Poli VG - Zozijn. -inventarisatie huidige werkwijze en adviezen voor toekomstige verbeterpunten-

Transcriptie

1 Poli VG - Zozijn -inventarisatie huidige werkwijze en adviezen voor toekomstige verbeterpunten- Kwaliteitsproject in het kader van de opleiding tot Arts Verstandelijk Gehandicapten Zozijn, locatie Wilp Marieke Coenen, april

2 Inhoud Voorwoord..3 Huidige situatie en achtergrond..4 Probleemstelling...5 Doelstelling.5 1e cirkel van Deming..6 2e cirkel van Deming..7 Conclusie en borging.8 Literatuur 10 Bijlage I..11 Bijlage II.13 2

3 Voorwoord In het kader van het derde jaar van de opleiding tot Arts voor verstandelijk gehandicapten (AVG) wordt door de AIOS een kwaliteitsproject uitgevoerd. Dit project heeft als doel een onderdeel van de (medische) zorg in de zorginstelling te verbeteren. Ik heb ervoor gekozen om de organisatie van de polikliniek voor mensen met een verstandelijke handicap (afgekort tot poli VG) bij mijn werkplek Zozijn te verbeteren. Dit project betreft met name het in kaart brengen van de huidige werkwijze en het doen van aanbevelingen om tot een uniforme werkwijze rond de poli VG te komen, die past in de nieuw te vormen AVG praktijkvoering van de AVG s van Zozijn. Daarnaast zal er een globale vergelijking worden gemaakt met aanbevelingen die in een recente publicatie door de beroepsgroep van de AVG s (NVAVG) zijn gedaan rondom poliklinieken voor mensen met een verstandelijke beperking. Voor het uitvoeren van dit kwaliteitsproject wordt de Cirkel van Deming gebruikt. Dit is een veelgebruikt model om kwaliteitsverbetering te krijgen en te behouden. Deze cirkel bestaat uit vier fasen; Plan, Do, Check, Act. Deze wordt elke keer opnieuw doorlopen. De cirkel van Deming houdt het volgende in: - Plan: Kijk naar de huidige werkzaamheden en maak een plan voor verbetering van deze werkzaamheden. - Do: Voer uit wat er in Plan bedacht is en meet de resultaten. - Check: Ga geregeld na of dat wat er in Plan bedacht is ook daadwerkelijk in Do heeft plaatsgevonden. Als dat niet het geval is, onderzoek dan waar dat door komt. De bereikte resultaten worden vergeleken met de doelstellingen. - Act: Doe iets met de constateringen uit Check. Dat betekent dat je wijzigingen in Plan (oftewel in het organiseren) aanbrengt. Je zet acties uit om de resultaten te verbeteren. 3

4 Huidige situatie en achtergrond De praktijkvoering van de AVG s van Zozijn is momenteel bezig te veranderen. Er wonen bij Zozijn ongeveer 750 cliënten met de indicatie verblijf met behandeling (voor dit document hier samengevat onder de term interne cliënten). De AVG praktijkvoering bestaat bij Zozijn uit 4 parttime werkende AVG s en momenteel 2 AIOS AVG. Zij worden ondersteund door praktijkverpleegkundigen, doktersassistenten en een medisch secretaresse (het merendeel van het ondersteunend personeel werkt ook parttime). Sinds december 2012 wordt de huisartsenzorg van (vrijwel) alle cliënten van Zozijn door huisartsen in de wijk gedaan en verlenen de AVG s specifieke AVG zorg aan de cliënten met de indicatie verblijf met behandeling. Daarnaast kunnen de AVG s van Zozijn medische zorg verlenen aan overige mensen met een beperking. Dit betreft AVG-zorg voor cliënten zonder indicatie verblijf met behandeling of cliënten wonend op een niet toegelaten plaats voor behandeling of cliënten met een extramurale indicatie (deze groepen worden voor dit document hier verder samengevat onder de noemer externe cliënten ). Deze zorg vindt poliklinisch plaats bij de poli VG Zozijn op basis van een verwijzing door huisarts of medisch specialist. De omvang van deze zorg is tot op heden afhankelijk van de productie afspraken die hierover door Zozijn met het zorgkantoor gemaakt zijn (NZA (Nederlandse Zorgautoriteit ) H328 beleidsregel bekostiging extramurale zorg AWBZ). De AVG s van Zozijn zijn momenteel bezig de huidige en de in de toekomst gewenste praktijkvoering van de geleverde AVG zorg voor de interne en externe cliënten in kaart te brengen en op papier te beschijven. Bij deze beschrijving hoort ook het stuk poliklinische VG-zorg. Op dit moment is het niet helemaal duidelijk wat de afspraken zijn rond de organisatie van de poli VG voor externe cliënten en hoe elke AVG afzonderlijk deze polifunctie vormgeeft. Er is geen beschrijving van de organisatie en werkwijze van de polikliniek. De eenduidigheid in de praktijkvoering kan waarschijnlijk verbeterd worden. Dit geldt voor de AVG s maar ook voor de doktersassistenten (die de planning en organisatie doen). Het verschil in werkwijze van de verschillende AVG s (en de ondersteunende doktersassistenten) komt de uniformiteit niet ten goede en dit zou onduidelijkheid kunnen geven naar de verwijzende partij en naar de cliënt die de polikliniek bezoekt. Recent heeft ook de beroepsgroep van de AVG s (NVAVG) een document gepubliceerd over poliklinieken VG (Poliklinieken voor mensen met een verstandelijke beperking, Juli 2012) met als taakopdracht Formuleer een uniforme werkwijze op poliklinieken, om de landelijke samenhang te bevorderen en biedt een handvat waarmee AVG s kwalitatief en bedrijfsmatig verantwoorde medische zorg kunnen bieden op een polikliniek VG. Deze publicatie is bedoeld voor AVG s, maar ook voor andere betrokkenen bij de organisatie en uitvoerende taken van een polikliniek VG. 4

