HANDLEIDING RAPPORT ONLINE 1
2
INHOUDSTAFEL RAPPORT ONLINE 1) Inleiding 5 a) De boekhoudoplossingen van SBB 5 b) De belangrijkste voordelen 5 c) Rapport Online 5 d) Technische gegevens 6 2) Rapport Online opstarten 6 3) Rapport Online gebruiken 7 Klanten- en leveranciersgegevens 7 a) Klant- en leveranciergegevens aanpassen 7 - Nieuwe klanten/leveranciers aanmaken 7 - Wijzigen bestaande klanten/leveranciers 8 b) Klanten/leveranciers exporteren 8 c) Top 10 van klanten of leveranciers 10 d) Openstaande klanten of leveranciers 11 e) Ouderdomsbalans 12 f) Klanten of leveranciers zonder vervaldagcode 13 Resultaten 14 a) Omzetevolutie 14 b) Overzicht resultaten 14 c) Detail resultatenrekening 15 d) BTW-aangifte 16 e) Geboekte voorafbetalingen 16 Financiële gegevens 17 a) Financiële toestand 17 b) Overzicht afschrijvingen 18 c) Investeringen boekjaar 19 3
4
1. INLEIDING a) De boekhoudoplossingen van SBB SBB biedt haar klanten 3 oplossingen voor het voeren van een boekhouding: De boekhouding wordt volledig gevoerd op kantoor Klanten die niet vertrouwd zijn met de boekhoudwetgeving of hieraan zelf geen tijd willen besteden, kunnen alles uitbesteden aan een SBB-kantoor. Zij maken dan de nodige afspraken met hun SBB-consulent die de volledige administratie zal opvolgen. Via de module Rapport Online heeft de klant evenwel altijd toegang tot zijn belangrijkste boekhoudgegevens. Deze rapporteringsmodule maakt deel uit van SBB Online, het beveiligd extranet voor klanten op de SBB-website (www.sbb.be). De klant voert zijn boekhouding zelf Klanten die zelf willen instaan voor de verwerking van alle inkomende en uitgaande facturen en financiële verrichtingen en ook zelf de periodieke verplichtingen willen uitvoeren, kunnen een boekhoudpakket aanschaffen of kiezen voor de webaccountingoplossing van SBB. Hierover vindt u meer in formatie op onze website. De klant kiest voor SBB Online Via SBB Online kunnen klanten voor een kleine maandelijkse vergoeding hun volledige boekhouding online voeren en overal via internet raadplegen. Zij spreken met hun consulent af welke boekingen zij zelf willen doen en laten de rest (controles, afwerkingen, back-up, beveiliging, updates,...) aan het SBB-kantoor over. b) SBB Online: de belangrijkste voordelen SBB Online bevat gebruiksvriendelijke en gratis webapplicaties waarmee SBB-klanten op een heel eenvoudige manier administratie up-to-date kunnen houden en raadplegen. Door de intuïtieve opbouw vragen de programma s geen uitgebreide opleiding of voorkennis en kan men vrijwel onmiddellijk starten. Omdat het bovendien een webapplicatie is, hebben gebruikers op kantoor, thuis of zelfs in het buitenland via internet en hun paswoord altijd toegang tot hun gegevens. De gegevens worden ook ingelezen in de software van de SBB-kantoren, zodat onze medewerkers instaan voor een regelmatige back-up, een gerichte controle en adequate (virus)bescherming van alle door u ingevoerde gegevens. c) Rapport Online Als ondernemer neemt u dagelijks beslissingen die op korte termijn financiële implicaties hebben (het aanhouden van een bepaalde voorraad, het toestaan van klantenkrediet, ). Investeringen hebben dan weer belangrijke financiële gevolgen op lange termijn, denken we maar aan de investering in een nieuwe machine, het aankopen van een bedrijfspand en dergelijke. 5
Om al deze beleidsbeslissingen op basis van juiste cijfers te kunnen nemen, bieden wij u de module Rapport Online van SBB Online aan. Via deze gratis webapplicatie hoeft u niet meer te wachten op de volgende jaar- of resultatenrekening, maar heeft u de mogelijkheid om overal en wanneer u maar wil een update op te vragen van de financiële situatie (openstaande klanten en leveranciers, balansen, resultatenrekeningen, omzet- en kostenevoluties, financiële ratio s, ) van uw onderneming. Een internetverbinding en een paswoord volstaan. Alle ingegeven documenten (facturen, bankuittreksels,...) worden immers in real time in de verschillende rapporten (PDF-formaat) opgenomen. Indien u een meer gedetailleerde analyse wenst, kan u natuurlijk steeds terecht bij uw SBB-consulent. d) Technische gegevens Rapport Online is een programma dat volledig ontwikkeld is in Macromedia Flash. Om het programma te gebruiken heeft u de Flash plug-in (minimum versie 7) voor uw browser nodig. Die is meestal wel al geïnstalleerd. Indien u de plug-in nog niet hebt, zal u hiervan een melding krijgen en een scherm om Macromedia Flash Player 7 te installeren. 