Werkinstructie SD Financial Shared Service Centre. Universiteit Leiden

Transcriptie

1 Werkinstructie SD Financial Shared Service Centre Universiteit Leiden

2 Versiebeheer Versie Opgesteld door: Aard wijziging Datum 0.1 Robert Kok Initieel document Jeanine de Groot 0.2 Jeanine de Groot Splitsing document Raymond Ahuis Verdere uitwerking Raymond Ahuis Samenvoegen documenten + verdere uitwerking 1.0 Raymond Ahuis Oplevering Raymond Ahuis Uitbreidingen Raymond Ahuis Uitbreidingen Documentstatus Versie Status Goedgekeurd door: Datum 0.3 Concept n.v.t. n.v.t. Versie 1.2 Pagina 2 van 64

3 Inhoudsopgave 1 VERKOOPORDER AANLEGGEN (HANDMATIG) STARTSCHERM ORDERKOP Kopteksten Bestelgegevens Proforma factuur POSITIEGEGEVENS ONVOLLEDIGHEIDVERSLAG AFDRUKVOORBEELD FACTUUR OPSLAAN OF FACTUREREN Opslaan Factureren VERKOOPORDER WIJZIGEN ORDER ZOEKEN DOCUMENTSTROOM STATUSOVERZICHT GEGEVENS WIJZIGEN POSITIE AFZEGGEN WIJZIGINGEN LIJST ORDERS CONTRACT CREËREN STARTSCHERM CONTRACTKOP Beginscherm Kopteksten Bestelgegevens POSITIEGEGEVENS Facturatieplan Positieteksten ONVOLLEDIGHEIDVERSLAG AFDRUKVOORBEELD FACTUUR CONTRACT FACTUREREN CONTRACT WIJZIGEN CONTRACT ZOEKEN DOCUMENTSTROOM STATUSOVERZICHT GEGEVENS WIJZIGEN Prijswijziging Facturatieplan WIJZIGINGEN Versie 1.2 Pagina 3 van 64

4 6 LIJST CONTRACTEN FACTUREREN FACTUUR AANLEGGEN Factuur aanleggen vanuit order Factuur creëren VF FACTUURVOORRAAD BEWERKEN CREDITNOTA (FACTUUR) FACTUUR WIJZIGEN Factuur op scherm afdrukken Tekst op positie aanpassen Bijlage aan factuur koppelen FACTUUR VERSTUREN Factuur printen Factuur mailen CREDITNOTA-AANVRAAG CREËREN CREDITNOTA-AANVRAAG WIJZIGEN UPLOAD PROGRAMMA LOSSE FACTUREN Versie 1.2 Pagina 4 van 64

5 1 Verkooporder aanleggen (handmatig) 1.1 Startscherm 1. Start SAP 2. Open het scherm Verkooporder aanleggen Menupad: Logistiek > Verkoop > Verkoop > Order > Creëren Transactiecode VA01 3. Voer de volgende gegevens in: Bij Ordersoort ZTK (Order generiek artikel) Bij Verkooporganisatie 2400 (voor FSW) Bij Distributiekanaal 10 Bij Productsector 10 (in geval van FSSC productgroep 20) Bij Verkoopkantoor het eigen verkoopkantoor Voor decentrale invoer kan het zijn dat de meeste van deze gegevens automatisch verschijnen. De gegevens zijn voor de gebruiker altijd gelijk (ordersoort, verkooporganisatie, distributiekanaal, productgroep en verkoopkantoor) en zijn daarom als parameter in de gebruikerstam opgenomen. Voor verkooporganisatie zijn de waarden variabel. Iedereen kan zijn eigen verkooporganisatie opzoeken m.b.v. de zoekhulp in sap. Dit gaat als volgt: Ga met de cursor naar het desbetreffende veld, dat is in dit geval het veld verkooporganisatie. Je ziet nu een rondje rechts van het veld verkooporganisatie (zie rode pijl) verschijnen. Versie 1.2 Pagina 5 van 64

6 Door op dit rondje te klikken open je de zoekhulp in SAP. Ditzelfde resultaat kun je ook bereiken door met de cursor naar het desbetreffende veld te gaan en dan de functietoets <F4> te toetsen. Het volgende scherm verschijnt : Zoek de juiste waarde op en selecteer deze door te dubbel klikken of selecteren en klik op het groene vinkje in het scherm. De schermen van andere zoekhulpen zien er natuurlijk anders uit. En hebben andere waarden. 4. Toets Enter ; onderstaand scherm verschijnt Versie 1.2 Pagina 6 van 64