5 Probleemstelling Een goede beschrijving van de organisatie van de polikliniek VG voor externe cliënten ontbreekt momenteel bij Zozijn. Het is niet goed duidelijk hoe de huidige organisatie van de polikliniek verloopt, het is niet duidelijk wat de wensen van de AVG s en de doktersassistenten zijn om dit te verbeteren. De eenduidigheid van de werkwijze van AVG s en doktersassistenten kan waarschijnlijk verbeterd worden. Verder is het niet duidelijk of de huidige werkwijze past binnen de aanbevelingen die de NVAVG doet met hun recente publicatie Poliklinieken voor mensen met een verstandelijke beperking. Doelstelling Met dit kwaliteitsproject wil ik een begin maken met het in kaart brengen van de werkwijze en organisatie van de AVG poli van Zozijn. Ik wil het huidige proces gaan beschrijven (1 e cirkel van Deming), de wensen voor de toekomst van de AVG s hierin meenemen en daarbij aanbevelingen doen ter verbetering van de huidige organisatie. Vervolgens wil ik het huidige proces in grote lijnen vergelijken met de aanbevelingen die de NVAVG doet in de richtlijn poliklinieken (2 e cirkel van Deming). Hier zullen waarschijnlijk ook aanbevelingen ter verbetering van de werkwijze uit naar voren komen. Deze aanbevelingen zullen aan mijn collega s worden voorgelegd, hopelijk kunnen deze aanbevelingen in de toekomst (zoveel mogelijk) geïmplementeerd worden om de praktijkvoering rond de poli VG te optimaliseren. De uiteindelijke doelen: 1. Het werkt voor de AVG en de doktersassistenten overzichtelijker en efficiënter, als er volgens een bepaalde blauwdruk wordt gewerkt. De agenda planning kan efficiënter en de communicatie terug naar de verwijzer kan makkelijker verlopen. 2. De betrokken cliënt kan snel en efficiënt geholpen worden 3. De verwijzer weet sneller waar deze aan toe is (bijvoorbeeld wanneer is de cliënt aan de beurt voor een consult, op welke termijn kan de verwijzer bericht terug verwachten?) 4. De AVG s van Zozijn proberen kwalitatief goede poliklinische VG zorg te leveren door de aanbevelingen van de beroepsgroep in de publicatie Poliklinieken voor mensen met een verstandelijke beperking zoveel mogelijk mee te nemen in de uitwerking van de toekomstige poliklinische praktijkvoering. Het zal voor het tijdsbestek van dit kwaliteitsproject veel te groot zijn om de hele organisatie van de huidige polikliniek AVG bij Zozijn aan te pakken, maar ik hoop met dit project wel een eerste aanzet te geven hierin, zodat duidelijk gaat worden waar in de toekomst nog kwaliteitsslagen gemaakt kunnen worden. Een start waar de collega s vervolgens met de nieuwe AVG praktijkvoering hopelijk op kunnen voortborduren. 5

6 1e cirkel van Deming: Plan (najaar 2012): Overleg tijdens het artsen overleg met de collega AVG s over het voorstel om mijn kwaliteitsproject rondom de organisatie polikliniek te gaan houden. Inventarisatie van het draagvlak. Het onderwerp leeft omdat het voor meerdere collega s onduidelijk is hoe de werkwijze is en of we als collega s wel allemaal dezelfde werkwijze hebben, daarnaast leeft het idee dat de planning en de huidige werkwijze wel wat efficiënter zou kunnen. Do (eind 2012-begin 2013) Middels een de collega s specifiek uitvragen over hoe de procedure rondom de AVG poli op dit moment is, wat ieders werkwijze is rondom aanmelding, afspraak plannen, gegevens opvragen, voorbereiding van consult, consult en afhandeling van het consult. Check (begin 2013) Na ontvangst van alle reacties op de inventariserende , heb ik een document op gesteld waarin de huidige werkwijze AVG poli kort wordt beschreven. De beschrijving van de organisatie heb ik daarbij opgesplitst in de onderdelen: aanmelding externe cliënt, afspraak maken bij AVG, gegevens opvragen, voorbereidingstijd, consult, uitwerktijd, vervolgconsulten. Dit document heb ik ook voorgelegd aan de doktersassistente die verantwoordelijk is voor de organisatie van polikliniek AVG zodat zij dit kon vergelijken met hun werkwijze. Act (begin 2013) Uit het bovengenoemde document zijn zaken gekomen die nog onduidelijk zijn of waar nog vragen over zijn. Hierop volgen aanbevelingen ter verbetering. Deze zullen worden besproken met de collega s. Zie BIJLAGE I voor de uitwerking 6

