Gebruikershandleiding versie 0.73 25 mei 2012
1 Overzicht communicatiemiddelen Schoudercom.nl biedt verschillende communicatiemiddelen. Bepaal met onderstaande diagram welk middel het meest geschikt is voor uw doel: U wilt... Informeren? Communiceren? Met 1 of enkele? Met veel? Nieuw Event 'In de klas' bijwerken Nieuwsitem toevoegen Nieuwsbrief toevoegen Nieuw Bericht Nieuw Bericht Nieuwe Poll Nieuw Enquête Gesprekkenronde Forum Voordat ze in detail worden beschreven, worden hieronder de middelen kort toegelicht: Bericht Geschikt voor berichtje aan 1 of enkele personen of, door toevoeging van vragenlijst met automatische verwerking van reacties, zeer geschikt voor communicatie met groepen. Geadresseerden ontvangen een email ter notificatie. Event Wordt op de kalender geplaatst. Er worden geen emails ter notificatie gestuurd. In de klas Handig voor korte (<140 tekens) updates. Verschijnen bij de groep op de Overzicht tab. Er worden geen emails ter notificatie gestuurd. Poll Korte stellingen om meningen te peilen. Verschijnt op Overzicht tab en aan rechterzijde op andere pagina's. Er worden geen emails ter notificatie gestuurd. Enquête Uitgebreide vragenlijsten, optioneel met coderingen. Geadresseerden ontvangen een email ter notificatie. Gesprekkenronde Voor het maken van planningen voor oudergesprekken Zowel leerkrachten als ouders kunnen optioneel om input gevraagd worden Geadresseerden ontvangen een uitnodiging, en dus ook een email ter notificatie Nieuwsitem Een kort nieuwsbericht dat op de Overzicht tab en de homepage verschijnt. Er worden geen emails ter notificatie gestuurd. Nieuwsbrief De nieuwsbrief kan in Schoudercom.nl gepubliceerd worden of kan een link zijn naar de nieuwsbrief elders. Verschijnt op de Overzicht tab en de homepage. Geadresseerden ontvangen een email ter notificatie. Afspraakje Handig om alvast een afspraakje voor volgende week te maken voor uw kind. Geadresseerden ontvangen een email ter notificatie. Forum Geschikt voor discussie. Gebruikershandleiding Schoudercom.nl Bladzijde 1
Komt in 2011 beschikbaar. 2 Communicatiemiddelen in detail Als u op de website op een klikt krijgt u meer informatie over het betreffende onderwerp te zien. De volgende onderwerpen zijn van toepassing op verschillende communicatiemiddelen en worden hier alvast toegelicht: Als er een email verstuurd wordt ter notificatie, wordt nooit het bericht zelf meegestuurd. De email bevat alleen een link naar het bericht op Schoudercom.nl. Bij het schrijven van de tekst kunt u gebruik maken van tekstopmaakopties en opties om links, afbeeldingen en video's toe te voegen deze opties vindt u onderaan de tekstbox als kleine icoontjes. Bij het toevoegen van geadresseerden heeft u de volgende opties: Distributielijst. Een lijst van gebruikers (zoals bijvoorbeeld 'Alle ouders in groep 6') waarmee u automatisch iedereen in de doelgroep bereikt. Mailbox. Een mailbox zoals 'Mailbox van leerkrachten in groep 2' wordt gelezen door beide leerkrachten die aan groep 2 verbonden zijn. Individuele gebruikers. Bij sommige communicatiemiddelen geeft u niet de geadresseerden zelf op maar de groepen waarvoor deze bestemd is. Voorbeeld: Event, In de klas. Een aantal communicatiemiddelen zijn na versturen/publiceren (beperkt) wijzigbaar. Ga naar de Uitstaand of Verzonden subtab onder Postvak en klik op bij het te wijzigen item. Om een Nieuwsitem of een Nieuwsbrief te wijzigen kijkt u onder Beheer. 