Kwaliteitsproject Uit de Kast. de werkvoorraad op orde. Bas Castelein, aios Arts voor Verstandelijk Gehandicapten

Transcriptie

1 Kwaliteitsproject Uit de Kast de werkvoorraad op orde Bas Castelein, aios Arts voor Verstandelijk Gehandicapten AVG-opleiding

2 Inhoudsopgave Inhoud Inhoudsopgave... 2 Inleiding... 3 De Handreiking Medicatiebeleid Gehandicaptenzorg... 3 Probleemstelling... 4 Situatie voor aanvang van het Kwaliteitsproject... 4 Doel van het Kwaliteitsproject... 4 Werkwijze Kwaliteitsproject... 5 Eerste Cirkel van Deming... 5 Planning (plan)... 5 Uitvoering (do)... 5 Toetsing (check)... 6 Evaluatie (act)... 7 Tweede Cirkel van Deming... 8 Planning (plan)... 8 Uitvoering (do)... 8 Toetsing (check)... 8 Conclusie... 9 Bronnen

3 Inleiding In dit essay beschrijf ik het kwaliteitstraject Uit de Kast (de werkvoorraad op orde), uitgevoerd als onderdeel van mijn opleiding tot Arts voor Verstandelijk Gehandicapten op Stichting Het Raamwerk. Ten tijde van de opdracht vanuit de AVG-opleiding om een nieuw traject op te pakken, was het vooral een kwestie van kiezen wat op dit moment het meest dringend was. We waren kort geleden overgestapt naar een andere apotheker en ontvingen onze medicatie (Baxters) inmiddels via een grote nationale leverancier, compleet met diens eigen werkwijze en protocollen. Begin 2013 stond in de artsenkamers nog een reliek uit vroeger tijden: de medicatiekast. De medicatiekast was een grote kast waarin alle geneesmiddelen verzameld werden die op het instellingsterrein over bleef. Van amoxicilline, via Emla-pleisters, tot Zyprexa. Wanneer een afdeling medicatie te kort had, werd zo mogelijk eerst medicatie uit deze kast verstrekt. Onze nieuwe apotheker attendeerde ons via het FTO (FarmacoTherapeutisch Overleg) op de bepalingen met betrekking tot de werkvoorraad in de geneesmiddelenwet (2007). Dit leverde de aanzet om de medicatiekasten om te vormen tot een officiële werkvoorraad aan de hand van de Handreiking Medicatiebeleid Gehandicaptenzorg (VGN, 2011). De Handreiking Medicatiebeleid Gehandicaptenzorg In januari 2011 publiceerde de VGN de herziene Handreiking Medicatiebeleid Gehandicaptenzorg. Deze handreiking biedt, kijkende naar het onderwerp werkvoorraad, handvatten voor zorgaanbieders met betrekking tot: 1) samenstelling van de werkvoorraad 2) beheer van geneesmiddelen uit de werkvoorraad 3) contact tussen apotheker en artsen 4) rol van de geneesmiddelencommissie binnen de instelling Met werkvoorraad wordt hier bedoeld: de geneesmiddelen die door de apotheker aan de artsen ter hand zijn gesteld ten behoeve van toediening aan hun patiënten in de dagelijkse beroepspraktijk. Met andere woorden, alle medicatie in artsentassen, dienstkoffers, medicatiekasten, etc. die niet op naam is gesteld en alleen op recept verkrijgbaar is. 3