7 2e cirkel van Deming: Plan (begin 2013): Het inventariseren van de basisvoorwaarden rond de poli VG zoals beschreven in de NVAVG publicatie en het in grote lijnen vergelijken van de huidige werkwijze van Zozijn met dit document. Do/Check (voorjaar 2013): Vergelijk van de werkwijze poli VG Zozijn met de NVAVG publicatie: het beschrijven van de overeenkomsten en verschillen en het benoemen van de mogelijke verbeterpunten. Act (voorjaar 2013): Er worden aanbevelingen geformuleerd waarmee de AVG s van Zozijn de organisatie van de poli VG kunnen verbeteren. Zie BIJLAGE II voor de uitwerking 7

8 Conclusie en borging Er blijken bij uitwerking van de inventarisatie rondom de praktijkvoering poli VG al veel zaken goed te lopen (zonder dat hier tot op heden concreet afspraken op papier over bestaan). De zaken die wel nog naar voren komen uit het doorlopen van de 1 e cirkel van Deming (het in kaart brengen van de huidige werkwijze poli VG bij Zozijn) betreffen: Dossiervoering De dossiervoering zou nog aangepast kunnen worden. Bijvoorbeeld het noteren van de gegevens van aanmelding van een nieuwe cliënt. Het zou wenselijk zijn om dit in een digitaal dossier te doen, mogelijk kan hier in de toekomst een vast invulformat voor ontwikkeld worden. Rondom dossiervoering is verder de vraag of er in de toekomst nog gewerkt moet worden met een digitaal dossier én een papieren dossier naast elkaar of dat er een keus gemaakt moet worden om alles digitaal te doen (dus ook de decursus van vervolgconsulten). Verder zou er nagedacht kunnen worden over hoe lang de dossiers van de poli cliënten bewaard zouden moeten worden. Agendaplanning De verdeling van de aangemelde cliënten of de vragen rondom de aanmelding van mogelijk toekomstige cliënten zou beter verdeeld kunnen worden tussen de AVG s, er zou bijvoorbeeld op vaste dagdelen tijd gereserveerd kunnen worden voor poli werkzaamheden of poli gerelateerde vragen. Hierdoor worden de werkzaamheden meer gebundeld en gebeurt er minder tussen de bedrijven door of in de wandelgangen. Contact gegevens/bereikbaarheid De contactgegevens van de poli VG Zozijn zijn nog niet specifiek terug te vinden op de website van Zozijn. Dit zou aangepast kunnen worden en er zou een nieuwe praktijkfolder gemaakt kunnen worden. Faciliteiten rondom consultvoering De faciliteiten in de spreekkamer zouden verbeterd kunnen worden, bijvoorbeeld het uitbreiden van spelmateriaal voor cliënten en het uitbreiden, beter toegankelijk maken en actualiseren van instrumentarium t.b.v. diagnostiek door de AVG, zoals bijvoorbeeld visuskaarten of een fluisterkaart. Uitwerking van het consult De uitwerking van het consult door de verschillende AVG s zou meer uniform kunnen plaatsvinden (de vorm van de brief naar de verwijzer en de manier van aanleveren van deze brief aan de doktersassistenten of medisch secretaresse t.b.v. de uitwerking). Terugrapportage aan de verwijzer. Het format van de specialistenbrief zoals deze in de AVG opleiding wordt gehanteerd zou kunnen worden gebruikt (een maskerbrief zou daarvan in het digitale dossier van de poli patiënt kunnen worden aangemaakt). Verder zouden er concrete afspraken gemaakt kunnen worden over het tijdsbestek van terugrapportage naar de verwijzer dat wenselijk wordt geacht. Vervolgconsulten De AVG s zouden onderling concrete afspraken kunnen maken over hoe zij 8

9 omgaan met poliklinische vervolgconsulten, het uitschrijven en vervolgen van medicatie of verwijzingen naar overige (para)medici. Bovengenoemde punten zouden in de toekomst door de betrokken AVG s en ondersteunend personeel nader bekeken kunnen worden om concrete afspraken te maken over verbeterpunten hierin. Voor sommige punten zal dit snel en relatief eenvoudig te realiseren zijn, andere punten zullen mogelijk wat meer discussie en tijd vergen. Dit zal ook afhangen van hoeveel middelen en tijd er in de toekomst vrij gemaakt kunnen worden voor de AVG s en ondersteunend personeel ten behoeve van de poli VG. Bij het globaal vergelijken van de huidige poli praktijkvoering van de AVG s van Zozijn met de publicatie van de NVAVG over poliklinieken (2 e cirkel van Deming), valt op dat Zozijn al veel van de in het document beschreven 17 basisvoorwaarden geregeld heeft of deels geregeld heeft (zie bijlage II). Met name op het gebied van multidisciplinair werken en het opzetten van bijv. een transitiepoli zouden in de toekomst nog kwaliteitsverbeteringen voor de cliënten behaald kunnen worden. Op enkele van de in de 1e cirkel van Deming genoemde punten zouden nog kleine veranderingen of verbeteringen kunnen plaatsvinden: dossiervoering, agendaplanning, verslaglegging terugrapportage vervolgconsulten Over deze punten bestaan momenteel gedeeltelijk of onvoldoende duidelijke afspraken bij Zozijn. Om de genoemde verbeterpunten op te nemen in de werkwijze poli VG bij Zozijn, zou de cirkel van Deming nog enkele malen doorlopen moeten worden, dit is te omvangrijk voor de duur van mijn kwaliteitsproject. Ik hoop wel dat ik een goed begin gemaakt heb met het in kaart brengen van de huidige werkwijze poli VG van Zozijn en de wensen voor de toekomst. De AVG s, de doktersassistenten/medisch secretaresse en de manager zullen de resultaten en verbeterpunten uit dit kwaliteitsproject meenemen in hun beschrijving en verbetering van de uitvoering van het poli gedeelte van de AVG praktijk van Zozijn. 9

