HANDLEIDING ONLINE GROEIDOCUMENT Jack Duivenvoorden Kees Wamelink Versie 1.6 september 2016 1
INHOUDSOPGAVE 1. Inloggen..3 2. Aanmaken leerling.. 3 3. Koppelen digitale groeidocument aan leerling.5 4. Invullen groeidocument..6 5. Koppelen van documenten en bestanden..12 6. Deellink sturen 13 7. Beheer (Deellink)..14 8. Afdrukken.15 9. Groeidocumenten verwijderen?...17 2
1. INLOGGEN OP WWW.GROEIDOCUMENT.NL Inlogscherm IB-er. Invoeren gebruikersnaam en wachtwoord. (lukt het inloggen niet omdat bijv. de gegevens verlopen zijn of niet vindbaar, mail dan naar j.duivenvoorden@swv-db.nl) Pagina IB-er Na het inloggen kom je op de pagina van de IB-er. 2. AANMAKEN LEERLING Druk op menu INVOEGEN of op de knop Dan verschijnt het volgende scherm: Invoegen leerling door invullen van leerlinggegevens De met een * gemarkeerde velden zijn verplicht. Invullen leerlinggegevens (1) Vul de gegevens van de leerling in en scrol naar beneden voor de andere invulvelden. 3
Invullen leerlinggegevens (2) BSN*: van de leerling. Dossiernummer*: geef zelfbedacht volgnummer. Scrol verder naar beneden. Invullen leerlinggegevens (3): Status*: kies voor Actief (als leerling school verlaat = Inactief. Het systeem maakt zelf gebruikersnaam* en wachtwoord* aan. Dit is eenmalig voor beveiliging en hoeft niet onthouden te worden. Gebruikersovereenkomst ondertekend: n.v.t. dus niet invullen Toewijzen Groep: Op de onderste regel (Niet in Groep) op het pijltje naast het invulvak klikken. De naam van je school verschijnt. Klik vervolgens op Toevoegen. De naam van je school verschijnt in het invulvak op de regel erboven (In Groep). Druk op OK. (sommige IB-ers beheren meerdere scholen, vandaar deze optie) Toewijzen Rol: Klik op menu Functies en rollen. Klik op de pijl naast het invulvak. Kies voor Leerling. Druk op OK. De leerling zit nu in het systeem. De volgende stap is het koppelen van het GD aan de leerling. 4
3. KOPPELEN DIGITALE GROEIDOCUMENT AAN LEERLING In het scherm staat de naam van de leerling, waarvan het dossier is aangemaakt. Nu moet nog het juiste invulformulier aan de leerling gekoppeld worden. Selecteer de leerling door in het vakje voor de naam te klikken. Koppelen formulier GD (1) Klik op BEKIJK GD, Of klik op het menu BEKIJKEN (bovenaan) of op de knop Koppelen formulier GD (2) Een nieuw venster verschijnt, met de vraag of je het groeidocument van de gekozen leerling wilt bekijken. Druk op OK. Koppelen formulier GD (3) Klik op het menu INVOEGEN en vervolgens op FORMULIER of klik op de knop Een nieuw venster verschijnt. Kies onder het tabblad Groeidocument voor GROEIDOCUMENT. Klik op OK. Wil je direct starten met invullen, klik dan op OK EN INVULLEN. 5
4. INVULLEN GROEIDOCUMENT In dit voorbeeldscherm zijn verschillende groeidocumenten aangemaakt. Achter elk GD staan 3 opties: INVULLEN: INGEVULDE ANTWOORDEN: INGEVULD FORMULIER: start of ga verder met het invullen van het GD bekijk een overzicht van de ingevulde antwoorden in een eenvoudig schema wat uitgeprint kan worden bekijk de ingevulde formulieren in de originele opmaak wat uitgeprint kan worden. Klik op de gewenste optie. Dezelfde opties zijn ook benaderbaar door gebruik van het menu bovenaan of de knoppen met de picto s (selecteer eerst gewenste groeidocument door aan te vinken): Voor Invullen: Klik op menu BEWERKEN en dan op INVULLEN, of op knop Voor Ingevulde antwoorden: Klik op BEKIJKEN en dan op INGEVULDE ANTWOORDEN of op Voor ingevuld formulier: Klik op BEKIJKEN en dan op INGEVULD FORMULIER of op knop 6