7 5. Voer de volgende gegevens in: Bij Opdrachtgever het debiteurnummer; nb, gebruik, in geval van de eenmalige debiteur, één van de volgende nummers (voor verkooporganisaties 1550, 2600, 4000, 7400, 8000) (voor verkooporganisaties 7400, 8000) (voor verkooporganisaties 1640, 2400, 2600) vul dan ook het onderstaande pop-up scherm in Bij Bestelnummer voor interne debiteuren is dit het sapnummer betalende eenheid; voor externe debiteuren het bestelnummer van de klant Indien de debiteur niet uit Nederland komt, kun je de desbetreffende landcode in het veld land en de taalcode in het veld taal vullen. Tip! Via de button Via de button kun je een nieuwe opdrachtgever aanleggen kun je details van documentkop weergeven, bijvoorbeeld teksten Versie 1.2 Pagina 7 van 64

8 1.2 Orderkop Een order heeft een kopniveau waar verschillende gegevens kunnen worden opgevoerd. Zie onderstaand menupad voor toegang orderkop: Kopteksten Er zijn drie koptekstsoorten: Aanvullende adres gegevens Factuur omschrijving Archivering 1. Open het scherm Teksten Menupad: Ga naar > Kop > Teksten Selecteer Teksten Versie 1.2 Pagina 8 van 64

9 2. Voer de gewenste koptekst in In de tekst: Aanvullende adres gegevens kunnen de gegevens (maximaal drie regels) vermeld worden van de factuurontvanger. Deze tekst wordt dan onder de adresgegevens van de factuurontvanger vermeld. In de tekst: Factur omschrijving kunnen de gegevens vermeld worden met betrekking tot het project. Deze tekst wordt dan als eerste op de factuur vermeld bij de positie gegevens. In de tekst: Archivering kunnen de opmerkingen die worden aangeleverd bij het losse facturatiebestand worden vermeld Bestelgegevens Open het scherm bestelgegevens. Menupad ga naar > kop > bestelgegevens In het veld bestelnummer van de goederenontvanger kunnen de volgende waarden worden opgevoerd t.b.v. overname in CO rapportage met transactiecode KOB1: 1. leeg, artikeltekst wordt overgenomen in CO 2. FN, Factuurnummer wordt overgenomen in CO 3. vrije tekst, vrije tekst wordt overgenomen in CO (maximaal 35 karakters) Klik één keer op de groene pijl om terug te keren naar het overzichts, voor verdere verwerking van de order. Versie 1.2 Pagina 9 van 64

10 1.2.3 Proforma factuur Een proforma factuur kan worden gecreëerd indien de factuur geen output mag genereren, maar er wel een financiële (opbrengst) boeking moet plaats vinden. Ga naar tabblad facturatiedocument op kopniveau. In geval van een proforma factuur, plaats een vinkje in het veld Factuurnabewerk Versie 1.2 Pagina 10 van 64

11 1.3 Positiegegevens Klik op tabblad positiegegevens en voer de volgende gegevens in: Bij Artikelnummer zoek het betreffende grootboekrekeningnummer (dit nummer kan met de zoekfunctie verkoopartikelen worden opgezocht of als je de grootboekrekening al weet kun je deze direct opvoeren) Bij Bedrag het bedrag exclusief eventuele BTW Bij Order het SAP nummer van het project Bij BTW code btw code van toepassing Door in het veld Artikel de toets F4 te gebruiken, is het mogelijk om een artikel via de omschrijving op te zoeken. Tip! Tip! Dubbelklik vervolgens in het scherm dat verschijnt op het gewenste artikel. Toelichting buttons: Markeer een regel en druk op button voor details positie Een regel verwijderen kun je via button Condities positie bereik je via button. Denk om markeren Versie 1.2 Pagina 11 van 64

12 1. Klik op de button Details positie 2. Selecteer het tabblad Teksten 3. Selecteer in het linker deel van het scherm de optie Tekst artikelverkoop ; in het rechter deel van het scherm kan een specifieke tekst worden toegevoegd, welke onder het artikel in de order en factuur zal verschijnen Versie 1.2 Pagina 12 van 64

13 1.4 Onvolledigheidverslag Selecteer de optie Onvolledigheidverslag via Bewerken in de menubalk Let op! Bij het opslaan controleert het systeem of alle benodigde gegevens zijn vermeld.. Het document is onvolledig. Klik op de button bewerken en voer het ontbrekende alsnog op. 1.5 Afdrukvoorbeeld factuur Als alle gegevens in de order zijn opgevoerd, kan er een afdrukvoorbeeld worden gecreëerd. Dit kan simpelweg door vanuit het overzichtsscherm op de button kopbericht (zie rode pijl) weergeven te klikken. Versie 1.2 Pagina 13 van 64

