OPVOLGEN VACANTE BETREKKINGEN Volwassenenonderwijs Oktober 2010
Inleiding 2 Installatie 3 Start 6 1. Ingave Scholengroepnummer 7 2. Status Vacante Betrekkingen wijzigen 8 3.Volume of code van de vacante betrekking wijzigen 10 4. Ingave en Controle Aanvragen 11 5. Invoeren van kandideringen 14 6. Controle van de aanvragen 15 7. Toewijzen 17 Vervolgens komt u in het scherm 'Toewijzen' 17 8. Brieven 21 9.Rapporten 24 10. Export van de gegevens naar excel formaat. 25 1
Inleiding Aansluitend aan de webtoepassing Vacante Betrekkingen module 1 VWO, werd door de afdeling ICT van het GO! onderwijs van de Vlaamse Gemeenschap opnieuw een Accesstoepassing aangeboden voor het verwerken en opvolgen van de aanvragen voor mutatie, nieuwe affectatie, vaste benoeming en toelating tot de proeftijd op 1 januari 2011 voor het Volwassenenonderwijs. In de toepassing zijn de vacante betrekkingen opgenomen die door uw scholengroep in de webtoepassing Vacante Betrekkingen module 1 VWO werden ingebracht (referentiedatum 15/10/2010). Daarnaast bevat zij ook een aantal gegevens van de personeelsleden van het GO! onderwijs van de Vlaamse Gemeenschap die in de centrale databank zijn opgeslagen. De volgende gegevens werden opgenomen: naam, voornaam, geboortedatum, stamboeknummer en adres (behalve het eventuele busnummer!). De toepassing bestaat uit verschillende onderdelen die hierna zullen worden besproken. Zij worden best afgehandeld in de opgegeven volgorde. Belangrijk: Neem regelmatig een kopie (back-up) van de toepassing en haar gegevens en bewaar deze op een aparte locatie, zodat bij een eventuele beschadiging van de originele toepassing het gegevensverlies beperkt blijft. 2
Installatie Maak op uw C-schijf een nieuwe map aan. Geef deze map de naam Vaste Benoeming VWO 2011. Download de toepassing van de site van het GO!. U vindt de toepassing op de website van het GO! onderwijs van de Vlaamse Gemeenschap (www.g-o.be): http://www.go.be/sites/portaal_nieuw/overgo/personeelsbeleid/statutairpersoneel/pages/vacantverklaringenb enoemingwervingsambten.aspx Kies in het daaropvolgende dialoogvenster voor opslaan Ga vervolgens naar de zojuist aangemaakte map Vaste Benoeming VWO 2011 en sla het bestand in die map op. 3
Vervolgens moet u het bestand uitpakken. U doet dit door met de rechtermuisknop op het bestand te klikken en u kiest voor Extract Here. Controleer of de eigenschap alleen lezen niet is aangevinkt. U doet dit door rechts te klikken op de toepassing en in het snelmenu voor eigenschappen te kiezen 4
U komt dan in het Eigenschappenvenster en zorgt ervoor dat het keuzevakje Alleenlezen blanco is. Vervolgens sluit u het eigenschappenvenster door op OK te klikken. U kan de toepassing starten door op de naam van het bestand C:\Vaste Benoeming VWO 2011\Personeelsbewegingen1-1-2011.mdb te dubbelklikken of door eerst het Access programma te starten en dan het hierboven genoemde bestand te openen. U kan natuurlijk ook een snelkoppeling naar het programma maken. 5
Start Na het starten van de toepassing krijg je dit Hoofdmenu te zien: 6
1. Ingave Scholengroepnummer Als eerste stap moet u éénmaal het nummer van uw scholengroep intikken via de knop "Ingave scholengroepnummer". U doet dit op de volgende manier: Tik het nummer van uw scholengroep in, klik op de knop "Opslaan" (met afbeelding diskette en potlood). Het venster wordt gesloten en u bent terug in het hoofdmenu. 7
2. Status Vacante Betrekkingen wijzigen Door het intikken van uw scholengroepnummer krijgt u toegang tot de vacantverklaarde betrekkingen van uw scholengroep. Controleer aan de hand van het rapport 'Lijst Vacante Betrekkingen van mijn scholengroep' of alle betrekkingen in de lijst staan en of de wijzigingen die werden gemeld, wel degelijk werden verwerkt. Met andere woorden: de opgenomen gegevens moeten overeenkomen met deze gepubliceerd in de scholengroep. Vervolgens controleert u of alle vacantverklaarde betrekkingen nog bestaan. Indien betrekkingen moeten geschrapt worden, doet u dit via de knop "Status vacante betrekkingen wijzigen" in het hoofdmenu. U komt dan in het volgende scherm : Via de uitklaplijst selecteert u de vacante betrekking die u wil ongeldig verklaren. In het programma zijn 3 ongeldigheidsredenen voorzien: - ongeldig wegens wijziging van uren - ongeldig wegens verkeerde vacantverklaring - ongeldig wegens wijziging van uren en opdrachten 8
