wordt er via het antwoordapparaat doorverwezen naar de bereikbaarheidsdiensten van de zorgaanbieders. Alle CJG s hebben een eigen adres. Voor de beantwoording van de mail wordt gebruik gemaakt van het E-loket (dit is een service gekoppeld aan de website). Bij het E-loket zitten deskundigen die algemene vragen over opvoeden en opgroeien binnen 24 uur beantwoorden. Dit ontlast de loketten. Directe vragen aan de medewerkers van een specifiek loket worden binnen 24-uur doorgestuurd. Website De 7 gemeenten in de Oosterschelderegio hebben gezamenlijk gekozen voor een abonnement op de website DCJG van Hollandsch Welvaren. Aan DCJG zijn veel landelijke organisaties verbonden (via de Stichting Opvoeden die de website vullen met algemene informatie over opvoeden en opgroeien. Daarnaast bemannen deskundigen het E-loket en zijn er communicatiemiddelen beschikbaar via de site. De website geeft ook de mogelijkheid een database met CJG-klanten op te bouwen. De lokale CJG-site is direct op via te bereiken. De organisaties die betrokken zijn bij de website zijn o.a. de GGD Midden Nederland, Bureau Jeugdzorg Utrecht, GGD Amsterdam, Opvoeden.nl enz. De resultaten in het afgelopen jaar zijn in na een aarzelend begin stijgende. Het aantal bezoekers groeit en de gemiddelde verblijftijd op de website wordt langer. Dit resultaat voldoet aan de verwachtingen. De website voldoet vanuit Hollandsch Welvaren aan de webrichtlijnen. De lokale CJG s zijn echter zelf verantwoordelijk voor hun lokale site in relatie tot de webrichtlijnen. Twee keer 9

10 per jaar scant Hollandsch Welvaren ook de lokale sites op deze richtlijnen en adviseert de gemeenten daarover. biedt de mogelijkheid om een chatfunctie uit te voeren. Voorlopig is besloten hier alleen door invulling aan te geven door de link met onze ketenpartners te maken die wel een chatmogelijkheid hebben. De Oosterschelderegio heeft hiervoor geen capaciteit beschikbaar. Chatfunctie Zowel ouders als jongeren maken steeds meer gebruik digitale communicatie om informatie te verzamelen of (eerste) contacten te leggen. De mogelijkheid om een chatfunctie op te zetten is nader onderzocht. De website van DCJG biedt technisch een mogelijkheid om hier een chatfunctie aan te koppelen. Op dit moment zijn de CJG s niet in staat een chatfunctie te bemannen. Mogelijk wordt dit op termijn, in samenwerking met de zorgaanbieders alsnog gerealiseerd. Folders en brochures: Voor de lay-out van de verschillende communicatiemiddelen wordt gebruik gemaakt van het landelijke huisstijl voor het CJG en het beeldmateriaal van DCJG. Deze materialen worden gezamenlijk aangeschaft en regionaal ingezet. Uitnodigingen, posters en opvoedstrips maken gebruik van deze lay-out, waardoor de herkenbaarheid van het CJG wordt vergroot. Alle CJG-loketten beschikken over een hetzelfde folderaanbod met betrekking tot de meest voorkomende onderwerpen. Ervaringen. Ieder CJG heeft een lokale pagina die gevuld wordt met lokale/ regionale informatie zoals adres, telefoonnummer, , face-book, hyves, twitter, een agenda, informatie vanuit de zorgaanbieders e.d. Om de doelgroep via de website te bereiken is het van belang dat de website altijd actueel is. Om dit te realiseren hebben de gemeenten inmiddels ondersteuning geregeld. Bij een aantal gemeenten worden daarvoor intern personeel ingezet. Andere gemeenten hebben dit gezamenlijk weggelegd bij één persoon. De ervaring bij meerdere zorgaanbieders is echter dat een chatfunctie erg arbeidsintensief