Eenmalige debiteuren / crediteuren

Transcriptie

1 Aanvulling gebruikershandleiding SAP/FI-CM Eenmalige debiteuren / crediteuren Inhoudsopgave Eenmalige debiteur(en)... 2 Betalingsprogramma... 5 Informatiesysteem debiteuren Eenmalige crediteur(en) Informatiesysteem crediteuren

2 Aanvulling gebruikershandleiding SAP/ FI-CM v Eenmalige debiteur(en) Algemeen In het systeem is een nieuwe debiteurengroep aangemaakt (EMD). In deze groep zijn enkele instellingen aangebracht, waarmee het mogelijk is om boekingen m.b.t. eenmalige facturen / vorderingen in het systeem te verwerken (o.a. cursusgelden). In bedrijf 99 is een eenmalige debiteur aangemaakt (debiteurnummer = met debiteurgroep EMD). Deze kan naar het "eigen" bedrijf" worden gekopieerd. Bij het boeken van eenmalige vorderingen dient het debiteurennummer: te worden opgegeven. Om aan te geven op welke specifieke debiteur de vordering betrekking heeft, dient in het document de NAW gegevens te worden opgegeven. Hetzelfde geldt voor het boeken van credit nota's. Indien een debiteur een (eenmalige) incassomachtiging heeft afgegeven, kan het bedrag automatisch via het betalingsprogramma worden geïncasseerd. Hiervoor dient betaalweg I(bankincasso)/J(postbankincasso) in het document / factuur worden opgegeven, waarna de verdere verwerking via het betalingsprogramma plaatsvindt. Deze methodiek kan eventueel ook voor de reguliere debiteuren worden gebruikt.(stamgegevens ofwel document). Om te kunnen incasseren is het wel noodzakelijk dat via de afdeling Treasury contracten zijn aangevraagd bij Interpay en de huisbank om te mogen incasseren. Menu Pad: Financiële administratie Financiële boekhouding Debiteuren Document invoer Factuur (/nfb70) Het is tevens mogelijk om creditnota's automatisch via het betalingsprogramma betaalbaar te stellen. In tegenstelling tot de reguliere debiteuren, vindt bij de eenmalige debiteuren echter geen saldering plaats met de reguliere openstaande facturen. Met andere woorden: indien de betaalweg en bankrekening in het document(en) is opgegeven, worden alle creditnota's betaalbaar gesteld (zie blz. 3 betalingsprogramma). Hiervoor dient de betaalweg B(ank)/P(ostbank) in het document/creditnota worden opgenomen. Menu Pad: Financiële administratie Financiële boekhouding Debiteuren Document invoer Creditnota (/nfb75) 2

3 Aanvulling gebruikershandleiding SAP/FI-CM Mogelijkheden Indien de documenten (nog) openstaan, kan (indien nodig) de NAW- en bankgegevens worden gewijzigd via: Financiële administratie Fin. Boekhouding Debiteuren Document wijzigen (opgave documentnummer) Extra Afwijkende betalingsontvanger (NAW gegevens) En/of Financiële administratie Fin. Boekhouding Debiteuren Document wijzigen (opgave documentnummer) Extra Andere gegevens (betaalweg). Indien een factuurnummer in het referentieveld wordt opgenomen (boeking factuur), dan kan het factuurbedrag automatisch worden vereffend bij de betalingsontvangsten (zie gebruikershandleiding cashmanagement). Het kan zinvol zijn om in het document / factuur bijvoorbeeld een cursusnummer te verwerken (vb tekstveld). Hierdoor kan bijvoorbeeld op een snelle wijze inzicht worden gegeven in de openstaande posten van de desbetreffende cursus (selectiecriteria / sorteren / totaliseren). Bij een betalingsontvangst (afspelen bim decentraal) kan bijvoorbeeld het tekstveld worden overgenomen (+). Hierdoor worden de gegevens m.b.t. de bankrekening / referentie / e.d. inzichtelijk gemaakt. Voorbeeldscherm adresgegevens 1) Voor adres / bankgegevens zijn de volgende gegevens van belang: - Naam, straat, plaats, postcode, land (vooringevuld), bankland (vooringevuld), bankkey en bankrekening en taalcode. 3

