Het invoeren van een EINDFORMULIER in het SLIKTEAM. de kwaliteit van verslaglegging en overdracht van gegevens

Transcriptie

1 KWALITEITSPROJECT Het invoeren van een EINDFORMULIER in het SLIKTEAM ter bevordering van de kwaliteit van verslaglegging en overdracht van gegevens in de instelling voor verstandelijk gehandicapten, locatie Schuylenburg, s Heeren Loo Midden-Nederland te Apeldoorn Esther de Rooij-Askes Arts Verstandelijk Gehandicapten i.o. AVG-opleiding, afdeling Huisartsgeneeskunde Erasmus Universiteit Rotterdam

2 INHOUDSOPGAVE Pagina Inleiding kwaliteitscyclus 2 PLAN 3 Beschrijving huidige situatie Initiatief Gewenste projectresultaat DO 4 Invoeren maatregelen ter verbetering CHECK 4 Controleren maatregelen ter verbetering ACT 5 Projectresultaat evalueren en bijstellen Suggesties voor tweede kwaliteitscyclus 5 Leerpunten 6 Bijlagen: Eindformulier 7 Eindformulier met evaluatiepunten (groen,cursief) 8 Aangepaste eindformulier 10 Enquête groepsleiding voor tweede kwaliteitscyclus 11 1

3 INLEIDING In het kader van de opleiding tot Arts Verstandelijk Gehandicapten aan de Erasmus Universiteit Rotterdam wordt in het derde opleidingsjaar een klein kwaliteitsproject uitgevoerd. Doel is ervaring op te doen met manieren waarop kwaliteit in de zorg verbeterd kan worden. Dit kwaliteitsproject is opgezet volgens de kwaliteitscirkel van dr. W. Edwards Deming: Onder kwaliteit wordt verstaan: de mate waarin de behaalde uitkomsten voldoen aan de gestelde eisen. Een plan voor kwaliteitsverbetering dient weloverwogen gestart te worden. Als leidraad kan de kwaliteitscirkel van dr. W. Edwards Deming behulpzaam zijn. Door bewust deze cirkel te doorlopen is men bewuster van het doel en het beoogde resultaat en vergroot de kans op betere kwaliteit door een betere aanpak. 2

4 PLAN Beschrijving huidige situatie In 2005 is binnen Schuylenburg een slikteam opgericht om een probleem rondom eten, drinken en (ver)slikken multidisciplinair te benaderen, te observeren en zo mogelijk op te lossen. Het slikteam bestaat uit een arts verstandelijk gehandicapten (i.o.), een logopedist, een ergotherapeut en een diëtist. Een cliënt kan aangemeld worden door groepsleiding, nadat de cliënt door de behandelend arts voor het probleem is gezien. Als de arts verdere beoordeling door en advisering van een multidisciplinair team nodig vindt, wordt de cliënt zowel door arts als groepsleiding middels een aanmeldformulier aangemeld. Op deze manier zijn alle relevante gegevens bij het slikteam aanwezig. Als een cliënt voldoende multidisciplinair is geobserveerd, besproken en geëvalueerd, wordt het probleem van de cliënt afgerond binnen het slikteam. In de huidige situatie geeft elke betrokken discipline zelf zijn/haar adviezen door aan de groepsleiding. De logopedist overhandigt een verslag met observatiegegevens, adviezen en afspraken. De ergotherapeut, diëtist en arts doen dit soms gebrekkig - mondeling of via de mail. Een gezamenlijk verslag ontbreekt. In elke slikteamvergadering vindt tussentijdse verslaglegging van de besproken observatiegegevens, afspraken en adviezen plaats in de notulen. Deze notulen zijn tot op heden alleen beschikbaar voor de slikteamleden. Initiatief Ontwerpen eindformulier voor leden slikteam ter bevordering van de kwaliteit van verslaglegging en overdracht van de belangrijkste gegevens. Toepassing: cliënt is uitbehandeld in het slikteam. Het eindformulier dient als een zogenaamd ontslagformulier. Gewenste projectresultaat Het eindformulier geeft per cliënt een duidelijk overzicht van de belangrijkste gegevens van hulpvraag, observatie, conclusies, adviezen en afspraken van elke betrokken discipline. In de eerste plaats wordt dit eindformulier ten behoeve van het slikteam zelf gemaakt en zal als zodanig door het slikteam worden geevalueerd in de check- en actfase. In de tweede plaats hebben groepsleiding (dus indirect de cliënt!) en de overige behandelaars er groot belang bij. Wat is hiervoor nodig? Draagvlak slikteam Formulier ontwerpen + toepassen - één A4 - overzichtelijk - makkelijk in te vullen - toegankelijk voor elk lid slikteam (via Zorgondersteuning J- schijf Citrix Computer) Afspraken in slikteam m.b.t. invullen, bespreken, versturen van eindformulier Wie? Slikteamleden (voortrekker arts) Wanneer? Vanaf augustus

