Projectplan Centrum voor Jeugd en Gezin Gemeente West Maas en Waal

Transcriptie

1 Projectplan Centrum voor Jeugd en Gezin Gemeente West Maas en Waal Het kind centraal; het geheel is meer dan de som van de delen. Document : Projectplan Centrum voor Jeugd en Gezin Versie : definitief Datum : Doel notitie : besluitvormend

2 Inhoud 1. Inleiding Aanleiding Missie Visie Beschrijving uitgangspunten voor het CJG Doelstellingen Subdoelstellingen Resultaatbeschrijving Realisering van een frontoffice CJG Realisering van het fysieke CJG loket De medewerkers van het CJG en ontwikkeling/training Inrichten van informatie en advies, signaleren en toeleiding naar lichtpedagogische hulp Realisering aansluiting CJG op lokale vindplaatsen De backoffice CJG PR / Marketing / communicatieplan Fasering Detailplanning fase Projectstructuur Toelichting projectstructuur Risico s Borging grip en communicatie Financiële paragraaf...10 Projectplan CJG, gemeente West Maas en Waal. Pagina 1

3 1. Inleiding De minister heeft aan alle gemeenten de opdracht gegeven om een landelijk dekkende structuur van minimaal het basismodel Centrum voor Jeugd en Gezin (CJG) te realiseren voor 1 januari Het CJG bestaat minimaal uit: 1. een laagdrempelig fysiek loket voor opvoed- en opgroeihulp; 2. een sluitende keten van signalering naar hulp en coördinatie van zorg; 3. aansluiting op de Zorg-Adviesstructuur (ZAT) van het onderwijsveld; 4. aansluiting op Bureau Jeugdzorg (BJZ). 2. Aanleiding De kadernota voorziening CJG lokaal, het kind centraal, geeft de uitgangspunten weer over het inrichten van het CJG algemeen en in het bijzonder de inrichting van een lokale CJG voorziening in de gemeente West Maas en Waal. Dit projectplan is de uitwerking van deze kadernota in thema s en concrete acties om het CJG daadwerkelijk te gaan realiseren. 3. Missie De gemeente wil dat haar jeugdige inwoners de kans krijgen zich te ontwikkelen tot volwaardig deelnemers aan de samenleving en wil daarbij, waar nodig, ondersteuning of hulp bieden. 4. Visie Opvoeden en opgroeien is leuk, uitdagend en spannend. En soms kan het lastig, teveel of moeilijk zijn. In alle gevallen is er een CJG beschikbaar waar (aanstaande)ouders/verzorgers, jongeren en professionals hun vragen kunnen stellen en antwoorden krijgen op (hulp)vragen over opvoeden en opgroeien. 5. Beschrijving uitgangspunten voor het CJG Omwille van leesbaarheid en praktische hanteerbaarheid van dit projectplan wordt voor een gedetailleerde beschrijving van uitgangspunten, verwezen naar de kadernota voorziening CJG lokaal, het kind centraal. 6. Doelstellingen Het bieden van een samenhangend netwerk van maatregelen en voorzieningen voor de jeugd. Zodat de jeugd de mogelijkheid krijgt om veilig en gezond op te groeien in deze gemeente en zich te ontwikkelen en te participeren in de maatschappij. Er is al veel bereikt. Realisering van een CJG betekent niet dat we dit werk uit het zicht laten verdwijnen. Sterker nog, de kracht ligt er in de goede dingen nog sterker en de samenwerking nog krachtiger te maken. Projectplan CJG, gemeente West Maas en Waal. Pagina 2