2. RAPPORT ONLINE OPSTARTEN SBB-klanten krijgen gratis toegang tot SBB Online, een extranet op de SBB-website (www.sbb.be) waar klanten heel wat bijkomende informatie kunnen consulteren. Hier kan men o.a. de boekhoudgegevens van de vorige periode raadplegen en de SBBprogramma s zoals Rapport Online opstarten. 6
Om toegang te krijgen tot SBB Online volstaat het om uw naam en klantennummer te mailen naar: sbbonline@sbb.be. Binnen enkele dagen krijgt u van ons dan een persoonlijk paswoord en gebruikersnaam. Uw SBB-consulent kan dan uw toegang tot Rapport Online activeren en al enkele gegevens van uw bestaande klanten opladen. Vanaf dan vindt u linksonder op de startpagina van SBB Online een knop waar u Rapport Online kan opstarten. 3. RAPPORT ONLINE GEBRUIKEN KLANTEN- EN LEVERANCIERSGEGEVENS a) Klanten en leveranciersgegevens aanpassen In deze module beheert u uw klanten- of leveranciersbestand. Klik op Aanpassen klantenfiches of Aanpassen leveranciersfiches. Een nieuwe klant of leverancier aanmaken Om een nieuwe klant of leverancier te creëren drukt u op Nieuw, daarna kan u de nodige gegevens in een nieuw scherm invullen. Het programma vraagt om ook hier een unieke referentiecode toe te kennen aan de klant. Deze omschrijving zal ook gebruikt worden om overzichten van klanten of leveranciers weer te geven (bijv. een overzicht van alle openstaande facturen). Opgelet, eens toegekend kan u deze code niet meer wijzigen. 7
De andere contactgegevens die hier ingevuld moeten worden zijn: - taal: de commerciële taal van de klant/leverancier - bedrijf: de volledig naam van de onderneming of vereniging - titel: de juridische vorm - contact: de voornaam en naam van de contactpersoon - titel: de titel van de contactpersoon - adres: straatnaam en nummer - land: het land waar de klant woont (aan te passen met de knop Land wijzigen ) - bankrekening: de bankrekeningnummer van de klant/leverancier - betalingstermijn: de uiterste datum om de factuur te betalen - boekrekening: de boekhoudpost waarop de factuur geboekt moet worden - BTW-nummer (cijfers aan elkaar schrijven of punten zetten) - BTW-code Wijzigen van bestaande klanten of leveranciers Wanneer uw SBB-consulent Rapport Online voor u activeert, zal hij ook alle gegevens van uw bestaande klanten of leveranciers (zoals naam en BTW-nummer) opladen in deze rubriek. Om deze gegevens te wijzigen of verder aan te vullen, klikt u op de klant of leverancier in de lijst. U kan de volgorde van de klanten of leveranciers wijzigen door te klikken op de tabelomschrijvingen (Referentie, Bedrijf (contact), Adres en BTW-nummer) boven de lijst. De gegevens worden dan in stijgende of dalende alfabetische volgorde geplaatst. U kan de klant of leverancier ook opzoeken met de zoektabel in de rechterbovenhoek. In de scroll-balk kan u aanduiden waar het programma moet zoeken: - Algemeen: zoek in alle velden - Bedrijf: zoek in de naam van het bedrijf of de vereniging - Referentie: zoek in de referentie-omschrijving - BTW-nummer: zoek in de BTW-nummers Onder de scroll-balk typt u dan de zoekterm en u drukt vervolgens op Zoeken. In de tabel vindt u dan alle gegevens die aan de zoekterm voldoen. P.S. Het is niet mogelijk om klanten of leveranciers te verwijderen in de lijst. b) Klanten of leveranciers exporteren Via deze module kan u de klanten of leveranciers exporteren. U kan kiezen om ofwel de hele lijst, ofwel de klanten/leveranciers met factuur in het boekjaar, ofwel de klanten/leveranciers met factuur in de laatste 2 boekjaren te exporteren. U klikt in de keuzelijst de gewenste gegevens aan. De klanten/leveranciers zullen in een txt-bestand op uw scherm verschijnen. Als u deze gegevens van uw klanten wil gebruiken om hen bijvoorbeeld een mailing te sturen, kan u het txt-bestand openen in Excel. 8