14 1.6 Opslaan of factureren De volgende twee mogelijkheden: 1. De order opslaan en op een later tijdstip factureren (zie vervolgens werkinstructie verkooporder wijzigen en werkinstructie factuur creëren) of 2. De order direct factureren Opslaan Als er geen gegevens meer ontbreken, dan kan de order worden opgeslagen. De order kan worden opgeslagen door op het diskette button (zie rode pijl) te klikken. Het systeem genereert automatisch een nieuw ordernummer. Om de order op een later tijdstip weer op te vragen wordt verwezen naar de paragraaf verkooporder wijzigen Factureren De factuur kan ook direct vanuit de order worden gecreëerd. Dus nadat alle gegevens in de order zijn opgevoerd hoef je de order niet op te slaan, maar volg je onderstaand menupad: verkoopdocument > factureren Deze handeling heeft de volgende drie resultaten: 1. De order is opgeslagen, 2. De factuur is in SAP geboekt, 3. De factuur (output) ligt op de printer Versie 1.2 Pagina 14 van 64

15 2 Verkooporder wijzigen In de wijzigen modus, transactiecode VA02, kun je gegevens wijzigen. In de weergave modus, transactiecode VA03, kun je alleen gegevens weergeven. In dit hoofdstuk behandelen we de schermen waar je gegevens kunt wijzigen. 2.1 Order zoeken 1. Open het scherm Klantorder wijzigen Menupad: Logistiek > Verkoop > Verkoop > Order > Wijzigen Transactiecode va02 2. Vul bij Order het ordernummer in Het ordernummer kun je zoeken op de volgende twee manieren: - M.b.v. de zoekhulp, selecteer met de cursor het veld order en klik op het bolletje rechts in het veld of toets functietoets <F4> - M.b.v. de zoekcriteria direct in het scherm weergegeven Zoekhulp Zoekcriteria, als criteria is ingevoerd dan button zoeken klikken 2.2 Documentstroom 1. Klik op de button Documentstroom Versie 1.2 Pagina 15 van 64

16 In de documentstroom kun je zien welke factuur of facturen aan de order hangen. 2.3 Statusoverzicht In bovenstaand voorbeeld kent de order al een factuur. Of de order in zijn geheel gefactureerd is kun je zien m.b.v. de button statusoverzicht: Versie 1.2 Pagina 16 van 64

17 Klik op groene vink (of druk op enter) Hier kun je zien dat de order in zijn geheel is gefactureerd. Ordergerel. Factstat = geheel gefactureerd Versie 1.2 Pagina 17 van 64

18 2.4 Gegevens wijzigen Eventueel kunnen, nadat de order is opgeslagen, nog gegevens worden gewijzigd. Transactiecode VA02, <enter> In de wijzigen modus kunnen alle (nog niet gefactureerde) gegevens worden gewijzigd. In deze werkinstructie gaan we de prijs en de tekst wijzigen. 1. Prijswijziging Nadat het ordernummer is gevonden, kan de prijs worden gewijzigd. Order opslaan Bedrag wijzigen De prijs kan in het veld bedrag worden overschreven. De order kan vervolgens door op de diskette, boven in de menubalk, te klikken worden opgeslagen. Versie 1.2 Pagina 18 van 64

19 2. Tekstwijziging Er zijn teksten op orderkop en er zijn teksten op positieniveau. Op orderkop (kopniveau) kunnen we vanuit het overzichtscherm de teksten selecteren en wijzigen. Tekstsoorten op kopniveau. Selecteer een tekst en wijzig de inhoud. Vervolgens de order opslaan. Op positieniveau hebben we vier teksten verdeeld over twee plekken die we kunnen wijzigen. De eerste tekst is de omschrijving op de positie. Deze tekst komt mee naar de factuur. Hier kan de tekst omschrijving worden aangepast Versie 1.2 Pagina 19 van 64

20 Op positieniveau moeten we eerst dubbelklikken om bij de drie overige teksten te komen die we willen wijzigen. Dubbelklik op de desbetreffende positie en ga naar tabblad teksten Hier kunnen alle drie de tekstsoorten worden gewijzigd. Selecteer een tekst en wijzig de inhoud. Vervolgens de order opslaan. 3. Facturatiedatum wijzigen De facturatiedatum is gelijk aan de boekdatum. Het is mogelijk om de voorstel facturatedatum (boekdatum) op de positie te wijzigen. De facturatiedatum wordt overgenomen in de factuur en is dus ook gelijk de boekdatum. Facturatiedatum Versie 1.2 Pagina 20 van 64

21 2.5 Positie afzeggen Een positie in een verkooporder kan worden afgezegd d.m.v. een afzegreden. Dit betekent dat als een positie een afzegreden kent, dan is deze niet meer relevant voor verdere verwerking. Ga naar tabblad afzeggingsreden Hier kun je een afzeggingsreden opvoeren. Elke afzeggingsreden werkt hetzelfde. Het enige verschil is de omschrijving en deze is informatief. Versie 1.2 Pagina 21 van 64

