Benchmark Burgerparticipatie

Transcriptie

1 Projecthandleiding Benchmark Burgerparticipatie meten en vergelijken, leren en ontwikkelen Hét instrument om praktijk en resultaten van burgerparticipatie in uw gemeente in beeld te brengen en te verbeteren De Benchmark Burgerparticipatie wordt uitgevoerd door: hein albeda en ondersteund door: v120601

2 Inhoudsopgave 1 Welkom bij de Benchmark Burgerparticipatie! Doel van de Benchmark Burgerparticipatie Opzet en deelname Team Benchmark Burgerparticipatie Regiegroep Planning Meten en vergelijken, leren en ontwikkelen Aan de slag: de Benchmark Burgerparticipatie optimaal benutten Meten De participatiemonitor Zelfanalyse Koppeling aan bestaande gegevensbronnen Vergelijken Leren Ontwikkelen Definitie, begrippen en benchmarkmodel Contact en ondersteuning Hoe houden wij u op de hoogte? Contact met Team Benchmark Burgerparticipatie Bijlagen B1 Handreiking Participatiemonitor: welke trajecten wel en niet?... 14

3 1 Welkom bij de Benchmark Burgerparticipatie! In deze handleiding vindt u de informatie die voor u als deelnemer belangrijk is. Zo kunt u optimaal gebruik maken van alle mogelijkheden en voorkomt u verrassingen bij uw eigen planning. Dit document inclusief eventuele wijzigingen, aanvullingen en andere actuele informatie kunt u terugvinden via het besloten gedeelte op Doel van de Benchmark Burgerparticipatie Het doel van de benchmark is om u als gemeente te helpen uw ambities met burgerparticipatie te richten en te realiseren. De benchmark is een kwaliteitsinstrument waarbij het verhaal achter de cijfers centraal staat. Dat doen we door te meten en vergelijken in de participatiemonitor en de benchmark, en door te leren en ontwikkelen in de leerkringbijeenkomsten, de website, de rapportages en adviesgesprekken. In het totaalpakket gaat het niet om momentopnamen, maar om het proces gericht op verbeteringen. 1.2 Opzet en deelname Het instrument bestaat uit vier onderdelen, samengevat in onderstaande figuur. De onderdelen worden in deze projecthandleiding verder toegelicht. Benchmark Burgerparticipatie projecthandleiding p. 1

4 1.3 Team Benchmark Burgerparticipatie Het Team Benchmark Burgerparticipatie bestaat uit ervaren adviseurs van Quint Result en Partners+Pröpper en Hein Albeda. Het team: voert de participatiemonitor uit voor alle deelnemende gemeenten; verzamelt en beheert de gegevens van alle deelnemende gemeenten; voert de administratie van de benchmark; ontwikkelt de indicatorenset en het achterliggende theoretische model; ontwikkelt en onderhoudt het benchmarkplatform en de website; bemant een helpdesk (telefonisch bereikbaar op , via op voor al uw vragen; analyseert de uitkomsten van de benchmark en verwerkt deze in een jaarlijkse benchmarkrapportage; organiseert en begeleidt de leerkringbijeenkomsten; organiseert en begeleidt de bijeenkomsten van de regiegroep; voert aan het einde van de benchmarkcyclus adviesgesprekken met alle deelnemende gemeenten. 1.4 Regiegroep De regiegroep is het platform voor deelnemende gemeenten om mee te denken over de ontwikkelingsrichting van de benchmark. Deze regiegroep bestaat uit minimaal 4 deelnemers en vertegenwoordigers van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties, de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) en het Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten (KING) en komt twee keer per benchmarkcyclus bij elkaar. De regiegroep kan jaarlijks wisselen van samenstelling. In de intakegesprekken die we bij aanvang voeren met de deelnemers, peilen we wie in de regiegroep wil plaatsnemen. U kunt zich uiteraard ook zelf bij ons melden. Benchmark Burgerparticipatie projecthandleiding p. 2

