Verslag kwaliteitsproject. Crisisunit Amarant Medische randvoorwaarden

Transcriptie

1 Verslag kwaliteitsproject Crisisunit Amarant Medische randvoorwaarden Fleur Boot AIOS AVG Februari 2016

2 Inhoud 1. Achtergrond 2. Probleem, doel en vraagstelling 3. Methode 2x Cirkel van Deming 4. Resultaten en advies 5. Reflectie 6. Appendices - vragenlijsten 1. Achtergrond Binnen Amarant, locatie Daniel de Brouwerpark Tilburg, bestaat er een crisisunit. De crisisunit is een voorziening voor crisisopvang voor mensen met een verstandelijke beperking en gedragsproblemen. Men spreekt van een crisis als er een zodanig ontregeling optreedt in de sociale en/of psychische gesteldheid van de cliënt dat de huidige begeleiding of het huidige cliëntsysteem (afhankelijk van de woonsituatie) niet meer de juiste begeleiding kan garanderen en er sprake is van een onhoudbare situatie. Hiermee is de inzet van professionele opvang en zorg acuut noodzakelijk. De crisisunit van Amarant bestaat momenteel uit acht crisis plekken, waar cliënten van binnen en buiten Amarant terecht kunnen. De opvang en zorg zijn erop gericht de situatie te stabiliseren en acute dreiging af te wenden. Wanneer het beter gaat met de cliënt en er een stabiele situatie is gecreëerd, stroomt de cliënt door naar een andere definitieve woonplek of de oude woonsituatie. De duur van de opname is zeer wisselend. Er vinden op deze crisisunit momenteel enkel opnames plaats tijdens kantooruren van 9h-17h. Het uiteindelijke doel is om een crisisunit op te zetten welke 24/7 bereikbaar is. Recent werd aangekondigd door de manager van de crisisunit dat er plannen zijn om de crisisunit al een stuk uit te breiden. Deze uitbreiding zal zich richten op de capaciteit (van 8 naar 10 plekken en betere doorstroming) en de bereikbaarheid (van 9h-17h naar 8h-20h). De begeleidingsstijl op deze crisisunit is gericht op gedrag en begeleiders hebben geen verpleegkundige achtergrond. Echter, somatische problematiek komt ook bij deze doelgroep voor. De arts voor verstandelijk gehandicapten (AVG) werkzaam op het instellingsterrein van Amarant, waar de crisisunit gesitueerd is, is verantwoordelijk voor de medische zorg. Door de vraag naar uitbreiding van deze crisisunit werd binnen het team van betrokken AVG s besproken hoe de medische zorg voor deze crisisunit nu verloopt. Hierbij kwamen een aantal punten naar voren waar op dit moment (zonder uitbreiding) tegenaan wordt gelopen: 1. Plaatsing: de AVG is niet betrokken bij de plaatsing van een nieuwe cliënt. De AVG wordt meestal op de dag van de verhuizing of erna pas op de hoogte gesteld van een nieuwe cliënt. 2. Medische gegevens: een volledig medisch dossier is bij plaatsing niet aanwezig. Er vindt geen overdracht plaats van een vorig behandelend arts of GGZ instelling en de medische dienst moet hier zelf achteraan gaan. De cliënten komen niet standaard na plaatsing op controle bij de AVG om de cliënt in kaart te brengen. Ook dit maakt dat het medisch dossier vaak incompleet is. 3. Verantwoordelijkheid: hoewel er geen overzicht is van de cliënten aanwezig op de crisisunit en er medische gegevens ontbreken, draagt de AVG wel de verantwoordelijkheid om de juiste medische zorg te bieden aan deze groep cliënten. 4. Betrokkenheid en samenwerking: er vindt te weinig samenwerking plaats tussen de AVG en de gedragsdeskundige en tussen de AVG en de betrokken psychiater. De gedragsdeskundige schakelt de psychiater in voor consult en advies medicatie en dit gaat buiten de AVG om. Voordat een uitbreiding van de crisisunit kan worden uitgevoerd, is het voor het AVG artsenteam van groot belang dat de medische randvoorwaarden van de huidige crisisunit in kaart zijn gebracht en in orde zijn. De AVG s besluiten dat pas kan worden gekeken naar een uitbreiding van de crisisunit, indien de medische zorg voor de huidige situatie goed verloopt. 2a. Probleem De medische randvoorwaarden om op dit moment goede zorg te kunnen bieden als AVG aan de cliënten van de crisisunit ontbreken en zijn nooit duidelijk in kaart gebracht. Hierdoor bestaat er bij het AVG artsenteam van Amarant veel ontevredenheid betreffende de crisisunit en is er geen vertrouwen dat een uitbreiding van de crisisunit op een verantwoordelijke manier kan worden bewerkstelligd. 2b. Doel Het doel van dit kwaliteitsproject is om deze medische randvoorwaarden in kaart te brengen. Middels deze randvoorwaarden kan er een advies worden opgesteld richting het management om juiste medische zorg te kunnen garanderen voor de huidige crisisunit. Vervolgens kan er met dit advies worden nagedacht of en wanneer een uitbreiding van de crisisunit aan de orde kan zijn. 2