22 2.6 Wijzigingen In de order via menu omgeving > wijzigingen kunnen alle wijzigingen mbt de order worden weergegeven. Klik op uitvoeren (F8) Alle wijzigingen worden weergegeven. Versie 1.2 Pagina 22 van 64

23 3 Lijst orders Met behulp van de functie lijst orders kun je verkooporders in het systeem opzoeken. Dit is een weergave functie. 1. Start transactie VA05 2. Voer indien gewenst één van de volgende gegevens in: Bij Opdrachtgever debiteurnummer Bij Artikel artikelnummer Bij Bestelnummer bestelnummer 3. Voer bij Documentdatum de datum van en, indien gewenst de datum tot in 4. Selecteer bij Selectie-omvang de gewenste optie Open orders, indien alle open (nog niet gefactureerde) dienen te worden gepresenteerd Alle orders, indien alle orders dienen te worden gepresenteerd 5. Met de button andere selectiecriteria kun je een verdere inperking van je zoekactie opgeven Versie 1.2 Pagina 23 van 64

24 6. Met de button organisatiegegevens kun je een verdere inperking geven op basis van organisatiegegevens Versie 1.2 Pagina 24 van 64

25 4 Contract creëren 4.1 Startscherm 1. Start SAP 2. Open het scherm Contract creëren Menupad: Logistiek > Verkoop > Verkoop > Contract > Creëren Transactiecode VA41 3. Voer de volgende gegevens in: Bij Contractsoort ZPRC (Project facturatie contract) Bij Verkooporganisatie 2400 (voor FSW) Bij Distributiekanaal 10 Bij Productgroep 10 (in geval van FSSC productgroep 20) Bij Verkoopkantoor het eigen verkoopkantoor Voor decentrale invoer kan het zijn dat de meeste van deze gegevens automatisch verschijnen. De gegevens zijn voor de gebruiker altijd gelijk (contractsoort, verkooporganisatie, distributiekanaal, productgroep en verkoopkantoor) en zijn daarom als parameter in de gebruikerstam opgenomen. Voor verkooporganisatie zijn de waarden variabel. Iedereen kan zijn eigen verkooporganisatie opzoeken m.b.v. de zoekhulp in sap. Dit gaat als volgt: Ga met de cursor naar het desbetreffende veld, dat is in dit geval het veld verkooporganisatie. Je ziet nu een rondje rechts van het veld verkooporganisatie (zie rode pijl) verschijnen. Versie 1.2 Pagina 25 van 64

26 Door op dit rondje te klikken open je de zoekhulp in SAP. Ditzelfde resultaat kun je ook bereiken door met de cursor naar het desbetreffende veld te gaan en dan de functietoets <F4> te toetsen. Het volgende scherm verschijnt : Zoek de juiste waarde op en selecteer deze door te dubbel klikken of selecteren en klik op het groene vinkje in het scherm. De schermen van andere zoekhulpen zien er natuurlijk anders uit. En hebben andere waarden. 4. Toets Enter ; onderstaand scherm verschijnt Versie 1.2 Pagina 26 van 64

27 5. Voer de volgende gegevens in: Bij Opdrachtgever het debiteurnummer Bij Bestelnummer voor interne debiteuren is dit het sapnummer; voor externe debiteuren het bestelnummer van de klant Tip! Via de button Via de button kun je een nieuwe opdrachtgever aanleggen kun je details van documentkop weergeven, bijvoorbeeld teksten 4.2 Contractkop Beginscherm In het beginscherm moeten de volgende twee velden worden gevuld: Begin contract en Einde contract. Deze data zijn nodig om de factuurdata in het facturatieplan te bepalen. Een contract heeft een kopniveau waar verschillende gegevens kunnen worden opgevoerd. Zie onderstaand menupad voor toegang orderkop: Versie 1.2 Pagina 27 van 64

28 4.2.2 Kopteksten Er zijn drie koptekstsoorten: Aanvullende adres gegevens Factuur omschrijving Archivering 1. Open het scherm Teksten Menupad: Ga naar > Kop > Teksten en klik op het tabblad teksten In de tekst: Aanvullende adres gegevens kunnen de gegevens (maximaal drie regels) vermeld worden van de factuurontvanger. Deze tekst wordt dan onder de adresgegevens van de factuurontvanger vermeld. Versie 1.2 Pagina 28 van 64