2.1 Bericht Een bericht is te gebruiken als een email die intern binnen Schoudercom.nl verstuurd wordt. Kies voor Bericht (linksboven op Overzicht pagina of uit het selectielijstje aan de rechterzijde). In het scherm dat verschijnt kunt u achtereenvolgens de geadresseerden en de tekst opgeven. Optioneel kunt u een datum toevoegen (voor plaatsing in de agenda) en een vragenlijst maken. Geadresseerden Om een grote groep geadresseerden toe te voegen klikt u op de knop Toevoegen..., kiest u Distributielijsten uit het selectielijstje, vervolgens de rol (bijvoorbeeld 'Ouders' of 'Leerkrachten') en tenslotte de groep (indien van toepassing). Om een enkele gebruiker toe te voegen klikt u op de knop Toevoegen..., kiest u onder Individuele gebruikers de rol uit het selectielijstje en selecteert u vervolgens de gebruikers. Optie: Verstuur als: Deze optie wordt getoond als u lid bent van 1 of meer mailboxen. Als u hier een mailbox kiest, zoals 'Mailbox van Leerkrachten in groep 2', dan zal de geadresseerde als verzender bijvoorbeeld 'Leo Dolfijn namens Mailbox van Leerkrachten in groep 2' zien. Gebruikershandleiding Schoudercom.nl Bladzijde 2
Uitnodigingstekst Hier kunt u de titel van het bericht opgeven, de toelichting en eventueel een bijlage toevoegen. In agenda plaatsen Klik de link In agenda plaatsen om het item op de agenda te plaatsen. De uitnodiging verschijnt dan op de agenda van de geadresseerden en als u een distributielijst heeft gekozen (bijvoorbeeld 'Alle ouders in groep 5') ook op de groepskalender van groep 5. Als het een gewoon verzoek betreft laat u de datum en tijd leeg. Optie: Zichtbaarheid: Hiermee geeft u aan wie het Bericht mag inzien, bijvoorbeeld via een agenda of groepskalender Vragenlijst Gebruik de Vragenlijst om een grote groep mensen te benaderen en de reacties automatisch voor u te laten verwerken. Van tevoren dient u na te denken over de vraag/vragen die u wilt stellen en en de mogelijke antwoordopties die u de geadresseerden wilt geven: Heeft u 1 of meerdere vragen? Hoeveel antwoordopties per vraag? Wilt u ruimte geven voor vrije input? Klik de link Vragenlijst om vragen toe te voegen. Reeds gedefinieerde vragen kunt u wijzigen ( ), omhoog ( ) of omlaag ( ) bewegen in de vragenlijst en verwijderen ( ). De volgende vraagtypes zijn beschikbaar voor een bericht: Keuze. Dit vraagtype heeft 2 antwoordopties, waarvan er ten hoogste 1 gekozen kan worden. U kunt aangeven of antwoord geven verplicht is. Keuze met invulveld. Deze lijkt op de Keuze, waarbij 1 van de antwoordopties een vrij invulveld is. Als u naar een aantal vraagt en u kiest voor type 'Getal', dan worden de reacties automatisch opgeteld (bijvoorbeeld: Ja, ik kan rijden en heb zitplaatsen ). Multiple Choice. Met dit vraagtype kunt u alle denkbare keuzelijstjes maken. U kunt meerdere antwoordopties maken, die optioneel een vrij invulveld kunnen hebben. Ook kunt u met 'Meerdere antwoorden toegestaan' de geadresseerde meer dan 1 antwoordmogelijkheid laten kiezen. Als er veel antwoordopties zijn kunt u desgewenst de antwoordopties nummeren. Open vraag. Bij de open vraag maakt u geen voor- gedefinieerde antwoordopties maar geeft u ruimte aan de geadresseerde om zelf antwoord te geven. Bij sommige vraagtypes is er rechtsboven een knop Geavanceerd zichtbaar. Als u hierop klikt kunt u per antwoordoptie het maximaal aantal responses opgeven. Dit is handig bij bijvoorbeeld uitnodigingen voor inloopdagen waarbij u het aantal ouders per dag wilt beperken. U maakt dan bij een Multiple Choice als antwoordopties de verschillende data aan (bijvoorbeeld 22-11, 23-11 en 24-11) en vult als maximum bij iedere optie 10 in. Zodra er 10 Gebruikershandleiding Schoudercom.nl Bladzijde 3