U kan de betrekking annuleren door de status "geldig" te veranderen in 1 van deze 3 ongeldigheidsredenen en daarna op de knop "Statuswijzigen" te drukken. U kan zelf nieuwe ongeldigheidsredenen toevoegen door in het uitschuifvak 'Status Wijzigen in' een nieuwe reden in te typen en vervolgens op 'Enter' te drukken. Daarna kan u een volgende betrekking selecteren en de status op dezelfde manier wijzigen. Indien later zou blijken dat een betrekking ten onrechte werd ongeldig verklaard, kan u de status "ongeldig wegens." opnieuw veranderen in "geldig". Nadat alle betrekkingen werden gecontroleerd, keert u terug naar het Hoofdmenu. Tijdens het ganse verloop van de procedure kan u, indien nodig, nog betrekkingen ongeldig of opnieuw geldig verklaren. Met de knop 'Overzicht van de ongeldige betrekkingen' op het hoofdmenu kan u een lijst van de ongeldig verklaarde betrekkingen van uw scholengroep op het scherm opvragen en afdrukken via de werkbalk. 9
3.Volume of code van de vacante betrekking wijzigen Het programma laat ook toe om het volume en/of de code van de vacante betrekking te wijzigen. Dit kan zich onder andere voordoen wanneer in de loop van de procedure het volume van een betrekking zou wijzigen of wanneer iemand in de betrekking zou gereaffecteerd of wedertewerkgesteld worden. Let op : de regelgeving laat enkel toe het volume van een vacantverklaarde betrekking te verminderen. U doet dit via de knop 'Volume of Code Vacante Betrekkingen Wijzigen' in het hoofdmenu. U komt dan in het volgende scherm: Via de uitklaplijst selecteert u de betrekking waar u de wijzigingen wil aanbrengen en vervolgens klik je op de knop 'Volume en/of Code wijzigen'. In het scherm verschijnen vervolgens 2 bijkomende velden waarin u de nieuwe code en het nieuwe volume kan ingeven: U bevestigt de wijzigingen via de knop 'Wijzigingen wegschrijven' 10
4. Ingave en Controle Aanvragen Hierna kan u beginnen met het invoeren van de aanvragen voor de verschillende personeelsbewegingen. U doet dit via de knop "Ingave en controle aanvragen". U komt in het volgende scherm terecht: Voor ieder personeelslid dat aanvragen indient, wordt een fiche gemaakt. Hiervoor kijkt u eerst of de kandidaat voorkomt in het bestand van personeelsleden dat wordt aangeboden vanuit de centrale databank. U kan hierin zoeken via de knop "een nieuwe kandidaat toevoegen 'op basis van de aangeboden pers. gegevens'". U kan (een gedeelte van) de familienaam, het stamboeknummer of de geboortedatum intikken. Via de uitklaplijst krijgt u de personen te zien die aan de ingevoerde criteria voldoen. 11
Indien de persoon voorkomt in de lijst klikt u hem aan en drukt u vervolgens op de knop "Deze kandidaat selecteren". Hierdoor worden de naam, voornaam, stamboeknummer en adresgegevens van de kandidaat weggeschreven naar het vak "Personalia". De adresgegevens zijn gebaseerd op de situatie van 1 april 2010; gelieve dit dus na te kijken. Zo nodig moeten de adresgegevens door uzelf worden aangevuld. (Het eventuele busnummer dient altijd manueel toegevoegd te worden!) U doet dit via de knop Persoonsgegevens wijzigen. U krijgt dan het volgende scherm: U vult de adresgegevens in en klikt vervolgens op opslaan. Indien de kandidaat niet voorkomt in de aangeboden personeelsgegevens, maakt u een fiche aan via "Een nieuwe kandidaat toevoegen 'niet op basis van de aangeboden pers. gegevens' " 12
