Handleiding HR3P Competentiematrix
1 Handleiding HR3P Competentiematrix Handleiding HR3P Competentiematrix Bij Strategische Personeelsplanning (SPP) gaat het om het verkrijgen van voldoende en kwalitatief goed personeel in de toekomst. Om inzicht te krijgen in de kwaliteiten van uw personeel is een praktisch HR instrument ontwikkeld: de HR3P Competentiematrix. Met dit instrument brengt u de potenties en competenties in beeld. Het eerste deel van de naam van het instrument behoeft enige uitleg: het is een afkorting van Human Resources Performance Potential Portfolio. Dit is een tweedimensionale matrix waarbij de huidige prestaties van medewerkers wordt uitgezet tegen de aanwezige potentie. In deze handleiding gaan wij in op het doel en de inzet van het instrument. Daarna lopen wij stapsgewijs door het programma heen om u te helpen bij het gebruik. 1 Doel De HR3P Competentiematrix wordt gebruikt om inzicht te krijgen in de kwaliteiten van het huidige personeelsbestand afgezet tegen uw toekomstvisie. Vanuit uw toekomstvisie bepaalt u de essentiële competenties van uw medewerkers. Wat moeten de medewerkers doen en kunnen om te zorgen dat uw toekomstbeelden waarheid worden? Om hier een scherp beeld van te krijgen bepaalt u op persoonsniveau hoe goed alle personeelsleden zijn in de gewenste richting. Dit noemen we ook wel een vlootschouw. Vanuit de overzichten die ontstaan kan u gerichte acties opzetten om de ontwikkeling te sturen. 2 Inzet van het instrument Voor de effectieve inzet van het instrument bij een vlootschouw moet u eerst uw toekomstvisie vastleggen. Uit de toekomstvisie bepaalt u vervolgens de competenties die essentieel zijn voor de komende jaren. Het is daarbij goed om te streven naar zo min mogelijk competenties; dit geeft focus. Wij gaan in onze praktijk uit van drie competenties. De meeste organisaties werken al langer met competenties en hebben daarvoor een eigen competentiewoordenboek ontwikkeld. Dit kunt u gebruiken om de drie essentiële competenties te omschrijven en definities toe te voegen. Deze omschrijvingen en zelfs het hele woordenboek kunt u invoegen in de HR3P Competentiematrix. Op deze manier kunt u het instrument aanpassen aan uw eigen stijl van werken. Bij een vlootschouw horen bepaalde gevoeligheden en eigenaardigheden. Leidinggevenden zijn geneigd om hun eigen mensen hoger te scoren dan andere medewerkers en de scores zijn meestal erg veilig. Op een tienpuntsschaal geven leidinggevenden het liefst zevens en achten. Als een leidinggevende op deze manier naar de kwaliteiten van zijn/haar personeel kijkt komt er een vlak beeld uit.
2 Handleiding HR3P Competentiematrix Daarom is het raadzaam de volgende spelregels af te spreken: De vlootschouw is bedoeld om de noodzakelijke ontwikkeling in kaart te brengen; het wordt niet gebruikt voor beoordeling of selectie; Als we iemand goed vinden in een competentie krijgt hij/zij een 8 of een 9, als iemand de competentie nog niet heeft krijgt hij/zij een 4 of een 5. We bepalen samen wat de gemiddelde huidige score is van alle medewerkers; dit kan door een globale inschatting vooraf. Als we achteraf de scores van alle medewerkers vergelijken zorgen we ervoor dat de scores per leidinggevende worden gecorrigeerd zodat alle gemiddelde scores van de individuele leidinggevenden op het afgesproken gemiddelde liggen. Veiligheid is ook een issue. Het is van belang dat de gegevens van de vlootschouw vertrouwelijk worden behandeld en opgeslagen. Meestal moeten hier expliciete afspraken worden gemaakt. Bovendien komt vaak de vraag naar boven of de vlootschouw ook met de medewerkers wordt besproken. Wij raden aan om dit in twee stappen te doen: eerst met de leidinggevenden een vlootschouw doen en daarna de scores gespreksonderwerp maken in de reguliere HR cyclus. Het organiseren van een vlootschouw kunt u doen door met alle leidinggevenden ervoor te gaan zitten. Dan bent u met z n allen in ongeveer 3 uur klaar. U kunt ook de opdracht aan de leidinggevenden geven om het instrument op de eigen werkplek binnen een bepaalde periode in te vullen. Nadat het instrument is ingevuld kunt u per afdeling de analyses en overzichten bekijken. Het is met dit instrument niet mogelijk om allerlei organisatie brede overzichten te genereren. Dit kunt u wel doen met een uitgebreidere versie van dit instrument dat via De Crux verkrijgbaar is. Dit uitgebreide instrument heet De Competentiescore en heeft nog extra functionaliteiten zoals het werken met competentieprofielen, een flexibiliteitsscan en een analyse van kwetsbare kennis. 