3 Het kwaliteitsproject zal op Structureel niveau plaatsvinden (randvoorwaarden) en betreft een procesverbetering van de plaatsing van nieuwe opnames binnen de crisisunit waarbij de AVG een vast onderdeel wordt. Met het opstellen van dit advies zal ook het vertrouwen van de AVG s in de crisisunit vergroten en daarmee het draagvlak voor een eventuele uitbreiding. 2c. Vraagstelling Wat zijn de medische randvoorwaarden om de juiste medische zorg te kunnen bieden bij plaatsing van nieuwe cliënten binnen de crisisunit van Amarant? 3. Methode Studie ontwerp Dit kwaliteitsproject bestond uit het afnemen van vragenlijsten, zowel online als schriftelijk. Met de uitkomsten van de vragenlijsten werd er een advies opgesteld bestaande uit een praktisch stappenplan. Deelnemers Er werd getracht deelnemers te betrekken vanuit alle disciplines betrokken bij de crisisunit tijdens aanmelding, plaatsing, zorg en ontslag van nieuwe cliënten. In totaal werden 28 mensen gevraagd deel te nemen; - Zorgbemiddeling: n=2 - Senior begeleiding crisisunit: n=3 - Gedragsdeskundige: n=3 - AVG: n=8 - BOPZ arts : n=1 - Psychiater Amarant: n=1 - Verpleegkundige: n=1 - Apotheker: n=1 - Apothekersassistente: n=1 - Clustermanager crisisunit: n=1 - Manager specialistische zorg: n=1 - Manager Idris: n=1 - Nachtzorg: n=1 - Dienstdoende AVG buiten Amarant: n=1 - Dienstdoende verpleegkundige: n=2 Inventarisatie In eerste instantie heeft er een inventarisatie plaatsgevonden van het huidige aanmelding- en plaatsingproces voor de crisisunit door overleg met de zorgbemiddelaar van Amarant betrokken bij aanmelding van nieuwe cliënten en de senior begeleider van de crisisunit. Daarnaast is er contact gezocht met een andere zorgorganisatie (via de collegae van AIOS-groep jaar 3) waar ook een crisisopvang bestaat om hun procedures in kaart te brengen. De uitkomsten hiervan zijn meegenomen in het uiteindelijke advies. Interventie = 1 e cirkel van Deming Plan: - Vragenlijst 1 maken waarin gevraagd wordt aan de deelnemers of er behoefte is aan kwaliteitsverbetering binnen de crisisunit, waar men momenteel tegenaan loopt en hoe het vertrouwen momenteel is in de huidige crisisunit is om de juiste medische zorg te bieden. Do: - Afnemen vragenlijst 1 en uitkomsten inventariseren Check: - Uitkomsten analyseren en conclusies trekken uit vragenlijsten Act: - Advies uitschrijven als stappenplan met medische randvoorwaarden voor crisisunit Controle of verbetering = 2 e cirkel van Deming Plan: - Vragenlijst 2 maken waarin verwezen wordt naar het geschreven advies; wat vinden de deelnemers ervan, wat doet dit met hun vertrouwen in de crisisunit en wat mist er nog in het advies. Do: - Afnemen vragenlijst 2 en uitkomsten inventariseren 3