Er verschijnt een wizard op uw scherm. Onderstaande afbeeldingen tonen u welke functies u moet selecteren. 9
c) Top 10 van klanten of leveranciers Door te klikken op top 10 van klanten/leveranciers kan u een overzicht opvragen van uw 10 beste klanten of 10 belangrijkste leveranciers van een boekjaar naar keuze. De lijst verschijnt in PDF formaat op uw scherm. 10
d) Openstaande klanten of leveranciers Indien u een overzicht van alle openstaande facturen wenst, drukt u op openstaande klanten/leveranciers. U krijgt dan een pop-upscherm, waar u kan kiezen of u een document wil met of zonder nog te vervallen facturen. Klik vervolgens op maak document om de gegevens af te drukken. Het PDF-document Openstaande Leveranciers geeft vervolgens een overzicht van de ontbrekende documenten en de niet-betaalde leveranciersfacturen (telkens het totaal). 11
e) Ouderdomsbalans Hiermee kan u de vervaldagbalans van de klanten of leveranciers opvragen. De lijst verschijnt in eveneens PDF formaat op uw scherm. 12
f) Klanten of leveranciers zonder vervaldagcode Klanten of leveranciers waarvan geen vervaldagcode bekend is, krijgt u in PDF formaat op uw scherm door te klikken op klanten/leveranciers z/ vervaldagcode. 13
RESULTATEN a) Omzetevolutie Hierbij wordt er u een grafisch overzicht geboden van de evolutie van de omzet per periode in het huidig en voorgaande boekjaar. b) Overzicht resultaten Deze optie geeft u de mogelijkheid om uw resultatenrekening per periode af te drukken samen met een aantal relevante financiële kerncijfers of ratio s. De gegevens die u in de resultatenrekening terugvindt betreffen steeds gecumuleerde gegevens van een bepaald boekjaar. Wanneer uw boekjaar wordt afgesloten per 31 december en u vraagt uw resultatenrekening op in de maand juli, gaat u het gecumuleerd resultaat ontvangen van de maanden januari t.e.m. juni. Gebruikte ratio s : Brutomarge : Bij de berekening van de bruto marge wordt uw gerealiseerde omzet afgezet tegenover de aankopen van handelsgoederen en de diensten en diverse goederen die zijn aangekocht om deze omzet te realiseren. Een brutomarge kleiner dan 100% duidt erop dat uw verkopen niet toereikend waren om de kosten van de aankoop en de kosten gerelateerd aan de exploitatie te dekken. 14
Cash Flow : Bij de berekening van de cash flow wordt het resultaat na belastingen vermeerderd met de niet-kaskosten (afschrijvingen, waardeverminderingen en voorzieningen). De cash flow is een maatstaf ter beoordeling van de mate waarin de onderneming erin slaagt interne financiële middelen tot stand te brengen die bestemd zijn om haar activiteit te financieren. Financiële instellingen hechten veel belang aan deze indicator gezien de gerealiseerde cash flow een beeld geeft van de mogelijkheden die de onderneming genereert om haar financiële schulden af te lossen. Toegevoegde waarde : Deze indicator meet de waarde van de productie verminderd met het intermediair verbruik en wordt samengesteld door van de gerealiseerde omzet de diensten en diverse goederen, de aankopen, bezoldigingen, andere bedrijfskosten en ontvangen subsidies in mindering te brengen. Deze kerncijfers of ratio s kunnen een maatstaf vormen van de financiële toestand van uw onderneming. U dient er zich wel rekenschap van te geven dat deze ratio s sectorgebonden zijn. Voor meer informatie omtrent sectorgegevens kunt u contact opnemen met uw SBB Consulent. Ook de evolutie van bepaalde kerncijfers of ratio s kunnen een houvast zijn in uw financieel beleid : een periodieke stijging van de brutomarge geeft u een signaal dat uw onderneming een hogere rendabiliteit genereert, een periodieke daling van uw cash flow wijst erop dat u minder financiële middelen genereert. c) Detail resultatenrekening Via deze tool heeft u de mogelijkheid om de volledige jaarrekening te bekijken op rekeningniveau. U dient er zich wel