29 In de tekst: Factuuromschrijving kunnen de gegevens vermeld worden met betrekking tot het project. Deze tekst wordt dan als eerste op de factuur vermeld bij de positie gegevens. In de tekst: Archivering kunnen de opmerkingen die worden aangeleverd bij het losse facturatiebestand worden vermeld Bestelgegevens Open het scherm bestelgegevens. Menupad ga naar > kop > bestelgegevens In het veld bestelnummer van de goederenontvanger kunnen de volgende waarden worden opgevoerd t.b.v. overname in CO rapportage met transactiecode KOB1: 1. leeg, artikeltekst wordt overgenomen in CO 2. FN, Factuurnummer wordt overgenomen in CO 3. vrije tekst, vrije tekst wordt overgenomen in CO (maximaal 35 karakters) Versie 1.2 Pagina 29 van 64

30 4.3 Positiegegevens Keer terug naar het beginscherm. Hier kunnen de positiegegevens worden opgevoerd. Bij Artikelnummer zoek het betreffende grootboekrekeningnummer (dit nummer kan met de zoekfunctie verkoopartikelen worden opgezocht of als je de grootboekrekening al weet kun je deze direct opvoeren) Bij Bedrag het bedrag exclusief eventuele BTW Bij Order het SAP nummer van het project Bij BTW code btw code van toepassing Door in het veld Artikel de toets F4 te gebruiken, is het mogelijk om een artikel via de omschrijving op te zoeken. Tip! Tip! Dubbelklik vervolgens in het scherm dat verschijnt op het gewenste artikel. Toelichting buttons: Markeer een regel en druk op button voor details positie Een regel verwijderen kun je via button Versie 1.2 Pagina 30 van 64

31 4.3.1 Facturatieplan 1. Klik op de button Details facturatieplan 2. Het facturatieplan van de positie verschijnt. Versie 1.2 Pagina 31 van 64

32 Hier kunnen de volgende gegevens worden ingevoerd / gewijzigd: a. Factuurdatum b. Factuurwaarde c. Factuurregel verwijderen of toevoegen (nieuwe regel opvoeren in facturatieplan) d. Facturatieregel aanpassen (1 = procentuele facturate, 2 = facturatie naar waarde, 3 = slofacturatie) Positieteksten 1. Klik op de button Details positie 2. Selecteer het tabblad Teksten 3. Selecteer in het linker deel van het scherm de optie Tekst artikelverkoop ; in het rechter deel van het scherm kan een specifieke tekst worden toegevoegd, welke onder het artikel in de order en factuur zal verschijnen 4.4 Onvolledigheidverslag Selecteer de optie Onvolledigheidverslag via Bewerken in de menubalk Let op! Bij het opslaan controleert het systeem of alle benodigde gegevens zijn vermeld.. Voer het ontbrekende gegevens alsnog op en sla de order op. Versie 1.2 Pagina 32 van 64

33 4.5 Afdrukvoorbeeld factuur Als alle gegevens in de order zijn opgevoerd, kan er een afdrukvoorbeeld worden gecreëerd. Dit kan simpelweg door vanuit het overzichtsscherm op de button kopbericht (zie rode pijl) weergeven te klikken. 4.6 Contract factureren Het contract wordt m.b.v. de transactiecode VF04 gefactureerd (zie paragraaf 7.2 factuurvoorraad bewerken). Versie 1.2 Pagina 33 van 64

34 5 Contract wijzigen Contract wijzigen en weergeven zijn dezelfde schermen, maar verschillende transactiecodes. In de wijzigen modus, transactiecode VA42, kun je gegevens wijzigen. In de weergave modus, transactiecode VA43, kun je alleen gegevens weergeven. In dit hoofdstuk behandelen we de schermen waar je gegevens kunt wijzigen. Deze werkinstructie is ook van toepassing op contract weergeven (alleen kun je de gegevens niet wijzigen). 5.1 Contract zoeken 3. Open het scherm Contract wijzigen Menupad: Logistiek > Verkoop > Verkoop > Contract > Wijzigen Transactiecode VA42 4. Vul bij Contract het contractnummer in Het contractnummer kun je als volgt zoeken: M.b.v. de zoekhulp, selecteer met de cursor het veld contract en klik op het bolletje rechts in het veld Zoekhulp In onderstaande zoekhulp zijn er verschillende tabbladen met velden waarop kan worden gezocht. Versie 1.2 Pagina 34 van 64

35 5.2 Documentstroom Klik op de button Documentstroom In de documentstroom kun je zien welke factuur of facturen aan het contract hangen. In bovenstaand voorbeeld kent het contract reeds twee facturen. 5.3 Statusoverzicht Of het contract in zijn geheel gefactureerd is kun je zien m.b.v. de button statusoverzicht:: Versie 1.2 Pagina 35 van 64

