1 Inleiding Deze handleiding beschrijft de werking van de facturatie-module van mijndienstrooster. Met de facturatiemodule kunnen op eenvoudige wijze facturen worden samengesteld op basis van de geplande en gewerkte uren van de medewerkers. Door diverse instellingen zijn de facturen aan te passen aan de eigen wensen. Facturatie op basis van werkelijk geboekte uren is alleen te gebruiken in combinatie met de tijdregistratie module van mijndienstrooster. Alle hier beschreven functionaliteit is te vinden in het menu onder 'Financieel' V1.0 10-03-13 1
2 Instellingen Alleen medewerkers met de juiste toegangsrechten kunnen de Facturatie-module gebruiken. De toegangsrechten per medewerker zijn aan te passen via het menu Beheer Basistabellen Medewerkers Wijzigen Toegangsrechten (zie Afbeelding 1: Toegangsrechten). De optie 'Financiële Module moet worden aangevinkt. N.B. Beheerders hebben altijd toegang tot de financiele module. Afbeelding 1: Toegangsrechten Om het juiste logo af te drukken op de factuur moet het eigen bedrijfslogo worden geüpload. Dit kan via het menu Beheer Optie, tabblad Logo (zie Afbeelding 2: Logo) Afbeelding 2: Logo V1.0 10-03-13 2
Let Op: Op de factuur wordt het logo afgedrukt in het originele formaat van de geüploade afbeelding. Voor de facturatie-module gebruikt kan worden moeten een aantal basisinstellingen worden aangepast. Deze zijn te vinden via het menu Beheer Optie, tabblad Facturatie (zie Afbeelding 3: Opties) Afbeelding 3: Opties De volgende instellingen kunnen worden aangepast: Plannen en factureren per opdracht Uurtarief invoeren Laatste factuurnummer BTW hoog Bij het invoeren van de planning kan een opdracht worden gekozen waaonder de geplande uren worden uitgevoerd. Indien gebruik wordt gemaakt van de Factuurwizard moet deze opties zijn ingeschakeld. Indien ingeschakeld kan bij het plannen een uurtarief worden ingevoerd. Indien de optie 'Plannen en factureren per opdracht' is ingeschakeld worden de uurtarieven gebruik zoals ingevoerd bij de betreffende opdracht. Dit is het laatst gebruikte factuurnummer. Bij het maken van een nieuwe factuur wordt het Laatste factuurnummer + 1 gebruikt. Het standaard hoge BTW-tarief in procenten. V1.0 10-03-13 3
BTW laag Reiskosten Logo tonen Factuurtitel Factuurtitel (credit) Factuurtitel (voorschot) Voettekst Voettekst Voorschot Pagina voettekst Het standaard lage BTW-tarief in procenten Het tarief per kilometer dat standaard wordt gebruikt bij het berekenen van de reiskosten Het geüploade bedrijflogo al dan niet tonen op de factuur. De titeltekst van de factuur die wordt getoond in de kop van de factuur De titeltekst van de creditfactuur die wordt getoond in de kop van de factuur De titeltekst van de voorschotfactuur die wordt getoond in de kop van de factuur De standaard voettekst die onderaan de factuur wordt getoond. Deze tekst kan eventueel per opdracht of factuur worden gewijzigd. De standaard voettekst die onderaan de factuur wordt getoond. Deze tekst kan eventueel per opdracht of factuur worden gewijzigd. De vaste voettekst die onderaan de pagina wordt getoond. V1.0 10-03-13 4
3 Opdrachtgevers en Lokaties De opdrachtgevers en/of de lokaties fungeren bij de facturatie als debiteur. Facturen kunnen derhalve zowel gericht worden aan de 'lokatie' als de 'opdrachtgever'. De structuur en instellingen van de lokaties en opdrachtgevers bepalen de debiteur van een factuur bij het gebruik van de factuurwizard. Opdrachtgevers Afbeelding 4: Opdrachtgever Voor de facturatie zijn met name de volgende items van de opdrachtgever van belang: Adresgegevens Debiteurnummer Factuur naar Onderdeel van Indien de opdrachtgever fungeert als debiteur, dan worden de adresgegevens vermeld op de factuur Het debiteurnummer van de opdrachtgever De volgende keuzes zijn mogelijk: geen dit adres moedermaatschappij Indien de opdrachtgever onderdeel is van een concern en de facturen naar b.v. het hoofdkantoor, kan hier deze moedermaatschappij worden geselecteerd. V1.0 10-03-13 5
Lokaties Afbeelding 5: Lokatie oor de facturatie zijn met name de volgende items van de lokatie van belang: Adresgegevens Debiteurnummer Factuur naar Onderdeel van Indien de lokatie fungeert als debiteur, dan worden de adresgegevens vermeld op de factuur Het debiteurnummer van de lokatie De volgende keuzes zijn mogelijk: geen dit adres moedermaatschappij Indien de lokatie onderdeel is van een concern en de facturen naar b.v. het hoofdkantoor, kan hier deze moedermaatschappij worden geselecteerd. V1.0 10-03-13 6