4 Probleemstelling Situatie voor aanvang van het Kwaliteitsproject De geldende filosofieën met betrekking tot de werkvoorraad op Het Raamwerk waren als volgt: medicatie is duur / weggooien van dure geneesmiddelen is zonde je kunt maar beter reserve hebben voor een noodgeval je weet nooit wanneer de medicatie van pas komt Het gevolg van bovenstaande uitgangspunten was een ad hoc gevulde werkvoorraad op de artsenkamer, gevuld met alle geneesmiddelen die over bleven op de afdelingen. Deze werkvoorraad werd eenmaal per half jaar gecontroleerd door de praktijkverpleegkundige, waarbij middelen voorbij de vervaldatum werden vernietigd. De exacte inhoud van deze werkvoorraad werd niet geregistreerd en was daardoor niet bekend bij de apotheker. Er vond geen automatische aanvulling plaats van noodzakelijke (nood)medicatie, enkel wanneer een arts een middel miste werd deze bijbesteld en door de apotheker niet op naam geleverd naar de artsenkamer. Uiteindelijk is enkele malen sprake geweest van het misgrijpen naar noodzakelijke medicatie tijdens de avond-/nacht-/weekenddiensten (bijv. antibiotica). In deze gevallen werd een koerier ingeschakeld vanuit de dienstdoende (nacht)apotheek. Dit heeft vertraging in tijd tot gevolg, met daarnaast extra kosten vanwege de spoedlevering. Parallel aan dit traject werden onderstaande zaken al opgepakt: opslag van niet op naam gestelde geneesmiddelen op de afdelingen werd gestopt verstrekking van niet op naam gestelde medicatie wordt direct gemeld aan de apotheker FarmacoTherapeutisch Overleg en rol van de Geneesmiddelencommissie werd geborgd Doel van het Kwaliteitsproject Het Hoofddoel werd, in overleg met de medische vakgroep als volgt geformuleerd: De (a) werkwijze van opslag en verstrekking van medicatie uit de werkvoorraad en de (b) samenstelling van de werkvoorraad dienen aansluitend te worden gemaakt op de Geneesmiddelenwet. Deze nieuwe werkwijze dient vóór te worden geïmplementeerd op de medische afdelingen van beide hoofdlokaties (RVE s) van Stichting het Raamwerk. De achterliggende doelen die hierbij werden benoemd: verbeteren van de kwaliteit van de farmaceutische dienstverlening verbeteren van de patiëntveiligheid voldoen aan de Geneesmiddelenwet 4

5 Werkwijze Kwaliteitsproject In het verlengde van de module Kwaliteitsproject van de AVGopleiding, wordt voor dit project verder gebruik gemaakt van de Cirkel van Deming, welke tweemaal doorlopen dient te worden. Eerste Cirkel van Deming Planning (plan) allereerst werd de apotheker geïnformeerd over het voorgenomen plan tot herzien van de werkwijze en samenstelling van de werkvoorraad. In overleg met de apotheker werd een tijdsplanning opgesteld: Bas schrijft conceptversie werkwijze verstrekken medicatie uit werkvoorraad en samenstelling werkvoorraad, o.b.v. de Handreiking Medicatiebeleid Gehandicaptenzorg van VGN, toegespitst op de situatie op Het Raamwerk. START: Bas vraagt advies aan de apotheker en stelt de stukken bij. GEREED: Bas brengt de stukken in het Vakgroepoverleg in. GEREED: Bas past de stukken aan en brengt deze in het FTO in. GEREED: Bas implementeert de stukken z.s.m. na vaststelling FTO GEREED: Bas brengt de stukken ter evaluatie in het Vakgroepoverleg in: GEREED: Uitvoering (do) Bijlagen: werkvoorraad medische staf concept1.docx werkvoorraad medische staf concept2.docx werkvoorraad medische staf v1.docx Per is een eerste conceptversie (zie bijlage) Werkvoorraad Medische Staf opgesteld, met daarin zowel een voorstel voor (a) de Werkwijze als een voorstel voor (b) de Samenstelling van de Werkvoorraad. voor de werkwijze werd uitgegaan van een volledige overname van de Handreiking Medicatiebeheer Gehandicaptenzorg van VGN, met alleen toelichting op de exacte uitvoering op Het Raamwerk (waar staan de koffers exact; hoeveel kasten hebben we; wie controleert, etc.) voor de samenstelling werd uitgegaan van de Handreiking Medicatiebeheer Huisartsenpost (VHN, 2011). 5