aanmeldingen zijn voor een dag, kunnen andere ouders de optie nog wel zien maar niet meer selecteren. aangeven of ouders die meerdere kinderen op school hebben per kind of per groep een antwoordmogelijkheid moeten krijgen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een vraag als 'Blijft uw kind woensdag helpen bij de voorbereiding voor het zomerfeest?'. Ouders met meerdere kinderen in de aangeschreven groepen krijgen voor ieder kind een invulformulier te zien indien u hiervoor kiest. Tenslotte kunt u een deadline opgeven waarvoor u de antwoorden ontvangen wilt hebben. Als geadresseerden 5 dagen voor de deadline nog geen antwoord hebben gegeven wordt het Bericht met een rode rand bovenin de lijst van ontvangen berichten getoond. Als geadresseerden 2 dagen voor de deadline nog niet hebben gereageerd wordt er automatisch een herinneringsemail verstuurd. Opties Indien de lijst van geadresseerden distributielijsten van ouders bevat kunt u nog de volgende opties opgeven (klik op de link Opties): Als de optie 'Stuur niet alleen naar primair aanspreekpunt' aangevinkt is wordt de uitnodiging naar beide ouders gestuurd de instellingen voor het primair aanspreekpunt van de ouders worden hierbij genegeerd. Na het versturen van het Bericht ontvangen de geadresseerden een email ter notificatie, afhankelijk van hun persoonlijke voorkeursinstellingen. 2.2 Event Gebruik een event om een gebeurtenis op de kalender te plaatsen zonder dat er notificaties per email worden verstuurd. Het invullen van het Onderwerp, de Tekst en de datum/tijd is hetzelfde als voor een Bericht. In plaats van geadresseerden toe te voegen kiest u bij een Event de groep(en) waarvoor het Event op de groepskalender getoond moet worden. N.B. als u de jaarkalender met alle gebeurtenissen voor het komende jaar wilt voorbereiden kies dan voor Jaarkalender bewerken op de Beheer Hiermee kunt u de events voorbereiden en vervolgens voorleggen aan het team voordat u ze publiceert. tab. Gebruikershandleiding Schoudercom.nl Bladzijde 4
2.3 In de klas Met 'In de klas' kunt u desgewenst overdag korte updates geven over wat er in de klas gebeurt. De update wordt getoond op de Overzicht tab bij de groep. Als u over een Twitter account beschikt kunt u deze koppelen en per 'In de klas' update aangeven of deze ook als Tweet geplaatst moet worden. De omgekeerde weg, Tweets tonen binnen Schoudercom.nl, is ook mogelijk, zie School Twitter op de Beheer tab. Er worden geen emails ter notificatie gestuurd. 2.4 Gesprekkenronde Gebruik een gesprekkenronde om oudergesprekken te plannen. Een gesprekkenronde kan door iedere leerkracht, directielid of de administratie worden aangemaakt en kan voor 1 of meerdere groepen worden ingepland. Tijdens het plannen kunt u de leerkrachten vragen aanpassingen te maken voor hun groep. Ook kunt u de ouders vragen naar hun voorkeur voor datum/tijd en eventueel andere vragen stellen. De volgende 4 eenvoudige stappen worden doorlopen: 1. Data, tijden en groepen invoeren. Hier geeft u aan op welke dagen en tijdstippen en voor welke groepen de gesprekken ingepland moeten worden. 