3 Praktische uitleg bij de onderdelen De HR3P Competentiematrix draait in een geavanceerde Excel omgeving. Alle computers met een Microsoft Office pakket met Nederlandstalige Excel 2003, 2007 of 2010 kunnen het instrument gebruiken. Bij de opstart van het programma is het noodzakelijk dat de macro-beveiliging goed staat ingesteld zodat de macro s ingeschakeld kunnen worden. Lees hier hoe u dit doet. Het instrument is opgebouwd uit verschillende pagina s die verschijnen als u op de knop verder drukt. U kunt ook rechtstreeks naar bepaalde onderdelen springen door in het menublad (waar u altijd begint) op de grijze knoppen te drukken (bijvoorbeeld scores per medewerker ). Onderstaand worden de verschillende werkbladen toegelicht:
3 Handleiding HR3P Competentiematrix Voorbereiding Nadat u hier de naam van uw organisatie of afdeling heeft ingevuld kunt u drie opties aankruisen. Als u aankruist dat u uw eigen competentiewoordenboek wilt gebruiken krijgt u de vraag of u het huidige woordenboek wilt wissen. Klik daar op ja, wissen. Als u op niet wissen drukt kunt u in het woordenboek dat standaard gebruikt wordt wijzigingen aanbrengen. Druk nu op verder. Namen Vul hier de namen in van uw medewerkers en sluit af met een enter. U kunt er maximaal honderd invullen. Let erop dat u altijd achteraf namen kunt verwijderen, maar dat er in de namenlijst een gat ontstaat. U kunt hier een andere naam invullen. Het is af te raden om namen te verschuiven in de lijst. Verder in het instrument ontstaan dan fouten. Als u een lijst namen wilt plakken vanuit een ander bestand gaat u als volgt te werk: u gaat in het instrument op de cel staan waar de naam van de 1e medewerker moet komen; u kopieert de rij namen uit het brondocument; u gaat naar het instrument en klikt via de rechtermuistoets op plakken als waarden. Als u achteraf namen wilt veranderen kunt u dat alleen doen in het werkblad namen. Woordenboek Als u heeft ingevuld dat u uw eigen woordenboek wilt gebruiken komt u in het werkblad woordenboek. U heeft hier de mogelijkheid om maximaal 150 competenties in te voegen met definitie en gedragsomschrijvingen op vier niveaus. Als u het woordenboek in een apart Excelbestand heeft staan kunt u dit invullen door de volgende stappen: u gaat in het instrument op de cel staan van de eerste competentienaam; u kopieert het hele woordenboek uit het brondocument; u gaat naar het instrument en klikt via de rechtermuistoets op plakken als waarden. Vakinhoudelijk De ingevoerde namen worden zichtbaar in het werkblad vakinhoudelijk. Hier vult u de scores in voor het functioneren van uw medewerkers. Het vakinhoudelijk functioneren definiëren we als alle kennis en ervaring die nodig is voor een functie; los van gedrag en competenties. Gevraagd wordt hier om een geheel cijfer van 1 tot 10 in te vullen voor de huidige situatie en het vakinhoudelijk functioneren dat over een jaar verwacht wordt. Daarbij neemt u in acht dat dit bereikt wordt met enige begeleiding en niet met uitgebreide trainingsstages. Vul alle scores in, sluit af met een enter en druk op verder. Competenties kiezen U kunt nu aangeven welke competenties voor uw organisatie essentieel zijn. Klik daartoe op de cel links van de competentienaam; er verschijnt dan een kruis. Klik twee keer op de cel rechts van de competentienaam en vul daar in welk gedragsniveau gewenst is. Als u geen gedragsniveaus gebruikt in uw competentiewoordenboek vult u hier standaard een 1 in.