4 Check: - Uitkomsten analyseren en conclusies trekken uit vragenlijsten - Advies verbeteren Act: - Uiteindelijk advies als stappenplan met de medische randvoorwaarden om de juiste medische zorg te kunnen bieden bij plaatsing van nieuwe cliënten binnen de crisisunit en de inventarisatie van het draagvlak voor de crisisunit voorleggen aan het management van Amarant. Borging Om borging van het advies te bewerkstelligen, is ervoor gekozen het stappenplan op de volgende manieren kenbaar te maken: - Het stappenplan verspreiden rond betrokkenen, inclusief management. - Binnen de commissie kortdurende interventies Amarant het stappenplan presenteren. - Met de senior begeleider, zorgbemiddelaar en hoofdbehandelaar (gedragsdeskundige) een pilot met gebruik van het stappenplan implementeren. - Evaluaties van het stappenplan inplannen. Planning In december 2014 heeft er overleg plaatsgevonden met de manager specialistische zorg. Hierbij zijn de ideeën van het kwaliteitsproject voorgelegd en deze zijn goedgekeurd. Vervolgens heeft er op 21 januari 2015 overleg plaatsgevonden met de manager Idris van de crisisunit. Deze overleggen maakten duidelijk dat er behoefte was om deze vraagstelling te beantwoorden middels het kwaliteitsproject en werd de keuze ondersteund. Onderstaand tijdschema geeft de planning weer: jan feb Mrt Apr Mei Juni Juli Aug Sep Okt Nov Dec Jan/feb Onderwerp Vraagstelling Opzet docent Speedpresentatie Inventarisatie 1 e cirkel 2 e cirkel Presentatie Essay Borging 4. Resultaten en advies Interventie = 1 e cirkel van Deming De 28 deelnemers hebben de online vragenlijst 1 met een link via ontvangen. Er was 1 deelnemer die aangaf niet direct betrokken te zijn bij de crisisunit of aanmelding van cliënten hiervoor en daarom gekozen heeft de vragenlijst niet in te vullen. Van 6 deelnemers is, ook na herinnering, geen reactie ontvangen. Er zijn 21 (75%) ingevulde vragenlijsten terug ontvangen. Op 1 augustus 2015 werden de uitkomsten geanalyseerd. Controle of verbetering = 2 e cirkel van Deming De tweede vragenlijst werd via de mail rondgestuurd naar de 21 deelnemers. Er zijn 16 (76%) ingevulde vragenlijsten terug ontvangen. Op 1 november 2015 werden de uitkomsten geanalyseerd. De uitkomsten van de beide vragenlijsten zijn geanalyseerd en verwerkt tot het uiteindelijk advies en stappenplan, zie hieronder. 4

5 Uiteindelijk advies en Stappenplan 5

6 6

7 7

8 5. Reflectie Terugkijkend op dit kwaliteitsproject ben ik in eerste instantie content dat ik dit onderwerp heb gekozen, omdat het een actueel onderwerp binnen Amarant is. Daarnaast werken we als AVG artsenteam de laatste tijd hard aan een verbetering op het gebied van samenwerking en betrokkenheid bij de SGLVG groep in het algemeen op Amarant en ik heb het idee dat dit kwaliteitsproject hieraan een steentje heeft bijgedragen. Opvallend was dat er geen tot weinig weerstand was om deelnemers te vinden. Ik merkte dat er positief op werd gereageerd, vanuit alle verschillende disciplines. Zowel door managers, zorgprofessionals en medewerkers op de crisisunit zelf werd er aangegeven dat men het een nuttig kwaliteitsproject vond en eraan wilde meewerken. Een deelnamepercentage bij de vragenlijsten van 75% vind ik acceptabel. Mogelijk als je nog meer tijd investeert in het opbouwen van een relatie als AVG i.o. met de omgeving waar je de kwaliteitsverbetering wilt toepassen, in mijn geval de crisisunit, zou de deelname nog hoger liggen. Ik ben niet de behandelend arts van de crisisunit, waardoor ik minder bekend ben op deze groep. Een knelpunt was planning en tijd. Althans, dit is redelijk goed gegaan, maar ik merkte dat je hier bovenop moet zitten om het voor jezelf haalbaar te maken. Het doel om middels medische randvoorwaarden een advies op te stellen is behaald. Ik ben tevreden dat ik tot een praktisch eindproduct ben gekomen. Wel ben ik nog erg benieuwd hoe het in de praktijk zal toegepast worden en zal worden ervaren. De evaluatie hiervan heeft nog niet plaatsgevonden. Een uitbreiding van de crisisunit zal op hoger niveau besloten worden en hierop heb je als AVG beperkt invloed. Wel hoop ik middels dit project een stap in de goede richting te hebben gezet om duidelijk te maken wat medisch noodzakelijk is voor verantwoordelijke zorg en dat samenwerking bij deze complexe doelgroep een vereiste is. 8