4 Aanvulling gebruikershandleiding SAP/ FI-CM v Voorbeeldscherm boeking factuur 1) De adresgegevens en eventuele bankgegevens kunnen worden opgegeven / gewijzigd via de button: stamgegevens weergeven / wijzigen. 2) Tevens kan een betaalweg worden opgeven (tabblad betaling). Dit is van toepassing indien een factuur automatisch moet worden geïncasseerd (betaalweg I of J) 2 1 Voorbeeldscherm boeking Creditnota 1) De adresgegevens en eventuele bankgegevens kunnen worden opgegeven / gewijzigd via de button: stamgegevens weergeven / wijzigen. 2) Tevens kan een betaalweg worden opgeven (tabblad betaling). Dit is van toepassing indien een creditnota betaald moet worden geïncasseerd (betaalweg B of P) 2 1 4

5 Aanvulling gebruikershandleiding SAP/FI-CM Betalingsprogramma Algemeen Het is mogelijk om via het betalingsprogramma debiteur facturen (eenmalig) te incasseren of debiteuren creditnota s te betalen ( indien het een creditnota betreft). Dit geldt voor zowel de reguliere debiteuren als eenmalige debiteuren. Bij reguliere debiteuren dient in de stamgegevens van de desbetreffende debiteur(en) een betaalweg en een bankrekening worden opgegeven. Bij eenmalige debiteuren worden deze gegevens in het document / factuur opgegeven. Het vervaardigen van een "betaalrun" ofwel "incassorun" geschiedt op dezelfde wijze als een reguliere betalingsrun, hetzij met een andere "afdrukprogramma" (zie verder gebruikershandleiding CM). Hierbij zijn een tweetal aandachtsgebieden van toepassing: Automatisch incasso Door het systeem wordt echter alleen die documenten opgenomen die op de boekingsdatum van de betaalrun zijn vervallen (verschil met een reguliere betalingsrun). De reden hiervoor is dat een incasso-opdracht bijvoorbeeld niet op 30/11/2000 kan worden geïncasseerd, terwijl met de debiteur de maand december is afgesproken. Het systeem maakt deze selectie aan hand van de betalingsconditie (stamgegevens ofwel document). Eenmalige debiteuren Het is mogelijk om creditnota's automatisch via het betalingsprogramma betaalbaar te stellen. In tegenstelling tot de reguliere debiteuren, vindt bij de eenmalige debiteuren geen saldering plaats met de reguliere openstaande facturen. M.a.w. alle creditnota's van de eenmalige debiteuren worden betaalbaar gesteld (voorstellijst). Menu Pad: Financiële administratie Fin. Boekhouding Debiteuren / Crediteuren Periodieke werkzaamheden Betalen (F11) 5

6 Aanvulling gebruikershandleiding SAP/ FI-CM v Mogelijkheden Indien de documenten (nog) openstaan, kan (indien nodig) de NAW- en bankgegevens worden gewijzigd via: Financiële administratie Fin. Boekhouding Debiteuren Document wijzigen (opgave documentnummer) Extra Afwijkende betalingsontvanger (NAW / bankgegevens) En/of Financiële administratie Fin. Boekhouding Debiteuren Document wijzigen (opgave documentnummer) Extra Andere gegevens (betaalweg). Voorbeeldscherm betalingsprogramma Incasso Een debiteur betaling (creditnota's) kan in een reguliere betalingsrun worden opgenomen (crediteuren) ofwel via een afzonderlijke betalingsrun worden vervaardigd. 1) Een incassorun moet overigens afzonderlijk worden vervaardigd (ivm aparte afdrukprogramma /variant). 2) Voor een incasso zijn de volgende gegevens van belang: - Opgave range debiteurennummer(s) - Opgave betaalweg (I indien bank en/of J indien postbank) 6