Via het volgende invulscherm kan u de persoonsgegevens van de kandidaat invoeren: Opmerking: U gebruikt de knoppen "Een nieuwe kandidaat toevoegen op basis van de aangeboden personeelsgegevens/niet op basis van de aangeboden personeelsgegevens" slechts éénmaal om een fiche van de kandidaat aan te maken. De volgende keer dat u gegevens van deze kandidaat wil raadplegen of invoeren, gebeurt dit via de knop 'Ga naar de fiche van Kandidaat x' 13
5. Invoeren van kandideringen Vervolgens kan u de aanvragen van deze kandidaat invoeren via de knop "Kandidering toevoegen" in het scherm ingave en controle van de aanvragen. U tikt het nummer in van de gevraagde betrekking en drukt daarna op "enter" of u kan de betrekking ook selecteren via de uitklaplijst. Er verschijnt dan een lijst van alle in uw scholengroep vacant verklaarde betrekkingen. Klik op een betrekking om ze te selecteren. Vervolgens selecteert u het Type kandidering (soort aanvraag) en de prioriteit (voorkeur) voor deze betrekking. U bevestigt door op de knop "Aanvraag opslaan" te drukken. Herhaal deze procedure voor een persoon die meerdere aanvragen indiende. Om de aanvragen van een volgende kandidaat te verwerken, drukt u op de knop "Terug naar hoofdscherm" en herhaalt u de procedure vanaf punt 4. Via de knop 'Kandidatuur verwijderen' kan u een aanvraag van de geselecteerde persoon terug verwijderen; via de knop 'Kandidaat verwijderen' kan u een kandidaat met al zijn aanvragen verwijderen. De knop 'Statistische info' verschaft u informatie over het aantal, het soort aanvragen en de status van de aanvragen van een bepaalde persoon. 14
6. Controle van de aanvragen Het scherm "Controle Aanvragen" kan u oproepen vanuit het Hoofdmenu, via de knoppen 'Ingave en Controle Aanvragen' en vervolgens 'Controle Kandidering'. U moet er wel voor zorgen dat u de juiste kandidaat selecteert via de knop 'Ga naar de fiche van kandidaat x'. Het scherm ziet er uit als volgt: Als u op in de uitklaplijst 'welke aanvraag controleren' klikt, krijgt u alle aanvragen van de geselecteerde persoon voor betrekkingen waarvan de status geldig is te zien. Aanvragen voor ongeldig verklaarde betrekkingen krijgen automatisch de status betrekking is ongeldig. U selecteert vervolgens de aanvraag die u wil controleren. Het detail van deze betrekking wordt getoond en afhankelijk van de 'soort beweging' krijgt u op het scherm een overzicht van de te controleren voorwaarden. Via de knop 'Een woordje uitleg bij de statutaire controle' krijg je toegang tot een beknopte toelichting betreffende de te controleren statutaire voorwaarden. Desgevallend vermeldt u ook of het personeelslid reeds gedeeltelijk vastbenoemd is in de scholengroep en in hetzelfde ambt. Na controle van de voorwaarden kan u een aanvraag 'Afkeuren', 'Goedkeuren' of goedkeuren onder 'Voorbehoud'. Bij afkeuring of voorbehoud dient u een reden te vermelden. Indien nodig, kan u zelf een reden van afkeuring of voorbehoud toevoegen. U doet dit door in het vak voor de motivering een eigen tekst in te typen en op de 'enter'-toets te drukken. Opgelet : de tekst die u intypt, wordt afgedrukt op de brieven naar de kandidaten. Zorg er bijgevolg voor dat uw formulering aansluit op de volgende zin : "de betrekking werd niet aan u toegewezen omdat.. " 15
Het wijzigen of verwijderen van een reden van ongeldigheid, afwijzing of voorbehoud, gebeurt via de tabbladen Status met reden en Voorbehoud in het scherm Ingave en controle van de aanvragen. U gebruikt daarvoor de knop Wijzig Reden of Wijzig Voorbehoud bij de betrekking waarvan u de reden wil wijzigen of verwijderen. U kan een andere reden ingeven of de reden verwijderen door in het dialoogvenster en spatie te typen. Nadat u een aanvraag heeft afgehandeld en de beslissing heeft weggeschreven, kan u de volgende aanvraag van dit personeelslid selecteren en op dezelfde wijze afhandelen. Wanneer alle aanvragen van een personeelslid werden behandeld, gaat u terug naar het hoofdscherm en via de knop 'Ga naar de fiche van kandidaat x' selecteert u de volgende kandidaat. Met de knop 'Overzicht nog te controleren aanvragen' (in het hoofdmenu) kan u een lijst van alle nog niet gecontroleerde aanvragen op het scherm opvragen. 16
