Het blauwe vel. een medisch afsprakenblad. Kwaliteitsproject in het kader van de opleiding tot Arts voor Verstandelijk Gehandicapten

Transcriptie

1 Het blauwe vel een medisch afsprakenblad Kwaliteitsproject in het kader van de opleiding tot Arts voor Verstandelijk Gehandicapten Deborah Traas 17 november 2012

2 Inhoudsopgave Inleiding 3 Keuze van het onderwerp 4 Plan 5 Probleemstelling 5 Doel van het kwaliteitsproject 5 Werkplan 6 Do Check Act 7 Do: informatie verzamelen over bestaande formulieren en maken van 1 e versie 7 Check: eerste versie voorleggen aan collega s 7 Act/Do: commentaren verwerken en tweede versie maken 8 Check: tweede versie voorleggen aan collega s 8 Act/Do: commentaren verwerken en derde versie maken 8 Check: invullen van pilot s 9 Act/Do: ingevulde pilot versie verwerken en vierde versie maken 9 Check: verwerken feedback vierde versie 9 Act/Do: vijfde (definitieve) versie maken 9 Conclusie 10 Bijlage 1: voorbeeld van het blauwe vel 11 Bijlage 2: voorbeeld van het blauwe vel met toelichting 13 Pagina 2

3 Inleiding De opleiding tot Arts voor Verstandelijk Gehandicapten (AVG) bevat een module kwaliteit van zorg. Het doel van de module is de AVG in opleiding te enthousiasmeren voor het onderzoeken en verbeteren van de kwaliteit in de dagelijkse praktijk. Onderdeel van deze module is het zelf uitvoeren van een kwaliteitsproject. Hierdoor wordt kennis van en inzicht in het voorbereiden, uitvoeren, evalueren en implementeren van een project op het gebied van kwaliteitszorg verworven. 1 Het uitvoeren van dit kwaliteitsproject gebeurt in het 3 e jaar van de opleiding tot AVG en wordt uitgevoerd in de opleidingsinstelling van de aios, in mijn geval bij Abrona. De essentie van kwaliteitsbevordering is gelegen in het opzetten en organiseren van een proces van continue verbetering van de patiëntenzorg, waarbij als het ware telkens een bepaalde cyclus wordt doorlopen. 2 Deze kwaliteitscyclus kan in verschillende modellen gegoten worden. In dit geval wordt gebruik gemaakt van de cirkel van Deming. De cirkel van Deming bestaat uit vier fasen: Plan, Do, Check, Act: 1. Plan De planningsfase. De doelstellingen voor het proces worden SMART gedefinieerd. Duidelijk moet worden wat de resultaten van het proces moeten zijn. Daarnaast is er aandacht voor de randvoorwaarden (beschikbaarheid middelen) en de belangen van de betrokkenen. 2. Do Het proces wordt uitgevoerd en de resultaten worden gemeten. 3. Check De bereikte resultaten worden vergeleken met de doelstellingen. 4. Act Indien nodig worden acties uitgezet om de resultaten te verbeteren. 1 Reader AVG-opleiding Kwaliteitsproject. Jaar 2, module IV Blok 11 2 Grol, R. Kwaliteitsbevordering voor en door huisartsen. 1995, NHG. Pagina 3

4 Vervolgens herhaalt de cyclus zich. De bedoelingen is dat het doorlopen van de cirkel leidt tot continue verbetering van de resultaten. De cyclus zorgt daarmee voor zowel kwaliteitsborging als kwaliteitsverbetering. 3 De cirkel dient in het kwaliteitsproject voor de opleiding tenminste twee keer doorlopen te worden. Keuze van het onderwerp Tijdens een beleidsoverleg met alle artsen kwam naar voren dat voor anderen, zoals collega artsen en begeleiders, niet inzichtelijk is wat er allemaal gedaan wordt voor een cliënt. Hierbij valt te denken aan screening van visus en gehoor, periodieke bloedcontroles bij gebruik van psychofarmaca, controles door de praktijkverpleegkundige etc. We waren het met elkaar eens dat het goed zou zijn als dit wél inzichtelijk zou zijn en als dit op papier zou staan. Het zou een mooi overzicht geven van de medische problemen van de cliënt en de zorg die de medische dienst daarbij biedt. Aangezien dit door alle collega s belangrijk gevonden werd, stelde ik voor om mijn kwaliteitsproject hierop te richten. Dit werd enthousiast ontvangen. 3 Pagina 4