10 Literatuur Kwaliteitsbevordering voor en door huisartsen R. Grol, NHG 1995 FNV ABVAKABO Zorgen voor kwaliteit ; brochure 2005, hoofdstuk 1 en 2. NVAVG publicatie (zie Poliklinieken voor mensen met een verstandelijke beperking (2012) 10

11 BIJLAGE I Uitwerking input AVG s en doktersassistenten rondom werkwijze AVG poli maart 2013 In rood en vetgedrukt de punten die mogelijk in de toekomst nog verandering of verbetering behoeven, of waar concretere afspraken over gemaakt zouden kunnen worden. Aanmelding: -aanmelding cliënt telefonisch, per mail of per fax via de doktersassistenten - gegevens van aanmelding worden nu nog niet officieel genoteerd door doktersassistenten (zou wel wenselijk zijn, waar?, vast format voor gebruiken?, digitaal registreren van aanmeldingen?) -doktersassistenten checken bij een van de AVG s of de vraag geschikt is voor de AVG poli (bij welke AVG vragen ze dat?, bij toerbeurt of in de wandelgangen? ) Zo ja> inplannen bij een van de AVG s (zie kopje afspraak maken ) Zo nee> terugkoppeling hiervan naar aanmelder/verwijzer door doktersassistente -verwijzing loopt via huisarts of medisch specialist (meestal kinderarts, revalidatiearts), officiële verwijsbrief via post, mail of fax is noodzakelijk> doktersassistente koppelt dit terug aan aanmelder -doktersassistente maakt een digitaal dossier aan voor de patiënt in de vorm van een word bestand (op de M-schijf van Zozijn)> AVG poli en een papieren dossier. Hiervoor zijn nodig NAW gegevens, BSN nummer, verzekeringsgegevens, ID kaart -doktersassistente maakt een formulier tijdsregistratie, dit wordt bewaard in het papieren dossier PM -naamsbekendheid en contact gegevens verbeteren> nieuwe website Zozijn (AVG wel genoemd, echter geen contactgegevens medisch centrum), website NVAVG staan de contact gegevens wel Afspraak maken bij AVG -er wordt naar gestreefd binnen een maand een consult afspraak te plannen bij een AVG (bij toerbeurt, gezien huidige agendadruk globaal 1 extern consult per maand per AVG, afhankelijk van de ruimte in de agenda van de AVG) -doktersassistente reserveert tijd in de agenda AVG -doktersassistente checkt telefonisch met de aanmelder of de voorgestelde datum schikt -doktersassistente plant de afspraak definitief in de agenda AVG -doktersassistente bevestigt de afspraak aan de aanmelder schriftelijk middels de uitnodigingsbrief -doktersassistente verstuurt bij de uitnodigingsbrief het formulier toestemming opvragen gegevens naar de aanmelder -de doktersassistente verstuurt bij de uitnodigingsbrief de routebeschrijving Gegevens opvragen -na ontvangst van het getekende formulier toestemming opvragen gegevens, vraagt de doktersassistente de eerdere medische gegevens van de cliënt op -de gegevens worden verzameld in het papieren dossier externe poli patiënt Voorbereidingstijd 11