36 5.4 Gegevens wijzigen Eventueel kunnen, nadat het contract is opgeslagen, nog gegevens worden gewijzigd. Transactie VA42 Klik op groene vink (of druk op enter) In de wijzigen modus kunnen alle (nog niet gefactureerde) gegevens worden gewijzigd. In deze werkinstructie gaan we de prijs en het facturatieplan wijzigen. Versie 1.2 Pagina 36 van 64

37 5.4.1 Prijswijziging Nadat het ordernummer is gevonden, kunnen prijzen worden gewijzigd. Order opslaan Bedrag wijzigen De prijs kan in het veld bedrag worden overschreven. De order kan vervolgens door op de diskette, boven in de menubalk, te klikken worden opgeslagen Facturatieplan In het facturatieplan kunnen data en/of bedragen worden gewijzigd. Dit kan alleen voor factuurregels die nog niet zijn gefactureerd. De eerste twee regels zijn gefactureerd. Dit is te zien doordat deze regels grijs zijn en de status staat op C (= volledig bewerkt). Nadat alle wijzigingen zijn uitgevoerd, kan de order worden opgeslagen. Versie 1.2 Pagina 37 van 64

38 5.5 Wijzigingen In het contract via menu omgeving > wijzigingen kunnen alle wijzigingen m.b.t. het contract worden weergegeven. Klik op uitvoeren (F8) Alle wijzigingen worden weergegeven. Versie 1.2 Pagina 38 van 64

39 6 Lijst Contracten Met behulp van de functie lijst contracten kun je contracten in het systeem opzoeken en bewerken. 1. Start transactie VA45 2. Voer indien gewenst één van de volgende gegevens in: Bij Opdrachtgever debiteurnummer Bij Artikel artikelnummer Bij Bestelnummer bestelnummer 3. Voer bij Documentdatum de datum van en, indien gewenst de datum tot in 4. Selecteer bij Selectie-omvang de gewenste optie Open contracten, indien alle open (nog niet gefactureerde) dienen te worden gepresenteerd Alle contracten, indien alle contracten dienen te worden gepresenteerd 5. Met de button andere selectiecriteria kun je een verdere inperking van je zoekactie opgeven Versie 1.2 Pagina 39 van 64

40 6. Met de button organisatiegegevens kun je een verdere inperking geven op basis van organisatiegegevens Versie 1.2 Pagina 40 van 64

41 7 Factureren 7.1 Factuur aanleggen Factuur aanleggen vanuit order De factuur kan ook direct vanuit de order worden gecreëerd. Dus nadat alle gegevens in de order zijn opgevoerd hoef je de order niet op te slaan, maar volg je onderstaand menupad: verkoopdocument > factureren Deze handeling heeft de volgende drie resultaten: 1. De order is opgeslagen, 2. De factuur is in SAP geboekt, 3. De factuur (output) ligt op de printer Deze actie kan ook worden uitgevoerd indien de order al is gecreëerd. Je kunt dan de order opvragen en met dezelfde menuoptie factureren. Versie 1.2 Pagina 41 van 64

42 7.1.2 Factuur creëren VF01 1. Open het scherm Facturatie creëren Menupad: Logistiek > Verkoop > Facturatie > Facturatie > Creëren Transactiecode vf01 2. Vul bij Document de betreffende order of documentnummers in 3. Voer eventueel een factuurdatum in, standaard wordt de factuurdatum vanuit de order overgenomen 4. Toets Enter ; onderstaand scherm verschijnt 5. Controleer of bij Factuurdatum de gewenste datum is opgegeven; wijzig deze indien gewenst. Het wijzigen van de factuurdatum, kan alleen als de factuur nog niet is opgeslagen en na bovenstaand scherm de transactie VF01 opnieuw te starten. Dit kan door in de transactiebalk het volgende te typen /nvf Als de factuur akkoord is klik op de button Opslaan (zie rode pijl) Het systeem keert nu terug naar het vorige scherm en geeft onderaan de mededeling: Factuur 24xxxxxxxx is opgeslagen. Met dit nummer kan de factuur worden geboekt. Er is overigens ook een boekhouddocument aangelegd. Versie 1.2 Pagina 42 van 64

43 Deze kun je als volgt bekijken: start transactiecode VF02, voer het desbetreffende factuurnummer in en klik op de button financiële administratie (zie rode pijl). dubbelklik op boekhoudingsdocument Versie 1.2 Pagina 43 van 64

44 7.2 Factuurvoorraad bewerken I.p.v. een factuur handmatig te creëren, kunnen facturen ook in bulk worden verwerkt. Dit kan m.b.v. de factuurvoorraad, transactiecode VF04. In het deel facturatiegegevens en in het tabblad selectie geef je een selectie van facturen aan welke je graag wilt creëren (factuurdatum tot, verkooporganisatie. In het tabblad Std. Geg. Kun je de factuurdatum bepalen. Standaard wordt de factuurdatum uit de verkooporder overgenomen. Versie 1.2 Pagina 44 van 64