5 Plan Probleemstelling Bij Abrona schrijven de artsen geen medisch deel voor het ondersteuningsplan. De medische problematiek in het ondersteuningsplan wordt door de groepsleiding beschreven. Daarnaast wordt het groene vel als aparte bijlage aan het ondersteuningsplan toegevoegd. Dit groene vel komt uit het HIS (Huisartsen Informatie Systeem) en is een overzicht van de medische problematiek en voorgeschiedenis van een cliënt. Het groene vel bevat onder andere de actuele probleemlijst, de medische voorgeschiedenis, informatie betreffende de verstandelijke handicap, visus, gehoor etc. Er wordt echter nergens vermeld op welke manier de cliënt ondersteund wordt bij de medische problemen. Diabetes en hypertensie worden bijvoorbeeld gecontroleerd door de praktijkverpleegkundige, echter nergens staat vermeld dat dit gebeurt, met welke frequentie etc. Een ander voorbeeld zijn de periodieke labcontroles die plaatsvinden, bijvoorbeeld bij gebruik van antipsychotica. Er wordt achter de schermen dus allerlei, veelal preventieve, zorg en ondersteuning geboden aan een cliënt. Echter, dit is niet inzichtelijk voor begeleiders en andere betrokkenen. Daarbij zijn er medische gegevens die vaak wel bekend zijn, maar lastig terug te vinden zijn in het medisch dossier omdat ze niet op een vaste plek in het medisch dossier vastgelegd zijn. Hierbij valt te denken aan een beslissing rondom het wel/niet deelnemen aan bevolkingsonderzoek of de reden van bepaalde periodieke laboratorium controles. Verder zijn er nog zaken die nu onderbelicht zijn in het medisch dossier, het belangrijkste voorbeeld hiervan is de health watch bij cliënten met een bepaald syndroom. Doel van het kwaliteitsproject Het uiteindelijke doel is dat er een door de artsen geschreven medisch deel komt in het ondersteuningsplan. Bij de bespreking van het kwaliteitsproject op de terugkomdag bij de opleiding bleek echter dat dit het kwaliteitsproject te groot zou maken en werd geadviseerd het kwaliteitsproject te beperken tot het ontwikkelen van een formulier voor de artsen, zonder dit nog in het algehele ondersteuningsplan te verwerken. Dat advies heb ik gevolgd. Het doel is dus een blad te ontwikkelen waarin de door de medische dienst aan de cliënt geboden zorg en ondersteuning vermeld staat, zó dat dit inzichtelijk is voor begeleiders en andere betrokken rondom de cliënt. Dit blad kan tegelijkertijd bij de jaarlijkse bespreking van het ondersteuningsplan dienen als een checklist, om te kijken of alles loopt zoals afgesproken en om te kijken of afspraken bijgesteld moeten worden. Gekeken moet worden of dit een apart blad moet worden of samengevoegd moet worden met het groene vel. Pagina 5

6 Werkplan 1 Bestuderen van medische ondersteuningsplannen van andere April/mei 2012 instellingen en ideeën uit andere kwaliteitsprojecten. 2 Eerste versie/opzet maken en voorleggen aan collega s Juni Tweede versie maken n.a.v. feedback collega s en opnieuw Juli/aug 2012 voorleggen aan collega s 4 Derde versie maken en collega s laten gebruiken in de praktijk. Sept/okt N.a.v. feedback op derde versie een 4 e (definitieve) versie maken. (indien nodig en haalbaar binnen de termijn van het kwaliteitsproject zou nogmaals een nieuwe versie gemaakt kunnen worden) Okt 2012 Pagina 6

