Debiteuren 3. CREDIT FACTUUR BOEKEN FACTUUR REGISTREREN CREDIT FACTUUR REGISTREREN...13

Transcriptie

1 Debiteuren 1. STAMGEGEVENS DEBITEUREN AANLEGGEN STAMGEGEVENS DEBITEUREN DEBITEURGEGEVENS WIJZIGEN DEBITEURGEGEVENS WEERGEVEN DEBITEUR BLOKKEREN VERWIJDERMARKERING PLAATSEN FACTUUR BOEKEN CREDIT FACTUUR BOEKEN FACTUUR REGISTREREN CREDIT FACTUUR REGISTREREN GEREGISTREERDE FACTUUR BOEKEN/VERWIJDEREN DOORLOPENDE DOCUMENTEN AANLEGGEN DOORLOPEND DOCUMENT WIJZIGEN DOORLOPEND DOCUMENT WEERGEVEN DOORLOPEND DOCUMENT VERWIJDEREN DOORLOPEND DOCUMENT BOEKINGSDOCUMENTEN UIT DOORLOPENDE DOCUMENTEN VERVAARDIGEN DOCUMENTEN DOCUMENT WEERGEVEN DOCUMENT WIJZIGEN DOCUMENTWIJZIGINGEN WEERGEVEN VEREFFENING TERUGNEMEN Zoeken vereffeningsdocumentnummer DOCUMENT STORNEREN Stornering DEBITEURENREKENINGEN SALDI WEERGEVEN POSTEN WEERGEVEN/WIJZIGEN VEREFFENEN PERIODIEKE WERKZAAMHEDEN AANMANEN Verzorgen van de parameters Aanmaanrun uitvoeren Aanmaningen afdrukken Aanmaning wijzigen/weergeven/verwijderen AFSLUITING Afstemming interne debiteuren/crediteuren...31

2 1. Stamgegevens debiteuren In dit hoofdstuk zullen de verschillende aspecten worden besproken die betrekking hebben op de stamgegevens van de debiteuren 1.1. Aanleggen stamgegevens Debiteuren Menupad: Boekhouding > Fin. Boekhouding > Debiteuren > Stamgegevens > Aanleggen Transactie code: FD01 Bij het aanroepen van deze transactie verschijnt het volgende scherm. Scherm 1 Allereerst moet er een rekeninggroep worden geselecteerd. Door op te klikken verschijnt de lijst met mogelijkheden. Hierin wordt alleen de lange omschrijving weergegeven. Als je de rekeninggroep wil selecteren op code dan moet je aanklikken. Er verschijnt dan onderstaande lijst(scherm2). Door op de regel van de te selecteren groep dubbel te klikken zal deze verschijnen in het veld rekeninggroep in het beginscherm. Vul nu het bedrijfsnummer in en klik op het groene vinkje. Het debiteurennummer kan leeg worden gelaten aangezien het systeem er automatisch zelf een nummer aan toekent.

3 Eventueel kan er voor gekozen worden om een debiteur aan te leggen met een referentie naar een andere debiteur. Hierdoor worden een aantal stamgegevens overgenomen. Hiervoor moet er bij referentie een reeds bestaand debiteurennummer worden ingevuld en het bedrijfsnummer waarvandaan de gegevens moeten worden overgenomen. Interne debiteuren worden door Centraal aangemaakt en moet via de referentie worden gecreëerd in het eigen bedrijfsnummer. Vul het door Centraal aangeleverd nummer in en als bedrijfsnummer 99. De onderstaande schermen en velden komen te voorschijn bij het kiezen van de rekeninggroep DEBN. Als er voor een andere groep gekozen wordt kan het zijn dat bepaalde velden niet zichtbaar zijn of dat er afwijkende velden en schermen verschijnen. Het volgende scherm verschijnt: Scherm 3 Vul de velden in. De velden met een teken zijn verplicht. Het postcodeveld is ook verplicht ondanks dat daar geen teken instaat. Bij het invullen gelden de volgende regels: Aanhef: Naam: Zoekbegrip: Straat: Plaats: Postcode: Land: Taal: Mw. of de heer indien het een persoon betreft. 1 e regel de naam van de debiteur volgens de PTT norm. Eerste vijf posities van de achternaam van de debiteur. Schrijfwijze overeenkomstig PTT norm. idem. Met spatie. Verplicht invullen. Verplicht invullen i.v.m. eventuele correspondentie (aanmaningen). Vooralsnog alleen Nederlands of Engels. Communicatiegegevens kunnen naar keuze worden ingevuld. Eventueel extra communicatie kan worden ingevoerd bij andere communicatie. Op het moment dat het volgende teken staat zijn er extra velden beschikbaar. Zou zijn er bijvoorbeeld bij naam nog drie extra regels beschikbaar en verschijnt er bij huisnummer een extraveld waarin evt. een bepaalde kamer of etage in kan worden weergegeven. Na het invullen van de verplichten velden kan er een ander tabblad worden gekozen.

4 Besturing. Hier hoeft niets te worden ingevuld. Hier geldt een uitzondering op en dat is als het gaat om een interne debiteur. Dan moet er namelijk het veld partnermaatschappij worden ingevuld. Dit veld is anders ook niet zichtbaar. Betalingsverkeer Dit scherm kent geen verplichte velden. Indien je gebruik wilt maken van de mogelijkheid van automatische incasso of de mogelijkheid om creditnota s te betalen, dient dit scherm te worden ingevuld. De volgende velden kunnen worden ingevuld. Landcode: Bank-key: Bankrekeningnummer: CC: Bank: Referentie-opgave: Inc.ma: Code van het land waar de bank is gevestigd, deze code is van belang voor controle op juistheid van het banknummer, d.m.v. de matchcode op te vragen. Aanduiding soort bank. Bij binnenlandse betalingen wordt een B ingevuld voor bank en een P voor Postbank. Bij buitenlandse betalingen kan de juiste bank-key en geldinstituut worden bijgezocht d.m.v. de matchcode. Men dient dan wel de lettercode van het vestigingsland op te geven. Bank- of postbanknummer van de crediteur. Voor een banknummer dienen 10 posities en voor een postbanknummer 7 posities te worden ingevuld, waarbij gebruik moet worden gemaakt van voorloopnullen. Dit is een buitenlands bankcontrolecijfer; in sommige landen is dit van toepassing. Voor info gebruik de F1 toets. Vooralsnog niet invullen. In een enkel geval dienen aanvullende gegevens bij buitenlandse betalingen te worden meegegeven; voor nadere info F1. Niet invullen. Door of op te drukken of op (volgende tabblad) kom je in de bedrijfsspecifieke gegevens. Rekeningbeheer Bij dit tabblad zijn er verschillende velden verplicht namelijk de meeboekrekening, de sorteercode en de fin.dispos groep. Meeboekrekening: Sorteercode: Fin. dispo groep: zowel voor binnenlandse als buitenlandse debiteuren. Deze code geeft weer hoe de mutaties gesorteerd moeten worden, bijvoorbeeld 001; sortering op boekingsdatum. Via de matchcode kunnen de diverse mogelijkheden worden opgevraagd. Verplicht in te vullen veld. Waarde dient te zijn E1: algemene groep DEBITEUREN

