Ontwikkelen Zakkaartje met Handvaten voor de VAP

Transcriptie

1 Ontwikkelen Zakkaartje met Handvaten voor de VAP Kwaliteitsproject in het kader van de opleiding tot Arts voor Verstandelijk Gehandicapten Anique Vogel Oktober

2 Inhoudsopgave Aanleiding pag. 3 Plan Probleemstelling pag. 5 Doel pag. 6 Werkplan pag. 6 Do- Check- Act pag. 7 Conclusie pag. 9 Literatuur pag. 10 Bijlages Bijlage 1, versie 1 kaartje pag. 11 Bijlage 2, versie 2 kaartje pag. 12 Bijlage 3, uiteindelijke versie kaartje pag. 13 2

3 Aanleiding Bij de organisatie waar ik werkzaam ben, Maasveld, onderdeel van Koraal Groep, staan kwaliteitsbewaking en kwaliteitsbevordering hoog in het vaandel, vooral met het oog op de huidige HKZ certificering. Ook tijdens de opleiding tot Arts voor Verstandelijk Gehandicapten wordt in het tweede onderwijsjaar een blok Kwaliteitszorg gegeven. In dit blok staat kwaliteitsmanagement centraal. Het doel van dit blok is dat de AVG in opleiding leert om kwaliteitsverbeteringen aan te brengen in de dagelijkse praktijk binnen de organisatie waar hij of zij werkt. Tijdens het derde jaar van de opleiding wordt door de AVG in opleiding daadwerkelijk een kwaliteit verbeteringsproject uitgevoerd op het gebied van een door hem of haar gesignaleerd probleem. Om middels een kwaliteitsproject tot de beoogde kwaliteitsverbetering te komen, is een stappenplan nodig 1. Dit stappenplan bestaat uit de volgende onderdelen: - opstellen van criteria of normen waar de zorg aan zou moeten voldoen - onderzoeken van de praktijk en het registreren van de situatie - plannen van acties ter verbetering van de situatie - daadwerkelijk verbeteren van de situatie met behulp van actieplannen - evalueren van het resultaat en zo nodig opnieuw beginnen aan verbeteringen Een kwaliteitsproject is een cyclisch proces en wordt weergegeven in de cirkel van Deming 2. Deze cirkel bestaat uit 4 fasen; Plan, Do, Check, Act, Plan In de plan fase wordt het probleem geformuleerd en het te bereiken doel wordt geëxpliciteerd. Do Tijdens deze fase wordt veranderingen doorgevoerd. Check In deze fase wordt getoetst of de uitvoering van het project goed verloopt en aansluit bij de bedoelingen van het kwaliteitsproject. 1 Verbeek G, Het spel van kwaliteit en zorg. Hoofdstuk 5 2 Reader kwaliteitszorg, AVG opleiding, Module IV blok 11. 3

4 Act Hier wordt de bereikte effecten vergeleken met de oorspronkelijke doelstelling. Indien nodig kunnen de acties wordt aangepast en de cirkel nog een keer worden doorlopen tot het gewenste resultaat is bereikt. 4