4 6.1. Subdoelstellingen Het tot stand brengen van een sluitende keten van signalering naar hulp en coördinatie van zorg van -9 maanden tot de jeugd van 23 jaar dat leidt tot snel, goed en gecoördineerd advies en hulp op maat (1 kind, 1 gezin, 1 plan, 1 regisseur) Het realiseren van een herkenbare, laagdrempelige voorziening waar ouders, kinderen en professionals informatie, vragen en advies kunnen krijgen over opgroeien en opvoeden zowel digitaal bij het vcjg als fysiek bij de balie van het CJG. 7. Resultaatbeschrijving Elke gemeente heeft een wettelijke verplichting om in 2011 een functioneel CJG te hebben. Dit CJG is onderverdeeld in een frontoffice en een backoffice. In dat kader heeft de gemeente West Maas en Waal de volgende concrete resultaten gesteld: Realisering van een frontoffice CJG realisering van een laagdrempelig fysiek loket voor opvoed- en opgroeiondersteuning; inrichten van de functies informatie en advies, signaleren en toeleiding naar lichtpedagogische hulp realisering van de aansluiting van het CJG op lokale vindplaatsen (KDV, Psz en jeugd- en jongerenwerk) 1 en specifiek de aansluiting op de zorgadviesstructuur van het onderwijsveld (ZAT) Realisering van een backoffice CJG realisering van een afgestemd en vraaggericht aanbod van licht-pedagogische hulp op het gebied van opvoeden en opgroeien; inrichten van coördinatie van zorg en doorzettingsmacht; realisering van de aansluiting op Bureau Jeugdzorg; realisering van de overgang van de regio Nijmegen naar de regio Rivierenland en aansluiting op de backoffice van Rivierenland. Deze resultaten worden geborgd door het maken van bindende samenwerkingsafspraken en door het toewijzen van taken, verantwoordelijkheden en rollen aan personen. Dit betreft ook het team van Vraagwijzer. (zie hoofdstuk 10) Realisering van een marketing- / communicatieplan Belangrijk en ondersteunend is de realisering en borging van een gedegen marketing / communicatieplan opdat de kernboodschap en toegevoegde waarde vanaf het begin goed worden verwoord. (zie hoofdstuk 10) In onderstaande hoofdstukken worden deze resultaten kort beschreven. 1 op termijn kan gedacht worden aan aansluiting / afstemming met huisartsen, de eerstelijnszorg vrijwilligersorganisaties en voorzieningen in sport en recreatie in West Maas en Waal. Dit wordt niet meegenomen in dit projectplan. Projectplan CJG, gemeente West Maas en Waal. Pagina 3

5 8. Realisering van een frontoffice CJG Dit resultaat bestaat uit het realiseren van de randvoorwaarden die nodig zijn om het werken binnen het frontoffice CJG mogelijk te maken Realisering van het fysieke CJG loket Dit deelresultaat bestaat uit de fysieke huisvesting van het CJG. Onderliggende acties zijn: 1. ruimtebehoefte CJG vastgesteld en aangeleverd aan projectgroep; 2. werkplekinrichting / ICT (netwerkkeuze!) vastgesteld en aangeleverd aan projectgroep; 3. herkenbaarheid CJG belettering / kleurstelling e.d vastgesteld en aangeleverd aan projectgroep; Dit deelresultaat is onderdeel van de huisvesting van Vraagwijzer en van de betrokken partners op de locatie: van Heemstraweg 50. Dit project is reeds intern belegd binnen de gemeente. Realisatie van het fysiek CJGloket is daarmee afhankelijk van de voortgang van en besluitvorming over genoemde huisvesting. Elke gemeente moet uiterlijk eind 2011 een fysiek CJG hebben De medewerkers van het CJG en ontwikkeling/training 1. benodigde competenties voor medewerkers CJG gedefinieerd; 2. taken rollen en verantwoordelijkheden beschreven voor de medewerkers CJG ; 3. scholing / training en bewustwordingstraject gerealiseerd; 4. werving / selectie en inwerken van een CJG-coördinator gerealiseerd; 8.3. Inrichten van informatie en advies, signaleren en toeleiding naar lichtpedagogische hulp De onderliggende acties voor dit deelresultaat zijn: Informatie en advies 1. bereikbaarheid van het CJG gedefinieerd en gerealiseerd; a. telefoon / / chat? / website (VCJG) /zijn operationeel; b. openingstijden loket CJG vastgesteld (inloop); c. achterwachtfunctie d. instellen spreekuurfunctie 2. benodigde PR materialen CJG zijn ontwikkeld en foldermateriaal van de partners (link met sociale kaart) zijn aanwezig op het loket; 3. Er is een eenvoudig en doelmatig registratiesysteem ingericht voor de loketfunctie van het CJG. Signaleren Verwacht mag worden dat de betrokken partners bij het CJG de kennis en expertise in huis hebben om goed te kunnen signaleren. Voor de consulenten van Vraagwijzer is dat deels een ander verhaal als het gaat over de thema s opvoeden en opgroeien. Wat dit betekent voor de consulenten, wordt duidelijk uit de realisatie van de benoemde deelresultaten in paragraaf Projectplan CJG, gemeente West Maas en Waal. Pagina 4