5 Overige velden: Betalingsverkeer Betalingsconditie: Betalingsgedrag: Niet invullen Invullen i.v.m. automatisch aanmanen. Verplicht aanvinken; registreert het betalingsgedrag van de debiteur. Overige velden niet invullen Correspondentie Aanmaanmethode: Aanmaanontvang.: Aanmaanblokk.: Invullen RUL; de aanmaanmethode kan d.m.v. de matchcode worden opgevraagd. Er is speciaal voor de RUL een eigen aanmaanprogramma aangemaakt. Het RULaanmaanprogramma is vooralsnog gebaseerd op de huidige aanmaanmethode; dus aanmanen na 30, 60 en 90 dagen. Bij aanmanen na 90 dagen worden kosten in rekening gebracht. Vooralsnog niet invullen; Dit veld alleen invult indien de aanmaningen naar een andere debiteur of een ander adres moeten worden gestuurd. Hier dient dan het debiteurnummer te worden ingevuld van de debiteur die de aanmaningen moet ontvangen. Mogelijk tot het blokkeren van aanmaningen van deze debiteur. Overige aanmaanvelden: Vooralsnog niet vullen; door gebruikmaking van F1 kunnen de functies van de velden worden opgevraagd. Correspondentie: Vrij in te vullen. Als de invoer correct wordt bevonden kunnen de stamgegevens worden opgeslagen met button [opslaan]. Het systeem meldt "Debiteur xxxxxxx is in bedrijfsnummer xx gecreëerd Debiteurgegevens wijzigen Menupad: Boekhouding > Fin. Boekhouding > Debiteuren > Stamgegevens > Wijzigen Transactie code: FD02 Vul het debiteuren nummer en het bedrijfsnummer in.

6 Via <Enter> komt u in het vervolgscherm. De vervolgschermen zijn identiek aan de schermen bij "debiteur aanleggen". Voor eventuele verdere uitleg per scherm, wordt dan ook verwezen naar aanleggen stamgegevens debiteur van deze gebruikershandleiding Debiteurgegevens weergeven Menupad: Boekhouding > Fin. Boekhouding > Debiteuren > Stamgegevens > Weergeven Transactie code: FD03 Vul het debiteuren nummer en het bedrijfsnummer in. Via <Enter> komt u in het vervolgscherm. De vervolgschermen zijn identiek aan de schermen bij "debiteur aanleggen". Voor eventuele verdere uitleg per scherm, wordt dan ook verwezen naar aanleggen stamgegevens debiteur van deze gebruikershandleiding. Via het menu Debiteuren > Weergeven->wijzigen of de button kan er vanuit de weergeven modus worden doorgesprongen naar de wijzigingsmodus (als de autorisatie dat toe laat) Debiteur blokkeren. Menupad: Boekhouding > Fin. Boekhouding > Debiteuren > Stamgegevens > Blokkeren/deblokkeren Transactie code: FD05 Voer hier het betreffende debiteurenrekeningnummer en bedrijfsnummer in en druk op [enter]. In het volgende scherm opgeven dat de blokkade geldt voor het geselecteerde bedrijfsnummer. Dus niet voor alle bedrijfsnummers. Vink het betreffende veld aan en sla de wijziging op. Deblokkeren voor debiteurenboekingen gebeurd op dezelfde manier. Echter dient nu het vinkje te worden weggehaald Verwijdermarkering plaatsen Menupad: Boekhouding > Fin. Boekhouding > Debiteuren > Stamgegevens > Verwijdermarkering plaatsen Transactie code: FD06 Als een debiteur eenmaal is aangemaakt kan het stamrecord niet even simpel worden verwijderd. Verwijderen van debiteurenstamrecords zal gebeuren middels archivering.

7 Archivering gebeurd centraal. Om te kunnen archiveren dient het debiteurenstamrecord voorzien te zijn van het "Te verwijderen teken". Dit teken wordt als volgt geplaatst: Vul het debiteuren nummer en bedrijfsnummer in. In het volgende scherm opgeven dat het teken geplaatst dient te worden voor het geselecteerde bedrijfsnummer. Dus niet voor alle bedrijfsnummers. Vink het betreffende veld aan en sla de wijziging op. De bedrijfsnummergegevens van de debiteurenrekening zullen in de eerstvolgende archiveringsrun worden meegenomen. Voorwaarde is wel dat er geen boekingen aan de debiteurenrekening mogen hangen. Als dit wel het geval is zullen eerst de boekingen moeten worden gearchiveerd. Als niet meer op de debiteurenrekening mag worden geboekt dient de rekening voor boeken te worden geblokkeerd. (Zie debiteuren blokkeren.)