5 DO Invoeren maatregelen ter verbetering Wat? Wie? Draagvlak Draagvlak is verkregen door introductie van het plan in een slikteamvergadering door de arts. Alle slikteamleden staan hier positief tegenover en zijn bereid mee te werken aan het ontwerp en de toepassing van het eindformulier. Afspraken zijn gemaakt m.b.t. het invullen, bespreken en versturen van het eindformulier. Ontwerp eindformulier In de bijlage vindt u het ontworpen eindformulier. Van de cliënt werden zowel de naam, geboortedatum, woning als de datum en reden van aanmelding vermeld. Vervolgens vermelding van de ondernomen acties per discipline, de conclusies en afspraken per discipline en de gezamenlijke eindconclusie (met herhaling van de reden aanmelding en de uiteindelijke aanbeveling). De datum van verzending en de ontvangers van het eindformulier worden als laatste ingevuld. Dit formulier is ook digitaal toegankelijk gemaakt voor elk lid slikteam op de computer (Jschijf Citrix). Toepassing Elk slikteamlid vult zijn/haar eigen bijdrage op het formulier in. Het is de bedoeling de eindconclusie gezamenlijk te maken in een slikteamvergadering. Nadien wordt dit formulier verzonden naar alle betrokkenen en de slikteamleden door de logopedist. Wanneer? Augustus 06 Januari 07 CHECK Controleren maatregelen ter verbetering Wat? Wie? Wanneer? De eindformulieren die van augustus 2006 tot januari 2007 zijn verstuurd (aantal: 7), zijn geëvalueerd met de slikteamleden in januari Gelet werd o.a. op knelpunten bij het invullen en versturen, overzicht en het aanhouden van één A4. De knelpunten zijn besproken. Deze betroffen met name de lay-out en het niet nakomen van de gemaakte afspraken m.b.t. het invullen. In de bijlage vindt u het eindformulier met de opgemerkte knelpunten in groene en cursieve letter. Tijdens de controle van de eindformulieren werd o.a. duidelijk dat de eindconclusie niet voldoende gezamenlijk werd gedefinieerd. Vervolgens zijn de artsen via de mail benaderd met de vraag de eindformulieren van hun patiënten te beoordelen en verbeterpunten aan te leveren. Aan het eind van deze cyclus kan bekeken worden of in een volgende kwaliteitscyclus overige behandelaars en groepsleiding betrokken kan worden bij het verder verbeteren van de kwaliteit van berichtgeving door het slikteam. Drie van de vier artsen reageerden met vermelding van: o tussentijdse rapportering naar arts ontbreekt (2) o wie is eindverantwoordelijk voor de eindconclusie? (2) o zijn er afspraken voor controles / evaluatie van advies? (2) De artsen gaven geen verbeterpunten aan t.a.v. de lay-out. 4