6 Toeleiden naar lichtpedagogische hulp 1. (digitale) sociale kaart is actueel en operationeel. 2. medewerkers van Vraagwijzer en uit het (lokale) veld kennen elkaar en weten elkaar te vinden Realisering aansluiting CJG op lokale vindplaatsen De onderliggende acties voor dit deelresultaat zijn: Het CJG is zichtbaar op de vindplaatsen 1. uitvoering van de communicatiematrix is belegd (zie ook paragraaf 10). Aansluiting op de zorgadviesstructuur van het onderwijsveld (ZAT) 1. aansluiting van het CJG op de ZAT s gerealiseerd en beschreven; 2. aangesloten organisaties in de gemeente West Maas en Waal werken met de verwijsindex (VIR). Aansluiting op de lokale zorgnetwerkstructuur 1. aansluiting op aanpalende terreinen (zoals leerplicht, werk en inkomen, veiligheid / justitie) geformuleerd; 2. Zorgoverlegstructuren in kaart gebracht incl. doel, resultaatformulering, frequentie en deelnemers; 9. De backoffice CJG De onderliggende acties voor dit deelresultaat zijn: Convenant CJG afgesloten met Kernpartners CJG en het lokale veld. In de regio Nijmegen is een convenant CJG ontwikkeld. De kernpartners van het CJG zijn hierin nauw betrokken geweest. Voor de gemeente West Maas en Waal wordt dit convenant als leidraad genomen met een vertaling naar het lokale veld. Inrichten van coördinatie van zorg en doorzettingsmacht In de regio Nijmegen is een model van coördinatie van zorg en van doorzettingsmacht ontwikkeld. Dit is vastgesteld door het regionale portefeuillehouderoverleg. Beide modellen worden verankerd in de werkwijze binnen de gemeente West Maas en Waal. Van grote invloed hierop is de positionering van een coördinator CJG. De Verwijsindex (VIR) wordt gebruikt door alle aangesloten partijen. Een goed gebruik van de verwijsindex is zeer belangrijk voor afstemming van hulp en ondersteunt de functie coördinatie van zorg. Monitoring van het gebruik van de verwijsindex wordt belegd bij de CJG-coördinator. Projectplan CJG, gemeente West Maas en Waal. Pagina 5

7 Het huidige en gewenst aanbod van lichtpedagogische hulp op het gebied van opvoeden en opgroeien is in kaart gebracht 2. Dit betekent focus op de daadwerkelijke vraag naar de verschillende vormen van hulp en ondersteuning en het integraal aanbieden van deze vormen van hulp en ondersteuning onder de vlag van het CJG. Realisering aansluiting van het CJG op Bureau Jeugdzorg. Op schaal van het netwerk CJG zijn bindende afspraken gemaakt over de aard en wijze van toeleiding naar het hulpaanbod van Bureau Jeugdzorg. Realisering integrale (meerjaren)begroting CJG Er wordt een meerjarenbegroting CJG opgesteld. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van het landelijke format, dat opgesteld is door het VNG. Uitgangspunt in dit format is dat hierin al het door de gemeente gefinancierde aanbod op het gebied van jeugd, opvoeden en opgroeien wordt opgenomen. Realisering van de overgang van de regio Nijmegen naar de regio Rivierenland. Besloten is dat de gemeente aansluit bij de regio Rivierenland. Met de regionale projectleider CJG van de Rivierenland wordt afgestemd welke stappen nodig zijn om de overgang te realiseren. De te volgen stappen worden meegenomen in het traject. 10. PR / Marketing / communicatieplan 1. realiseren van een communicatieplan / communicatiematrix 2. ontwerp en realisatie van logo en stationary CJG; 3. powerpointpresentatie CJG West Maas en Waal; 4. informatie en PR over het CJG; 5. realisatie virtueel CJG ; 6. betrokkenheid bij huisvesting in het kader van herkenbaarheid CJG / huisstijl; 7. periodieke voortgangsinformatie voor betrokkenen en belangstellenden; 8. publiciteit rondom de opening ; 9. organisatie opening. 10. opzeggen contract Jongin en contract huidige website CJG (regio Nijmegen) 11. Fasering Het traject doorloopt 2 fases. Om ook echt het kind centraal te stellen is het voorstel om te beginnen met de frontoffice van het CJG inclusief huisvesting (fase 1.). De werkwijze die hier wordt afgesproken, wordt vervolgens doorgetrokken naar (de betekenis daarvan voor) de werkwijze van de kernpartners en de aard en wijze van samenwerken. Zodoende werkt men toe van één kind naar één gezin, naar één plan, naar één regisseur (fase 2). Fase 1. omvat de periode februari september 2011 met doorloop naar eind 2011 Fase 2. omvat de periode oktober december Hierin is niet opgenomen: het afstemmen van het aanbod van de CJGpartners met het aanbod van Jeugdzorg en van lokale partijen. Dit kan worden opgepakt door de CJG-coördinator. Projectplan CJG, gemeente West Maas en Waal. Pagina 6