8 2. Factuur boeken Om een factuur te boeken op een debiteur wordt de volgende transactie gebruikt. Menupad: Fin.administratie > Fin. Boekhouding > Debiteuren > Document invoer > Factuur Transactiecode: FB70 Het volgende scherm verschijnt. Controleer eerst of het bedrijfsnummer correct is. Deze is te wijzigen via het menuitem Omgeving > Ander bedrijfsnummer. In het linker gedeelte van het scherm staan de referentie objecten. Hier kunnen de rubriceringmodellen worden opgeroepen of de voorlopig opgeslagen documenten. De referentieobjecten kunnen worden verborgen of weer worden opgeroepen via de button Het rechtergedeelte is verdeeld in de documentkop en de boekingsregels. In de documentkop moeten de volgende gegevens worden ingevuld. Debiteur: SGB-tk: Factuurdatum: Boekingsdatum: Referentie: Het nummer van de debiteur Hier kan worden aangegeven of het om een speciale factuur gaat, zoals bijvoorbeeld een vooruitbetaling. Datum van de factuur Datum wordt standaard ingevuld met de dagdatum. Deze kan worden gewijzigd. Invullen indien vereist

9 Bedrag: Belastingbedrag: Bedrag van de factuur Niet invullen wordt automatisch berekend Hier kan de belastingcode worden geselecteerd. Tekst: Vrij in te vullen Na het geven van een enter zal in het linker gedeelte van het scherm een extra blok verschijnen met daarin de gegevens van de debiteur. Daarnaast zullen de betalingscondities en de basisdatum worden weergegeven. De betalingsconditie worden overgenomen vanuit de stamgegevens van de debiteur en de basisdatum is standaard gelijk aan de boekingsdatum. Deze velden kunnen gewijzigd worden bij het tabblad Betaling. In het onderste gedeelte van het scherm moeten de boekingsgegevens worden ingevuld. GrbRek.: Korte tekst: D/C: Nummer van grootboekrekening Hier wordt de omschrijving van de grootboekrekening ingevuld dit gebeurt automatisch. Hier wordt aangegeven of het om een debet of credit boeking gaat Het systeem vult automatisch Credit in. Bedrag doc.val: Hier moet het bedrag worden ingevuld. Als er na de eerste regel een * wordt ingevuld neemt het systeem het bedrag over wat nodig is om debet en credit in balans te krijgen. Belastingcodes: Toewijzingsnr.: Bedrijfsnummer: Business area: Profitcenter: Kostenplaats: Order: Tekst: Hier moet de belastingcode worden ingegeven Veld vrij in te vullen Is standaard hetzelfde nummer als in de kop. Indien Business area, invullen Indien profitcenter, invullen Indien kostenplaats, invullen Indien order, invullen Hier kan een boekingstekst worden meegegeven Extra Opties: Boven in het scherm staan nog een aantal extra opties De eerste is om de referentie lijst te vernieuwen. De tweede optie is om het referentiemenu te activeren/deactiveren. De derde optie is de boeking voorlopig op te slaan. Simuleren staat hieronder beschreven. De vijfde optie is om het document te registeren. De laatste optie geeft de mogelijkheid om een aantal gebruikersinstellingen te wijzigen.

10 Ter controle kan het boekingsdocument wordt gesimuleerd via de menuoptie: Document > Simuleren of via de button. Indien de boeking volledig is moet hij worden opgeslagen, kies voor [opslaan] Een boeking wordt alleen uitgevoerd in SAP indien debet- en creditboekingen in evenwicht zijn. Deze controle is 'hard' gecodeerd en kan nimmer worden omzeild. Voor het voorlopig opslaan of registreren van een factuur hoeft de boeking niet in evenwicht te zijn.

11 3. Credit factuur boeken Om een creditnota te boeken op een debiteur wordt de volgende transactie gebruikt. Menupad: Fin.administratie > Fin. Boekhouding > Debiteuren > Document invoer > Creditnota Transactiecode: FB75 Het scherm dat verschijnt is gelijk aan het scherm van het boeken van een factuur. Er zijn twee verschillen. Bij transactie staat in plaats van factuur, creditnota en bij de boekingsregels onder in het scherm wordt bij D/C standaard debet weergegeven in plaats van credit. Voor een beschrijving van de velden wordt er verwezen naar Factuur boeken.

12 4. Factuur registreren Om een factuur te registreren zijn er verschillende methodes. Allereerst is er een aparte transactie. Daarnaast kan er via de transactie factuur invoeren FB70 gekozen worden om een factuur te registreren. In dit hoofdstuk zal alleen de eerste methode besproken worden. Via deze transactie kan de factuur zowel geregistreerd worden als wel een geregistreerde factuur geboekt worden. Menupad: Fin.administratie > Fin. Boekhouding > Debiteuren > Document invoer > Registreren Transactiecode: FV70 Het volgende scherm verschijnt bij het opstarten van de transactie. Het scherm is gelijk met het scherm van het invoeren van een factuur met dien verstande dat er bij de referentie objecten een extra map bij is gekomen nl. geregistreerde documenten. Hierin staan de reeds geregistreerde documenten. Alleen de eigen geregisteerde facturen zijn zichtbaar. Daarnaast zijn er een aantal andere Extra Opties Voor de beschrijving van de velden verwijzen we naar het hoofdstuk factuur boeken.

13 Wanneer de velden zijn ingevuld kan de factuur geregistreerd worden. Via de button kan de factuur worden geregistreerd. Via deze manier hoeft de factuur nog niet in evenwicht te zijn. Alleen de documentkop velden hoeven ingevuld te zijn. Wanneer de factuur volledig is ingevuld en in evenwicht is kan hij ook geregistreerd worden via de button allemaal zijn ingevuld.. Het systeem controleert dan of de benodigde velden 5. Credit factuur registreren Om een creditnota te registreren op een debiteur wordt de volgende transactie gebruikt. Menupad: Fin.administratie > Fin. Boekhouding > Debiteuren > Document invoer > Creditnota registreren of bewerken Transactiecode: FV75 Het scherm dat verschijnt is gelijk aan het scherm van het registreren van een factuur. Er zijn twee verschillen. Bij transactie staat in plaats van factuur, creditnota en bij de boekingsregels onder in het scherm wordt bij D/C standaard debet weergegeven in plaats van credit. Voor een beschrijving van de velden wordt er verwezen naar Factuur registreren. 6. Geregistreerde factuur boeken/verwijderen Voor het boeken of verwijderen van een geregistreerde factuur/ creditfactuur wordt dezelfde transactie gebruikt als het registreren. Menupad: Fin.administratie > Fin. Boekhouding > Debiteuren > Document invoer > Factuur registreren of bewerken Transactiecode: FV70 Of Menupad: Fin.administratie > Fin. Boekhouding > Debiteuren > Document invoer > Creditnota registreren of bewerken Transactiecode: FV75 Als de transactie opgestart is kan onder de referentieobjecten bij geregistreerd documenten de factuur worden opgeroepen. (Alleen de eigen documenten zijn zichtbaar) Als het document in evenwicht is kan deze gelijk geboekt worden of eerst ter controle worden gesimuleerd. Het simuleren gaat via de menuoptie: Document > Simuleren. Of de button. Indien de boeking volledig is moet hij worden opgeslagen, kies voor [opslaan] Om de factuur gelijk te boeken moet er op de button Het systeem zal dan de boeking genereren. worden gedrukt.