6 ACT Evalueren en ingrijpen maatregelen ter verbetering Wat? Wie? Wanneer? De aangegeven knelpunten wat betreft lay-out, inhoud en werkwijze van het slikteam zijn verwerkt in het eindformulier. De aangepaste versie van dit eindformulier vindt u in de bijlage. Tijdens de checkfase werd duidelijk dat de eindconclusie niet voldoende gezamenlijk werd gedefinieerd. Gezien het belang om deze conclusie tijdens de slikteamvergadering gezamenlijk te verwoorden, is opnieuw de afspraak gemaakt om ingevulde eindformulieren te bespreken vóór het versturen naar betrokkenen. Ook de afspraak om op het eindformulier te verwijzen naar een monodisciplinaire, tussentijds verslag is opnieuw bevestigd. Daarnaast ontbreekt zowel tijdens de slikteamvergaderingen als op het eindformulier het item afspraken voor controles / evaluatie van advies. Met het oog op kwaliteit verdient dit punt net als de eindconclusie aandacht tijdens het bespreken van ingevulde eindformulieren. in een slikteamvergadering. Artsen gaven aan dat tussentijdse rapportering naar de behandelend arts ontbreekt. Het voorstel is om verslagen, geschreven door een discipline tijdens het slikteamtraject, niet alleen te kopiëren voor de slikteamleden zelf, maar ook te versturen naar de behandelend arts. Aan het eind van deze actfase wordt het aangepaste eindformulier ingevoerd in het slikteam en toegepast in de dagelijkse praktijk. Samengevat: o Aangepast eindformulier vanaf heden gebruiken o Tussentijdse verslagen (met observatiegegevens en adviezen van één discipline) kopiëren en versturen naar behandelend arts. o Vóór het versturen naar betrokkenen dient het eindformulier in een slikteamvergadering besproken te worden. Doel: bewaken van lay-out, overzicht, beknoptheid, eindconclusie en afspraken voor controle/evaluatie. SUGGESTIES voor tweede kwaliteitscyclus Een tweede kwaliteitscyclus zou gestart moeten worden ter controle en evaluatie van het resultaat van de genoemde verbeterpunten uit de checkfase. Wellicht kan bij deze volgende cyclus naast de slikteamleden en behandelend artsen ook de groepsleiding en overige betrokkenen (zoals dagactiviteitenbegeleider, fysiotherapeut, agoog, familie) betrokken worden tijdens de checkfase. Zo kan de kwaliteit van berichtgeving door het slikteam nog meer verbeterd worden. Een voorbeeld van een enquête voor groepsleiding vindt u in de bijlage. Deze is reeds goedgekeurd door de kwaliteitsmedewerker Jos Jansen, werkzaam bij de instelling voor verstandelijk gehandicapten Ipse te Nootdorp. Daarnaast kan een ander kwaliteitsproject ter evaluatie van het effect van de adviezen, gegeven door het slikteam, interessant zijn en de kwaliteit van het slikteam zelf verbeteren. 5

7 Leerpunten In het kader van de opleiding tot Arts Verstandelijk Gehandicapten aan de Erasmus Universiteit Rotterdam is in het derde opleidingsjaar dit kwaliteitsproject uitgevoerd. Doel was ervaring op te doen met manieren waarop kwaliteit in de zorg verbeterd kan worden. Dit kwaliteitsproject is opgezet volgens de kwaliteitscirkel van dr. W. Edwards Deming. De fasen van PLAN, DO, ACT en CHECK zijn doorlopen. Het betreft een klein, praktisch en voor de praktijk noodzakelijk project. Een plan voor kwaliteitsverbetering dient weloverwogen gestart te worden. Als leidraad vind ik de kwaliteitscirkel van dr. W. Edwards Deming erg behulpzaam. Door de fasen in de cirkel te doorlopen ben ik bewuster geworden van: o de omschrijving van het doel o de tijdsplanning (de checkfase kost meer tijd omdat derden benaderd moeten worden) o het benodigde draagvlak, m.a.w. de personen die betrokken moeten worden in het proces moeten het project spontaan mee willen dragen. Dit is de basis van het hele project en tevens een goede oefening van teamwork! o de manier van controleren, evalueren en bijstellen. Noodzakelijk om tot verbetering van kwaliteit te komen! o wat nodig is om tot het gewenste resultaat te komen o het beoogde resultaat zelf De kans op verbeterde kwaliteit wordt hiermee vergroot door een betere aanpak! Ik ben van plan deze kwaliteitscirkel vaker te gebruiken bij het invoeren, aanpakken of verbeteren van kleine projecten op de werkvloer. Een kwaliteitsproject is vooraf even slikken (goed voorbereiden), maar achteraf geeft het een goed verzadigd gevoel (betere kwaliteit)! Datum: Esther de Rooij-Askes Arts Verstandelijk Gehandicapten i.o. AVG-opleiding, afdeling Huisartsgeneeskunde Erasmus Universiteit Rotterdam 6