12 -een week voordat het extern consult plaats vindt wordt er door de doktersassistente een half uur tot een uur voorbereidingstijd in de agenda van de AVG gepland -op de dag van de geplande voorbereidingstijd legt de doktersassistente het dossier van de externe poli cliënt met de eerder opgevraagde informatie klaar in het postvak van de AVG -de AVG bereidt het consult voor, kan zo nodig aantekening maken in het papieren of digitale dossier van de cliënt Decursus papier ontbreekt, of digitaal doen? -AVG noteert de tijdsbesteding op het registratie formulier Consult -op de dag van het consult zorgt de doktersassistente dat het dossier + opgevraagde informatie klaar ligt in het postvak van de AVG -voor het consult staat 1,5 uur gepland -aanwezig moeten zijn cliënt, en begeleider (en/of wettelijk vertegenwoordiger) die de cliënt goed kent -gesprek (met client en begeleider en/of wett. vertegenwoordiger) en zo nodig lichamelijk onderzoek -locatie: grote poliruimte > -toekomst: verbeteren spreekkamer: benodigdheden> speel/spel materiaal, doktersinstrumentarium, visuskaart, fluisterkaart beter toegankelijk maken tijdens consult -AVG noteert de tijdsbesteding op het registratie formulier Uitwerktijd -zo spoedig mogelijk, zelfde dag of liefst zelfde week, soms later als er nog aanvullende informatie moet worden opgevraagd -uitwerktijd 1 uur -dicteren/typen brief volgens format specialistenbrief NVAVG> format op m-schijf zetten? -bij afronding brief (gedicteerd of getypt) vraagt AVG aan doktersassistente om de brief verder te verwerken -brief wordt zo spoedig mogelijk (concrete termijn afspreken?) verzonden naar verwijzer, op verzoek ook naar wett. vertegenwoordiger of andere betrokkenen (bijv. gedragswetenschappers, mits toestemming van de wett. vertegenwoordiger) -als er meer tijd nodig is voor de brief (bijvoorbeeld omdat er extra informatie opgevraagd moet worden) kan er door de AVG afhankelijk van de vraagstelling tussentijds met de verwijzer gebeld worden om het verloop van het consult en de voorlopige adviezen kort te sluiten -brief naar verwijzer wordt digitaal opgeslagen op de m-schijf en op papier in het dossier bewaard -AVG noteert de tijdsbesteding op het registratie formulier Vervolgconsulten -wisselend per AVG, sommige alleen advies aan huisarts, sommige schrijven zelf medicatie voor (hoe follow up?), papieren recept? Medicatie bewaking? Faxen naar apotheek? -hoe er mee om te gaan als cliënt op eigen initiatief in het vervolg contact op neemt na afronding consult? -In de toekomst verder uniform maken of iedere AVG eigen werkwijze laten behouden? Multidisciplinair werken? -In de toekomst verder vorm te geven, afhankelijk van de toekomstige financiering en ontwikkelingen binnen Zozijn Overige vragen die blijven liggen (zie ook bijlage II): -moet je papieren en digitaal dossier hebben? 12

13 -hoe lang bewaren we de dossiers? -moet je afspraken misschien gaan clusteren (dagdeel per maand bijvoorbeeld) BIJLAGE II Publicatie NVAVG 2012: Poliklinieken voor mensen met een verstandelijke beperking Bedrijfsvoering AVG poli, 17 basisvoorwaarden genoemd in deze publicatie: 1. Professionele kwaliteit van de AVG binnen de polikliniek VG 2. Multidisciplinaire samenwerking 3. Samenwerking met andere medisch specialisten. 4. Transitie 5. Locatie 6. Laagdrempelige toegang 7. Bereikbaarheid 8. Dossiervoering 9. Zakelijke en secretariële ondersteuning 10. Spreekkamer 11. Wilsbekwaamheid en vertegenwoordiging van de cliënt. 12. Informatie opvragen voorafgaande aan het eerste consult 13. Het consult 14. De verslagbrief 15. Vervolgconsult en eventuele afronding 16. PR en herkenbaarheid op nationaal en regionaal niveau 17. Financiering Vergelijken van de huidige polistructuur Zozijn met de publicatie Poliklinieken NVAVG op de genoemde 17 basisvoorwaarden. Cursief gedrukt de tekst zoals gebruikt wordt in de NVAVG richtlijn. In rood en vetgedrukt de afspraken die er momenteel over het genoemde onderwerp bij Zozijn zijn. 1. Professionele kwaliteit van de AVG binnen de polikliniek VG De poliklinische werkzaamheden worden verricht door een BIG geregistreerd AVG of door een derdejaars aios-avg gesuperviseerd door een BIG geregistreerd AVG. De AVG beschikt over een netwerk van medische, paramedische en niet-medische disciplines met affiniteit en expertise in de zorg aan mensen met VB. Het is van belang dat meerdere AVG s aan één poli VG verbonden zijn, zodat bij afwezigheid waargenomen kan worden. Hier zijn wel afspraken over bij Zozijn 2. Multidisciplinaire samenwerking Eén van de beroepskenmerken van de AVG is dat hij/zij multidisciplinair werkt indien geïndiceerd. De inzet van andere deskundigen (m.n. gedragskundigen, paramedici, verpleegkundigen) zal derhalve geregeld moeten zijn. De AVG bepaalt de noodzaak van inzet van andere deskundigen. Omdat in meer dan de helft van de consulten op een poli VG sprake is van gedragsproblematiek zal vaak een gedragskundige(( GZ-) psycholoog, orthopedagoog) 13