14 Een boeking wordt alleen uitgevoerd in SAP indien debet- en creditboekingen in evenwicht zijn. Deze controle is 'hard' gecodeerd en kan nimmer worden omzeild.

15 7. Doorlopende documenten Doorlopende documenten hebben betrekking op boekingen die periodiek plaatsvinden. Via periodieke werkzaamheden kan in één keer een groot aantal doorlopende documenten worden geboekt Aanleggen doorlopend document. Om een doorlopend document aan te leggen moet het volgende menupad worden gevolgd. Menupad: Financiële administratie > Fin. boekhouding > debiteuren > Documentinvoer > Referentiedocumenten > Doorlopend document. Transactiecode: FBD1 Hieronder worden alleen de in te voeren gegevens genoemd. Wat niet wordt genoemd hoeft dus niet te worden ingevuld. Scherm1 Bedrijfsnummer: 1e uitvoering op: Laatste uitvr.: Interval in maanden: Het bedrijfsnummer De datum van de (eerste dag v.d.) maand waarin de eerste boeking vervalt (bv ) De datum van de (laatste dag v.d.) maand waarin de laatste boeking vervalt (bv ) De afstand in maanden tussen 2 vervaldata, zie matchcode, b.v. per maand = 1, per kwartaal = 3

16 Dag van uitvoering: Documentsoort: Valuta: Referentie: Doc. Koptekst: Betreft de vervaldag in de maand, 1 voor de eerste van de maand, 15 voor halverwege de maand en 28 voor het eind van de maand (anders wordt februari overgeslagen) DR (debiteur factuur) EUR, tenzij uitdrukkelijk anders Niet verplicht, wel aan te bevelen. Niet verplicht. Bksl.: Boeksleutel van de boeking (bv 01). Rek.: Nummer van de debiteur. In het volgende scherm moeten de volgende gegevens worden ingevuld. Bedrag: Belast.berek. Bel.code: Bedrag van de factuur Aanvinken Belastingcode De rest van de velden zijn optioneel en kunnen naar eigen inzicht in gevuld worden. Wel moet de onderste regel ingevoerd worden. Hier komt de eerste regel van de tegenboeking. Bksl Rekening: Boeksleutel (50 voor een creditboeking) Rekeningnummer van de tegenboeking. Het scherm wat dan volgt zijn de positie gegevens van de tegenboeking. Hier moet het bedrag worden ingevuld.( Met een * wordt het bedrag van het eerste scherm overgenomen.) Eventueel moet er een order of business area worden ingevuld. Om de boeking te controleren moet er op de button de boeking nu simuleren. worden gedrukt. Het systeem zal Om de doorlopende boeking op te slaan moet er op gedrukt worden. Na invoeren van de doorlopende boeking kan het document worden opgeslagen. Het systeem geeft een documentnummer aan de doorlopende boeking Wijzigen doorlopend document. Een doorlopend document kan op twee manieren gewijzigd worden: Menupad: Financiële administratie > Fin. boekhouding > debiteuren> documentinvoer > Referentiedocumenten > Doorlopend document. Transactiecode: FBD1 Kies dan voor het menu document > wijzigen

17 De andere manier is via: Menupad: Financiële administratie > Fin. boekhouding > Debiteuren > Document > Referentiedocumenten > Doorlopend document> wijzigen Transactiecode: FBD2 In deze transacties dient het juiste documentnummer te worden ingevuld met bedrijfsnummer en boekjaar. Via de button [lijst] kunnen middels verschillende opties documenten worden geselecteerd. Een gebruiker kan bijvoorbeeld zijn/haar eigen aangelegde doorlopende documenten selecteren. Selecteer een bedrijfsnummer of een reeks van bedrijfsnummers. Toets button [Vrije inperkingen]. Bij naam van gebruiker gebruikersnaam invullen en vrije inperkingen [opslaan]. Komt in de vrije inperkingen het veld "naam van gebruiker" niet voor dan kan met button [Nieuwe veldkeuze] het betreffende veld worden geselecteerd. Op deze manier kan op meerdere manieren een selectie van doorlopende documenten worden gegenereerd. Zodra het juiste doorlopende document is geselecteerd kan deze worden opgeroepen. In de documentposities kunnen d.m.v. te dubbelklikken op de positie de velden Business Area, Toewijzing en Tekst worden gewijzigd. Via button [documentkop] kunnen de velden Doc. koptekst en Referentie worden gewijzigd. Doorlopende boekingsgevens wijzigen kan via menuoptie: Ga naar > Doorl.boekingsgeg.. Hier kunnen de velden Laatste uitvoering op, Volgende uitvoering, Afstand in maanden en Dag van uitvoering worden gewijzigd. Hier kan ook het 'te verwijderen teken' worden geplaatst. Dit teken zorgt ervoor dat de doorlopende boeking niet meer wordt uitgevoerd ook al is de termijn voor uitvoering nog niet verlopen Weergeven doorlopend document. Om een doorlopend document weer te geven is het menupad gelijk aan die van het document wijzigen. Alleen moet er in het menu document niet worden gekozen voor wijzigen maar voor weergeven. Menupad: Financiële administratie > Fin. boekhouding > debiteuren > documentinvoer > Referentiedocumenten > Doorlopend document. Transactiecode: FBD1 Kies dan voor het menu document > weergeven Menupad: Financiële administratie > Fin. boekhouding > debiteuren > Document > Referentiedocumenten > Doorlopend document> Weergeven Transactiecode: FBD Verwijderen doorlopend document. Een doorlopend document kan verwijderd worden via: Menupad: Financiële administratie > Fin. boekhouding > debiteuren > Document > Referentiedocumenten > Doorlopend document> verwijderen Transactiecode: F.56