is omdat deze alleen werkt bij een grote bereikbaarheid. Zij betwijfelen of een regionale chatfunctie haalbaar is. Nog te realiseren: Naarmate de toeloop op het loket (fysiek, telefonisch, ) groter wordt het noodzakelijk om efficiëntere mogelijkheden te zoeken om dit op te kunnen vangen. Om die reden blijft de dienstverlening een onderwerp dat steeds terugkomt en waarbij steeds gekeken zal worden wat het vraagt en hoe dat zo geregeld kan worden dat de CJG s goed bereikbaar zijn voor de doelgroep en de professionals. Daarbij wordt gezocht naar mogelijkheden om meer te kunnen bieden door regionaal samen te werken. Koppeling met netwerken. Externe samenwerking. Activiteiten: Realiseren samenwerking ZAT s. Realiseren aansluiting geïndiceerde zorg (Bureau Jeugdzorg, Juvent, Emergis). Realiseren aansluiting met Verloskundigen, huisartsen en kraamhulpen. Samenwerking CJG-ZAT In 2011 is de intentieverklaring CJG-ZAT uitgewerkt tot een convenant tussen gemeenten, onderwijs, kinderopvang en zorgaanbieders. Dit convenant is een basis om de samenwerking verder tot stand te brengen. In de meeste ZAT s in het primair onderwijs nemen de CJG-coördinatoren deel aan het overleg. In het voortgezet onderwijs en het MBO verloopt de koppeling CJG-ZAT via de zorgaanbieders. Aansluiting geïndiceerde zorg Bureau Jeugdzorg en Juvent nemen deel aan het regionale casusoverleg (MDO) in de Oosterschelderegio. Gezamenlijk is besloten te werken met aanmelding voor geïndiceerde zorg via het 3-kolommen model. Daarnaast heeft er afstemmingoverleg plaatsgevonden met Bureau Jeugdzorg over de aansluiting. Aansluiting met verloskundigen, huisartsen en kraamhulpen De CJG-coördinatoren hebben zowel lokaal als regionaal contacten gelegd. Ervaringen: De koppeling van de CJG s met de ZAT s is in theorie geregeld maar in de praktijk moet dit nog verder uitgewerkt worden. Beide kennen hun eigen casusoverleg en dit is nog onvoldoende met elkaar afgestemd. Extra aandacht is nodig voor de koppeling met het Middelbaar Beroepsonderwijs (MBO). Voor de relatie met jeugdzorg wordt een wachtlijst overleg tussen BJZ en de CJG s gemist. In een afstemmingsoverleg met Bureau Jeugdzorg en de CJG s kwam naar voren dat door onbekendheid met elkaars werkwijze de aanluiting nog niet altijd goed verloopt. 10

11 De directe samenwerking met huisartsen, verloskundigen en kraamhulpen moet nog worden verstrekt. Nog te realiseren: De werkgroep Zorg in en om de school (ZIOS) gaat de koppeling CJG-ZAT verder uitwerken. De werkgroep is bezig met een onderzoek om te kijken of lokale CJG-casusoverleggen en ZAT s praktisch aan elkaar gekoppeld kunnen worden. Dit met als doel snel te kunnen schakelen en het beperken van de tijdsinvestering van zorgaanbieders die bij beide overleggen aan tafel zitten. Naar aanleiding van overleg tussen Bureau Jeugdzorg Zeeland en de Oosterschelderegio komt er een voorstel voor een bijeenkomst tussen medewerkers van BJZ en de CJG-coördinatoren en CJGmedewerkers om de werkprocessen meer op elkaar af te stemmen/ aan te sluiten. Dit voorstel zal voorgelegd worden aan de Task Force Jeugd Zeeland met het voorstel dit provinciaal in te zetten. Het aantal verloskundigen, huisartsen en kraamhulpen is groot en hebben met veel partijen te maken. Dit vraagt van de CJG-coördinatoren dat zij regelmatig contact blijven zoeken met deze groep om in beeld te blijven. Communicatie Activiteiten: Realiseren regionaal communicatieplan Gerealiseerd: In 2011 zijn er een aantal