Keuze GD of OPP De standaard optie is Groeidocument met OPP. Wil je het GD alleen voor een OPP gebruiken, klik dan deze optie aan. Alleen de onderdelen A, C en E worden dan zichtbaar. Inhoudsopgave Het eerste scherm van het GD is de inhoudsopgave. Elk onderdeel van het GD is hier met een link direct benaderbaar. Je kunt ook bladeren door het document door onderaan op VOLGENDE te klikken. Tevens heb je de keuze om tussentijds op te slaan. Hieronder worden alle in te vullen pagina s besproken. OP grond van gebruikerservaringen worden bepaalde invulvakken toegelicht. A. Leerlinggegevens: Vul hier de NAW-gegevens van de leerling in. N.B. Het is de bedoeling dat er een koppeling komt met de administratiesystemen van de scholen, zodat deze gegevens ingeladen kunnen worden. 7
B. Aanmelding voor OT (1): Wat zijn de vragen en verwachtingen van de school? Wat is volgens de school het doel van de bespreking? B. Aanmelding voor OT (2): Wat zijn de vragen en verwachtingen van de ouders? Wat is volgens de ouders het doel van de bespreking? Naar keuze kan dit ook door de leerling ingevuld worden. B. Aanmelding voor OT (3): Bij deskundigen kunnen de namen van de betrokken Onderwijsondersteuners genoteerd worden. Verder beschrijving van de acties en de effecten hiervan. B. Aanmelding voor OT (4): Klik relevante informatie aan. Bij psycho-diagnostisch onderzoek het instituut vermelden (bijv. OA, Curium, Virenze, Centrum Autisme. Klik de betrokken hulpverleners aan. De onderwijsspecialist wordt aangevraagd via de routebegeleiders. De 2 e Deskundige komt uit het SBO of SO en wordt betrokken via de onderwijsspecialist op moment dat een TLV wordt aangevraagd. Bij de gegevens is naam, emailadres en betrokkenheid (maand) voldoende. 8
C. Overzicht (1) In onderdeel C beschrijf je de - stimulerende en belemmerende factoren, - het doel of de doelen voor dit onderdeel, - de onderwijsbehoeften van de leerling - de aanpak om de doelen te bereiken. C. Overzicht (2): Klik alleen de onderdelen aan die van belang zijn voor de leerling. Die onderdelen worden dan zichtbaar om in te vullen. C. Overzicht (3): Naast de leerlingkenmerken wordt ook gevraagd om dit in te vullen voor het onderwijs: - Interactie leerkracht- leerling - Interactie groep-leerling de opvoeding: - Ouders, gezin, vrije tijd. D: Inzicht Op deze pagina komen de verslagen van de OT s. Een OT is een bespreking met externe deskundigen (onderwijsondersteuners, JGT, OA, onderwijsspecialist, routebegeleider, enz. Er kunnen maximaal 5 verslagen in het GD verwerkt worden. Voor een TLV zijn in ieder geval de verslagen van de OT s met de onderwijsspecialist nodig. Andere relevante gespreksverslagen kunnen ook als bijlage worden toegevoegd (zie Koppelen van documenten en bestanden ). 9
E: Uitzicht (1) In dit onderdeel van het OPP vul je de doelen in, in vaardigheidscores en functioneringsniveaus. Korte Termijn is eerstvolgende toetsmoment. Bij Lange Termijn denk je aan een jaar of eindmeting volgend schooljaar. Bij onderdelen als sociaal-emotionele ontwikkeling en werkhouding zijn kort omschreven doelen voldoende en kun je voor een uitgebreidere beschrijving verwijzen naar de doelen genoemd bij onderdeel C. Voor kleuters zijn de perioden van doelen stellen kort, omdat hun ontwikkeling nog zo kan fluctueren. E: Uitzicht (2) Op dezelfde bladzijde kies je een uitstroombestemming en beschrijf je in de onderbouwing op basis van welke informatie die is vastgesteld. Vanaf groep 6 is een reële uitstroombestemming goed vast te stellen. Hoe jonger een leerling, hoe lastiger het is om over uitstroomniveaus te spreken. Voor kleuters is het nog geen optie. Wel kan in de onderbouwing een bepaalde ontwikkelingslijn aangegeven worden, zoals (beneden) gemiddeld en toegewezen op de intensieve instructiegroep. E: Uitzicht (3): Op deze bladzijde is er ruimte om het OPP te evalueren met de ouders middels gespreksverslagen en besluiten voor eventuele bijstelling van het OPP. Dit onderdeel wordt alleen ingevuld als het OPP-deel van het GD wordt gebruikt. 10