4 Handleiding HR3P Competentiematrix Score competenties De ingevoerde namen worden weer zichtbaar in dit werkblad. Hier vult u de scores in voor het functioneren van uw medewerkers op gedragsniveau. De definitie en omschrijvingen van de essentiële competenties zijn hier zichtbaar. Gevraagd wordt om een geheel cijfer van 1 tot 10 in te vullen voor de huidige situatie en het gedrag dat over een jaar verwacht wordt. Daarbij neemt u in acht dat dit bereikt wordt met enige begeleiding en niet met uitgebreide trainingsstages. Vul de scores in voor alle medewerkers. Vervolgens drukt u op de blauwe knop volgende. De volgende competentie die u heeft geselecteerd wordt zichtbaar. Ook hier vult u de scores in. Als u de scores voor alle competenties heeft ingevuld drukt u op verder. Potentie Als laatste analyse vragen we u naar de potentie van uw medewerkers. Hier vult u een getal van 1 tot 4 in voor de situatie dat: 1 medewerker heeft potentieelgrenzen bereikt 2 medewerker kan nog groeien binnen functiedomein 3 medewerker is bevorderbaar buiten domein over 2-3 jaar 4 medewerker is bevorderbaar buiten domein in 0-1 jaar Vul de scores in, druk op enter en klik op verder. Competentiematrix nu U krijgt nu het eerste overzicht te zien van de scores die u heeft ingevuld. Dit is een overzicht met namen in 16 velden. De plaatsing van de namen hangt af van de gemiddelde huidige score op de competenties (verticaal) en de huidige score op vakinhoud. Competentiematrix toekomst Het tweede overzicht gaat over de scores die u heeft ingevuld voor over 1 jaar. De plaatsing van de namen hangt af van de gemiddelde score op de competenties over een jaar (verticaal) en de score op vakinhoud over een jaar. Door op terug en verder te drukken kunt u goed zien welke medewerkers zich ontwikkelen: deze verschuiven in de competentiematrix. HR3P matrix Het derde overzicht is de zgn. HR3P Matrix. De plaatsing van de namen hangt af van de score die u heeft gegeven voor de potentie (verticaal) en de huidige score op vakinhoudelijk functioneren. Let daarbij op dat de verticale as andersom loopt: een lage score staat bovenaan. Voor de HR instrumenten die u kunt inzetten voor medewerkers die in bepaalde velden zitten leest u hier meer.
5 Handleiding HR3P Competentiematrix Overzicht ontwikkeling Op het laatste werkblad vindt u een getalsmatig overzicht van alle ingevoerde scores voor de hele afdeling. De onderste tabel verdient extra aandacht: het gaat over de ontwikkelbaarheid van de hele afdeling. Per competentie staat gegeven hoeveel mensen een stap van 0 punten, 1 of zelfs 4 punten gaan maken in het komende jaar. Als u bij een medewerker heeft aangegeven dat hij een 6 scoort op een competentie en over een jaar nog steeds een 6, dan komt er in dit overzicht een punt te staan bij het aantal medewerkers dat een stap van 0 punten gaat maken. De betreffende medewerker is niet makkelijk ontwikkelbaar op die gewenste competentie. Als u toch ontwikkeling wilt zien op deze essentiële competenties moet u voor deze medewerker meer uit de kast halen of moet u er vanuit gaan dat de ontwikkeling langer duurt dan een jaar.
A+O fonds Gemeenten Postbus 30435 2500 GK Den Haag 070 3738356 secretariaat@aeno.nl www.aeno.nl