2. Blanco gesprekkenschema aanpassen. Op grond van Stap 1 wordt er voor elke groep een blanco gesprekkenschema gemaakt die u in detail kunt wijzigen. a) Betrek leerkrachten. In deze optionele stap kunt u leerkrachten uitnodigen het blanco gesprekkenschema te bekijken en evt. aanpassingen te laten maken. b) Betrek ouders. In deze optionele stap kunt u de ouders uitnodigen een voorkeur voor datum/tijd op te geven en bijvoorbeeld vragen naar naar onderwerpen die ze graag willen bespreken. 3. Gesprekken inplannen. Zodra de input uit de (optionele) Stap 2a en Stap 2b binnen is kunt u de planning aanmaken en vervolgens desgewenst wijzigingen aanbrengen. a) Betrek leerkrachten. Voordat u de uitnodigingen verstuurt kunt u in deze optionele stap leerkrachten laatste aanpassingen laten maken in de planning voor hun groep. 4. Uitnodigingen versturen. Wanneer de planning goed bevonden is kunt u de uitnodigingen aan de ouders versturen. Leerkrachten houden inzicht in de planning doordat deze op de Uitstaand lijst in hun Postvak getoond worden (er moet dan wel Door mij of voor mijn groep(en) gemaakt gekozen worden). De uitnodigingen die in Stap 4 worden verstuurd komen zowel bij de ouders als bij de leerkrachten op de agenda. Om een gesprekkenronde aan te maken kiest u voor Nwe Gesprekkenronde (linksboven op Overzicht pagina of uit het selectielijstje aan de rechterzijde). Er wordt dan eerst een korte toelichting getoond, waarna de bovengenoemde 4 stappen volgen. Gebruikershandleiding Schoudercom.nl Bladzijde 5
Nieuwe gesprekkenronde Stap 1: Data, tijden en groepen invoeren Na het opgeven van de omschrijving en de duur van 1 gesprek kunt u de data opgeven waarop de gesprekken gaan plaats vinden. Per dag kunt u de Starttijd opgeven, het aantal gesprekken en na welk gesprek er een pauze ingelast moet worden (de pauze heeft de lengte van 1 gesprek). Met Dag toevoegen maakt u eenvoudig een gesprekkenronde die meerdere dagen beslaat. Ook geeft u in deze stap aan voor welke groepen de gesprekken ingepland moeten worden. Standaard worden alle groepen en leerkrachten getoond, u hoeft alleen nog maar de groepen te selecteren. Als voor een groep een andere of extra gesprekspartner bij het gesprek aanwezig zal zijn kunt u eenvoudig per groep gesprekspartners toevoegen ( ) en verwijderen ( ). Nieuwe gesprekkenronde Stap 2: Blanco gesprekkenschema aanpassen In stap 2 wordt het blanco gesprekkenschema getoond, die u vervolgens kunt wijzigen. U kunt per groep: Gesprekstijden uitsluiten, bijvoorbeeld om later te beginnen of een extra pauze te creëren; De pauze eerder ( ) of later ( ) laten plaats vinden, of verwijderen ( ). Gebruikershandleiding Schoudercom.nl Bladzijde 6
Aangeven dat bepaalde leerlingen niet ingepland hoeven te worden, bijvoorbeeld omdat er apart een gesprek zal worden gepland. Aangeven dat er voor bepaalde leerlingen een langere gespreksduur gepland moet worden. U kunt deze aanpassingen zelf maken, of u kunt de leerkrachten uitnodigen dit voor hun groepen te doen door onderaan de pagina bij Stap 2a te kiezen voor Stuur bericht.... Het bericht kunt u aanpassen en er eventueel vragen aan toevoegen. Zodra u een bericht heeft gestuurd wordt deze bij Stap 2a getoond en kunt u gemakkelijk de voortgang