F. Samenvatting / arrangement Bij dit onderdeel wordt het in het OT afgesproken arrangement geselecteerd. Waar nodig staat er een korte beschrijving. Het gaat om: - een TLV S(B)O - inzet kindondersteuning - inzet schoolondersteuning - inzet thuisondersteuning Tevens staat erbij wie het afgesproken arrangement gaat uitvoeren. Laatste blad: Twee keuzes: - Tussentijds opslaan betekent dat het GD actief blijft en bewerkbaar. - GD definitief afsluiten betekent dat het GD inactief wordt en alleen nog voor de IB-er leesbaar, maar niet meer bewerkbaar. N.B. In het menu BEHEER op de IB-pagina kan de IB-er het definitief gesloten GD nog open stellen, zodat die weer bewerkbaar wordt. 11
5. KOPPELEN VAN DOCUMENTEN / BESTANDEN AAN HET GD 1. Klik links onderin het scherm op MIJN DOCUMENTEN. Links verschijnt een menustructuu. Klik vervolgens op de map DOCS VANUIT GD. Dat is de map waarin de gedeelde bestanden dienen te staan. Die gekoppelde bestanden worden in het rechtervak zichtbaar. 2. Klik op BESTAND en vervolgens op NIEUW- BESTAND, of klik op Een nieuw venster verschijnt om te bladeren in de bestanden op je computer. Kies het benodigde bestand en druk op OK. Het bestand verschijnt in de lijst met ingevoegde bestanden. Bij andere onderdelen van de menustructuur vind je formats voor diverse bestanden, zoals: - Toestemmingsverklaring - OPP-trap - Toelaatbaarheidsverklaring - Gesprek met leerling. 3. Wil je een bestand verwijderen, dan selecteer je het bedoelde bestand en druk op BEWERKEN en vervolgens op VERWIJDEREN. Of op de knop De lijst met toegevoegde bestanden is direct vanuit het GD benaderbaar. Op elke pagina staat rechtsboven een link naar de bestanden. Op elk gewenst moment kun je stoppen met het invullen en bewerken van het GD. Klik op TUSSENTIJDS OPSLAAN. Klik op BESTAND en vervolgens op AFSLUITEN. Op dat moment ga je uit het GD van de leerling en keer je terug naar de pagina van de IBer. Je kunt dan uitloggen, om op een later tijdstip verder te werken aan het GD. Voor inloggen en GD openen, zie onderdeel 1 en 2 van deze handleiding. 12
6. DEELLINK NAAR BETROKKENEN STUREN 1. Je zit op de pagina van de leerling. Selecteer het bedoelde GD. Klik op INVOEGEN en dan op DEELLINK. Of klik op de knop Een nieuw venster verschijnt voor het aanmaken van de deellink. 2. Bepaal de begin- en einddatum van het GD. Als de einddatum verloopt is het GD alleen nog maar bereikbaar voor de IB-er. Bij AAN vul je het emailadres van de ontvanger in. Voor elke ontvanger moet je een aparte deellink aanmaken in verband met de veiligheid. Bij OPMERKING kun je bijv. vermelden deellink met de naam van de leerling. Bij TOEGANGSCODE staan de twee opties automatisch aangevinkt en is een unieke pincode ingevuld. Bij TYPE LINK bepaal je of de ontvanger het GD alleen kan lezen, of dat de ontvanger ook mag invullen/bewerken. Wil je op een later tijdstip verzenden, druk je op OK. Wil je meteen verzenden, dan druk je op OK EN VERZENDEN. 13
7. BEHEER Voor het beheer van het GD ga je in het scherm van de leerling naar het menu EXTRA. Daaronder vind je een aantal mogelijkheden om ingevulde gegevens te wijzigen, zoals de gegevens van de leerling. De meeste opties zul je niet gebruiken, maar wel de optie DEELLINKBEHEER. Klik op de knop DEELLINKBEHEER en een nieuw venster verschijnt. Selecteer het gewenste groeidocument en klik vervolgens op Wijzigen. Een nieuw venster verschijnt, waarin de gegevens aangepast kunnen worden, zoals de periode van toegang (einddatum) en het type link (Invullink of Alleen Lezen Link). Druk op OK om op te slaan, of OK EN VERZENDEN om direct de betrokken persoon per email op de hoogte te brengen. 14