5 2 Planning In uw periode van deelname (12 maanden) doorloopt u de vier hoofdonderdelen van de Benchmark Burgerparticipatie: meten, vergelijken, leren en ontwikkelen. De participatiemonitor de pijler van het spoor meten wordt continu uitgevoerd. Alle deelnemende gemeenten kunnen op ieder moment voorbeelden van burgerparticipatie inbrengen en evalueren via online enquêtes onder projectleiders/beleidsmedewerkers én participanten (zie hoofdstuk 3 voor een concrete instructie). De jaarplanning is hieronder op hoofdlijnen weergegeven. De actuele en gedetailleerde planning kunt u altijd vinden op STARTBIJEENKOMST: JUNI 2012 intakegesprek, start dataverzameling en inventarisatie van projecten vanaf moment van aanmelding meten aanleveren gegevens projectleiders/beleidsmedewerkers en participanten sluiting online enquêtes onderzoeksgegevens online beschikbaar rapportages participatiemonitor Participatiemonitor ieder gewenst moment ongeveer 3 weken na aanleveren maandelijkse update ongeveer 4 weken na aanleveren online benchmarken ieder gewenst moment vergelijken en leren leerkringbijeenkomst 1 najaar 2012 leerkringbijeenkomst 2 voorjaar 2013 ontwikkelen overall eindrapport april 2013 adviesgesprekken april-mei 2013 SLOTBIJEENKOMST: JUNI 2013 Benchmark Burgerparticipatie projecthandleiding p. 3

6 3 Meten en vergelijken, leren en ontwikkelen 3.1 Aan de slag: de Benchmark Burgerparticipatie optimaal benutten Vrijwel alle gemeenten zijn met burgerparticipatie bezig, maar in iedere gemeente zijn de precieze ambities anders. De Benchmark Burgerparticipatie is bedoeld om uw eigen ambities met burgerparticipatie te richten en te realiseren. Via de sporen meten, vergelijken, leren en ontwikkelen biedt het aanbod daarvoor zeer ruime mogelijkheden. Of u blijvende leereffecten bereikt, praktische verbeteringen doorvoert en uw ambities realiseert, hangt voor een belangrijk deel echter af van wat u binnen de organisatie met de benchmark doet. We geven hieronder een aantal tips hoe u het aanbod optimaal kunt benutten. Tijdens het intakegesprek denken we graag mee over hoe u de benchmark binnen uw gemeente kunt inzetten. Tip 1 Stel samen met sleutelpersonen een beknopt ontwikkelingsplan op Een ontwikkelingsplan voor burgerparticipatie geeft richting aan uw deelname aan de benchmark. Dit kan een apart plan zijn, maar ook een onderdeel van een beleidsnota burgerparticipatie die uw gemeente binnenkort vaststelt of herziet. Bij voorkeur is het een gemeentebreed ontwikkelingsplan, maar het kan ook een agenda voor burgerparticipatie betreffen vanuit u en uw afdeling (bijvoorbeeld: hoe zetten we burgerparticipatie gemeentebreed meer op de kaart?). Een ontwikkelingsplan geeft houvast bij het adviesgesprek dat we aan het einde van iedere benchmarkcyclus met u voeren. We kijken hoe het staat met de ambities die u heeft vastgelegd en hoe het ontwikkelingsplan kan worden bijgesteld. Format voor een Ontwikkelingsplan Een Ontwikkelingsplan bevat globaal de volgende onderdelen: 1 Ambities: wat wil ik realiseren? waar wil ik over x jaar staan? wat zijn de mijlpalen of tussentijdse resultaten (de marken )? 2 De Route: hoe kan ik het realiseren? Wat is eerste stap, wat kan nu al? Wat is de strategie? Welke maatregelen/instrumenten en activiteiten zetten we in? 3 Check op realisatie: gaat het werken? Zijn de maatregelen haalbaar, uitvoerbaar en effectief? Aan welke voorwaarden moet voldaan worden? Wat moet nog gebeuren? Benchmark Burgerparticipatie projecthandleiding p. 4

