HANDLEIDING AB ONLINE

Transcriptie

1 HANDLEIDING AB ONLINE 1

2 INHOUDSTAFEL AB ONLINE 1) Inleiding 3 a) De boekhoudoplossingen van SBB 3 b) De belangrijkste voordelen 3 c) Technische gegevens 3 2) AB Online opstarten 4 3) AB Online gebruiken 5 a) Aankoopborderelgegevens aanpassen 5 - Hoofding 5 - Voettekst 6 - Artikels 7 - Leveranciers 9 b) Aankoopborderellen en creditnota s maken 12 - Een leverancier selecteren 12 - Boodschap toevoegen 13 - Artikels toevoegen 13 - Een korting toevoegen 13 - Een document vastleggen 13 - Icoontjes gebruiken 13 c) Betalingen en verrichtingen opvolgen 14 2

3 1. INLEIDING a) De boekhoudoplossingen van SBB SBB biedt haar klanten 3 oplossingen voor het voeren van een boekhouding: De boekhouding wordt volledig gevoerd op kantoor Klanten die niet vertrouwd zijn met de boekhoudwetgeving of hieraan zelf geen tijd willen besteden, kunnen alles uitbesteden aan een SBB-kantoor. Zij maken dan de nodige afspraken met hun SBB-consulent die de volledige administratie zal opvolgen. Een klant kan dan zijn boekhoudgegevens na elke afgesloten periode op papier of via het extranet SBB Online raadplegen. De klant voert zijn boekhouding zelf Klanten die zelf willen instaan voor de verwerking van alle inkomende en uitgaande facturen en financiële verrichtingen en ook zelf de periodieke verplichtingen willen uitvoeren, kunnen een boekhoudpakket aanschaffen of kiezen voor de webaccountingoplossing van SBB. Hierover vindt u meer in formatie op onze website. De klant kiest voor AB Online Klanten die hun aankoopborderellen nu opvolgen met classeurs of met Excel-of Wordbestanden of die overwegen om een boekhoudprogramma aan te schaffen om enkel aankoopborderellen in te geven bieden wij met AB Online een uitstekend en bovendien ook gratis alternatief. b) AB Online: de belangrijkste voordelen AB Online is een gebruiksvriendelijk en gratis online facturatieprogramma waarmee SBBklanten op een heel eenvoudige manier hun klantenadministratie up-to-date kunnen houden en al hun aankoopborderellen kunnen beheren. Door de intuïtieve opbouw vraagt het programma geen uitgebreide opleiding of voorkennis en kan men vrijwel onmiddellijk starten. Omdat het bovendien een webapplicatie is, hebben gebruikers op kantoor, thuis of zelfs in het buitenland via internet en hun paswoord altijd toegang tot hun klantenadministratie. De aankoopborderellen worden ook ingelezen in de accountancy-software van de SBBkantoren, zodat onze medewerkers instaan voor een regelmatige back-up, een gerichte controle en adequate (virus)bescherming van alle klanten- en aankoopborderelgegevens. c) Technische gegevens AB Online is een programma dat volledig ontwikkeld is in Macromedia Flash. Om het programma te gebruiken heeft u de Flash plug-in (minimum versie 7) voor uw browser nodig. Die is meestal wel al geïnstalleerd. Indien u de plug-in nog niet hebt, zal u hiervan een melding krijgen en een scherm om Macromedia Flash Player 7 te installeren. 3

4 2. AB ONLINE OPSTARTEN SBB-klanten krijgen gratis toegang tot SBB Online, een extranet op de SBB-website ( waar klanten heel wat bijkomende informatie kunnen consulteren. Hier kan men o.a. de boekhoudgegevens van de vorige periode raadplegen en de SBBprogramma s zoals AB Online opstarten. Om toegang te krijgen tot SBB Online volstaat het om uw naam en klantennummer te mailen naar: [email protected]. Binnen enkele dagen krijgt u van ons dan een persoonlijk paswoord en gebruikersnaam. Uw SBB-consulent kan dan uw toegang tot AB Online activeren en al enkele gegevens van uw bestaande leveranciers opladen. Vanaf dan vindt u linksonder op de startpagina van SBB Online een knop waar u AB Online kan opstarten. 4