bijhouden en de reacties inzien, of weer intrekken. Indien nodig kunt u meerdere berichten sturen. Zodra het blanco gesprekkenschema in orde is kunt u bij de optionele Stap 2b de ouders vragen om hun voorkeur voor datum en tijd en eventueel extra vragen toevoegen. De uitnodigingen worden weer bij de stap vermeld en u kunt zo snel doorklikken naar de reacties. Opmerking: de eerste vraag in de uitnodiging van Stap 2b is niet wijzigbaar. Deze vraag vraagt naar de voorkeur voor datum en tijd en wordt automatisch afgeleid uit de gegevens die in Stap 1 zijn ingevoerd. De antwoorden van de ouders op deze vraag worden weer automatisch meegenomen in de planning in Stap 3. Zoals het voorbeeld in deze paragraaf laat zien kunnen ouders voor elke dag aangeven of ze voor de eerste helft of tweede helft van de avond een voorkeur hebben. Nieuwe gesprekkenronde Stap 3: Gesprekken inplannen Als de (optionele) input van de ouders binnen is kunt u de planning gaan maken. Klik in Stap 3 op Gesprekken inplannen om voor de leerlingen in de deelnemende groepen een optimale datum en tijd te vinden. Bij het maken van de planning wordt rekening gehouden met: broertjes of zusjes in dezelfde klas de gesprekken worden dan aaneengesloten ingepland; broertjes of zusjes in een andere klas er wordt dan een pauze (met duur van 1 gesprek) tussen de gesprekken ingepland; een langere gespreksduur opgegeven in Stap 2; handmatige uitsluitingen van leerlingen opgegeven in Stap 2; handmatige uitsluitingen van tijden opgegeven in Stap 2; de datum/tijd voorkeur van ouders opgegeven in Stap 2b. Gebruikershandleiding Schoudercom.nl Bladzijde 7
De planning wordt vervolgens per groep getoond en is inzichtelijk voor de leerkrachten via de Uitstaand lijst in hun Postvak. Ingeplande gesprekken kunnen weer eenvoudig worden verwijderd ( ). Daarnaast kunnen nieuwe gesprekken worden toegevoegd ( ) en kunt u gesprekken verplaatsen naar een andere datum/tijd ( ). U kunt deze aanpassingen zelf maken, of u kunt weer de leerkrachten uitnodigen dit voor hun groepen te doen door onderaan de pagina bij Stap 3a te kiezen voor Stuur bericht.... Als de planning eenmaal is aangemaakt kunt u met Gesprekken opnieuw inplannen de planning opnieuw genereren. De in Stap 3/3a aangebrachte wijzigingen gaan dan wel verloren en dienen opnieuw toegepast te worden. Vergeet dan ook niet de eventueel al verstuurde uitnodigingen (Stap 4) in te trekken en opnieuw te sturen. Nieuwe gesprekkenronde Stap 4: Uitnodigingen versturen In Stap 4 maakt u met Stuur uitnodigingen... de uitnodigingen aan. U kunt de tekst wederom voor het versturen aanpassen. De uitnodiging bevat 1 vraag die niet wijzigbaar is. Deze vraag, die vraagt naar de bevestiging van de komst van de ouder(s), wordt automatisch afgeleid. De antwoorden van de ouders op deze vraag worden weer automatisch verwerkt zodat er in Stap 4 een mooi overzicht ontstaat van de gespreksronde: Gebruikershandleiding Schoudercom.nl Bladzijde 8
Alle uitnodigingen die worden verstuurd, dus ook die van Stap 2 en 3, maken gebruik van het automatische herinneringsmechanisme van Schoudercom.nl: indien 5 dagen voor de deadline geen reactie dan verschijnen ze rood omrand bovenaan in de lijst van ontvangen berichten; indien 2 dagen voor de deadline geen reactie dan wordt er een herinneringsemail verstuurd. Gebruikershandleiding Schoudercom.nl Bladzijde 9