7 Tip 2 Maak uw ambities kenbaar via het benchmarkplatform In het online benchmarkplatform vult u in de zelfanalyse in wat de actuele ambities zijn van uw gemeente met burgerparticipatie. Deze volgen de indeling van de vier centrale kwaliteitsmaatstaven die we in deze benchmark gebruiken: I Realisatiekracht II Democratie III Kwaliteit van samenwerking IV Professionele vormgeving. Handig omdat de participatiemonitor en de jaarlijkse benchmarkrapportage laten zien waar u op deze vier maatstaven staat. Ambities met burgers zijn in het proces van benchmarken als filter te gebruiken: u kunt zichzelf gericht vergelijken met andere gemeenten met dezelfde ambities en van hen leren. Uw ambities juist invullen zou dus prioriteit moeten zijn! U vindt ze aan het begin van de zelfanalyse, op de pagina Mijn gemeente. Zie voor de toelichting op de zelfanalyse paragraaf in deze handleiding. Tip 3 Zoek naar mogelijkheden voor organisatiebreed leren Hoe meer collega s kunnen profiteren van de benchmark kunnen profiteren, hoe meer stappen u kunt zetten om uw ambities met burgerparticipatie te realiseren. Enkele tips: Zorg ervoor dat de juiste mensen toegang hebben tot het benchmarkplatform. U kunt zoveel gebruikers aanmelden voor het platform als u wilt, bijvoorbeeld alle projectleiders en medewerkers die via de participatiemonitor worden betrokken. Zij krijgen dan via een eigen inlogcode toegang tot het platform. Neem contact met ons op als u hierbij hulp wenst. Deel de resultaten van de benchmark breed binnen de organisatie. Geef breed bekendheid aan de leerkringbijeenkomsten en kijk kritisch wie het beste naar de leerkringbijeenkomsten kunnen komen. Organiseer een werk-, klankbord- of expertisegroep waarin verschillende geledingen van uw organisatie breed vertegenwoordigd zijn. Bespreek hierin benchmarkresultaten, evaluatieresultaten van de participatiemonitor en organiseer intervisie over concrete trajecten. Tip 4 Veranker deelname aan de benchmark zoveel mogelijk in interne werkprocessen. De opbrengst van de Benchmark Burgerparticipatie is optimaal als deze actief benut wordt in interne werkprocessen. Enkele mogelijkheden: Benut benchmarkresultaten en de jaarlijkse benchmarkrapportage in planning- en controldocumenten. Stel als uitgangspunt dat alle participatietrajecten standaard geëvalueerd worden via de participatiemonitor. Zorg ervoor dat het ambtelijk management hier actief op stuurt. Dit betekent ook dat het consequent verzamelen van adressen van participanten en deze opslaan in de formats die we daarvoor aanreiken standaard wordt. De Benchmark Burgerparticipatie projecthandleiding p. 5

8 zeggingskracht en representativiteit van de participatiemonitor kan daardoor steeds verder toenemen. 3.2 Meten Aan de hand van een beproefd model meten we met gemeenten hoe zij burgerparticipatie hebben geborgd, hoe zij dit aanpakken en wat hiervan de resultaten zijn. De verzamelde gegevens vormen de bodem voor het vergelijken, leren en ontwikkelen. Ze geven een beeld van beleid, praktijk, ervaring en resultaten van burgerparticipatie in uw gemeente vanuit de perspectieven van participanten en van projectleiders en medewerkers. De benchmark bevat drie metingen om de stand van zaken van burgerparticipatie in uw gemeente te bepalen: De participatiemonitor: onderzoek naar de aanpak en de resultaten van in principe alle voorbeelden van burgerparticipatie, via een online enquête onder projectleiders, beleidsmedewerkers én participanten. Een zelfanalyse ter bepaling van een aantal algemene meetpunten ( concerngegevens ), uit te voeren door de coördinator van de deelnemende gemeente. Koppeling aan bestaande gegevensbronnen, zoals Waar staat je gemeente. We lichten hieronder toe hoe deze drie metingen in hun werk gaan en geven aan wat wij als team voor u doen en wat u zelf kunt doen De participatiemonitor Burgerparticipatie is maatwerk: ieder beleidsproces, project, traject, burgerinitiatief of samenwerkingsvorm met burgers is anders. Alle cases tezamen zeggen iets over hoe u als gemeente werkt en presteert. Daarom zijn ze de belangrijkste gegevensbron voor de benchmark. Per casus verzamelen we gegevens: bij de verantwoordelijke of meest betrokken projectleider door een zelfevaluatie; bij participanten (burgers, bedrijven en maatschappelijke organisaties) via een online enquête. We verwerken de gegevens voor u op twee verschillende manieren: voor betrokken ambtenaren per casus in een aparte rapportage; op gemeentelijke niveau door verwerking van de resultaten per casus tot scores op indicatoren en kwaliteitsmaatstaven die worden verwerkt in het benchmarkplatform. U benut de participatiemonitor optimaal door hiervoor een representatieve en voldoende voorbeelden van burgerparticipatie aan te dragen. Dit vraagt enige organisatie. We leggen hieronder stap voor stap uit hoe dit in zijn werk gaat. U haalt het maximale uit de participatiemonitor door zoveel mogelijk verschillende voorbeelden van burgerparticipatie in te brengen. Dat vergroot de kansen om met en van elkaar te leren en zorgt voor representatieve scores voor uw gemeente in de benchmark. Benchmark Burgerparticipatie projecthandleiding p. 6