5 3. AB ONLINE GEBRUIKEN a) Aankoopborderelgegevens aanpassen - Hoofding Wie geen voorgedrukt papier gebruikt om zijn aankoopborderellen te maken, kan in deze rubriek de naam en alle contactgegevens van zijn onderneming invullen. Hier kan u eventueel ook een logo opladen. Klik op Hoofding in de linkernavigatiebalk. Uw aankoopborderelvermeldingen (bijv. naam, adres, woonplaats, telefoon- en faxnummer, website, adres, ) kan u typen in de 10 tekstvelden. Ze worden dan opgenomen in de hoofding van alle aankoopborderellen, zoals afgebeeld in het scherm bovenaan. Het logo kan je plaatsen door het in de vorm van jpg-bestand op te laden. Hiervoor druk je op de knop Opladen logo en via de bladerfunctie van je PC kan je het bestand selecteren en vervolgens opslaan. Opgelet, het jpg-bestand mag maximum 85 x 85 pixels groot zijn. Om een lijn onder deze vermeldingen te plaatsen, vink je het veld Lijn weergeven aan. Klik vervolgens op Bewaren om alle gegevens op te slaan. 5

6 - Voettekst Hier kan u de rest van de verplichte vermeldingen (of andere commerciële boodschappen) opnemen. Klik op Voettekst in de linkernavigatiebalk. Als gebruiker heeft u hier de keuze om gebruik te maken van de 9 Tekstvelden ofwel kiest u voor Vrije tekst. Dan heb je afhankelijk van de tekstgrootte (groot, normaal, klein of extra klein) 3 tot 8 tekstregels, die onderaan op de aankoopborderel gedrukt worden. Ook hier kan u een lijn plaatsen door het veld Lijn boven voettekst aan te vinken. Klik op Bewaren om alle gegevens op te slaan. Alle aankoopborderellen en creditnota s die u vanaf nu afdrukt (ook oudere facturen) worden met deze vermeldingen geprint. Opgelet: verplichte vermeldingen De meeste vermeldingen zoals de volledige naam, de vennootschapsvorm, het adres en het BTW-nummer van de leverancier en de klant, de datum van uitreiking, de nummering, de vermelding Aankoopborderel, de hoeveelheid en de omschrijving van de geleverde goederen en diensten, de maatstaf van heffing (bedrag zonder BTW), het totaalbedrag aan BTW en de munteenheid worden ingevuld bij het aanmaken van de aankoopborderel. 6

7 Een aantal verplichte vermeldingen moeten echter voorzien zijn op het voorgedrukt papier en/of aangevuld worden via de hoofding en de voettekst: - het bankrekeningnummer - het ondernemings- en BTW-nummer (bijv. BTW BE voor BTWbelastingplichtigen) - voor rechtspersonen zoals vennootschappen: een verwijzing naar het rechtspersonenregister (bijv. RPR Leuven voor BTW-belastingplichtigen) - de aankoopborderelvoorwaarden (eventueel een verwijzing naar de achterkant van de aankoopborderel) - in geval van vrijstelling of verlegging van BTW: een verwijzing naar het betreffende artikel - in geval van de margeregeling: een verwijzing naar de toepasselijke BTW-wetgeving - een eventuele verwijzing naar vorige voorschotfacturen - andere sectorgebonden vermeldingen zoals bijzondere erkenningen, vergunningen, verzekeringspolissen, - Artikels In de module Artikels maakt en beheert u de lijst van al uw goederen of diensten. Klik op Artikels in de linkernavigatiebalk. 7