18 Om doorlopende documenten te kunnen verwijderen dient het "te verwijderen teken" te zijn geplaatst. Het teken wordt automatisch geplaatst na uitvoering van de laatste doorlopende boeking. Om een boeking eerder te verwijderen kan er bij het wijzigen van een doorlopende document het teken worden in gesteld. (zie Wijzigen doorlopend document ). Bedrijfsnummer, documentnummer(s) en boekjaar selecteren. Soort referentiedocument is D (doorlopend document). Verwijdering van doorlopende documenten kan eerst in een 'Testrun'' plaatsvinden Boekingsdocumenten uit doorlopende documenten vervaardigen. Hiermee worden de doorlopende boeking uit gevoerd en geboekt. Menupad: Financiële administratie > Fin. boekhouding > crediteuren > Periodiek werkzaamheden > Doorlopend boeking > Uitvoeren. Transactiecode: F.14 Scherm 1 De volgende velden moeten in ieder geval worden ingevoerd. Bedrijfsnummer: Afrekeningstijdvak: Naam van batchinput-map: Gebruikersnaam: Het bedrijfsnummer(s) Tijdvak waarin de uit te voeren doorlopende boekingen vallen SAPF120 Eigen gebruikersnaam

19 Afgespeelde mappen Bewaren: Aanvinken De rest van de velden kunnen gebruikt worden om verder inperkingen te bewerkstelligen. Uitvoeren [F8] Er wordt nu een batchinput-map (BIM) aangemaakt waarin de aangemaakte boekingsdocumenten zijn vastgelegd. Deze batch moet worden afgespeeld. Door het afspelen zullen de boekingen daadwerkelijk plaatsvinden. Ga naar het menu item Systeem en dan naar Services > Batchinput > mappen. Het volgende scherm verschijnt; Om de map af te spelen moet de map worden geselecteerd. Druk op het grijze blokje voor de naam van de af te spelen map. De geselecteerde regel krijgt dan een afwijkende kleur. Via de button verwerken kan de map worden afgespeeld. Er kan gekozen worden voor drie manier om de map af te spelen. Op voorg. Afspelen: via deze methode komt iedere boeking in het scherm en moet door de gebruiker worden bevestigd. Deze methode kan gebruikt worden als er nog aanpassingen in de boekingen gedaan moet worden. Bij veel boekingen is deze transactie methode niet aan te raden. Alleen fouten tonen: Het systeem speelt de map af op de achtergrond en als er problemen zijn dan zal het systeem hiermee komen en heeft de gebruiker de mogelijkheid om aanpassingen te plegen. Achtergrond: Het systeem speelt de map af op de achtergrond en zal bij problemen de map verplaatsten naar het tabblad Niet correct. Mocht de map hier terechtkomen, dan kan de map hiervandaan opnieuw worden verwerkt maar dan via de eerste of de tweede methode. Als er bij het aanmaken van de batch gekozen is voor map bewaren zal na het correct beëindigen de map verschijnen onder het tabblad Verwerkt. Mocht deze optie niet zijn gekozen is na het correct afspelen de map niet meer zichtbaar.

20 8. Documenten 8.1. Document weergeven Debitueren documenten kunnen worden weergegeven. Menupad: Financiële administratie > Financiële boekhouding > debiteuren > Document > Weergeven Transactie code: FB03 Toets documentnummer, bedrijfsnummer, boekjaar en druk op [enter]. Als het documentnummer niet bekend is kan via de button [lijst] een selectie worden gemaakt van documenten waaruit de juiste kan worden gekozen. Via de button [Vrije inperking] kan een extra veld worden ingesteld waarop kan worden geselecteerd. Als het juiste document is gevonden kan deze worden geopend door erop te dubbelklikken. Door te dubbelklikken op een positie kan de betreffende boekingsregel worden bekeken. Via de button [Andere gegevens] worden eventuele extra boekingsgegevens getoond. Met de button opgehaald. [documentkop] kunnen de documentkopgegevens worden 8.2. Document wijzigen. Tijdens weergeven van een document (overzicht) kan via de button [Weergeven- >wijzigen] worden omgeschakeld van weergeven naar wijzigen. Deze optie kan ook direct worden aangeroepen vanuit het menu met de optie: Document > Wijzigen. Menupad: Financiële administratie > Financiële boekhouding > Debiteuren > Document > wijzigen Transactie code: FB02 Door te dubbelklikken op een positie kan de betreffende boekingsregel worden bekeken en kunnen een aantal gegevens worden gewijzigd. Met name het wijzigen van de tekst van een grootboekboeking kan handig zijn. Met de button [documentkop] kunnen de documentkopgegevens worden opgehaald en kunnen de documentkoptekst en de referentie worden gewijzigd.

21 8.3. Documentwijzigingen weergeven. Tijdens het weergeven of wijzigen van het document kunnen de opgeslagen wijzigingen worden getoond via menuoptie: Omgeving > Documentwijzigingen. Deze optie kan ook direct worden aangeroepen vanuit het menu met de optie: Document > Wijziging weergeven Menupad: Financiële administratie > Financiële boekhouding > debiteuren > Document > Wijziging Weergeven Transactie code: FB04 Hier wordt aangegeven op welke velden een wijziging heeft plaatsgevonden. Door op een regel te dubbelklikken worden de oude en de nieuwe waarde van het betreffende veld getoond. Dubbelklikken op de betreffende regel en het systeem geeft detailinformatie over de wijziging. Hiermee kan bijvoorbeeld worden achterhaald welke gebruiker een bepaalde wijziging heeft uitgevoerd Vereffening terugnemen. Wanneer blijkt dat in een vereffening onjuiste posities zijn meegenomen bestaat de mogelijkheid deze vereffening terug te nemen. De vereffende posities worden dan weer als openstaande posten getoond. Menupad: Financiële administratie > Financiële boekhouding > debiteuren > Document > Vereffening terugnemen Transactie code: FBRA Scherm 1. Vereffeningsdocument: Voer in het documentnummer van de vereffening. Bedrijfsnummer: Bedrijfnummer Boekjaar: Boekjaar van het document

22 Met de button [Bijbehorende posten] kunnen de vereffende posities worden getoond. Als dit het juiste vereffeningsdocument is ga dan terug en sla op met button "Terugn. vereffening". Wanneer de vereffening terug genomen wordt is er gelijk de mogelijk om de vereffeningsboeking te storneren. Er verschijnt dan ook de vraag of de vereffening terug genomen moet worden of teruggenomen en gestorneerd. Via Rekening > Posten weergeven met selectie van "Open posten" kan worden bekeken of de betreffende posities weer open staan Zoeken vereffeningsdocumentnummer. Het vereffeningsdocumentnummer is als volgt te vinden; Menupad: Financiële administratie > Financiële boekhouding > debiteuren > Rekening > Posten Weergeven Transactie code: FBL5N Voer juiste debiteurennummer en bedrijfsnummer in. Bij selectie van posten alleen "Vereffende posten" aanvinken. Druk op [enter]. In de kolom vereff.doc staat het nummer van het vereffeningsdocument Document storneren. Wanneer blijkt dat een boekingsdocument niet juist is bestaat de mogelijkheid dit document te storneren. Hiermee wordt het oorspronkelijke document in zijn geheel tegengeboekt in een stornodocument. Het stornodocument wordt vastgelegd met een nummer uit de betreffende nummerreeks Stornering. Menupad: Financiële administratie > Financiële boekhouding > debiteuren > Document > Storneren >Stornering Transactie code: FB08 Scherm 1.