9 1. Zet binnen uw organisatie breed het verzoek uit om bij u voorbeelden van burgerparticipatie aan te dragen die in de participatiemonitor meegenomen kunnen worden. Denk aan: de gemeentesecretaris managers en leidinggevenden van vakafdelingen afdelingen die doorgaans overzicht hebben over participatieprocessen, zoals afdelingen Communicatie of Bestuursondersteuning een afdeling Wijken of wijkmanagement een projectenbureau programmamanagers projectleiders van beeldbepalende projecten 2. Stuur hen bij uw verzoek de factsheet De participatiemonitor: welke voorbeelden van burgerparticipatie wel of niet? mee. Hiermee maakt u duidelijk wat er in het kader van deze benchmark wordt verstaan onder burgerparticipatie en welke vormen van burgerparticipatie zich wel of niet lenen voor de participatiemonitor. De factsheet is toegevoegd als bijlage bij deze handleiding en ook apart te downloaden via de website. 3. Vraag in uw verzoek om de volgende gegevens: Titel van het betreffende traject Naam van de verantwoordelijke of meest betrokken projectleider, beleidsmedewerker of andere ambtenaar die de zelfevaluatie zal invullen adres waarop hij of zij te bereiken is. 4. Lever het project aan voor de Participatiemonitor via de website Log in en klik door naar de pagina Participatiemonitor. Hier vind u verdere informatie voor het verzamelen van de e- mailadressen van participanten, het laten verzenden van de uitnodigingen voor de enquête en het ontvangen van de rapportage. 5. Ongeveer een maand nadat de adressen zijn ingegeven en de uitnodigingen zijn verstuurd, is het trajectrapport gereed. Via kunt u het trajectrapport downloaden. Benchmark Burgerparticipatie projecthandleiding p. 7

10 Privacy Wellicht roept bovenstaande beschrijving van de onderzoeken vragen op in het kader van de Wet Bescherming Persoonsgegevens. In het algemeen geldt dat het is toegestaan persoonsgegevens te verwerken en verzamelen voor onderzoek, mits de anonimiteit van de deelnemers is gegarandeerd. Uiteraard is dit binnen deze benchmark het geval. Het onderzoek onder participanten wordt uitgevoerd door Quint Result. Quint Result is aangesloten bij de Marktonderzoek Associatie. Leden van de Marktonderzoek Associatie houden zich bij het uitvoeren van een marktonderzoek aan de internationale code voor het marktonderzoek (opgesteld door de Europese Vereniging voor Marktonderzoek ESOMAR in samenwerking met de Internationale Kamer van Koophandel, ICC) en aan de gedragscode inzake de bescherming van de privacy. Op 21 juni 2010 heeft het College Bescherming Persoonsgegevens verklaard dat de gedragscode een juiste uitwerking is van de Wbp en andere wettelijke bepalingen over de verwerking van persoonsgegevens. Deze goedkeuring is gepubliceerd in de Staatscourant van 24 juni Deelnemende gemeenten kunnen zich bij het aanleveren van telefoonnummers of e- mailadressen beroepen op de Wbp, artikel 9. Hierin wordt gesteld dat persoonsgegevens verwerkt kunnen worden voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden, indien de verantwoordelijke de nodige voorzieningen heeft getroffen ten einde te verzekeren dat de verdere verwerking uitsluitend geschiedt ten behoeve van deze specifieke doeleinden. Quint Result heeft ruime ervaring met vergelijkbare onderzoeken in andere benchmarks. De afgelopen jaren zijn er geen slechte ervaringen geweest met betrekking tot de Wbp Zelfanalyse Een deel van de indicatoren scoort u zelf, direct op het benchmarkplatform. Zodra de website klaar is voor gebruik, ontvangt u inloggegevens. Het gaat bij de zelfanalyse om algemene zaken op organisatieniveau, bijvoorbeeld de wijze waarop burgerparticipatie is geborgd in de gemeentelijke organisatie. Heeft de gemeente bijvoorbeeld vastgelegd wanneer, hoe en onder welke voorwaarden burgerparticipatie onderdeel uitmaakt van beleidsvorming en beleidsuitvoering? Hoe wordt dit in de praktijk toegepast? Wordt dit geëvalueerd? De coördinator kan eventueel samen met collega s online de benodigde gegevens verzamelen. De vragenlijst bestaat voornamelijk uit meerkeuze vragen en enkele open vragen. Om het u gemakkelijk te maken worden toelichtingen en voorbeelden gegeven. Gebruikers ervaren de online omgeving als intuïtief en gebruiksvriendelijk, zo bleek uit de pilot en ervaringen met andere benchmarks. Hoofdstuk 4 biedt een praktische handleiding om u op weg te helpen Koppeling aan bestaande gegevensbronnen De gegevens uit dit onderzoek worden, indien beschikbaar, afgezet tegen de resultaten van bestaande gegevensbronnen, zoals het CBS en Benchmark Burgerparticipatie projecthandleiding p. 8