8 BIJLAGE Eindformulier slikteam Streef naar 1 zin per item. Meer zinnen nodig? Verwijs dan door naar verslag met datum. Naam: Geboortedatum: Woonachtig op groep: Datum aanmelding: Reden aanmelding: (1 zin: korte omschrijving essentie gevolgen van klacht) Ondernomen acties: observatie logopedist (naam): (samenvatting bevindingen) observatie diëtiste (naam): (samenvatting bevindingen) observatie ergotherapeut (naam): (samenvatting bevindingen) actie arts, namelijk: anders, namelijk: Conclusies en afspraken: logopedist (naam): diëtiste (naam): ergotherapeut (naam): arts (naam): anders (naam): Eindconclusie: reden aanmelding... vermoedelijk ten gevolge van... Eindaanbeveling... Op (datum) is dit formulier verstuurd naar: ZOCO (stuurt door naar dagactiviteiten en zo nodig naar familie/ wettelijk vertegenwoordiger) behandelend arts behandelend orthopedagoog behandelend logopediste behandelend fysiotherapeut behandelend diëtiste behandelend ergotherapeut 7

9 BIJLAGE Eindformulier slikteam Streef naar 1 zin per item. Meer zinnen nodig? Verwijs dan door naar verslag met datum ( dit werd bijna niet gedaan!). Naam: Geboortedatum: Woonachtig op groep: Datum aanmelding: Reden aanmelding: (1 zin: korte omschrijving essentie gevolgen van klacht) essentie werd niet altijd goed samengevat; wel helder en in 1 zin. Ondernomen acties: observatie logopedist (naam): (samenvatting bevindingen) observatie diëtiste (naam): (samenvatting bevindingen) observatie ergotherapeut (naam): (samenvatting bevindingen) actie arts, namelijk: anders, namelijk: Observaties i.p.v. acties. Naam discipline werd niet altijd ingevuld. Lay-out: schuine vette letter werd gebruikt: maakt onoverzichtelijk. Niet altijd werd naar (datum) verslag vermeld wel belangrijk! Discipline niet betrokken? bleef open staan is slordig en zorgt voor verwarring advies: n.v.t. invullen. Conclusies en afspraken: logopedist (naam): diëtiste (naam): ergotherapeut (naam): arts (naam): anders (naam): Lay-out: schuine vette letter werd gebruikt: maakt onoverzichtelijk. Soms ontbrak bijdrage van diëtiste bij conclusie, afspraak. Eindconclusie: Reden aanmelding werd gekopieerd... vermoedelijk ten gevolge van...werd steeds weggelaten!. Eindaanbeveling..conclusie vaak niet gezamenlijk getrokken moet in vergadering samen geformuleerd worden!. Verwarring: wat is aanbeveling; wat is eindconclusie? vervangen door Eindconclusie Vermoedelijke oorzaak van het eet/slikprobleem moet ook vermeld worden in lekentaal!!). Op (datum) is dit formulier verstuurd naar: werd naar iedere betrokkene gestuurd door logopediste, maar geen zicht op of zij wist dat iemand door bv fysio werd behandeld blijft onduidelijk. Reactie agogen zeer positief. ZOCO (stuurt door naar dagactiviteiten en zo nodig naar familie/ wettelijk vertegenwoordiger) behandelend arts behandelend orthopedagoog behandelend logopediste behandelend fysiotherapeut behandelend diëtiste behandelend ergotherapeut 8

10 Niet altijd op 1 A4, terwijl dat wel kon. Hokjes moeten bij voorbaat al aangekruist kunnen worden. Soms ontbreekt bv aanvullende info: slechtziendheid, slechthorend, visueel ingesteld kan wel een rol meespelen bij eet/slikprobleem (bv positie aan tafel veranderen, etc) Leerpunt: rol AVG als helikopter toch nodig om te voorkomen dat disciplines het probleem te veel vanuit eigen vak blijven benaderen. Idee om bij een tweede kwaliteitscyclus het eindformulier door meest betrokken discipline met zoco te bespreken voor beter effect?! 9