7 Aanvulling gebruikershandleiding SAP/FI-CM Voorbeeldscherm afdrukprogramma's 1) Voor de incassorun is de variant "CENTR.INCASSO" van belang. Opmerking: Bij de verwerking van een incassorun, maakt het systeem automatisch de boeking via de IBOW incasso rekening (grootboekrekening ). Hierbij wordt de boeking gemaakt: Inkomende incasso onderweg Aan Debiteuren Bij het inlezen van de dagafschriften (betalingsontvangst) wordt automatisch de rekening gecrediteerd: Bank aan IBOW incasso De grootboekrekening (IBOW) dient via de reguliere wijze worden vereffend (zie gebruikershandleiding CM). 1 7

8 Aanvulling gebruikershandleiding SAP/ FI-CM v Voorbeeldscherm betalingsprogramma Creditnota s 1) De betaling van de debiteuren creditnota s kan zowel in een aparte run als in de reguliere crediteuren betalingsrun worden opgenomen. 2) Voor de betaling zijn de volgende gegevens van belang: - Opgave range debiteurennummer(s) - Opgave betaalweg (B indien bank en/of P indien postbank) Voorbeeldscherm afdrukprogramma's 1) Voor de betalingsrun van de creditnota sis de variant "CENTR.BESTAND" van belang. Opmerking: Bij de verwerking van de betaling, maakt het systeem automatisch de boeking via de Betalingen onderweg rekening (grootboekrekening ). Hierbij wordt de boeking gemaakt: Debiteuren Aan ABN. Bet. onderweg Bij het inlezen van de dagafschriften (betaling) wordt automatisch de rekening gedebiteerd: ABN bet. Onderweg aan Bank De grootboekrekening dient via de reguliere wijze worden vereffend (zie gebruikershandleiding CM). 8

9 Aanvulling gebruikershandleiding SAP/FI-CM Geweigerde incasso s Het is mogelijk dat een incasso-opdracht door de bank niet kan worden verwerkt. Dit bedrag zal in eerste instantie toch worden bijgeschreven maar in een later stadium door de bank worden terug gehaald van de bankrekening. Het bedrag wat geweigerd wordt zal via het dagafschrift worden gedebiteerd op de rekening (betalingen onderweg). Aan de hand van de omschrijving moet worden bekeken welke incasso is geweigerd. Deze factuur moet dan opnieuw als open post te boek komen te staan. Hiervoor zijn een aantal stappen nodig. -De stamgegevens van de debiteur dienen gewijzigd te worden: het juiste (post)bankrekeningnummer dient ingevoerd te worden. -De vereffening van de IBOW(110505) dient teruggenomen te worden, het betreft de vereffening van het betalingsdocument en de betalingsontvangst van het dagafschrift (dit hoeft alleen als deze al vereffend is) -De geïncasseerde facturen dienen weer opengesteld te worden om deze alsnog te kunnen incasseren. M.a.w. de vereffening van de betalingsdocument dient teruggenomen te worden en de boeking moet gestorneerd worden. -Het overboeken van het ontvangen bedrag van de IBOW(160200) naar de IBOW(110505). -Het opnieuw vereffenen van de IBOW. Hierna kan in een volgende run het bedrag opnieuw worden geïncasseerd. 9

10 Aanvulling gebruikershandleiding SAP/ FI-CM v Informatiesysteem debiteuren Algemeen Via een specifieke weergave variant kunnen de gegevens m.b.t. de eenmalige vordering(en) inzichtelijk worden gemaakt. Met name worden de N.A.W. gegevens en bankrekening vermeld. De gegevens worden gesorteerd op basis van de boekingsdatum (open posten) ofwel op de vereffeningsdatum (vereffende posten). Indien gewenst kan op de naam van de eenmalige debiteur worden getotaliseerd. Menupad: Financiële administratie Fin. Boekhouding Debiteuren Rekening Posten weergeven (opgave debiteuren nummer / bedrijfsnummer) - layout : /LEI-EMD Via het debiteuren informatiesysteem kan met behulp van een (extra) optie: "CPD gegevens weergeven, de N.A.W. gegevens van de afzonderlijke debiteuren worden weergegeven. Dit is met name van toepassing bij de rapportages m.b.t. open posten ofwel afzonderlijke posten. Via deze overzichten worden extra gegevens vermeld m.b.t. boekingsdatum / vereffeningdatum e.d. De documenten worden op boekingsdatum gesorteerd. Menupad: Financiële administratie Fin. Boekhouding Debiteuren Infosysteem Verslagen voor debiteurenadministratie Rekening informatie - Open posten / vereffende posten 10