8. Afdrukken van het Groeidocument Je kunt als IB-er het GD als PDF-file opslaan en daar een afdruk van maken. Daarvoor is de module RAPPORTAGE aangemaakt in het GD van de leerling. Je bent in het GD van een leerling. Selecteer het GD van de leerling. Klik daar op het tabblad RAPPORTAGE en vervolgens op RAPPORT. Een nieuw scherm verschijnt. Je kunt hier indien gewenst de naam van het document veranderen. Naast de naamstaat het uitvoerformaat PDF. Dat is standaard. Het rapport wordt standaard opgeslagen in Mijn rapportages 15
In Mijn Documenten klik je op Rapportages en dan verschijnt de lijst met rapportages in PDF. Selecteer de gewenste rapportage. Klik op BESTAND en dan op OPSLAAN (dubbelklik op het gewenste document kan ook). De computer vraagt of je het document wilt openen of opslaan. Open het document eerst of sla het direct op in de doelmap van je computer. Het geopende document kun je afdrukken. 16
9. Groeidocument verwijderen? Meerdere groeidocumenten per leerling aangemaakt en je wilt de overbodige deleten? Verwijderen van groeidocumenten is helaas niet mogelijk. Onzichtbaar maken wel, zodat je overzicht houdt over de juiste groeidocumenten. Dit hoofdstuk vertelt hoe je groeidocumenten onzichtbaar kunt maken met een filter. In het overzicht van de leerling selecteer je het groeidocument die je onzichtbaar wilt maken. Klik op BEWERKEN en vervolgens op SLUITEN. In de regel van het groeidocument verandert OPEN in GESLOTEN. Vul in het vak onder STATUS het woord OPEN in en klik op ENTER. Het gesloten groeidocument verdwijnt uit de lijst. Klik vervolgens op het moersleuteltje om hiermee de filterinstelling te bewaren. (door op de twee pijltjes te klikken maak je het filter weer ongedaan en verschijnt het groeidocument weer in de lijst) 17
10. Leerlingen verwijderen? Leerlingen verlaten de school en je wilt ze verwijderen? Daar zijn twee mogelijkheden voor, afhankelijk waar de leerling heen gaat: - een andere basisschool of het S(B)O - naar het VO. Hieronder worden beide mogelijkheden apart beschreven. De leerling gaat naar een andere basisschool of het S(B)O: - Zodra de leerling is ingeschreven stuurt de nieuwe school een e-mail naar het SWV met het verzoek om het groeidocument over te zetten. (N.B. ouders hebben de nieuwe school toestemming gegeven om de informatie over te laten zetten). Stuur de e-mail naar Jack Duivenvoorden: j.duivenvoorden@swv-db.nl - Het SWV zet het groeidocument over naar de nieuwe school en de leerling is niet meer zichtbaar bij de school waar de leerling vandaan komt. Het beheer van het groeidocument ligt nu bij de nieuwe school. De leerling verlaat de school naar het Voortgezet Onderwijs: Het verwijderen van de leerling uit het systeem is niet mogelijk, maar wel het onzichtbaar maken, zodat je als IB-er overzicht houdt over de actuele leerlingdossiers. Net als bij het onzichtbaar maken van groeidocumenten (hoofdstuk 9) doe je dat met het instellen van een filter. Hieronder volgen de stappen om dit te doen. Op de pagina van de IB-er met het leerlingenoverzicht selecteer je de leerling die je onzichtbaar wilt maken. Klik op BEWERKEN en vervolgens op WIJZIGEN of op de picto 18
In het pop-up-scherm verander je de status van actief naar INACTIEF. Bevestig je keuze door op OK te drukken. In de lijst met leerlingen staat nu INACTIEF achter de naam van de leerling. Vul in het vak onder STATUS het woord ACTIEF in en klik op ENTER. De inactieve leerling verdwijnt uit de lijst. Klik vervolgens op het moersleuteltje om hiermee de filterinstelling te bewaren. (door op de twee pijltjes te klikken maak je het filter weer ongedaan en verschijnt het groeidocument weer in de lijst) 19