6 Per werd feedback geleverd door de apotheker op de stukken. Besloten werd om bestaande protocollen van Brocacef (de overkoepelende leverancier) te integreren in de werkwijze op Het Raamwerk. Dit werd uitgewerkt tot een 2 e conceptversie (zie bijlage). Per werden collega artsen per gevraagd om feedback te leveren op de werkwijze en de samenstelling van de werkvoorraad in het conceptstuk. Dit te bespreken in het volgend FTO. Per werd op het FTO feedback verzameld en gekomen tot consensus voor het conceptstuk. Dit leidde tot een definitieve eerste versie op (zie bijlage). Deze werd aangeboden aan de Raad van Bestuur en werd per goedgekeurd. Per werd de oude werkvoorraad vernietigd (retour apotheker) en werden de nieuwe geneesmiddelen ingeruimd in de kasten en koffers (op RVE Hafakker door Bas Castelein, op RVE Zeehos door Mignon Segaar, verpleegkundig specialist). Vanaf wordt gewerkt volgens de nieuwe werkwijze Werkvoorraad Medische Staf. Evaluatie werd geagendeerd voor het Vakgroepoverleg van Toetsing (check) Afwijkingen van de planning (discrepantie Plan Do ) geen inbreng in vakgroepoverleg ; reden: door logistieke problemen binnen het medisch team (onderbezetting, vertrek RVE-manager) heeft enige tijd geen vakgroepoverleg plaatsgevonden. Gevolg: via werd adequaat feedback geleverd; het project heeft geen schade opgelopen door deze wijziging. besluit tot opnemen bestaande protocollen werkvoorraad van Brocacef; reden: in overleg met apotheker bleken deze protocollen exact te passen binnen de Handreiking van VGN en direct toepasbaar in onze werksituatie. Gevolg: ik heb hierdoor minder instrumenten zelf uit moeten vinden, waarmee sneller dan gepland een kwalitatief beter systeem kon worden opgezet (alleen voordelen t.o.v. geplande situatie). goedkeuring Raad van Bestuur niet ingepland; reden: deze stap (verplicht volgens de Geneesmiddelenwet) werd door mij over het hoofd gezien. Gevolg: gelukkig kon ik laagdrempelig en in goed overleg te stuk langs het managementteam loodsen; hier had vertraging kunnen ontstaan. vernietiging oude werkvoorraad, bestellen nieuwe werkvoorraad en inruimen van de werkvoorraad kostte mij een volledige werkdag; dit was niet opgenomen in de planning; reden: deze stap heb ik over het hoofd gezien. Gevolg: dit heeft me een compensatiedag gekost, verder geen schade aan het project zelf ontstaan (met dank aan de Verpleegkundig Specialist die deze taak op RVE Zeehos heeft opgepakt). 6

7 algehele vertraging t.o.v. planning van 14 dagen; reden: verplaatsen data voor FTO. Gevolg: nihil, implementatie is 14 dagen later alsnog ingezet. rommelige implementatie op RVE Zeehos, ; reden: onvoldoende duidelijkheid bij collega s aldaar vanwege vervallen vakgroepoverleg EN verhuizing waardoor enkele weken gewerkt met tijdelijke werkvoorraad. Gevolg: vertraging van algehele implementatie op 1 van de 2 locaties. Minder aanlooptijd tot evaluatiemoment Per vond in het vakgroepoverleg evaluatie plaats van de werkwijze en de samenstelling van de werkvoorraad. Conclusies (uit notulen): de werkwijze is op beide RVE s geïmplementeerd en blijkt bruikbaar een zekere discipline van de betrokken artsen is noodzakelijk; het systeem staat of valt bij het volgen van de beschreven werkwijze de samenstelling van de werkvoorraad dient te worden gewijzigd (bepaalde geneesmiddelen worden gemist, terwijl anderen overbodig lijken) periodieke (maandelijkse) controle vindt op beide lokaties onvoldoende plaats; er worden maanden gemist en er bestaat twijfel wie dit precies moet doen. in de volgende versie van het kwaliteitsproject dient een nieuwe verantwoordelijke arts aangewezen te worden (gezien beëindigen dienstverband Bas) Evaluatie (act) Een eerste Cirkel van Deming heeft geleid tot implementatie van een eerste versie van een nieuwe werkwijze en een nieuwe samenstelling van de medische werkvoorraad welke in lijn ligt met de Geneesmiddelenwet. Hiervoor hebben we meer dan verwacht gebruik kunnen maken van bestaande handvatten (Handreiking Medicatiebeleid Gehandicaptenzorg (VGN), Handreiking Geneesmiddelen (VNH), en de protocollen voor de werkvoorraad van Brocacef. Hiermee beschouw ik de doelen als behaald. Een tweede Cirkel van Deming werd doorlopen (zie hieronder) naar aanleiding van de uitkomsten van de evaluatie van Bijzonder aandachtspunt wordt ook het borgen van dit Kwaliteitsproject. 7