14 worden ingezet. Een wisseling van hoofdbehandelaar kan plaatsvinden indien de problematiek daartoe aanleiding geeft (gedragskundige AVG). De inzet van een gedragskundige vraagt tot op heden een aparte indicatie, deze moet aangevraagd worden bij het CIZ. Dit leidt er soms toe dat het ten koste gaat van een reeds bestaande (andere) indicatie. Hier zijn geen eenduidige afspraken over bij Zozijn 3. Samenwerking met andere medisch specialisten. De AVG kan zo nodig bij multiple pathologie medisch specialisten consulteren en indien noodzakelijk,na overleg met de huisarts verwijzen. Hij zal daarbij bij voorkeur gebruik maken van specialisten waarmee al een vorm van samenwerking (consulentschap) bestaat, zodat deskundigheid en affiniteit gewaarborgd zijn. Hier zijn deels afspraken over bij Zozijn (er is wel een bekend netwerk van consulenten, er zijn geen eenduidige structurele samenwerkingsafspraken) 4. Transitie Voor kinderen met een VB is het vaak moeilijk om bij bereiken van de volwassenheid de overstap van de kinderarts naar een specialist voor volwassenen te maken. Indien er sprake is van multiple pathologie lijkt de AVG de aangewezen specialist om de patiënt na het 18e levensjaar te behandelen en vervolgen. De AVG houdt het overzicht en specialisten als de neuroloog, de revalidatiearts en de klinisch geneticus worden zo nodig geconsulteerd. De kwaliteitseisen gesteld aan een dergelijke transitiepolikliniek zullen door de NVAVG en de Nederlandse vereniging van kindergeneeskunde in een apart document worden verwoord. Hier zijn (nog) geen afspraken over bij Zozijn, er zijn wel plannen om de contacten met bijv. de kinderartsen aan te halen. 5. Locatie De poli VG kan in een ziekenhuis, zorginstelling, huisartspraktijk of in een neutraal gebouw worden gehuisvest. Hier zijn afspraken over bij Zozijn, Zozijn houdt poli op de centrale locatie van de zorginstelling. Mogelijk gaan er in de toekomst nog poliklinische werkzaamheden plaatsvinden op een van de andere locaties van Zozijn 6.Laagdrempelige toegang De poli VG is toegankelijk na verwijzing door huisarts of medisch specialist. Deze verwijzer verwoordt in een verwijsbrief de vraagstelling. Een ouder/ vertegenwoordiger, de begeleider of de cliënt zelf kan een afspraak maken bij de assistente. Een eerste consult op de poli VG vindt bij voorkeur binnen 2 weken na aanmelding plaats. (hier zijn momenteel onduidelijke afspraken over bij Zozijn) De aanmeldingen worden gescreend waarbij met een zekere prioriteitstelling rekening wordt gehouden.(hier zijn geen of onduidelijke afspraken over bij Zozijn) Bij het ontstaan van een wachtlijst is het wenselijk dat de AVG regelmatig, in overleg met de assistente de prioriteitstelling bewaakt. 14

15 7.Bereikbaarheid Vanuit het oogpunt van herkenbaarheid, profilering en organisatie wordt de poli VG op vaste dagdelen en met een vaste frequentie gepland. De polikliniek is gedurende kantooruren altijd (via doorschakeling) bereikbaar. Een landelijke dekking van AVG 24/7 bereikbaarheid is momenteel nog niet gerealiseerd maar zal z.s.m. moeten worden nagestreefd. Een 24-uurs achterwachtfunctie van de AVG voor de huisartsenpost verdient volgens de werkgroep de voorkeur. De bereikbaarheid van een AVG wordt zichtbaar of kenbaar gemaakt via de NVAVG website, de website van de zorgorganisatie, bij de lokale HAP s en bij de regionale huisartsen Aanbevolen wordt om de bereikbaarheid via één herkenbaar telefoonnummer te organiseren. Hier zijn bij Zozijn gedeeltelijk afspraken over, er zijn nog wel wensen om dit verder te optimaliseren 8. Dossiervoering De bevindingen van de AVG worden vastgelegd in een (bij voorkeur elektronisch) medisch dossier. In de afgelopen jaren zijn steeds meer zorgorganisaties overgegaan op een elektronisch medisch dossier, meestal een huisartsinformatiesysteem (HIS). Helaas is dit niet aangepast voor de specifieke medische problematiek van mensen met VB, hetgeen o.a. tot beperkingen leidt in het gebruik van data voor verantwoording en wetenschappelijke doeleinden. Voor classificatie van psychiatrische problematiek wordt indien mogelijk gebruik gemaakt van de DCLD (diagnostic critria for psychiatric disorders for use with adults with learning disabilities) codering) of DSM IV classificatie (zo nodig na consultatie van de psychiater). De AVG is in het bezit van een AGB code, waardoor de desgewenst uitwisseling van gegevens via de EPD s mogelijk geworden is. Hier zijn bij Zozijn gedeeltelijk afspraken over: de dossier voering van de poli patient verloopt (meestal) niet via HIS, maar via een digitaal dossier (wordbestand op de m- schijf) en papieren dossier. 9. Zakelijke en secretariële ondersteuning Een goede secretariële en zakelijke ondersteuning is beschikbaar. Een medisch secretaresse cq doktersassistente is onmisbaar voor de organisatie van de spreekuren in al zijn facetten, zoals spreekuurplanning, afhandeling van de correspondentie, telefonische contacten. Een zakelijke manager is beschikbaar voor bijvoorbeeld de financiën, de huisvesting, de contacten met het zorgkantoor en andere organisatorische zaken. Hier zijn bij Zozijn afspraken over 10. Spreekkamer De inrichting van de spreekkamer voldoet ten minste aan de volgende voorwaarden: - rustige goed verlichte kamer met voldoende ruimte voor een rolstoel. 15