rekenschap van te geven dat hierin slechts de gegevens zijn opgenomen die op dit moment door SBB werden verwerkt. De opbrengsten worden onderverdeeld in : - Omzet (gerealiseerde verkopen) - Financiële opbrengsten (meestal ontvangen intresten) - Uitzonderlijke opbrengsten (eenmalige opbrengsten) De kosten worden onverdeeld in : - Aankopen van handelsgoederen - Aankopen van diensten en diverse goederen - Personeelskosten - Afschrijvingen - Financiële kosten - Uitzonderlijke kosten - Belastingen Gelieve hier rekening te houden met het feit dat bepaalde gegevens slechts op moment van de jaarafsluiting worden ingeboekt (bv. Inventarisgegevens, Voorzieningen vakantiegeld ) 15
d) BTW-aangifte Deze module laat u toe een overzicht op te vragen per periode van de bedragen die gestort moeten worden aan de administratie van de BTW. Voor kwartaalaangevers wordt tevens het voorschot berekend dat zij moeten voldoen voor de 20 ste van de eerste en tweede volgende maand na de aangifte. e) Geboekte voorafbetalingen In deze module wordt u een overzicht geboden van de voorafbetalingen van de personenof vennootschapsbelasting in het geselecteerde boekjaar. U wordt geadviseerd om periodiek (op kwartaalbasis) een berekening te maken van de vermoedelijke belastingsdruk van het lopende boekjaar. Aan de hand hiervan kan u een voorafbetaling doen om te vermijden dat u bij ontvangst van het aanslagbiljet een verhoging aangerekend krijgt ten gevolge van ontoereikende voorafbetalingen. Voor de berekening van de voorafbetalingen kan u steeds contact opnemen met uw SBB-kantoor. 16
FINANCIELE GEGEVENS a) Financiële toestand In deze module wordt u een overzicht geboden van de aanwezige liquiditeiten en de schulden op korte termijn. Met aanwezige liquiditeiten worden de vlottende activa bedoeld die op korte termijn te gelde gemaakt kunnen worden (voorraden, handelsvorderingen en contanten). De analyse van de financiële toestand wordt uitgedrukt in twee ratio s : bedrijfskapitaal en liquiditeit : - Bedrijfskapitaal : voor de berekening van het bedrijfskapitaal gaat men het verschil maken tussen de schulden op lange termijn en de activa op lange termijn (oftewel de activa op kort termijn verminderd met de schulden op korte termijn). o Een positief bedrijfskapitaal wijst erop dat u vlottend actief (exploitatiecyclus) financiert met permanent aanwezige middelen. Een positief netto bedrijfskapitaal vormt een soort van veiligheidsbuffer voor de onderneming. o Een negatief bedrijfskapitaal duidt op het feit dat u uw vaste activa financiert met schulden op korte termijn. Concreet betekent dit dat wanneer een schuldeiser op korte termijn zijn schulden wenst in te vorderen, er een concreet probleem ontstaat voor de onderneming. - Liquiditeitsratio : Deze ratio geeft een eerste evaluatie van de liquiditeitsgraad en vergelijkt het totaal van de realiseerbare en beschikbare activa met de schulden op korte termijn. Als minimum wordt hier een liquiditeitsratio van 1 vooropgesteld. 17
Er dient opgemerkt te worden dat bepaalde vlottende activa niet steeds even vlot omgezet kunnen worden in liquiditeiten. (bv. Voorraden, sommige sectoren vereisen zelfs het aanhouden van een aanzienlijke permanente voorraad). Daartoe is er een Acid Ratio ontwikkeld, welke dezelfde verhouding hanteert als het liquiditeitsratio echter zonder rekening te houden met de aanwezige voorraden. b) Overzicht afschrijvingen De module Overzicht afschrijvingen geeft u een volledig beeld van het vast actief, aanwezig in uw onderneming. Zowel de aanschafwaarde als de netto boekwaarde worden bekeken, en u krijgt een overzicht van de afschrijvingskost van het geselecteerde boekjaar. 18
c) Investeringen boekjaar De module Investeringen boekjaar geeft u een volledig overzicht van de investeringen die u gedaan heeft in een bepaald boekjaar. Veel succes met Rapport Online en bedankt voor uw interesse. Als u nog vragen heeft, neemt u best contact met uw SBB-consulent. 19
V.U. Herman VIDTS SBB Bedrijfsdiensten BV-CVBA Vuurkruisenlaan 2 3000 LEUVEN 20