8 Afhankelijk van de dynamiek in het project, besluitvormingstrajecten en beschikbare tijd van belangrijke spelers, kunnen deelresultaten verschuiven. De inwerk- en inventarisatieperiode van de kwartiermaker is onderdeel van fase 1 en betreft de maand februari. Daarnaast is inwerken van de nieuwe beleidsmedewerker, verantwoordelijk voor het CJG onderdeel van fase 1. Hieronder volgt een detailplanning van fase 1 en een globale planning van fase 2. Hierin zijn de te behalen deelresultaten en activiteiten per resultaatgebied opgenomen. Een detailplanning van fase 2, volgt in september Detailplanning fase 1. Voor een detailplanning van fase 1. wordt verwezen naar de bijgevoegde planning in Excel. In deze detailplanning zullen ook de verschillende resultaten en deelresultaten worden toegewezen aan de verantwoordelijke / de kartrekker. De planning is in april herijkt in verband met de benodigde inwerkperiode van de nieuwe beleidsmedewerker. 13. Projectstructuur wethouder Teamleider MO Teamleider KCC (Sr.) consulenten Projectgroep Vraagwijzer huisvesting Ambtelijk overleg beleidsmedewerker kwartiermaker van Heemstraweg 50 Rivierenland Projectgroep CJG West Maas en Waal Projectgroep CJG Regio Nijmegen Projectgroep CJG Rivierenland Lokaal (zorg) netwerk Projectplan CJG, gemeente West Maas en Waal. Pagina 7

9 13.1. Toelichting projectstructuur Wethouder De wethouder is politiek verantwoordelijk en draagt, vanuit zijn functie, zorg voor besluitvorming in het college en de Raad. De wethouder wordt minimaal 1 x per maand geïnformeerd door de kwartiermaker. Beleidsmedewerker De beleidsmedewerker is verantwoordelijk voor organisatorische, beleidsmatige, financiële en inhoudelijke kadering en een heldere goedgekeurde opdrachtformulering en draagt zorg voor voorbereiding op besluitvorming in het college en de Raad. De beleidsmedewerker sluit aan op het regionaal ambtelijk overleg in de regio s Rivierenland en Nijmegen e.o. Teamleider MO De teamleider is primair opdrachtgever voor de kwartiermaker en schept de voorwaarden om de realisering daarvan mogelijk te maken. Teamleider, beleidsmedewerker en kwartiermaker hebben een periodiek voortgangsoverleg waar aangesloten wordt op het overleg tussen beleidsmedewerker / kwartiermaker. Teamleider KCC De Teamleider KCC is betrokken daar waar het gaat over de huisvesting van het CJG, de voorgenomen huisvesting van het CJG (en haar partners) in het pand aan de van Heemstraweg 50 en de functie die het team van consulenten van Vraagwijzer gaat vervullen binnen het fysiek inlooppunt van het CJG. Kwartiermaker De kwartiermaker is gepositioneerd binnen het team MO en is, samen met de beleidsmedewerker verantwoordelijk voor de realisering van de in dit plan opgenomen resultaten en deelresultaten voor de realisatie van het Centrum voor Jeugd en Gezin. De kwartiermaker zorgt daarnaast voor input in de regionale projectgroep CJG Nijmegen en de projectgroep regio Rivierenland en stuurt de lokale projectgroep CJG aan. De projectgroep CJG bestaat in ieder geval uit management van NIM, GGD en BJZ. Overleg beleidsmedewerker / teamleider / kwartiermaker Er wordt een structureel gepland (1 x 6 weken) om beleid / uitvoering en realisatie(voortgang) te bespreken en om besluitvorming voor te bespreken. Lokale (zorg)netwerk Op verschillende manieren en via verschillende overlegvormen, wordt aandacht besteed aan het CJG. Hierin trekken de beleidsmedewerker en de kwartiermaker gezamenlijk op. Te denken valt aan het informeren via het LEA, de verschillende zorgoverleggen, leerplicht, overlast/veiligheid e.d. Projectgroep huisvesting De projectgroep huisvesting is verantwoordelijk voor huisvesting van Vraagwijzer en voor ontwikkelingen aangaande huisvesting op locatie van Heemstraweg 50. Wanneer afstemming benodigd is ten aanzien van het CJG zal de kwartiermaker aansluiten bij deze projectgroep. Projectplan CJG, gemeente West Maas en Waal. Pagina 8