23 Voer betreffende documentnummer, bedrijfsnummer en boekjaar in. Als het document dient te worden teruggeboekt in een andere dan de oorspronkelijk periode dan moet onder "Gegevens voor stornoboeking" de nieuwe boekingsdatum worden ingegeven. De periode wordt automatisch bepaald uit de boekingsdatum. Het oorspronkelijke document kan worden bekeken via button "Weergave voor storno". Vervolgens terug met groene pijltje en indien storneren akkoord is de button "boeken" intoetsen. Het systeem geeft de melding " Document xxxxxxxxx is in bedrijfsnr xx geboekt".

24 9. Debiteurenrekeningen. Via het menu rekeningen is het mogelijk om het saldi op te vragen van afzonderlijke grootboekrekening als mede een verzameling van grootboekrekening. Daarnaast kunnen per rekening/ verzameling rekeningen de posten worden weergegeven en eventueel gewijzigd. Via dit menu kunnen ook grootboekrekeningen vereffend worden Saldi weergeven Het raadplegen van het saldo van een grootboekrekening en de saldi van verschillende perioden kan via menuoptie: Menupad: Financiële administratie > Financiële boekhouding > Debiteuren > Rekening > Saldi Weergeven Transactie code: FD10N Vul het debiteurennummer in, het bedrijfsnummer en het boekjaar. Druk op de button [uitvoeren]. Het systeem geeft in een matrix een verslag van de totalen van debetboekingen, creditboekingen en het saldo per periode. In de laatste kolom staat het cumulatieve saldo per periode. Boven wordt het openingssaldo getoond welke vanuit het saldotransport is gevuld. Onder worden de jaartotalen weergegeven. Door te dubbelklikken op een saldo worden de bijbehorende posten getoond. Vervolgens kan via dubbelklikken op een regel het betreffende document worden weergeven. Via menu: Document > weergeven->wijzigen kan zelfs naar de wijzigingsmodus worden gesprongen 9.2. Posten weergeven/wijzigen Om de posten van een grootboekrekening weer te geven kan de volgende transactie worden gebruikt. Menupad: Financiële administratie > Financiële boekhouding > Debiteuren > Rekening > Posten Weergeven/wijzigen Transactie code: FBL5N Bij het weergeven van de posten kan er gekozen worden of er alleen de openstaande posten worden weergegeven, alleen de vereffende posten of alle posten. Daarnaast kan er een selectie worden gemaakt op normale posten, memo posten en geregistreerde posten. Er kunnen posten worden opgevraagd van één rekening en van een verzameling van debiteuren alsmede per bedrijf of van meerdere bedrijven. Bij het weergeven van de Open posten moet er een peil datum worden ingevuld. Nu verschijnt het overzicht met de openstaande posten. Om een document te wijzigen of om de hele boeking weer te geven moet het desbetreffende document worden gemarkeerd. Het markeren gebeurt door het vakje voor het documentnummer aan te vinken. Wanneer het document gemarkeerd is kan deze worden gewijzigd via de button (wijzigen). Hier is het mogelijk om bijvoorbeeld de

25 betalingsconditie en de basisdatum te wijzigen. Verder kan de toewijzing worden gewijzigd, de tekst en kan er een betalingsblokkering worden ingesteld. Om het hele document weer te geven moet er na het markeren op de button gedrukt. Nu wordt de boeking weergegeven. Hiervandaan kan er ook worden doorgesprongen naar de wijzigingsmodus via het menuitem Document > weergeven<>wijzigen. worden

26 9.3. Vereffenen Menupad: Financiële administratie > Financiële boekhouding > Debiteuren > Rekening > Vereffenen Transactie code: F-32 Via deze functie kunnen debet- en creditbedragen van een debiteur met elkaar worden vereffend als het saldo van deze boeking nul is. Via postenweergave van een debiteur zal het systeem de niet vereffende posten tonen onder de "Open posten" en de vereffende posten onder "Vereffende posten". Scherm 1. Voer debiteurennummer en bedrijfsnummer in. Wijzig indien gewenst de (standaard ingestelde) vereffeningsdatum. Toets button [OP bewerken]. Scherm 2 Als de kleur van het bedrag afwijkt van de kleur van de regel dan is de post actief. Is de kleur van het bedrag hetzelfde als van de regel dan is de post inactief. Om posten te kunnen vereffenen dienen zij "actief te zijn.

27 Inactieve post activeren: Positioneer cursor op regel welke dient te worden vereffend. Toets button [Markeren post]. Alleen een gemarkeerde post kan worden geactiveerd en wel met button [Actief]. Met button [Mark. Begin] en vervolgens [Mark.einde] kan een range van posten worden gemarkeerd. Actieve post inactiveren: Positioneer cursor op regel welke niet dient te worden vereffend. Toets button [Markeren post]. Alleen een gemarkeerde post kan worden geïnactiveerd en wel met button [Inactief]. Na activering van de te vereffenen posten zal het "Niet toegewezen" bedrag, onder aan het scherm, nul moeten zijn. Via button [Boeken] kan nu de vereffeningsboeking worden opgeslagen. Het systeem meldt dat de documenten met nummer xxxxxxxxxx afgeletterd zijn