5 Plan Probleemstelling Maasveld is een organisatie die een hoofdterrein heeft, een aantal woningen in de wijk die op 5 minuten van het hoofdterrein af liggen en een aantal woningen in een dorp verderop, waar voornamelijk LVG jongeren wonen met nauwelijks medische problematiek. Sinds november 2010 is het hoofdterrein in verband met een zeer grote verbouwing opgesplitst in 2 delen. 66 bewoners variërend in niveau van matig tot een zeer ernstige verstandelijke beperking zijn verhuisd naar een klooster in Ryckholt, een gehucht ongeveer 6 kilometer verderop, per auto ongeveer 10 minuten rijden. Deze bewoners zijn allen ouderen, waarvan sommigen ernstige multimorbiditeit hebben. Op dit terrein is geen medische dienst aanwezig en de arts loopt 1 keer per week visite. Vanwege de vele somatische problemen is er een Verpleegkundig Aanspreek Punt (VAP) in het leven geroepen. Dit is een verpleegkundige die het eerste aanspreekpunt is bij een medische calamiteit en deze beoordeelt de situatie. Deze legt ook het contact met de arts/ medische dienst/ huisartsenpost. Aan de hand van de informatie van de VAP is het de bedoeling dat de medische dienst een verder besluit kan nemen in de zin van dat ze naar Ryckholt moeten gaan of dat het telefonisch afgehandeld kan worden. Probleem is dat de informatie vaak onvolledig is en dat er geen controles zijn uitgevoerd. De medische dienst kan hierop geen goed besluit nemen en vraagt om nog eens goed naar de patiënt te kijken en de controles te verrichten. Hierna moet de VAP weer terugbellen. Hierdoor gaat er onnodig veel tijd verloren, wat in het nadeel is van de cliënt, maar ook van de VAP en de medische dienst. Bovendien verricht de HAP de diensten in avond, weekend en nacht. Voor hun is het zeer vervelend als ze onvoldoende informatie krijgen over de toestand van de cliënt. Uit dit gegeven liep de medische dienst tegen het probleem aan dat zij op basis van de aangeleverde informatie door de VAP een besluit moet nemen of ze acuut naar Ryckholt moet of dat het kan wachten. Dit probleem omvat alles, maar vloeit voort uit diepere problemen die hieraan ten grondslag liggen bijvoorbeeld: - onvoldoende medische kennis VAP/ doktersassistente - onzekerheid/ angst bij VAP/ doktersassistente/ arts Dit is een zeer interessant onderwerp, maar veel te groot voor dit kwaliteitsproject. Om iets groots te laten slagen moet je klein en bij de basis beginnen. Het aanleveren van informatie door de VAP is zeer essentieel om verdere besluiten te nemen (triage). Maar deze informatie moet wel goed zijn. Hieruit ontstond het idee om een zakkaartje te ontwikkelen welke de VAP ondersteuning moet bieden tijdens zijn dienst. Op dit kaartje staan de belangrijkste zaken die de VAP moet uitvragen en controleren alvorens hij de medische dienst belt. Denk hierbij aan: Klacht van patiënt, hoelang, pijn koorts, braken, ontlasting, temperatuur, bloeddruk etc. Dit zakkaartje dient daarna ge 5

6 Doel Het doel van dit kwaliteitsproject is dat er een zakkaartje wordt ontwikkeld voor de VAP, wat hem kan ondersteunen bij een medische calamiteit zodat hij weet welke informatie hij moet verzamelen en welke controles hij moet doen alvorens hij de medische dienst belt. Werkplan 1. Overleg medische dienst en VAP: Wat is belangrijke informatie die de medische dienst bij een calamiteit moet weten. 2. Maken versie één zakkaartje 3. Voorleggen versie één zakkaartje aan collega s medische dienst 4. Maken versie twee zakkaartje 5. Voorleggen versie twee zakkaartje aan collega s medische dienst en VAP 6. VAP laten werken met zakkaartje 7. Evaluatie zakkaartje VAP en medische dienst 8. Maken versie 3 en definitieve versie zakkaartje 9. Implementatie bij VAP 6

7 Do- Check- Act Do-fase Ad 1. Overleg medische dienst en VAP: Wat is belangrijke informatie die de medische dienst bij een calamiteit moet weten. Met behulp van de NHG-triageklapper 3 en de Anamnesekaartjes voor de medisch specialist i.o. 4 werd een lijst gemaakt met welke informatie belangrijk zou kunnen zijn. In overleg met de collega s van de medische dienst en VAP werd besproken wat haalbaar is om na te vragen en om te onderzoeken. Belangrijk is dat het geen eindeloze opsomming van irrelevante informatie wordt. Het kaartje moet praktisch en overzichtelijk worden. Ad 2. Eerste versie van het zakkaartje maken. Aan de hand van het overleg met de VAP en medische dienst werd een eerste versie gemaakt van het zakkaartje. (bijlage 1) Check-fase Ad 3. Voorleggen versie één zakkaartje aan collega s medische diens en VAP. Tijdens leergesprekken, artsenvergadering en overleg met assistentes werd de eerste versie besproken. Hieruit bleek dat sommige gegevens te lastig zijn om te interpreteren of goed over te brengen door de VAP. Enkele onderdelen zijn irrelevant. Sommige onderdelen stonden onlogisch bij elkaar. Tevens wilde men de juiste telefoonnummers erop vermeldt hebben waar de VAP moet bellen. De VAP had geen opmerkingen of verbeterpunten. Act-fase/ Do-fase Ad 4. Maken versie twee van het zakkaartje. De feedback uit de verschillende overlegmomenten over het zakkaartje werd verwerkt en er werd een nieuwe versie gemaakt van het zakkaartje. (bijlage 2) Check-fase Ad 5. Voorleggen versie twee zakkaartje aan collega s medische dienst. De nieuwe versie werd besproken tijdens verschillende overleg momenten en de voornaamste opmerking was dat het kaartje niet praktisch in gebruik was. Het A5 formaat was te groot. Je kunt het niet makkelijk bij je dragen. Act-fase/ Do-fase Ad 6. VAP laten werken met zakkaartje. De VAP waren verder heel enthousiast en wilden er graag mee gaan werken en dachten dat het hun veel ondersteuning zou bieden en tijd zou schelen. Zij hebben 4 weken gewerkt tijdens hun VAP dienst met het kaartje. 3 NHG-Triagewijzer, 2011 Nederlands Huisartsen Genootschap 4 Anamnesekaartje, 7

