Stappenplan Groeidocument INTERN BEGELEIDER versie maart School en ouders hebben besloten een MDO aan te vragen.

Transcriptie

1 Samenwerkingsverband Passend Onderwijs Stappenplan Groeidocument INTERN BEGELEIDER versie maart Dringend advies: bekijk instructiefilmpje 2 of klik op de knop op de homepage van Unita (swvunita.nl). 2. Aanvraag Groeidocument 1. School en ouders hebben besloten een MDO aan te vragen. 2. De Intern Begeleider mailt het ingevulde en ondertekende formulier Aanvraag Groeidocument met toestemming ouders/verzorgers naar het Loket (loket@swvunita.nl). Opmerkingen: a. In dit formulier de vereiste gegevens duidelijk leesbaar invullen: - Naam intern begeleider + handtekening - Schoolnaam + standplaats - Voornaam + achternaam leerling, geboortedatum, vermelding jongen/ meisje, BSN nummer - Huidige groep - Naam ouders b. Beide ouders ondertekenen het aanvraagformulier als toestemming om de ingevulde gegevens door te geven en een Groeidocument aan te vragen. c. Graag per leerling één formulier scannen en naar het loket zenden (loket@swvunita.nl) 3. Het Loket registreert de aanvraag en maakt een Groeidocument aan. Dit staat daarna klaar voor de Intern Begeleider. 4. Het Loket bericht de Intern Begeleider per dat een Groeidocument beschikbaar is. 5. De Intern Begeleider kan nu met de eigen gebruikersnaam + wachtwoord (per ontvangen in augustus 2014) inloggen. a. Groeidocument.nl --- inloggen b. Er verschijnt een scherm met de leerlingen van de eigen school waarvoor een Groeidocument is aangevraagd c. Op de betreffende leerling klikken d. Klikken op bekijk Groeidocument + klik OK e. Klik links bovenin op invoegen + kies formulier f. In het scherm dat nu verschijnt klikken op Groeidocument + klik OK of klik OK en invullen g. Voor de betreffende leerling is nu een formulier Groeidocument opgehaald en beschikbaar voor invullen. 1

2 h. Klik op invullen. i. Samen met de ouders en de leerkracht kan nu het Groeidocument worden ingevuld. j. Er is een inhoudsopgave toegevoegd (pagina 2). Scrollen door het hele formulier is niet nodig, met de inhoudsopgave kan meteen bij het gewenste onderdeel worden gestart. k. Aanbevolen wordt om elke bladzijde tussentijds op te slaan als er in gewerkt is. 6. Voorkomen van het openen van meer dan één Groeidocument per leerling: Als er meer dan één Groeidocument voor een leerling beschikbaar is, is het gevaar groot dat in beide Groeidocumenten wordt gewerkt en dat niet duidelijk is welk document echt in gebruik is. Voorkom het openen van een tweede Groeidocument voor een leerling door niet nog eens te klikken op invoegen Formulier keuze Groeidocument. Invoegen van een bestand gaat via het icoon Bestand (links boven ). 3. Toegang delen (invullink en/of alleen-lezen-link) 1. De IB-er verleent alleen toegang tot het Groeidocument aan ouders en de leerkracht om gezamenlijk het Groeidocument in te vullen of aan de schooldirecteur om het Groeidocument en het verslag van het MDO te lezen. De IB-er maakt daartoe zelf een deellink aan voor invullen of voor alleen-lezen. Let wel: de IB-er is verantwoordelijk voor het ter beschikking stellen van deze link. De linken zijn een beperkte tijd beschikbaar; de IB-er stelt die tijd in. Verlengen van de tijd is wel mogelijk (geen nieuwe link sturen). Degene die een link heeft ontvangen is verantwoordelijk voor het gebruik ervan. Het betreft immers vertrouwelijke informatie. 2. Aanmaken deellink voor invullen of alleen-lezen a. Klik links bovenin scherm op invoegen b. Klik op deellink Groeidocument c. Vul begindatum van de link in met behulp van het kalendertje. d. De einddatum is standaard een maand. Met behulp van het kalendertje kan de einddatum ook op bijv. twee maanden worden gesteld e. Vul het adres in van degene die de link moet ontvangen f. Vul bij Opmerking in: ouders en leerkracht g. Het stukje tekst over toegangscode ongewijzigd laten. h. Bepaal de status van de link: invullen of alleen-lezen i. Klik op OK en verzenden j. De tekst van het gdreplay bericht verschijnt. Controleer de gegevens. Klik op OK. k. Klik op sluiten. Er verschijnt kort een berichtje dat de verzonden is. 3. Het systeem van Groeidocument.nl mailt de betreffende persoon (bijvoorbeeld ouders of de leerkracht per automatische mail de toegangslink. In een aparte wordt een bijbehorende pincode verstrekt; deze moet door de ontvanger goed bewaard worden. 2