11 Aanvulling gebruikershandleiding SAP/FI-CM Voorbeeldscherm posten debiteur weergeven - Via een specifieke layout kunnen de gegevens m.b.t. de eenmalige vordering(en) inzichtelijk worden gemaakt (open posten / vereffende posten). De layout (/LEI-EMC) kan onderaan het scherm worden geselecteerd ofwel in de rapportage (button: ' layout selecteren') - Indien gewenst kan op de naam van de eenmalige debiteur worden gesorteerd / totaliseerd

12 Aanvulling gebruikershandleiding SAP/ FI-CM v Voorbeeldscherm afzonderlijke posten weergeven 1) Met behulp van een (extra) optie: "CPD gegevens weergeven, de N.A.W. gegevens van de afzonderlijke debiteuren worden weergegeven. Voorbeeld rapportage inzake open posten: - Opgave debiteurrekening (111910) - Opgave bedrijfsnummer - Optie CPD gegevens weergeven (via pagedown)

13 Aanvulling gebruikershandleiding SAP/FI-CM Eenmalige crediteur(en) Algemeen Mogelijkheden In het systeem is een nieuwe crediteurengroep aangemaakt (EMC). In deze groep zijn enkele instellingen aangebracht, waarmee het mogelijk is om boekingen m.b.t. eenmalige facturen / schulden in het systeem te verwerken. In bedrijf 99 is een eenmalige crediteur aangemaakt (crediteurnummer = met crediteurgroep EMC). Deze kan naar het "eigen" bedrijf" worden gekopieerd. Bij het boeken van eenmalige factuur dient het crediteurennummer: xxxxxx te worden opgegeven. Om aan te geven op welke specifieke crediteur de vordering betrekking heeft, dient in het document de NAW gegevens te worden opgegeven. Hetzelfde geldt voor het boeken van credit nota's. Menu Pad: Financiële administratie Financiële Boekhouding Crediteuren Boeking Factuur (/nfb60) Ofwel Financiële administratie Financiële Boekhouding Crediteuren Boeking Creditnota (/nfb65) Indien de documenten (nog) openstaan, kan (indien nodig) de NAW- en bankgegevens worden gewijzigd via: Financiële administratie Financiële Boekhouding Crediteuren Document Wijzigen (/nfb02) Opgave documentnummer Extra Afwijkende betalingsontvanger (NAW gegevens) Tevens is het mogelijk om via het betalingsprogramma crediteur facturen (eenmalig) te betalen. Dit geldt voor zowel de reguliere crediteuren als eenmalige crediteuren. Bij reguliere crediteuren dient in de stamgegevens van de desbetreffende crediteur(en) een betaalweg en een bankrekening worden opgegeven. Bij eenmalige crediteuren worden deze gegevens in het document / factuur opgegeven. Het vervaardigen van een "betaalrun" geschiedt op dezelfde wijze als een reguliere betalingsrun. Menu Pad: Financiële administratie Financiële Boekhouding Crediteuren Periodieke werkzaamheden Betalen (/nf110) Het is mogelijk om creditnota s te boeken op eenmalige crediteuren. Mocht het een creditnota betreffen die betrekking heeft op een eerder ontvangen nota kunnen deze twee vereffend worden. Als het een creditnota betreft waavoor een betaling binnenkomt moet deze op onderstaande wijze worden afgehandeld. 13

