Project- vs Organisatiestructuur Lars Hegemann
2
3
Inhoud 1. Inleiding 1. Wie ben ik? 2. Wie ben jij? 2. Hoe krijg je het mandaat? 3. Hoe stem je je rol af? 4. Hoe neem je je rol op? 5. Samenvatting 4
1. Inleiding Lars Hegemann? Experimenteel psycholoog Zeiler en muzikant 2000-2002: Marktonderzoeksbureau M.A.S.: Diverse studies Sinds januari 2002: Vlaamse overheid APS (nu Studiedienst VR): domeinverantwoordelijke leefmilieu & energie (3 jaar) AAD AZF (nu MOD BZ): teamhoofd Personeelsadministratie (3 jaar) DBZ Staf (nu BIVO): Voorzitter werkgroep Vo-Rapportering (1 jaar) INBO: Europees onderzoek biodiversiteit (3 maanden) PIB: Bedrijfsarchitect / gastheer van netwerk Procesbeheerders (2 jaar) AgO: Manny Vlimpers Talent (2 jaar) Vanaf oktober 2014: AgO Expert Leren: Communicatieopleidingen, Efficiënter/slimmer werken, Beter samenwerken, Presenteren met impact 5
1. Inleiding Projectervaringen? 1. Marktonderzoek: een 10-tal projecten, zowel kwalitatief als kwantitatief: Geurhinderenquête voor Aminal, focusgroepen voor de Nationale Bank van België, penetratiestudies van GSM-operatoren, Bevraging van studiedienst APS, 2. AAD AZF (nu MOD BZ) teamhoofd Personeelsadministratie (3 jaar): 1. Weddekredietrapportering 2. Arbeidsplaatsbeheer in Vlimpers. 3. Voorzitter werkgroep Vo-Rapportering (nu BIVO): 1. div. rapporteringsprojecten 4. Europees onderzoek biodiversiteit voor INBO 6
1. Inleiding Projectervaringen? 5. Bedrijfsarchitect / gastheer van kennisnetwerk Procesbeheer: eerste (interne) opleiding projectmanagement 1. div. monitoringsprojecten 6. Manny Vlimpers Talent: 1. certificaat Prince2 Foundation 2. App voor AgO projectendatabank 3. (co-)projectmgr Onthaalgame Vo 4. Opleidingen Modern timemanagement en slimmer werken en raamcontract Efficiënter samenwerken in teams 5. Datastroom website Opleidingscatalogus 7
1. Inleiding Wie ben jij? (1 minuut!) 1. Naam + entiteit? 2. Projectervaring: hoeveel projecten? 3. Wat verwacht je mee te kunnen nemen uit deze workshop? 8
2. Hoe krijg je het mandaat? Wat komt er allemaal kijken bij een project? 9
2. Hoe krijg je het mandaat? Wat IS het mandaat van een projectmanager? 10
2. Hoe krijg je het mandaat? Waar begint een project juist? 11
Projectvoorstel 2. Hoe krijg je het mandaat? Mandaat om ProjectInitiatieDocument te maken 12
2. Hoe krijg je het mandaat? Van waar/wie kan een projectvoorstel komen? Projectvoorstel: 1. Wie is de opdrachtgever, wie is de projectleider 2. Doelgroep/ klant/ eindgebruikers 3. Scope (afbakening van het project) 4. Projectaanpak in grote lijnen 5. Relatie en/ of raakvlakken met andere projecten 6. Belanghebbende in kaart brengen 7. Voorstel van de projectorganisatie Van waar/wie komt het projectmandaat? 13
2. Hoe krijg je het mandaat? Dat mandaat is de formele start van het project. Het is een mandaat om een ProjectInitiatieDocument te maken! Wat IS dat projectmandaat ook alweer? 14
3. Hoe stem je je rol af? Er moeten dus projectdoelstellingen afgesproken worden! Waar gebeurt dat? Door wie? Waar staan die projectdoelstellingen beschreven? 15
3. Hoe stem je je rol af? Dilbert Requirements analyse 16
3. Hoe stem je je rol af? 17
3. Hoe stem je je rol af? ProjectInitiatieDocument: Goedgekeurd projectvoorstel Verfijnen van de business case Productbeschrijving + kwaliteitstoets Projectaanpak Projecttiming Teamsamenstelling Overzicht middelen Bevestiging projectorganisatie Risico aanpak Communicatie aanpak 18
3. Hoe stem je je rol af? 19
3. Hoe stem je je rol af? 20
21
3. Hoe stem je je rol af? 22
3. Hoe stem je je rol af? 23
3. Hoe stem je je rol af? Projectvoorstel Mandaat: ProjectInitiatie- Document maken Project- Initiatie- Document Mandaat: Go voor project + commitment 24
3. Hoe stem je je rol af? Vraag door tot je voldoende mensen, middelen, tijd, en engagement hebt, om met je project de volgende fase te kunnen afwerken, ofwel om het te stoppen! Wat is het mandaat van de projectleider? 25
4. Hoe neem je je rol op? Je moet dus leiden, zodat iets wordt GEREALISEERD. 26
4. Hoe neem je je rol op? Het formeel commitment voor de nodige resources (mensen, middelen én tijd) bij de GO op het ProjectInitiatieDocument is dus cruciaal! 27
4. Hoe neem je je rol op? Na de Go van de stuurgroep (of programmabureau, MC, DC, CAG, VR, LA, ) op het ProjectInitiatieDocument Formele Kick-off met de projectleden 28
4. Hoe neem je je rol op? Projectvoorstel Mandaat: ProjectInitiatie- Document maken Project- Initiatie- Document Mandaat: Go voor project + commitment Kick-off 29
4. Hoe neem je je rol op? Get the right people. Then, no matter what else you may do wrong after that, the people will save you. That's what management is all about. Tom DeMarco, 1997 Wat IS dat projectmandaat ook alweer? 30
5. Samenvatting Identificeer de stuurgroep : Sponsor Klant Leverancier Maak een duidelijk ProjectInitiatieDocument. Stel daarvoor de juiste vragen aan de juiste personen/rollen. Verkrijg een formeel commitment voor de nodige resources (mensen, middelen, tijd, engagement): Vraag door, tot je voldoende mensen, middelen, tijd, en engagement hebt om de volgende fase af te kunnen ronden! Vind de juiste mensen voor je projectgroep Doe een Kick-off met je projectleden 31
5. Samenvatting Of all the things that I ve done, the most vital is coördinating the talents of those who work for us and pointing them towards a certain goal. Walt Disney De Kunst van Projectmanagement, is om alle betrokken talenten en verantwoordelijkheden zo te coördineren, dat ze het resultaat uit de PID realiseren. Lars Hegemann 32