10 14. Risico s 1. De realisatieplanning van Heemstraweg 50 heeft invloed op de planning van de realisatie van de fysieke huisvesting van het fysieke loket CJG; 2. benodigde, nog te inventariseren, acties en besluitvormingsprocedures vertragen de overgang van regio Nijmegen naar regio Rivierenland; 3. benodigde besluitvormingsprocedures binnen de gemeente West Maas en Waal zorgen voor het oprekken van de realisatieplanning; 4. de invulling van de backoffice is deels afhankelijk van regionale ontwikkelingen (o.a. formulering prestatie-indicatoren CJG) De planning is daarmee ook afhankelijk van de planning van de regionale agenda. 5. keuze en planning van realisatie van een digitale sociale kaart is ook afhankelijk van de regionale agenda en van de regionaal georiënteerde kernpartners; 6. Agendaprioritering van betrokken personen in het traject. 7. door wisseling van taken, zal een nieuwe beleidsmedewerker ingewerkt moeten worden. Dit zal extra tijd kosten. 15. Borging grip en communicatie De volgende instrumenten worden gehanteerd om de grip op het project te borgen en een passende communicatie naar betrokkenen te waarborgen: 1. maandelijks opdrachtgeveroverleg; 2. wekelijks overleg met beleidsmedewerker Jeugd; 3. Maandelijkse projectplan-update. Een update van de projectplanning naar alle projectbetrokkenen, waarin middels kleurcodering aangegeven wordt: welke activiteiten gereed zijn of op planning liggen (groen) welke acties dreigen de deadline niet te halen (oranje) welke acties de deadline gepasseerd zijn (rood) Ten behoeve van dit overleg stelt de projectleiding een highlightrapportage van het project op en tevens wordt de meest recente projectplanning besproken. De highlightrapportage is als volgt opgebouwd: Projectstatus t.o.v. planning (voortgang) Aandachtspunten Knelpunten Risico s Gevraagde besluiten De opdrachtgever is primair verantwoordelijk voor interne besluitvorming(sprocedures) en communicatie naar management, college en Raad. Projectplan CJG, gemeente West Maas en Waal. Pagina 9

11 16. Financiële paragraaf Gemeenten krijgen middelen via de Brede Doel Uitkering CJG (BDU CJG). Deze uitkering is geoormerkt en loopt tot Voor die tijd moeten de uitgaven en activiteiten verricht zijn. Wanneer de activiteiten waarvoor de uitkering is bestemd, niet of niet geheel zullen plaatsvinden, kan de BDU ten nadele van de gemeente worden gewijzigd. Vanaf 2012 voegt het rijk de BDU CJG als decentralisatie-uitkering toe aan het gemeentefonds op voorwaarde dat er een landelijke dekking van CJG s is. Zoals het er nu uitziet wordt dat doel gehaald en zal het rijk structureel geld toevoegen aan het gemeentefonds. Een overzicht wordt geactualiseerd en is voorzien in het financieel systeem van de gemeente. Projectplan CJG, gemeente West Maas en Waal. Pagina 10