3 Let op: deze automatische mail komt ook wel eens in spam terecht. 4. Het Loket verleent de trajectbegeleider/ pooldeskundige(n) toegang tot het Groeidocument met een deellink en pincode. Deze deellink en pincode mogen niet worden overgedragen. Als de periode waarin de toegang is verleend moet worden verlengd, dan kan de trajectbegeleider/ pooldeskundige dat bij het Loket vragen met een simpel mailtje waarin naam van de leerling, de school en het nummer van het Groeidocument en de gewenste periode zijn vermeld. 4. Invullen Groeidocument en aanvullen met bijlagen. 1. IB-er, ouders en leerkracht vullen gezamenlijk het Groeidocument in. Indien gewenst kan het invullen onderbroken worden. Het document moet dan (tussentijds) worden opgeslagen en kan op een ander moment weer geopend worden. Aanbevolen wordt om elke bladzijde tussentijds op te slaan als er in gewerkt is. 2. Let op: tegelijkertijd meerdere Groeidocumenten (al dan niet van dezelfde leerling) open hebben staan geeft storing bijv. in het opslaan van de gegevens. 3. Bijlagen kunnen aan het Groeidocument worden toegevoegd. Dit kan met de tab links onder Mijn documenten. Aanklikken map Zichtbaar in groeidocument. Gebruik alleen de map Zichtbaar in groeidocument anders kunnen ouders, loket, trajectbegeleider de bijlagen niet zien. Aanklikken 2 e icoon Bestand (linksboven in scherm) en bestand invoegen. 4. Als het Groeidocument is ingevuld en de bijlagen zijn toegevoegd, kan het naar het Loket. Klik hiervoor in het Groeidocument op de knop opslaan en dan op de knop GD verzenden. In het scherm is even een berichtje verzonden zichtbaar. Er wordt geen aparte mail verstuurd naar de Intern Begeleider dat het Groeidocument naar het Loket is verzonden. Het Loket ontvangt automatisch bericht. 5. Loket 1. Het Loket a. Registreert de ontvangst van het bericht van het systeem dat een Groeidocument is ingevuld en verzonden. 2. De aanvraag van een MDO wordt door het Loket besproken: a. Relatie met basisondersteuning: overstijgt de vraag de basisondersteuning? b. Ondersteunende gegevens c. Beoordeling van de door de school reeds genomen stappen 3

4 Het Loket vergadert elke donderdag en beoordeeld de aanvragen in het Groeidocument. De dinsdag erna is het Groeidocument door het Loket bijgewerkt. 3. Toewijzen trajectbegeleider a. Naam + adres worden door het Loket ingevuld in het Groeidocument. Eventueel wordt ook een pooldeskundige toegewezen en worden naam + adres ingevuld. Deze gegevens worden niet apart naar de Intern Begeleider g d. 4. Berichtgeving a. De trajectbegeleider/ pooldeskundige(n) ontvangt via het systeem een deellink + pincode voor het betreffende dossier b. Het Loket mailt een Journaal met advies voor het MDO naar de trajectbegeleider/ pooldeskundige(n). c. In dit Journaal vult de trajectbegeleider/ pooldeskundige de tijdsregistratie m.b.t. het MDO traject in. d. De trajectbegeleider neemt na ontvangst van het Journaal contact op met de IB-er voor afspraken e.d. 6. MDO 1. Uitvoering MDO volgens werkwijze (zie swvunita.nl) 2. Verslag, aanvullingen, wijzigingen en event. documenten toevoegen aan het Groeidocument (zie punt 4 Invullen Groeidocument en aanvullen met bijlagen van dit stappenplan) 3. Arrangement (blz. 8 van het Groeidocument onderdeel K) a. Trajectbegeleider vraagt gewenst arrangement (OA, JA of OJA) aan bij Loket. Dit verloopt via het systeem (blz. 8 aanvinken arrangement + invullen argumentatie of in verslag van het MDO opnemen). b. Groeidocument verzenden. c. Loket toetst arrangement op haalbaarheid. d. Loket wijst event. uitvoerder arrangement toe. e. Loket bericht uitvoerder arrangement ( bericht); in cc. aan trajectbegeleider. 7. Toelaatbaarheidsverklaring (TLV) 1. In MDO wordt (unaniem) besloten dat Speciaal Basis Onderwijs of Speciaal Onderwijs cluster 3 of 4 nodig is. Dit besluit is onderbouwd met argumenten die ook in het verslag van het MDO staan vermeld. 2. In het Groeidocument is in de map voor de Intern Begeleider een leeg FORMAT Aanvraag Toelaatbaarheidsverklaring te vinden. De Intern Begeleider vult de Aanvraag voor een Toelaatbaarheidsverklaring in en laat die ondertekenen door het bestuur of namens het bestuur door de directeur van de school. De aanvraag daarna gescand opslaan in de map Zichtbaar in Groeidocument. 4