16 - kindvriendelijkheid: zorg dat er of op de gang of op de spreekkamer spelmateriaal aanwezig is. - basisinstrumentarium, zoals bv.bloeddrukmeter en weegschaal. - hoog-laag onderzoekbank kan handig zijn evenals tillift. - onderzoeksmateriaal voor visus- en gehooronderzoek: Lea-symbols /evt Tellerkaarten /fluisterkaart. -Computer/laptop met elektronisch patiënten dossier en internetverbinding. -Receptpapier en een digitale verbinding met een apotheek Hier zijn bij Zozijn gedeeltelijk afspraken over, er kunnen nog kleine verbeteringen plaatsvinden in de spreekkamer, spelmateriaal, onderzoeksmateriaal 11. Wilsbekwaamheid en vertegenwoordiging van de cliënt. Mensen met verstandelijke beperkingen zijn niet altijd voldoende wilsbekwaam om beslissingen te nemen over hun medische behandeling. Beslissingen worden dan vaak genomen door een formele of informele vertegenwoordiger. Voor het eerste consult zal duidelijk moeten zijn of er sprake is van formele vertegenwoordiging zoals mentorschap en curatele. Indien er geen formele vertegenwoordiging is zal de AVG gedurende het eerste consult een inschatting maken van de wilsbekwaamheid. Bij gebleken wilsonbekwaamheid ter zake zal de AVG conform de wet WGBO zoeken naar een vertegenwoordiger voor informed consent. De AVG zal zich te allen tijde inspannen om de patiënt ongeacht zijn ontwikkelingsniveau te betrekken bij de medische beslissingen, o.a. door aanpassing van zijn communicatie. Hier zijn bij Zozijn afspraken over 12. Informatie opvragen voorafgaande aan het eerste consult Om het eerste consult efficiënt te laten verlopen is het belangrijk vooraf informatie op te vragen en aan de patiënt informatie te verstrekken over de gang van zaken in de polikliniek, bijvoorbeeld met foto s van de medewerkers van de poli. Een toestemmingsformulier voor het opvragen van medische gegevens wordt meteen meegestuurd. Het verdient aanbeveling om na aanmelding een informatiebrief naar ouders /vertegenwoordiger en/of begeleider te sturen en te vragen vooraf een intake of vragenformulier in te vullen. De schriftelijke vragenlijst kan worden vervangen door een telefonische intake door de medisch secretaresse (of verpleegkundige). De AVG leest vóór het consult de verwijsbrief en de andere reeds opgestuurde informatie door, zodat hij het consult kan voorbereiden, bijvoorbeeld door de health watch (gezondheidsrisicoprofiel) van een bepaald syndroom op te zoeken. Hier zijn bij Zozijn afspraken over (er is echter geen intake- of vragenformulier). 13. Het consult De AVG draagt er zorg voor dat het begin van het consult op de afgesproken tijd plaatsvindt. Na de kennismaking wordt geprobeerd tot de vraagstelling te komen waarvoor de patiënt gekomen is. Het komt ook voor dat er geen sprake is van een (sub)acute vraag is maar van een vraag om coördinatie van de medische zorg door de AVG. Daarna volgt een systematisch anamnese, een oriënterend en specifiek lichamelijk onderzoek. De AVG houdt de tijd in de gaten en zorgt ervoor dat het consult niet uitloopt. Hij begint tijdig met de afronding en maakt duidelijke vervolgafspraken. Als overleg met andere disciplines nodig is of bepaalde onderzoeken moeten plaatsvinden, geeft hij aan dat dit tijd zal kosten.(hier zijn afspraken over bij Zozijn) Het aanvragen van laboratorium of radiologisch onderzoek vraagt om extra aandacht om te 16