8 Check-fase Ad 7. Evaluatie zakkaartje VAP en medische dienst Ook zij gaven aan dat het formaat ongunstig was, dat het snel kreukt en vies wordt. Doordat het formaat ongunstig was vergaten ze het soms om het tijdens hun dienst bij zich te hebben. Act-fase Ad 8. Versie 3 en definitieve versie maken van het zakkaartje Met behulp van de afdeling Vormgeving van de Koraal Groep werd een definitieve versie gemaakt van het kaartje. Dit werd door medewerkers van de Kopo (= de drukkerij van en door bewoners Maasveld) uitgesneden en geplastificeerd. Ad 9. Implementatie VAP Deze versie werd uitgedeeld aan de VAPpers van Ryckholt. Ook de medisch assistentes kregen elk een kaartje zodat ze tijdens telefoongesprekken met de VAP deze punten konden nalopen. 8

9 Conclusie Het doel van dit kwaliteitsproject was het ontwikkelen van een zakkaartje met Handvaten voor de VAP, welke zij bij zich dragen tijdens hun VAP dienst. Hierop staan zaken die zij moeten uitvragen en controleren in geval van een medische cliënt calamiteit. Het uiteindelijke doel is dat de overdracht door de VAP naar de medische dienst/ hoofdwacht verbeterd. Na een aantal maal de cirkel van Deming te hebben doorlopen is er een zakkaartje ontwikkeld en heeft het dankzij de afdeling Vormgeving een mooie, praktische lay-out gekregen. Het belangrijkste is dat de VAP diensten nu met deze kaart blijven werken en wanneer dit niet het geval is, dient de assistente de VAP daarnaar terug te verwijzen. Toekomst Het plan voor de toekomst is dat niet alleen de VAP met dit zakkaartje werkt, maar dat alle afdelingen met een soortgelijke kaart gaan werken zodat de overdracht/ informatiestroom naar een hoger niveau getild wordt. Het blijft van belang dat regelmatig geëvalueerd wordt en dat de kaart zonodig aangepast wordt. 9

10 Literatuur 1. Verbeek G, Het spel van kwaliteit en zorg. Hoofdstuk 5 2. Reader kwaliteitszorg, AVG opleiding, Module IV blok NHG-Triagewijzer, Nederlands Huisartsen Genootschap 4. Anamnesekaartje, de startpagina voor medisch specialisten i.o. 10

11 Bijlage 1 Handvaten VAP Vraag deze zaken na bij cliëntcalamiteit alvorens je medische dienst/ hoofdwacht belt. 1. Klacht van de cliënt: Hoelang? Aanwijzingen voor pijn? Ademhaling: dyspnoe? Koorts? Misselijkheid/ braken? Medicatie? Verandering in medicatie? Operatie gehad? Eten/ drinken? Vochtlijst? Urine/ ontlasting? Ontlastingslijst? Insult? 2. Wat valt je op aan de cliënt: Kleur: bleek/ rood/ grauw/ geel/ blauw? Zweterig/ klam? Zichtbare afwijkingen huid/ lichaam: bijv knobbel/ rode plek/ scherp begrensd/ blaasjes 3. Vitale parameters: Temperatuur Bloeddruk Pols frequentie Bloedsuiker 11

12 Bijlage 2 (op A5 formaat) Handvaten VAP Vraag deze zaken na bij cliëntcalamiteit alvorens je medische dienst/ hoofdwacht belt. 1. Klacht van de cliënt: Hoelang? Aanwijzingen voor pijn? Koorts? Misselijkheid/ braken? Verandering in medicatie? Operatie gehad? Eten/ drinken? Vochtlijst? Urine/ ontlasting? Ontlastingslijst? 2. Wat valt je op aan de cliënt: Ademhaling: kortademig/ snel/ regelmatig Kleur: bleek/ rood/ grauw/ geel/ blauw? Zweterig/ klam? Trekkingen/ schokken? Zichtbare afwijkingen huid/ lichaam: bijv knobbel/ rode plek/ scherp begrensd/ blaasjes 3. Vitale parameters: Temperatuur Bloeddruk Pols frequentie per minuut Bloedsuiker (zo nodig) Urine controle (zo nodig) Telefoonnummers Medische Dienst: SPOED Geen spoed, wel overleg Hoofdwacht:

13 Bijlage 3 13