28 10. Periodieke werkzaamheden Binnen SAP zijn er een aantal verschillende periodieke werkzaamheden. Zo is er het aanmanen van de debiteuren, het automatische vereffenen en de afstemming van de interne debiteuren Aanmanen Menupad: Boekhouding > Fin. Boekhouding > Debiteuren > Periodieke werkzaamheden > Aanmanen Transactie code: F150 Het aanmanen bestaat uit 3 stappen. 1. Verzorgen van de parameters (selectiecriteria). 2. Uitvoeren aanmaningsrun. 3. Aanmaningen afdrukken Verzorgen van de parameters Het volgende scherm verschijnt na het opstarten van de transactie: scherm 1. Uitvoering op: Datum waarop het programma wordt uitgevoerd, dient ter identificatie van de parameters Id: Naam en volgnummer (eigen keuze) Druk op het tabblad Parameters Aanmaandatum: aanmaancyclus. Doc. geboekt tot: Bedrijfsnummers: Debiteur: Datum van de brief en referentiedatum voor berekenen van de Boekingsdatum tot welke de documenten meegeteld worden Betreffend bedrijfsnummer ingeven Rekeningnummers van eerste en laatste debiteur

29 Crediteuren: Rekeningnummer(s) van eventueel te betalen crediteur(en) Bij het tabblad vrije selectie kunnen er eventueel nog extra selectie methode worden opgegeven. Druk op het tabblad Extra verslag, voer dezelfde range(s) in als eerder. Door deze gegevens in te vullen is het later mogelijk te controleren wat het systeem heeft gedaan en na te gaan waar de probleem zich voor deden Sla de ingevoerde gegevens op middels button [opslaan]. Om één specifieke debiteur een aanmaning te sturen kan er gekozen worden voor Aanmaanrun uitvoeren Als de parameters juist zijn ingevoerd en opgeslagen kan de aanmaanrun worden ingepland. Ga terug naar het tabblad Status. Nu verschijnt er een extra button namelijk [Inplannen]. Toets button [Inplannen] en vink veld "Start direct" aan. Het velden " Aanmaanafdruk ook inplannen" dient niet te zijn aangevinkt. Druk op [Inplannen]. Het systeem geeft nu de melding dat de aanmaanselectie is ingepland. Via het menuitem Bewerken>vernieuwen (of vai de entertoets) kan de verandering van status zichtbaar gemaakt worden. Wanneer het systeem meldt dat de aanmaanselectie klaar is zullen er extra buttons verschijnen. Via kan een verslag van de aanmaanrun worden verkregen. Hierin wordt per post de selectiefase doorlopen. Hier kan heel makkelijk bekeken worden waarom bepaalde debiteuren/facturen geen aanmaning krijgen. Via kunnen individuele posten in de aanmaanrun worden gewijzigd. Via kan een lijst worden geprint met een overzicht van aangemaande posten met aanmaanfase per debiteur. Programma voor aanmaanlijst is RFMAHN01, zonder variant, toets [enter]. Via kan een aangemaakte aanmaanrun probleemloos worden verwijderd. Via button kan een proefafdruk worden gemaakt op het scherm en/of op papier. De popup "Testafdruk inplannen" verschijnt. Uitvoerapparaat opgeven en veld "Start direct" aanvinken. Ook het aantal proefafdrukken kan worden opgegeven evenals een selectie van debiteuren en/of crediteuren. Druk daarna op de button [afdrukken]. De afdrukken zullen niet gelijk uit de printer komen. Het systeem zet deze eerst bij de persoonlijke spoolopdrachten. Hiervandaan kunnen ze worden afgedrukt. Ga naar het menuitem systeem>eigen spoolopdrachten. Selecteer dan de proefafdruk door het blokje voor de spoolopdracht aan te vinken en kies via het menuitem Spoolopdracht>afdrukken > zonderwijziging. De proefafdruk komen nu uit de printer.

30 Wanneer het gewenst is om de afdruk rechtsstreeks naar de printer te sturen moet de volgende handeling worden gedaan. In het popupscherm testafdruk inplannen verschijnt er achter het veld Uitvoerapparaat een button door in het veld te gaan staan. Druk op deze button en vul in het Popupscherm de printer in waar de proefafdruk naar toe moet en vink het veld direct afdrukken aan. Druk op de button OK. Er popupscherm testafdruk inplannen verschijnt wederom. Druk daarna op de button [afdrukken]. Een proefafdruk kan meerdere malen worden geprint en/of op het scherm worden weergegeven. In "Status" wordt weergegeven of een proefafdruk is gepland en of de proefafdruk gereed is Aanmaningen afdrukken. Voordat de aanmaningen defenitief worden afgedrukt is het verstandig deze goed te controleren en een proefafdruk te maken. Wanneer er achteraf blijkt dat de run niet correct was en als nog terug gedraaid moet worden is dit veel werk. Via button kan de aanmaningsafdruk worden gemaakt. De popup "Aanmaanafdruk inplannen" verschijnt. Als de aanmaanafdruk op een later tijdstip dient te gebeuren kan hier een gewenste startdatum en starttijd worden ingegeven. Als de aanmaanafdruk gelijk dient te worden geprint, dient hier het veldje "Start direct" te worden aangevinkt. Verder in het veld "uitvoerapparaat" de gewenste printer invullen. Na invoeren van de gewenste gegevens geef een [enter] of druk op. De aanmaanafdruk-opdracht is ingepland en kan worden geprint. Door te enteren( ) kan onder "Status" worden bekeken of de aanmaanafdruk gereed is. Wanneer het systeem vermeldt dat de afdruk klaar is kan deze worden afgedrukt. Het systeem zet deze eerst bij de persoonlijke spoolopdrachten. Hiervandaan kunnen ze worden afgedrukt. Ga naar het menuitem systeem>eigen spoolopdrachten. Selecteer dan de aanmaanafdruk door het blokje voor de spoolopdracht aan te vinken en kies via het menuitem Spoolopdracht>afdrukken > zonder wijziging. De afdrukken komen nu uit de printer. Via menu: Bewerken > Aanmaningsafdruk > Verslag weergeven, kan een verslag van de aanmaanafdruk worden verkregen. Hierin wordt vermeld hoeveel aanmaningen zijn gelezen en afgedrukt Aanmaning wijzigen/weergeven/verwijderen Voor wijzigen of weergeven kan een bestaande aanmaning worden geselecteerd. Met van datum en tot datum en/of identificatie kan een selectie worden gemaakt. Uit de lijst kan een aanmaning worden geselecteerd. In de lijst kan met de buttons [Page Down] en [Page Up] worden gezocht naar onder- of bovenliggende overzichten.