8 Een artikel aanmaken Om een nieuw artikel aan te maken, klikt u onderaan het scherm op Nieuw en vult u eerst een nieuw en uniek referentienummer voor uw product of dienst in en een duidelijke omschrijving van het artikel. Het invulveld Rekening verwijst niet naar een banknummer, maar naar de boekhoudpost waar de verkoop moet weggeschreven worden. Meestal is dat een 60-nummer. Als u verschillende posten gebruikt, zal uw consulent deze hier ook vermelden. De BTW-code verwijst naar de verschuldigde BTW op het product of de dienst. Hier heeft u de keuze tussen volgende codes: 0 %, 6 %, 12 %, 21 %, M (Medecontractant), LV (Leeggoed en verpakkingen), DIS (Disconto), VA (Verkoop aan ambassades) en A (Andere vrijstellingen). De eenheidsprijs (uitgedrukt in EUR) is het bedrag dat betaald moeten worden voor het product of de dienst zonder BTW. Druk vervolgens op Opslaan om op te slaan. Informatieregel Als u in uw facturen ook informatieregels wilt gebruiken die net onder een artikel moeten staan, kan u die hier aanmaken (bijv. Wij bieden 3 jaar garantie op dit artikel ). U kiest opnieuw Nieuw en vult een referentienummer in. In de omschrijving komt dan uw boodschap (bijv. Wij bieden 3 jaar garantie op al onze producten ) en u vinkt de boodschap Informatieregel aan. Een eenheidsbedrag of BTW-code invullen is vanzelfsprekend niet nodig. Druk vervolgens op Wijzig om op te slaan. Een artikel wijzigen Om een bestaand product of dienst aan te passen heeft u twee mogelijkheden: ofwel klikt u op een artikel in de lijst ofwel selecteert u het item in de referentielijst. In de invulvelden kan u de gegevens dan aanpassen. Druk vervolgens op Bewaren om op te slaan. 8

9 - Leveranciers In deze module beheert u uw leveranciersbestand. Klik op Leveranciers in de linkernavigatiebalk. Een nieuwe leverancier aanmaken Om een nieuwe leverancier te creëren drukt u op Nieuw, daarna kan u de nodige gegevens in een nieuw scherm invullen. 9

10 Het programma vraagt om ook hier een unieke referentiecode toe te kennen aan de leverancier. Deze omschrijving zal ook gebruikt worden om overzichten van leveranciers weer te geven (bijv. een overzicht van alle openstaande facturen). Opgelet, eens toegekend kan u deze code niet meer wijzigen. De andere contactgegevens die hier ingevuld moeten worden zijn: - taal: de commerciële taal van de leverancier - bedrijf: de volledig naam van de onderneming of vereniging - titel: de juridische vorm - contact: de voornaam en naam van de contactpersoon - titel: de titel van de contactpersoon - adres: straatnaam en nummer - land: het land waar de leverancier woont (aan te passen met de knop Land wijzigen ) - bankrekening: de bankrekeningnummer van de leverancier - betalingstermijn: de uiterste datum om de aankoopborderel te betalen - boekrekening: de boekhoudpost waarop de aankoopborderel geboekt moet worden - BTW-nummer (cijfers aan elkaar schrijven of punten zetten) - BTW-code Druk op Bewaren om uw gegevens op te slaan. Met de knop Terug keert u terug naar de lijst met alle leveranciers. 10

11 Wijzigen van bestaande leveranciers Wanneer uw SBB-consulent AB Online voor u activeert, zal hij ook al enkele gegevens van uw bestaande leveranciers (zoals naam en BTW-nummer) opladen in deze rubriek. Om deze gegevens te wijzigen of verder aan te vullen klikt u op de leverancier in de lijst. U kan de volgorde van de leveranciers wijzigen door te klikken op de tabelomschrijvingen (Referentie, Bedrijf (contact), Adres en BTW-nummer) boven de leverancierslijst. De gegevens worden dan in stijgende of dalende alfabetische volgorde geplaatst. U kan de leverancier ook opzoeken met de zoektabel in de rechterbovenhoek. In de scrollbalk kan u aanduiden waar het programma moet zoeken: - Algemeen: zoek in alle velden - Bedrijf: zoek in de naam van het bedrijf of de vereniging - Referentie: zoek in de referentie-omschrijving - BTW-nummer: zoek in de BTW-nummers Onder de scroll-balk typt u dan de zoekterm en u drukt vervolgens op Zoeken. In de tabel vindt u dan alle leveranciers die aan de zoekterm voldoen. Om opnieuw de lijst met alle leveranciers te krijgen, klikt u links in de navigatiebalk opnieuw op Leveranciers. P.S. Het is niet mogelijk om leveranciers te verwijderen in de lijst. 11