regionale activiteiten ingezet om bekendheid te geven aan de CJG s. Zo hebben de CJG s in de Oosterschelderegio een CJG-krant uitgegeven in de week van de opvoeding. Begin 2012 is er een concept communicatieplan opgesteld voor de regio. De bedoeling is dat hiermee jaarlijks wordt afgesproken waarop regionaal wordt ingezet en welke activiteiten daarvoor worden georganiseerd. Er is een activiteitenkalender gemaakt voor Met de zorgaanbieders is afgesproken dat zij op hun briefpapier het partnerlogo van het CJG gaan vermelden. Ervaringen: Er valt nog veel terrein te winnen m.b.t. communicatie. Er wordt nog maar beperkt gebruik gemaakt van de inzet van de partners in het kader van communicatie. Het gebruik van het partnerlogo is een eerste stap. Nog te realiseren: De ervaring leert ons dat zowel de interne communicatie als de communicatie met partners en klanten kan worden verbeterd. De samenwerking binnen het CJG-netwerk moet zich nog verder ontwikkelen en dat geldt ook voor de gezamenlijke communicatie naar de doelgroep. Er zijn afspraken gemaakt over activiteiten maar de wens is tot een gezamenlijk communicatieplan met de partners te komen. Dit is nog in ontwikkeling en wordt in 2012 uitgewerkt voor Aanmeldingen in de regio Het ontbreken van een registratiesysteem maakt het lastig de gegevens van alle CJG s op een rij te zetten omdat dit betekent dat er handmatig geteld moet worden. Vooral voor de CJG s die al wat langer operationeel zijn, betekent dit een belasting. Om die reden hebben we er voor gekozen alleen het aantal aanmeldingen te vermelden. Aanmeldingen Borsele 23 Goes Kapelle 30 Noord- Beveland Reimerswaal 37 Schouwen-Duiveland 370 Tholen 55 11

12 Financiën Voor de uitvoering van dit gezamenlijk project is door de 6 niet pilot gemeenten subsidie aangevraagd bij en toegekend door de provincie Zeeland. De extra middelen zijn ingezet voor de ondersteuning en uitvoering van het regionale samenwerkingstraject, het realiseren van de lokale inloopfunctie van de CJG s in Borsele, Kapelle, Reimerswaal en Tholen, training CJG-medewerkers/coördinatoren en communicatiemiddelen om bekendheid te geven aan de CJG s.. Subsidie provincie: Totale kosten Kosten extern bureau ,80 Overige kosten ,28 totaal ,08 Uitsplitsing Kosten extern bureau ZENC (procesondersteuning) ,40 Vraagkracht (training) 2.870,40 JSO (Training) 7.420, ,80 Overige kosten Vergaderkosten 518,04 Attenties 280,88 Startbijeenkomsten/openingen 4.612,78 Folders/Infokrant/Digitaal CJG , ,28 12

13 Doorontwikkeling Centrum voor Jeugd en Gezin Oosterschelderegio Overzicht ontwikkelpunten Strategie In 2012 worden de doelen uitgewerkt in concrete prestatie-indicatoren en een Plan en Controlcyclus opgezet. Besturing en organisatie Opstellen kengetallen aan de hand van doelstellingen en ter input PDCA / P&C-cyclus van iedere gemeente wordt in 2012 gerealiseerd. Met het ontwikkelen van een Plan en Control cyclus zal de begroting ook een vaste tijdstip in de jaarcyclus krijgen. Personeel Doorontwikkeling regionale werkwijze CJG waarbij cursussen ondersteuning bieden aan het vorm geven daaraan. In 2011 is er veel tijd besteed aan het opzetten van een multidisciplinair overleg (casusoverleg) en het regelen van de samenwerking. In 2012 moet de samenwerking ook echt vorm krijgen. Samenwerking Doorontwikkeling regionale werkwijze CJG waarbij cursussen ondersteuning bieden aan het vorm geven daaraan. In 2011 is er veel tijd besteed aan het opzetten van een multidisciplinair