7. Toewijzen Wanneer alle aanvragen voor een bepaalde betrekking werden gecontroleerd, kan u de betrekking toewijzen. Hiertoe klikt u in het hoofdmenu op de knop 'Toewijzen'. Indien er nog te controleren aanvragen zijn (voor om het even welke betrekking) krijgt u hiervan een melding. Vervolgens komt u in het scherm 'Toewijzen' Via de uitklaplijst selecteert u de betrekking die u wenst toe te wijzen. De keuzelijst 'Toewijzen aan (Goedgekeurde aanvragen)' is nu actief en hierin vindt u alle voor deze betrekking behandelde en goedgekeurde aanvragen (ook de onder voorbehoud goedgekeurde). De afgewezen en de nog niet behandelde aanvragen voor deze betrekking, vindt u in de keuzelijst 'Niet goedgekeurde aanvragen, inclusief de niet-gecontroleerde' linksonder op het scherm. 17
Nadat u de persoon aan wie de betrekking wordt toegewezen, hebt geselecteerd via de uitklaplijst, bevestigt u de toewijzing met de knop 'Beslissing toewijzen wegschrijven' Indien de betrekking niet wordt toegewezen aan één van de geldige kandidaten, doet u dit via de knop 'Beslissing Aan geen ENKELE kandidaat toewijzen Wegschrijven'. Deze situatie kan zich voordoen als alle goedgekeurde kandidaten reeds een betrekking van een meer prioritaire keuze kregen toegewezen. In het dialoogvenster dat verschijnt kan u de standaardreden (Er werd u een andere betrekking toegewezen) wissen en een andere reden invoeren. Een betrekking aan meerdere kandidaten toewijzen. Indien er meer dan 1 goedgekeurde aanvraag voor éénzelfde betrekking is, kan u deze vacante betrekking opdelen en aan meerdere kandidaten toewijzen via de knop 'Beslissing Toewijzen aan meerdere kandidaten wegschrijven'. U komt dan in het volgende scherm: 18
aantal splitsingen Verdeelsleutel gescheiden door een komma U geeft nu het aantal splitsingen op en drukt op de 'Enter'-toets. Vervolgens geeft u de verdeelsleutel op gescheiden door een "," en drukt nogmaals op de 'Enter'-toets. U krijgt nu een bericht met de verdeling van de vacature, nl. een betrekking van 14u en een betrekking van 10u: U drukt op 'OK'. Indien u een andere opsplitsing wil, kan u de verdeling nog wijzigen. Indien de verdeling juist is, drukt u nu op de knop 'Vacatures opsplitsen'. Het onderste venstergedeelte 'Toewijzen' wordt actief en de eerste verdeelsleutel wordt ingevuld bij 'Ten dele toewijzen voor het volume van'. Via de uitklaplijst bij 'Toewijzen aan (goedgekeurde aanvragen) kan u de kandidaat aanduiden voor het overeenkomstige volume. 19
Nadat u de juiste kandidaat hebt geselecteerd, drukt u op de knop 'Ten dele toewijzen voor het volume van' en u krijgt vervolgens een bevestiging van de eerste toewijzing. Daarna duidt u de kandidaat aan voor de volgende toewijzing en drukt weer op de knop 'Ten dele toewijzen voor het volume van', waarna de toewijzing wordt weggeschreven. Nadat alle toewijzingen voor deze betrekking zijn gebeurd, keert u via de knop 'Terug' weer naar het eerste scherm 'Toewijzen' en eventueel naar het hoofdmenu. 20
8. Brieven Via de knop 'Brieven' op het hoofdmenu kan u brieven voor de kandidaten afdrukken voor de toewijzingen vaste benoeming en toelating tot de proeftijd, toewijzing mutatie/ nieuwe affectatie en de afwijzingen. De brieven zijn allemaal gericht aan de individuele personeelsleden, er zijn geen brieven voorzien voor de instellingen. Om de instellingen op de hoogte te brengen van de personeelsbewegingen lijkt het aangewezen om hen een overzicht toe te sturen van alle personeelsbewegingen binnen de scholengroep. U kan zulk overzicht aanmaken, wanneer u in het 'Overzichtsrapport Aanvragen per betrekking' bij de rapportselectie kiest voor de status Toegewezen. U krijgt dan een overzicht van alle betrekkingen waarin een toewijzing gebeurde. Wanneer u in het Hoofdmenu op de knop 'Brieven' drukt, komt u in volgend scherm : 21