9 Appendix 1: vragenlijst 1 Beste collega, Juni 2015, Tilburg In het kader van een kwaliteitsproject vanuit de medische dienst van Amarant zijn wij bezig om de medische randvoorwaarden in kaart te brengen voor de crisisunit van Amarant (Bosstraat 4). Het doel is om inzicht te verkrijgen hoe er zonder barrières de juiste en verantwoorde zorg kan worden geboden aan deze doelgroep. Binnen dit project willen wij uw visie hierop vragen. Zou u hieraan mee willen werken? Meerdere betrokkenen van de crisisunit zullen tweemaal gevraagd worden een vragenlijst in te vullen. De eerste vragenlijst gaat in op de gewenste situatie van aanmelding, plaatsing en behandeling en op de huidige beperkingen van de medische zorg. De tweede vragenlijst zal in het najaar worden rondgestuurd en verwijst naar het advies met de opgestelde medische randvoorwaarden. Wilt u onderstaande vragenlijst invullen? U kunt de vragenlijst terugsturen per mail of interne post naar Fleur Boot, AVG in opleiding. Er zijn geen verplichtingen aan verbonden en de antwoorden zullen anoniem verwerkt worden. Bij digitaal invullen: antwoorden niet van toepassing kunt u deleten, zodat het gewenste antwoord zichtbaar blijft. E: f.boot@amarant.nl T: A: Amarant Medische dienst, Bredaseweg 570, 5036 NB, Tilburg Vragenlijst 1: 1. Welke functie heeft u met betrekking tot de crisisunit? a. Ik ben betrokken bij de aanmelding van een nieuwe cliënt b. Ik ben betrokken bij de plaatsing van een nieuwe cliënt c. Ik ben betrokken bij de dagelijkse begeleiding van de cliënt d. Ik ben betrokken bij de gedragsdeskundige behandeling van de cliënt e. Ik ben betrokken bij de medische behandeling van de cliënt f. Ik ben betrokken bij het management g. Anders, nl 2. Is het proces van aanmelding tot plaatsing van een nieuwe cliënt op deze crisisunit u geheel bekend? a. Ja, ik ben op de hoogte van alle stappen binnen dit proces b. Ja, ik ben op de hoogte van de meeste stappen binnen dit proces c. Nee, ik heb geen idee hoe de plaatsing van een nieuwe cliënt in zijn werk gaat Beantwoord de volgende vragen met uw eigen visie op wat volgens u gewenst en minimaal noodzakelijk is. 3. Welke gegevens van invloed op de medische zorg moeten bij aanmelding bekend zijn en worden overgedragen aan Amarant? (meerdere antwoorden mogelijk) a. Reden van overname b. Niveau van functioneren (verstandelijk en sociaal emotioneel niveau) c. Medische diagnoses d. Medicatiegebruik e. Medische voorgeschiedenis f. DSM-IV classificatie g. Juridische status h. Intoxicaties (roken, alcohol- en drugsgebruik) i. Allergieën j. Suïcide risico k. Contactgegevens van vorige behandelaar l. Contactgegevens wettelijk vertegenwoordiger m. Akkoordverklaring opvragen medische gegevens n. Overig, nl: 4. Wie moet(en) er bij betrokken zijn om de randvoorwaarden af te stemmen voordat de crisisplaatsing wordt aangenomen? (Meerdere antwoorden mogelijk) a. Zorgbemiddelaar b. Clustermanager c. Hoofdbehandelaar d. Senior begeleiding e. Psychiater f. AVG 9

10 g. Anders, nl: 5. Binnen welke tijdspanne moeten de medische gegevens bij de zorgverleners terechtkomen indien er wordt overgegaan tot plaatsing? a. Voor de plaatsing b. Direct bij plaatsing c. Binnen kantoortijden dezelfde dag van plaatsing d. Binnen 24 uur na plaatsing e. Anders, nl: 6. Wie moet de medische gegevens doorgeven aan de zorgverlener(s)? a. Zorgbemiddelaar b. Senior begeleider c. Aangewezen Persoonlijk begeleider van de cliënt d. Begeleiding aanwezig bij plaatsing e. Hoofdbehandelaar f. Clustermanager g. Anders, nl: 7. Bij welke zorgverlener(s) moeten deze medische gegevens terecht komen? (Meerdere antwoorden mogelijk) a. Hoofdbehandelaar b. Psychiater c. AVG d. Apotheker e. Praktijkverpleegkundige f. Doktersassistente medische dienst g. Winkellaan 7 h. Anders, nl: 8. Binnen welke tijdspanne moet de nieuwe cliënt gezien worden door een zorgverlener en door welke zorgverlener? a. Direct bij plaatsing, door b. Binnen kantoortijden dezelfde dag, door. c. Binnen 24 uur, door d. Anders, nl: 9. Hoevaak per week moet een cliënt op de crisisunit door een psychiater worden gezien? a. Ten minste 1x/week b. Ten minste 2x/week c. Individueel bepaald d. Anders, nl: 10. Hoevaak per week moet een cliënt op de crisisunit door een AVG worden gezien? a. Ten minste 1x/week b. Ten minste 2x/week c. Individueel bepaald d. Anders, nl: 11. Moet er een arts bij de dagelijkse overdracht aanwezig zijn en waarom? a. Ja b. Nee, 1x/week is voldoende c. Nee, niet nodig Want: 12. Moet de begeleiding van de crisisunit een verpleegkundige studie hebben gevolgd? a. Ja, allemaal b. Ja, in ieder geval dat er per dienst 1 verpleegkundige aanwezig is c. Nee, want gedrag staat op de voorgrond en voor medische zaken kan de begeleiding de medische dienst inschakelen d. Anders, nl: 13. Moet de begeleiding van de crisisunit dag en nacht aanwezig zijn op de woning? a. Ja, bij deze groep cliënten moet er altijd begeleiding in de buurt zijn. b. Nee, in de nacht kan de nachtdienst dit opvangen c. Wisselend, afhankelijk van de aanwezige problematiek d. Anders, nl: 10