7 Do Check - Act Do: informatie verzamelen over bestaande formulieren en maken van 1 e versie Verschillende collega s hadden op andere plekken ervaring met soortgelijke afsprakenbladen / medische onderdelen van een ondersteuningsplan. Dit waren drie voorbeelden, daarnaast had ik zelf ook nog een voorbeeld. Ik heb deze bladen bekeken en gekeken wat ik ervan wilde gebruiken, goed vond of juist minder goed vond. Daarnaast bleken er twee soortgelijke kwaliteitsprojecten te zijn, deze heb ik ook bekeken. 4,5 Vervolgens heb ik met deze gegevens een eerste versie gemaakt van een afsprakenblad. Check: eerste versie voorleggen aan collega s In een regulier artsenoverleg, waarbij niet alle artsen aanwezig waren, werd de eerste versie voorgelegd aan collega s. Ik vroeg me zelf af of we het echt alleen wilden houden bij het vastleggen van de afspraken of dat ook andere meer basale medische gegevens erin verwerkt zouden moeten worden. Bij het maken van de eerste versie kwam ik zelf al tot de conclusie dat de scheidslijn hiertussen niet altijd duidelijk is, daarbij komt dat een deel van deze gegevens ook al voorkomt op het groene vel. In het artsenoverleg hebben we dit besproken en bleek dat het niet wenselijk werd geacht om weer een apart extra formulier te maken, maar dat we liever wilden dat het een geïntegreerd geheel zou worden met het groene vel. Dat zou dan dus een uitbreiding van het groene vel betekenen met vooral de afspraken daarin. De tijd van het artsenoverleg was te kort om de eerste versie in detail te bespreken, daarbij waren niet alle collega s aanwezig. We hebben toen afgesproken dat ik de eerste versie aan alles collega s zou mailen en dat iedere collega vervolgens nog een reactie zou geven hierop. 4 Ontwikkelen voorblad medische patiënten dossier. Kwaliteitsproject in het kader van de opleiding tot Arts voor Verstandelijk Gehandicapten. Lianne Alsema, februari Kwaliteitsproject cliëntvolgsysteen. Op weg naar een persoonlijke health watch. In kader van de opleiding tot arts voor verstandelijk gehandicapten. M.R. Bankras, Arts voor Verstandelijk Gehandicapten in opleiding, Leekerweide Wognum Pagina 7

8 Act/Do: commentaren verwerken en tweede versie maken Alle zes collega s hebben per mail, mondeling of op papier gereageerd op de eerste versie van het formulier. Deze reacties heb ik bekeken en vergeleken. De bestudeerde reacties van de collega s heb ik vervolgens verwerkt in een tweede versie. Bij dit maken en het verwerken van de reacties bleek wederom dat de scheidslijn tussen het groene vel en het nieuwe afspraken gedeelte erg dun was. Zo werd bijvoorbeeld meerdere keren als aanvulling op mijn afspraken blad genoemd dat vaccinatiestatus toegevoegd zou moeten worden. Dit is echter iets wat al op het groene vel voorkomt en is ook niet echt een afspraak, meer een gegeven. Ik heb toen besloten om de afspraken apart te zetten en dan daarna te bespreken of dat één document moest worden of niet. Het formulier heb ik toen medisch afsprakenblad genoemd. Check: tweede versie voorleggen aan collega s In het artsenoverleg, waar helaas twee collega s niet aanwezig waren, heb ik de tweede versie besproken. Voordat we het formulier inhoudelijk konden bespreken ontstond er nog een discussie over het doel en voor wie het eigenlijk bedoeld was. De vraag ontstond of dit iets is wat wij in moeten vullen of wat ook door begeleiders ingevuld zou kunnen worden. Deze vraag kwam voornamelijk voort uit het feit dat het invullen mogelijk veel werk is. Uiteindelijk bleek dat alle collega s de meerwaarde zien van het formulier. Het maakt inzichtelijk wat we doen, dat was waar het uiteindelijk mee begon. Daarbij gaven collega s aan dat dit toch al de punten zijn die ze zelf op een rijtje zetten voor een ondersteuningsplanbespreking. Besloten werd dat het formulier in principe één keer per jaar geactualiseerd wordt, het liefst voor de ondersteuningsplanbespreking. Aanpassingen doen/actueel houden gedurende het jaar scheelt tijd als het formulier geactualiseerd moet worden. Vervolgens hebben we inhoudelijk het hele formulier nog doorgelopen. Mijn voorstel om ook een versie te maken met uitleg erbij werd positief ontvangen. Act/Do: commentaren verwerken en derde versie maken Alle opmerkingen/aanvullingen etc. heb ik vervolgens verwerkt en ik heb een derde versie gemaakt. Daarnaast heb ik een versie gemaakt waarbij uitleg staat over hoe het formulier ingevuld dient te worden. Deze versie heb ik g d naar de collega s en gevraagd of zij allen, als pilot, voor twee cliënten het medische afsprakenblad in willen vullen en kijken waar ze tegen aanlopen, wat ze missen etc. Pagina 8