overleg (casusoverleg) en het regelen van de samenwerking. In 2012 moet de samenwerking ook echt vorm krijgen. Dienstverlening Naarmate de toeloop op het loket (fysiek, telefonisch, ) groter wordt het noodzakelijk om efficiëntere mogelijkheden te zoeken om dit op te kunnen vangen. Om die reden blijft de dienstverlening een onderwerp dat steeds terugkomt en waarbij steeds gekeken zal worden wat het vraagt en hoe dat zo geregeld kan worden dat de CJG s goed bereikbaar zijn voor de doelgroep en de professionals. Daarbij wordt gezocht naar mogelijkheden om meer te kunnen bieden door regionaal samen te werken. Koppeling met netwerken De werkgroep Zorg in en om de school (ZIOS) gaat de koppeling CJG-ZAT verder uitwerken. De werkgroep is bezig met een onderzoek om te kijken of lokale CJG-casusoverleggen en ZAT s praktisch aan elkaar gekoppeld kunnen worden. Dit met als doel snel te kunnen schakelen en het beperken van de tijdsinvestering van zorgaanbieders die bij beide overleggen aan tafel zitten. Naar aanleiding van overleg tussen Bureau Jeugdzorg Zeeland en de Oosterschelderegio komt er een voorstel voor een bijeenkomst tussen medewerkers van BJZ en de CJG-coördinatoren en CJG-medewerkers om de werkprocessen meer op elkaar af te stemmen/ aan te sluiten. Dit voorstel zal voorgelegd worden aan de Task Force Jeugd Zeeland met het voorstel dit provinciaal in te zetten. Het aantal verloskundigen, huisartsen en kraamhulpen is groot en hebben met veel partijen te maken. Dit vraagt van de CJG-coördinatoren dat zij regelmatig contact blijven zoeken met deze groep om in beeld te blijven. Communicatie De ervaring leert ons dat zowel de interne communicatie als de communicatie met partners en klanten kan worden verbeterd. De samenwerking binnen het CJG-netwerk moet zich nog verder ontwikkelen en dat geldt ook voor de gezamenlijke communicatie naar de doelgroep. Er zijn afspraken gemaakt over activiteiten maar de wens is tot een gezamenlijk communicatieplan met de partners te komen. Dit is nog in ontwikkeling en wordt in 2012 uitgewerkt voor

14 Nieuwe ontwikkelingen Decentralisaties AWBZ begeleiding en jeugdzorg en Passend Onderwijs Op 1 januari 2015 wordt alle Jeugdzorg (Jeugd-GGZ, Jeugd-LVG, Provinciale Jeugdzorg, Jeugdbescherming en Jeugdreclassering) gedecentraliseerd naar de gemeenten. Daarnaast krijgen gemeenten al eerder te maken met de decentralisatie Werken naar Vermogen en AWBZ. De drie decentralisatie zijn niet los van elkaar te zien. Er is een overlap in de doelgroep en keuzes of bezuinigingen bij de ene decentralisatie hebben direct effect op de andere decentralisaties. Ook de ontwikkelingen in het onderwijs (Passend onderwijs) hebben een directe relatie met de decentralisaties. CJG wordt daarbij genoemd als de voordeur naar alle zorg voor jeugdigen en ouders. Inhoudelijk liggen hier kansen om de stelsels om te vormen en te verbeteren. Om de richting die is ingezet met de CJG s verder vorm te geven en te komen tot een samenhangende zorgstructuur, dichtbij en gemakkelijk toegankelijk. Maar wel met de focus op: Jeugdigen en opvoeders centraal, versterken van eigen kracht, uitnodigend, vroegtijdig en zo licht mogelijk, effectief en efficiënt, waar nodig vasthoudend en gecoördineerd samenwerken. Dit biedt grote mogelijkheden maar er zijn ook valkuilen. Het CJG moet geen probleemloket worden maar een plek zijn waar je elke vraag kunt stellen. Laagdrempelig zodat snel lichte hulp kan worden geboden en voorkomen kan worden dat