11 3.3 Vergelijken De benchmark maakt het mogelijk uw eigen praktijk te analyseren en vergelijkingen te maken tussen verschillende voorbeelden van burgerparticipatie. Welke voorbeelden zijn succesvol en welke niet of minder? Zijn er kenmerkende verschillen, wat zijn mogelijke oorzaken? Gericht benchmarken met andere gemeenten vanuit eigen kennisbehoefte Op basis van de gegevens die zijn verzameld in de onderzoeksperiode kunt u uw gemeente vergelijken met andere deelnemende gemeenten. U kunt via het benchmarkplatform naar eigen inzicht analyses uitvoeren op alle indicatoren waarop gegevens zijn verzameld. U beschikt daarbij standaard over een aantal filters waarmee u vergelijkingen kunt maken binnen bepaalde subgroepen waar uw gemeente deel van uitmaakt. U kunt zichzelf benchmarken ten opzichte van gemeenten: die vergelijkbaar zijn qua inwoneraantal; met soortgelijke ambities; met wel of geen vastgesteld beleidskader voor burgerparticipatie. Op basis van zelf uit te voeren analyses en vergelijkingen kunt u eenvoudig zien welke gemeenten (en personen) voor u interessant zijn. U kunt contact opnemen om gericht ervaringen uit te wisselen en te leren. Wat maakt bijvoorbeeld dat een bepaalde aanpak het verschil maakt? Hoe is een andere gemeente precies te werk gegaan? 3.4 Leren Leerkringen In het spoor leren staat kennisuitwisseling centraal. De online benchmarkomgeving is een virtuele en deels besloten ontmoetingsplaats. U kunt gemakkelijk zien wie er mee doen en eenvoudig contact met anderen opnemen om te netwerken en kennis, ervaringen en vragen uitwisselen. Alle deelnemende gemeenten worden ingedeeld in leerkringen van 8 tot 12 gemeenten, waarbij zoveel mogelijk rekening wordt gehouden met achtergrondkenmerken en eigen ambities. In de leerkringen komen specifieke thema s aan de orde. U kunt in het intakegesprek zelf aangeven welke thema s u behandeld zou willen zien, bijvoorbeeld de meerwaarde van burgerparticipatie in tijden van bezuiniging, of inbedding van burgerparticipatie in het politiek-bestuurlijke proces. In de bijeenkomsten en eventuele voorbereiding en nazorg gaat de aandacht uit naar het verhaal achter de resultaten van de benchmark, actuele landelijke ontwikkelingen en praktijkvoorbeelden. U wordt aangemoedigd zelf actief aan de slag te gaan en daarbij ondersteund door uitgenodigde experts die de laatste trends en inzichten met u delen. Er worden per jaar twee bijeenkomsten georganiseerd, in het voorjaar en in het najaar. De data en locaties worden bekend gemaakt via de website. Benchmark Burgerparticipatie projecthandleiding p. 9