12 b) Aankoopborderellen opmaken Wanneer u een aankoopborderel of creditnota wilt aanmaken, dan selecteert u in de linkernavigatiebalk Factuur of Creditnota. De werkwijze die nu volgt, is voor de beide documenten hetzelfde. - Een leverancier selecteren Eerst gaan wij een leverancier selecteren. Wanneer u op kader klikt, komt u terecht in een keuzelijst van leveranciers. U kan een eerste selectie doorvoeren door een trefwoord in te vullen. Het programma zoekt dan in de nummer, naam en adres van de leverancier. U kan ook Algemeen in de scroll-balk vervangen door naam, referentie of BTW-nummer en vragen om enkel in deze rubrieken te zoeken. Daarna selecteert u de leverancier en klikt u op OK. U keert dan automatisch terug naar de creditnota/aankoopborderel en u zult zien dat het aankoopborderelnummer, de vervaldatum, het klantnummer en het BTW-nummer zijn ingevuld. 12

13 - Boodschap toevoegen Onder de titel CN Aankoopborderel of Aankoopborderel heeft u de mogelijkheid om in het document een (commerciële) boodschap toe te voegen. Dit kan u doen door een simpele muisklik op de balk. Ook onderaan kan u een mededeling toevoegen. - Artikels toevoegen Om artikels toe te voegen klikt u op de balk onder Omschrijving. Vervolgens komt u terecht in een klein submenu waarin de verschillende artikels gerangschikt zijn. U kiest het gewenste artikel en vervolgens klikt u op Toevoegen. Mocht u voor het verkeerde artikel gekozen hebben, dan hebt u nog altijd de mogelijkheid om dit artikel te verwijderen door op het vuilbakje links naast het artikel te klikken. - Een korting toevoegen Om een korting toe te voegen, klikt u op het balkje Korting, u vult een kortingspercentage in en u drukt op OK. Als u geen korting voorziet op de aankoopborderel, zal deze regel ook niet afgedrukt worden. - Een document vastleggen Wanneer u zeker bent dat een bepaalde aankoopborderel correct is, kiest u voor het derde icoontje (status definitief). Er wordt gevraagd een datum en een vervaldag in te geven. Eens dit gebeurd is, kan men het document niet meer aanpassen. - Icoontjes gebruiken Rechts bovenaan (onder het logo van AB Online) vindt u 5 icoontjes. U kan hiermee volgende opdrachten uitvoeren: Een nieuw leeg document kiezen Een artikel toevoegen Een aankoopborderel definitief maken Het document verwijderen Het document printen Wanneer u met de muis over deze icoontjes gaat, krijgt u een korte toelichting over de werking van de knop. 13

14 c) Betalingen en verrichtingen opvolgen Met AB Online kunt u ook uw volledige leveranciersadministratie opvolgen. Zo kan u een totaaloverzicht vragen of een lijst met alle onafgewerkte of verstuurde offertes. Voor aankoopborderellen en creditnota s (bedrag is dan in het rood vermeld) is dat een overzicht met alle documenten of een selectie met alle onafgewerkte, openstaande of betaalde documenten. Aankoopborderellen of creditnota s die met groene zijn aangevinkt, zijn al doorgestuurd naar SBB. In de lijst kan u elk document opnieuw openen (dubbelklikken) en vervolgens vervolledigen (bijv. een onafgewerkte aankoopborderel) of van status veranderen (van openstaande naar betaalde aankoopborderel). Bij de facturen vindt u dan rechtsboven volgende icoontjes: Een nieuwe lege aankoopborderel openen Een aankoopborderel als betaald registreren (datum en het rekeningnummer selecteren) Een creditnota maken van een openstaande aankoopborderel Een duplicaat afdrukken De aankoopborderel afdrukken Veel succes met AB Online en bedankt voor uw interesse. Als u nog vragen heeft, neemt u best contact met uw SBB-consulent. V.U. Herman VIDTS SBB Bedrijfsdiensten BV-CVBA Vuurkruisenlaan LEUVEN 14