zwaardere zorg nodig is. Hier wordt nog dagelijks hard aan gewerkt en dat moeten we doorzetten. De ervaring leert dat de zware gevallen bijna vanzelf binnen komen maar het moeilijk is om de doelgroep al in een vroeg stadium te bereiken. Daar moet je actief op inzetten. De decentralisatie Jeugdzorg is een complexe operatie die gemeenten niet alleen kunnen realiseren. In Zeeland hebben de 13 gemeenten met de Provincie afgesproken om hier samen mee aan de slag te gaan in samenwerking met de partners onder regie van de Task Force Jeugd Zeeland. De andere decentralisaties worden regionaal opgepakt. Daarbij is er aandacht voor de verbindingen tussen de decentralisaties en Passend onderwijs. 14

15 Conclusie In dit verslag hebben we laten zien wat we al gerealiseerd hebben maar ook waar we nog mee aan de slag gaan. Met het project regionale samenwerking in de CJG s Oosterschelderegio hebben we flinke stappen gezet. Alle gemeenten beschikken over een lokaal werkend CJG als toegang tot de hulp voor ouders en jeugd. Lokale en regionale zorgverleners vormen een netwerk en ook onderwijs en kinderopvang zijn betrokken. De ontwikkeling om dit netwerk ook sluitend te maken en snelle en vraaggerichte zorg op maat te leveren is niet in handomdraai geregeld. Dat kost tijd. De inzet van alle partijen is er, de wil om te ontschotten en samen te werken ook. Er worden successen geboekt maar soms wordt ook nog pijnlijk duidelijk waar de knelpunten zitten. Daarbij gaan de ontwikkelingen door. Binnen enkele jaren wordt het netwerk uitgebreid met de geïndiceerde zorg. We zullen moeten zorgen dat de CJG s in de Oosterschelderegio daar klaar voor zijn. We hebben een basis gelegd maar we moeten nog veel ontwikkelen. Tijdens het project hebben we echter bereikt dat we samen (gemeenten en partners) voor één doel staan: zorgen dat de jeugdige en de ouders de ondersteuning krijgen die zij nodig hebben. En met dat doel voor ogen willen we verder bouwen aan een samenhangend zorgnetwerk. 15

16 Overzicht projectdocumenten Opgesteld zijn: Projectplan Samen Sterk subsidieaanvraag Provincie Zeeland. Planningsdocumenten realiseren lokale CJG s in de Oosterschelderegio en samenwerking in de back-offices. Februari De Groendruk, het gemeentelijk vertrekpunt om samen met partners het CJG op te zetten. Juni Plan van aanpak, (in) richten van de lokale CJG s en regionale samenwerking in de Oosterschelderegio, oktober Blauwdruk CJG in de Oosterschelderegio, Hèt Netwerk voor Jeugd en Gezin in de Oosterschelderegio, januari De Bestuursovereenkomst Centrum voor Jeugd en Gezin in de Oosterschelderegio tussen de gemeenten, 1 februari Het Convenant zorgaanbieders Centrum voor Jeugd en G ezin tussen de gemeenten en de zorgaanbieders, 1 februari De Intentie verklaring voor het onderwijs& voor- en naschoolse voorzieningen Centrum voor Jeugd en Gezin in de Oosterschelderegio, 1 februari Het Plan van aanpak 2011 Project CJG Oosterschelderegio, februari Privacy protocol Klachtenregeling Eerste Basisregistratie CJG s Oosterschelderegio. Beschrijving besturing en organisatie CJG s in de Oosterschelderegio oktober 2011 Regionale begroting CJG Oosterschelderegio december 2011 Driepartijen Convenant inzake de aansluiting tussen het CJG en de Zorg Adviesteams in de Oosterschelderegio, 14 december Concept Beschrijving taken, verantwoordelijkheden en samenstelling Regiegroep in kader van de samenwerking CJG s in de Oosterschelderegio, december 2011 Concept Regionaal communicatieplan