12 Wat wordt er van u verwacht? De kringbijeenkomsten kunnen alleen goed verlopen als alle deelnemers deze kringbijeenkomsten bijwonen en zich inspannen om het verhaal achter de cijfers boven tafel te krijgen. Dat kan onder meer als iedere gemeente korte toelichtingen geeft over sterke en minder sterke punten. Ook kunt u vooraf gevraagd worden bepaalde resultaten tijdens de bijeenkomst toe te lichten. We vragen u ervoor te zorgen dat de juiste personen aan tafel zitten. Dat kan de coördinator zijn, maar vaak ook projectleiders, beleidsmedewerkers of andere ervaringsdeskundigen burgerparticipatie. Good practices U kunt ook buiten de leerkringen good practices uitwisselen via het online benchmarkplatform. Onder begeleiding van Team Benchmark Burgerparticipatie wisselen deelnemers via de website good practices uit. Welke aanpak werkt in welke situatie en hoe ga je dan aan de slag? Wat zijn daarbij de faal- en succesfactoren en wat zijn de voor- en nadelen? Het benchmarkplatform onderscheidt zich van bestaande open gemeenschappen door een leeromgeving te bieden die veilig en overzichtelijk is. De omgeving wordt actief gemodereerd door het benchmarkteam om good practices voor u optimaal te ontsluiten. Uiteraard volgt u via het benchmarkplatform ook interessante discussies elders, bijvoorbeeld in actieve groepen op LinkedIn of de Participatieportal. 3.5 Ontwikkelen Het spoor ontwikkelen is het logische sluitstuk van de Benchmark Burgerparticipatie: aan de slag gaan om uw ambities met burgerparticipatie te realiseren en tot praktische verbeteringen te komen. U legt daarvoor een basis door zoveel mogelijk collega s te betrekken bij deelname aan de benchmark en de benchmark te verankeren in interne werkprocessen (zie paragraaf 3.1). Benchmarkrapport Het Team Benchmark Burgerparticipatie stelt jaarlijks een benchmarkrapport op met de belangrijkste bevindingen, ervaringen en lessen. Dit rapport bevat een uitgebreide analyse van alle verzamelde gegevens. Het vertrouwelijke benchmarkrapport bevat scores van uw eigen gemeente, afgezet tegen die van andere deelnemers. Iedere deelnemede gemeente ontvangt een eigen gepersonaliseerd rapport. Een algemene, openbare versie bevat algemene bevindingen, verklaringen en patronen, zonder dat deze zijn terug te leiden naar individuele deelnemers. Advies op maat Het gepersonaliseerde benchmarkrapport vormt de basis voor het adviesgesprek aan het einde van het benchlearnprogramma. Experts van het Team Benchmark Burgerparticipatie helpen u de uitkomsten te interpreteren en terug te koppelen naar de eigen ambities en ontwikkelwensen. Het adviesgesprek vindt plaats tegen het einde van uw benchmarkjaar. U wordt te zijner tijd benaderd voor het maken van een afspraak. Benchmark Burgerparticipatie projecthandleiding p. 10

13 4 Definitie, begrippen en benchmarkmodel De Benchmark Burgerparticipatie en het bijbehorende benchlearnprogramma komen niet uit het niets. De sporen meten, vergelijken, leren en ontwikkelen vinden allereerst hun grondslag in de jarenlange kennis en ervaring van het benchmarkteam, opgebouwd via wetenschappelijk en praktijkgericht onderzoek, adviestrajecten en training. Samen met professionals van binnen en buiten gemeenten hebben we van daaruit de basis gelegd voor dit aanbod, bestaande uit een definitie, een viertal kwaliteitsmaatstaven en een afbakening van benchmarking en benchlearning. Definitie Er is gekozen voor een brede definitie van burgerparticipatie. Een definitie die recht doet aan de verschillende aspecten die gemeenten bezighouden. Burgerparticipatie is de deelname van individuele burgers, bedrijven en maatschappelijke organisaties aan het realiseren van publieke opgaven. De benchmark omvat hiermee deelname aan gemeentelijke beleidsprocessen, maar ook onderwerpen als burgerinitiatieven en het faciliteren daarvan. Daarbij horen ook het bevorderen van eigen verantwoordelijkheid en zelforganisatie in de samenleving en het stimuleren van duurzame coalities van bedrijven en maatschappelijke organisaties. Met burgers bedoelen we dan ook nadrukkelijk zowel individuele als georganiseerde burgers. De benchmark omvat daarmee participatie van bewoners, bedrijven, professionele instellingen, belangroepen, maatschappelijke organisaties enzovoorts. Kwaliteitsmaatstaven Wanneer is burgerparticipatie geslaagd? Op welke kwaliteitsmaatstaven mogen gemeenten, burgers, bedrijven en maatschappelijke organisaties elkaar aanspreken als het gaat om goede burgerparticipatie? We onderscheiden vier kwaliteitsmaatstaven die ten grondslag liggen aan de onderzoeken die worden uitgevoerd in het benchlearnprogramma. Kwaliteitsmaatstaf Toelichting I Realisatiekracht Draagt burgerparticipatie bij aan het slagvaardig, snel en efficiënt realiseren van publieke opgaven? Worden krachten effectief gebundeld en heeft dit meerwaarde? II Democratie Hebben burgers daadwerkelijk invloed? Hebben zij toegang tot gemeentelijke beleidsprocessen? Zijn verschillende doelgroepen vertegenwoordigd? III Kwaliteit van samenwerking Is er sprake van teamspel en wederzijds goed verwachtingenmanagement? Zijn alle spelers tevreden over het proces? IV Professionele vormgeving Zijn participatieprocessen goed ingericht? Worden participatieve werkvormen op maat en professioneel ingezet? Is burgerparticipatie geborgd in primaire processen? Benchmark Burgerparticipatie projecthandleiding p. 11