4 Opdrachten Handleiding Facturatie Opdrachten definiëren de manier waarop facturen aangemaakt worden door de Factuurwizard (zie verder). Een opdracht bevat de gegevens om op basis van de gemaakte afspraken met de opdrachtgever de gewerkte uren en overige kosten zoals reiskosten te factureren. De factuurwizard (zie verder) kan alleen facturen aanmaken indien een geldige opdracht aanwezig is. Bij het plannen van een medewerker op betaalde werkzaamheden moet de bijbehorende opdacht worden geselecteerd. Afbeelding 6: Opdracht De volgende kenmerken van een Opdracht kunnen worden ingevoerd: Actief Opdracht Opdrachtgever Lokaties Alleen actieve opdrachten kunnen worden gebruikt in de planning en de facturatie Vrije tekst om de opdracht te omschrijving. Deze tekst wordt door de factuurwizard op de factuur geplaatst (Betreft) De betreffende opdrachtgever van de opdracht De betreffende lokatie van de opdracht V1.0 10-03-13 7
Periode Voorschotnota's Facturatieperiode Inclusief reiskosten Inclusief onkosten Inclusief Overige kosten Referentie Omschrijving Medewerkers De periode waarin de opdracht uitgevoerd wordt Voorschotnota's zijn nota's die vooraf op basis van geplande uren worden opgesteld. Bij het maken van de definitieve nota's achteraf op basis van de werkelijk gewerkte uren wordt het totaalbedrag van de voorschotnota afgetrokken. Maand per maand wordt een aparte factuur aangemaakt Week per week wordt een aparte factuur aangemaakt Reiskosten factureren aan de opdrachtgever. Reiskosten kunnen via de tijdregistratie per lokatie door de medewerker worden ingevoerd. Onkosten factureren aan de opdrachtgever. Reiskosten kunnen via de tijdregistratie per lokatie door de medewerker worden ingevoerd. Overig kosten factureren aan de opdrachtgever. Reiskosten kunnen via de tijdregistratie per lokatie door de medewerker worden ingevoerd. Het soort overige kosten is in te stellen via Beheer Opties Tijdregistratie Referentie van de opdrachtgever. Deze wordt op de factuur afgedrukt. Vrije tekst De medewerkers die op deze opdracht ingezet kunnen worden. Meerdere medewerkers, perioden en/of diensttypes kunnen worden toegevoegd of aangepast. Alleen geplande en/of geboekte items die vallen binnen de ingevoerde regels, kunnen door de factuurwizard gefactureerd worden. V1.0 10-03-13 8
Bij het invoeren van items in de planning dienst de bijbehorende Opdracht geselecteerd te worden (zie Afbeelding 7: Invoeren item in de planning) Afbeelding 7: Invoeren item in de planning Nadat een medewerker en een item is geselecteerd, wordt de bijbehorende opdracht opgezocht en het geldende uurtarief getoond. V1.0 10-03-13 9
5 Factuurwizard De factuurwizard kan op basis van geplande of geboekte uren automatisch facturen aanmaken op basis van de bijbehorende Opdrachten. De wizard maakt concept facturen die achteraf handmatig kunnen worden aangpast, afgedrukt en geaccoordeerd worden. Afbeelding 8: Factuurwizard Na het invullen van de gewenste selectiecriteria wordt met de Start-knop de wizard gestart. Hierna worden de totaal te factureren uren en kosten berekend en getoond V1.0 10-03-13 10
Afbeelding 9: Start factuurwizard Gevonden fouten worden getoond. De bijbehorende uren kunnen niet gefactureerd worden. Na het drukken op de Start-knop worden de facturen aangemaakt. V1.0 10-03-13 11
6 Maken en wijzigen facturen Via het overzicht Facturen (Menu Financieel Facturen) kunnen aangemaakte concept Facturen worden gewijzigd, nieuwe handmatige facturen worden aangemaakt of facturen worden afgdrukt of ge-emaild. Concept facturen (i.e. Facturen met factuurnr 0) kunnen worden gewijzigd of verwijderd. Definitieve facturen kunnen niet meer worden gewijzigd. Alle factuurgegevens kunnen op de onderstaande pagina (Afbeelding 10: Wijzigen factuur) gewijzigd worden. Afbeelding 10: Wijzigen factuur Indien de factuur gereed is kan deze geaccoordeerd worden met de knop [Gereed Melden]. De factuur krijgt nu een factuurnummer en kan niet meer gewijzigd worden. Afdrukken, exporteren of emailen van de factuur kan met de knop [Afdrukken] V1.0 10-03-13 12
7 Afdrukken en emailen factuur Facturen kunnen worden afgedrukt, opgeslagen als pdf-bestand of worden ge-emaild. Afbeelding 11: Afdrukken, exporteren of emailen factuur Afdrukken factuur Exporteren/opslaan factuur in b.v. pdf-formaat Factuur als bijlage emailen naar een willekeurig emailadres V1.0 10-03-13 13