45 Nadat de gegevens zijn ingevoerd, kan de factuurvoorraad worden gedraaid door op de button factuurvoorraad bewerken te klikken. Het volgende scherm verschijnt Dit zijn de facturen die worden voorgesteld. Let op, de facturen zijn nog niet gecreëerd. Door op de button opslaan (diskette) te klikken, worden de facturen gecreëerd. Je kunt voordat je de facturen opslaat ook een simulatierun draaien. Klik hiervoor op de button. Als een factuur niet gecreëerd kan worden (bijv. periode gesloten, grootboekrekening geblokkeerd voor boeken), dan wordt dit door de simulatierun aangegeven. Het draaien van een simulatierun kan nooit kwaad en werkt preventief (ter voorkoming van fouten). De simulatierun resulteert in een bewerkingsverslag. Hier kun je zien welke facturen om welke reden niet kunnen worden gecreëerd. Als je akkoord bent met de simulatierun kun je in het scherm factuurvoorraad bewerken op de button opslaan klikken. De facturen worden gecreëerd. Versie 1.2 Pagina 45 van 64

46 Nadat de facturen gecreëerd zijn kun je een lijst met de gecreëerde facturen opvragen. Het is raadzaam om deze lijst af te drukken. Klik op de button documenten Een lijst met factuurnummers verschijnt Creditnota (factuur) Een creditfactuur werkt hetzelfde als een gewone factuur. De creditfactuur kent alleen een andere factuursoort. Deze kan dus ook direct vanuit de creditnota-aanvraag worden gecreëerd of via VF01 (factuur aanleggen) of VF04 (factuurvoorraad bewerken). Factuur wijzigen 1. Open het scherm Facturatiedocument Wijzigen Menupad: Logistiek > Verkoop > Facturatie > Facturatie > Wijzigen Transactiecode vf02 Versie 1.2 Pagina 46 van 64

47 De volgende buttons zijn van toepassing: 2. Boekhouddocumenten bekijken via button. Dit is reeds behandeld in paragraaf Bepaling opbrengstrekeningen bekijken via button Op het moment dat je een fout boodschap ontvangt bij het aanleggen van de factuur geeft het onderstaande pad informatie. Open het scherm Analyse Rekeningbepaling Menupad: Omgeving > Rubriceringsanalyse> opbrengstrekeningen of button 4. Documentstroom factuur Klik op de button documentstroom weergeven Versie 1.2 Pagina 47 van 64

48 De oorspronkelijke order wordt weergegeven. 5. Vrijgave boekhouding middels button Mocht de factuur niet zijn doorgezet naar de financiële administratie, dan kun je de reden achterhalen door op de button vrijgave boekhouding te klikken. Het systeem probeert opnieuw de factuur door te zetten naar de financiële administratie. Lukt dit wederom niet, dan zal het systeem aangeven wat de reden is waarom er geen financiële boeking kan worden gemaakt. Zie melding onder in het scherm grootboekrekening is niet in BdNr 24 voorzien. Versie 1.2 Pagina 48 van 64

49 7.4.1 Factuur op scherm afdrukken VF02, voer factuurnummer op Kies menupad: Facturatiedocument > gegevensuitvoer Onderstaand scherm verschijnt Versie 1.2 Pagina 49 van 64

50 Klik op de button afdrukvoorbeeld en de factuur verschijnt op het scherm Tekst op positie aanpassen Nadat de factuur gecreëerd is, kan op positieniveau nog een tekst worden gewijzigd. Dubbelklik op de betreffende positie. De volgende twee teksten kunnen, nadat de factuur reeds is gecreëerd, worden toegevoegd of gewijzigd in de factuur (dus niet in de order wijzigen): - Tekst artikelverkoop - Verkooptekst XGRAM-order Versie 1.2 Pagina 50 van 64

51 7.4.3 Bijlage aan factuur koppelen Om een bijlage aan een factuur te kunnen koppelen moet de volgende PID aan de gebruiker gegevens worden gekoppeld. Volg onderstaand menupad en klik op eigen gegevens Ga naar tabblad parameters Voer de Parameter ID uit het voorbeeld op en sla de gegevens op. SD_SWU_ACTIVE X Versie 1.2 Pagina 51 van 64

52 Ga vervolgens naar factuur wijzigen, voer het desbetreffende factuurnummer in en geef <enter> Klik op bijlagenlijst Klik op nieuw en dan op bijlage creëren Windows verkenner verschijnt. Hier kun je het desbetreffende bestand selecteren. Dit bestand wordt dan als bijlage aan de factuur gekoppeld. Versie 1.2 Pagina 52 van 64