Bij de rubriek 'Type Brief' heeft u nu drie keuzemogelijkheden : 1. 'Standaardbrief' maakt volledig afgewerkte standaardbrieven. Hiervoor kiest u 'Standaardbrief' en de gewenste 'Beweging' en drukt u vervolgens op de knop 'Samenstellen (afdrukken)' Opmerking : Hou er wel rekening mee dat bij het volume eventueel moet worden gespecificeerd in welke eenheid het volume is uitgedrukt.(aantal uur, breuk, FT of halftijds ). 2. Indien u kiest voor 'Standaard Brief Bewerken', kan u de tekst van de standaardbrief aanpassen. U komt dan in het scherm 'Brief Samensteller': In dit venster verschijnt de tekst van de standaardbrief opgesplitst per alinea. U kan de tekst van de verschillende alinea's wijzigen of weglaten. U kan ook de volgorde van de alinea's wijzigen door aan de rechterkant van de alinea de gewenste volgorde in te vullen. Bovenaan het scherm kan u ook kiezen uit 3 lettertypes en de grootte van het lettertype bepalen. Nadat u de nodige aanpassingen hebt gedaan, klikt u rechtsonder op de knop 'Stel Samen' om de brieven samen te stellen. Opgelet: Wanneer u het venster sluit worden de wijzigingen niet bewaard. Indien u dus opnieuw brieven wil afdrukken, dient u opnieuw de aanpassingen aan te brengen. Het is daarom aan te bevelen dat u de tekst van uw alinea's of brieven bewaart in een tekstdocument zodat u deze teksten via 'kopiëren' en 'plakken' in de briefsamensteller kan gebruiken. 22
3. Enkel ruwe gegevens: Via deze mogelijkheid wordt een Word-document aangemaakt met enkel de gegevens betreffende de betrekking en de kandidaat. Nadat u op de knop van de brief zelf aanvullen. in de werkbalk heeft gedrukt, kan u de rest Opmerking: Kandidaten aan wie een betrekking werd toegewezen via een personeelsbeweging (vb. vaste benoeming), maar die ook een aanvraag indienden voor dezelfde betrekking via een andere personeelsbeweging (vb. mutatie of uitbreiding van vaste benoeming) en werden afgewezen, zullen een brief van toewijzing krijgen (voor de aanvraag vaste benoeming). Voor de andere aanvragen zal een brief van niet-toewijzing worden afgeprint. Vermits de kandidaat de betrekking krijgt toegewezen, worden de brieven van niettoewijzing voor deze betrekking (en voor dezelfde kandidaat), best ingehouden om de kandidaat niet in verwarring te brengen. Datum beslissing van de Raad van Bestuur. In de brieven is voorzien dat u de datum van de beslissing van de Raad van Bestuur zou vermelden. Daarvoor klikt u op de knop Datum van beslissing opnemen in de geselecteerde standaardbrief. U komt dan in het hiernavolgende scherm waar u de datum van de raadsbeslissing kan invullen. Logo : In de linkerbovenhoek van de brieven is er plaats voorzien waar u een logo kan plaatsen. Hiervoor moet je het gewenste logo in de map C:\Vaste Benoeming VWO 2011 opslaan onder de naam logo.jpg. 23
9.Rapporten U kan de ingebrachte gegevens opvragen met enkele rapporten. Het rapport Lijst Vacante Betrekkingen van mijn Schoolgroep geeft u een overzicht van de vacantverklaarde betrekkingen. Met het 'Overzichtsrapport Aanvragen per betrekking' krijgt u een lijst van alle aanvragen die voor een bepaalde betrekking werden ingediend. U kan selecteren op enkele parameters zoals status van de betrekking, ambt, betrekkingnummer en instelling. Hierdoor is het mogelijk om bijvoorbeeld alleen de betrekkingen met een bepaalde status (vb. toegewezen) op te vragen, of de aanvragen voor de betrekkingen van een welbepaald ambt of instelling. Met het 'Overzichtsrapport Aanvragen per persoon' krijgt u een lijst van alle aanvragen die een bepaald personeelslid heeft ingediend. 24
10. Export van de gegevens naar excel formaat. Via de knop export van de gegevens naar excel formaat kan u alle gegevens exporteren naar excel. De gegevens worden weggeschreven naar volgend bestand c:\vaste Benoeming VWO 2011\export.xls. In excel kan u deze gegevens dan verder bewerken, desgewenst kan u het excel rekenblad gebruiken als invoer bij het samenvoegen van documenten in Word. 25