14 Benchmarking en benchlearning Met het kader dat wordt geboden door de definitie en kwaliteitsmaatstaven kunnen gemeenten benchmarken en benchlearnen. Onder benchmarking verstaan we het inzichtelijk maken van de mate en wijze van toepassing van burgerparticipatie binnen gemeenten en het vergelijken van gemeenten hierin. De Benchmark Burgerparticipatie draait niet om het scoren van gemeenten en het maken van lijstjes. Het inzichtelijk maken van de praktijk van burgerparticipatie aan de hand van de benchmark maakt een proces van benchlearning mogelijk. Hiermee bedoelen we het actief leren en ontwikkelen op basis van de inzichten die worden opgedaan met benchmarking. Benchmark Burgerparticipatie projecthandleiding p. 12

15 5 Contact en ondersteuning 5.1 Hoe houden wij u op de hoogte? Wij begrijpen dat u niet dagelijks de nieuwsrubriek op de website checkt, daarom ontvangen alle contactpersonen in uw gemeente standaard notificaties. Als u dat niet wenst voor een aantal van uw colelga s kunt u dat aangeven bij de helpdesk van Benchmark Burgerparticipatie. Daarnaast kan het voorkomen dat we u over belangrijke onderwerpen een aparte e- mailsturen. Deze wordt dan in eerste instantie verstuurd aan de coördinatoren. Zorg er dus voor dat de contactgegevens actueel zijn! Indien u als coördinator wel bepaalde collega s toegang wilt geven tot het besloten deel van de website maar hen niet wilt laten informeren over belangrijke nieuwtjes, dient u hen via gebruikersbeheer aan te merken als verborgen gebruiker. Merkt u dat bepaalde s van ons (info@benchmarkburgerparticipatie.nl) niet aankomen? Controleer dan eerst of deze in uw map ongewenste of spam terecht komen. Als dit het geval is, kunt u (eventueel met hulp van uw ICT afdeling) ons e- mailadres aanmerken als veilige afzender. 5.2 Contact met Team Benchmark Burgerparticipatie Team Benchmark Burgerparticipatie is per en telefoon te bereiken. Gebruik voor e- mail het contactformulier op of stuur een mail naar info@benchmarkburgerparticipatie.nl. U ontvangt dan binnen twee werkdagen een reactie. Voor inhoudelijke vragen over bijvoorbeeld de indicatorenset, de participatiemonitor of de leerkringbijeenkomsten kunt u bellen met Jurgen de Jong ( ). Voor organisatorische en technische vragen kunt u bellen met Pieter Boon ( ). Benchmark Burgerparticipatie projecthandleiding p. 13

16 Bijlagen B1 Handreiking Participatiemonitor: welke trajecten wel en niet? Uw gemeente doet mee aan de Benchmark Burgerparticipatie. Een onderdeel van de benchmark is de participatiemonitor. Hiermee worden concrete trajecten van burgerparticipatie geëvalueerd, middels een zelfevaluatie door een betrokken ambtenaar en een online enquête onder participanten. U haalt het maximale uit de participatiemonitor door zoveel mogelijk verschillende voorbeelden van burgerparticipatie in te brengen. Met deze instructie kunt u bepalen welke voorbeelden wel en niet in de participatiemonitor kunnen worden meegenomen. 1. Aansluiting bij onze definitie van burgerparticipatie De Benchmark Burgerparticipatie gaat uit van een brede definitie van burgerparticipatie, namelijk: Burgerparticipatie is de deelname van individuele burgers, bedrijven en maatschappelijke organisaties aan het realiseren van publieke opgaven. Met burgers bedoelen we zowel georganiseerde als ongeorganiseerde burgers. Denk dus aan inwoners, verenigingen, belangengroepen, bedrijven, maatschappelijke organisaties, professionele instellingen, onafhankelijke deskundigen etc. Denk bij deelname aan alle rollen, participatieniveaus of treden op de participatieladder. Van de burger als adviseur aan het einde van een proces tot de burger als samenwerkingspartner of initiatiefnemer. Met publieke zaak geven we aan dat het gaat om al die zaken waar sprake is van maatschappelijke vraagstukken, het toedelen van waarden, het realiseren van collectieve goederen, of algemeen belang in het geding is. 2. Aansluiting bij de afbakening in tijd Gebruik voor de participatiemonitor voorbeelden van burgerparticipatie in uw gemeenten waarvan: het zwaartepunt van participatie van burgers lag in de afgelopen 12 maanden, hoe recenter hoe beter; resultaten zichtbaar zijn en via enquêtes kunnen worden bevraagd. 3. Aansluiting bij de methodische opzet van de participatiemonitor Voorbeelden van burgerparticipatie zijn geschikt voor de participatiemonitor indien: de gemeente erbij betrokken was en er een projectleider, beleidsmedewerker, programmamanager of andere ambtenaar voldoende kennis van het voorbeeld heeft om de zelfevaluatie uit te voeren; er adressen kunnen worden aangeleverd van burgers, bedrijven, organisaties kortom participanten die betrokken waren. Benchmark Burgerparticipatie projecthandleiding p. 14