8 Tweede Cirkel van Deming Planning (plan) (zie ook voorgaande Cirkel) Bas wijzigt de samenstelling van de werkvoorraad op basis van de feedback tijdens het vakgroepoverleg ( ) GEREED: Bas bedenkt een manier om werkwijze te borgen GEREED: Bas verscherpt beschrijving periodieke controle GEREED: Bas brengt herziene stuk in FTO in ter bespreking OP: Bas brengt herziene stuk in vakgroep in voor vaststelling OP: Uitvoering (do) Bijlage: werkvoorraad medische staf v1 herzien.docx werkvoorraad medische staf v2.docx Per werd een herziene versie van de samenstelling van de werkvoorraad goedgekeurd door de apotheker. In overleg met de raad van bestuur wordt goedkeuring voortaan automatisch gegeven op basis van het advies van de artsen (zo nodig achteraf). In ditzelfde stuk is de werkwijze omtrent de werkvoorraad herzien, waardoor de periodieke controle (door de praktijkverpleegkundige, eenmaal per maand) scherper geformuleerd wordt. De werkwijze blijft in essentie ongewijzigd. Op wordt bovenstaand stuk zonder wijzigingen vastgesteld op het FTO. De werkwijze en samenstelling van de werkvoorraad worden voortaan eenmaal per jaar geagendeerd in het FTO. Hiermee is een deel van de borging (aan de kant van de apotheker) in orde. Op wordt het stuk zonder wijzigingen vastgesteld het vakgroepoverleg. Het stuk wordt voortaan eenmaal per jaar geagendeerd op het vakgroepoverleg. Op het vakgroepoverleg wordt, vanwege mijn vertrek bij deze werkgever, een van mijn collega s aangesteld als documentverantwoordelijke. Met deze twee stappen is de borging van het project mijns inziens in orde. Een (voor mij) definitieve versie van de werkvoorraad wordt per geïmplementeerd op beide RVE s. Toetsing (check) Afwijkingen van de planning (discrepantie Plan Do ): geen afwijkingen t.o.v. de planning. 8

9 Conclusie Na het tweemaal doorlopen van de Cirkel van Deming, zijn alle doelstellingen van dit kwaliteitsproject behaald. Dat wil zeggen: de werkwijze en de samenstelling van de werkvoorraad op Het Raamwerk zijn volledig in lijn met de geneesmiddelenwet en liggen in lijn met de protocollen van de medicatieleverancier (Brocacef). Door betrekken van het FarmacoTherapeutisch Overleg en het vakgroepoverleg is het document zowel aan de zijde van de apotheker als aan de kant van de medische staf geborgd. Voor de zekerheid werd een collega aangesteld als documentverantwoordelijke na mijn vertrek. Een belangrijk voordeel van dit onderwerp is de juridische noodzaak (vanuit de geneesmiddelenwet) om de werkvoorraad op de juiste manier in te zetten. Twijfel aan het nut van dit project zijn daarmee niet aan de orde geweest. De omvang van het traject was aanvankelijk een punt van discussie (ook op de opleiding). Het vinden van kant en klare formulieren voor de werkvoorraad vanuit onze medicatie-leverancier heeft de doorslag gegeven om toch zowel de inhoud als de werkwijze van de werkvoorraad te herzien. Dit beschouw ik als een onverwacht positieve ontwikkeling. De uitdaging zat vooral in de terugkoppeling aan de vakgroep en in het FTO. Vanwege logistieke problemen hebben deze beide overlegvormen een groot deel van 2013 niet plaatsgevonden. Dit probleem is deels ondervangen door per met mijn collega s te communiceren. Helaas kon het project hierdoor minder geprofileerd worden, waardoor de werkwijze niet vanaf het begin voor alle collega s helder is geweest. Inmiddels is dit, in goed overleg, teruggekoppeld en is de werkwijze gemeengoed geworden op beide RVE s. Qua tijdsplanning is gekomen tot een werkbare versie van het kwaliteitsproject vóór 2014, waarmee deze doelstelling technisch gezien gehaald is, maar aanpassen van de stukken naar aanleiding van de werksituatie en het borgen van het project in FTO en werkgroep zijn in een tweede Cirkel pas aan bod gekomen. Hierdoor is te verdedigen dat we 4 maanden vertraging hebben opgelopen, maar persoonlijk zie ik dit als een 2 e versie in een document dat nog vele malen een update zal ontvangen op basis van nieuwe inzichten. Bronnen Cirkel van Deming Geneesmiddelenwet (overheid, 2007) Handreiking Medicatiebeleid Gehandicaptenzorg (VGN) Medicatiebeleid-Gehandicaptenzorg.html Handreiking Medicatiebeheer Huisartsenpost (VHN, 2011) 1b516424ba06&owner=c20b a-4e99-b0ab-a79e1e945c5a&contentid=