17 voorkomen dat financiering hiervan niet via de organisatie gaat lopen. Dit vereist onder andere een specifieke AGB code voor AVG s die bekend is in het ziekenhuis. (hier zijn geen afspraken over bij Zozijn) Er dienen van tevoren afspraken gemaakt te worden tav de afhandeling van cliënten die niet verschijnen op de afspraak. Bij het niet nakomen van de afspraak zonder tijdige afmelding zou bijvoorbeeld 15 minuten in rekening gebracht kunnen worden. (hier zijn geen afspraken over bij Zozijn) 14. De verslagbrief De verslagbrief wordt bij voorkeur dezelfde dag en anders binnen een week geschreven. (hier zijn bij Zozijn nog geen duidelijke afspraken over) De tijd voor het schrijven van brieven wordt in de agenda van de AVG gepland. Inspreken van een bandje heeft de voorkeur boven het zelf uittypen van een brief. Het bespaart namelijk veel tijd. Uiteraard wordt de verslagbrief naar de verwijzer gestuurd. In overleg met patiënt en eventueel vertegenwoordiger kan deze brief in afschrift ook gestuurd worden naar andere belanghebbenden zoals GZ-psycholoog, behandelend gedragskundige, behandelend medisch specialisten, begeleider woonvoorziening en vertegenwoordiger. Daarbij moet gerealiseerd worden dat een medische brief voor niet-medici moeilijker te begrijpen kan zijn. Het taalgebruik in de brief kan worden aangepast of er kan een tweede brief met eenvoudiger taalgebruik worden opgesteld (hier zijn bij Zozijn geen afspraken over). Alle oplossingen hebben voor- en nadelen en de AVG zal steeds moeten kiezen voor een op de situatie gerichte optimale vorm. 15. Vervolgconsult en eventuele afronding De noodzaak van een vervolgconsult wordt met name bepaald door de vraagstelling en de ernst van de problematiek. Bij een syndroomgerelateerde vraagstelling zal de cliënt afhankelijk van de aanbevelingen in de health watch één of meerdere keren per jaar gezien worden, evenals bij epilepsiecontrole. Bij verandering van of starten met medicatie is een vervolgconsult noodzakelijk. Daarnaast zal voor de follow up vaak gebruik gemaakt worden van telefonische en consulten, in te plannen in de agenda van de AVG. De mail wordt in het algemeen ook gebruikt voor het opvragen of doorspelen van allerlei informatie. Hierbij moet rekening gehouden worden met de privacy- wetgeving en het respecteren van de autonomie/rechtspositie van de cliënt en diens vertegenwoordiger. Bij mailcontact moet men rekening houden met het onbedoeld interpreteren door de ontvanger van de verstuurde boodschap. Dit kan tot veel onduidelijkheid en soms irritatie leiden. Tijdens een behandeling is het volgens de werkgroep wenselijk dat er minimaal éénmaal per 3-6 maanden persoonlijk contact tussen de AVG en de patiënt plaatsvindt. Er kan niet langdurig volstaan worden met uitsluitend telefonisch of contact. Als het alleen om de controle gaat van een reeds succesvol ingezette behandeling volstaat een jaarlijks persoonlijk contact ter evaluatie van de behandeling. Als de cliënt na het eerste consult nog herhaalde malen gezien wordt is het aan te bevelen bij elke (medicatie) verandering een brief naar de verwijzer/huisarts te sturen. Indien er geen wijzigingen plaatsvinden stuurt de AVG minimaal één maal per jaar een verslagbrief naar de verwijzer/huisarts, zodat deze altijd actueel geïnformeerd is. Als de cliënt in de loop van de controles voor een ander probleem behandeld gaat worden is een nieuwe verwijsbrief nodig. Als de cliënt niet verschijnt op de vervolgafspraak is het aan de arts om te beoordelen of er vanuit de poli VG contact gezocht moet worden. 17

18 Om zicht te houden op het al of niet op controle komen is het stickersysteem aan te bevelen. Hierbij wordt op het dossier een sticker met het actuele jaartal geplakt zodra de cliënt op de poli geweest is. Als iemand een jaar niet geweest is, ontbreekt een actuele sticker. Dan kan overwogen worden het dossier in het archief te plaatsen. Hier zijn momenteel gedeeltelijk afspraken over bij Zozijn: het is wenselijk in de toekomst over bovenstaande meer concrete afspraken te gaan maken 16. PR en herkenbaarheid op nationaal en regionaal niveau Een presentatie of een folder voor één of meerdere HAGRO s kan hierbij uitnodigend werken. Ook de aanpalende specialismen zoals genoemd onder punt 3. kunnen op een vergelijkbare manier benaderd worden. De website van de NVAVG is sinds 2012 voorzien van een herkenbaar en gemakkelijk te bedienen zoekinstrument naar de verschillende poli s VG. Het betreft een landkaart van poli s VG. Direct contact met de huisartsen uit de regio is belangrijk. De samenwerkingsrelatie tussen huisarts en AVG is vaak specifiek voor een bepaalde regio. Er bestaan de volgende voorbeelden: - Er is een nauwe samenwerking binnen de medische dienst van de organisatie. - Er is een goede samenwerking betreffende de semi- en intramurale cliënten. - Er is samenwerking omdat er gebruik wordt gemaakt van de diensten van de HAP. Een actieve samenwerking is noodzakelijk om de kwaliteit van de zorg voor mensen met een verstandelijke beperking te garanderen. Hier zijn momenteel gedeeltelijk afspraken over bij Zozijn, er zijn nog wel wensen om hier kleine verbeteringen in aan te brengen 17. Financiering Er bestaan op dit moment (juli 2012) 3 categorieën van financiering van een (monodisciplinair) AVG consult: i. De cliënt is thuiswonend : de AVG zorg wordt gedeclareerd bij het zorgkantoor (NZA code H328 [consult] en code H321 [reistijd bij thuisbezoek]). ii. De cliënt is semimuraal wonend (ingeschreven in een huisartsenpraktijk): idem als i iii. Intramuraal wonend: bij de indicatie ZZP 1 en 2 kan door de huisarts naar de AVG verwezen worden en vindt financiering via het zorgkantoor plaats. Bij de indicatie ZZP 3 of hoger(verblijf+behandeling) is de behandeling door een AVG (meestal) inbegrepen. Dan wordt het consult verricht door de AVG betaald door de organisatie die de indicatie behandeling kreeg toegewezen. Indien sprake is van een multidisciplinaire behandeling dient vooraf een CIZ-indicatie te worden aangevraagd. Wanneer reeds een CIZ indicatie is verleend aan een andere zorgorganisatie, zal hiermee in overleg getreden moeten worden om tot een betalingsafspraak te komen. Soms is het daarbij mogelijk de indicatie tijdelijk over te nemen voor de duur van de behandeling. De situatie bij Zozijn is afhankelijk van de financiële situatie in de toekomst en de afspraken die er met de zorgkantoren gemaakt gaan worden. 18