11 14. Kunt u een voorbeeld noemen wanneer het noodzakelijk zou zijn dat begeleiding ook s nachts aanwezig is op de crisisunit?. 15. Wie moet(en) er 24/7 bereikbaar zijn voor de crisisunit? (Meerdere antwoorden mogelijk) a. Verpleegkundige b. Gedragsdeskundige c. Clustermanager d. AVG e. Huisarts f. Psychiater g. Anders, nl: 16. Kunt u enkele voorbeelden noemen waarvoor de nachtdienst de dienstdoende arts zou kunnen inschakelen voor een cliënt op de crisisunit? Voorbeeld 1:. Voorbeeld 2:. Voorbeeld 3:. De volgende vragen gaan in op mogelijke beperkingen van de huidige medische zorg voor de crisisunit waar we alert op moeten zijn. 17. Op welke medische punten voldoet de crisisunit momenteel niet en waarom? a. Bereikbaarheid en beschikbaarheid van medische zorg door een verpleegkundige b. Bereikbaarheid en beschikbaarheid van medische zorg voor lichamelijke klachten door een arts c. Bereikbaarheid en beschikbaarheid van medische zorg voor psychiatrische klachten door een arts d. Het voldoet aan alle bovengenoemde punten 18. Heeft u al eens een situatie meegemaakt waarin u twijfelde over de veiligheid van de cliënt betreffende zijn of haar gezondheid? En kunt u dit toelichten? a. Ja, b. Nee, 19. Waar maakt u zich zorgen om betreffende de medische zorg voor cliënten op de crisisunit en kunt u dit toelichten? Heeft u vertrouwen in de huidige crisisunit van Bosstraat 4? En waarom? a. Ja, want b. Nee, want Heeft u vertrouwen in een eventuele uitbreiding (capaciteit en bereikbaarheid) van de crisisunit? En waarom? a. Ja, want b. Nee, want 22. Wie en wat moeten er beschikbaar zijn buiten kantoortijden indien de crisisunit gaat uitbreiden? Op welk gebied zou u zelf nog scholing willen volgen met betrekking tot uw functie bij de crisisunit?... Hartelijk dank voor het invullen van deze vragenlijst! 11

12 Appendix 2: vragenlijst 2 Beste collega, September 2015, Tilburg In het kader van een kwaliteitsproject vanuit de medische dienst van Amarant heeft u enkele maanden terug een online vragenlijst ingevuld betreffende de crisisunit van Amarant (Bosstraat 4). Alle resultaten hiervan zijn inmiddels geanalyseerd en verwerkt in een advies met de opgestelde medische randvoorwaarden. Dit advies is bijgesloten als bijlage. Zou u het advies willen lezen en daaropvolgend onderstaande vragen hierover willen beantwoorden? U kunt de vragenlijst terugsturen per mail of interne post naar Fleur Boot, AVG in opleiding. E: f.boot@amarant.nl T: A: Amarant medische dienst, Bredaseweg 570, 5036 NB, Tilburg Vragenlijst 2: 1. Is het advies voor u duidelijk opgeschreven? a. Ja b. Nee, want: Denkt u dat het een bruikbaar advies is? Ja, want. Nee, want. 3. Wat mist u nog in het advies?.. 4. Heeft u een suggestie hoe we het advies kunnen borgen, zodat het daadwerkelijk in de praktijk opgevolgd en gebruikt wordt?.. Hartelijk dank voor het invullen van deze vragenlijst! 12