9 Check: verloop van invullen van pilot s Van alle collega s heb ik twee of drie ingevulde formulieren teruggekregen met daarbij eventuele vragen/opmerkingen. Act/Do: ingevulde pilot versies verwerken en vierde versie maken De verschillende ingevulde versies heb ik bestudeerd. Ik heb gekeken of ze door verschillende collega s op een min of meer gelijke manier ingevuld werden. Daarnaast heb ik de opmerkingen van collega s bekeken, zoals dingen die ik beter anders kon vermelden, dingen die misten etc. Op basis hiervan heb ik een vierde versie gemaakt. Bij het maken van de vierde versie waren er een paar dingen waarover ik twijfelde hoe ik dat zou doen. Hierover heb ik gericht per mail feedback gevraagd aan de collega s. Check: verwerken feedback vierde versie Van bijna alles collega s heb ik op mijn concrete vragen een antwoord gekregen. Act/Do: vijfde (definitieve) versie maken Met deze laatste opmerkingen heb ik de puntjes op de i gezet en de vijfde en definitieve versie gemaakt. Pagina 9

10 Conclusie Mijn kwaliteitsproject is goed verlopen. Het medische afsprakenblad, gaande weg omgedoopt tot het blauwe vel, is een feit. Dat medische afspraken, met name ook ten aanzien van preventieve zorg, nu vastliggen is een verbetering voor de zorg voor de cliënten. Het feit dat ik mijn project, dankzij feedback van collega aios, klein heb gehouden en dat mijn collega s altijd goed meegewerkt hebben heeft het tot een succes gemaakt. Iets wat het soms lastig maakte was dat verschillende collega s over bepaalde dingen andere ideeën hadden; soms kwamen we er met discussie uit en soms heb ik de knoop doorgehakt. Iets wat juist goed geholpen heeft, ook om het te blijven invullen in de toekomst, is dat iedere collega pilotversies ingevuld heeft. Daardoor had iedereen een beter idee van het nut en van de tijdsinvestering. De vraag naar een afsprakenblad zoals ik nu gemaakt heb, kwam vanuit het artsenteam zelf. Hierdoor is het draagvlak vanaf het begin af aan goed geweest. Dit draagvlak zal helpen voor het borgen van mijn kwaliteitsproject. Daarnaast blijf ik bij Abrona werken en ga ik het afsprakenblad proberen te integreren in het ondersteuningsplan, dat zal voor een definitieve borging zorgen. Pagina 10

11 Bijlage 1: voorbeeld van het blauwe vel Medische afspraken Naam: Geb.: Visus - Laatste visusonderzoek: - Onderzoek door: - Volgend onderzoek: Gehoor - Laatste gehooronderzoek: - Gehoor onderzoek door: - Hoortoestellen: - Volgend onderzoek: - Otoscopie door assistente: Health watch: - Lab, frequentie: - Overige controles: Deelname bevolkingsonderzoek - Borstkanker: ja/n.v.t./nee, omdat - Baarmoederhalskanker: ja/n.v.t./nee, omdat - Darmkanker: ja/n.v.t./nee, omdat Cardiovasculair risicomanagement - Reden: - Lab, frequentie: - Controle: COPD/Astma - Controle: Psychofarmacagebruik/Libidoremmende middelen - Middel en indicatie: - Middel en indicatie: - Evaluatiefrequentie: - Laatste evaluatie: - Lab, frequentie: - Overige controles: (bijv. DEXA) - Onder controle psychiater: Epilepsie - Protocol: individueel/algemeen (intranet) - Evaluatiefrequentie: - Controle door: - Lab, frequentie: Gebruik anticonceptiva ja/nee/n.v.t. - Indicatie: Pagina 11

12 Bijzonder behandelbeleid (paars formulier): nee/ja dd. (gespecificeerde afspraken zie paars formulier) Behandelend specialisten en frequentie van controle Overige afspraken/opmerkingen Datum laatste wijziging: Door: Pagina 12