53 7.5 Factuur versturen Factuur printen Als de factuur wordt opgeslagen rolt deze gelijk uit de printer. Je hoeft als gebruiker hier geen specifieke actie voor te verrichten. Je kunt een printer koppelen aan de combinatie verkooporganisatie / factuursoort. Indien een herhalingsafdruk gewenst is, moeten de volgende acties worden uitgevoerd. 1. Open het scherm Facturatiedocument Wijzigen Menupad: Logistiek > Verkoop > Facturatie > Factuur > Wijzigen Transactiecode vf02 2. Voer bij Facturatie het factuurnummer in 3. Toets Enter Versie 1.2 Pagina 53 van 64

54 4. Open het scherm Berichten Menupad: Ga naar > Kop > Berichten Je ziet nu dat de factuur is afgedrukt, omdat het bericht reeds is verwerkt (groen stoplicht). Om de factuur nog een keer af te drukken selecteer je deze regel en klik je op de button bericht herhalen Resultaat = nieuwe regel in berichtenscherm Versie 1.2 Pagina 54 van 64

55 De factuur wordt na het opslaan afgedrukt op de desbetreffende printer Factuur mailen De factuur kan ook per mail worden verstuurd. Hiervoor dient een herhalingsbericht te worden gecreëerd. Dus in beginsel dezelfde handeling als in de vorige paragraaf bij de herhalingsafdruk. Wijzig het herhalingsbericht als volgt: Selecteer het herhalingsbericht (geel stoplicht) en klik op de button communicatiemiddel. Het volgende scherm verschijnt. Wijzig de opslagmodus in alleen extern opslaan Versie 1.2 Pagina 55 van 64

56 Ga met de groene pijl één stap terug en sla de factuur op. De factuur is nu als pdf gecreëerd en toegevoegd als bijlage aan de factuur. Ga opnieuw de factuur in m.b.v. transactiecode VF02 en open de bijlage. VF02 en <enter> Klik op het rechterdeel van de button services for object. Het volgende scherm verschijnt Versie 1.2 Pagina 56 van 64

57 Klik op bijlagen lijst en open de bijlage door op te dubbelklikken De factuur wordt in adobe reader geopend. Van hieruit kan de factuur als PDF worden verstuurd als e- mail. Versie 1.2 Pagina 57 van 64

58 Versie 1.2 Pagina 58 van 64

59 8 Creditnota-aanvraag creëren Voor het aanmaken van een credit factuur dient eerst een creditnota-aanvraag te worden aangelegd. Daarbij wordt altijd gerefereerd aan de factuur waarvoor nu een creditnota wordt aangemaakt. Open het scherm Creditnota-aanvraag Creëren Transactiecode VA01 Voer als ordersoort ZCTK op en klik op de button creëren met referentie Het volgende scherm verschijnt Vul bij FactDoc het factuurnummer in Klik op positieselectie Versie 1.2 Pagina 59 van 64

60 Selecteer de posities die je over wilt nemen en klik op de button overnemen Voeg desgewenst in Kop tekst datgene toe wat de herkenbaarheid vergroot Versie 1.2 Pagina 60 van 64

61 De creditnota-aanvraag kan direct worden gefactureerd of je slaat de creditnota-aanvraag op en factureert deze op een later tijdstip (zie werkinstructie factureren). Direct factureren Of opslaan en de creditnota-aanvraag is gecreëerd. De creditnota kan dan op een later tijdstip worden gecreëerd (zie werkinstructie factureren). Voor de creditnota-aanvraag geldt dat ook hier een afdrukvoorbeeld van de factuur kan worden gemaakt. Dit werkt hetzelfde als voor de order. Zie paragraaf 1.5. Versie 1.2 Pagina 61 van 64

62 9 Creditnota-aanvraag wijzigen In de creditnota-aanvraag kun je eventueel nog gegevens wijzigen nadat de creditnota-aanvraag is opgeslagen en voordat de creditnota (factuur) is gecreëerd. Het wijzigen van gegevens in de creditnota-aanvraag werkt hetzelfde als het wijzigen van gegevens in de verkooporder. Gegevens die gewijzigd kunnen worden zijn bijvoorbeeld: - positie afzeggen - bedrag wijzigen - tekst wijzigen Versie 1.2 Pagina 62 van 64

63 10 Upload programma losse facturen Start transactiecode ZVWF Selecteer het desbetreffende Excel bestand en klik op uitvoeren Klik op OK Versie 1.2 Pagina 63 van 64

64 Klik op verder Het resultaat. Het verslag kan worden afgedrukt De order is gecreëerd en in de bijlage is het Excel bestand gekoppeld die bij het uploaden is gebruikt. VA02: klik op button attachment en klik vervolgens op bijlagenlijst. Versie 1.2 Pagina 64 van 64