17 4. Representatief beeld van de participatiepraktijk van uw gemeente Zoek in de voorbeelden die u aandraagt zoveel mogelijk spreiding. Alle voorbeelden tezamen moeten een representatief beeld geven van de praktijk van burgerparticipatie in uw gemeente. Zoek zoveel mogelijk spreiding over: Verschillende beleidsterreinen Denk bijvoorbeeld aan: algemene bestuurlijke zaken en dienstverlening, Openbare orde, veiligheid en hulpverlening, onderwijs, jeugd en opvoeding, sociale zaken, arbeidsmarkt, economische ontwikkeling, energie en duurzaamheid, toerisme en recreatie, welzijn en sport, volksgezondheid, kunst en cultuur, verkeer en vervoer, volkshuisvesting, openbare werken, ruimtelijke ordening, gemeentelijke financiën en belastingen, milieu en afvalverwerking, natuur of buitenland en internationale betrekkingen. Verschillende treden op de participatieladder Beperk inbreng niet alleen tot voorbeelden waarbij burgers vooral adviseur begin- of eindspraak zijn. Zoek nadrukkelijk voorbeelden waarbij burgers initiatiefnemer zijn, zelf verantwoordelijkheid nemen voor maatschappelijke vraagstukken of als gelijkwaardig samenwerkingspartner met de gemeente optrekken. Incidentele én duurzame vormen van burgerparticipatie. Met de participatiemonitor evalueert zowel incidentele als duurzame vormen van burgerparticipatie. Zoek dus: eenmalige of projectmatige voorbeelden van burgerparticipatie bijvoorbeeld bij beleids- en uitvoeringstrajecten, in projecten of via burgerinitiatieven; én duurzame, langlopende vormen van samenwerking, bijvoorbeeld permanente klankbord- of adviesgroepen die in uw gemeente actief zijn of een wijk-, buurt- of dorpsplatform. 5. Concrete voorbeelden: wat past wel binnen de participatiemonitor? Meedenken van burgers, bedrijven en maatschappelijke organisaties bij het opstellen van een ruimtelijke structuurvisie voor uw gemeente. De samenwerking met inwoners aan de leefbaarheid en veiligheid van wijken, buurten en dorpen, via wijk-, dorps- of gebiedsgericht werken. Een initiatief van een groep burgers om in overleg met de gemeente tot een nieuwe bestemming van een dorpshuis te komen. De ontwikkeling van een duurzame woonwijk waarbij toekomstige bewoners zeggenschap krijgen over stedenbouwkundige opzet en beeldkwaliteit en nauw overleg met de omgeving plaatsvindt over inpassing. Een groep burgers die aanbiedt een visie te ontwikkelen op de inrichting van een natuurgebied en daarbij met ondersteuning van de gemeente zelf brede betrokkenheid van geïnteresseerden en belanghebbenden organiseert. Benchmark Burgerparticipatie projecthandleiding p. 15

18 Een herijking van het gemeentelijke monumentenbeleid waarbij de gemeente onder andere met eigenaren van monumentale panden wil bekijken wat de effecten van het beleid tot nu toe zijn geweest. Overleg en samenwerking met wettelijk verplichte adviesraden zoals de WMO- en WSW-adviesraden. Soortgelijke voorbeelden, dit is geen uitputtende opsomming. 6. Concrete voorbeelden: wat past niet binnen de participatiemonitor? Vergunningverlening en bezwaar- en beroepsprocedure die daaruit volgen (heeft niet primair betrekking op de publieke zaak). Participatie van ouders op scholen (geen directe betrokkenheid van een ambtenaar waardoor geen zelfevaluatie mogelijk is). Dienstverlening aan de publieksbalie van de gemeente (heeft niet primair betrekking op de publieke zaak) Soortgelijke voorbeelden, dit is geen uitputtende opsomming. Benchmark Burgerparticipatie projecthandleiding p. 16