11 BIJLAGE Formulier invullen op 1 A4 in zelfde lettertype Arial, grootte 11* *: deze schuine tekst bij officiële verzending verwijderen Eindformulier slikteam Naam: Geboortedatum: Woonachtig op groep: Datum aanmelding: Reden aanmelding: (korte omschrijving essentie duur en gevolgen van klacht)* Observatiegegevens: Vul in: naam, datum van observatie, samenvatting bevindingen of anders niet van toepassing. Verwijs naar monodisciplinair verslag met vermelding datum verslag.* observatie logopedist: observatie diëtiste: observatie ergotherapeut: aanvullende informatie arts: andere discipline (vul ook in: naam discipline, naam medewerker)* Conclusies en afspraken: Vul in: datum afspraken, samenvatting oorzaak, conclusies/afspraken of anders niet van toepassing * logopedist: diëtist: ergotherapeut: arts: andere discipline (vul in: naam discipline)* Eindconclusie: Tijdstip evaluatie: Op (datum) is dit formulier verstuurd naar: ZOCO (stuurt door naar dagactiviteiten en zo nodig naar familie/ wettelijk vertegenwoordiger) behandelend arts behandelend orthopedagoog behandelend logopedist behandelend diëtist behandelend ergotherapeut behandelend fysiotherapeut 10

12 BIJLAGE VOORBEELD ENQUETE GROEPSLEIDING TWEEDE KWALITEITSCYCLUS Dag beste collega, Namens het slikteam wil ik je/jullie iets vragen. Voor een of enkele bewoners hebben jullie het slikteam benaderd om het eten/slikken beter te bekijken en adviezen te krijgen. Sommige bewoners zijn een poos geleden door het slikteam goed bekeken en alweer afgesloten. Jullie hebben daarvan bericht gehad in de vorm van een 'eindformulier'. Op dit formulier kan je op één A4-tje lezen wat de conclusies en adviezen waren. Het is belangrijk dat voor jullie dit eindformulier leesbaar is, zodat jullie er in de praktijk mee uit de voeten kunnen! ;-) Mijn vraag is daarom: Zou je dit eindformulier van de volgende bewoner er even bij willen pakken (.. )? En wil je met ons meekijken hoe we dit formulier nog verder kunnen verbeteren aan de hand van de volgende vragen door tips te geven? 1. Het verslag is erg overzichtelijk: 0 ja 0 nee, niet zo overzichtelijk. 2. Het verslag is te beknopt: 0 ja, te beknopt. 0 nee, prima zo. 3. Ik heb het verslag al eerder gelezen. 0ja 0nee 4. Het is voor mij niet helemaal duidelijk wat er precies bedoeld wordt bij: a. Wat er onder ondernomen acties geschreven staat. 0 Ik begrijp dit niet: 0 Ik begrijp alles. b. Wat er onder conclusies/afspraken geschreven staat. 0 Ik begrijp dit niet: 0 Ik begrijp wel alles. c. Wat er onder eindconclusie/eindaanbeveling geschreven staat. 0 Ik begrijp dit niet: 0 Ik begrijp wel alles. 5. Hierin bewaren we het eindformulier: (vul in: bv in zorgplan map, of prikbord ): 11

13 6. We hebben het verslag ook naar de dagactiviteiten gestuurd, zij zijn dus ook op de hoogte van de adviezen 0ja 0nee 7. Zijn je collega-groepsleiders op de hoogte van de adviezen op het eindformulier? 0ja 0nee 8. De adviezen worden toegepast: 0 Dagelijks 0 Soms 0 Zelden 9. Als de logopediste bv betrokken is geweest, is een apart verslag van haar bevindingen/adviezen in jullie bezit. 0 ja, ik ben daarvan op de hoogte. 0 nee, ik wist dit niet. 10. Dit verslag wordt bij het eindformulier bewaard 0ja 0nee Lukt het je om deze mail meteen te beantwoorden? Alvast bedankt voor jullie reacties! Hartelijke groeten, Esther de Rooij, arts verstandelijk gehandicapten i.o. 12