5 3. In het Groeidocument is in de map voor de Intern Begeleider een leeg FORMAT Toestemming Ouders overdracht dossier aan deskundigen t.b.v. aanvraag TLV te vinden. De Intern Begeleider laat dit toestemmingsformulier door de ouders invullen en ondertekenen en slaat dit gescand op in de map Zichtbaar in groeidocument. 4. In het Groeidocument is in de map voor de Intern Begeleider een leeg FORMAT 1 e deskundigenverklaring te vinden. Deze 1 e deskundigenverklaring moet ingevuld worden door een orthopedagoog of psycholoog (wettelijk vereist). De trajectbegeleider zorgt hiervoor en slaat de ingevulde en ondertekende deskundigenverklaring gescand op in de map Zichtbaar in Groeidocument. 5. Het complete Groeidocument verzenden naar het Loket (blz. 10 GD verzenden). 6. Het Loket toetst de aanvraag voor een TLV en gaat na of de benodigde formulieren ingevuld en compleet zijn: - bespreking onderbouwing aanvraag TLV + argumenten bij de criteria Speciaal (Basis) Onderwijs - aanvraag voor een toelaatbaarheidsverklaring - toestemming voor overdracht van het dossier aan de deskundigen i.v.m. de aanvraag van een TLV. - 1 e deskundigenverklaring 7. De door Unita aangewezen deskundigen stellen een adviesverklaring op voor de directeur van Unita. 8. De directeur van Unita besluit over de aanvraag (advies van de twee deskundigen, aanvraag, dossier, duur). Zie ook de notitie Toelaatbaar tot S(B)O versie januari De Toelaatbaarheidsverklaring wordt in origineel naar de aanvrager (bestuur/ directie) verzonden en in kopie naar de ouders. De TLV wordt in het Groeidocument opgenomen in de map Zichtbaar in groeidocument. 8. Afsluiting MDO-traject 1. Trajectbegeleider bericht in het Groeidocument dat het MDO traject is afgesloten. Hiervoor klikken (blz.13) op de knop traject afronden + op de knop GD verzenden. Het systeem stuurt het Loket automatisch bericht toe dat het MDO-traject is afgesloten. 2. De Trajectbegeleider en degene die het (onderwijs) arrangement heeft uitgevoerd sturen het Journaal met de tijdsregistratie per naar het Loket. 3. Enkele maanden nadat het MDO-traject is afgesloten wordt het Groeidocument in de zgn. archiefschool geplaatst. NB. a. Het is handig om het Groeidocument tijdig op te slaan in het eigen Parnassys- of schooldossier. Dit kan door de ingevulde antwoorden te selecteren en als WORD document op te slaan. 5

6 b. Ook kan het Groeidocument per bladzijde worden geprint, gescand en als PDF worden opgeslagen. c. Het SWV is wettelijk verplicht om het originele Groeidocument na 3 jaar te vernietigen. d. Met toestemming van de ouders kan het Groeidocument zo nodig weer in de schoollijst worden opgenomen. 9. Overdracht Groeidocument 1. Bij schoolwisseling kan de ontvangende school met toestemming van de ouders het dossier opvragen bij het Loket. Een leeg MODEL formulier toestemming overdracht Groeidocument naar nieuwe school is per naar de IB-ers verzonden. 2. Als het Loket (loket@swvunita.nl) dit ingevulde en ondertekende formulier heeft ontvangen, wordt het Groeidocument door het Loket aan de ontvangende school beschikbaar gesteld via Groeidocument.nl 3. Na enkele maanden wordt het Groeidocument door het Loket in de zgn. archiefschool geplaatst. Het MDO-traject is nl. doorgaans afgesloten bij de schoolwisseling. 10. Evaluatie 1. Als het MDO-traject door de trajectbegeleider is afgesloten, worden evaluatievragen over het MDO-traject aan Intern Begeleider, leerkracht en ouders verzonden. 2. Een arrangement als bijvoorbeeld een dyslexieverklaring, leesambulatorium en sociale vaardigheidstraining worden niet of op een andere wijze geëvalueerd. 11. Heropenen van het Groeidocument 1. Nadat een Groeidocument is afgesloten kan het indien nodig weer worden heropend. a. Daarvoor is schriftelijke toestemming van de ouders nodig: het (nieuwe) Model formulier aanvraag Groeidocument, invullen en laten ondertekenen en naar het loket zenden (loket@swvunita.nl). b. Het Loket opent een nieuw leeg Groeidocument onder de naam van de leerling. c. De IB-er ontvangt een dat het Groeidocument ingevuld kan worden. Dit nieuwe Groeidocument staat in de schoollijst. d. Dit Groeidocument moet volledig worden ingevuld met de nieuwe hulpvraag. Aanvullende en/of nieuwe informatie vermelden in het Groeidocument. Graag in het nieuwe Groeidocument invullen dat er al eerder een MDOtraject is geweest. e. De map Mijn documenten blijft beschikbaar vanuit het nieuwe Groeidocument. Recente bijlagen kunnen worden toegevoegd. f. Daarna het Groeidocument zoals gebruikelijk opslaan en verzenden. 6