31 10.2. Afsluiting Algemeen Afstemming interne debiteuren/crediteuren In de nieuwe release mysap ERP 2005 is de functionaliteit m.b.t. afstemming interne debiteuren / crediteuren gewijzigd. De handelingen zijn hetzelfde gebleven, alleen worden de documenten periodiek in aparte tabellen ingelezen (na maandafsluiting). Het voornaamste voordeel ligt in de performance en de documenten worden (grotendeels) automatisch afgestemd (op basis van referentienummer). In principe worden alleen die documenten weergeven die nog moeten worden geboekt ofwel een verschil veroorzaken. Deze moeten handmatig worden afgestemd. Selecteren documenten Om de interne debiteuren / crediteuren facturen te kunnen afstemmen, moeten de documenten worden ingelezen (bijvoorbeeld rond einde periode afsluiting). Hierbij kan het beste de documenten van de vorige maand worden ingelezen(= openstaande facturen). Deze actie kan worden herhaald indien nieuwe facturen worden geboekt (na selectie moment). Het een en ander kan worden geselecteerd via de volgende stappen: Menupad Financiële administratie Financiële boekhouding Debiteuren / Crediteuren Periodieke werkzaamheden Afsluiting Controleren / Tellen Systeem overkoepelende concernafstemming Documenten selecteren (transactie FBICS3)

32 ) Opgave maatschappij 2) Opgave versie 1 (werkelijk), boekjaar en boekingstijdvak 3) Eventueel testrun, verder via button uitvoeren (overige technische instellingen zijn niet van toepassing). Waarna het volgende (status)overzicht wordt getoond. De documenten zijn nu in desbetreffende tabellen ingelezen.

33 Toewijzen documenten (automatisch) Nadat de documenten in de desbetreffende tabellen zijn ingelezen, kan het systeem deze automatisch op basis van referentienummer / bedrag toewijzen. Dit gebeurd via de volgende stappen (actie concern): Menupad Financiële administratie Financiële boekhouding Debiteuren / Crediteuren Periodieke werkzaamheden Afsluiting Controleren / Tellen Systeem overkoepelende concernafstemming Documenten automatisch toewijzen (transactie FBICA3) ) Opgave maatschappij 2) Opgave versie (1 werkelijk), boekjaar en boekingstijdvak 3) Eventueel testrun, verder via button uitvoeren Waarna het volgende (status)overzicht wordt getoond.

34 Toewijzen documenten (handmatig afstemmen) Een handmatige afstemming is nodig indien: 1) Het referentienummer van de desbetreffende facturen is niet gelijk (debiteur / crediteur) 2) Documenten geven een verschil 3) Documenten moeten nog worden geboekt (debiteuren ofwel crediteur) Menupad Financiële administratie Financiële boekhouding Debiteuren / Crediteuren Periodieke werkzaamheden Afsluiting Controleren / Tellen Systeem overkoepelende concernafstemming Documenten handmatig afstemmen (transactie FBICR3) ) Opgave maatschappij 2) Opgave versie (1 werkelijk), boekjaar, boekingstijdvak en weergave valuta (EUR) 3) Eventueel testrun, verder via button uitvoeren Waarna het volgende scherm wordt weergegeven:

35 Het scherm is opgebouwd uit een drietal schermen 1) De gegevens worden in een hiërarchie weergegeven. Via de button: kan een lijstweergave worden opgevraagd. Button Info Alles weergeven Documenten zonder verschillen (aan/uit) Documenten zonder verschillen (maar nog moeten worden afgestemd aan / uit) Documenten met verschil (aan/uit)

36 2) Nog af te stemmen open posten : Posities toewijzen, wanneer bijvoorbeeld bekend is dat twee documenten bij elkaar horen kan voor document toewijzen worden gekozen. Er wordt dan een referentienummer aan toegewezen en de betreffende documenten zijn niet meer zichtbaar in het overzicht. : Toewijzingen voorstellen : status instellen : Communicatie, wanneer je bijvoorbeeld een medewerker van de andere administratie een mededeling wilt doen kan deze button worden gebruikt. : Mogelijkheden om de layout van de lijst aan te passen, sorteren, sommeren, filteren. 3) Toegewezen records / posten Na toewijzing, zijn de documenten in eerste instantie niet meer zichtbaar (alleen eventuele verschillen worden weergegeven). Via de button:, kunnen de toegewezen records worden opgevraagd. Via de button:, kan de toewijzing worden terug gedraaid.

37 Aanvullende rapportages In het selectie scherm van bovengenoemde transacties, kan aanvullende rapportages worden opgevraagd via de button:. Menupad Financiële administratie Financiële boekhouding Debiteuren / Crediteuren Periodieke werkzaamheden Afsluiting Controleren / Tellen Systeem overkoepelende concernafstemming Documenten handmatig afstemmen (transactie FBICR3) button hulpprogramma s Vervolgens worden een aantal transacties weergegeven die in het kader van de afstemming van toepassing zijn. Alleen het overzicht met betrekking tot Lijst van totalenrecords en documentenlijst kan worden opgestart.

38 Lijst van totalenrecords ) Opgave maatschappij en partnermaatschappij (indien gewenst) 2) Opgave versie (1 werkelijk), boekjaar, boekingstijdvak 3) Eventueel optie selecteren oorspronkelijke boekingen / toegewezen records 4) Verder via button: uitvoeren, waarna het volgende overzicht wordt weergegeven:

39 Documentenlijst ) Opgave maatschappij en partnermaatschappij (indien gewenst) 2) Opgave versie (1 werkelijk), boekjaar, boekingstijdvak 3) Eventueel optie selecteren oorspronkelijke boekingen / toegewezen records 4) Verder via button: uitvoeren, waarna het volgende overzicht wordt weergegeven:

40 Factuurafstemming interne debiteuren / crediteuren In het systeem is een overzicht beschikbaar, waarmee de interne debiteuren / crediteuren facturen worden geselecteerd en worden getotaliseerd op basis van referentienummer. In dit overzicht kan tevens de geregisteerde documenten worden geselecteerd (= optie). Op regel niveau kan worden doorgeklinkt daar het desbetreffende document. Menupad Informatiesysteem Afstemming interne facturen 1) Opgave bedrijfsnummer 2) Opgave partnermaatschappij (waarmee afgestemd wordt) 3) Opgave boekjaar 4) Eventuele inperking op documentdatum / boekingsdatum