13 Bijlage 2: voorbeeld van het blauwe vel met toelichting Medische afspraken blauwe vel : Toelichting Naam: Geb.: Visus Laatste visusonderzoek: (Uitslag vermelden bij voorgeschiedenis op groene vel) Onderzoek door: (AVG/Bartimeus) Volgend onderzoek: Gehoor Laatste gehooronderzoek: (Uitslag vermelden bij voorgeschiedenis op groene vel) Onderzoek door: (logo/audiologisch centrum) Hoortoestellen: ja/nee Volgend onderzoek: Otoscopie door assistente: (vul in hoe vaak per jaar; algemeen 1x per jaar, down/hoortoestellen 2x per jaar) Health watch: (syndroom noemen of n.v.t.) Lab, frequentie: (frequentie van labcontroles horende bij health watch noemen. Voor Health watches zie of Overige controles: (vul in welke overige controles plaats moeten vinden in het kader van de Health watch.) Deelname bevolkingsonderzoek (vul n.v.t. in als geen van allen van toepassing zijn) Borstkanker: (vul in n.v.t., ja of nee, omdat) Baarmoederhalskanker: ( vul in n.v.t., ja of nee, omdat) Darmkanker: (vul in n.v.t., ja of nee, omdat) Cardiovasculair risicomanagement (zet hier ja of n.v.t.) Reden: (bijv. hypertensie/diabetes mellitus/verminderde nierfunctie/cva in anamnese) Lab, frequentie: (STANDAARD: HT: 1x per jaar. DM: 1x per 6 mnd lab en 1x per 3 mnd nuchter glucose op de groep) Controle: (STANDAARD: HT: 3-maandelijkse bloeddruk controle bij praktijkondersteuner. DM: 3-maandelijkse controle bij praktijkondersteuner en 1x per jaar controle bij arts) COPD/Astma Controle: (STANDAARD: 1x per 6 maanden controle bij praktijkondersteuner) Psychofarmacagebruik/Libidoremmende middelen (zet hier ja of n.v.t.) Middel en indicatie: (Van belang is bijvoorbeeld of anti-epileptica voor gedrag of voor epilepsie zijn voorgeschreven. Indien voorschrijf reden/diagnose bekend is dit invullen; bijvoorbeeld: bipolaire stoornis of i.v.m. agressie/impulsregulatieproblemen etc. etc.) Middel en indicatie: Evaluatiefrequentie: (bijvoorbeeld: jaarlijkse evaluatie met apotheker en/of 2x per jaar met evb er) Laatste evaluatie: Lab, frequentie: Overige controles: (denk bijvoorbeeld aan DEXA scan bij gebruik androcur) Onder controle psychiater: ja/nee Pagina 13

14 Epilepsie (zet hier ja of n.v.t.) Protocol: (is er een individueel protocol of wordt het algemene Abrona protocol (zie intranet) gebruikt? Evaluatie frequentie: Controle door: (neuroloog, epileptoloog/sein, AVG) Lab, frequentie: (labcontroles anti-epileptica, eventuele spiegelcontroles, bijvoorbeeld: jaarlijks conform protocol carbamazepine etc.) Gebruik anticonceptiva (zet hier ja, nee of n.v.t.) Indicatie: (bijvoorbeeld menstruatieregulering, anticonceptie) Bijzonder behandelbeleid (paars formulier): nee/ja dd. (Indien ja, zet dan de datum dat het besproken is erachter) Behandelend specialisten en frequentie van controle (Bijv. oogarts 1x per jaar, nefroloog 4x per jaar etc.) Overige afspraken/opmerkingen (Bijvoorbeeld: overig labonderzoek, belangrijk dieet, andere belangrijke individuele controle afspraken, eventueel opmerkingen ten aanzien van het MDO. NIET: wel/geen RM, endocarditisprofylaxe, antistolling etc. Laatste twee vermelden op het groene formulier bij bijzondere afspraken) Datum laatste wijziging: Door: Algemeen: - Eén keer per jaar actualiseren voor de ondersteuningsplanbespreking - Indien een kopje niet van toepassing is, zet er dan n.v.t. achter zoals ook in het voorbeeld, zo is duidelijk waar we naar kijken. - Indien een kopje n.v.t. is, dan kan de tekst daaronder verwijderd worden. Bijvoorbeeld: indien iemand geen psychofarmaca gebruikt, dan kunnen de punten middel en indicatie, evaluatiefrequentie, etc. weg. - Zet het formulier in het Kommentaarscherm van HIS met als naam BLAUW Pagina 14