14 Aanvulling gebruikershandleiding SAP/ FI-CM v Opmerking Tijdens het afspelen van de BIM moet deze betaling handmatig worden verwerkt. Gebruik in plaats van boekingssleutel 50 nu boekingsleutel 35. Vul daarnaast bij het selecteren van de open posten bij rek.srt een k in in plaats van een d. Door bij rekening het nummer van de eenmalige crediteur in te vullen kun je de betaling afboeken tegen de creditnota. Mocht ervoor gekozen worden om de betalingsontvangst tijdens het afspelen van de BIM op een tussenrekening te plaatsen kan deze later op twee manieren verwerkt worden. Allereerst door de optie Boeken en vereffen via het grootboek. Of via het boeken van een betalingsontvangst via het crediteuren menu. Financiële administratie Financiële Boekhouding Grootboek Boeking Boeken en vereffenen (/nf.04). Financiële administratie Financiële Boekhouding Crediteuren Boeking Overige Interne overboeking Betalingsontvangst (/nf-52). Voorbeeldscherm adresgegevens 2) Voor adres / bankgegevens zijn de volgende gegevens van belang: - Naam, straat, plaats, postcode, land (vooringevuld), bankland (vooringevuld), bankkey en bankrekening - Belastingnummer 1 t.b.v. IB49; opgave sofinummer (indien van toepassing) - Belastingnummer 2 t.b.v. IB49; opgave geboorte-datum van de persoon (indien van toepassing) 14

15 Aanvulling gebruikershandleiding SAP/FI-CM Voorbeeldscherm boeking factuur 3) De adresgegevens en eventuele bankgegevens kunnen worden opgegeven / gewijzigd via de button: stamgegevens weergeven / wijzigen (tabblad betaling). 4) Tevens kan een betaalweg worden opgeven (tabblad betaling). Dit is van toepassing indien een factuur automatisch worden betaald (betaalweg B of P). 5) Overige velden conform reguliere factuur boeking (zie o.a. opgave IB49)

16 Aanvulling gebruikershandleiding SAP/ FI-CM v Informatiesysteem crediteuren Algemeen Via een specifieke weergave variant kunnen de gegevens m.b.t. de eenmalige schulden inzichtelijk worden gemaakt. Met name worden de N.A.W. gegevens en bankrekening vermeld. De gegevens worden gesorteerd op basis van de boekingsdatum (open posten) ofwel op de vereffeningsdatum (vereffende posten). Indien gewenst kan op de naam van de eenmalige crediteur worden getotaliseerd. Menupad: Financiële administratie Financiële Boekhouding Crediteuren Rekening Posten weergeven (opgave crediteuren nummer / bedrijfsnummer) - Button: regelopbouw Specifieke varianten Eenmalige crediteuren. Via het crediteuren informatiesysteem kan met behulp van een (extra) optie: "CPD gegevens weergeven, de N.A.W. gegevens van de afzonderlijke crediteuren worden weergegeven. Dit is met name van toepassing bij de rapportages m.b.t. open posten ofwel vereffende posten. Via deze overzichten worden extra gegevens vermeld m.b.t. boekingsdatum / vereffeningdatum e.d. De documenten worden op boekingsdatum gesorteerd. Menupad: Financiële administratie Financiële Boekhouding Crediteuren Infosysteem Verslagen voor crediteurenadministratie Posten crediteuren Crediteuren open posten ofwel crediteuren vereffende posten Voorbeeldscherm posten crediteur weergeven 1) Via een specifieke layout kunnen de gegevens m.b.t. de eenmalige vordering(en) inzichtelijk worden gemaakt (open posten / vereffende posten). De layout (/LEI-EMC) kan onderaan het scherm worden geselecteerd ofwel in de rapportage (button: ' layout selecteren') 16

17 Aanvulling gebruikershandleiding SAP/FI-CM Indien gewenst kan op de naam van de eenmalige crediteur worden gesorteerd / getotaliseerd. 2 1 Voorbeeldscherm afzonderlijke posten weergeven 2) Met behulp van een (extra) optie: "CPD gegevens weergeven, de N.A.W. gegevens van de afzonderlijke crediteuren worden weergegeven. Voorbeeld rapportage inzake Open posten: - Opgave crediteurrekening (xxxxxx) - Opgave bedrijfsnummer - Optie CPD gegevens weergeven selecteren (via pagedown)

18 Aanvulling gebruikershandleiding SAP/ FI-CM v